PRISE DE FONCTION DU GESTIONNAIRE : LE VOLET INFORMATIQUE

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1 PRISE DE FONCTION DU GESTIONNAIRE : LE VOLET INFORMATIQUE Présentation : Ce dossier est destiné à tous les personnels débutants dans les services de gestion financière des EPLE. Il recense les informations utiles dès votre prise de fonction. Nous conseillons aux personnels nouvellement nommés de s appuyer sur l expérience et les compétences des personnels expérimentés exerçant dans le même regroupement comptable et aux nouveaux gestionnaires de solliciter si besoin le concours de leur tuteur. Ceci afin de faciliter l appropriation des connaissances métier liées à l exploitation des logiciels de gestion et des outils référencés dans ce document. 1. Je découvre mon environnement informatique Page 2 2. Les applications et référentiels métier de votre environnement de travail.page 8 3. La sécurisation de vos bases de données financières.. Page Communiquer avec le service informatique académique (SERIA) Page 17 Dossier rédigé par : Philippe Lemercier 1/18

2 1 - Je découvre mon environnement informatique Liste des applications financières et comptables pouvant être utilisées en établissement Application GFC (Gestion Financière et Comptable) Mysql GFC-Préparation Budgétaire GTI (Gestion des Tickets Informatisée) sous Windows XP Pro PRESTO (PREstations et STOcks) Portail Etablissement (application intranet -Web) D autres modules du portail peuvent être délégués au gestionnaire par le chef d établissement. GOSPEL (application web) PROGRè (application web) Applications privées éventuelles : Ciel paie EGIMO Turbo self, DMI solvance, Gapaie, Orcadia (Liste non exhaustive) Module Comptabilité Budgétaire année N-1 N 1 et année N Comptabilité Générale (N-1 et année N) et Compte Financier N-1 (si agence comptable) Régies (régies de Recettes et/ou régie d avances) Installation monoposte uniquement Gestion des stocks alimentaires Gestion des fournitures de bureau Gestion des produits d entretien Autres(s) stock(s) SCONET Bourses SCONET GFE (Gestion Financière des Elèves) EFCI (Echange de Fichiers Comptables Informatisés) en agence comptable Paie en EPLE (peu utilisé dans notre Académie) Gestion administrative et financière des GRETA Le SERIA n assure pas l assistance logicielle et technique pour ces logiciels privés. Il convient de souscrire un contrat d installation et de maintenanceauprès du dispositif d assistance mis en place par l éditeur. Implantation monoposte XP Serveur Horus Serveur web académique Serveur web national 2/18

3 1.2 - Renseignements portant sur le réseau administratif en établissement (HORUS) - Emplacement physique du serveur de gestion (serveur HORUS)? Sécurisation du local serveur à assurer - Qui fait fonction d administrateur du réseau administratif dans l établissement? Fonction «ADMETAB» pour la gestion des sauvegardes cartouche du serveur et des mises à jour des applications nationales. - Quel est mon identification utilisateur du réseau administratif? (Nom d utilisateur et mot de passe) - Est-ce que la gestion des sauvegardes automatiques quotidiennes des données du serveur sur support externe cartouche est assurée? Comment est-elle assurée (changement de cartouche, rangement cartouche)?, Identification permettant de me connecter au serveur administratif Ajouter une mention sur la force du mot de passe, et le renouvellement Jeu de 5 cartouches minimum permettant de remonter sur 1 semaine - Où sont rangées les cartouches de sauvegardes du serveur*? TRES IMPORTANT : Les sauvegardes sur cartouche des données du serveur ne dispensent pas les utilisateurs des applications GFC et PRESTO en réseau d effectuer et d organiser leurs propres sauvegardes par les outils logiciels spécifiques aux applicatifs (voir annexe1) - Quelles sont les personnels autorisés à traiter les mises à jour des applications nationales installées en réseau? Environnement des postes de travail et des applications nationales non web (les installations ou mises à jour POSTE SERVEUR doivent être effectuées avec un compte disposant des droits administrateur «ADMETAB») Les postes de travail monoposte ou station du réseau Horus sont en environnement XP PRO. Le serveur Horus : Système Linux Mandrake. HORUS est maintenu par un pole de compétence national de l Educ. Nat. situé à DIJON GFC : système bases de données MYSQL, GTI et PRESTO : Système bases de données INTERBASE 3/18

