Santé financière et comptabilité des associations. Les bases d une gestion transparente et saine

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1 Santé financière et comptabilité des associations Les bases d une gestion transparente et saine

2 Pourquoi cette brochure et pour qui? Aider le secteur associatif à optimaliser son fonctionnement, tel est l objectif de trois projets que le programme Société civile de la Fondation développe en 2003, 2004 et Le premier de ces trois projets concerne les Nouvelles Technologies de l Information et de la Communication (TIC) et la gestion des connaissances, le second s adresse aux dirigeant-es des associations, et le troisième -qui fait l objet de la présente brochurea trait à la gestion financière et à la comptabilité. Ces trois initiatives donnent lieu à différentes activités : publication de trois brochures de sensibilisation, soutien de projets, organisation de formations et de séminaires Les asbl, les fondations et les associations de fait se présentent sous de multiples visages : depuis les petites associations locales jusqu aux grandes organisations implantées au niveau national, depuis celles qui effectuent peu de transactions jusqu à celles qui brassent des capitaux importants. Leur gestion financière, leur administration, leur comptabilité et leur budget doivent être adaptés à leur nature et à leur taille. Une gestion financière saine est un élément primordial pour qu une association puisse bien fonctionner. Non seulement le conseil d administration et l assemblée générale, mais aussi tous les membres de l association doivent constamment être tenus informés de la situation financière, en parallèle avec le rapport moral qui fait le point sur les activités de l association. Une association doit jouer la carte de la transparence. La brochure que vous avez entre les mains est avant tout destinée à tous ceux qui exercent des responsabilités financières dans le monde associatif mais qui ne sont pas des spécialistes de la question tels que certains administrateurs, directeurs, coordinateurs, animateurs ou titulaires de mandat sur un compte en banque. La loi du 2 mai récemment entrée en vigueur- sur les asbl, les associations internationales sans but lucratif et les fondations -ainsi que ses arrêtés d exécution- n impose des obligations, notamment en matière de comptabilité qu aux associations et fondations ayant la personnalité juridique. Ces obligations constituent le point de départ de notre brochure. Néanmoins, l information qui suit peut également être utile aux associations de fait sans statut juridique et à ceux qui désirent constituer une asbl. Dans cette brochure, nous abordons toute une série de sujets comme par exemple la différence entre la comptabilité simplifiée et la comptabilité en partie double avec les notions de bilan et compte de résultats, la réalisation d un plan de trésorerie, les crédits à court et à long terme, les personnes-ressources en la matière Quelques témoignages illustrent et complètent les explications. La brochure est nous l espérons accessible et concrète. Vous n y trouverez pas les détails de tous les sujets, mais peutêtre ouvrira-t-elle certaines portes ou vous donnera-t-elle l envie d en savoir davantage sur tel ou tel aspect. Des sources et liens utiles sont mentionnés à la fin pour aller plus loin Merci à l Institut des Réviseurs d Entreprise (IRE), à l Institut des Experts-comptables et des Conseils Fiscaux (IEC) et à l Institut Professionnel des Comptables et Fiscalistes Agréés (IPCF) d avoir demandé au Professeur Erik DE LEMBRE (Université de Gand) de rédiger cette brochure. Merci également aux membres du comité de relecture pour leurs remarques critiques et pertinentes. Bonne lecture! Cette brochure a été réalisée en partenariat entre la Fondation Roi Baudouin et l Institut des Réviseurs d Entreprise (IRE), l Institut des Experts-comptables et des Conseils Fiscaux (IEC) et l Institut Professionnel des Comptables et Fiscalistes Agréés (IPCF) Coordination Fondation Roi Baudouin: Guido KNOPS, Directeur Benoît FONTAINE, Conseiller de Programme Guy REDIG, Responsable de projet Nathalie VLASSCHAERT, Assistante Auteurs: L IRE, l IEC et l IPCF ont demandé au Professeur E. DE LEMBRE (Université de Gand) de rédiger cette brochure Membres du Comité de relecture: Serge BINI, Directeur-adjoint Fédération des Maisons de Jeunes Fernand MAILLARD, Réviseur d entreprises Eric VERMEERSH, Directeur-adjoint CESEP Fondation Roi Baudouin Rue Brederode, 21 B-1000 Bruxelles Tel. : Fax :

3 Gestion financière Santé financière et comptabilité des associations Les bases d une gestion transparente et saine Sommaire Notions de base de la gestion financière Obligations imposées par la nouvelle loi sur les asbl, les aisbl et les fondations Notions fondamentales de comptabilité L importance des pièces justificatives Plan stratégique, budget et plan de trésorerie Gestion des moyens financiers d une asbl Donations, legs et subventions L informatique au service de la gestion Qui peut vous aider dans votre gestion financière? En guise de conclusion

