ORDRE DU JOUR. AG de l'amaptgp du 27 novembre 2010 de 15h à 17h - Lieu: sous-sol du centre LGBT

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1 ORDRE DU JOUR AG de l'amaptgp du 27 novembre 2010 de 15h à 17h - Lieu: sous-sol du centre LGBT Désignation d'un preneuse de tours de parole, et de quelqu'une pour le minutage des temps de parole (durée à décider), et éventuellement une présidente de séance? Bilan de la Ferme aux cailloux par les productrices. Notamment: -Nombre de paniers sur l'année; -Ateliers à prévoir et agenda des activités à la ferme sur l'année; -Choix des légumes et problèmes techniques de production; -Etat des autres AMAP de l'yonne; -Raisons de l'augmentation des prix des légumes; -Point sur la fin de la production des oeufs; -Explication des contraintes sur l'heure de distribution; -Etc. Bilan financier par Nicola. Notamment: -Nombre d'adhérentes; -Etat du budget; -Commentaire du tableur Excel. Bilan moral par Thibaut (entre autres). Notamment: -La participation et les réunions régulières; -Point sur le dépôt des statuts. Bilans individuels sous forme de tour de table auprès de celles qui ont un point précis à ajouter à l'odj qui n'y est pas encore ou qu'il n'est pas encore prévu de discuter. Avec notamment ajout de rubriques éventuelles à cet ordre du jour (afin qu'on minute bien notre temps; nous n'avons que deux heures). NOMBRE DE PANIERS Information par les productrices: 66 paniers jusque mai-juin, puis augmentation progressive. DUREE DU CONTRAT Proposition: passer à un an, pour des raisons d'organisation, avec la possibilité d'utiliser la liste d'attente pour les gentes qui veulent se désister. INSCRIPTIONS/REINSCRIPTIONS Proposition: Etalement des réinscriptions réservées aux adhérentes actuelles sur les deux premiers samedis de décembre (4 et 11 décembre aux horaires de distribution). Le 12 décembre, les personnes sur liste d'attente sont contactées en fonction du nombre de paniers en réserve, pour confirmation. Troisième samedi, ouverture aux autres (le 18 décembre aux mêmes horaires). Les

2 inscriptions pas courrier ne sont pas acceptées, il faut se déplacer ou envoyer quelqu'une. La (ré)inscription est acceptée sous réserve de remplir les 4 étapes le jour de l'inscription: 1-apporter les frais d'adhésion à l'association en liquide; 2-apporter le(s) chèque(s) relatifs au contrat paniers; 3-créer en ligne un login personnel sur le site de l'amap pour celles qui n'en n'ont pas encore; 4-s'inscrire en ligne sur le calendrier doodle annuel des permanences pour deux présences. Ces dates de permanences sont susceptibles d'être modifiées par la suite, à voir avec la responsable des permanences. Un ordinateur sera mis à la disposition des responsables Inscriptions. Quid du nombre de chèques pour un an (on garde un par trimestre?)? ADHESION Propositions: -En cas de désistement, l'arrangement se fait à l'amiable, mais en priorité avec des personnes sur la liste d'attente. Pas de réécriture du contrat en cas de désistement. -Possibilité de faire des contrats avec plusieurs personnes dessus. -Montant de l'adhésion annuelle: 10 euros conseillés. -Obligatoire pour tout le monde ( y compris en cas de contrat partagé ou de reprise de contrat en cours d'année) et quelle que soit la date d'adhésion. PESEE DES LEGUMES SUR PLACE Pour alléger le travail à la ferme des productrices, la pesée pourrait s'effectuer sur place, assurée par les permanencieres, grâce à la balance électronique fournie par les productrices. Avantage: temps gagné pour la ferme (notamment avec le passage en culture céréalière et les plantes médicinales), plus de convivialité, moins de gaspillage de sacs en papier. Problème: embouteillages et accord du centre LGBT? Proposition: pour tester la mise en oeuvre, deux essais deux samedis consécutifs, dates à prévoir. COMPOSITION DES PANIERS Katia. Proposition: baser le contenu du panier sur la production issue d'un carré de terre réservé à l'amap-tgp, avec les aléas climatiques et liés au désherbage, etc... conséquents et mutualisés. PRIX/QUANTITE Face à l'augmentation générale des prix, les productrices souhaitent réajuster à la hausse le prix des légumes. Il faut décider si nous préférons que l'ajustement se fasse sur le prix global du panier ou sur la quantité de légumes qu'il contient. REGLEMENT INTERIEUR Cf. proposition jointe. Lecture, discussion, amendements et vote d'une version finale. Ce serait mieux que la version soit votée en AG sinon on est coincées vu que nous n'avons pas de Conseil d'administration, mais seulement deux coresponsables de l'association.