4 1.3 - Les références documentaires La documentation utilisateur Des documentations nationales ont été distribuées aux établissements au moment du déploiement des différentes applications. Depuis, la diffusion papier a souvent été abandonnée au profit d une aide en ligne proposée dans l applicatif. Dans ce cas, les documentations papier initiales ne sont plus à jour. Vous pouvez si besoin, rééditer le manuel utilisateur complet depuis les applications Menu Aide. Une aide en ligne est disponible dans toutes les applications, en cliquant sur le [?] des fenêtres de travail, ainsi que le manuel utilisateur en ligne (menu Aide du module concerné). GFC EFCI Préparation Budgétaire GTI SCONET-GFE Les documents utilisateurs des différents modules : Comptabilité Budgétaire Comptabilité Générale Régies Compte financier Administration GFC L aide en ligne Application WEB utilisée en agence comptable Le manuel «Préparation Budgétaire» est proposé dans l application La brochure jaune «GTI Windows Cas pratiques» La brochure rose «Guide d utilisation» Le dossier bleu est remis lors des formations Où? Une édition papier à jour de ces documentations est elle disponible dans l établissement? Dossiers complets disponibles sur l intranet académique rubrique divisions/services DEAE/Formations financières : Les régies, la méthode de l extourne Sont en ligne sur le site infos si eple rubrique «Documents et Info» : Des documentations traitant des approvisionnements GFC (24/4/08), du prélèvement automatique GFC (13/05/09 les fich info intendance les notices d installation des applications et mises à jour Dossiers complets disponible sur l intranet académique rubrique divisions/services DEAE/Formations financières/seminaires/efci Une édition papier à jour de ces documentations est elle disponible dans l établissement? Pas de version actualisée mise en ligne Pas de version actualisée mise en ligne Le document fil conducteur de GFE Le fil conducteur sconet bourses disponibles sur l intranet Infos Si EPLE rubrique formations. Documents de référence indispensable! PRESTO Le manuel Utilisateur et l aide en ligne Edition papier originale (11 /2005) non actualisée 4/18

5 L intranet académique : L espace infos-si si-eple : un espace dédié aux applications nationales métiers Cliquer sur rubrique SI-EPLE pour atteindre cet espace Accès au web mail académique Des informations importantes sont diffusées via ce site intranet 5/18

6 Les mises à jour des logiciels sont téléchargeables depuis ce site espace Infos -SI EPLE Mises à jour Sur ce site, vous trouverez également des informations, des documentations ainsi que des outils comme le logiciel de télémaintenance (UltraVNC) utilisé dans l académie de Rennes (Rubrique Outils). Le SERIA SI dépose des informations regroupées sous l appellation «fich infos Intendance» dans les boîtes Gestion. Ces fiches sont aussi disponibles dans l espace «Documents et Infos». Elles ne remplacent pas les notices d installation ou d utilisation mais elles sont destinées à informer les utilisateurs sur des points précis liés aux usages des logiciels. Elles sont souvent inspirées des demandes déposées sur la plateforme d assistance. 6/18

7 L intranet académique : la rubrique divisions et services/ Le service Informatique académique (SERIA) L entrée DEAE contient également des informations concernant le fonctionnement de certains modules de GFC (REGIES), certaines transactions (Approvisionnements, prélèvements automatiques, extourne) ou sur EFCI. Voir la rubrique formations financières. 7/18

