La gestion analytique et l anticipation des contrôles du service fait

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Zoé Lachapelle
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1 Offre de formation OF4 La gestion analytique et l anticipation des contrôles du service fait 1

2 OF4-1 Assurer la gestion financière analytique ModuleOF3-3 obtenu et validé pour participer au module OF4-1 Le montage analytique des projets permet d organiser le suivi au quotidien des activités financées et conventionnées. Mettre en place les outils de gestion au cœur de cette organisation en mode projet répond à un besoin des structures d optimiser l utilisation de leurs ressources et de sécuriser leur trésorerie. Cette activité de contrôle va permettre de justifier à tout moment des dépenses engagées, des temps passés et de constituer des demandes d avance. La formation vise à accompagner la mise en œuvre des techniques de contrôle de gestion et de pilotage de projets, en lien avec la gestion des temps passés et les répartitions analytiques. La formation vise à développer les compétences des cadres financiers en accentuant leur réactivité dans les méthodes de gestion des projets financés. Ce module vise à permettre la mise en œuvre d une gestion comptable et financière en mode projet, en lien avec les systèmes d information structurant l activité et la gestion. Public visé Compétences mobilisées dans le cadre de la formation Compétences requises Directeur (trice) Responsable administratif et Financier Assistant(e) financier(e) Piloter la structure Animer et coordonner une équipe Conduire un projet Planifier, assurer la logistique Gérer des emplois du temps Modalités d intervention Formation collective et personnalisée sur le site de la structure Mise en place d outils adaptés, à disposition des participants Bonne connaissance de la comptabilité générale et du montage budgétaire Maniement d Excel Durée en jours Structure <à 10 : 2 Entre 11 et 29 : 2 Entre 30 et 49 : 3 + de 50 : : 4 Objectifs généraux Conforter sa stratégie financière autour d une structuration de la gestion analytique en lien avec les outils de suivi comptables. Mettre en œuvre des outils de gestion analytique pour sécuriser la trésorerie. Mobiliser les outils de suivi et contrôle permettant de demander des avances. Objectifs pédagogiques Former à la mise en œuvre de la gestion financière analytique quotidienne par un pilotage des projets. Anticiper les vérifications et contrôles, dès la conception du projet par la création d outils de suivi. 2

3 OF4-1 Thématiques travaillées Comment anticiper et sécuriser la gestion financière Comment mieux organiser son quotidien La gestion comptable Le suivi budgétaire Le suivi de trésorerie Le suivi des conventions Le suivi analytique Optimisation et anticipation Les systèmes d information et logiciel adapté L importance d optimiser les paramétrages Comment anticiper les demandes Anticiper les demandes de la direction Répondre aux demandes des financeurs Préparer une boîte à outils de communication Structurer l organisation afin d optimiser les temps de traitement Comment anticiper les futurs Contrôles de service fait dans son quotidien? Anticiper la préparation de fin d année Structurer les systèmes d organisation au quotidien Anticiper les éléments nécessaires pour les bilans généraux et analytiques par projet Revoir les systèmes de classement 3

4 OF4-2 Réaliser le bilan analytique ModuleOF4-1 obtenu et validé pour participer au module OF4-2 La construction de la maquette analytique, le pilotage des projets au quotidien, les outils de gestion contribuent à faciliter les opérations de bilans intermédiaires et en fin d exercice. La formation vise à accompagner la réalisation du bilan analytique dans des conditions d efficacité et de performance grâce aux techniques de contrôle de gestion et de pilotage de projets, en lien avec la gestion des temps passés et les répartitions analytiques. La formation vise à développer les compétences des cadres financiers et comptables dans la prise en charge de cette étape fondamentale nécessaire à l organisation dans l évaluation financière de son activité et la recherche de financements. Ce module vise à permettre l appropriation par les salariés concernés des exigences et modes opératoires d une gestion comptable et financière en mode projet, en lien avec les systèmes d information structurant l activité et la gestion. Public visé Compétences mobilisées dans le cadre de la formation Directeur (trice) Piloter la structure Responsable administratif Animer et coordonner une équipe et Financier Conduire un projet Assistant(e) financier(e) Planifier, assurer la logistique Gérer des emplois du temps Modalités d intervention Formation collective et personnalisée sur le site de la structure Mise en place d outils adaptés, à disposition des participants Compétences requises Bonne connaissance de la comptabilité générale et du montage budgétaire Maniement d Excel Durée en jours Structure <à 10 : 3 Entre 11 et 29 : 3 Entre 30 et 49 : 4 + de 50 : : 5 Objectifs généraux Conforter sa stratégie financière autour d une structuration de la gestion analytique dans la phase de bilan. Construire les outils de suivi et contrôle permettant de produire le bilan analytique. Objectifs pédagogiques Former à l utilisation d outils analytiques favorisant la gestion des projets et de l activité. Se former sur l exécution du bilan analytique. Anticiper les vérifications et contrôles, dès la conception du projet par la création d outils de suivi. 4

