CORPORATION D AIDE FINANCIÈRE AUX ORGANISMES DE LÉVIS GUIDE SUR L ATTRIBUTION DE L AIDE FINANCIÈRE POUR LES MEMBRES ET BÉNÉFICIAIRES DE LA CAFOL

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1 CORPORATION D AIDE FINANCIÈRE AUX ORGANISMES DE LÉVIS GUIDE SUR L ATTRIBUTION DE L AIDE FINANCIÈRE POUR LES MEMBRES ET BÉNÉFICIAIRES DE LA CAFOL Dernières modifications : 10 novembre 2011

2 SECTION 1 - INTRODUCTION La Corporation d aide financière aux organismes de Lévis (CAFOL) est une corporation à but non lucratif dédiée au service de ses membres et bénéficiaires 1 et qui a pour but, entre autres, de leur distribuer, sous forme d aide financière et suivant les modalités prescrites au «Guide sur l attribution de l aide financière», les sommes recueillies par Bingo Rive-Sud et d autres sources. Donc, normalement, seule une organisation membre peut y avoir accès, sauf en ce qui concerne certains Fonds. Le présent document énonce les principes qui guident les membres du Conseil d'administration de la CAFOL dans l attribution de l aide financière. Il décrit aussi les principaux moyens à la disposition des organismes pour obtenir une aide financière. Le guide d attribution est conçu pour aider les organismes de la CAFOL dans la préparation de leur demande d aide financière; il est un outil de référence pour ceux-ci. Ce document contient toutes les informations en ce qui a trait aux types de fonds disponibles à la CAFOL, aux critères d analyse des demandes d aide financière et à l engagement que chaque organisme prend lorsqu il accepte une subvention. Les organismes peuvent également obtenir de l aide afin de compléter une demande d aide financière ou toute autre information en communiquant avec la permanence de la CAFOL. Il est important de noter que le Conseil d'administration a établi certains principes généraux pour l attribution de son aide financière : la CAFOL n a pas la responsabilité d assurer le maintien des organisations membres et bénéficiaires; la CAFOL ne finance aucun projet rétroactivement (terminé et/ou en cours d exécution), à l exception des activités s inscrivant dans le fonds de bonification; Les coordonnées de la Corporation d Aide Financière aux Organismes de Lévis sont les suivantes : Adresse postale : C.P , Place Mont-Marie Téléphone : (418) Lévis (Québec) G6V 8T2 Télécopieur : (418) Adresse Internet : Site Web: Siège social : 3995, rue de la Fabrique - Lévis (secteur St-David) 1 Organismes reconnus depuis le 1 er septembre

3 SECTION 2 - PROCESSUS D ATTRIBUTION Afin de faire mieux comprendre comment la CAFOL accorde du financement à ses organisations membres ou bénéficiaires, voici les principales étapes du processus d attribution. A) Analyse des besoins et des ressources C est à chaque organisation que revient préalablement la planification de ses activités, régulières ou spéciales, et du financement nécessaire pour les réaliser. Cette analyse des besoins et des ressources disponibles est sans contredit l étape primordiale du processus, puisque c est au sérieux de cet exercice d orientation et de planification que correspondra en majeure partie l aide financière attribuée. B) Concordance de la demande par rapport au mandat de la Corporation En plus de la nécessité pour l organisation de démontrer des efforts de saine gestion, il faut que la demande adressée s inscrive dans le cadre du mandat de la CAFOL et, si possible, parmi les priorités d intervention retenues. Il va sans dire que les demandes d aide financière présentées doivent également cadrer avec la mission et les buts de l organisation demanderesse. Les formulaires de demande d aide financière sont disponibles au siège social de la CAFOL et sur le site Web. La permanence de la CAFOL peut assister les organisations dans leur exercice de planification et les aider, au besoin, à compléter le formulaire de demande et à fournir les pièces requises. C) Respect des échéances de réception des demandes Le Conseil d administration de la CAFOL analysera les demandes dans les jours suivant la date limite du dépôt des demandes. Les dates de réception des demandes pour chacun des fonds sont clairement spécifiées à la section 4. Pour que les demandes soient étudiées, elles doivent être transmises obligatoirement dans les délais requis. Toute demande tardive sera automatiquement rejetée. Toutefois, le Conseil d administration est disposé à analyser toute demande soumise en cours d année qui revêtirait un caractère spécial lié à une conjoncture spécifique. Le Conseil d'administration de la CAFOL pourra soutenir des organisations lors de situations très particulières, hors de leur contrôle. Ces situations sont des occasions exceptionnelles ou des événements menaçant la survie de l organisation ou l accomplissement de son rôle. Cependant, toute aide pour combler un déficit de nature opérationnelle est totalement exclue. 2

