Organisation et Moyens de l ANPR, mise en œuvre du plan d action CAPABUILD-ANPR. Rapport V : Patrick Crehan. Auteurs : François Tamarelle.

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1 Rapport V : Organisation et Moyens de l ANPR, mise en œuvre du plan d action CAPABUILD-ANPR Auteurs : Patrick Crehan François Tamarelle Version : V1 Date : 03 Octobre 2011 CONTRAT CADRE BENEFICIAIRES 2009 LOT 3 : TELECOMMUNICATION ET TECHNOLOGIES DE L INFORMATION EUROPEAID/127054/C/SER/MULTI Assistance Technique pour le «Renforcement des Capacités de l Agence Nationale de Promotion de la Recherche Scientifique» N 2010/253212

2 CAPABUILD-ANPR Rapport IV - Organisation de l ANPR et mise en œuvre du Plan d Action Livrable L5 Table des Matières 1. Rappel des termes de référence et structure du rapport Objet du document - Préambule Résumé et contenu du Rapport Schéma chronologique de déploiement de l organisation & Rôle des ressources humaines, Besoins en RH Du Schéma Fonctionnel au Schéma Organisationnel Les services «clientèle» et les besoins en Ressources Humaines Les services Ressources internes et Besoins en Ressources Humaines Les Ressources Humaines Internes de l ANPR : Les Ressources Humaines Externes de l ANPR Description générique des profils «Project Manager PM» - «Chef de Service» Internes ou «Clientèle» - «Directeur et Sous Directeur» Description générique des profils d «Experts contractuels pour renforcer la capacité de l équipe Permanente de l ANPR Contrat type Charte du Personnel, Attentes vis-à-vis des personnels, Droits et devoirs des employés et des collaborateurs externes de l ANPR Modalités de détection et de mobilisation des RH : recrutement, détachement, expertise long terme, expertise court terme, mobilité, prestataires de services, Modalités de sélection et d évaluation des RH, Parcours d intégration des Ressources Humaines, évaluation permanente et système de gratification Modalités d évolution, de promotion et système de gratification Formation / plan de formation: utilisation du PASRI et Académie de l ANPR Qualité et RH : programme de gestion prévisionnelle de l emploi et des compétences, démarche d amélioration continue Organisation physique des locaux de l ANPR : situation de l agence, mobilier interne à l ANPR, salle d attente Gestion financière Estimation budget RH : projection en nombre de personnes, pool de prestataires extérieurs et d expertise Mobilisation de Ressources Humaines fin Fin 2014 Direction générale Mobilisation de Ressources Humaines Fin Fin 2014 : Académie de l ANPR Mobilisation de ressources Humaines Fin 2011 Fin 2014 : Direction Accompagnement & Structure Mobilisation des Ressources Humaines Fin 2011 Fin 2014 : Direction des Ressources Internes Annexe : Fiches de Poste :... 97

3 Annexes : Les annexes ont été fournies au bénéficiaire durant la phase IV de la mission Outils de gestion et de pilotage des services internes : Manuel des Principes et des Pratiques / trame et travail à réaliser pour 2011 Tableau «Fonctions / personnel» pour la Gestion prévisionnelle de l emploi et des compétences Outil de planification trimestriel Fichier «Excel» Services Internes et Clientèle Liste des tâches Calendrier du personnel Grille d évaluation du personnel Liste des événements nationaux et internationaux R + I Modèle pour la Gestion financière de l ANPR Charte des Ressources Humaines NB : Ces éléments devront être rassemblés au sein du Manuel des Principes et des Pratiques (après la phase IV de la mission CAPABUILD) Outils de gestion des services externes : fiches actions Accompagnement des acteurs : dont accompagnement de projets NB : Ces éléments seront rassemblés dans le manuel des principes et des pratiques Présentation Powerpoint 17 juin «Evaluation du personnel, Besoin en RH» Fiche Action pour la mise en place des services d accompagnement et la gestion financière déléguée : Action interne ANPR, en liaison avec les clients et les PCN : Simplifier la gestion des projets Européens? Rôle de l ANPR, rôle des bénéficiaires - Services d accompagnement de projet? Mise en place et Plan d action. Document Chantier Urgents mis à jour >>> Point à faire en Septembre 2011 Document intitulé «Stratégie de mutation et de réorganisation, Evaluation du personnel et plan d action individuel et collectif» Fiches de postes pour le personnel à recruter : Siège de l ANPR : Directeur général (Directeur général Adjoint) Directeur Scientifique Responsable Planification / Conception du Travail Responsable Qualité / Manuel des opérations Responsable Ressources humaines Responsable Juridique Chef de bureau CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 3 sur 125

4 Structures de proximité de l ANPR : Projet Manager BUTT Gestionnaire de BUTT Project Manager Réseau Fiches de mission pour les experts contractuels : Mission «Interim Manager» rattaché à la direction générale Mission Manuel des Principes et des Pratiques / Assurance Qualité Mission Chargé de Communication (plan communication, «Contenus») Mission Chargé de Communication : CdC Site WEB, et portail Mission Mise en place et animation de réseaux thématiques Mission Services d accompagnement de projets (gestion financière déléguée) Mission Mise en place de l Académie de l ANPR CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 4 sur 125