4 Notions de base de la gestion fi nancière Lorsque nous avons créé l association, il y a quelques années, nous n avions pas de gestion financière digne de ce nom. On mettait parfois littéralement l argent dans des boîtes à cigares! C était à la fois intenable et irresponsable. Actuellement, nous suivons toute la comptabilité à l aide d un logiciel simple. Tant les administrateurs que les bénévoles qui servent au comptoir savent parfaitement pourquoi nous faisons parfois des bénéfices et parfois des pertes. En tant qu administrateur, on me mettait chaque année sous le nez le budget et les comptes. Franchement, je n y comprenais rien, mais je les approuvais chaque fois. En fait, ce n est pas normal quand on assume des responsabilités. Même le trésorier ne savait pas toujours m expliquer comment tout cela fonctionnait! Toutes les associations et fondations sont concernées! Les principes que nous formulons dans cette brochure valent pour la gestion fi nancière de toutes les asbl et fondations (y compris donc les plus petites) et dans tous les secteurs. En effet, la gestion fi nancière est essentiellement la même dans tous les types d organisations. En ce sens, les organisations non lucratives ou à fi nalité sociale sont soumises aux mêmes lois économiques que les entreprises dites commerciales. L exemple suivant le prouve à suffi sance. On peut gérer certaines organisations sans fi nalité commerciale, par exemple un hôpital ou une école, de trois manières différentes : comme une association sans but lucratif, ce qui signifi e que les résultats fi nanciers de l association sont entièrement affectés à l objectif idéologique qu elle poursuit (par ex. exploiter un hôpital ou une école selon une certaine conception philosophique) ; comme une société, l activité a alors comme objectif principal de générer un enrichissement pour les actionnaires sous forme de dividendes (distribution périodique d un bénéfi ce) ou de plus-value sur des actions. L hôpital ou l école ne sont considérés que comme des moyens pour atteindre l objectif de répartition du bénéfi ce ; comme une société à fi nalité sociale : dans ce cas, les associés ne peuvent chercher à en tirer qu un avantage direct limité pour leur patrimoine et doivent consacrer le reste des bénéfi ces (après mise en réserve) à un objectif social. Dans l enseignement, cet objectif social peut par exemple consister à créer et à soutenir des écoles dans un pays en développement ou à fi nancer l organisation de cours adaptés à des jeunes défavorisés de la région. Bien sûr, ces différentes entités répondent à des conditions juridiques et fi scales fondamentalement différentes. Mais, dans SANTÉ FINANCE 3 2

5 tous ces cas, une saine gestion fi nancière revêt une grande importance, et cela que les activités de l école ou de l hôpital soient inspirées par une idéologie (asbl), un objectif de répartition des bénéfi ces (société ordinaire) ou un but social (société à fi nalité sociale). A chaque fois, il faut établir un plan de trésorerie et un planning d investissement solides et réalistes. En réalité, il y a beaucoup de points communs entre mon association (le soir) et mon entreprise (la journée). L une et l autre doivent être gérées sans faire de folies. Il faut se demander chaque jour si on dispose encore d une base financière solide. Dans mon entreprise comme dans mon club, l argent est très important. Diversifier ses sources d information! Pour mener une bonne gestion fi nancière, vous avez besoin d informations. La comptabilité constitue une excellente source, mais elle ne suffi t pas. Il vous faut aussi des indications quant au fonctionnement interne, à l évolution du personnel et des coûts, à l intervention des pouvoirs publics, à l évolution de la demande de services L ensemble de ces données constitue la base des décisions que vous devez prendre dans votre asbl. Ces informations peuvent également intéresser des personnes et des services externes. Un établissement bancaire les demandera avant d octroyer une demande de crédit. Une bonne communication de ces données ne peut que favoriser la confi ance et contribuer à une meilleure évaluation des risques, ce qui se traduit en retour par des tarifs plus intéressants. Encore un dernier point avant de réellement débuter. Vous ne devez pas forcément être un expert-comptable pour effectuer une analyse fi nancière. De simples calculs peuvent déjà vous conduire très loin dans l analyse fi nancière. En lisant attentivement ce qui suit vous y arriverez certainement. Vous êtes prêt? 3

