Gestion des lettres d information

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1 Gestion des lettres d information Documentation utilisateur Gestion des lettres d information Comptanoo - 27/09/ Page 1/10

2 Sommaire SOMMAIRE... 2 I PARAMETRAGE DE L APPLICATION... 3 A - ADRESSE D'EXPEDITION... 3 B - URL DE LA PAGE DE TRACKING... 3 C - URL DE LA PAGE DE TRACKING D'OUVERTURE... 3 D - URL DE L'IMAGE DE TRACKING... 3 E - URL DE LA PAGE DE DESINSCRIPTION... 3 F - IDENTIFICATION REQUISE... 3 II CREATION D UNE LETTRE D INFORMATION... 4 A - ÉTAPE 1 / 5 : DEFINITION DE LA LETTRE D'INFORMATION... 4 B - ÉTAPE 2 / 5 : REDACTION DU MESSAGE... 4 C - ÉTAPE 3 / 5 : SELECTION DES DESTINATAIRES... 4 D - ÉTAPE 4 / 5 : TEST D'ENVOI... 4 E - ÉTAPE 5 / 5 : ENVOI... 5 III GESTION DE VOS LETTRES D INFORMATION... 5 A - RECHERCHE D'UNE LETTRE ENREGISTREE... 5 B - AJOUT, MODIFICATION... 5 C - SUPPRESSION... 5 IV GESTION DE VOS ABONNES... 6 A - CATEGORIES... 6 B - IMPORT... 6 C - MODIFICATION DE LA FICHE D UN ABONNE... 9 V SUIVI STATISTIQUE... 9 VI QUESTIONS FREQUENTES... 9 A - POURQUOI LE TAUX D'OUVERTURE DE MES LETTRES EST-IL SI BAS?... 9 B - POURQUOI LE NOMBRE D'ABONNES SELECTIONNES POUR MA LETTRE A-T-IL DIMINUE? C - POURQUOI LE NOMBRE DE CLICS OU D'OUVERTURES D UN ENVOI A-T-IL DIMINUE? D - POURQUOI TOUTES LES DATES D'ENVOI N'APPARAISSENT-ELLES PAS DANS LA PAGE DE SUIVI? Documentation utilisateur Gestion des lettres d information Comptanoo - 27/09/ Page 2/10

3 I Paramétrage de l application A - Adresse d'expédition Adresse qui apparaîtra dans le champ "De:" de la lettre d'information chez les destinataires. Un choix judicieux de celle-ci (comme pour l objet) permettra d optimiser le taux d ouverture de votre lettre. B - URL de la page de tracking Adresse de la page servant à comptabiliser les clics (par défaut <répertoire d'installation>/acces/newsletter/tracking.aspx). C - URL de la page de tracking d'ouverture Adresse de la page servant à comptabiliser les ouvertures de mails (par défaut <répertoire d'installation>/acces/newsletter/trackingimg.aspx). D - URL de l'image de tracking Adresse de l'image servant à comptabiliser les ouvertures. Idéalement il s'agira d'un carré de 1 pixel de large, la même couleur que la couleur de fond de votre lettre d'information afin d'être invisible pour le destinataire. (De toute façon, la lettre d'information ne contiendra qu'un pixel de cette image, la contrainte sur la taille de l'image vise uniquement à accélérer son transfert) E - URL de la page de desinscription Adresse de la page par laquelle vos abonnés peuvent se desinscrire d une lettre d information (par défaut <répertoire d'installation>/acces/newsletter/desinscrire.aspx). F - Identification requise Cochez cette case si vous souhaitez qu un utilisateur doive s identifier pour accéder à l application. Si cette option est activée, toute tentative d afficher une page de l application sans s être au préalable identifié ramènera l utilisateur à la page de connexion. Vous pouvez également choisir l identifiant et le mot de passe de connexion. Documentation Gestion des lettres d information Comptanoo - 27/09/ Page 3/10