4 D) Étude des demandes de subvention Les membres du Conseil d administration gèrent les argents de la CAFOL et décident de l attribution des subventions. Pour en arriver à leur décision, les membres du CA s appuient sur des critères précis et tiennent compte des orientations élaborées; de plus, ces travaux sont régis par un code d éthique interne. Les principaux critères sont décrits à l intérieur d une autre section. L analyse des demandes d aide financière est effectuée par le Conseil d administration à partir des documents qui doivent obligatoirement être fournis par l organisation demanderesse (voir liste des documents à fournir pour chacun des fonds à la section 4). Lorsque les membres considèrent avoir toutes les informations nécessaires en main, chacun vote confidentiellement sur chaque critère d analyse (section 3). De tous les résultats, le plus faible et le plus élevé sont retranchés. C est la moyenne des autres votes qui déterminent le résultat final de la demande. Pour qu une subvention soit accordée, le résultat de celle-ci doit : être de 60 % ou plus, ET atteindre un minimum de 12 points sur 20 dans AU MOINS trois des cinq critères. E) Suivi de l attribution des subventions Sans vouloir brimer l autonomie des organisations en instaurant un contrôle serré de l utilisation des subventions, la CAFOL doit tout de même s assurer que les argents qu elle distribue sont utilisés conformément aux fins pour lesquelles ils ont été attribués. À cet effet, les organisations doivent signer une entente écrite avec la CAFOL en cas d acceptation partielle ou complète de la demande et fournir les pièces justificatives demandées dans le cadre de l engagement. 3

5 SECTION 3 - CRITÈRES D ANALYSE DES DEMANDES D AIDE FINANCIÈRE Pour le Fonds des projets spécifiques, la CAFOL a retenu cinq (5) critères pour l analyse des demandes : Importance de la demande ; Intérêt du projet ; Contribution financière de l organisation membre ; Impact du projet Nombre de bénéficiaires. A) Importance de la demande La demande d aide financière sera appréciée comme «essentielle, importante, utile ou superflue». B) Intérêt du projet Le projet sera évalué comme «remarquable ou convenable», dans la mesure où il possédera une ou plusieurs des caractéristiques suivantes : original, spécial, nouveau, dynamique, de nature à améliorer le service à la clientèle, à prolonger et compléter la mission de l organisation, à développer la culture, le sport et l action communautaire, à raffiner les techniques utilisées, etc. Le projet sera évalué comme «ordinaire ou inutile», s il fait partie de la programmation régulière ou saisonnière de l organisation membre, s il répète un projet passé ou s il est inutile pour l organisation membre ou la communauté. C) Contribution de l organisation membre Après étude des états financiers et du budget de l organisation, son effort pour financer le projet (sa contribution financière) sera qualifié de «très élevé, élevé, normal ou nul» Dans son analyse, le Conseil d'administration pourra considérer: que les efforts de financement de l organisme sont satisfaisants ; que l organisation peut davantage puiser au sein de ses ressources financières pour le financement de ce projet ; qu il n y a purement et simplement pas d effort de financement de la part de l organisation pour la réalisation du projet soumis. 4

