C A L C U L A T E U R D E P E R F O R M A N C E G L O B A L E I N D U S T R I E F R A N Ç A I S E DE L ' É V É N E M E N T

Transcription

1 m o d e d e m p l o i s i m p l i f i é objet date contact utiliser le Calculateur pour la première fois avril 2015 calculateur@unimev.fr en partenariat avec : Paris Region Entreprises - Comité des Expositions de Paris - Nantes Métropole

2 s o m m a i r e se connecter au Calculateur 03 page d accueil 04 créer et gérer son compte utilisateur, s identifier et se connecter 05 vous êtes gestionnaire de sites 06 créer un site 07 renseigner les données de paramétrage 08 inviter un client organisateur et générer un rapport de performance 09 vous êtes organisateur d événements 10 créer un événement 11 renseigner les données d évaluation et générer un rapport de performance 13 autres fonctionnalités 14 vous êtes exposant sur un événement 15 créer un espace d exposition 16 renseigner les données d évaluation et générer un rapport de performance 17 autres fonctionnalités 18 se former au Calculateur 19 2

3 s e c o n n e c t e r a u C a l c u l a t e u r page d accueil créer et gérer son compte utilisateur, s identifier et se connecter 3

4 p a g e d a c c u e i l Accédez à l interface web du Calculateur (cf. pages suivantes du présent document) Téléchargez la méthodologie du Calculateur Téléchargez la liste des membres des Comités de gouvernance et de construction du Calculateur Téléchargez la présentation des programmes de formation au Calculateur Téléchargez le dossier de presse Téléchargez le mode d emploi simplifié du Calculateur (le présent document) Téléchargez les mentions légales relatives à l interface web du Calculateur Téléchargez les crédits relatifs au développement de l interface web du Calculateur Contactez l équipe de gestion administrative de l outil pour tout problème d utilisation 4

5 c r é e r e t g é r e r s o n c o m p t e u t i l i s a t e u r, s i d e n t i f i e r e t s e c o n n e c t e r Tous droits réservés - ne saurait être reproduit, diffusé ou exploité sans l autorisation préalable d UNIMEV 1 Renseignez votre profil et votre mot de passe lorsque vous êtes invité pour la première fois à utiliser le Calculateur. 3 Menu principal de l interface web du Calculateur (en fonction des profils utilisateurs). 2 Une fois votre compte utilisateur créé, vous pourrez vous connecter au Calculateur en renseignant uniquement votre identifiant (adresse électronique) et le mot de passe que vous avez choisi lors de la création de votre profil. Accédez à la page d accueil du Calculateur Accédez à vos sites (pour les gestionnaires de sites exclusivement) Accédez à vos événements ou vos stands Accédez à votre profil utilisateur Se déconnecter 5

6 v o u s ê t e s g e s t i o n n a i r e d e s i t e s créer un site paramétrer un site inviter un client organisateur et générer un rapport de performance 6

7 c r é e r u n s i t e 1 Dans la rubrique «mes sites», visualisez vos sites pré-créés dans le Calculateur ou demandez la création de sites en cliquant sur «Ajouter un site». Une fois la demande de création validée par UNIMEV, votre site apparaît dans votre compte utilisateur. 2 Accédez au questionnaire de paramétrage de votre site. Ce paramétrage est annuel et doit être mis à jour au début de chaque année calendaire. 7

8 p a r a m é t r e r u n s i t e 3 Téléchargez la liste complète des données de paramétrage à renseigner. Ce fichier Excel vous permet de suivre la collecte des données nécessaires. 4 Une fois la collecte des données terminée, accédez à l année pour laquelle vous souhaitez paramétrer votre site. 5 Une fois l ensemble des données renseignées, cliquez sur «enregistrer le questionnaire». Vous êtes redirigé vers la fenêtre de paramétrage de votre site. L année correspondante est passée du statut «non paramétré» au statut «paramétré». Vos clients organisateurs, et vous-mêmes si vous êtes également organisateur, pourrez alors utiliser le Calculateur pour évaluer les événements qui se tiendront sur votre site. 8

9 i n v i t e r u n c l i e n t o r g a n i s a t e u r e t g é n é r e r u n r a p p o r t d e p e r f o r m a n c e Tous droits réservés - ne saurait être reproduit, diffusé ou exploité sans l autorisation préalable d UNIMEV 6 Invitez vos clients organisateurs à utiliser le Calculateur pour évaluer leurs événements qui se tiennent sur vos sites. 7 Générez chaque année un rapport de performance de votre site. Ce rapport consolide l ensemble des résultats «officiels» des événements accueillis sur votre site et évalués dans le Calculateur. 9 Tout gestionnaire de sites peut créer et évaluer ses propres événements dans le Calculateur. Si vous gérez plusieurs sites, générez chaque année un rapport consolidé de performance de l ensemble de vos sites. Ce rapport consolide les résultats «officiels» des événements accueillis sur vos sites et évalués dans le Calculateur. 8 9

10 v o u s ê t e s o r g a n i s a t e u r d é v é n e m e n t s créer un événement renseigner les données d évaluation et générer un rapport de performance autres fonctionnalités 10