6 Règles financières générales En tant que membre de l assemblée générale, je suis responsable des grandes lignes de la politique financière. Ces longues assemblées au cours desquelles on est assailli de chiffres et d explications me font parfois bailler. Mais elles sont bien sûr indispensables, car l argent est le nerf de la guerre... Et je dois veiller à ce que nous puissions continuer à fonctionner. C est pourquoi je consacre chaque fois toute une soirée à éplucher le budget et les comptes. Et j apprends ainsi à voir l association sous un autre jour. Voici les principales règles relatives aux fi nances d une association, quels que soient son secteur ou sa taille : L assemblée générale est seule habilitée à défi nir la stratégie à mener et les budgets à long terme qui en découlent. C est aussi à elle d approuver les comptes annuels et les budgets. Il n est pas possible de déroger à cette règle. Le conseil d administration a la responsabilité de veiller à ce que les décisions stratégiques de l assemblée générale soient traduites dans les faits. Il établit dans ce but les comptes annuels et présente une proposition de budget pour l année à venir. Le conseil d administration soumet également à l assemblée générale toutes les actions qu il juge utiles pour mettre en œuvre la politique telle qu elle a été proposée dans le budget. Le conseil d administration ou la personne qu il délègue est responsable de la gestion fi nancière quotidienne de l association. La personne qui exerce cette responsabilité doit donc prendre les mesures opérationnelles et administratives nécessaires pour que l association puisse fonctionner. La responsabilité du conseil d administration d une asbl n est pas purement théorique, bien au contraire. Plusieurs administrateurs d asbl ont déjà été assignés en justice par des banques, des administrations fi scales, l ONSS, SANTÉ FINANCE 3 4 des fournisseurs et des cocontractants d une asbl et certains ont même été condamnés à indemniser des tiers en raison de leur mauvaise gestion fi nancière de l asbl. La loi sur les asbl, les aisbl et les fondations n impose en principe aucune limite aux activités fi nancières des associations, hormis la particularité suivante, qui est quasiment unique en Belgique : l autorisation du Roi est requise pour toutes les libéralités entre vifs ou testamentaires qui excèdent euros (à l exception des dons manuels). Cette disposition ne s applique cependant pas aux sommes provenant de subsides, d autres asbl poursuivant des objectifs statutaires similaires, de cotisations, etc. Elle a été instituée pour protéger les héritiers normaux. La gestion fi nancière d une association doit se faire en bon père de famille, c est-à-dire de la même façon qu un père de famille gérerait ses ressources fi nancières. Ceci exclut en principe toute spéculation. L assemblée générale décide chaque année de donner décharge aux administrateurs pour la gestion qu ils ont effectuée. Le conseil d administration doit l informer pour cela de manière ouverte et proactive sur la stratégie menée, et ce au moyen du compte de résultats - comme le stipulent désormais les Arrêtés Royaux relatifs à la comptabilité des asbl - et de toute autre analyse complémentaire qu il juge nécessaire.

7 Obligations imposées par la nouvelle loi sur les asbl, les aisbl et les fondations 1 Les premières informations sur la nouvelle loi relative aux asbl avaient de quoi inquiéter. Mais pour une association relativement petite comme la nôtre, ce n est pas une révolution. L inquiétude venait en partie d une mauvaise information ou d une information incomplète. Les obligations relatives à la gestion fi nancière des associations sont prévues dans le nouvel article 17 de la loi sur les asbl, introduit par la récente loi du 2 mai 2002 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations. Ces associations doivent désormais satisfaire aux obligations suivantes : Chaque année et au plus tard six mois après la clôture de l exercice, toute association doit établir les comptes annuels de l exercice écoulé et le budget pour l exercice suivant, et les faire approuver par l assemblée générale. Plus concrètement, les associations doivent tenir leur comptabilité et établir leurs comptes annuels conformément à la loi relative à la comptabilité des entreprises, c est-à-dire tenir ce qu on appelle une comptabilité complète (ou en partie double) lorsqu elles répondent au moins à deux des trois critères suivants : 5 travailleurs en moyenne annuelle exprimée en équivalents temps plein; un total des recettes de euros, hors TVA (recettes exceptionnelles non comprises); un total du bilan de euros. Lorsqu au moins deux de ces trois critères ne s appliquent pas à une asbl, celle-ci peut tenir une comptabilité simplifi ée, qui consiste en un état annuel des recettes et des dépenses et en un inventaire annuel des avoirs, dettes, droits et engagements de l association. Enfi n, un régime d exception est prévu pour les associations qui, en raison de la nature de leur activité principale, sont soumises à des règles comptables particulières : les services médicaux interentreprises, les asbl hospitalières, les maisons de soins et de repos, etc. Pour autant que ces dispositions soient au moins équivalentes à celles de la loi sur la comptabilité des entreprises, elles peuvent conserver leurs règles particulières. Reste cependant à savoir selon quels critères cette équivalence se vérifi era. Les associations et fondations disposent, à compter du 1er janvier 2004, d un délai d un an pour se conformer aux obligations comptables. L arrêté d exécution du 26 juin 2003 apporte des précisions quant à la comptabilité simplifi ée de certaines associations sans but lucratif et fondations. L arrêté royal du 19 décembre 2003 apporte lui des précisions quant à la comptabilité des associations et fondations soumises à la comptabilité complète. 1. Par la suite nous ne répéterons plus systématiquement que la loi s applique également aux aisbl et aux fondations. Mais les règles comptables sont les mêmes pour ces trois types d entités. 5

8 Notions fondamentales de comptabilité La législation impose donc aux asbl la tenue d une comptabilité. Mais que faut-il exactement entendre par là? Quelle est la différence entre une comptabilité en partie double et une comptabilité simplifi ée? Qu est-ce qu un bilan et un compte de résultats? La loi et les arrêtés d exécution introduisent pour les asbl de nouvelles notions (surtout comptables) que nous allons préciser. Pourquoi tenir une comptabilité? Tenir une comptabilité, c est important pour l association elle-même (on sait au moins ce qu on a), mais aussi pour faire bonne impression quand on introduit une demande de subsides ou qu on cherche à trouver un sponsor. La comptabilité consiste à enregistrer, selon certaines règles, des faits de nature fi nancière qui se produisent dans une organisation. Ces faits sont enregistrés et traités afi n de répondre aux besoins d information de l organisation. L objectif principal de la comptabilité est donc d être un moyen d information. SANTÉ FINANCE 3 6