8 2 - Les applications et référentiels métier de votre environnement de travail 2.1- Les applications métiers de l intendance Les applications distantes : le portail Etablissement Vous accéder au portail en vous connectant à l adresse suivante : (Adresse accessible depuis le sous réseau des personnels dans l établissement) Il s agit d applications WEB hébergées sur un serveur académique distant auquel vous vous connectez via un navigateur internet (Internet Explorer, Mozilla, Google Chrome) Vous vous connectez au portail avec votre identifiant académique (Identité + mot de passe) L application EFCI est destinée aux établissements support de regroupement comptable Les autres applications du domaine Scolarité ou Ressources humaines vous sont proposées après que le chef d établissement vous en ait donné délégation. La liste des applications qui vous est proposée dépend donc des délégations que le chef d établissement vous aura préalablement attribuées. 8/18

9 Les applications locales monoposte et réseau et les utilitaires (Ne sont listées ci-dessous que les icônes de travail des applications nationales, spécifiques à l Informatique de Gestion financière) Icône Application Observations Lancement de l application GFC monoposte ou réseau (Poste client) Cette icône (le lanceur) permet d afficher le menu GFC qui permet d accéder pour l exercice en cours ou précédent aux modules GFC préalablement installés en monoposte ou en réseau. Les modules non installés ou inaccessibles sont grisés. Outil de : - sauvegarde - restauration -optimisation Pour les applications en environnement Interbase installées en réseau Cette icône doit être présente sur au moins un poste client PRESTO Outil de : Pour les applications en environnement Interbase installées en monoposte (ex : GTI) - sauvegarde - restauration -optimisation Accès à PRESTO monoposte ou réseau Identification par défaut (PRESTO/PRESTO) Suivi de stock alimentaire et autres stocks, que l application soit en monoposte ou en réseau. Vous devez savoir si PRESTO est installé en monoposte ou sur le serveur administratif et s il existe un accès «CUISINE» à PRESTO. (utilisateur membre du groupe cuisine/horus) Savoir aussi si d autres stocks que le stock «alimentaire» sont gérés avec PRESTO (produits d entretien, fournitures administratives et autres stocks à votre convenance) 9/18

10 GTI (Gestion des Tickets Informatisée) Identification (GTI/gti) GTI est une application qui ne fonctionne qu en monoposte Ou Outil de télémaintenance UVNC Windows (ultra VNC) Cet outil permet la prise en mains à distance de votre poste de travail par les équipes d assistance du SERIA. Il doit être impérativement installé sur chaque poste de travail accédant à une application nationale. La connexion s effectue via l intranet académique. Il se peut que le logiciel ait bien été installé (vérifier s il figure dans Démarrer Programmes UltraVNC Server) mais sans le raccourci sur le bureau de Windows. Si l icône UltraVNC Server n est pas présente sur le bureau et si l outil n est pas dans la liste des programmes, vous devez installer la version mise à disposition sur l intranet académique portail INFOS SI EPLE rubrique Outils (Imprimer la notice d installation) Antivirus licence académique Année civile 2010 Utilitaire de sauvegarde GFC MYSQL 2010 : ne concerne que PBUD : Concernera toutes les modules GFC Antivirus sous licence académique Installation initiale par le DAIP (Dispositif d Assistance Informatique de Proximité) et mises à jour à partir de la console centralisée au niveau de chaque EPLE (stations de travail connectées au réseau de l établissement). Toutes les informations sont disponibles sur le site : Cet utilitaire permet d effectuer les traitements suivants sur les bases de données MySQL 2011 : - Sauvegarde - Restauration - Historique des opérations - Initialisation de la base - Suppression de la base. Permet dès Octobre 2010 de sauvegarder/restaurer Préparation Budgétaire 2011 puis tous les modules GFC 2011 à l issue du basculement 2010/ /18