6 D) Impact du projet Il s agira d évaluer les retombées du projet pour le développement de l organisation, de ses membres, de sa clientèle ou de la communauté. C est aussi en évaluant l impact d un projet que la faisabilité de celui-ci est prise en compte. C est ainsi qu il sera considéré comme «majeur, élevé, normal, passable ou nul» E) Nombre de bénéficiaires Il s agira là d évaluer le nombre de personnes qui vont directement bénéficier de l aide financière. À cet effet, le projet sera évalué comme «très élevé, élevé, normal, passable ou nul». Le Conseil d administration prendra en considération le nombre de bénéficiaires résidents de la ville de Lévis ou de l extérieur de celle-ci. 5

7 SECTION 4 - FONDS D AIDE FINANCIÈRE DE LA CAFOL La CAFOL met à la disposition de ses membres et bénéficiaires un ensemble de moyens pour faciliter leur développement et l accomplissement de leur mission. Cette section décrit les objectifs, les principaux critères ainsi que les documents nécessaires pour effectuer une demande pour chacun de ces Fonds. Une contribution financière de l organisation à son projet est essentielle. Il est de sa responsabilité d en déterminer le montant en fonction de sa situation financière et de ses ressources. Cette contribution doit être en argent ; elle ne peut être constituée de dons, de biens ou encore d heures de bénévolat qu une personne investira dans le projet. Le montant des taxes TPS/TVQ doit être inclus dans le coût total du projet relié à la demande. Les organismes inscrits aux remboursements de ces taxes doivent en tenir compte dans la partie «financement désiré» du formulaire de demande ) FONDS DES PROJETS SPÉCIFIQUES Ce Fonds sert à : La réalisation de projets ponctuels ayant pour objectif des activités d éducation, de formation, de sensibilisation et de prévention. L acquisition, la fabrication ou la réparation de biens ou de matériel directement reliés aux activités de l organisation. L acquisition de matériel visant à accroître l efficacité administrative ou nécessaire au bon fonctionnement de l organisation. L aménagement des lieux physiques qu elle occupe. Pour demander une aide financière, l organisation doit : Compléter le formulaire de demande d aide financière approprié. Remettre une description précise du projet en indiquant son importance pour l organisation et joindre des annexes, si nécessaire, selon les critères d analyse décrits à la section 3. Remettre une estimation détaillée de l ensemble des coûts liés à un même projet ET, si ces coûts pour l acquisition d un bien, d un ensemble de biens complémentaires ou la fourniture de services excèdent $, deux soumissions équivalentes de fournisseurs différents ayant une place d affaires sur le territoire de la ville de Lévis. 6

8 Par ailleurs, sur justification valable, le contrat d acquisition de biens ou de fourniture de services pourra être octroyé à un autre que le plus bas soumissionnaire ou à un marchand / fournisseur n ayant pas de place d affaires sur le territoire de la ville de Lévis. Fournir les états financiers annuels (au minimum l état des résultats et le bilan) les plus récents de l organisme membre et des organisations qui lui sont affiliées (exemple une fondation). Fournir l état des résultats et le bilan au 31 mars pour l exercice financier en cours. Fournir les prévisions budgétaires pour l exercice financier en cours. Fournir une mise à jour de la liste des membres du Conseil d administration avec les coordonnées complètes. Fournir une copie de la dernière déclaration annuelle au registraire des entreprises. Fournir une copie signée de la résolution de son Conseil d'administration autorisant chacune des demandes. Note : Les salaires et les frais de fonctionnement demeurent exclus de toute demande d aide à la CAFOL. Les frais de fonctionnement comprennent notamment mais non exclusivement : Cotisations Coûts d électricité Coûts de câblodistribution Coûts de chauffage Coûts de contrats de service Coûts de papeterie, réimpression, timbres Coûts de téléphone Frais bancaires Frais de représentations Frais relatifs aux véhicules ou à tout matériel roulant Garantie prolongée Honoraires professionnels Hypothèque Loyer Mise à jour des licences informatiques Primes d assurances Exception : Les frais de fonctionnement pourraient être considérés si l aide requise s avérait essentielle à la survie d un organisme mis en péril par un acte de fraude, de malversation ou de vol. Date limite du dépôt des demandes : 30 avril Date de réponse : Septembre Délai limite pour réclamer la subvention (si acceptée) : 30 novembre de l année suivante, au plus tard. 7

