Documentation. HiPath 1100, HiPath 1200 Application Small Hotel Mode d emploi. Communication for the open minded

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1 Documentation HiPath 1100, HiPath 1200 Application Small Hotel Mode d emploi Communication for the open minded Siemens Enterprise Communications

2 CDRIVZ.fm Sommaire Sommaire 0 1 Généralités Fonctions et fonctionnalités Interface utilisateur Démarrer l Application Small Hotel Configuration initiale de l Application Small Hotel Brève vue d ensemble sur la façon de générer un rapport CDR Check In et Check Out Opération : check in Opération : check out Récupérer les données de taxation du PBX Récupérer les données de taxation manuellement Automatiser la récupération des données de taxation Générer des rapports CDR Rapport CDR Imprimer les données Exporter les données Paramètres Fenêtre Station Name Fenêtre Connection Settings Gestion de la base de données CDR Gérer la base de données CDR de l Application Small Hotel Gérer le tampon de données CDR du PBX Application Small Hotel, Mode d emploi 1

3 1_CDR_Allg.fm Généralités 1 Généralités Introduction L Application Small Hotel PBX est une application qui sert à récupérer les données de taxation générées par le système PBX. Le PBX peut conserver dans sa mémoire interne jusqu à 1250 enregistrements de données de taxation (le nombre d enregistrements dépend de la configuration du système). Avant de pouvoir être traitées, ces données doivent d abord être transférées de la base de données du PBX à la base de données locale de l Application Small Hotel. Reportez-vous aux Fonctions et fonctionnalités principales pour avoir davantage d informations sur les possibilités du programme. Vue normale après l activation de l Application Small Hotel : L Application Small Hotel est une application client qui, comme toutes les applications PBX, communique avec le système PBX via le serveur de communication PBX. Application Small Hotel, Mode d emploi 1

4 1_CDR_Allg.fm Généralités Fonctions et fonctionnalités 1.1 Fonctions et fonctionnalités Récupérer les données : L Application Small Hotel a la possibilité de récupérer tous les enregistrements détaillées dans la mémoire système interne. Chaque enregistrement CDR (Call Detail Recording) récupéré dans le PBX est enregistré pour continuer à être traité dans la base de données locale de l Application Small Hotel. Générer la base de données : Cette fonctionnalité permet à l utilisateur d afficher le tampon interne du PBX et d effacer son contenu, soit dans sa totalité, soit en partie. Créer un rapport CDR : Un rapport peut être généré pour tous les enregistrements qui se trouvent dans la base de données locale (après leur récupération dans PBX). Les différents éléments d information sont présentés sous forme de liste. Exporter les données : Toutes les données enregistrées dans le rapport CDR (à l exclusion des graphiques) peuvent être exportées dans un fichier externe au format CSV. Il s agit d un format de fichier texte dans lequel les différents champs sont séparés par des points-virgules (;). Ce fichier peut facilement être lu par n importe quelle autre application (telle que MS Excel). Application Small Hotel, Mode d emploi 2

5 1_CDR_Allg.fm Généralités Interface utilisateur 1.2 Interface utilisateur Toutes les fonctions et fonctionnalités de l Application Small Hotel sont accessibles à partir de la barre de menus, de la barre de raccourcis et de la barre d outils. Barre de raccourcis Barre de menus Barre d outils Barre de raccourcis L Application Small Hotel présente deux barres de raccourcis dans lesquelles les fonctions les plus fréquemment utilisées sont représentées sous forme d icônes. CDR Contient les commandes les plus importantes du menu "CDR". Settings Contient les paramètres de configuration pour le mot de passe d accès, les paramètres de connexion et les paramètres de récupération des données dans le PBX. Barre de menus La barre de menus offre une gamme de commandes de menu dans lesquelles vous pouvez sélectionner les fonctions suivantes (les fonctions avec icônes sont également disponibles dans la barre d outils). Application Small Hotel, Mode d emploi 3

