Les nouveaux horizons de jedeclare.com: de la collecte des relevés bancaires à celle des factures dématérialisées

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1 Une initiative de l Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France Les nouveaux horizons de jedeclare.com: de la collecte des relevés bancaires à celle des factures dématérialisées Intervenants Stéphane GASCH, directeur des études informatiques du CSOEC Philippe LOUBRADOU, directeur de projets Gaz de France

2 iative de l Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France Collecter les relevés bancaires via jedeclare.com

3 Relevés dématérialisés = productivité La génération (presque) spontanée d écritures! La transformation d un mouvement bancaire en écriture comptable Informations «automatisables», directement ou après paramétrage Date Montant de l opération sur le compte de trésorerie N de compte de trésorerie (lié au RIB) Type d écriture : Chèque, Virement N de Chèque Comptes de contrepartie déduits des zones libellés type EDF, DGI, URSSAF,

4 La collecte des relevés 1. La collecte des relevés Scannérisation des relevés papier Récupération par Internet Automate ETEBAC Récupération par jedeclare 2. La transformation de chaque mouvement bancaire en écriture comptable 3. L intégration de ces écritures dans la comptabilité Produit éditeur d analyse des relevés bancaires Intégration à l outil de production comptable Outil de production comptable

5 jedeclare.com facilitateur de la collecte Sur un plan financier Jedeclare.com négocie des accords avec les réseaux bancaires Sur un plan organisationnel & technique Jedeclare.com récupère les relevés pour le compte du cabinet

6 Collectez les relevés avec jedeclare.com Quelle que soit la banque! Les relevés sont récupérés par jedeclare.com auprès des banques quotidiennement par jedeclare.com auprès de la banque à la place du cabinet Au format normalisé CFONB, pas de système propriétaire Suivi de l exploitation et gestion en amont des erreurs de communication pour que le Cabinet ne reçoive que des informations fiables Les relevés sont envoyés par jedeclare.com au cabinet Sur sa boîte aux lettres jedeclare.com Selon le rythme demandé pour chaque dossier et/ou chaque RIB Les relevés sont conservés par jedeclare.com Historique des réceptions sur les 18 derniers mois Archivage de 10 ans sur demande

7 Collectez les relevés avec jedeclare.com Avec les banques partenaires Le cabinet n a plus besoin d ouvrir un compte bancaire Le cabinet n a plus besoin de négocier localement avec l agence de son client Une ouverture simplifiée des services avec un formulaire unique, Entreprise-Agence : le mandat

8 Les accords bancaires jedeclare.com Légende des partenariats Crédit Agricole, Crédit Mutuel et CIC Banque Populaire, Crédit Mutuel et CIC Crédit Agricole et Crédit Mutuel Crédit Mutuel et CIC Crédit Mutuel Crédit Agricole Guadeloupe Guyane Martinique

9 L ouverture par un simple mandat

10 L inscription sur jedeclare.com Vous entrez le ou les RIB du dossier

11 Choix de la périodicité de réception des relevés

12 Possibilité de préremplissage des RIB à partir des données de téléréglement

13 Collectez les relevés avec jedeclare.com Le starter pack Vous récupérez tous les relevés d un client depuis le début de son exercice Vous initialisez en un clic le dossier comptable de tout nouveau client

14 Collectez les relevés avec jedeclare.com Avec les banques non partenaires Le contrat reste négocié localement entre le cabinet et la banque Les paramètres techniques (ETEBAC) sont saisis sur jedeclare.com qui gère la récupération des relevés Les relevés sont intégrés avec les relevés émanant des banques partenaires et les services sont identiques

15 Si la banque n a pas encore signé d accord avec jedeclare.com, vous entrez ici les paramètres de la carte ETEBAC

16 Les guides téléchargeables sur

17 Et envoyez les liasses aux banques partenaires! Pour diminuer votre facture jedeclare.com 1 liasse envoyée à une banque partenaire vous rembourse intégralement des 2 liasses envoyées à la DGI et l OGA Vous augmentez votre crédit de consommation que vous utilisez pour : effectuer gratuitement d autres télédéclarations collecter les relevés bancaires

18 iative de l Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France Collecter les factures fournisseurs via jedeclare.com

19 Les factures électroniques, hier La dématérialisation des échanges des flux administratifs liés à l exploitation est une réalité entre entreprises depuis des années: Constructeurs automobiles Grande distribution Mais toujours dans des Secteurs industriels identifiés, autour des pratiques de ces Communautés, en mode EDI uniquement transmission directe d informations d ordinateur à ordinateur Depuis le BOI de juillet 2003, la possibilité de document signé électroniquement

20 Les factures électroniques, depuis le BOI de juillet 2003 Un enjeu financier pour les grands facturiers la dématérialisation des factures peut se généraliser sous l initiative des grands fournisseurs (électriciens, gaziers, fournisseurs d eaux, opérateurs télécoms,... ) Un cadre juridique précis acceptation préalable du destinataire garantie de l authenticité de l origine et l intégrité du contenu la facture, la signature électronique, et le certificat électronique doivent être conservés 10 ans dans leur format originel Nota : cela exclut toute facture initialement émise sur support papier et numérisée ensuite même si ce document est sécurisé au moyen d'une signature électronique!