9 2) FONDS DE BONIFICATION DES ACTIVITÉS DE FINANCEMENT La CAFOL peut contribuer à l autofinancement des organisations en bonifiant le résultat d activités de financement. Le Conseil d'administration de la CAFOL décide annuellement du taux de bonification en fonction de certains éléments administratifs, de ses prévisions budgétaires et du nombre de demandes reçues. Les critères pour qu une activité soit considérée sont les suivants : L activité de financement doit être tenue et terminée entre le 1 er décembre et le 30 novembre. (pour tenir compte des licences émises par la Régie des Alcools, des Courses et des Jeux) L activité ne pourra s étendre sur une période consécutive excédant 90 jours. L activité doit être tenue au profit de l organisation. L activité doit être organisée par l organisation elle-même, et non par un tiers à son profit. L activité ne doit pas faire partie de ses activités régulières. Les fonds publics (gouvernement, subvention du député, etc.), peu importe la forme, sont exclus du calcul des bénéfices de l activité. La valeur en services, biens, et cadeaux ne peut être comptabilisée dans le calcul des bénéfices. Pour demander une aide financière, l organisation doit: Compléter le formulaire de demande d aide financière approprié. Déposer les prévisions budgétaires de l activité. Fournir les états financiers annuels (au minimum l état des résultats et le bilan) les plus récents de l organisme et des organisations qui lui sont affiliées (exemple une fondation). Fournir les prévisions budgétaires pour l exercice financier en cours. Fournir une mise à jour de la liste des membres du Conseil d administration avec les coordonnées complètes. Fournir une copie de la dernière déclaration annuelle au registraire des entreprises Fournir une copie signée de la résolution du Conseil d'administration de l organisation autorisant la demande. NOTE : ** Le montant de bonification est appliqué sur le moins élevé de deux montants : le bénéfice net réel ou le bénéfice net prévu. 8

10 Après l acceptation, l organisation doit fournir : Une preuve de la tenue de l activité (photo, publicité, programme souvenir, ou autre). Un rapport financier détaillé de l activité et TOUTES LES PIÈCES JUSTIFICATIVES s y rattachant (bordereaux de dépôt, liste des commanditaires, copies des chèques des commanditaires principaux, copie des factures, entente de commandites ou de partenariat pour certaines dépenses, etc.). ET, CONFORMÉMENT AUX EXIGENCES DE LA RÉGIE La description sommaire de l utilisation des profits Une copie des factures équivalant au montant de la bonification versée par la CAFOL La CAFOL se réserve le droit d effectuer certaines vérifications supplémentaires relativement aux bénéfices nets présentés lors des demandes de paiement de bonification (chaque organisme doit donc conserver toutes les pièces les justifiant). La CAFOL et Bingo Rive-Sud de l activité de financement. souhaiteraient obtenir une certaine visibilité lors Date limite du dépôt des demandes : 30 avril Délai limite pour réclamer la subvention (si acceptée) : 90 jours suivant la fin de l activité. 3) FONDS D AIDE JEUNESSE Ce Fonds a pour but de permettre aux enfants de familles démunies de s intégrer aux mêmes activités que celles de leurs pairs. Dans le but de protéger l anonymat, un comité de gestion est formé sous la présidence d un administrateur de la CAFOL, appuyé de 2 membres issus du milieu. Les demandes doivent être faites par une organisation membre ou bénéficiaire au nom des familles, sur le formulaire prévu à cet effet. Les sommes accordées sont ensuite acheminées à ces dernières par le biais de cette même organisation. Les montants pouvant être accordés par le biais de ce fonds ne peuvent excéder 150 $ par année, par enfant. La famille doit contribuer pour un maximum de sa capacité au coût de l activité. L analyse d une demande tient compte des ressources offertes par d autres organismes. 9

