MARCHE DE SERVICES PAR ADJUDICATION

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1 ECOLE RÉGIONALE D ADMINISTRATION PUBLIQUE 35, RUE CAPITAINE CRESPEL 1050 IXELLES MARCHE DE SERVICES PAR ADJUDICATION CAHIER SPECIAL DES CHARGES relatif à la location d une salle de cours en vue d y animer des demijournées de formation et prestations connexes. Dépôt des offres : au plus tard le 12 mars à 10h00 1

2 PLAN Chapitre 1. Pouvoir adjudicateur... 3 Section 1. Identification... 3 Section 2. Fonctionnaire dirigeant... 3 Section 3. Informations complémentaires... 3 Chapitre 2. Objet du marché... 3 Section 1. Définition... 3 Chapitre 3. Mode de passation... 4 Chapitre 4. Sélection qualitative... 4 Section 1. Dispositions générales... 4 Section 2. Clauses d exclusion... 4 Section 3. Capacité financière... 4 Chapitre 5. Rédaction et dépôt de l offre... 5 Section 1. Modèle de soumission... 5 Section 2. Variantes... 6 Section 3. Dépôt de l offre... 6 Section 4. Ouverture des offres... 6 Section 5. Délai de validité... 7 Chapitre 6. Procédure d attribution... 7 Chapitre 7. Prix... 7 Section 1. Mode de détermination des prix... 7 Section 2. Vérification des prix... 7 Section 3. Énoncé des prix... 7 Section 4. Éléments inclus dans le prix... 8 Section 5. Révision des prix... 8 Chapitre 8. Description des missions prescriptions techniques... 8 Section 1. Dispositions générales... 8 Section 2. Missions et périodicité... 8 Chapitre 9. Exécution... 9 Section 1. Cautionnement... 9 Section 2. Élection de domicile... 9 Section 3. Réception... 9 Section 4. Paiement des prestations Chapitre 10. Dispositions diverses Section 1. Réglementation applicable au présent marché Section 2. Compétence juridictionnelle et législation applicable Section 3. Cession de créance par l adjudicataire

3 Chapitre 1. POUVOIR ADJUDICATEUR Section 1. Identification Article 1. Le pouvoir adjudicateur est l Ecole Régionale d Administration Publique (ERAP), représentée par son Conseil d administration situé au rue Capitaine Crespel 1050 Ixelles. Section 2. Fonctionnaire dirigeant Article 2. Le fonctionnaire dirigeant, au sens des articles 1 er et 2 du cahier général des charges, est Madame Valérie DIERKENS, Directrice. Le fonctionnaire dirigeant est habilité à contrôler l exécution du marché et à donner toutes les directives devant permettre la bonne exécution du marché. Le fonctionnaire dirigeant a la qualité de représentant du pouvoir adjudicateur, mais n a pas de pouvoir propre de décision. Le fonctionnaire dirigeant n est donc pas compétent pour, par exemple, commander des services complémentaires ou pour signer d éventuels avenants. Section 3. Informations complémentaires Article 3. Des informations complémentaires relatives à la procédure peuvent être obtenues auprès de Madame Sophie DE COSTER : 02/ Chapitre 2. OBJET DU MARCHE Section 1. Définition Article 4. Le présent marché vise à la location d une salle destinée à accueillir 30 participants durant des demijournées de formation. L objet du marché est plus amplement détaillé au chapitre 8 ci-après. 3