6 1_CDR_Allg.fm Généralités Interface utilisateur File Hotel PBX Database Export... Print... Print Preview Exit Language English French Italian Portuguese Barre d outils Help Application Small Hotel Help... About Application Small Hotel... Retrieve Unread Data... Buffer Management... Maintenance... La barre d outils dispose des icônes suivantes qui correspondent aux fonctions les plus fréquemment utilisées. Icôn e Fonction dans la barre d outils Barre de raccourcis Imprimer Récupérer les données du PBX Afficher/Récupérer Nom du poste A propos de Settings Station Name Barre de menus File Print... PBX Retrieve Data Help About Application Small Hotel Application Small Hotel, Mode d emploi 4

7 1_CDR_Allg.fm Généralités Démarrer l Application Small Hotel 1.3 Démarrer l Application Small Hotel L Application Small Hotel peut être activée via "Démarrer/Programmes/HiPath 1XX0/Small Hotel" ou l icône du bureau. Si c est la première fois que l Application Small Hotel est activée, elle doit être configurée avant de pouvoir échanger des données avec le système PBX Configuration initiale de l Application Small Hotel Procédez comme suit pour démarrer l Application Small Hotel pour la première fois : Etape Description 1. Démarrez le serveur de communication (voir barre d état Windows) ) 2. Vérifiez que les entrées nécessaires ont été réalisées dans le champ Communication Server de la boîte de dialogue Connection Settings (barre de raccourcis Fenêtre Connection Settings Settings -> Connection). Dans le champ de saisie Server -> <Server Name par ex. KERMIT. Dans le champ de saisie Port -> Dans la boîte de dialogue Fenêtre Station Name, récupérez le nom du poste dans le système PBX en cliquant sur Refresh from PBX. Cette étape n a besoin d être répétée que si de nouveaux abonnés doivent être configurés dans Small Hotel ou si des abonnés existants doivent être modifiés Brève vue d ensemble sur la façon de générer un rapport CDR Conditions Le serveur de communication doit être activé (voir barre d état Windows ). Les informations sur le serveur de communication ont été contrôlées dans la Fenêtre Connection Settings lorsque l Application Small Hotel a été activée la première fois. Etape Description Voir 1. Récupérer les données de taxation du PBX. chapitre 3 2. Dans la Fenêtre Station Name, récupérez le nom du poste dans le système PBX en cliquant sur Refresh from PBX. point 5.1 Application Small Hotel, Mode d emploi 5

8 6_check-in_check-out.fm Check In et Check Out 2 Check In et Check Out Généralités L application Small Hotel fournit les informations les plus importantes nécessaires pour surveiller et facturer l utilisation de la ligne téléphonique par le client de l hôtel. Number : Numéro de téléphone de la ligne (généralement le numéro de la chambre). Name : Le nom du client peut être entré ici. Status : Affiche si la ligne est à l état "check in" ou "check out". check-in : Affichage de l heure exacte (à la seconde près) et de la date à laquelle le check in a été réalisé. check-out : Affichage de l heure exacte (à la seconde près) et de la date à laquelle le check out a été réalisé. Total Duration : La durée totale d utilisation de la ligne est affichée ici. Total Cost : Le coût total d utilisation de la ligne est affiché ici. Conditions nécessaires Le système doit être défini comme un système d hôtel, ce qui se fait en plaçant le flag système sur la base du système. Ce flag peut être configuré via HiPath Manager ou via le poste de programmation. Lorsque le flag système est défini, tous les postes du PBX sont mis, par défaut, à l état "check out", à l exception du premier téléphone système, qui reste libre pour être utilisé comme poste de la réception. Si le commutateur est défini comme un système d hôtel, "Small Hotel" apparaît dans le menu du poste de réception (optipoint). Application Small Hotel, Mode d emploi 6