11 Pour obtenir une aide financière, l enfant doit : Être référé par une organisation membre ou bénéficiaire. Être résident sur le territoire de la ville de Lévis et être âgé de moins de 18 ans. Vouloir s inscrire à l une des activités suivantes: 1) celles dispensées par tout organisme membre ou bénéficiaire de la CAFOL; 2) celles prévues aux programmes saisonniers des loisirs de la ville de Lévis; 3) celles offertes par les écoles du territoire de la ville au titre d activités scolaires ou parascolaires. Chaque organisation ayant parrainé une demande devra faire parvenir à la CAFOL une preuve que les montants octroyés ont été utilisés pour les fins auxquelles ils ont été destinés (factures, preuve d inscription, ou preuve de paiement au besoin). Les demandes peuvent parvenir à la CAFOL en tout temps mais à l intérieur d un maximum de trente jours suivant l inscription de l enfant à l activité. Idéalement, les demandes doivent être faites avant l inscription. 4) FONDS DES BOURSES DE RECONNAISSANCE Majella - St-Pierre Les organismes sportifs et culturels ciblés peuvent transmettre à la CAFOL la candidature de l un de leurs membres qui s est particulièrement illustré soit par son brio, ses efforts, sa persévérance, sa progression, soit par son leadership ou son esprit d équipe en plus d avoir obtenu de bons résultats académiques (le cas échéant). Un(e) même candidat(e) ne peut être présenté(e) plus d une fois. La bourse octroyée, égale pour tous les candidats, est de 500 $. C est sur la valeur des candidatures et de leur présentation que les lauréats seront choisis. Pour obtenir une telle bourse, il faut : Compléter le formulaire approprié. Fournir un extrait de la résolution du conseil d administration qui présente un(e) candidat(e) et une courte mais suffisante justification de son choix selon les critères établis. S assurer que le (la) candidat(e) a sa résidence permanente sur le territoire de la ville de Lévis depuis au moins un an et est âgé (e) de moins de 25 ans. Date limite du dépôt de la candidature : 30 novembre 10

12 5) FONDS DE SOUTIEN DE L ŒUVRE Cette mesure concerne uniquement les organisations qui s occupent principalement des plus démunis de notre milieu. Pour demander une aide financière, l organisation doit : Compléter le formulaire de demande d aide financière approprié. Soumettre une description précise de l utilisation de l aide. Fournir les états financiers annuels (au minimum l état des résultats et le bilan) les plus récents de l organisme et des organisations qui lui sont affiliées (exemple une fondation). Fournir l état des résultats et le bilan pour l exercice financier en cours jusqu à la date de la période d attribution concernée par la demande (soit le 30 septembre). Fournir les prévisions budgétaires pour l exercice financier en cours. Fournir une mise à jour de la liste des membres du Conseil d administration avec les coordonnées complètes. Fournir une copie de la dernière déclaration annuelle au registraire des entreprises. Fournir une copie signée de la résolution de son Conseil d'administration autorisant la demande. Date limite du dépôt des demandes: 31 octobre 6) FONDS DE FORMATION Ce Fonds a pour but premier de supporter financièrement la formation des bénévoles oeuvrant sur le territoire de la ville de Lévis. Les projets admissibles à ce Fonds sont entre autres les suivants : Formations, conférences, Ateliers-échanges, Groupes de discussions et réflexion. Le nombre de domaines pourra être ajusté par le conseil d administration de la CAFOL, selon les besoins et les demandes. La formation pour laquelle une demande peut être adressée doit servir uniquement à améliorer l intervention des bénévoles dans le milieu et la qualité du service offert. Un comité de gestion, formé sous la présidence d un administrateur de la CAFOL appuyé de 2 membres issus du milieu, reçoit, analyse les demandes et prend les décisions nécessaires. L analyse d une demande tient compte des ressources de formation offertes localement. 11