9 Cette information peut être communiquée aussi bien en interne qu en externe : au niveau interne : informer la direction de l asbl de l évolution de la situation, tant sur le plan du fonctionnement quotidien (au moyen du compte de résultats) que sur celui de l état du patrimoine (au moyen du bilan) ; au niveau externe : informer des personnes intéressées extérieures à l asbl (banques, fournisseurs, pouvoirs publics,...) de ce qu a fait l asbl pendant une période donnée et de ce qu est sa situation à l issue de celle-ci. Comptabilité simplifiée et comptabilité en partie double : quelles différences? Il a fallu un moment pour que je comprenne la différence entre une comptabilité simplifiée et en partie double. Mais en fin de compte, ce n est pas si difficile que cela. Nous avons résolument opté pour une comptabilité en partie double, car cela nous permet d avoir une vue plus complète et une gestion plus efficace. Dans une comptabilité simplifi ée, seuls les mouvements de liquidités doivent être enregistrés, qu il s agisse d argent en espèces ou de mouvements sur des comptes à vue. Cette comptabilité mènera à un état annuel des recettes et des dépenses qui devra être complété par un état du patrimoine établi au départ d un inventaire des avoirs, des droits des dettes et des engagements. Nous y reviendrons plus tard. Bien sûr, le total des ressources (passif) doit toujours être égal au total des emplois (actif). On appelle ce principe fondamental l équilibre du bilan. Une comptabilité en partie double donne lieu à des comptes annuels, qui se composent de trois documents principaux : le bilan, le compte de résultats et les annexes de l asbl. Par contre, une comptabilité complète ou en partie double envisage les évolutions fi nancières de deux points de vues : soit du point de vue de l origine des moyens disponibles (= ressources) : d où proviennent-ils? soit du point de vue de leur utilisation (= emplois) : qu a-t-on fait des moyens disponibles? 7

10 Ces états qui refl ètent la situation fi nancière sont commentés ci-dessous. En résumé : Comptabilité simplifiée Livre comptable unique Etat des recettes et des dépenses Inventaire Budget Comptabilité complète ou en partie double Plusieurs livres comptables Bilan Compte de résultats Annexes Inventaire Budget Qu est-ce qu un bilan dans la comptabilité en partie double? Un bilan doit toujours être en équilibre. Il se compose de deux parties. La colonne de l actif, à gauche, exprime -le plus souvent en euros- l ensemble des avoirs, des créances et des autres droits de l asbl à un moment donné. Du côté droit, celui du passif, on retrouve la valeur des capitaux propres ainsi que de l ensemble des dettes et autres engagements que l asbl a vis-à-vis de tiers au même moment. Voici, en règle générale, comment se présente un bilan : Actif Passif Immobilisations Capitaux propres Terrains et constructions... Capital... Machines et outillage... Dons et legs... Matériel roulant Résultats reportés... Subventions... Actif circulant Stocks de marchandises... Capitaux étrangers à long terme Créances... Emprunts... Compte bancaire... Caisse... Capitaux étrangers à court terme Crédit de caisse... Fournisseurs... Total de l actif... Total du passif... SANTÉ FINANCE 3 8

11 Le passif Les ressources, c est-à-dire le passif du bilan, indiquent l origine du patrimoine d une asbl. Les éléments du passif sont divisés en deux catégories, selon qu ils sont ou non présents en permanence : catégorie 1 - capitaux propres : il s agit de capitaux qui sont présents en permanence dans le patrimoine de l association et qui ne peuvent donc pas être réclamés par des tiers; catégorie 2 - capitaux exigibles (ou étrangers) : il s agit de capitaux qui sont mis à la disposition de l asbl pendant une période bien précise et qui devront être restitués à court ou plus long terme. Capitaux étrangers Les capitaux étrangers, ou capitaux exigibles, se subdivisent comme suit : Provisions Il s agit de capitaux mis en réserve dans la perspective d événements qui sont liés à l activité de l association et qui risquent de rendre exigible un certain montant (par ex. perte d un procès à propos de l indemnité de licenciement d un membre du personnel, travaux d entretien importants aux bâtiments, obligations liées au régime des préretraites...). Dettes à plus d un an et dettes à un an au plus Il s agit de capitaux qui résultent d une opération de crédit conclue avec des établissements fi nanciers, des fournisseurs ou d autres tiers et dont la date de remboursement a été précisée. Ces dettes sont réparties en deux catégories selon que la date de remboursement est inférieure ou supérieure à un an. La caractéristique essentielle des capitaux propres, c est que personne ne peut nous les réclamer. Ils nous appartiennent vraiment. Si la comptabilité fait apparaître que ce poste a augmenté, nous sommes vraiment devenus plus riches... Capitaux propres Les capitaux propres, qui sont aussi fréquemment appelés capitaux non exigibles, sont ceux qui ont été attribués à l association elle-même. On peut donc les considérer comme faisant partie du patrimoine de l association, quelle que soit la manière dont ils ont été apportés. C est pourquoi on parle aussi à juste titre de patrimoine propre. Dans la plupart des associations, les fonds propres sont constitués du capital au jour de création, des dons et legs reçus, des subventions ayant une destination spécifi que et du résultat reporté. Dans la plupart des asbl, ces capitaux propres sont constitués de la valeur des dons en nature ou en espèces et des excédents éventuels que l asbl a pu dégager année après année. 9