21 Les factures électroniques, sans intermédiation La multiplicité des procédures et des codes d accès

22 Une opportunité pour la profession Les factures électroniques, avec jedeclare.com Placé par jedeclare.com au centre des échanges, le cabinet devient le récepteur universel des factures dématérialisées des fournisseurs de ses clients Il reçoit directement et automatiquement les factures d où une intégration accélérée dans l outil de production du cabinet

23 Via jedeclare.com, un processus Simple & Intégré L objectif est la simplification pour tous dans la sécurité : L adhésion doit être simple et assistée. La Facture doit parvenir directement au client. Le Cabinet ne doit pas manipuler de fonds. Chacun doit trouver un retour sur ses investissements et efforts. Trois Fondamentaux : Mandat à l Expert Comptable sans «paperasse». Information automatique du client à chaque étape. Mise à disposition de la facture pour intégration dans le logiciel de production du Cabinet

24 1- Le client donne mandat à son expert Mise à jour du mandat général de dématérialisation pour mentionner les flux de type factures. Ajout d avenants, éventuels, si des conditions particulières s appliquent pour certains fournisseurs.

25 2- L expert inscrit son client au service Dans l espace privé du cabinet / Gestion des Dossiers.

26 3- Suivi et gestion en ligne de l adhésion

27 3- Suivi et gestion en ligne de l adhésion Le client est informé de l avancement de son inscription par mail. La gestion de l adhésion reste en ligne sous contrôle du Cabinet : Changement de domiciliation. Changement de contact. Ajout d un PDL Extension pour un même client à d autres factures.

28 4- La facture est contrôlée par jedeclare.com La facture est transmise par le fournisseur à jedeclare.com. Elle fait l objet d une série de contrôles : Existence et Véracité de la signature électronique. Selon les accords, contrôle de certaines zones obligatoires : Destinataire par exemple. Une facture «mal formée» est rejetée par JDC et réputée inexistante.

29 5- La facture est envoyée au Client par mail, en pièce jointe

30 5- La facture est envoyée au Client et dans son espace privé, suivi des factures

31 5- La facture arrive en // au Cabinet dans son espace privé, suivi des réceptions

32 5- La facture arrive en // au Cabinet La facture peut être immédiatement traitée par le cabinet Aujourd hui : Réception des factures signées en mode image Selon les logiciels et leurs évolutions : Intégration sous forme de fac similé et d assistance à la saisie. Interprétation des données structurées du document. Analyse de l image Demain : Publication pour chaque fournisseur du format des données structurées dans la facture signée Gestion avancée des échanges et avertissements. Publication de recommandation sur les formats de données incluses Suivi des états de documents Rejets / Paiements /

33 Avec quels Partenaires Gaz de France, fournisseur d électricité et de gaz naturel, premier énergéticien partenaire Facture électronique Analyse des autres fournisseurs fréquents des clients des cabinets : Grossistes (HCR, BTP, Distribution, ) Autoroutes Banques (factures de services avec TVA) TelCo Le cabinet d Expertise Comptable Et tous ceux que vous indiquerez!

34 Des prestations énergétiques au service Gaz de France, fournisseur de de gaz vos objectifs naturel professionnels et d électricité Des positions de référence en Europe 13.9 millions de clients en gaz naturel clients en électricité (1er challenger français) Provalys de Gaz de France, c est : La sécurité d approvisionnement et des prix compétitifs Les services d expertise technique pour maîtriser l énergie, améliorer la performance des installations et la sécurité Des services de gestion pour le pilotage des consommations et des dépenses d énergie Une relation adaptée à vos besoins et à ceux de vos clients Développement durable : des engagements concrets Les offres commerciales sont développés dans une optique d économies d énergie Un engagement dans le développement des énergies renouvelables 74 % de notre budget recherche contribue au plan développement durable du groupe Des partenariats avec le WWF, l ADEME, Emmaüs...

35 Gagnez en temps et en simplicité de gestion Provalys de Gaz de France La Facture électronique Moins de factures avec la facture unique gaz naturel et électricité de Gaz de France Le principe est simple... Vous recevez les factures de gaz naturel et électricité, en même temps que vos clients, sur jedeclare.com sous forme d images PDF signées, dans les 24h qui suivent leur émission....des originaux fiscaux en toute légalité et sécurité... Depuis le 7 juillet 2003, une directive européenne transposée en droit français établit la valeur légale et fiscale des factures électroniques signées (art. 289-V C.G.I.). Le service que nous proposons permet de bénéficier, sans plus attendre, de cette opportunité....et les avantages bien réels. Une automatisation du traitement des factures : Réception, tri, archivage, échanges, recherches Et bientôt plus de saisie manuelle... Tout en gardant ses repères : la présentation de la facture et son contenu restent identiques Et vous faites un geste en faveur de l environnement.

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