9 6_check-in_check-out.fm Check In et Check Out Opération : check in 2.1 Opération : check in 1. Pour mettre un poste à l état "check in", choisissez l option "Small Hotel" dans le menu du poste de la réception (optipoint). 2. Le menu demande le numéro du poste. Entrez le numéro du poste. 3. "Check In?" ou "Check Out?" apparaît sur l afficheur. Cela dépend de l état actuel du poste. S il est déjà à l état "check-in", l option "Check Out?" apparaît. 4. Cliquez sur le bouton OK. Si l état du poste a été défini comme "check-out" auparavant, il sera maintenant mis à l état "Check In?". 2.2 Opération : check out 1. Pour mettre un poste à l état "check out", choisissez l option "Small Hotel" sur le poste de la réception (optipoint). 2. Le menu demande le numéro du poste. Entrez le numéro du poste. 3. "Check In?" ou "Check Out?" apparaît. Cela dépend de l état actuel du poste. S il est déjà à l état "check out", l option "Check In?" apparaît alors. 4. Cliquez sur le bouton OK. Si l état du poste a été défini comme "check in" auparavant, il sera maintenant mis à l état "Check Out?". 7 Dès qu un poste est mis à l état "check out", aucun numéro externe ne peut être composé. Les appels d urgence et appels internes peuvent toutefois être émis. Dès que le poste est mis à l état "check in", les appels externes sont autorisés. Application Small Hotel, Mode d emploi 7

10 4_CDR_DataRetriev.fm Récupérer les données de taxation du PBX Récupérer les données de taxation manuellement 3 Récupérer les données de taxation du PBX Les options suivantes sont disponibles : Récupérer les données de taxation manuellement Automatiser la récupération des données de taxation 3.1 Récupérer les données de taxation manuellement Le système PBX peut conserver dans sa mémoire interne jusqu à 1250 enregistrements de données de taxation. Pour pouvoir être conservés dans la base de données de l Application Small Hotel, ces enregistrements doivent être récupérés du PBX. Vous pouvez le faire à partir de la barre d outils via l icône ou à partir de la barre de menus via PBX -> Retrieve Data. Dès qu un enregistrement de données a été récupéré du PBX, il est marqué comme "non lu" (l enregistrement n est pas supprimé du tampon interne du PBX). La prochaine fois que "Retrieve Data" est exécuté par l utilisateur, le PBX fournit uniquement les données "non lues". Si l Application Small Hotel est utilisée sur plusieurs PC (ce qui n est pas recommandé), des données peuvent être perdues car les CDR récupérés par l Application Small Hotel A ne sont plus disponibles pour l Application Small Hotel B (car ils sont marqués comme "lus"). 7 Le PBX ne peut être connecté qu à une seule Application Small Hotel active (en d autres termes, il est interdit de récupérer plusieurs CDR en même temps). Remarques La récupération des données de taxation du PBX ne supprime pas le contenu du tampon. Lorsque le tampon interne du PBX est plein (la totalité des 1500 enregistrements est utilisée), le système commence à remplacer les enregistrements plus anciens (les données seront perdues). Veillez à opérer des requêtes constantes de récupération des données afin de préserver les données présentes dans la base de données de l Application Small Hotel. L Application Small Hotel peut être configurée pour récupérer automatiquement les données du système PBX (voir point 3.2, "Automatiser la récupération des données de taxation"). Voir aussi Récupérer tout le contenu du tampon du PBX "point 6.2, "Gérer le tampon de données CDR du PBX"". Application Small Hotel, Mode d emploi 8

11 4_CDR_DataRetriev.fm Récupérer les données de taxation du PBX Automatiser la récupération des données de taxation 3.2 Automatiser la récupération des données de taxation Par défaut, l application Small Hotel reçoit les données CDR du PBX. Les données CDR sont enregistrées dans le PBX jusqu à ce qu un événement de contrôle d entrée ou de sortie soit activé. Voir point 5.2, "Fenêtre Connection Settings" pour avoir des instructions sur la façon d utiliser cette fonctionnalité. Application Small Hotel, Mode d emploi 9

