Accompagnement du déploiement de la démarche de diagnostic territorial et de mise en œuvre des feuilles de route

Transcription

1 Accmpagnement du dépliement de la démarche de diagnstic territrial et de mise en œuvre des feuilles de rute Exemple d un dispsitif de suivi et d évaluatin d un Cntrat 1

2 Dans le respect des dispsitins légales et réglementaires encadrant les cntrats lcaux de santé, les actins prévues au présent Cntrat fnt l bjet d un suivi régulier de leur mise en œuvre. L atteinte des bjectifs pératinnels et généraux est mesurée par le biais d indicateurs de résultat et d indicateurs d impact, dans le cadre d une évaluatin intermédiaire et d une évaluatin finale du Cntrat. La qualité de la relatin cntractuelle est également évaluée. Les bjectifs, prcédures et utils du suivi de la mise en œuvre des actins, des évaluatins intermédiaire et finale et de l évaluatin de la qualité de la relatin cntractuelle snt décrits dans le présent dispsitif de suivi et d évaluatin du Cntrat. Deux utils snt utilisés 1. un tableau de brd de suivi des actins du Cntrat. Ce dcument est cmpsé : d un tableau de brd synthétique présentant le niveau d'avancement glbal de chacune des actins ; d un tableau de suivi de la mise en œuvre pur chaque actin reprenant les travaux menés / à réaliser, ainsi que les indicateurs de mise en œuvre et résultat de l'actin ; d un tableau de brd des indicateurs d impact (utile pur les évaluatins intermédiaire et finale) ; d un dictinnaire des indicateurs indiquant la définitin et les mdalités de recueil des indicateurs des actins du vlet "Parcurs de santé des persnnes âgées" du Cntrat : ce dictinnaire précise ntamment la fréquence de mesure des indicateurs de suivi, de résultat et d impact, utiles pur les évaluatins. 2. un tableau de brd de suivi de la relatin cntractuelle, permettant de suivre le respect des principes de guvernance du Cntrat et d évaluer l implicatin des signataires. 2

3 1. Suivi et évaluatin de la qualité de la relatin cntractuelle La relatin cntractuelle fait l bjet d un suivi régulier et d une évaluatin annuelle par l animateur du Cntrat, réalisés sur la base d un tableau de brd de suivi de la relatin cntractuelle. Veiller aux respects des principes de guvernance du Cntrat en tenant à jur un calendrier des réunins des instances de guvernance assurant le piltage et la mise en œuvre du Cntrat (Cmité stratégique, Cmité d intégratin) Evaluer l implicatin des signataires (tenue des réunins des instances de guvernance, participatin, mise en œuvre des décisins prises au Cmité stratégique et au Cmité d intégratin) Prcédures et mdalités du suivi annuel de la relatin cntractuelle 1. Mise à jur annuelle du tableau de brd de suivi de la relatin cntractuelle (animateur) 2. Rédactin d une nte de synthèse sur le suivi et l évaluatin de la relatin cntractuelle. Cette abrdera les aspects suivants : - l engagement des acteurs dans la démarche ; - la satisfactin des acteurs du cntrat sur les mdalités de fnctinnement des instances de travail ; - le niveau d apprpriatin des méthdes et des utils par les acteurs ; - le respect des décisins prises par les instances de guvernance. 3. Diffusin du tableau de brd actualisé aux signataires du Cntrat 4. Présentatin au Cmité stratégique de fin d année 3