3 REUNIONS REGULIERES Pour mieux faire vivre l'amaptgp et encourager la participation de toutes, des réunions régulières pourraient être prévues (fréquence à décider; tous les deux ou trois mois par exemple). POSTES 10 postes en tout, mais une même personne peut en assurer plusieurs. Les tâches ne sont pas très lourdes: la majeure partie du travail a été faite lors du lancement de l'association (exemple: création du site internet, rédaction des contrats, etc.), donc tâches routinières légères. Description des tâches, questions et élection de la (des) titulaire(s). Ces personnes peuvent arrêter en cours d'année, à condition qu'elles assurent une transmission convenable (tuilage). Le défi de cette année pourrait être d'améliorer l'implication des adhérentes au moins sur les tâches de base de tout le monde (permanences, week-ends à la ferme, etc.) 1) Postes Comptabilité (une seule personne pour les saisies dans le tableur mais plusieurs pour récupérer les contrats lors des distributions) -Recueil de l'argent liquide des adhésions; -Recueil des chèques et des contrats (à ranger dans le cahier apporté chaque semaine par les productrices); -Remboursement en liquide des frais divers avancés et recueil du justificatif correspondant (facture, ticket de caisse); -Fournir la liste de contact des adhérentes à la responsable secrétariat; -Mise à jour régulière (par une seule personne) du tableau Excel de comptabilité (chèques, adhésion, coordonnées, etc.). 2) Postes Inscriptions (au moins deux personnes par jour d'inscription, dont une pour les inscriptions sur le doodle) Le jour des (ré)inscriptions uniquement: -Accueil les trois premiers samedis de décembre (aux horaires de distribution) des anciennes puis des nouvelles adhérentes; -Apporter des versions papier des contrats, des bulletins d'adhésion, et de flyers; -Vérification du bon remplissage des contrats et du (des) chèque(s); -Transmission à la comptabilité des contrats et chèques (après signature par une co-responsable de l'association et une des productrices). -Inscription sur le doodle des permanences pour deux permanences par adhérente (à voir avec la responsable permanences); -Création d'un login personnel sur le site de l'amap; -Pour celles qui le souhaitent, distribuer une version papier du règlement intérieur. NB: Un ordinateur portable sera prêté par une adhérente et on utilisera le wifi du centre LGBT. Qui en a un? En cours d'année: -Recueil/relecture des nouveaux contrats et des nouvelles adhésion et transmission à la comptabilité. 3) Postes Secrétariat (une ou plusieurs personnes) -Rédaction et impression (en gardant la facture!) des contrats modifiés, et de tous les documents papiers utiles (flyers à voir avec la responsable communication externe).