4 II Création d une lettre d information A - Étape 1 / 5 : Définition de la lettre d'information Choisissez le nom de la lettre, ainsi que sa description. Elles vous permettront de la retrouver parmi toutes celles que vous avez enregistrées. B - Étape 2 / 5 : Rédaction du message Rédigez votre message dans la zone de saisie, en mettant votre texte en forme comme vous le souhaitez grâce aux boutons situés au-dessus. En plus du contenu classique, des images et des liens hypertexte, vous pouvez ajouter des variables spécifiques au destinataire grâce aux boutons placés sous la zone de saisie du texte. Ceux-ci insèrent des textes du type $nom$, $prenom$, etc. qui, lors de l'envoi de la lettre, seront remplacées par les valeurs de la variable correspondante pour chaque abonné. Profitez-en pour personnaliser au maximum vos lettres d'information, le destinataire sera forcément plus attentif s'il a l'impression que vous vous adressez directement à lui. Enfin, ajoutez en fin de message un lien de desinscription par le bouton du même nom. Celui-ci est en effet obligatoire pour ce type de mail Une fois votre message rédigé, enregistrez-le. A partir de ce moment, votre lettre est présente dans la liste de vos lettres, et vous pourrez à tout moment y accéder. C - Étape 3 / 5 : Sélection des destinataires Vous pouvez ici choisir à qui vous souhaitez envoyer votre lettre d'information selon plusieurs critères : - Entrez les premières lettres du nom des destinataires - Entrez le numéro du département des destinataires - Choisissez la ou les catégorie(s) auxquelles les destinataires doivent appartenir. Vous pouvez bien entendu combiner ces critères, ou n'en remplir aucun (auquel cas tous les abonnés actifs et non désinscrits de cette lettre seront sélectionnés). D - Étape 4 / 5 : Test d'envoi En entrant votre adresse et en cliquant sur "Envoyer le mail de test", vous recevrez un exemplaire "test" de votre lettre d'information afin de vous rendre compte de ce que vos destinataires recevront. Les variables spécifiques aux abonnés sont remplies à partir d'un abonné test. Testez également à partir de ce mail les fonctionnalités de statistiques (ouverture du mail et clics sur les liens), vous aurez la possibilité de supprimer les statistiques que vous aurez générées par ce biais pour ne pas fausser les véritables données par la suite. Documentation Gestion des lettres d information Comptanoo - 27/09/ Page 4/10

5 E - Étape 5 / 5 : Envoi Une fois que vous êtes arrivé à cette étape, il vous reste à choisir à combien de destinataires vous souhaitez envoyer votre lettre pour l'instant. L'application vous rappelle combien d'abonnés vous avez sélectionné, et vous demande à combien d'entre eux vous souhaitez envoyer le mail. Cette fonctionnalité vous permet par exemple d'envoyer la lettre d'information à un échantillon de personnes pour observer leur réaction par le biais du suivi statistique, voire même leur demander leur avis, avant de généraliser l'envoi à l'ensemble de vos abonnés. Elle offre également la possibilité de ne pas envoyer en bloc des milliers de mails mais de partitionner l'envoi pour ne pas surcharger le serveur. Si vous choisissez effectivement de partitionner l'expédition des mails, l'application mémorise les abonnés à qui vous avez déjà envoyé la lettre d'information, et ceux à qui vous comptez le faire. En revenant par la suite sur cette lettre, cette sélection sera automatiquement rechargée, et ce tant que vous n'aurez pas envoyé votre lettre à tous les destinataires sélectionnés. Cependant, si vous souhaitez remettre à zéro cette sélection, il suffit de lancer une nouvelle recherche de destinataires (en cliquant sur la loupe de l'étape 3). III Gestion de vos lettres d information A - Recherche d'une lettre enregistrée Tapez le début de son nom, et cliquez sur le bouton Rechercher. Les lettres correspondant à votre recherche s'affichent alors. B - Ajout, modification L'ajout et la modification d'une lettre suivent le même principe que sa création. C - Suppression Pour supprimer une lettre, cliquez simplement sur la croix en face de son nom. Attention : la suppression d'une lettre entraîne automatiquement la perte de toutes les statistiques la concernant. Documentation Gestion des lettres d information Comptanoo - 27/09/ Page 5/10