4 Chapitre 3. MODE DE PASSATION Article 5. Le mode de passation retenu est l adjudication publique. Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant déposé l offre régulière respectant les prescrits du cahier des charges sur la base du seul critère de prix. Chapitre 4. SELECTION QUALITATIVE Section 1. Dispositions générales Article 6. Le recours à la sous-traitance est exclu. Section 2. Clauses d exclusion Article 7. Le soumissionnaire est tenu de joindre à son offre une déclaration sur l honneur (annexe 1) attestant qu il ne se trouve dans aucun des cas visés à l article 69 de l arrêté royal du 8 janvier Le modèle de déclaration sur l honneur figure en annexe au présent cahier spécial des charges. En cas d association momentanée, chaque membre doit remplir et signer l attestation sur l honneur. Article 8. L article 69bis de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 concernant la vérification de la conformité en matière d obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale est d application. Le caractère récent des documents visés ci-dessus est établi dans la mesure où ces derniers datent de moins de six mois par rapport à la date ultime du dépôt des offres. Section 3. Capacité financière Article 9. Le soumissionnaire joindra à son offre une déclaration bancaire dont il ressort qu il est apte à exécuter le marché au vu de sa capacité financière. Le modèle de déclaration bancaire est joint en annexe 2 au présent cahier. 4

5 Chapitre 5. REDACTION ET DEPOT DE L OFFRE Section 1. Modèle de soumission Article 10. Les offres seront soit envoyées par courrier (une lettre recommandée est conseillée), soit déposées en main propre auprès du pouvoir adjudicateur. Article 11. Si l offre est introduite sous format papier, le soumissionnaire établit son offre sur les formulaires de soumission et de l inventaire récapitulatif, annexés (annexe 3) au présent cahier spécial des charges. Il peut utiliser un formulaire différent mais supporte, dans ce cas, la charge et la responsabilité de la parfaite concordance entre ces documents ; c est la raison pour laquelle il doit alors attester de la conformité du document utilisé avec le modèle prévu au présent cahier spécial des charges. L offre est glissée dans une enveloppe fermée. L enveloppe doit porter l'indication de la date de la séance d'ouverture des offres, les mentions relatives au projet concerné, la référence du cahier spécial des charges. Cette enveloppe est glissée dans une deuxième enveloppe portant les mentions suivantes : - le mot «offre» dans le coin supérieur gauche; - à l endroit prévu pour l adresse du destinataire : Ecole Régionale d Administration Publique A l attention de Madame Valérie Dierkens, Directrice 35, Rue Capitaine Crespel 1050 Ixelles Article 12. Du fait de l introduction de son offre, le soumissionnaire accepte expressément toutes les conditions du cahier général et du cahier spécial des charges. Il renonce à toutes conditions telles que ses propres conditions de vente, même si elles figurent sur l une ou l autre annexe de son offre. Toute réserve ou tout non-engagement sur l une des dispositions de réglementation applicable au présent marché telle que décrite ci-devant ou sur l une des dispositions du présent cahier spécial des charges est réputée non écrite. Article 13. Les offres, ainsi que leurs annexes, sont rédigées en français ou en néerlandais. Article 14. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux, et ne peut donc pas être divulguée. 5

6 Article 15. Un exemplaire portera, sur chaque feuille, d une manière apparente, la mention «ORIGINAL», inscrite dans le coin supérieur droit. L autre exemplaire portera, sur chaque feuille, la mention «COPIE». En cas de discordance entre les exemplaires, celui portant la mention «ORIGINAL» fait foi. L exemplaire «COPIE» peut être obtenu par photocopie ou par tout autre procédé de reproduction. Article 16. Par le dépôt de l'offre, tous les éléments qui y sont contenus, deviennent contractuels lors de la conclusion du marché. Le non-respect de ces éléments contractuels donnera lieu à l'application des mesures prévues au Cahier général des charges. Tout autre document fourni sur initiative du soumissionnaire ne sera pas pris en compte pour l attribution du présent marché. Section 2. Variantes Article 17. Les variantes libres sont autorisées. Section 3. Dépôt de l offre Article 18. Pour être valable, l offre doit être datée et signée par la (les) personne(s) habilitée(s) à engager la société. Si le soumissionnaire est une personne morale, il joint à son offre une copie de statuts et la preuve que le signataire a la compétence pour ce faire. Article 19. Lorsque le soumissionnaire est une association sans personnalité juridique formée entre plusieurs personnes physiques ou morales, l offre est signée par chacune d entre elles. Celles-ci s engagent solidairement et désignent celle d entre elles qui sera chargée de représenter l association vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Section 4. Ouverture des offres Article 20. La séance publique d ouverture des offres a lieu le 12 mars 2013 à 10h00 dans les locaux de l Ecole Régionale d Administration Publique, sis Rue Capitaine Crespel, 35 à 1050 Ixelles. Toute offre doit parvenir au plus tard avant que le président de la séance d'ouverture des offres ne déclare la séance ouverte. 6