4 4) Poste Gestion de la liste de diffusion (une seule personne) -Inscription et désinscription des nouvelles adhérentes sur la liste de diffusion; -Envoi de rappels collectifs en cas de mésusage de cette liste. 5) Poste Premier contact et Gestions des mails reçus (une seule personne) -Dispatcher les mails reçus à aux responsables concernées; -Gérer les mails reçus de AMAP-ÎdF: en fonction du contenu, ne rien faire, répondre, transmettre sur la liste de diffusion, ou copier-coller sur le site dans la bonne rubrique. -Répondre aux mails des nouvelles, notamment en sondant un peu la démarche pour éviter de perdre notre aspect communautaire et faire en sorte de prioriser (discrètement!) les trans', gouines, pédés; -Gestion et mise à jour de la liste d'attente; -Dispatcher les courriels reçus de la part du réseau AMAP-IDF. 6) Poste Webmaster (une seule personne, compétences techniques requises) -Administration, développement, modération et mise à jour du site 7) Poste gestion des Permanences distribution (une seule personne) -Mise à jour du doodle calendrier en ligne des permanences; -Le jour des (ré)inscriptions, inscriptions des gens sur le doodle pour deux dates (à voir avec les responsables inscriptions); -Gestion/modifications du calendrier doodle des permanences afin de s'assurer que chaque semaine, deux permanentes soient bien présentes pour accueillir les productrices, etc., éventuellement avec envoi de mails individuels de relance pour les nouvelles qui ne sont pas inscrites, ou en cas de trou. Cette responsable est la seule à pouvoir modifier le doodle afin que les changements soient bien répercutés sur le doodle; -Envoi d'un mail de rappel personnel pour les personnes inscrites à la permanence pour le samedi suivant (utile ou pas?); -Envoi d'un mail collectif pour présenter les permanentes de la semaine et, éventuellement, le contenu du panier. 8) Poste Contact avec le centre LGBT (une seule personne) -S'assurer que le centre est bien disponible chaque samedi, et, au cas contraire, anticiper pour trouver une solution alternative et centrale; -Etre l'interlocutrice avec le centre (Christine Le Doaré directrice et Aylau Tik, administrateur); -Réservation des salles pour les réunions; -Relevé de la boîte aux lettres de l 'AMAP au centre LGBT (pas besoin d'être hebdomadaire, il y a souvent surtout beaucoup de pub). 9) Poste Communication externe (une seule personne) -Réalisation des flyers, affiches, communiqués, etc. à faire valider sur la liste de diffusion ou lors des réunions régulières (s'assurer qu'il y en ait toujours sous forme papier dans le classeur); -Si besoin, faire les campagnes de «recrutement» de nouvelles adhérentes par envoi de mails

5 aux médias trans', gouines, pédés (pour indication: centre LGBT, Queerfood, Yagg, Zelink, Ueeh, etc.) 10) Autre(s) poste(s)? OUVERTURE A D'AUTRES PRODUCTIONS Proposition de Thibaut d'avoir d'autres produits lors des distributions: oeufs (puisque notre productrice yonnaise arrête) et pain complet au levain. Les offres ne manquent pas, mais se pose la question de l'aspect trans', gouines, pédés et non purement commercial de l'amap. Quelqu'unE connaît une boulangère et une poulaillère trans', gouine, ou pédé? Discussion 5 minutes. WEEK-ENDS A LA FERME Proposition: instaurer un week-end possible d'activités à la ferme tous les mois, deux mois, trois mois. Rappel sur la question des assurances. ATELIERS Proposition de Katia d'organiser des ateliers pratiques: fabrication de pain avec la farine bio de la ferme, fabrication d'un lombricompost urbain, etc. Discussion 5 minutes. Questions diverses et, éventuellement, votes correspondants. Exemple: quels légumes/variétés on aime et quels légumes/variétés on aime moins. TO DO LISTE: -Déposer les statuts (courrier à la préfecture): Victor ; -Modifier les contrats (chèques à désormais à l'ordre de «La ferme aux cailloux», dates, plusieurs noms possibles, rappel succinct des buts de l'association, etc.); -Faire figurer l'adresse postale de chaque adhérente sur son bulletin d'adhésion (en cas d'envoi de convocation pour une AG par exemple); -trouver des gentes pour apporter un ordinateur portable avec clé wifi les 4, 11 et 18 décembre; -Mise à jour du calendrier doodle.

6 NOTES PERSONNELLES