Guide Exposant Contact France Hydro Electricité Contact Palais des Congrès d Arles

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1 Guide Exposant Contact France Hydro Electricité Aurélie Dousset, responsable communication, Nathalie Bironneau, responsable services généraux, 66 rue la Boétie, Paris T / F francehydro@france-hydro-electricite.fr Retrouvez toutes les informations relatives aux 10 èmes Rencontres France Hydro Electricité sur Contact Palais des Congrès d Arles Caroline OLIVIER Attachée commerciale - Palais des congrès d'arles BP Arles cedex Tél : , Port. : colivier@arles.cci.fr

2 Madame, Monsieur, Nous avons le plaisir de vous transmettre le Dossier Technique Exposant relatif aux 10 èmes Rencontres France Hydro Electricité, conçu pour vous donner toutes les informations vous permettant d organiser votre participation au salon dans les meilleures conditions. Vous y trouverez notamment le règlement général du salon, les règles d hygiène et de sécurité ainsi que le règlement du Palais des Congrès d Arles. Chaque exposant est tenu de respecter scrupuleusement l ensemble de ces règles de fonctionnement. Nous vous recommandons de lire attentivement ce dossier dans son intégralité et de le conserver jusqu à la fermeture du salon. Si toutefois vous aviez besoin d informations complémentaires, n hésitez pas à contacter l équipe de France Hydro Electricité. L aménageur général, notre principal prestataire technique, est également à votre disposition pour toutes les questions liées à l aménagement du salon : Yann COUSTELLIER, Atelier C Audiovisuel P M. contact@caudiovisuel.com 474, chemin de la Prairie Village Camarguais Arles T F Toute l équipe de la France Hydro Electricité vous remercie de votre confiance. Nous serons heureux de vous accueillir sur les 10èmes Rencontres France Hydro Electricité. À toutes et à tous, nous vous souhaitons, d ores et déjà, un excellent salon. France Hydro Electricité

3 Planning de montage, exploitation et démontage de l exposition Jour et horaires d installation des exposants Mercredi 30 mai de 15h à 18h Jour et horaires d ouverture de l exposition Jeudi 31 mai de 11h30 à 19h00 Vendredi 1 er juin de 8h00 à 17h00 Jour et horaires de démontage des exposants Vendredi 1 er juin de 17h à 19h Plan des espaces du Palais des Congrès d Arles NIVEAU 1 : COCKTAILS DÉJEUNATOIRES (VAN GOGH) NIVEAU 0 : ACCUEIL ET ESPACE CAFÉ (MIREILLE & GAUGUIN) + ZONE EXPOSITION À PART (HALL CHABAUD) NIVEAU -1 : PLÉNIÈRE (MISTRAL) ET ATELIERS EXPOSANTS (DAUDET & GOUNOD) 3

4 Votre stand Stand équipé Cloisons en mélaminé 2 ou 3 côtés hauteur 2,40 m, couleur poirier, structure en aluminium avec raidisseur simple; 1 table et 2 chaises (dimension variable des tables) 1 coffret électrique 1,5kW Enseigne 20x30 cm R/V impression couleur => Transmis par France Hydro Electricité au Palais des congrès tel que le texte apparaissant sur votre fiche exposant (pas de logo) Le Centre de Congrès Pierre Baudis met à votre disposition des cloisons de stands en bon état. Merci de respecter les surfaces et d utiliser uniquement de la pâte à fixer pour coller vos posters et affiches. Toute réparation de dégradation sera à la charge de l exposant. Pour toute demande complémentaire concernant l équipement de votre stand, vous pouvez contacter notre prestataire technique ou consulter le catalogue de matériel et de prestations adjoint : Yann COUSTELLIER, Atelier C Audiovisuel P M. contact@caudiovisuel.com 474, chemin de la Prairie Village Camarguais Arles T F

5 Ateliers techniques des exposants Votre atelier Si vous avez souscrit un atelier technique lors de votre inscription, nous vous invitons à consulter les informations ci-dessous avec intérêt : D une durée de 30 minutes, les ateliers des exposants se déroulent en parallèle des horaires d exposition. Deux ateliers se déroulent simultanément dans des salles différentes au niveau -1, à proximité de la salle plénière, dans un bâtiment annexe du Hall Chabaud où se tient la partie exposition (voir plan page 3). Des annonces micro seront effectuée dans la zone expo pour annoncer les ateliers. Je vous invite à consulter le programme des ateliers et de noter votre horaire de passage (lien ci-contre). Informations pratiques Les salles mises à votre disposition seront intégralement équipées : ordinateur, vidéoprojecteur et sonorisation. Il vous revient de vous présenter 10 min avant le début de votre atelier avec une clé USB contenant votre présentation au format power point et au format pdf, pour plus de sécurité. Nous vous demandons également de bien vouloir nous transmettre votre présentation au plus tard le mercredi 23 mai. Pour le bon déroulement de l ensemble des ateliers, et par respect pour les autres exposants, nous vous demandons de bien respecter le timing de votre atelier et de libérer la salle dans les temps. 5