7 Section 5. Délai de validité Article 21. En application de l article 116 de l arrêté royal du 8 janvier 1996, les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant un délai de 90 jours calendrier, prenant cours le lendemain du jour de la séance d ouverture des soumissions. Chapitre 6. PROCEDURE D ATTRIBUTION Article 22. Le marché sera attribué au soumissionnaire sur base du seul critère du prix. Article 23. Conformément à l article 18 de la loi du 24 décembre 1993, il est rappelé que le pouvoir adjudicateur a la faculté de ne pas attribuer le présent marché et/ou de le recommencer, le cas échéant, suivant un autre mode. Chapitre 7. PRIX Section 1. Mode de détermination des prix Article 24. Le soumissionnaire remet un prix global et forfaitaire par demi-journée de location en ce compris les prestations connexes. Section 2. Vérification des prix Article 25. L article 88, 2 et 3, de l arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics est rendu applicable au présent marché. Sur demande écrite du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire fournira, préalablement à l attribution du marché, toutes indications destinées à permettre la vérification des prix offerts. Section 3. Énoncé des prix Article 26. Les montants sont exprimés en euros, en toutes lettres et en chiffres, et HTVA. 7

8 Le prix qui doit être présenté dans l offre doit correspondre à une demi-journée de location de salle de cours en ce compris les prestations connexes. Section 4. Éléments inclus dans le prix Article 27. Le soumissionnaire reconnaît avoir une connaissance complète et parfaite des services à prester. Sont notamment inclus dans le prix du marché, les frais inhérents à la participation du prestataire de services tels que : les frais administratifs et de secrétariat ; les frais d accueil ; réception de documents ;les frais de réception ; les assurances ; Section 5. Révision des prix Article 28. Le présent marché n est pas soumis à révision. Chapitre 8. DESCRIPTION DES MISSIONS PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Section 1. Dispositions générales Article 29. Objectifs : Le présent marché vise à la location de demi-journées d une salle de cours pouvant accueillir 30 participants et 2 intervenants. Le local doit être équipé de matériel multimédia tel que PC et projecteur multimédia ainsi qu un tableau blanc et/ou un flipshart. Un accueil en français et/ou en néerlandais doit être prévu entre 08h00 et 08h30 pour diriger les participants vers le lieu du cours. Un café et/ou un thé doivent être à disposition des étudiants. Les documents afférents à la session de cours doivent pouvoir être déposés la veille. Une liste des présences doit être disponible dans la salle au début de chaque demi-journée de cours et faxée au 02/ ou envoyée par dès la fin du cours. La salle de cours doit être accessible à moins de 15 minutes à pied de l école (rue Capitaine Crespel, 35 à 1050 Ixelles) et à proximité d une station de transport en commun bruxellois. Les échanges entre le pouvoir adjudicateur et l adjudicataire se feront en français. Section 2. Missions et périodicité Article 30. 8