5 1. Rappel des termes de référence et structure du rapport PHASE III : Elaborer un plan d action et définir les mécanismes de suivi et d implémentation du plan d action. A partir du plan d action de l ANPR et des mécanismes de suivi et d implémentation, ce document établit la feuille de route de la mise en œuvre du plan d action par les Ressources Humaines actuelles et à recruter. Le Schéma fonctionnel de l Agence établi en phase III est traduit en schéma organisationnel pour permettre son appropriation rapide par le personnel et son intégration comme base dans le Manuel des Principes et des Pratiques de l ANPR PHASE IV : Schéma d organisation et profil de compétences. En particulier : Capacité technique d expertise et de prestation de services Capacité de management de projets et ressources Capacité de gestion administrative et financière Prolongement régional des actions de proximité A partir du schéma d organisation, on définit dans ce rapport un modèle d organisation, un organigramme, les profils génériques des personnels de l Agence et des collaborateurs externes associés. On présente les services offerts par l ANPR et les ressources humaines qui les mettent en œuvre en associant aux profils génériques hiérarchiques les projets et les tâches des services auxquels ils sont affectés. Le management par projet est un élément clé de la réussite de l ANPR. Le modèle d organisation et de gestion par projets des activités qui est proposé est tourné vers la facilitation de la gestion administrative de l Agence afin de concentrer l énergie et les ressources humaines sur la satisfaction des clients et la fourniture de solutions complètes. Il est également conçu pour favoriser la génération de ressources financières propres. Ce document présente aussi les modalités d action de l ANPR au niveau régional, ceci afin de cadrer avec la priorité national. On explique les liens entre les activités menées au niveau du siège et des structures de proximité en mettant en perspective les modalités de gestion des ressources humaines On insiste sur la mise en œuvre du PASRI en expliquant le rôle de l ANPR en tant qu UAP au PASRI et la manière d actionner le programme dans une logique de structuration durable des activités, dans une logique de pérennisation des actions. CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 5 sur 125

6 2. Objet du document - Préambule Le RAPPORT IV est conçu pour permettre la mise en œuvre effective du plan d action associé à la stratégie de l ANPR sur , 2015 à Il propose un mode opératoire pour mettre en œuvre le plan d action, une organisation fonctionnelle, une chronologie de déploiement de l organisation et des Ressources humaines associées et des indicateurs de suivi de la performance de l organisation fonctionnelle, et du plan de déploiement. Il précise aussi : Les moyens et l organisation pour la mise en œuvre du plan d action à court terme engagé en Phase II - d adaptation, de réorganisation et de mutation de l ANPR Les modalités de mise en œuvre du plan d action à moyen terme de structuration des activités en s appuyant sur le programme PASRI sont décrites Le Schéma d organisation fonctionnel : Il doit être clair, mais souple pour favoriser les interactions et la mobilité des personnes de l ANPR et ceux du SRI. Il doit exprimer la capacité de l Agence à faire face à l imprévu : Absence d un personnel, départ d un personnel, Il doit intégrer la notion de redondance et de polyvalence du personnel. Il doit favoriser l apprentissage croisé entre les personnels. L organisation précise les éléments suivants : Services internes à l ANPR - Description. Indicateurs de suivi du plan d action Services «clientèle» de l ANPR - Description. Indicateurs de suivi du plan d action Les services internes - tels que Direction générale, Services financiers et logistique - et les services Clientèle - Mobilité, Accompagnement de projet - sont étroitement liés et fortement interdépendants. On explique les droits, devoirs et obligations des chefs de services internes vis-à-vis d un service externe, et vice versa. Du point de vue de la mise en œuvre du Plan d action pour les ressources humaines, Les indicateurs de suivi de la mise en place des services seront : L avancement de la formalisation des processus et leur intégration dans le manuel des principes et des pratiques de l ANPR L appropriation des processus par le personnel et le réseau d expert et les partenaires, l évolution de la capacité individuelle (compréhension des concepts, compréhension du travail à réaliser) et collective (raccourcissement des délais) des personnels, la polyvalence CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 6 sur 125

7 Ressources internes : personnel permanent, personnel détaché, doctorants, Rôle, profil, taches et responsabilités Les ressources internes auront la responsabilité de taches «internes» ou de taches orientées vers la clientèle et cette affection sera revue en fonction des résultats atteints, ou de nouveaux besoins. Ressources externes : Rôle, profil, type de mission. Il s agit du réseau de compétences autour du personnel permanent. Experts mobilisés pour renforcer la capacité de l ANPR Experts membres du SRI (public et privé) qui constituent le réseau de compétences autour de l ANPR et offrent des services de valorisation aux acteurs de la Recherche La constitution d un réseau d experts ANPR qu ils viennent du secteur public ou privé au niveau national, mais aussi au niveau international fait partie intégrante du plan d action Ressources humaines. Schéma chronologique de déploiement : 2011, , Les 3 phases retenues correspondent à des objectifs stratégiques et à des impératifs et engagements actuels. Indicateur de suivi et d évaluation du plan d action : Suivi des actions, et du personnel interne ou des ressources externes Indicateurs de suivi de la mise en place du schéma organisationnel Indicateurs de suivi des actions La phase IV de la mission CAPABUILD a débuté au mois de Juin 2011, ce qui a donné lieu à lune première définition des profils urgents pour le recrutement ou la mobilisation d expertise à court terme. A la fin de la phase IV, au mois de Septembre 2011, les principaux profils sont fournis et le schéma d organisation est mis à jour. Des éléments prévisionnels et quantitatifs ont été apportés. CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 7 sur 125

