Quelques notions administratives : vos codes d accès

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1 Cher nuvel(le) emplyé(e), Vus débutez vtre péride de frmatin et de prbatin à titre de nuvel(le) emplyé(e); bienvenu parmi nus! Pur bien fnctinner dans un envirnnement aussi cmplexe que celui de l Université de Mntréal (cmptant plus de emplyés) il vus faudra pser plusieurs questins, faire plusieurs démarches. Quelques ntins administratives : vs cdes d accès Vici quelques ntins qui purrnt vus être utiles : 1) MATRICULE : Pur identifier administrativement ses emplyés, l université leur attribue un matricule persnnalisé. Ce numér sera principalement utilisé pur générer une paie, tenir cmpte de vtre ancienneté, des remplacements, demandes de cngé bref vus identifier dans chacun des prcessus administratifs. Inscrivez vs infrmatins persnnelles Mn numér de matricule : ) UNIP : Pur fnctinner, l université utilise également maints lgiciels et prcessus infrmatiques. Pur utiliser l envirnnement infrmatique de l Université de Mntréal (i.e. pur uvrir un rdinateur), il vus faudra un cde SIM (généralement cnstitué des 6 première lettre de vtre nm de famille et de la première lettre du prénm). Ce cde dit être jumelé à un UNIP (mt de passe persnnel et cnfidentiel) afin de vus permettre d accéder à vtre prtail (envirnnement WEB qui rassemble la plupart des infrmatins vus cncernant) et à vtre adresse curriel institutinnelle. Ces infrmatins (cde sim et unip) vus sernt également nécessaires pur entrer des demandes de rémunératin, pur vir les pstes affichés, etc. Inscrivez vs infrmatins persnnelles Mn Cde SIM : Mn Unip tempraire : Pur changer vtre UNIP tempraire, la prcédure est simple. Après avir accédé au site de l Université de Mntréal ( chisissez le lien «Mn Prtail UdeM» (en haut à drite). Suivez ensuite les directives. Si vus épruvez des difficultés, nus ffrns un service de dépannage au , pste 1716, u à l interne au pste 1716, du lundi au vendredi entre 9h00 et 17h00. 3) IDEM : L Hôpital fnctinne dans un envirnnement infrmatique qui lui est prpre. Plusieurs lgiciels (UVISdssier médical, PIXIS (distributrice de médicament), OMNILAB (gestin des résultats de labratire), WEB1000/IMPAX (imagerie médicale) cntribuent au bn fnctinnement. En temps et lieu il vus faudra un cde d accès pur chacun d eux. Un membre de l équipe Techn-CHUV (Jennifer u Philippe Munn) entrera en cntact avec vus par curriel afin de vus indiquer les marches à suivre, ntamment pur faire une frmatin en ligne vus permettant de fnctinner dans le lgiciel du dssier médical.

2 4) CARTE D EMPLOYÉ : Cmme vus risquez de travailler en dehrs des heures uvrables, il serait préférable que vus puissiez vus identifier à l aide d une carte d emplyée. Il ne s agit pas d une urgence mais, à la fin de vtre péride de prbatin, il vus est suggéré de cmmuniquer avec le phtgraphe pur vus en prcurer une. La secrétaire de vtre secteur purra vus dnner le dcument à remettre au phtgraphe. Les phts snt généralement prises le mardi matin. Le numér de téléphne pur prendre RV est le 857. Gestin du temps (salaires, temps supplémentaire, remplacements, dispnibilités, etc.) LA RÉMUNÉRATION L Université de Mntréal se dte actuellement d un tut nuvel envirnnement de gestin des dnnées infrmatiques. Difficile de savir exactement dans quelle mesure cela affectera le fnctinnement de tus et chacun. Le prgiciel permet de nter les jurnées travaillées, les jurnées de cngés. Bref, il vus faudra être patient car tut le mnde sera en prcessus d apprentissage au curs des prchains mis. Il existe plusieurs statuts d emplyés, chacun ayant un prcessus de rémunératin qui lui est prpre. a. L emplyé régulier pssède un hraire établi et