9 La location des salles se ventilent en plusieurs périodes de 10 matinées consécutives de 08h30 à 12h30. Un service d accueil doit être prévu de 08h00 à 08h30. Le nombre présumé de demi-journées est de 300 sur la période totale du marché, soit de 36 mois. Chapitre 9. EXECUTION Section 1. Cautionnement Article 31. L adjudicataire constituera un cautionnement dont le montant est fixé à 5% du montant total du marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d euros supérieure. Dans les trente jours de calendrier qui suivent la conclusion du marché, l adjudicataire est tenu d apporter la preuve de la constitution du cautionnement. Article 32. A la demande de l adjudicataire, le cautionnement est libéré à la réception de l ensemble des prestations, soit à l issue des 3 ans de vie du présent marché. Section 2. Élection de domicile Article 33. Pour l'exécution du marché, les différents membres constituant l'équipe qui réalise le marché élisent domicile à l'adresse indiquée dans le formulaire d'offre, où sera adressée toute correspondance du pouvoir adjudicateur. L attributaire désigne une personne de contact privilégiée à l égard du pouvoir adjudicateur. En cas d'offre faite par une société momentanée, celle-ci doit, dès le dépôt de son offre, désigner un représentant entre les mains duquel les paiements seront valablement effectués par le pouvoir adjudicateur. Section 3. Réception Article 34. Chaque rapport rédigé est communiqué par le prestataire de services à la direction et au responsable «finances» à l ERAP, par courrier électronique en respectant les délais précisés à la section 1 du présent chapitre. Il est réputé approuvé pour autant que l ERAP n ait pas signifié son refus d approbation au prestataire de services dans un délai de 15 jours calendrier en suite de sa communication. 9

10 Section 4. Paiement des prestations Article 35. Les déclarations de créances, des locations de salle et prestations connexes seront envoyées, pour le 7 du mois suivant, par voies électroniques aux adresses suivantes et Article 36. Le paiement a lieu dans un délai de 50 jours de calendrier à compter de la réception de la déclaration de créance, pour autant que le pouvoir adjudicateur ait été mis, dans les délais prévus, en possession des autres documents exigés. Les 50 jours précités visés à l article 15 du cahier général des charges constituent un délai de paiement et non un délai de contestation des déclarations de créance. La facture doit être libellée en EURO. Article 37. En cas de retard de paiement, les sommes s imputent d abord sur le principal, puis sur les intérêts. Article 38. Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent en aucun cas être communiquées à des tiers sans l autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence à l appui d autres appels d offres. 10

11 Chapitre 10. DISPOSITIONS DIVERSES Section 1. Réglementation applicable au présent marché Article 39. Le présent marché est notamment soumis à : La loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services ; L'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics ; L'arrêté royal du 26 septembre 1996 relatif aux règles générales d exécution et son annexe constituant le cahier général des charges ; La réglementation applicable à la politique de cohésion pour la période L énumération qui précède a pour unique objectif de faciliter le travail du soumissionnaire ou de l attributaire. Elle est faite à titre purement indicatif. Le pouvoir adjudicateur ne prétend par conséquent pas que cette énumération est exhaustive et sa responsabilité ne peut se voir engagée du fait d erreurs ou d omissions dans l énonciation des normes ou documents qui précèdent. Article 40. Le soumissionnaire s engage, jusqu à la complète exécution du marché, à respecter les 8 conventions de base de l OIT, en particulier : 1. L interdiction du travail forcé (conventions n 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n 105 sur l abolition du travail forcé, 1957) ; 2. Le droit à la liberté syndicale (convention n 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948) ; 3. Le droit d organisation et de négociation collective (convention n 98 sur le droit d organisation et de négociation collective, 1949) ; 4. L interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n 100 sur l égalité de rémunération, 1951 et n 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958) ; 5. L âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n 138 sur l âge minimum, 1973), ainsi que l interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999). Section 2. Compétence juridictionnelle et législation applicable Article 41. Les tribunaux de l arrondissement judiciaire de Bruxelles sont seuls compétents pour connaître de tout litige relatif à l exécution du présent marché (en ce compris de son cautionnement) et/ou à l interprétation des dispositions du cahier spécial des charges. Cette clause demeure valable en cas de litispendance, connexité ou d appel en garantie. 11

12 Article 42. Le droit belge est d application à l exclusion de tout autre. Section 3. Cession de créance par l adjudicataire Article 43. Conformément à l article 23 de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics, toute cession de créance, expressément autorisée par ledit article, doit être signifiée par lettre recommandée à l adresse suivante : Ecole Régionale d Administration Publique A l attention de Madame Valérie Dierkens, Directrice 35, Rue Capitaine Crespel 1050 Ixelles Pour être valable, la signification doit être effectuée au plus tard en même temps que la demande en paiement du cessionnaire. 12