12 L actif Les moyens qui doivent être présents pour mener une activité ou assurer le fonctionnement d une association peuvent se subdiviser en trois catégories : catégorie 1 : gestion, direction, personnel, organisation générale par rapport aux objectifs et au fonctionnement ; catégorie 2 : terrains, bâtiments, mobilier, matériel, installations... ; catégorie 3 : marchandises, créances sur clients, liquidités disponibles... La caractéristique de la première catégorie est qu il s agit d éléments non quantifi ables. Quelle est la valeur d un personnel qualifi é, d une direction compétente, d une bonne organisation, de bonnes relations avec des partenaires sociaux, de compétences en matière de récolte de fonds ou d organisation d une ONG...? Quelle que soit l importance de cette catégorie, ces moyens ne peuvent donc pas être considérés, d un point de vue comptable, comme faisant partie du résultat de l association. Par contre, les deux autres catégories sont considérées comme des moyens de l association, des actifs ou des éléments du capital. On distingue au sein de ces deux catégories les moyens permanents ( actifs immobilisés ) et ceux qui ne le sont pas ( actifs circulant ). Actifs immobilisés Les actifs immobilisés sont destinés à assurer le fonctionnement de l association pendant une longue période. Ils ne sont donc jamais réalisés, c est-à-dire convertis en liquidités, et ne constituent pas un but, mais un moyen pour permettre l activité. En font notamment partie les bâtiments et leur équipement, le mobilier, les machines, le matériel roulant, etc. Actifs circulants Les actifs circulants sont destinés à être utilisés dans le cadre du fonctionnement de l association ou sont même le résultat de ce fonctionnement. Leur caractéristique essentielle est donc qu ils constituent l objectif même du cycle d activité : ils fi nissent (généralement à court terme) par être réalisés. On retrouve dans ce groupe tous les éléments de la troisième catégorie, qui peuvent en outre être subdivisés en plusieurs rubriques : Créances à plus d un an L asbl consent des crédits ou des prêts qui ne seront remboursés qu après un exercice comptable. Ces créances résultent du cycle d exploitation, mais ne sont réalisées qu à long terme. Stocks Par ex. matières premières principales et secondaires, biens de consommation, fabrications, fournitures diverses. Une école peut acheter des matières premières pour ses élèves et vendre les produits qu elle fabrique. Les stocks peuvent aussi inclure des livres ou des brochures qui sont vendus par l asbl. Créances à un an au plus Par ex. des créances sur clients (membres) dues au fonctionnement de l association et réalisables à court terme. Placements de trésorerie Avoirs qui ont été placés en dépôt à plus d un mois mais à moins d un an ou titres réalisables rapidement. Ces placements résultent du fonctionnement de l association et peuvent être rapidement réalisés. Valeurs disponibles Avoirs en caisse ou sur un compte, qui sont donc immédiatement disponibles. SANTÉ FINANCE 3 10

13 Lorsque le comptable commence à jongler avec des notions telles qu actifs immobilisés et circulants ou stock et créances, la tête commence à me tourner et je décroche. C est dommage, car un peu plus tard je dois malgré tout approuver le budget! Qu est-ce qu un compte de résultats dans la comptabilité en partie double? Le bilan refl ète l état des emplois et des ressources à un moment donné, c est une photographie à un moment x. Cependant, c est un moyen d information statique qui ne permet pas de comprendre comment on en est arrivé là. Or, on cherche souvent à savoir comment une situation patrimoniale a évolué par rapport au bilan précédent. Les questions qui se posent alors sont : Quel est le résultat (profi t ou perte) sur une période et comment a-t-il été obtenu? Comment ce résultat se décomposet-il? Quels sont les principaux types de produits et de charges qui ont été réalisés? Le compte de résultats est utilisé pour répondre à ces questions : il donne la différence entre les produits et les charges sur une période de 3, 6 ou 12 mois par exemple. Les résultats sont rapportés selon le schéma suivant: I. Produits d exploitation Ventes et prestations de services Cotisations, dons, legs et subventions Loyers... II. Coût des ventes et des prestations Achats Achats de services Rémunérations Amortissements... III. Bénéfices ou pertes d exploitation (I-II) IV. Produits financiers Intérêts reçus Subventions perçues V. Charges financières Intérêts payés VI. Bénéfices ou pertes extérieurs aux activités habituelles de l asbl avant impôts (III+IV-V) VII. Produits exceptionnels Produits n ayant aucun rapport avec les activités habituelles de l asbl VIII. Charges exceptionnelles Charges n ayant aucun rapport avec les activités habituelles de l asbl IX. Bénéfices ou pertes de l exercice avant impôts (VI+VII-VIII) X. Impôts sur le résultat XI. Bénéfices ou pertes de l exercice (IX-X) 11