13 Les demandes doivent être présentées par un organisme membre ou bénéficiaire, qui aura complété le formulaire approprié. Les montants pouvant être accordés par le biais de ce fonds ne peuvent excéder 300 $ par année, par organisme. L organisme devra contribuer pour un minimum du montant total du projet. Chaque organisme devra faire parvenir à la CAFOL une preuve que les montants octroyés ont été utilisés pour les fins auxquelles ils ont été destinés (facture, preuve du paiement au besoin). Les demandes peuvent parvenir à la CAFOL en tout temps, mais il est primordial que les demandes soient reçues à la CAFOL et étudiées avant le début de la formation. 12

14 SECTION 5 - ENGAGEMENT DE L ORGANISME SUBVENTIONNÉ La relation entre la CAFOL et l organisation est basée sur le respect mutuel. Elle s appuie sur l autonomie de l organisation ainsi que sur les responsabilités et les obligations respectives de chacune. La liberté de l organisation s exerce dans sa décision d accepter ou non un tel appui selon les modalités convenues. Voici les principales modalités retenues pour le Fonds des projets spécifiques et le fonds des évènements annuels : Utiliser les fonds attribués par la CAFOL aux seules fins pour lesquelles ils sont alloués. Présenter une liste détaillée des déboursés relatifs au projet à l aide du formulaire fourni par la CAFOL. Présenter une photocopie de la totalité des factures reliées à l ensemble du projet, ainsi qu une preuve du décaissement des chèques émis pour les montants de $ et plus. Favoriser les établissements commerciaux de la ville de Lévis pour les investissements liés à la réalisation du projet. Toutefois, si une telle démarche était impossible ou clairement désavantageuse, obtenir OBLIGATOIREMENT l accord de la CAFOL AVANT de faire l investissement. Collaborer, sur demande, à certaines activités de financement que la CAFOL pourrait mettre sur pied. Souligner la contribution de la CAFOL et de Bingo Rive-Sud de différentes façons, soit par la voie des médias ou lors des activités de l organisation et, si possible, mettre en lien le site de la CAFOL sur celui de l organisation. Obtenir une confirmation préalable de la CAFOL que l aide financière demeurera disponible si une modification doit être apportée au projet par rapport aux renseignements inscrits sur la demande produite originalement. Ne se départir d aucun droit sur les biens acquis avec l aide financière de la CAFOL sans l autorisation de celle-ci. Ainsi, l organisation devra remettre à la CAFOL ou à toute autre organisation identifiée par celle-ci les actifs acquis en tout ou en partie suite à une subvention versée par elle, en cas de fermeture, de cessation ou de transfert des activités. Signer toute convention qui peut être exigée par la CAFOL. En cas de non respect de l un des engagements mentionnés précédemment, l organisation recevra un avis de la CAFOL l invitant à s y conformer. A défaut l organisme pourra voir son statut d organisme suspendu ou révoqué. 13

15 TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 - INTRODUCTION 1 SECTION 2 - PROCESSUS D ATTRIBUTION 2 SECTION 3 - CRITÈRES D ANALYSE DES DEMANDES D AIDE FINANCIÈRE 4 SECTION 4 - FONDS D AIDE FINANCIÈRE DE LA CAFOL FONDS DES PROJETS SPÉCIFIQUES 6 FONDS DE BONIFICATION DES ACTIVITÉS DE FINANCEMENT 8 FONDS D AIDE JEUNESSE 9 FONDS DES BOURSES DE RECONNAISSANCE MAJELLA-ST-PIERRE 10 FONDS DU SOUTIEN DE L ŒUVRE 11 FONDS DE FORMATION 11 SECTION 5 - ENGAGEMENT DE L ORGANISME MEMBRE SUBVENTIONNÉ 12 14