12 2_CDR_cdr.fm Générer des rapports CDR 4 Générer des rapports CDR Généralités Le PBX contient un tampon qui peut conserver jusqu à 1250 enregistrements de données de taxation. Une fois cette limite atteinte, la mémoire de données de taxation est écrasée. Lorsqu elles ont été récupérées, ces données sont envoyées à l Application Small Hotel (voir chapitre 3, "Récupérer les données de taxation du PBX"). Les données de taxation récupérées dans le PBX sont d abord enregistrées automatiquement dans la base de données locale de l Application Small Hotel, puis récupérées à partir de cet emplacement. 7 Le système PBX ne peut être connecté de façon active qu à une seule Application Small Hotel (ce qui signifie que plusieurs connexions CDR ne sont pas autorisées). En utilisant les options suivantes de la barre de raccourcis, les utilisateurs peuvent afficher les données de taxation enregistrées dans la base de données locale de l Application Small Hotel. Application Small Hotel, Mode d emploi 10

13 2_CDR_cdr.fm Générer des rapports CDR Rapport CDR 4.1 Rapport CDR Le rapport CDR vous permet d afficher les données de taxation enregistrées dans la base de données de l Application Small Hotel. La figure suivante illustre une vue normale après l activation de l Application Small Hotel. Lorsque les données sont listées dans le rapport CDR, vous disposez des options suivantes : Imprimer les données ou Exporter les données. Afficheur Poste spécifique Pour afficher un seul poste ou pour imprimer une facture pour un client, double-cliquez sur une ligne spécifique. Le rapport change pour une vue d ensemble d une durée totale et d un coût total. Application Small Hotel, Mode d emploi 11

14 2_CDR_cdr.fm Générer des rapports CDR Rapport CDR Vue d impression 7 Les enregistrements CDR ne s affichent pas dans le cas suivant : La base de données de l Application Small Hotel est vide. Pour l affichage des données, les enregistrements CDR doivent être récupérés dans le PBX (voir aussi chapitre 3, "Récupérer les données de taxation du PBX") Imprimer les données Les enregistrements CDR pour le rapport CDR affichés sur l écran peuvent être imprimés à partir de la barre de menus via File -> Print ou via l icône dans la barre d outils Exporter les données Les enregistrements CDR affichés dans le rapport CDR peuvent être exportés dans un fichier externe. Cette fonctionnalité peut être activée via le menu File -> Export. Les données sont exportées au format CSV, dans lequel les différents champs sont séparés par des points-virgules (;). Ce fichier peut facilement être lu par n importe quelle autre application (telle que MS Excel). Application Small Hotel, Mode d emploi 12

15 3_CDR_Settings.fm Paramètres Fenêtre Station Name 5 Paramètres Grâce à cette option de la barre de raccourcis, vous pouvez modifier la configuration de l Application Small Hotel. Fenêtre Connection Settings Utilisée pour configurer l Application Small Hotel afin de lui permettre de communiquer avec le système PBX (voir point 5.2, "Fenêtre Connection Settings"). 5.1 Fenêtre Station Name Cette fenêtre permet à l utilisateur d afficher les noms affectés à chaque poste. Ces noms ne peuvent être modifiés qu avec le Gestionnaire PBX. Pour que les noms des postes puissent être affichés, ils doivent avoir été récupérés dans le système PBX (voir point 3, "Récupérer les données de taxation du PBX"). Afficheur Remarque Le bouton "Refresh from PBX" fonctionnera uniquement si le serveur de communication du PBX et le système PBX sont disponibles. Application Small Hotel, Mode d emploi 13

