Gérer sa trésorerie. Fiche. au quotidien. Sage 100 Trésorerie Version 16. Déroulement des étapes à suivre pour gérer sa trésorerie quotidienne.

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1 Gérer sa trésorerie Fiche au quotidien Déroulement des étapes à suivre pour gérer sa trésorerie quotidienne. Sage 100 Trésorerie Version 16

2 Sommaire Introduction... 3 Etapes préalables... 4 L incorporation des extraits... 4 Le rapprochement comptable... 5 Traitement des prévisions échues... 7 Pourquoi les prévisions sont-elles échues?... 7 Où consulter les prévisions échues?... 8 Comment décaler une prévision échue?... 8 Actions correctrices... 9 Equilibrage des comptes... 9 Eviter la coexistence de comptes débiteurs et créditeurs... 9 Orienter les décaissements et encaissements Vérification des autorisations de découvert... 10

3 Introduction Un simple dispositif de surveillance quotidienne des soldes bancaires n est pas satisfaisant. Voici les étapes à suivre pour suivre la trésorerie au quotidien, démarche qui s articule autour de deux axes : S assurer d abord de la fiabilité des informations, Agir ensuite pour diminuer, dans la mesure du possible, le poids des frais bancaires. Vérifier la fiabilité des informations qui permettent ensuite le calcul des soldes réalisés et prévisionnels : Etape Commentaire 1. Intégration des extraits bancaires Cette étape est indispensable : le calcul des soldes, réalisés et prévisionnels, s appuie sur le solde final du dernier extrait bancaire reçu. 2. Rapprochement comptable Cette étape est indispensable pour éviter des doublons d écritures. 3. Traitement des prévisions échues Cette étape a un objectif double : Avoir une vision globale des retards de règlement, Décaler les prévisions pour lesquelles la date d exécution a été ré-estimée. Agir pour limiter l impact d un solde débiteur : Etape Commentaire 4. Equilibrage des comptes L équilibrage consiste à : Effectuer un virement d un compte créditeur vers un compte débiteur, Affecter le compte bancaire aux encaissements et des décaissements à venir, en fonction de la tendance de la courbe des soldes par compte bancaire. 5. Vérification des autorisations de découvert Cette vérification est indispensable pour anticiper un éventuel dépassement.

4 Etapes préalables L incorporation des extraits Les soldes, qu ils soient réalisés ou prévisionnels, s appuient toujours sur les mouvements bancaires issus des extraits de comptes. Il est donc impératif, pour que les soldes soient corrects, que l intégration des derniers relevés bancaires ait bien été effectuée avant un arbitrage éventuel. Dernier relevé bancaire : relevé en date J-1 (en date de vendredi quand J est un lundi) L intégration peut être lancée dans n importe quel module : Sage 100 Comptabilité, Sage 100 Moyens de paiement ou Sage 100 Trésorerie. Exemple : Trésorerie : Traitement / Synthèse du jour, onglet Soldes du jour : Nous sommes le lundi 15 mars, les derniers extraits reçus doivent être à la date du vendredi 12 mars

5 Le rapprochement comptable La fiabilité des soldes restitués en Trésorerie est dépendante du rapprochement effectué en Comptabilité : celui-ci doit être lancé chaque jour, pour éviter des mouvements en doublon. Exemple 1 : Ecriture comptable non rapprochée Chèque au décaissement émis le 08/03, positionné en date d opération le 12/03. Le montant du chèque est débité le 12/03, il figure dans l extrait du 12/03 reçu le 15/03. Même si le rapprochement n est pas effectué en Comptabilité, seul le mouvement bancaire sera pris en compte dans le calcul des soldes (l écriture comptable est considérée comme échue, sa date d opération est à la date du dernier extrait reçu). Exemple 2 : Ecriture comptable non rapprochée Chèque au décaissement émis le 08/03, positionné en date d opération le 15/03. Le montant du chèque est débité le 12/03, il figure dans l extrait du 12/03 reçu le 15/03. Le rapprochement comptable n est pas lancé : le même montant est pris en compte 2 fois, en tant que mouvement bancaire et en tant que prévision comptable. Le rapprochement comptable est lancé : l écriture comptable n est alors plus prise en compte (seules les écritures comptables non rapprochées sont lues sur les journaux de trésorerie).

6 Remarque Lettrage Il est également impératif, lorsqu un règlement est saisi, de le lettrer avec la facture d origine. Dans le cas contraire, le montant figurerait en double en Trésorerie (prévision issue de l écriture de facturation et prévision issue de l écriture de règlement). Lorsque le règlement est partiel, un pré-lettrage permet de ne récupérer en trésorerie que le montant restant à régler. Remarque Actualisation Lorsque le dossier Trésorerie est ouvert, toute modification en Sage 100 Comptabilité doit être suivie d une actualisation des prévisions comptables, pour une prise en compte immédiate.