8 3. Résumé et contenu du Rapport Ce rapport aborde les thèmes suivants dans des paragraphes spécifiques : Schéma chronologique de déploiement de l organisation Plan d action 2011 : Phase de Transition Réorganisation : Structuration et démarche d amélioration continue : Démarche d amélioration continue, gestion de la croissance durable, mobilisation de ressources humaines et adaptation dynamique du modèle organisationnel Schéma fonctionnel, schéma organisationnel, interactions entre les services En phase III, on a expliqué les étapes de changement à travers des tableaux qui montrent les besoins de personnel interne et externe associé au déploiement. En phase VI on présente un organigramme fonctionnel qui précise le nombre de personnel interne et externe affecté aux différents services, en fonction du schéma chronologique de déploiement Les services internes Impact pour les RH : Chaque service interne a été décrit pour pouvoir intégrer la description dans le Manuel des Principes et des Pratiques. Un plan d action RH est proposé et des indicateurs de suivi et de résultats en fonction de chaque étape chronologique. On procède à une estimation des Ressources humaines nécessaires pour chaque service Les services «clientèle» Impact pour les RH Chaque service «clientèle» a été décrit pour pouvoir intégrer la description dans le Manuel des Principes et des Pratiques de l ANPR. Un plan d action RH est proposé et des indicateurs de suivi et de résultats en fonction de chaque étape chronologique. Description générique - Les postes de «Projets Managers» de services interne et clientèle, les postes de chef de service, les postes de sous directeurs et de directeurs On a constaté durant les phases I à III, notamment par les interactions et actions de «capacity building» auprès des personnels actuels, qu il était nécessaire de préciser dans le contexte de l ANPR de ce que signifie être Manager de projet. Cette description est déclinée pour chaque type de service dans l annexe à ce document CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 8 sur 125

9 Les postes de Chefs de services sont des postes qui ne doivent être pourvus qu avec des personnels ayant démontré leur aptitude au poste de Project Manager. Les postes de Sous Directeur ou de Directeur sont accessible par voie de promotion ou par voie de détachement Description générique Ressources humaines externes : Les postes d Experts contractuels «chargés de» : Les ressources externes n occupent pas des postes à responsabilité permanente : chef de Projet, sous directeur, directeur, mais ils travaillent en étroite collaboration avec eux ci pour réaliser leur mission ET pour transférer leurs compétences et savoir faire. Dans ce paragraphe, on précise ce qu il est attendu d experts contractuels avant, pendant, et après chacune de leur intervention. Un exemple est décliné pour un type de mission particulier. Cette description a pour objet de permettre de rendre opérationnelle les expertises mobilisées, et d assurer un transfert de méthodologie et de savoir faire vis-à-vis des personnels permanents On précise également le rôle que peut jouer un chercheur en mobilité pour le compte de l ANPR. Ces chercheurs en Mobilités peuvent ensuite prendre leur place dans le SRI ou devenir des correspondants de l ANPR au sein de leur établissement d origine. Charte du Personnel interne et externe Cette partie propose un canevas pour l élaboration d une charte du personnel précisant les droits et devoirs des collaborateurs temporaires et permanents de l ANPR quel que soit leur niveau hiérarchique, qu ils appartiennent à l ANPR ou a une structure de proximité. La nécessité d un tel document est apparue pour responsabiliser l équipe et les manager de projets, et les aider à se situer les uns par rapport aux autres, et vis-à-vis des collaborateurs qu ils encadrent. Trois valeurs essentielles sont mises en avant. Modalités de mobilisation des RH : recrutement, détachement, expertise Les phases I et II ont permis d identifier les modalités de mobilisation les plus adéquates en fonction de l urgence, de la durabilité des fonctions et missions, des synergies entre les services dispensés par l ANPR. Dans la phase de démarrage actuelle, il est capital de faire appel à des experts contractuels avec une expérience significative, soit pour pallier le manque d expérience du personnel actuel, soit pour l encadrer. Ces Experts contractuels peuvent devenir les futurs directeurs, ou chefs de services dont l Agence aura besoin. Les personnels actuels pourront évoluer vers des postes à responsabilité s ils savent exploiter l atout que représente pour eux la présence de ces experts. CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 9 sur 125

10 Certains postes, comme la direction des ressources humaines, devraient être confiés à des personnels issus d une autre administration qui seraient détachés à l ANPR. Il faut continuer les recrutements par voie de concours, que ce soit des profils administrateurs ou ingénieurs, mais en étant beaucoup plus sélectif dans le processus d évaluation : il faut mettre les gens en situation de travail entre les entretiens de pré embauche, et dans les 3 mois qui suivent l arrivée du nouvel embauché. Ce processus doit être en partie sous traité à des bureaux d études spécialisés en Ressources Humaines pour détecter non pas la compétence ou l expertise du candidat, mais la capacité du candidat à accroître sa compétence et son expertise, sa capacité à communiquer. Modalités d évaluation des RH, Parcours d intégration des Ressources Humaines Une fois le choix des modalités de mobilisation fait, il convient d évaluer les ressources humaines candidates pour un poste interne ou externe. L expérience jusqu à ce jour montre combien il est difficile de s assurer ou de garantir, au delà des moyens prévus par les textes, de l efficacité à priori de la ressource mobilisée. L évaluation doit se faire sur des critères qualitatifs et quantitatifs, avant, pendant et après la mobilisation des ressources. Par ailleurs, le temps consacré pour le recrutement par la direction générale et le responsable des ressources humaines est important, et des parties du processus pourraient être sous traitées ou externalisées, y compris après le recrutement Enfin, il semble important de mieux formaliser le processus d intégration des ressources, en associant à chaque nouveau collaborateur, un mentor et / ou un binôme, avec qui ils partagent la connaissance et la compétence. Le Parcours d intégration des ressources humaines est de la responsabilité du chef de service RH, mais aussi des collaborateurs de la direction ou de la sous direction dans laquelle le nouveau collaborateur est affecté. Formation / plan de formation : utilisation du PASRI et Académie de l ANPR L accent a été mis en phase I à III de la mission CAPABUILD sur la nécessité de pratiquer l auto apprentissage. Cette pratique n est pas un réflexe naturel chez le personnel actuel. Il doit être encouragé, mais aussi récompensé. C est le rôle de la direction générale de s assurer que le personnel apprend. Les formations continues sont nécessaires mais doivent être méritées. Elles sont accordées si elles sont justifiées du point de vue des besoins de l Agence et pas seulement du point de vue du personnel formé. C est le rôle de la direction d obtenir du personnel formé l engagement qu il fera usage du «capital connaissance» dont il a bénéficié, et qu il le partagera avec ses collègues. CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 10 sur 125

