Publipostage par fax. Description fonction publipostage par VTX Fax

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1 Description fonction publipostage par VTX Fax Le publipostage par VTX Fax est une fonction permettant aux utilisateurs d envoyer des fax personnalisés à plusieurs destinataires en un envoi, sans changer manuellement le contenu du texte à adapter, comme par exemple le nom du destinataire, le numéro de téléphone de contact pour sa zone, etc. Les documents peuvent contenir de nombreux champs de fusion, permettant de personnaliser le contenu envoyé et en évitant les envois répétés. Pour utiliser la fonction de publipostage par VTX Fax, vous créez un document Word «maître» contenant les informations qui seront les mêmes pour tous vos destinataires et ajoutez les variables qui seront uniques selon chaque destinataire. Vous envoyez ensuite le document maître via VTX Fax par accompagné du fichier de la base de données Excel contenant les informations de vos destinataires. VTX Fax s occupe du reste. Pour un envoi supérieur à 1000 fax personnalisés à la fois, merci de contacter votre conseiller VTX (par téléphone, , via le formulaire de contact dans votre interface Kiosk).

2 Dans un envoi de publipostage, il y a 3 éléments clés: Comment cela fonctionne-t-il? 1) Document maître Ce document (MS Word,.doc) contient le texte et les graphiques qui seront les mêmes pour chaque document généré par destinataire, mais inclut les variables de personnalisation. 2) Le fichier de données source il contient les informations à fusionner dans le document maître, comme par exemple : liste des noms, adresses, numéros de fax, etc. Le format est obligatoirement MS Excel (XLS) avec une seule feuille. La colonne des numéros fax de destination doit obligatoirement être nommée Popfax. 3) Le document fusionné il inclut les informations du document maître et les champs personnalisés pour chaque destinataire. ATTENTION!!! le nom de la colonne des numéros de destination fax doit être Popfax Document maître Fichier données source Document fusionné

3 Débuter la fusion du document 1. A partir du menu «Publipostage», cliquez sur «Démarrer la fusion et le publipostage» et «Assistant fusion». 2. Sélectionnez «Lettres» comme type de document et cliquez sur «Suivante : document de base». 3. Sélectionnez «Utiliser le document actuel» et cliquez sur «Suivante : sélection des destinataires».

4 Connecter une liste de destinataires Publipostage par fax 4. Sélectionnez «Utilisation d une liste existante» puis «Parcourir». 5. Cliquez sur «Suivante : écriture de votre lettre».

5 Insertion des champs de fusion, aperçu du résultat et sauvegarde du fichier fusionné Publipostage par fax 6. Placez le curseur dans le corps du document à l endroit où vous voulez insérer un champ de fusion puis sélectionnez-le depuis le menu «Insérer un champ de fusion». Répétez cette étape pour les autres champs à insérer Cliquez sur «Aperçu des résultats» dans le menu horizontal. 8. Si l aperçu vous convient alors cliquez sur «Suivante: aperçu de vos lettres» dans le bloc de menu de droite. 9. Sauvegardez le document fusionné sur votre ordinateur. 8

6 Envoi de votre publipostage fax Créez un nouveau message de destination et insérez votre code SID dans le champ sujet Attachez le document Word fusionné et le fichier Excel des données source Cliquez sur «envoyer»

7 Publipostage par Fax Rapport de l envoi du publipostage Afin de consulter le rapport d envoi de votre publipostage, vous pouvez le télécharger depuis votre interface VTX Fax accessible depuis votre espace Kiosk. Depuis l historique de votre interface VTX Fax, cliquez sur le publipostage Mailmerge que vous avez envoyé.

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