6 IV Gestion de vos abonnés A - Catégories Vous pouvez créer jusqu à 32 catégories pour classer vos abonnés afin de les sélectionner plus facilement et ne leur envoyer que les lettres d information les concernant (par exemple, une catégorie Clients, une catégorie Partenaires, ). partie. La suppression d une catégorie n entraîne pas la suppression des abonnés en faisant La création d au moins une catégorie est obligatoire avant de procéder à un import d abonnés depuis un fichier Excel. B - Import Vous pouvez importer des fichiers d'abonnés depuis Excel. Pour cela, enregistrez-les au format.csv (fichier texte dans lequel les champs sont séparés par des points-virgules). Les différentes informations que vous pouvez importer sont les suivantes: - Nom - Prénom - Adresse - Boîte postale (BP) - Code postal (CP) - Ville - Numéro de téléphone (Tel) - - Fonction (au sein de l entreprise) - Entreprise - Informations complémentaires (Infos) Auxquelles s ajoutent les différentes catégories que vous aurez créées au préalable (en turquoise dans la liste). L'import sur base sur l'adresse mail pour savoir s'il s'agit d'un nouvel abonné ou d'un abonné déjà existant. Dans le cas d'un abonné déjà existant, ses informations sont simplement mises à jour. La page d'import vous permet de spécifier quelles colonnes vous importez, et dans quel ordre. Passez dans la liste de droite les types de colonnes que votre fichier contient, et placez-les dans l'ordre de votre fichier (peu importe si vos colonnes ont une appellation différente, l'application se contente de leur contenu). Si un abonné a un "oui" ou un "1" dans la colonne correspondant à une catégorie, il sera ajouté à cette catégorie. Si vous avez des colonnes supplémentaires après celles correspondant aux champs à importer, elles seront simplement ignorées lors de l import. En revanche, si une ligne contient Documentation Gestion des lettres d information Comptanoo - 27/09/ Page 6/10

7 moins de colonnes que le nombre de colonnes attendues, elle ne sera pas ajoutée à la base de données. Si les noms des colonnes sont présents en entête sur la première ligne du fichier, cochez la case pour ignorer cette ligne et ne commencer l'importation des abonnés qu'à la deuxième ligne. Suite à l'importation, un message vous informe du nombre d'abonnés ajoutés ou modifiés et, le cas échéant, des erreurs rencontrées. Exemples : 1) Pour importer ce fichier : Il faut paramétrer l application comme ceci : On place donc les colonnes dans l ordre où elles apparaissent dans le fichier, même si elles ne portent pas le même libellé. En effet, seul l ordre des informations est pris en compte par l application. Documentation Gestion des lettres d information Comptanoo - 27/09/ Page 7/10

8 On voit que la structure du fichier à importer est la même que celle présentée par l application : les informations de chaque abonné seront bien associées à leur colonne (Nom _ Nom, Prenom _ Prénom, _ Adresse mail, ). Le libellé des colonnes étant présent sur la première ligne du fichier, on coche la case pour ignorer cette ligne lors de l import. 2) Pour ce fichier : On règlera l import comme suit : Ici le libellé des colonnes n étant pas présent dans le fichier d origine, on n ignore pas la première ligne comme dans l exemple précédent. On voit que le fichier contient une colonne supplémentaire qui correspond à l âge des personnes. Cette information n étant pas reprise dans la fiche des abonnés, elle est ignorée lors de l import (uniquement parce qu elle est en fin de ligne. Si elle avait été placée plus à gauche, elle aurait créé un décalage dans toutes les colonnes situées à sa droite et la dernière, en l occurrence le prénom, n aurait pas été importée). Documentation Gestion des lettres d information Comptanoo - 27/09/ Page 8/10