11 Les choix et les calendriers de formation continue doivent impérativement tenir compte de la nécessité d une continuité de service vis-à-vis des clients. La formation n est pas un alibi pour se dégager de responsabilités opérationnelles ou pour ne pas traiter une urgence. Qualité et RH : programme de gestion prévisionnelle de l emploi et des compétences, démarche d amélioration continue L ANPR est en phase de mutation et en même temps doit préparer une phase de croissance. L évaluation du personnel actuel a montré des failles importantes, et tout le personnel n a pas démontré des compétences et surtout une capacité à apprendre vite. Durant la phase III, le responsable qualité a proposé sa démission, acceptée par le Directeur Général. Aussi il est difficile, mais nécessaire d établir un programme de gestion prévisionnelle de l emploi et des compétences qui doit être basé sur la polyvalence des personnels, leur interchangeabilité. Fidéliser et pérenniser un «core team» est un moyen efficace de faire face aux changements internes et externes. La gratification du personnel est un élément important de pérennisation des ressources humaines. Il ne s agit pas que de primes ou d avantages financiers, bien au contraire. On a pu constater que les personnels les plus motivés attendent plutôt une meilleure considération de leur travail, ou de se voire confier plus de responsabilités La formation continue peut et devra être considérée comme un avantage et un outil de gratification. Le leadership de la direction générale devra s affirmer pour obtenir une adhésion et une motivation suffisante des personnels internes et externes. Organisation physique des locaux de l ANPR : situation de l agence, mobilier interne à l ANPR, salle d attente L organisation physique de l Agence devra être revue pour 2 raisons essentielles : Favoriser le travail en Equipe, entre personnels affectés aux services internes et aux services externes Accueillir les clients tout en facilitant leur compréhension du rôle de l agence et des leurs interlocuteurs Permettre une collaboration immédiate et rapide avec les experts du PASRI : Experts long et moyen terme, experts court terme L agencement des locaux devra favoriser la mixité entre personnel permanent et consultants extérieurs. Le mobilier pourrait être plus simple, plus mobile et moins encombrant L option d un changement de locaux est très souhaitable, car les locaux actuels ne se prêtent pas à l accueil du public ni au travail en équipe. La localisation de l ANPR en Centre ville est intéressante, mais des quartiers sembles aujourd hui plus appropriés : à Proximité de l INNORPI ou de l UTICA par exemple. CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 11 sur 125

12 Gestion financière, Estimation budget RH : projection en nombre de personnes, pool de prestataires extérieurs et d expertise : En fonction des objectifs de réalisation de prestations de services vis-à-vis des clients et des indicateurs de suivi définis dans le cadre du plan d action (Phase III), on propose dans ce document : Un tableau récapitulatif des ressources humaines à recruter en Un tableau récapitulatif des ressources humaines à recruter en 2012, 2013, 2014 Un tableau récapitulatif des ressources humaines en 2020 Pour chacun de ces périodes on indique également dans un tableau les besoins de mobilisation de ressources humaines externes. CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 12 sur 125

13 4. Schéma chronologique de déploiement de l organisation & Rôle des ressources humaines, Besoins en RH 2011 : Phase de Transition Réorganisation Mutation Le personnel actuel a besoin d être soutenu pour piloter les activités pour la mise en place des services ressources internes et des services «clientèle». Toutefois une partie du personnel, même soutenu, ne saura pas accroître sa capacité suffisamment rapidement par rapport aux objectifs de l Agence. Donc le soutien devra être accordé au personnel dont le potentiel de progression a été perceptible sur la période mars à septembre Moins de 25 % du personnel actuel est dans ce cas. Il faut mobiliser des experts locaux / internationaux pour les assister dans la réorganisation Il faut procéder à des embauches ou des détachements de personnel, et profiter du programme «mobilité» du PASRI Il faut confier au personnel actuel des tâches à leur portée et par conséquent procéder à des réaffectations de tâches. *Les propositions correspondantes sont données au paragraphe 8. Durant cette période il est attendu du personnel de l ANPR de mener les actions suivantes : Adapter sa posture aux ambitions et à la vision souhaitée par ses initiateurs, et adhérer à la charte du personnel : Appropriation, Autonomie, Auto formation, Transparence, Interagir et se coordonner avec les experts chargés de mission avec qui ils formeront un binôme pour bénéficier d un transfert des savoir faire / compétences et organiser leur propre travail et celui de leurs collaborateurs pour la suite. Respecter les objectifs en termes de délai et de qualité des documents de planification trimestriels : Septembre 2011 Décembre Janvier 2012 Mars 2012 Exécuter les services clientèle offerts actuellement : Préparation Participation Lancement du projet TRE -Net : Réseau Thématique : Tunisie Renewable Energy Network Participation au projet PARENIS -- Réseaux d apprentissage Mise en place de 5 BUTT, mise en place d OLL, de projets de partenariats Préparer la mise en place de l Académie de l ANPR et communiquer dans se sens. Intégrer la connaissance et l expérience issue de la mise en œuvre des services internes et des services clientèle dans le cadre du Manuel des Principes et des Pratiques : fiche descriptive du processus, en lien avec le responsable de projet «Qualité» du service Etablir le plan de Marketing et Commercialisation de l Académie de l ANPR Définir les modalités d accès aux formations pour différents types de clients CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 13 sur 125