reçit sa paie autmatiquement. Ses absences divent être imputées au myen d un frmulaire de type PERD-10. b. Le remplaçant régulier remplace une persnne pur plus de 30 jurs. Il est installé sur l hraire de la persnne qu il remplace et reçit une paie autmatiquement. Ses absences divent être imputées au myen d un frmulaire de type PERD-10. c. Le remplaçant «vlant» remplace pur mins de 30 jurs. Il n a pas d hraire installé et dit nter au système chaque heure travaillée. S il est absent une jurnée, il n inscrit tut simplement pas ses heures. Il se dit tutefis d aviser le chef des services hspitalier de sn absence. C est habituellement le statut des nuveaux emplyés. Indépendamment du statut, chaque emplyé dit furnir un spécimen de chèque afin que sa paie sit autmatiquement dépsée. Vu la cmplexité des prcessus administratifs, il faut calculer au mins quatre semaines après la première jurnée travaillée avant d avir un dépôt. À l Université de Mntréal, les relatins de travail entre emplyés et emplyeurs snt régies par des cnventins de travail. Le présent dcument ffre des rappels de ces règles de travail. Pur plus de détails, vus puvez lire la cnventin du grupe 144 (vtre grupe) à l adresse suivante : cm/. L OCTROI DES REMPLACMENTS L ctri des remplacements se fait différemment seln le type de remplacements : d. Remplacement de plus de 30 jurs (à temps cmplet u partiel) : Le remplacement est ffert à la persnne dispnible cumulant le plus d ancienneté. Vus ne puvez refuser plus de deux remplacements de ce type de manière cnsécutive sans avir à démissinner. Une fis accepté, ce type de remplacement dit être respecté jusqu au retur de l emplyé remplacé. Si vus ne puvez respecter vtre engagement, il vus faudra démissinner de l Université de Mntréal. e. Le remplaçant de cngé de maladie : Cmme il est difficilement quantifiable dans le temps, ce genre de remplacement est cnsidéré cmme un remplacement de plus de 30 jurs même si le billet médical prévit un retur au travail avant. f. Le remplaçant «vlant» de mins de 30 jurs : L attributin de ce type de remplacement est laissé à la discrétin du gestinnaire qui dit vir, le plus rapidement pssible, à le cmbler. Entrent alrs en ligne de cmpte : la cnnaissance du pste, la dispnibilité et l ancienneté. Afin de maintenir une liste de remplaçants dispnibles, le gestinnaire tente également d appeler les gens à tur de rôle.

3 LA GESTION DES DISPONIBILITÉS La gestin des dispnibilités se fait différemment seln le type de remplacement. g. Remplacement de plus de 30 jurs (à temps cmplet u partiel) : La liste des dispnibilités pur les remplacements lng terme est gérée par la Directin des Ressurces Humaines. Il vus faut dnc cmmuniquer avec Mélanie Therrien (melanie.therrien@umntreal.ca) pur indiquer si vus êtes dispnible pur travailler sur des remplacements «vlants» (30 jurs et mins) et/u «temps partiel» (30 jurs et plus) et/u «temps cmplet». h. Le remplaçant «vlant» de mins de 30 jurs : Vus êtes invités à inscrire vs dispnibilités sur le site WEB «Ddle». Vus truverez le «Ddle» du mis sur l intranet dans la sectin «Emplyés- RH». LE TEMPS SUPPLÉMENTAIRE En tut temps, les heures supplémentaires divent être maintenues au plus bas niveau. Tutefis, les aléas du service médical les rendent parfis inévitables. Si vus ne puvez quitter à l heure cnvenue : i. Autrisatin vétérinaire : Assurez-vus que le vétérinaire sur place est cnscient que vus êtes en surtemps et qu il autrise vtre présence. j. Facturatin au client : Si un cas en particulier nécessite vs sins, assurez-vus que le temps supplémentaire est facturé au client. k. Inscriptin du temps: Tut temps supplémentaire dit être inscrit au lgiciel de saisie de paie et être accmpagné d