4 2. Le suivi trimestriel de la mise en œuvre des actins Le suivi régulier de la mise en œuvre des actins cnsiste en un état d avancement trimestriel des travaux prévus dans les fiches-actin. En fnctin des besins, ntamment pur la préparatin des réunins du Cmité stratégique u du Cmité d intégratin des acteurs et des prjets lcaux, des états d avancement supplémentaires snt effectués, en plus de ce suivi trimestriel. Pur chaque fiche-actin du Cntrat, l état d avancement trimestriel indique ntamment : le taux de réalisatin des sus-actins prévues dans la fiche et la situatin par rapprt au calendrier prévu dans le Cntrat (avance, retard, cnfrme au calendrier) ; les tâches réalisées dans les tris derniers mis et celles à mener dans les tris prchains mis ; les livrables u dcuments prduits. Une synthèse de l avancement des travaux pur l ensemble des actins est frmalisée dans un tableau de brd synthétique. Sur la base de ce suivi trimestriel, un bilan d activité annuel du Cntrat est réalisé. Réaliser un état d avancement détaillé de la mise en œuvre des actins du Cntrat Identifier les éventuelles difficultés rencntrées (et alertes) u bnnes pratiques mises en place Lever les pints de blcage et mettre en œuvre des actins facilitantes Prcédures et mdalités du suivi trimestriel de la mise en œuvre des actins 1. Mise à jur du tableau de brd de suivi (animateur, avec l appui des référents et des acteurs respnsables de la cllecte des dnnées et de la mesure des indicateurs) 2. Diffusin du tableau de brd mis à jur à la Délégatin territriale de l ARS et aux cllectivités signataires par l animateur du Cntrat (animateur) 3. Réunin de suivi entre l animateur et la Délégatin territriale afin de cmmenter l état d avancement et prendre les décisins nécessaires (en cas de retard u blcage ntamment) 4. Diffusin du cmpte-rendu de la réunin de suivi aux référents (animateur) 5. Diffusin du tableau de brd mis à jur et des instructins dnnées à tus les acteurs (référents de chaque bjectif pératinnel) Le bilan d activité annuel du Cntrat est frmalisé par l animateur, en lien avec les référents des bjectifs pératinnels, sur la base des suivis trimestriels de l année passée. Après apprbatin par le Cmité d intégratin, ce bilan est présenté aux signataires du Cntrat, dans le cadre d une réunin du Cmité stratégique. 4

5 3. L évaluatin intermédiaire L évaluatin intermédiaire du Cntrat intervient à l issue de la trisième année de signature du Cntrat. Cette évaluatin intermédiaire prte essentiellement sur la mesure de l atteinte des bjectifs pératinnels du Cntrat et s appuie dnc ntamment sur les indicateurs de résultats prévus au Cntrat. L évaluatin intermédiaire accmpagne la mise en œuvre du Cntrat cmme un util de crrectin prgressif. Mesurer, à mi-parcurs, l atteinte des bjectifs pératinnels du Cntrat. Eclairer les décisins cncernant des ajustements nécessaires pur favriser l atteinte des bjectifs pératinnels : renfrcement, suspensin u abandn de certaines actins, mise en œuvre de nuvelles actins, réallcatin de ressurces, etc. Prcédures et mdalités de réalisatin de l évaluatin intermédiaire 1. Analyse dynamique et rétrspective des indicateurs de résultat (animateur, avec l appui des référents) 2. Entretiens avec les signataires (animateur) 3. Grupe de travail avec les référents des bjectifs pératinnels (animateur) 4. Synthèse et frmalisatin des résultats de l évaluatin intermédiaire (animateur) 5. Présentatin des résultats de l évaluatin intermédiaire en Cmité d intégratin des acteurs et des prjets lcaux 6. Sumissin du rapprt d évaluatin intermédiaire à l apprbatin du Cmité stratégique Le rapprt d évaluatin intermédiaire cmprend : Bilan d avancement et bilan financier Evaluatin de l atteinte des bjectifs pératinnels : analyse rétrspective et dynamique des indicateurs de résultat Précnisatins cncernant le renfrcement, la pursuite, la suspensin u l abandn de certaines actins Prpsitin de nuvelles actins à mettre en œuvre, cncurant à l atteinte des bjectifs pératinnels, ntamment en substitutin d éventuelles actins abandnnées. 5

6 4. L évaluatin finale L évaluatin finale du Cntrat intervient à l issue du Cntrat. Cette évaluatin finale prte sur la mesure de l atteinte des bjectifs généraux du Cntrat, l efficacité du dispsitif de guvernance mis en place et la pertinence des bjectifs initialement fixés. Dresser le bilan de la mise en œuvre du Cntrat (financement, guvernance, résultats, impacts) Préfigurer une nuvelle plitique territriale de santé Prcédures et mdalités de réalisatin de l évaluatin finale 1. Analyse dynamique et rétrspective des indicateurs de résultat et d impact (animateur, avec l appui des référents) 2. Entretiens avec les signataires et les référents des bjectifs pératinnels (animateur) 3. Grupes de travail avec les acteurs du Cntrat par bjectif pératinnel (animateur et référent) 4. Synthétise et frmalisatin des résultats de l évaluatin finale (animateur) 5. Présentatin des résultats de l évaluatin finale en Cmité d intégratin des acteurs et des prjets lcaux 6. Sumissin du rapprt d évaluatin finale à l apprbatin du Cmité stratégique Le rapprt d évaluatin finale cntient : Un bilan du fnctinnement du dispsitif de guvernance Un bilan financier Un bilan de l atteinte des bjectifs généraux du Cntrat : analyse des indicateurs d impact. Des prpsitins de nuveaux axes stratégiques pur la plitique territriale de santé. 6