14 : Structuration et démarche d amélioration continue Durant cette période le personnel de l ANPR doit mener un plan d action qui consiste à : 1 - Exécuter le PASRI au profil des acteurs du SRI. Pour cela, l ANPR devra : Recruter de nouveaux personnels pour co gérer, co animer certaines actions du PASRI Faire appel à des expertises externes suivant les termes de références du PASRI Faire appel à des expertises externes hors PASRI pour améliorer sa capacité de manière continue ou pour faire face à des situations d urgence et des imprévus Le personnel interne doit être impliqué et même piloter la gestion des actions avec les experts sélectionnés, pour capitaliser et renforcer sa capacité. Certaines formations incluront certains personnels de l ANPR, qui feront en sorte de diffuser l information à l intérieur de l ANPR, dans une logique de polyvalence et de capacité à assurer une continuité de services vis-à-vis des clients en cas d imprévu : congé, maladie, démission, 2 - Préparer la pérennisation des activités menées dans le PASRI et trouver des moyens financiers pour pérenniser ces actions : ressources propres, nouveaux programme Générer des ressources propres : Les ressources propres sont les revenus issus de prestations de services clientèle comme l accompagnement des acteurs, le développement Professionnel du Milieu de la R&I. Les nouveaux programmes de coopération doivent être examinés attentivement dès le début de 2012, en lien avec les points de contacts nationaux. L ANPR devra établir une feuille de route des réponses à appels d offre qu elle compte soumettre, en vue soit d améliorer sa capacité, soit de renforcer celle du système, mais aussi et surtout en vue d accroître les services clientèle et d impacter effectivement le milieu. 3 - Le personnel de l ANPR devra finaliser la mise en place de l Académie de l ANPR. Un grand nombre d action du PASRI concerne la formation. Il est attendu du personnel qui participe à des actions et / ou à celui qui les gère avec les experts du PASRI qu ils aboutissent à la définition progressive d un mode opératoire pour l Académie de l ANPR : Maintenir le programme pédagogique global de l académie de l ANPR à jour Maintenir et conclure des partenariats avec des organismes de formation et des formateurs ou praticiens, animer le réseau des prestataires et formateurs, de formateurs de formateurs : Croissance, Gestion de la croissance durable, mobilisation de ressources humaines et adaptation dynamique du modèle organisationnel CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 14 sur 125

15 Si l on se réfère aux axes stratégiques de l ANPR, on dresse les lignes du plan d action que devra mener le personnel : -Professionnaliser le milieu : Il est attendu du personnel de l ANPR et de celui des structures de proximité de développer l ANPR ACADEMY. L académie permet de pérenniser les formations pour les acteurs du SRI et pour les employés de l ANPR et des structures d interface. L académie permet également de générer des revenus par la formation de cadre de la R&D dans les grandes entreprises ou les PME tunisiennes, mais aussi à l international - Les intervenants sont des experts / praticiens Tunisiens et internationaux -Lever les Barrières : les barrières évoluent, se déplacent. Il est attendu du personnel de l ANPR d adapter les ressources humaines et les moyens pour faire face aux besoins nouveaux. C est ce qui permettra de gérer la croissance. Tout le personnel est impliqué : La direction générale, en fonction des priorités stratégiques du pays, identifiera les nouvelles barrières qui pourraient se présenter (adaptation des statuts, ) Les chargés de projets de services clientèle, et le personnel des structures de proximité et d interface remontent l information sur les éventuels problèmes sur le terrain : modification des modèles de contrats, formations complémentaires à créer, Les chargés de projets des services internes adaptent l organisation des services internes pour permettre à l ANPR de jouer son rôle de facilitateur -Stimuler la demande : Il s agira de Stimuler la demande sur les nouveaux services nécessaires pour lever les barrières où correspondant à de nouveaux besoins, et de continuer à stimuler la demande sur les services existants. La communication aura ici un rôle important à jouer CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 15 sur 125

16 5. Du Schéma Fonctionnel au Schéma Organisationnel Par rapport au diagnostic initial et à l état des lieux, une nouvelle décomposition des fonctions est proposée. Les fonctions sont dénommées «services Ressources Internes et «services clientèle» pour mettre l ANPR et l équipe dans une logique de pensée «orientée» client, et dans une logique de contribution mutuelle entre les services Ressources Internes et les services clientèle. Le schéma fonctionnel : Organisation de l ANPR Ces services et le plan d action «ressources humaines» associé à leur mise en œuvre sont décrits aux chapitres 6 et 7. La liste des services y est présentée en détail. Le Schéma Organisationnel : CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 16 sur 125

17 Le schéma d organisation qui a été établi en phase IV de l assistance technique CAPABUILD avec le directeur général est le suivant : L ANPR est piloté par le Comité de Direction : Directeur général, Directeur général adjoint, Directeur Scientifique, Directeur des Ressources Internes, Directeur des services «clientèle». La direction générale a la responsabilité de 4 autres comités : Le comité scientifique le conseil d établissement le comité de l Avenir - le Comité des experts de l ANPR Comité de Direction Générale Conseil d Etablissement Comité Scientifique Comité de l Avenir Directeur des Ressources Internes DGA Directeur Scientifique Directeur général Team Leader PASRI Directeur des Services Clientèle Comité d EXPERTS ANPR Les postes en pointillés ne seront pas pourvus en Les services peuvent être pilotés dans les directions, sans pour autant qu un poste de directeur soit nécessaire. Le titre de Directeur ne devra être accordé qu après que l employé concerné ait fait la preuve de son efficacité et de son leadership à un poste de Chef de Service ou de Project Manager L ANPR est composée de 3 Directions et de 9 Sous Directions : La Direction «Académie, Dialogue, Audit et Etudes» Elle comprend 2 Sous Directions (SD) : L «Académie» «Dialogue Audit et Etudes» Les services regroupés dans les sous directions sont conformes au schéma fonctionnel. Ils sont décrits plus loin. CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 17 sur 125