11 3 : La sécurisation de vos bases de données financières En monoposte En réseau PRESTO et GTI PBUD 2010 PRESTO PBUD La sauvegarde s effectue avec l outil Men_svg local obligatoirement installé sur le poste de travail (voir annexe) IMPORTANT : toute sauvegarde effectuée par un simple «copier-coller» de la base est à proscrire. Les emplacements de sauvegarde peuvent être : clé USB ou disque externe Dans un dossier spécifique créé sur le disque de la station ou dans l arborescence partagée sur le serveur (Dossier G :\gestion) Dans le répertoire par défaut proposé par l outil de sauvegarde sur le disque de la station - La sauvegarde se fait avec l outil Men_svg Réseau installé sur le(s) poste(s) (voir annexe) IMPORTANT : toute sauvegarde par le biais d un simple «copier-coller» de la base est à proscrire la sauvegarde automatique sur cartouche des données du serveur ne justifie pas de négliger de sauvegarder les bases PRESTO et PBUD avec l outil «Men_Svg» la sauvegarde peut être archivée sur le support de votre choix GFC MYSQL Concerne PREPARATION BUDGETAIRE (PBUD) 2011 diffusé début octobre 2010 puis tous les modules GFC MYSQL à l issue du basculement d exercice 2010/2011 / A l issue du basculement d exercice GFC, les outils de maintenance des bases GFC ne seront plus proposés dans le module Administration GFC comme décrit ci après mais accessibles via ces 2 icônes monoposte ou réseau selon l implantation de vos modules GFC MYSQL. 11/18

12 Modules de GFC 2010 en environnement MYSQL Monoposte ou réseau Le lancement de la sauvegarde de la base de données est proposé dans le module «Administration Exercice en Cours» et «Administration Exercice Précédent» de GFC MYSQL version 2010 Il ne faut plus utiliser l outil MEN_SVG pour les modules de GFC Mysql ysql, vous sauvegarderiez ainsi les bases GFC obsolètes, dans leur situation avant le passage à la version GFC MYSQL GFC Ordo+ Compta générale + Régies + Cofi ADMINISTRATION EXERCICE ANTERIEUR ADMINISTRATION EXERCICE EN COURS vous pouvez également utiliser l icône de sauvegarde : La restauration d une base de données GFC MYSQL est une opération exceptionnelle consécutive le plus souvent à la survenance d un incident technique majeur. Cette opération est conditionnée à l accord préalable du niveau 2 du dispositif d assistance qui délivre le code permettant d activer la transaction. 12/18

13 Document annexe : Sauvegarde, Restauration et Optimisation des bases de données des applications nationales «Interbase» (PRESTO - GTI) En cliquant sur l icône MEN_Svg en mode Local ou en mode Réseau, vous obtenez cet écran : Le bouton Sauvegarde permet d effectuer une sauvegarde d une base. Le bouton Restauration permet d effectuer une restauration d une base. Le bouton Optimisation permet d effectuer de manière automatique une sauvegarde suivie immédiatement d une restauration d une base sans demande de mot de passe pour assurer l optimisation de cette base. Le bouton Historique permet de consulter toutes les opérations qui ont été effectuées avec ce module LISTE DES BASES PROPOSEES A LA SAUVEGARDE, A LA RESTAURATION OU A L OPTIMISATION Les bases de données des applications du Ministère de l Education nationale sont installées par le programme d installation. A chacune de ses opérations, le programme enrichit une base de données de contrôle en mémorisant le chemin du fichier de la base de données obtenu et l application à laquelle il se rapporte. Parallèlement, lors de la désinstallation, le programme supprime l information dans cette base de données de contrôle au fur et à mesure des désinstallations des applications. Attention : Ce système de sauvegarde ne s applique plus aux bases GFC année en cours et année précédente depuis le passage sous MYSQL au 31/12/ /18