un cmmentaire explicatif mentinnant le nm du vétérinaire ayant autrisé le temps supplémentaire. Seule exceptin; lrsque le temps est repris le jur même. Vus puvez quitter plus tôt si vus avez, par exemple, travaillé sur l heure du repas. Il faut tutefis aviser le vétérinaire du service et le chef de service hspitalier. LES DÉPARTS HÂTIFS Les aléas du service médical rendent parfis superflu la présence de tut le persnnel médical prévu à l hraire. Si la jurnée de travail est peu achalandée et que vus suhaitez quitter plus tôt : l. Autrisatin vétérinaire : Assurez-vus que le vétérinaire respnsable ne prévit pas avir besin de vus. m. Autrisatin administrative : Assurez-vus que le chef hspitalier autrise vtre départ. n. Inscriptin du temps: À l instar du temps supplémentaire, le temps qui n est pas travaillé dit être débité de vs banques. Il vus faut dnc remplir un perd-10 et le remettre à la secrétaire administrative de vtre secteur. Travailler dans le service d urgentlgie FONTIONNEMENT DES DIFFÉRENTS QUARTS DE TRAVAIL TECHNIQUE Quarts de jur : Il existe quarts de jur. Le premier, du lundi au vendredi et le secnd tus les samedis et dimanches. Deux techniciennes se partagent habituellement ces quarts qui débutent à 8h00et terminent à 16h00 Quarts de sir : Ce quart de travail en est un de 10 heures. Il débute à 15h00 et se termine à 1h00 am. Aucune pause repas n est prévue. Au mment d instaurer ce quart, la de sir était seule (tut cmme celle de nuit). Il était dnc entendu qu elle ne puvait s absenter pendant une heure pur prendre un repas. Encre aujurd hui, la persnne sur ce pste dit manger rapidement et demeurer dispnible pur les urgences puisque l additin des quarts de 10 heures permet au persnnel d avir un statut de temps plein. Jur 1 Jur Jur 3 Jur 4 Jur 5 Jur 6 Jur 7 Jur 8 Jur 9 Jur 10 Jur 11 Jur 1 Jur 13 Jur 14 travail travail cngé cngé travail travail travail cngé Cngé travail travail cngé cngé cngé

4 1 cngé cngé travail travail cngé cngé cngé travail travail cngé cngé travail travail travail Quarts de nuit : Le quart de nuit est très similaire à celui de sir tutefis il débute à 3h00 et se termine à 9h00 am. 1 Jur 1 Jur Jur 3 Jur 4 Jur 5 Jur 6 Jur 7 Jur 8 Jur 9 Jur 10 Jur 11 Jur 1 Jur 13 Jur 14 travail travail cngé cngé travail travail travail cngé Cngé travail travail cngé cngé cngé cngé cngé travail travail cngé cngé cngé travail travail cngé cngé travail travail travail Quarts de 1-5hrs : L achalandage du service d urgence a nécessité l ajut d un quart de travail. Afin de sulager les en place, ce quart supplémentaire est à cheval entre le quart de sir et celui de nuit. Il débute à 1h00 et se termine à 5h00 am, il implique dnc 7 heures de travail. Une pause repas d une heure, nn rémunérée est prévue. Deux se partagent le travail; une à temps cmplet et l autre à demitemps. 1 Jur 1 Jur Jur 3 Jur 4 Jur 5 Jur 6 Jur 7 Jur 8 Jur 9 Jur 10 Jur 11 Jur 1 Jur 13 Jur 14 travail travail travail cngé cngé travail travail travail travail travail travail cngé cngé travail travail travail travail travail Les services d urgence et de sins intensifs purraient difficilement fnctinner sans l apprt des étudiants stagiaires dnt vici les principales fnctins : ÉTUDIANTS DE GARDE À L HAC : Tus les étudiants en stage à l HAC, à l exceptin des étudiants en stage au Service d urgentlgie et des sins intensifs, snt affectés à des pérides de garde seln un hraire préétablie et dispnible sur le site intranet du CHUV dans la sectin «Emplyés-RH» sur la page «Hraires de garde» : Hraire des gardes des étudiants à l HAC. Si l étudiant veut échanger sa péride de garde avec un autre étudiant, il dit prcéder à la mdificatin de l hraire de stage seln les mdalités décrites dans