18 La Direction «Accompagnement & Structures» Elle comprend 2 Sous Directions : «Accompagnement des acteurs de la Recherche et de l Innovation» «Structures de proximité et d interfaçage» Compte tenu des volumes d activités envisagées et de la diversité des offres, ces sous directions auront des services (4+3) qui seront dirigés à terme par des chefs de service. Dans l immédiat, les tâches sont confiées aux experts contractuels ou aux Project managers La Direction des Ressources Internes : Elle comprend 5 Sous Directions : «Planification - RH - MPP» «Finance & Logistique» «Communication & TIC» «Conseils Juridiques et assistance négociations» «Secrétariat Services communs Deux Sous-directions auront des services dirigés par des chefs de service. Les trois autres sous directions ne nécessitent pas d être divisées en services CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 18 sur 125

19 CAPABUILD Schéma Organisationnel de l ANPR Comité de Direction Générale Conseil d Etablissement Comité Scientifique Comité de l Avenir Directeur des Ressources Internes DGA Directeur Scientifique Directeur général Team Leader PASRI Directeur des Services Clientèle Comité d EXPERTS ANPR Commissaire aux comptes Auditeur Qualité cabinet Juridique -Prestataire de service informatique - Autres prestataires Etablissement d Enseignement et de Recherche - Correspondants de l ANPR Autres Structures Réseau Thématique Living Lab BUTT Direction générale Directeur Sous directeur Chef de Service Project Manager Autres postes & Collaborateurs Experts «Moyen Long Terme PASRI Expert Contractuel Chercheur en mobilité LEGENDE Personnel ANPR / Externe dans un service ou structure de proximité «Vis-à-vis de l ANPR» : Partenaires du SRI / points de contact Clients CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 19 sur 125

20 Pour dimensionner les ressources humaines interne et externe, on s appuie sur les indicateurs de performance et de suivi qui ont été discuté avec la direction générale et le bailleur de fond de la mission. Ils sont présentés ci-dessous. Ils sont commentés dans un document séparé : Livrable L6 de la Mission CAPABUILD : Services Clientèle Académie de l ANPR - Développement professionnel du Milieu de la R&I Formation Ingénierie de la Formation Réseaux d'apprentissage Indicateurs pour les Services de Développement Professionnel (DEV) Indicateur Période (fin) Visibilité : Abonnées à la newsletter Rentabilité : Rentabilité (chiffre d affaires / couts > 1) Formation : Nombre de modules disponible (Note 1) Formation : Visites d études Formation : Nombre d organismes bénéficiaires Réseaux d Apprentissage: (membres Note 2) Indicateur Période (fin) Visibilité : Abonnées à la newsletter Rentabilité : Rentabilité (chiffre d affaires / couts > 1) Formation : Nombre de modules disponible (Note 1) Formation : Visites d études Formation : Nombre d organismes bénéficiaires Laboratoires, cellules et instituts de R&D L administration publique (régions, tutelles ) Entreprises publiques Entreprises privées Réseaux d Apprentissage: (membres Note 2) Gestion des projets (Note 3) Gestion des programmes (Note 4) Gestion des structures permanentes (Note 5) Gestion des structures éphémères (Note 6) Veille, prospective, vision, stratégie (Note 7) BUTTnet (Note 8) Insertion dans des réseaux internationaux (Note 9) Développement de l Académie (Note 10) Bibliothèque (nombre de livres) Site(s) web - Conférence sur le développement professionnel - Reconnaissance formel des métiers de la R+I - - Prix de l Académie CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 20 sur 125

21 Développement des structures de proximité et d'interfaçage Réseaux Thématiques BUTT Living Labs & BuTT, autres structures Indicateurs pour les Services Structures (STR) Indicateur Période (fin) Rentabilité services STR (revenues / cout de prest. >1) Oui Oui Réseaux Thématiques (nombre gérés ) Structures de Proximité et d Interfaçage (nombre) Structure de R&I Innovatrice (nombre) Structure d IRC Structure de diffusion d information (PCN, PIN, PII) Structure de CRO (Contract Research Organisation) Indicateur Période (fin) Rentabilité services STR (revenues / cout de prest.) <1 <1 <1 >1 >1 Réseaux Thématiques (nombre gérés ) Structures de Proximité et d Interfaçage (nombre) BUTT (PUSH) Universités, Laboratoires, ISETs BUTT (PUSH) Design, Socio-Econ., Gestion BUTT (PULL) Entreprise public ou privée BUTT (PULL) Centre Technique ou Technopole BUTT (PULL) Région ou Ville BUTT (PULL) Autre ENA, tutelles Structure de R&I Innovatrice (nombre) Living Lab. Milieu du Travail Living Lab. Régionale ou Urbaine Structure d IRC Structure de diffusion d information (PCN, PIN, PII) Structure de CRO (Contract Research Organisation) Progrès sur les Barrières (voir services AED) Statut des structures innovatrices (Note 1) Barrières administratifs et financières (Note 2) CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 21 sur 125