16 3_CDR_Settings.fm Paramètres Fenêtre Connection Settings 5.2 Fenêtre Connection Settings L Application Small Hotel est connectée au PBX via le serveur de communication du PBX. La fenêtre "Connection Settings" affiche les données de connexion du serveur de communication du PBX, qui est installé automatiquement avec le logiciel. De plus, la fenêtre "Connection Settings" peut être utilisée pour automatiser la récupération des données CDR du PBX. Afficheur Les paramètres de serveur suivants sont automatiquement définis durant l installation : Si le serveur de communication et l Application Small Hotel ont été installés sur le même PC, vous n avez pas besoin de spécifier d information dans le champ Communication Server. Le champ de saisie Server contient l adresse IP ou le nom du serveur de communication (paramètres par défaut tel que localhost). Le champ de saisie Ports (paramètre par défaut tel que 3100) est utilisé pour affecter le port via lequel Application Small Hotelet le serveur de communication communiquent. Le bouton Restore Default vous permet de revenir aux valeurs par défaut (l Application Small Hotel et le serveur de communication sont installés sur le même PC). Application Small Hotel, Mode d emploi 14

17 3_CDR_Settings.fm Paramètres Fenêtre Connection Settings Les options suivantes sont disponibles pour la récupération des données dans le champ Automatic Switch Data Retrieving : Manual data retrieving (paramètre par défaut) Les données CDR ne sont récupérées du PBX qu à la demande (voir point 3.1, "Récupérer les données de taxation manuellement"). Retrieve data after each... minutes (récupération des données à un intervalle de temps fixe). Cette option permet à l utilisateur d automatiser le processus de récupération CDR. L intervalle est défini en minutes. Retrieve data once a day at (récupération des données une fois par jour à une heure spécifique) Cette option permet à l utilisateur d automatiser le processus de récupération CDR. Si elle est activée, les données sont récupérées une fois par jour à une heure spécifique. Le bouton Restore Default vous permet de revenir au paramètre par défaut (Manual data retrieving). Remarque: Dans le mode de récupération automatique des données, seuls les CDR marqués comme non lus sont récupérés dans le système PBX. Application Small Hotel, Mode d emploi 15

18 5_CDR_OtherIssues.fm Gestion de la base de données CDR Gérer la base de données CDR de l Application Small Hotel 6 Gestion de la base de données CDR Les fonctions suivantes sont disponibles : Gérer la base de données CDR de l Application Small Hotel Gérer le tampon de données CDR du PBX 6.1 Gérer la base de données CDR de l Application Small Hotel Dans la boîte de dialogue Database Maintenance, vous pouvez modifier les enregistrements de l Application Small Hotel. Pour ouvrir la boîte de dialogue de maintenance de la base de données, sélectionnez Database -> Maintenance... dans le menu principal. Afficheur Les options suivantes sont disponibles : 1. Remove registers older than Cette option permet à l utilisateur d effacer les enregistrements plus anciens (données CDR). Pour cela, vous devez entrer une date. Tous les enregistrements qui ont été créés avant la date spécifiée sont supprimés en permanence de la base de données. 2. Compact Database La taille de la base de données de l Application Small Hotel varie au fur et à mesure de l addition et la suppression constante d enregistrements. Cette fonction sert à compacter la base de données. Remarque Ces fonctions ont des répercussions significatives sur les performances de l Application Small Hotel. Si, lorsque vous utilisez l application, vous trouvez que cela dure trop longtemps pour créer des graphiques ou d afficher des rapports contrôlés par filtres, vérifiez que la base de Application Small Hotel, Mode d emploi 16

19 5_CDR_OtherIssues.fm Gestion de la base de données CDR Gérer la base de données CDR de l Application Small Hotel données ne contient pas trop de données. Vous pouvez envisager de supprimer les enregistrements les plus anciens. Si la taille de la base de données n a pas pu être réduite par la suppression des données les plus anciennes, exécutez la fonction Compact Database. Application Small Hotel, Mode d emploi 17