14 Les produits Les produits découlent des prestations qui sont fournies par une association ou qui sont déjà acceptées par les intéressés sans encore avoir été fournies. Par exemple : une association qui met ses locaux à la disposition des organisateurs d une exposition contre un loyer convenu au préalable et à payer dans les 60 jours par le locataire. Le produit de la location est réalisé, même si le loyer n est pas encore perçu. Les produits se répartissent de la manière suivante : Les produits d exploitation (liés au fonctionnement de l association) On peut citer comme exemples : les cotisations annuelles, les subsides annuels, les produits que procure la vente de services, les récoltes de fonds... Les produits fi nanciers Lorsqu une association dispose (temporairement) de ressources excédentaires et qu elle place cet argent, elle en retire un revenu sous forme d intérêts. Produits exceptionnels Il s agit de produits non récurrents et/ou non habituels, comme une plusvalue sur la vente d un immeuble ou un don exceptionnel qui ne peut pas être considéré comme une source récurrente de revenu. Pour les associations qui pratiquent une comptabilité en partie double, il est indispensable d enregistrer soigneusement tous les produits. Celles qui optent pour une comptabilité simplifi ée ne connaissent pas cette notion, mais se basent sur les recettes (voir ci-après). Les charges Les charges sont tous les coûts que l association doit supporter pour pouvoir fonctionner, même si elle n a rien dépensé pour cela ou si elle doit encore effectuer la dépense en question. Quelques exemples : Charges d exploitation (liées au fonctionnement de l association) Frais de personnel, de loyer, d électricité, d eau, d assurance, d imprimerie, de matériaux nécessaires au fonctionnement. L amortissement des actifs immobilisés (par ex. ordinateur, matériel roulant) entre aussi dans cette catégorie. Charges fi nancières Si une association doit conclure un prêt, celui-ci donne lieu au paiement d intérêts. Charges exceptionnelles Il s agit de frais qui ne sont pas récurrents et/ou qui sont de nature exceptionnelle, comme une moinsvalue sur la vente d un actif immobilisé non encore entièrement amorti ou des dégâts des eaux dans un bureau. Nous avons longtemps hésité avant de conclure un prêt, mais nous avons fini par le faire. Bien sûr, il y a des intérêts élevés à payer, mais dans notre cas ils ont été compensés par l augmentation immédiate des revenus que nous avons ainsi pu réaliser. Qu est-ce qu un état des recettes et des dépenses dans la comptabilité simplifiée? Un état des recettes et des dépenses indique ce qu une association a reçu en espèces et sur le compte à vue pendant une période donnée, par exemple une année, et ce qu elle a dépensé en espèces ou par les comptes à vue. Cet état donne également un aperçu des mouvements SANTÉ FINANCE 3 12

15 de liquidités (aussi bien en paiement en espèces que sur les comptes à vue d une année à l autre). L Arrêté Royal du 26 juin 2003 a fi xé en annexe B un schéma minimal normalisé de l état des recettes et des dépenses que doivent établir les associations à comptabilité simplifi ée. Cet état se présente comme suit : Dépenses Biens et services Rémunérations Services et biens divers Autres dépenses Total des dépenses Les recettes Les recettes sont des liquidités que l association perçoit, soit en espèces, soit sur un compte à vue. Une association qui tient une comptabilité simplifi ée ne connaît pas la notion de produits et doit donc se baser entièrement sur l analyse des recettes. Elle répartira dans ce but les recettes dans les rubriques suivantes : les recettes résultant des activités ordinaires de l association : cotisations perçues, subsides d exploitation, recettes liées à la fourniture de services... ; les recettes engendrées par des placements de l association : intérêts sur placements à terme ou sur titres... ; les recettes d activités non récurrentes ou inhabituelles de l association : subside ou don unique sans affectation patrimoniale spécifi que, paiement d une indemnité par une assurance... les recettes découlant de mouvements patrimoniaux : réception sur le compte à vue d un placement à terme arrivé à échéance, versement par une institution fi nancière d un montant suite à un nouveau crédit qu elle octroie à l association... Recettes Cotisations Dons et legs Subventions Autres recettes Total des recettes Les dépenses Les dépenses sont des liquidités que les associations consentent, soit en espèces, soit par le biais d un compte à vue. Dans une comptabilité simplifi ée, les dépenses sont un élément essentiel pour comprendre ce que fait l association. Elles seront alors scindées en plusieurs rubriques : les dépenses résultant du fonctionnement ordinaire de l association : paiement des salaires, de services fournis par des tiers (impression, électricité, assurances, consultance, location, transport...) ; les dépenses liées au fi nancement : par ex. les intérêts à payer sur les emprunts souscrits ; les dépenses engendrées par des événements non récurrents et/ou exceptionnels : par ex. frais de réparation dus à des dégâts des eaux dans un bâtiment, indemnité à payer à un travailleur licencié ; les dépenses découlant de mouvements patrimoniaux : par ex. transfert sur un compte à terme de ressources disponibles ou leur utilisation pour acheter des bons de caisse ou des sicavs, acquisition 13