22 Accompagnement des acteurs de la Recherche et de l'innovation Stratégie / Politiques/ Programmes R+I Programme de Mobilité : «ANPR SAMO» Visibilité, Communication, Capacité & ESL Accompagnement de Projets R+I Indicateurs pour les Services Accompagnement (ACC) Indicateur Période (fin) (NOB = Nombre d Organismes Bénéficiaires) Rentabilité de Services (revenues / coûts de prest. > 1) - - Oui Oui Oui Services d Accompagnement de Projet (interventions) Autres Services Techniques (NOB) Services d Accompagnement en Mobilité (NOB) Services d Accompagnement ESL (NOB) Services d Accompagnement Stratégique (NOB) Service d Accompagnement Technique (NOB) Service d Accompagnement de Programme R&I Indicateur Période (fin) (NOB = Nombre d Organismes Bénéficiaires) Rentabilité de Services (revenues / coûts de prest.) <1 <1 >1 >1 >1 Services d Accompagnement de Projet (interventions) Négociation de Contrat Montage de Project Gestion Financière de Projet Autres services Autres Services Techniques (NOB) Hébergement de compte Prise en charge de personnel Prise en charge des ESL Autres services Services d Accompagnement en Mobilité (NOB) Accompagnement «organisme donneur» Accompagnement «organisme hôte privé» Accompagnement «organisme hôte public» Services d Accompagnement ESL (NOB) Services d Accompagnement Stratégique (NOB) Laboratoire, réseau, LL Entreprises publiques Autre structure (région, tutelle, secteur ) Entreprise privé Service d Accompagnement Technique (NOB) Proprieté Intellectuelle Communication Démarche Qualité Service d Accompagnement de Programme R&I Programme R&I International Programme R&I National Programme R&I Régionale Élimination des Barrières Statut de la recherche et du chercheur Statut des métiers de la R&I Statut des organismes lies a la R&I Statut des structures (réseaux, LL, CRO ) Barrières administratifs et financières Autonomie de gestion CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 22 sur 125

23 Dialogue, Audit & Etudes Stratégiques Permanentes & Récurrentes / Ponctuelles & Ad Hoc Indicateurs pour les Services Audits Etudes et Dialogues Stratégiques (DIA) Indicateur Études sur les Barrières à la Valorisation de la R&D Études Stratégiques Audits et Benchmarking Indicateur Études sur les Barrières à la Valorisation de la R&D Statut de la recherche et du chercheur Statut des métiers de la R&I Statut des organismes lies a la R&I Statut des structures (réseaux, LL, CRO ) Barrières administratifs et financières Autonomie de gestion Animation des espaces universitaires Le rôle de STI dans le développement des régions Le rôle des sciences moelles dans la valorisation Autres Études Stratégiques Financement (approche «solution complète» ) Sectorielles (approche «innovation totale» ) Autres (écoles de business, design, les arts ) Audits et Benchmarking Cartographie du SRI Tunisien (approche capacités) Analyse capacités d innovation des entreprises Normes sectorielles dépense et organisation R&I Diagnostique du SRI (part privé en dépense R&I) Visibilité internationale de la recherche Tunisien Capacités d innovation des entités publiques Période (fin) Période (fin) CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 23 sur 125

24 Services ressources internes Les indicateurs de performances et de suivi de ces services sont les mêmes que ceux des services clientèles. Les services internes sont donc responsables avec les services clientèle de l atteinte des objectifs et indicateurs de performance. Il appartient à la direction générale et aux directeurs, sous directeurs des services ressources internes de s assurer de leur contribution effective. La direction générale analyse régulièrement le niveau de collaboration des services ressources interne avec les services clientèle Les services ressources internes peuvent se voir attribuer d autres indicateurs. Par exemple pour le service finance et logistique, il convient : De fournir en temps et en heure, le reporting à la tutelle et les états financiers de l Agence De mettre en place avant le premier trimestre 2012, les tableaux de bords de gestion analytique pour les services clientèle Direction générale Gestion du PASRI Pérennisation des Ressources (financières) La direction générale de l ANPR est aussi l UAP du PASRI. Service Secrétariat et Assistance Direction Services internes Services Clientèle Gestion du PASRI L ensemble du personnel de type secrétariat et assistance est regroupé dans ce service, dont le chef a la responsabilité de l affectation aux services ressources internes et clientèle, en liaison Cela évite d avoir du personnel en situation de surcharge ou d oisiveté, et évite que les personnels se retrouvent cloisonnés dans un service. Planification - Conception du Travail - Ressources Humaines Qualité & Manuel des Principes et des Pratiques Qualité / Manuel des Principes et des Pratiques Planification / Conception Ressources humaines internes et externes CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 24 sur 125

25 Ces services ont été regroupés pour faciliter la planification et la gestion des Ressources humaines interne et externes. La démarche qualité et d amélioration continue de l Agence est mené par ce service Services Finance & Logistique Etats financiers Comptabilité, Gestion Budgétaire par source et par destination Logistique, achat, entretien, maintenance, transport Compte tenu de nombreuses synergies, les services Finance et logistique sont regroupés. Cela évite également d avoir une direction financière qui soit trop éloignées des considérations pratiques et quotidiennes. Service Communication & TIC Service Support aux négociations Contrats et statuts - Conseils juridiques La Communication et les TIC sont regroupés car la communication est une priorisé pour l ANPR, et la communication ne peux être envisagé sans les canaux modernes de diffusion et de partage d information, que ce soit en interne ou avec l extérieur Pour éviter que l informatique soit cloisonnée et se considère dans une tour d ivoire, les organisations modernes l associent à des aspects opérationnels, via la communication qui est au fait des activités et des besoins en infrastructures informatique des services clientèle, CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 25 sur 125