14 1.2 - SAUVEGARDE D UNE BASE DE DONNEES Cliquer sur la case Sauvegarde Zone 1 Sélection base Sélectionner la base concernée par la sauvegarde Zone 2 Localisation image Sélectionner l emplacement où vous désirez mettre votre sauvegarde. Le choix Emplacement par défaut, n est accessible que pour des bases en réseau Zone 3 Commentaire Indiquer dans cette zone, un commentaire significatif que vous pourrez retrouver dans l historique Emplacement des images de sauvegarde Le but des sauvegardes étant de se prémunir d une défaillance du poste hébergeant les bases de données, il est important de ne pas stocker les images de sauvegarde sur la même machine que la base de données elle-même. De ce fait, le principe suivant est adopté : L outil de sauvegarde réseau propose comme emplacement par défaut le répertoire C:\Windata\Svg de la machine ayant lancé la sauvegarde. L outil de sauvegarde local ne propose pas d emplacement par défaut, afin de pousser l utilisateur à effectuer ses sauvegardes sur support externe Sauvegarde sur support externe Quelque soit le support utilisé, la sauvegarde doit tenir sur un seul exemplaire de ce support 14/18

15 1.3 - RESTAURATION DES BASES DE DONNEES Protection de l accès au module restauration Le but de l outil de sauvegarde/restauration est de pouvoir réagir après un incident matériel sur un poste (monoposte) ou sur le serveur (réseau). De ce fait, l accès à la partie restauration est protégé par la saisie d un mot de passe. Le principe est le même que pour la désinstallation d une application : mot de passe communiqué par le niveau adéquat du dispositif d assistance informatique, à partir d un code généré de manière aléatoire à chaque nouvelle utilisation. La demande de restauration doit être effectuée uniquement auprès de la plate forme d assistance informatique Principe de fonctionnement de la Restauration Le principe est identique à celui de la sauvegarde : Sélectionner d abord la base de données concernée Indiquer ensuite le répertoire où est localisé le fichier ZIP de sauvegarde Si ce répertoire est trouvé, s affichent dans la fenêtre, les images de sauvegardes avec date, heure et commentaires. Choisir votre image à restaurer puis cliquer sur le bouton Exécuter OPTIMISATION D UNE BASE DE DONNEES INTERBASE Principe de fonctionnement Cette fonction consiste à enchaîner une sauvegarde-restauration d une base de données sans demander de mot de passe. Elle se lance depuis l écran d accueil de l outil de sauvegarde. Le choix du bouton Optimisation amène sur un écran dans lequel il suffit de sélectionner l application dont vous voulez optimiser la (les) base(s) de données Test de connexion à la base de données Il n est pas possible de lancer une optimisation sur une base de données tant qu un utilisateur y est encore connecté. Le test qu aucun utilisateur n est connecté à l application est donc effectué deux fois dans l opération d optimisation : avant la sauvegarde et avant la restauration. En cas de blocage, vous obtenez le message suivant : 15/18

16 Chronologie Aucun mot de passe ne vous est demandé L application commence par procéder à une sauvegarde. Cette sauvegarde est stockée sur la machine qui a lancé l optimisation L application procède ensuite à la restauration de la base de données, si possible, elle génère une copie de la base de données avant de procéder à la restauration, comme il est indiqué dans la rubrique précédente de restauration. Enfin, il y a épuration du répertoire qui stocke les sauvegardes liées à l optimisation, pour ne conserver que les 5 plus récentes Message en fin d optimisation HISTORIQUE DES OPERATIONS Consultation Vous avez la possibilité de consulter les différentes opérations effectuées par l outil au niveau sauvegardes, restaurations et optimisations Procédure d épuration L écran historique propose un bouton Epuration qui permet de supprimer toutes les opérations relatives aux versions des applications qui ne sont plus installées. Quand vous cliquez sur le bouton Epuration, un message de confirmation vous indique la liste des applications qui ne sont plus installées et pour lesquelles l historique va être apuré : Le programme considère qu une application n est plus installée quand elle n a plus aucune base de données qui lui est rattachée. Précision : cette procédure d épuration efface les historiques mais elle ne supprime pas les fichiers de sauvegarde eux-mêmes. Il faut donc de temps en temps nettoyer les répertoires de stockage de ces fichiers en prenant soin de garder les plus récents. 16/18