16 d un actif immobilisé que l on paie au comptant ou par virement, remboursement de prêts en cours. Qu est-ce que le livre comptable unique dans la comptabilité simplifiée? L arrêté d exécution du 26 juin 2003 relatif à la comptabilité simplifi ée de certaines associations exige que toutes les opérations se traduisant par des mouvements de disponibilités en espèces ou en comptes soient inscrites sans retard, de manière fi dèle et complète et par ordre de date, dans un livre comptable unique. L annexe A fi gurant dans ce même arrêté contient le modèle minimum normalisé de ce livre comptable et se présente comme suit : Recettes N Date enreg. Descr. Banque 1 Autre compte Caisse 1 Caisse 2 Montant total Recettes N Montant N Montant N Montant N Montant Cotisations Dons et legs Subventions Autres Montant Descr. Total des recettes Dépenses N Date enreg. Descr. Banque 1 Autre compte Caisse 1 Caisse 2 Montant total Dépenses N Montant N Montant N Montant N Montant Biens et services Rémunérations Services et biens divers Autres Montant Descr. Total des dépenses Les annexes dans la comptabilité en partie double Les annexes des comptes annuels doivent contenir toutes les informations jugées nécessaires pour informer correctement des tiers au sujet du patrimoine, de la situation fi nancière et du résultat de l association, sans que ces éléments ne puissent être immédiatement déduits du bilan ou du compte de résultats. Les annexes ont donc pour but de rendre le bilan et le compte de résultats plus compréhensible à des tiers. SANTÉ FINANCE 3 14

17 L inventaire Un inventaire dresse le constat de tous les avoirs, droits, dettes et engagements à une date donnée, en général le dernier jour de l exercice. L inventaire porte donc sur les éléments du patrimoine qui existent à ce moment-là. Un inventaire n est pas une simple retranscription de montants déjà comptabilisés. C est avant tout un relevé de tout ce qui constitue, à une date donnée, le patrimoine de l asbl : les actifs immobilisés (incorporels, corporels et fi nanciers), les stocks de marchandises, les créances, les placements, les liquidités, les éléments constituant les fonds propres, les réserves indispensables pour couvrir certains risques, les dettes, les garanties consenties, etc. Avoirs Immeubles (terrains,...) - appartenant à l association en pleine propriété - autres Machines - appartenant à l association en pleine propriété - autres Biens mobiliers et matériel roulant - appartenant à l association en pleine propriété - autres Stocks Créances Placements de trésorerie Liquidités Autres avoirs Droits Subsides promis Dons promis Autres droits Cette liste doit être correcte et exhaustive. Autrement dit, un double contrôle est indispensable : Les éléments mentionnés existent-ils réellement? Tous les éléments composant le patrimoine ont-ils été mentionnés? Pour les associations qui tiennent une comptabilité en partie double, cet inventaire constitue un contrôle du bilan. Pour celles qui suivent le régime de la comptabilité simplifi ée, cet inventaire est une partie essentielle de leurs comptes annuels. Pour ces dernières, l arrêté d exécution du 26 juin 2003 prévoit en annexe C un schéma minimal normalisé de l état du patrimoine. Celui-ci se présente comme suit : Dettes Dettes fi nancières Dettes à l égard de fournisseurs Dettes à l égard des membres Dettes fi scales, salariales et sociales Autres dettes Engagements Hypothèques et promesses d hypothèques Garanties données Autres engagements 15