le dcument suivant : Mdificatin de l hraire des garde des étudiants à l HAC situé ici : L'étudiant de garde dit TOUJOURS être dispnible durant sa péride de garde. Il dit puvir être rejint par téléphne u téléavertisseur en tut temps et dit être en mesure de se présenter à la Faculté dans les 15 minutes suivant l'appel. Tute absence u missin sera cnsidérée cmme une faute lurde passible d'un échec. Heures de garde Garde de sir la semaine : débute à 17h00 et se termine à 8h00 le lendemain. Garde de fin de semaine et jurs fériés : débute à 8h00 et se termine à 8h00 le lendemain (péride de 4 hres) N.B. La péride de garde ne peut pas être divisée entre les étudiants désignés de garde à mins d une mentin spéciale de l interne de garde. Respnsabilités de l étudiant de garde : Se présenter à la Faculté seln les directives transmises lrs de l appel du clinicien/résident/interne de garde pur répndre aux cnsultatins d urgence u aux débrdements des sins intensifs. Cllabrer aux prcédures, traitements et suivis du cas qui lui est cnfié et s assurer de cmpléter adéquatement le dssier UVIS du patient (tute manipulatin u prcédure dit être inscrite au dssier et initialisée). Transférer sn (ses) patient(s) directement à l étudiant en stage au Service d urgentlgie et des sins intensifs lrsque celui-ci reprendra sn service.

5 Aviser le clinicien/résident/interne de garde et btenir sn apprbatin avant de quitter l hôpital. L étudiant peut cnsulter l hraire des gardes et traitements des internes et cliniciens dispnible sur le site intranet du CHUV dans la sectin «Emplyés-RH» sur la page «Hraires de garde». ÉTUDIANTS AUX TRAITEMENTS DES PATIENTS HOSPITALISÉS : Les traitements du matin divent être effectués lrs du SOAP du matin avant la rnde. Les étudiants du service snt respnsables des traitements de leurs patients de 7h00 à 0h00 et ce tus les jurs de la semaine et de la fin de semaine incluant les jurs fériés. Si un patient ne va pas bien u que l étudiant a une questin cncernant l état de sn patient, il dit cntacter le clinicien/résident respnsable du cas. Après 17h00, ce dernier peut être rejint par vie téléphnique au numér qu il aura indiqué. Si un patients est instable et demande une assistance immédiate et que le clinicien/interne n est pas dans le service, l étudiant dit amener l animal immédiatement aux sins intensifs, puis cmmuniquer avec le clinicien/résident respnsable de ce cas. Les traitements des patients entre 1h00 et 7h00 la semaine et la fin de semaine sernt effectués par les techniciens du Service d urgentlgie et des sins intensifs. Si le patient est hspitalisé au sin régulier, l étudiant respnsable du cas dit aviser la technicienne du Service des sins intensifs, des traitements à effectuer sur sn (ses) patient(s) et cmpléter le frmulaire prévu à cet effet situé au Service des sins intensifs. Exceptinnellement, lrs du débrdement de ce service, les étudiants du service auquel appartient l animal devrnt se partager les traitements de fin de sirée et de nuit. Tute absence u missin à effectuer un traitement sera cnsidéré cmme une faute lurde passible d'un échec. Pur plus de détails, vus truverez le guide des stages ici : A000195_SectinEnCnstructin.pdf HABILLEMENT : Il ne reste plus de casier pur les nuveaux emplyés. Le premier sir, prtez vs prpres unifrmes ainsi qu une chaussure cnfrtable (running shes). Le persnnel sur place vus mntrera ù truver des vêtements de travail pur vs prchains quarts. Pur tute autre questin (et vus en aurez, syez en assuré), nus vus invitns à cmmuniquer avec vs cllègues de travail qui, pratic-pratique, snt les mieux placés pur vus sutenir. Du côté administratif Chef des services hspitaliers : celine.dufresne@umntreal.ca