9 C - Modification de la fiche d un abonné Outre les champs permettant de saisir ou modifier toutes les informations personnelles d'un abonné, cette page contient une case à cocher "Actif". Si vous la décochez, l'abonné ne recevra plus aucune de vos lettres d'information. Cette fonctionnalité permet d'éviter par exemple de le supprimer, ce qui entraînerait la suppression de l'ensemble des statistiques qu'il a générées (ouvertures de lettres, clics,...). Par défaut, les abonnés ajoutés au cours d'un import sont considérés comme actifs. Il vous appartient de modifier leur fiche par la suite si vous souhaitez les désactiver. La modification d'un abonné via un import ne change pas son état (s'il était inactif avant l'import, il reste inactif après l'import). V Suivi statistique Cette page vous permet de suivre les statistiques d ouvertures et de clics pour chaque envoi de lettre d information. C est également ici que vous verrez les statistiques de vos propres clics sur le mail de test que vous vous serez envoyé. Une fois que vous êtes satisfait et que vous envoyez la lettre à vos abonnés, vous pouvez supprimer toutes les statistiques générées pour l abonné de test pour cet envoi en cliquant sur le bouton «Supprimer le tracking de test pour cette lettre» (qui n est visible que quand il y a effectivement des clics ou ouvertures pour cet abonné). Vous repartirez ainsi «à zéro» pour les statistiques de l envoi, sur lesquelles n influeront pas vos tests. Par souci de cohérence, toute suppression d une lettre (resp. d un abonné) entraînera également la suppression des statistiques la (resp. le) concernant. VI Questions fréquentes A - Pourquoi le taux d'ouverture de mes lettres est-il si bas? De plus en plus de logiciels de messagerie bloquent par défaut l'affichage des images dans les s reçus à des fins de sécurité. Or la comptabilisation des ouvertures d' s requiert l'affichage de l'image de tracking. Il est donc possible que certains de vos abonnés aient lu le mail, voire même cliqué sur des liens (clics qui sont eux comptabilisés), sans qu'ils soient comptés parmi les ouvertures de mails. Pour que le nombre d'ouvertures soit le plus proche possible de la réalité, n'hésitez pas à insérer des images dans votre lettre d'information. En plus de rendre votre lettre d'information beaucoup plus attrayante et agréable à lire, elles amèneront plus facilement Documentation Gestion des lettres d information Comptanoo - 27/09/ Page 9/10

10 l'abonné à débloquer l'affichage des images, et donc à être compté parmi les destinataires ayant ouvert le mail. B - Pourquoi le nombre d'abonnés sélectionnés pour ma lettre a-t-il diminué? Lorsqu'un abonné demande à ne plus recevoir la lettre d'information, il est automatiquement retiré de la liste des destinataires, même si vous l'aviez sélectionné auparavant. Vous pouvez consulter par la page «Désinscrits» l ensemble des désinscriptions demandées par les abonnés, vous saurez ainsi quel abonné a souhaité ne plus recevoir telle ou telle lettre d information. C - Pourquoi le nombre de clics ou d'ouvertures d un envoi a-t-il diminué? Lors de la suppression d'un abonné, toutes les statistiques le concernant (ouvertures et clics) sont supprimées. Pour retirer la personne de toutes vos listes tout en conservant ses statistiques, vous pouvez le désactiver en modifiant sa fiche (page Abonnés). D - Pourquoi toutes les dates d'envoi n'apparaissent-elles pas dans la page de suivi? Si vous avez choisi de partitionner l expédition d une lettre d information en deux, ces deux lots sont considérées comme constituant un seul envoi, découpé uniquement pour faciliter l'acheminement des messages. Les statistiques des deux lots sont donc regroupées, à la date du premier. On ne démarre un nouvel envoi que dans deux cas de figure : - vous avez envoyé la lettre à tous les abonnés sélectionnés. - vous changez la sélection des destinataires (en cliquant sur la loupe de l'étape 3). Documentation Gestion des lettres d information Comptanoo - 27/09/ Page 10/10

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