18 Qu est-ce qu un plan comptable? Les associations qui tiennent une comptabilité complète doivent adopter un plan comptable selon le modèle de l Arrêté Royal. On y trouve une liste des dénominations sous lesquelles les opérations doivent être classées. C est un classement logique de tous les comptes que l asbl utilise pour connaître ses moyens d action, ses avoirs, ses dettes et son patrimoine. Le plan comptable présenté dans l AR vise, par une structuration effi cace, à rassembler tout ce qui est de même nature. La technique la plus courante pour ce faire est celle de la codifi cation décimale, qui utilise les chiffres de 0 à 9. Le plan comptable répartit les comptes en différentes classes qui se réfèrent aux concepts - déjà défi nis plus haut - d emplois (actif) et de ressources (passif), de produits et de charges, et de droits et d engagements. Classe 0 : comptes des droits et engagements Ils ne font pas partie de la comptabilité, mais indiquent des engagements ou des droits de recouvrement en faveur ou à charge d une asbl. Exemples : Un administrateur se porte garant pour une asbl. Un bien immobilier de l asbl est donné en hypothèque. Une asbl se porte garante pour d autres asbl. Classe 1 : comptes du patrimoine propre, provisions pour risques et charges, et dettes à plus d un an Classe 2 : comptes des frais de constitution, des actifs immobilisés et des créances à plus d un an Classe 3 : comptes des stocks et commandes en cours d exécution Classe 4 : comptes des créances et des dettes à un an au plus Classe 5 : comptes des placements de trésorerie et des liquidités Classe 6 : comptes des charges Comprend une énumération logique de tous les coûts nécessaires au fonctionnement de l asbl pendant l exercice. Classe 7 : comptes des produits Comprend tous les produits de l exercice. Classes 8 et 9 : restent vacants, pour pouvoir être éventuellement affectés à des objectifs propres à l association. Cette classifi cation ne suffi t pas toujours pour permettre à certaines associations de bien voir ce qu elles font. Si nous examinons les classes 6 (charges) et 7 (produits), nous constatons qu elles sont surtout subdivisées par type de charge ou de produit. Or, certaines associations préfèrent un classement selon la nature de l activité. Ainsi, une asbl de tourisme social pour jeunes ne s intéresse pas uniquement au total annuel des produits et des charges, mais aussi à la comparaison entre les produits et les charges pour les vacances de Toussaint, de Noël, de Carnaval, les séjours en Belgique et à l étranger, etc. Vous pouvez dès lors adapter ce modèle de plan comptable aux besoins spécifi ques de votre association. En partant des exigences minimales, vous pouvez procéder à des subdivisions plus précises, selon les nécessités internes de l asbl, soit dans les classes 6 et 7, soit dans les classes 8 et 9, laissées vacantes. SANTÉ FINANCE 3 16

19 L importance des pièces justifi catives Pendant des années, tous nos justificatifs ont été conservés pêle-mêle dans un tiroir. C était chaque fois la croix et la bannière pour les classer. Nous avons fini par opter pour un système de classement simple mais fiable. Cela nous fait gagner énormément de temps. La tenue d une comptabilité en bonne et due forme, l établissement d un budget et la gestion fi nancière et opérationnelle d une organisation ne sont possibles que si celle-ci dispose d une bonne administration. Sa première tâche consiste à permettre, par une comptabilité simplifi ée ou complète, le suivi des activités quotidiennes de l association. Comme les écritures proprement dites sont succinctes, elles doivent être complétées par des pièces justifi catives. Celles-ci sont soit externes (elles sont fournies par des tiers, comme des factures, des lettres, des notes, des extraits de comptes bancaires...), soit internes (l association a dû les établir elle-même et éventuellement les faire signer par les personnes compétentes). Lorsqu il n existe pas de pièce justifi - cative externe, l association doit elle-même en créer une. C est par exemple le cas lorsque le conseil d administration décide d accorder aux membres de la direction ou aux administrateurs 25 euros d indemnité par réunion à laquelle ils assistent ou accepte de payer une indemnité à un chauffeur qui va travailler deux jours par semaine pour le compte de l association. Comme vous devez toujours pouvoir vous référer à un justifi catif, il est impératif d opter pour un mode de classement systématique. Cela vous facilitera la recherche de la pièce correspondant à telle ou telle écriture. 17

20 Plan stratégique, budget et plan trésorerie Plan stratégique Une analyse détaillée du plan stratégique sort des limites de la présente brochure. Il nous faut toutefois indiquer que toute association bien gérée fonctionne selon une hiérarchie : tout au sommet vient la mission, qui est suivie par la stratégie, la planifi cation à long terme et enfi n le plan stratégique, avec le budget. Mission : l expression de l objectif poursuivi par les membres d une association. Il s agit à la fois de l action (ce qu on veut faire), du public ciblé (pour qui on veut le faire) et de la motivation (pourquoi on veut le faire). Stratégie : une concrétisation de la mission, c est-à-dire comment on pense pouvoir la mener à bien à long terme. La stratégie comporte déjà des pistes d action. Planifi cation à long terme : la défi nition dans les grandes lignes des objectifs qu on veut parvenir à atteindre dans les trois à cinq prochaines années, compte tenu de l option stratégique. Plan stratégique et budget : la défi nition de ce qu on veut concrètement réaliser au cours de l année à venir. Vous trouvez tout cela un peu trop théorique? Et pourtant, toute association passe par ces étapes, mais elle n en est pas toujours consciente. Il est en tout cas recommandé au conseil d administration de débattre explicitement de ces points au moins une fois par an afi n de clarifi er les activités de l association et de déterminer dans quelle mesure elle remplit sa mission. Depuis que nous avons dû définir notre stratégie, la planification financière est aussi devenue plus claire. Il nous a fallu quelques années pour bien déterminer ce que nous faisions. Mais aujourd hui, nos efforts sont payants, car ce plan est encore et toujours notre base de travail, même si nous devons l adapter de temps à autre. SANTÉ FINANCE 3 18

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