13 Annexe 1 : Déclaration sur l'honneur I. Identification du pouvoir adjudicateur Ecole Régionale d Administration Publique (ERAP) II. Identification du marché Marché de services relatif à la location d une salle de cours en vue d y animer des demi-journées de formation et prestations connexes. - le soussigné (personne physique): (nom, prénoms et qualité) Nationalité : Ou bien - la personne morale : (raison sociale ou dénomination, forme, nationalité) Représentée par le(s) soussigné(s) : (nom(s), prénoms et qualité) Ou bien - les soussignés : (pour chacun, mêmes indications que ci-dessus) en société momentanée pour le présent marché, déclare(nt) sur l honneur ne se trouver dans aucune des situations visées par les causes d exclusion reprises à l article 69 de l Arrêté Royal du 8 janvier 1996 et s engage(nt) à produire à la demande du pouvoir adjudicateur les documents et preuves nécessaires Fait à, le Le soumissionnaire, 13

14 Annexe 2 : Déclaration bancaire Concerne : Marché de services relatif à la location d une salle de cours en vue d y animer des demi-journées de formation et prestations connexes. Relation financière banque-client Nous confirmons par la présente que (raison sociale et siège social du soumissionnaire) est notre client(e) depuis le.(date). Les relations financières que nous entretenons avec (raison sociale du soumissionnaire) nous ont jusqu'à ce jour. (date) donné entière satisfaction. Sur la base des données dont notre banque dispose actuellement, nous n'avons eu à constater aucun élément négatif et (raison sociale du soumissionnaire) dispose au stade actuel de la capacité financière lui permettant de mener à bien les prestations pour lesquelles il a l'intention de se porter soumissionnaire... (raison sociale du soumissionnaire) jouit de notre confiance. Notre banque est disposée à examiner une demande de cautionnement en vue de l'exécution du marché par (raison sociale du soumissionnaire). La présente est délivrée sans restriction ni réserve de notre part. Fait à.., le.. Signature 14

15 Annexe 3 : Formulaire d offre Ecole Régionale d Administration Publique 35, Rue Capitaine Crespel 1050 Ixelles Téléphone : Fax : OFFRE relative au Cahier spécial des charges n 2012/XXXXXXXXXXXXXX MARCHE DE SERVICES PAR ADJUDICATION RELATIF A LA LOCATION D UNE SALLE DE COURS EN VUE D Y ANIMER DES DEMI-JOURNEES DE FORMATION ET PRESTATIONS CONNEXES La personne morale ou la personne physique (dénomination complète) dont l adresse est : (rue) (code postal et commune) (pays) immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro : et pour laquelle Monsieur/Madame (*) (nom) (fonction) domicilié(e) à l adresse : (rue) (code postal et commune) (pays) agissant comme soumissionnaire ou fondé de pouvoirs, signe ci-dessous et s engage à exécuter conformément aux clauses et conditions du cahier spécial des charges «XXXXXXXXX» le service faisant l objet dudit document, au prix global, indiqué en lettres et en chiffres, libellés en EURO, hors TVA, de : 15

16 en lettres et en chiffres en EURO auquel il y a lieu d ajouter la T.V.A., soit un montant de : en lettres et en chiffres en EURO ce qui donne un prix global, T.V.A. incluse, de : en lettres et en chiffres en EURO Le prix renseigné ci-dessus soit,.. TVAC par mois. L organisme de paiement du pouvoir adjudicateur payera les sommes dues par virement ou versement sur le compte n : IBAN BIC Toutes correspondances concernant l exécution du marché doit être envoyée à l adresse suivante : (rue) (code postal et commune) (n de téléphone et de fax) Les annexes sont au nombre de. Fait : A Le 20. Le soumissionnaire ou le fondé de pouvoirs : (nom) (fonction) (signature) 16

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