26 Interaction et Relations entre les Services Internes et «Clientèle» 1 - Chaque service interne est redevable vis-à-vis des services «clientèle». Les services internes sont là pour faciliter le travail des services «clientèle». Pour cela, leur performance est évaluée par rapport aux indicateurs de suivi des services clientèle. Ils ont également des indicateurs de suivi spécifiques. Exemple : le service Ressources Humaines fait en sorte de fournir les ressources nécessaires à une activité d accompagnement de projet, le service conception du travail assiste le responsable d un service clientèle dans la mise en œuvre d une nouvelle activité, etc 2 - Chaque service clientèle est redevable vis-à-vis des services internes. Ils doivent fournir les informations qui permettent de gérer les ressources financières et humaines dans une logique d amélioration continue. Exemple : le service accompagnement remonte au service Planification / RH / Qualité les résultats des actions pour mettre à jour le Manuel des Principes et des Pratiques, il fournit au service finance & logistique les éléments de reporting pour la consolidation du budget. 3 - Chaque service clientèle est redevable vis-à-vis des autres services clientèle, chaque service interne est redevable vis-à-vis des autres services internes. Le service «mobilité» est à l écoute du service accompagnement de projet pour lui proposer des doctorants en mobilité (sciences sociales et économiques) pour les insérer dans un projet technologique, le service financier interagit avec le service planification pour anticiper les besoins financiers. 4 Enfin, chaque service effectue des activités dont la charge est affectée à un ou plusieurs Project Manager. Toutefois, il est souhaitable et recommandé de ne pas hiérarchiser les responsabilités, mais de favoriser la transversalité et la responsabilité individuelle dans l intérêt collectif. Si un chargé de projet doit collecter des informations y compris auprès de la Direction générale ou obtenir une validation, il doit le faire dans le respect de son supérieur au sein du service clientèle ou des ressources internes, mais aussi dans une logique de recherche du meilleur résultat, et non dans une logique de dilution de sa propre responsabilité. CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 26 sur 125

27 6. Les services «clientèle» et les besoins en Ressources Humaines Dans ce paragraphe, on présente les services «clientèle». Ces descriptions pourront servir de base à la rédaction et la mise en place du Manuel des Principes et des Pratiques de l ANPR. Chaque service est décrit de la manière suivante : Description sommaire : La description du service met en perspective le lien avec les axes stratégiques de l ANPR : Pourquoi le service? Quelles défaillances flagrantes du SNI adresse t il? Quel est l axe stratégique de l ANPR qu il renforce? A qui est il est destiné? Qui sont les clients? Quel est le problème que le service doit permettre de résoudre pour le client? Quelle est la solution proposée? Comment est-elle mise en œuvre? Avec Quels partenaires du SRI? Quel est le rôle des ressources humaines internes et des collaborateurs externes et associés de l ANPR? Lorsque le service présente une importance stratégique cruciale (par exemple l Académie) où qu il regroupe un grand nombre de prestations pour différents types de clients, chaque prestation fait l objet d une description sommaire. Enfin des propositions et recommandations sont établies pour la mise en œuvre. Elles devront être révisées régulièrement par la direction générale : Mise en Œuvre - Plan d action 2011 : Modèle d organisation & RH - Indicateurs de suivi Mise en Œuvre - Plan d action : Organisation & RH - Indicateurs de suivi Mise en Œuvre - Plan d action : Organisation & RH - Indicateurs de suivi Les Actions du PASRI et la relation avec le service Les documents, méthodes, et modèles à annexer pour le Manuel des Principes et des Pratiques de l ANPR CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 27 sur 125

28 Services «Développement des Capacités du Milieu de la Recherche et de l Innovation «ANPR ACADEMY» Code : ACD Formation, Ingénierie de la formation Réseaux d apprentissage Description sommaire : Pour professionnaliser le milieu de la Recherche et de l Innovation, l ANPR offre des services de formation et d ingénierie de la formation, de lancement et d animation de réseaux d apprentissage. Formation et Ingénierie de la formation L ANPR organise les formations et les relations avec les acteurs dans le cadre d une Académie de l ANPR. L Académie ne forme pas les acteurs à des spécialités scientifiques et technologiques, c est le rôle des Universités, Ecoles d ingénieurs, Ecoles de Management (Sciences douces). L ANPR Académie offre des formations à la gestion des activités de R&D et d Innovation. Les clients de ces services sont les chercheurs, doctorants, post doctorants, responsables de laboratoires, les décideurs et les opérateurs dans les Etablissements d enseignement, les structures d appui, les organismes de Tutelle, les chefs d entreprises et les cadres en charge de programmes de recherche et d innovation. L académie s appuie sur un réseau d experts formateurs et sur des correspondants au sein des institutions et organismes d Enseignement et de Recherche. L Académie organise des visites d études pour les acteurs du SRI. Il s agit de visites d organismes similaires, de participation à des événements sur des thématiques en lien avec la gestion de la R&D et de l Innovation. Ces visites permettent aux représentants des organismes participants de capter des pratiques, de renforcer leur réseau international. Dans un premier temps, les cadres des organismes clients de l ANPR seront les bénéficiaires, et à plus long terme, c est le personnel tel que Ingénieur de Recherche, Techniciens qui en bénéficiera. L Académie permet de pérenniser et de répliquer les formations (du PASRI) pour les acteurs du SRI, pour les employés de l ANPR, pour le personnel des structures d interface. L Académie développe et dispense des formations sur catalogue ou sur mesure, intra ou inter organismes. La durée des formations, les modalités pédagogiques sont adaptées à différents publics : cadres supérieurs, cadres opérationnels, Les formations action, c'est-à-dire tournées vers des activités pratiques permettant aux participants d agir rapidement et efficacement au sein de leurs organismes Les formations devront accueillir le plus souvent possible et simultanément des participants du monde de la Recherche, des structures d intermédiation, des structures d appui, de la finance et des entreprises pour favoriser les interactions et dynamiser le système d innovation. CAPABUILD ANPR Rapport phase III / IV - RH - Livrable L5 Page 28 sur 125