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2 PLAN : I)Première partie : Introduction par David Miriot, DAF (5mn) Gestion budgétaire par Nicole Bled, Trésorière SR Sud-Est ( 10 mn) Echanges avec la salle (5mn) II) Deuxième partie : Gestion comptable des séminaires SR par Nicole Bled (10mn) Siège de l AFVAC : au service des SR/GE par David Miriot ( 5mn) Une équipe disponible Projet informatique Option : Reprise de la gestion administrative par le Siège Echanges avec la salle (5 mn)

3 I) Introduction Outils à votre service: ( envoi par courriel et un accès permanent sur le site AFVAC dans l espace «élus»: identifiant : elus@afvac.com cahier de procédure : Services Associatifs mot de passe : services2015 aide pour l établissement des budgets et le suivi des séminaires: outil créé sur des tableaux Excel automatisés aide pour la gestion des recettes : outil créé par le siège spécifiquement

4 I) Budget prévisionnel Nécessité d un Budget : Définir les objectifs financiers ( Prix, Nb inscriptions, gestions des dépenses ---) Vérifier l équilibre financier Suivi financier des séminaires ( contrôle des factures)

5 I) Budget prévisionnel : A-Présentation de l outil budget : Un outil excel structuré par onglet: il suffit de se laisser guider

6 I) Budget prévisionnel : A- Présentation de l outil budget : à envoyer au siège immédiatement pour validation par le Trésorier National Récapitulatif automatisé Calcul du prix de l inscription minimum Possibilité dans la deuxième colonne d indiquer les dépenses réelles

7 I) Budget prévisionnel : B- Utilisation du DOCUMENT EXCEL pour la COMPTABILITE de la SECTION: (Cf Démarche de qualité dans le dossier des trésoriers )

8 I) Budget prévisionnel : B- Utilisation du DOCUMENT EXCEL pour la COMPTABILITE de la SECTION: Bilan

9 I) Budget prévisionnel : B- Utilisation du DOCUMENT EXCEL pour la COMPTABILITE de la SECTION: Bilan

10 ECHANGES AVEC LA SALLE Accès direct aux principales informations : site AFVAC dans l espace «élus»: identifiant : elus@afvac.com mot de passe : services2015

11 II) : Gestion comptable des séminaires: A- Gestion des recettes par la section: présentation de l outil des sections régionales : L outil permet la gestion des inscriptions en ligne ainsi que la création des factures (participants et partenaires)

12 II) : Gestion comptable des séminaires: A- Gestion des recettes par la section: présentation de l outil des régions : Une organisation des réunions optimisée par l obtention d un grand nombre de documents Une gestion des factures grandement facilitée (vétérinaires, partenaires)

13 II) : Gestion comptable des séminaires: A- Gestion des dépenses: Utilisation du DOCUMENT EXCEL pour la COMPTABILITE de la SECTION:

14 II) : Gestion comptable des séminaires: A- Gestion des dépenses: Justificatifs au nom de la section Obligatoires Classification (scanner les documents) Envoi au siège: au fur et à mesure À réception du tableau excel représentant tous les mouvements bancaires du mois de votre section

15 II) Présentation de l outil pour la gestion comptable : A remettre chaque mois avant le 8 du mois suivant Essentiel pour le suivi comptable et la TVA. MERCI DE BIEN RESPECTER LES DELAIS

16 II)Vérification des comptes de la section chaque mois Compléter le DOCUMENT EXCEL pour la COMPTABILITE de la SECTION à partir du tableau excel complété par le siège suite à l envoi des justificatifs: Noter les chèques encaissés et vérifier la TVA correspondante Enregistrer les virements et noter le règlement des factures -

17 II) PARTIE : Siège de l AFVAC, au service des SR/GE Une équipe disponible : une équipe comptable à votre écoute un suivi mensuel rigoureux un appui et un accompagnement quotidien la volonté permanente de simplifier la gestion rôle de facilitateur

18 II) PARTIE : Siège de l AFVAC, au service des SR/GE Projet informatique : évolution majeure de l outil des régions: un outil complet (dépenses/recettes/gestion) développement de nouveaux services ( alerte, suivi, tableau de bord, accès direct à l information, optimisation des relations avec le Siège par l extranet -) qualité : simplicité et convivialité

19 II) PARTIE : Siège de l AFVAC, au service des SR/GE Projet informatique : mais bien au-delà, c est la création d un véritable Système de gestion intégré : Site Module formation

20 II) PARTIE : Siège de l AFVAC, au service des SR/GE Option :Reprise de la Gestion administrative des SR par le siège : Suite au succès de la reprise totale des recettes SR : «Ouest» / «Rhône Alpes»/ «Midi Pyr. Lang»/ «Idf» Gestion totale des inscriptions pour les grands séminaires Suite à des demandes récentes Il est important de recenser les SR qui envisagent la reprise par le Siège de la gestion administrative afin de pouvoir valablement gérer la TRANSITION.

21 Echanges avec la salle : Accès direct aux principales informations : site AFVAC dans l espace «élus»: identifiant : elus@afvac.com mot de passe : services2015