20 5_CDR_OtherIssues.fm Gestion de la base de données CDR Gérer le tampon de données CDR du PBX 6.2 Gérer le tampon de données CDR du PBX Cette fonction peut être activée à partir de la barre de menus (PBX -> Buffer Management). La boîte de dialogue Buffer Management affiche la portion de tampon interne du PBX actuellement utilisée. Dans cette boîte de dialogue, l utilisateur peut aussi réaliser certaines opérations de base relatives au tampon. Afficheur Les fonctions suivantes sont disponibles pour gérer le tampon CDR du PBX : Partially delete buffer contents Cette fonction supprime de façon permanente les CDR du tampon interne du PBX. Seuls les 500 CDR les plus récents sont conservés dans le tampon. Completely delete buffer contents Cette fonction supprime de façon permanente le contenu entier du tampon interne du PBX. Retrieve unread buffer contents Cette fonction récupère tous les CDR enregistrés dans le tampon interne qui ne sont pas identifiés comme "lus" (dès qu un enregistrement est lu, il est marqué comme "lu"). Retrieve whole buffer contents Cette fonction récupère tous les CDR enregistrés dans le tampon interne du PBX (tous les CDR sont récupérés, même ceux qui sont marqués comme "lus"). Remarque Le PBX comprend un tampon qui conserve en mémoire jusqu à 1250 enregistrements CDR. Si le tampon est plein, l enregistrement le plus ancien est effacé lorsque vous en créez un nouveau. Pour cette raison, le tampon interne du PBX n a généralement pas besoin d être supprimé. Application Small Hotel, Mode d emploi 18

21 5_CDR_OtherIssues.fm Gestion de la base de données CDR Gérer le tampon de données CDR du PBX Si vous devez supprimer le tampon (un message de sécurité est toujours affiché dans ce cas), gardez à l esprit que cela détruit aussi les CDR non lus qui n ont pas encore été récupérés dans le tampon interne du PBX. Si ces CDR ne sont pas récupérés avant que le tampon interne du PBX ne soit effacé, les données effacées sont irrémédiablement perdues. Pour cette raison, vous devez toujours récupérer les CDR non lus avant de procéder à la suppression. Pour avoir plus d informations sur la récupération des CDR (voir chapitre 3, "Récupérer les données de taxation du PBX"). Le système PBX doit être connecté au serveur de communication. Si ce n est pas le cas, un message d erreur s affiche. Application Small Hotel, Mode d emploi 19

22 CDRSIX.fm Index Index Z A Automatiser la récupération des données CDR 14 B Barre d outils 4 Barre de menus 3 Barre de raccourcis 3 C check-in 7 check-out 7 Compacter la base de données 16 Configuration initiale 5 Poste spécifique 11 vue d impression 12 R Rapport CDR 11 Récupération des données 8 Récupération manuelle des données 15 Récupérer les données toutes les... minutes 15 Récupérer les données une fois par jour à 15 Rétablir les valeurs par défaut 14 E Exporter les données 12 F Fonctions et fonctionnalités 2 G Génération de rapports CDR 10 Générer des rapports CDR 5 Gérer la base de données CDR de l application Small Hotel 16 Gestion de la base de données du PBX 18 Gestion du tampon du PBX 18 I Imprimer les données 12 Interface utilisateur 3 M Maintenance de la base de données 16 Mémoire de données de taxation 10 P Paramètres 13 Connexion 14 Nom du poste 13 Application Small Hotel, Mode d emploi 20

23 Copyright Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG 06/2008 Hofmannstr. 51, D München Réf. de code : A31003-K1270-M A9 Communication for the open minded Siemens Enterprise Communications Les informations de ce document contiennent uniquement des descriptions générales ou des caractéristiques qui, dans des cas d'utilisation concrets, ne sont pas toujours applicables dans la forme décrite ou qui, en raison d'un développement ultérieur des produits, sont susceptibles d'être modifiées. Les caractéristiques particulières souhaitées ne sont obligatoires que si elles sont expressément stipulées en conclusion du contrat. Sous réserve des possibilités de livraison et de modifications techniques. Les marques utilisées sont propriétés de la Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG ou du propriétaire respectif.