5 OF4-2 Préparer la maquette analytique L importance de faire le lien entre la préparation de la révision comptable des comptes en mode analytique Réviser par processus en se référant au dossier de révision. Constituer un classeur de révision comprenant l ensemble de pièces justificatives dans l anticipation des futurs contrôles du service fait. Capitaliser le dossier de révision comptable de façon informatique. Réaliser le bilan analytique Préparer les dossiers bilans des opérations FSE. Préparer les dossiers d interprétation des écarts. Indiquer sur chaque maquette les informations des derniers dépôts FSE. Extraction des données temps passés. Justifier les temps passés par projet Formaliser le temps passé sur la maquette analytique. Mettre en place le dossier de justification. Formaliser et justifier la masse salariale. Formaliser et justifier les dépenses autres que la masse salariale. Formaliser les consolidations des dépenses directes et des dépenses indirectes par projet. des CPO. de la structure. de l ensemble des informations liées aux dossiers FSE ou actions spécifiques. Formaliser la ventilation des produits directs et indirects. Formaliser les bilans par projets. Formaliser le bilan à destination des financeurs socles. Formaliser le bilan pour l expert-comptable permettant le traitement de ses annexes. Formaliser le support financier à destination du Bureau, CA et AG. Formaliser le plan de trésorerie en lien avec le bilan et les projections budgétaires. 5

6 OF4-3 Analyser les opérations et interpréter les écarts - & réparer les futurs CSF et sécuriser les projets ModuleOF42 obtenu et validé pour participer au module OF4-3 La mise en place d une organisation en mode projet permet un suivi régulier, quasi quotidien, facilitant les vérifications et analyses des écarts. Les modifications intervenues dans la structuration de l activité, la gestion des ressources humaines et la gestion financière ont un impact évident et obligent les dirigeants à réajuster pour atteindre les objectifs alloués et répondre aux attentes des financeurs (notamment le FSE). La formation vise à accompagner la mise en œuvre des techniques de contrôle de gestion et de pilotage de projets, en lien avec la gestion des temps passés et les répartitions analytiques et à développer les compétences des cadres financiers et comptables dans l analyse des actions et l explicitation des écarts. Public visé Directeur (trice) Responsable administratif et Financier Assistant(e) financier(e) Compétences mobilisées dans le cadre de la formation Piloter la structure Animer et coordonner une équipe Conduire un projet Planifier, assurer la logistique Gérer des emplois du temps Modalités d intervention Formation collective et personnalisée sur le site de la structure Mise en place d outils adaptés, à disposition des participants Compétences requises Bonne connaissance de la comptabilité générale et du montage budgétaire Maniement d Excel Durée en jours Structure <à 10 : 2 Entre 11 et 29 : 2 Entre 30 et 49 : 3 + de 50 : : 4 Objectifs généraux Sécuriser ses projets FSE et la structuration de la gestion analytique grâce à un pilotage régulier. Renforcer ses outils d analyse et de gestion pour interpréter les écarts et justifier de l exécution. Construire les outils de suivi et contrôle permettant d organiser les contrôles de service fait. Objectifs pédagogiques Former les personnels à l analyse (activité, financière) des projets FSE. Former sur le suivi et la communication avec les instances gestionnaires du FSE. Anticiper les vérifications et contrôles, dès la conception du projet par la création d outils de suivi. 6

7 OF4-3 Thématiques travaillées Préparer les dossiers bilans des projets (COSA, opérations FSE, ) Préparer les dossiers d interprétation des écarts Volet opérationnel Bilan quantitatif Bilan qualitatif Bilan des temps passés Volet financier Dépenses directes de personnels Dépenses directes de fonctionnement Dépenses directes en lien avec les publics Dépenses indirectes de fonctionnement Produits directs Produits indirects Traiter et analyser les bilans (dont les opérations FSE) Formaliser les écarts afin de réaliser les régularisations sur les temps passés Anticiper les risques Régulariser sur intervention de la structure Les consultants et Comment et quoi communiquer vers les financeurs 7

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