11 c r é e r u n é v é n e m e n t 1 A partir de la rubrique «mes événements», créer un événement en cliquant sur «Ajouter un événement». 3 Accédez au questionnaire d évaluation de votre événement. 2 Renseignez la fiche de création de l événement (nom, site, dates, type). Une fois la fiche validée, votre événement apparaît dans la rubrique «mes événements». (voir page suivante pour le détail des typologies) 11

12 c r é e r u n é v é n e m e n t 2.1 Renseignez la fiche de création de l événement en prenant soin de bien choisir le type d événement et sa dominante (pour les événements «hybrides», choisir la dominante se rapprochant le plus de l un des formats d événement proposés en termes de modèle économique). 2.2 Prenez soin de bien caractériser son événement «d affaires et d industrie» : son périmètre et sa cible principale 2.3 Prenez soin de bien caractériser son événement «de science et de profession» ou «politique et citoyen» : son périmètre et sa taille Principes : - Les grandes conventions politiques sur plusieurs jours sont assimilées à des événements politiques et citoyens. Les meetings politiques d une journée maximum sont assimilés à des événements d entreprise et d organisation. - Une foire grand public est caractérisée en tant que salon national et local. - Un salon est international lorsque sa session précédente a accueilli au moins 20% d exposants étrangers ou 25% de visites étrangères. - Un congrès ou un événement politique et citoyen est international lorsqu il accueille au moins 20% de participants étrangers sur le total de participants. 12

13 r e n s e i g n e r l e s d o n n é e s d é v a l u a t i o n e t g é n é r e r u n r a p p o r t d e p e r f o r m a n c e Tous droits réservés - ne saurait être reproduit, diffusé ou exploité sans l autorisation préalable d UNIMEV 4 Téléchargez la liste complète des données d évaluation à renseigner. Ce fichier Excel vous permet de suivre la collecte des données nécessaires. 5 Une fois la collecte des données terminée, pour chaque niveau d évaluation (simple, intermédiaire, complexe), accédez à chaque questionnaire dans l ordre (de haut en bas) afin de les compléter. 6 Une fois l ensemble des données renseignées dans le questionnaire, cliquez sur «enregistrer le questionnaire». Le surlignage orange, indiquant que le questionnaire est vide, devient vert lorsque le questionnaire correspondant est complété. 7 Pour chaque niveau d évaluation (simple, intermédiaire, complexe), si tous les questionnaires situés au-dessus des cellules bleues ont été complétés (et apparaissent en vert), cliquez sur «générer un rapport partiel / complet». Ces rapports vous sont ensuite adressés sur la messagerie électronique correspondant à l identifiant de votre compte utilisateur. 13

14 a u t r e s f o n c t i o n n a l i t é s Générez chaque année un rapport consolidé de performance de l ensemble des événements apparaissant dans votre profil utilisateur. Ce rapport consolide tous les résultats «officiels» de ces événements Invitez vos clients exposants à utiliser le Calculateur pour évaluer leurs stands qui se tiennent sur vos événements. 10 Partagez votre événement avec la personne en charge de la consolidation des résultats de l ensemble des événements de votre entreprise, afin de lui permettre de générer un rapport consolidé annuel. Officialisez les rapports de performance de votre événement afin de : - communiquer sur ses résultats en vous prévalant du Calculateur ; - dupliquer l événement et ses données pour l évaluation d une nouvelle session ; - permettre la consolidation annuelle de plusieurs rapports de performance d événements. Une fois officialisés, vos rapports sont définitifs et les données d évaluation ne sont plus modifiables. Nota : fonction disponible à partir de l automne

15 v o u s ê t e s e x p o s a n t s u r u n é v é n e m e n t créer un espace d exposition renseigner les données d évaluation et générer un rapport de performance autres fonctionnalités 15

16 c r é e r u n e s p a c e d e x p o s i t i o n 16

17 r e n s e i g n e r l e s d o n n é e s d é v a l u a t i o n e t g é n é r e r u n r a p p o r t d e p e r f o r m a n c e Tous droits réservés - ne saurait être reproduit, diffusé ou exploité sans l autorisation préalable d UNIMEV 17

18 a u t r e s f o n c t i o n n a l i t é s 18

19 s e f o r m e r a u C a l c u l a t e u r Si vous souhaitez approfondir votre connaissance des fonctionnalités du Calculateur et vous faire accompagner dans l évaluation d événements, UNIMEV propose des programmes de formation au Calculateur. Ces formations sont assurées par Green Evénements, cabinet de conseil missionné pour accompagner le développement stratégique et opérationnel du Calculateur. Pour toute information sur ces formations et toute question sur le Calculateur, n hésitez pas à contacter l équipe sur : calculateur@unimev.fr. 19

20 C A L C U L AT E U R D E P E R F O R M A N C E G L O B A L E I N D U S T R I E F R A N Ç A I S E D E L ' É V É N E M E N T P I L O T E R I N N O V E R V A L O R I S E R en partenariat avec : Paris Region Entreprises - Comité des Expositions de Paris - Nantes Métropole