17 4.1 - La boite «Gestion» du courrier électronique 4 - Communiquer avec le SERIA Un compte courrier électronique spécifique à la fonction "gestion en EPLE" a été créé dans l académie pour chaque établissement. Ce compte a pour objet de permettre aux gestionnaires de recevoir directement les courriers adressés par les services académiques. Il est donc vivement conseillé de consulter régulièrement cette boîte fonctionnelle. En parallèle, et automatiquement, tous les envois dans cette boîte sont dupliqués et acheminés vers la boîte "courrier électronique institutionnel" de l'établissement afin de respecter le principe de hiérarchie. La boîte fonctionnelle "gestion" est accessible de deux façons : - par l'intermédiaire du Webmail académique : outil simple à mettre en œuvre mais les messages ne sont pas stockés sur le poste de travail. Se connecter à l'adresse Ce service est accessible à partir de n importe quel ordinateur, dans ou hors établissement, disposant d une connexion internet. Un identifiant et un mot de passe sont demandés : Identifiant : gn établissement [ex : g d] Mot de passe provisoire : code établissement, saisir la lettre en minuscules [ex : d] NB : Ce mot de passe initial est provisoire ; il a dû être changé ; si ce n est pas le cas, il faut le changer impérativement en cliquant sur le menu «Options», puis sur le bouton «mot de passe». Pour choisir un mot de passe sûr : Se connecter sur avec votre identifiant provisoire, puis consulter fenêtre Focus en utilisant un client de messagerie : outil qui permet de stocker les messages sur son poste de travail Il faut au préalable paramétrer le compte «gestion» sur le poste de travail. Le client de messagerie (THUNDERBIRD préconisé) est recommandé pour une utilisation régulière de la messagerie. Il est déconseillé d utiliser le WEBMAIL pour gérer le transfert et la récupération des fichiers de données financières entre les établissements d un regroupement comptable sous forme de pièce jointe à un courriel (fichiers de transfert de données GFC ou SCONET GFE). L utilisation d un client de messagerie est beaucoup mieux appropriée car plus fonctionnelle. De même ces fichiers GFC ou SCONET GFE (fichier des créances constatées et fichier des règlements des bourses et aides) sont à déposer soit sur la boite gestion ou sur la boite personnelle de l agent comptable ou du gestionnaire du domaine ac-rennes.fr. Il faut éviter de faire transiter ces données financières sensibles sur les boites d autres personnels ou sur des boites créées auprès de fournisseurs d accès (FAI) hors domaine Education Nationale. La gestion de ces échanges exige une organisation rigoureuse afin d éviter les confusions lors de l envoi, la réception ou la récupération des données. La boite Gestion doit être activée et opérationnelle sur le poste de travail du gestionnaire de l établissement. Dans le cas où la boite Gestion ne serait pas créée ou ne fonctionnerait plus, il faut signaler cette situation en sollicitant l aide du dispositif d assistance informatique. (Courriel : assistance@ac-rennes.fr). 17/18

18 2.1 - Description du dispositif : Le dispositif d assistance informatiquei : Le dispositif d assistance informatique, mis en place depuis 2002, est basé sur le principe d un guichet unique : La plateforme d assistance Cette structure située à Rennes, prend en compte les demandes d assistance des trois académies suivantes : Caen, Nantes, Rennes. Toute demande d assistance informatique doit être effectuée exclusivement par ce point d entrée unique. L objectif est d assurer un suivi de bout en bout du dossier que la demande soit technique ou fonctionnelle à partir du moment où cela concerne le domaine de l informatique. L assistance strictement «métier» ne relève pas de ce dispositif Organisation des modes de sollicitation - Les moyens numériques sont à privilégier : Le formulaire en ligne (authentification facilitée de la personne) : Le message électronique : assistance@ac-rennes.fr en n oubliant pas de signer le message (utiliser l adresse électronique du domaine ac-rennes.fr) Dans tous les cas, bien préciser l objet de la demande, le contexte, le message d erreur, les coordonnées de la personne à contacter etc... Le suivi du dossier par le demandeur est possible dans le cadre du formulaire en ligne Informations détaillées sur le dispositif d assistance informatique - L intranet académique rubrique Rectorat/divisions et services/seria/assistance : 18/18

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