7 Traitement des prévisions échues Les prévisions échues ne sont pas intégrées dans le calcul des soldes. Il faut donc vérifier la raison pour laquelle la prévision est échue et, éventuellement, la décaler pour la réintégrer dans le calcul des soldes. Pourquoi les prévisions sont-elles échues? Prévision comptable échue non réglée Rappel : Une prévision comptable échue non réglée est une prévision comptable, issue d un journal autre que trésorerie (achat, vente, ), dont la date d opération est < à la date du jour. Explication Retard de paiement - le retard est maîtrisé (négociation d un délai, ). Retard de paiement - le retard n est pas maîtrisé (client douteux, ). Action Ré-estimer la date d opération et décaler la prévision comptable en conséquence. Il est préférable de ne pas décaler la prévision, afin de ne pas fausser la position de trésorerie à court terme. Prévision de trésorerie échue Prévision comptable échue non rapprochée Rappel : Une prévision de trésorerie échue est une prévision dont la date d opération est à la date du dernier extrait bancaire reçu. Une prévision comptable échue non rapprochée est une prévision comptable, issue d un journal de trésorerie, dont la date d opération est à la date du dernier extrait bancaire reçu. Explication Le rapprochement comptable n a pas été effectué, il existe un mouvement bancaire correspondant à l écriture comptable. La prévision comptable n est pas positionnée correctement en date d opération (par exemple, une remise de chèques positionnée à la date de constitution du bordereau et non à la date de dépôt). Action Rapprocher l écriture comptable avec le mouvement bancaire (la prévision ne doit plus être prise en compte dans les soldes). Ré-estimer la date d opération et décaler la prévision comptable en conséquence.

8 Où consulter les prévisions échues? Les prévisions échues peuvent être visualisées en Synthèse du jour, onglet Aujourd hui : Attention! Seules les prévisions de nature exploitation 1 sont affichées (les prévisions de nature financière, même échues, ne seront pas présentées ici). Comment décaler une prévision échue? Le décalage est proposé dans la liste (bouton Décaler). Indiquez la nouvelle date d opération estimée (date d exécution en banque du règlement). 1 La nature de flux de la prévision est rattachée à une catégorie : exploitation ou financière (voir A propos de / Options / Nature de flux).

9 Actions correctrices Equilibrage des comptes L étape suivante est l équilibrage des comptes, après : L intégration des extraits bancaires, Le rapprochement comptable, Le décalage éventuel des prévisions échues. L équilibrage des comptes consiste à transférer les excédents de trésorerie pour financer les comptes débiteurs, ce qui se traduit par : Eviter la coexistence de comptes débiteurs et créditeurs Orienter les décaissements et encaissements de manière à atteindre une position globale de trésorerie équilibrée. Eviter la coexistence de comptes débiteurs et créditeurs Un compte bancaire créditeur n est généralement pas rémunéré. Un compte bancaire débiteur est soumis à la commission de découvert et à la commission du plus fort découvert. Il est donc impératif d équilibrer les comptes bancaires (à la date du jour) par un virement de trésorerie interbancaire (entre 2 comptes de banques différentes, pour une même société) ou intragroupe (entre 2 comptes de même banque, pour 2 entités du groupe). Les soldes du jour sont visualisés en Synthèse du jour, onglet Aujourd hui. Le bouton Equilibrer permet d ouvrir l écran de saisie des virements de trésorerie : Un glisser / déposer 2 des comptes à équilibrer permet une génération automatique du virement correspondant : - Le compte créditeur est positionné en compte émetteur, - Le compte débiteur en compte destinataire, - Le montant calculé correspond au solde négatif, dans la limite du montant disponible sur le compte créditeur. Dès la saisie, l impact peut être visualisé en Soldes du jour (ainsi que dans les différents états d analyse disponibles en Synthèse : situation de trésorerie, situation nette, analyse des soldes). Le virement est effectivement créé après enregistrement. Il peut alors être télétransmis auprès de la banque via Sage 100 Moyens de paiement. 2 Il est possible également de sélectionner les 2 comptes bancaires puis de lancer la fonction Equilibrer les comptes, disponible dans le menu contextuel.

10 L impact du virement de trésorerie sur les soldes est immédiat Après équilibrage Orienter les décaissements et encaissements Pour corriger les soldes à court terme, il est possible d orienter les décaissements et encaissements à venir : par exemple effectuer la prochaine remise de chèques sur le compte Société Générale, fortement débiteur, plutôt que sur le compte Le Crédit Lyonnais, qui, lui, est créditeur sur toute la période. Cette réaffectation peut s effectuer à partir de la situation de trésorerie (le zoom propose la liste des prévisions composant le cumul : un bouton Réaffecter permet de modifier le compte bancaire) ou de la liste des prévisions. Le compte ainsi modifié sera affiché dans Sage 100 Moyens de paiement (zone Banque remise), au moment de constituer la remise. Vérification des autorisations de découvert L équilibrage doit être effectué dans la limite des découverts autorisés. La situation nette, en Synthèse du jour, onglet Tableaux de bord, met en évidence les éventuels dépassements :

11 Le dépassement du découvert autorisé est mis en évidence dans la colonne disponible. Dans ce cas, il peut être intéressant d utiliser l autorisation de découvert sur les banques BNP Paribas et Le Crédit Lyonnais pour éviter un dépassement sur la banque Société Générale (ce dépassement est probablement fortement majoré et peut, de surcroît, augmenter le montant du plus fort découvert). Exemple : Solde constamment débiteur mais pas de pointe. Solde à la fois débiteur et créditeur mais forte pointe en fin de mois, qui va générer une commission du plus fort découvert élevée.

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