6 Accès au Centre de Congrès Adresse du site Palais des Congrès d Arles Avenue de la 1re Division France Libre Arles Coordonnées GPS Latitude : Longitude : Accès au Palais des Congrès Bus depuis la gare d Arles : Navette navia gratuite avec rotation toutes les 30 min. Gare d Arles vers Musée de l Arles Antique Bus depuis le centre ville : Ligne 1 direction BARRIOL de l arrêt "Clémenceau" jusqu à "Musée de l'arles Antique" Horaires disponibles sur le site : En voiture : Sortie n 5 "Arles Centre" depuis l'a54 et la N113. En train Gare d'arles située à 2,5 km du Palais des Congrès (3h50 depuis Paris) Gare d'avignon TGV située à 38 km d'arles (2h40 depuis Paris) Gare de Nîmes située à 33km d'arles (3h depuis Paris) En taxi Taxis arlésiens : Taxis radio : Taxis arlésiens Class :

7 Plans d accès Stationnement Le Palais des Congrès d Arles dispose de 250 places de stationnement dont 150 sont devant le Palais des Congrès et 100 derrière le Hall Chabaud. Un espace situé derrière le Hall Chabaud est réservé aux exposants (voir plan général ci-après). Une fois le déchargement à l avant du hall terminé, les véhicules devront être stationnés à cet endroit. 7

8 Livraison et reprise du matériel Accès Pendant les horaires de montage et de démontage, vous pourrez approcher votre véhicule en zone de chargement et de déchargement. Afin de ne pas encombrer cet accès, vos véhicules devront être impérativement stationnés sur le parking exposants situé derrière le Hall Chabaud en dehors des périodes de chargement et de déchargement. Les exposants doivent s assurer que le personnel chargé de leur livraison et du montage de leurs propres éléments de stand dispose du matériel de manutention et de l outillage nécessaire (chariots, transpalettes, etc.). Aucun matériel ne peut être prêté par l organisateur ou bien l aménageur général. Aucun véhicule de livraison ne sera autorisé à pénétrer à l intérieur du hall d exposition. Les exposants devront laisser leurs véhicules à l extérieur. Ils se muniront, si nécessaire, de chariots ou transpalettes. 8

9 Modalités d envoi de vos colis sur site Envoi Attention: tout colis mal étiqueté est susceptible d être refusé, et ne pourra être livré sur stand. Chaque exposant est responsable du transport de son matériel, de la réception et de la réexpédition de ses colis. Le Centre de Congrès décline toute responsabilité en cas de vol, de perte ou de détérioration de marchandise entreposée. Etiquette sur votre colis IMPERATIF PALAIS DES CONGRÈS D ARLES AV. DE LA 1 RE DIVISION FRANCE LIBRE ARLES RENCONTRES HYDRO ELECTRICITE NOM EXPEDITEUR N DU STAND (DOCUMENTATION SACOCHE) Si souscription a l option : lire plus bas Vous avez souscrit l option «insertion publicitaire» dans les sacoches des visiteurs Comprend la livraison d une plaquette A4 de 4 à 8 pages maximum, ainsi qu un «goodies» de petite taille. Votre colis doit être envoyé ou déposé au Palais des congrès entre le jeudi 24 mai et le mercredi 30 mai à 12h00 au plus tard avec la mention «Documentation sacoche + Nom exposant» clairement identifiée sur les cartons. Sans ces mentions et en dehors de ces délais, votre colis ne pourra être identifié pour être inséré dans les sacoches. Les sacoches sont commandées en 500 ex; Retours Lors du démontage du congrès, les colis exposants doivent être récupérés au plus tard lundi 4 juin 2018, après avoir été correctement étiquetés par vos soins. Passé ce délai, le Centre de Congrès procède au nettoyage systématique des zones de stockage et ne pourra être tenu responsable en cas de marchandise égarée. 9

10 Informations pratiques Accueil des exposants Pendant toute la période de montage et jusqu à l ouverture du salon, Aurélie Dousset se tiendra à la disposition des exposants pour toutes les questions liées à l aménagement. Aurélie Dousset, , (sur place uniquement). Remise des badges exposants Vos badges exposants vous seront remis soit le mercredi 30 mai après-midi lors du montage entre 15h et 18h, soit le jeudi 31 mai à votre arrivée sur les Rencontres. Repas Votre participation aux Rencontres France Hydro Electricité inclue les accueils café et cocktails déjeunatoires les 31 mai et 1 er juin, dans une salle annexe au hall d exposition. La soirée organisée le jeudi 31 mai à partir de 20h00 au Patio de Camargue n est pas inclue et accessible sur inscription préalable en option supplémentaire auprès de France Hydro Electricité. Vous avez réservé des couverts pour le diner spectacle du 31 mai Soirée au Patio de Camargue, à quelques minutes à pied du Palais des Congrès, 49 Chemin de Barriol, Arles, à partir de 20h. Des bracelets vous seront remis en même temps que vos badges exposants le 30 mai après-midi lors du montage ou le 31 mai sur vos stands. Réservations hôtelières Une plateforme de réservation hôtelière, mise en place en coopération avec l Office du Tourisme d Arles, vous permet de réserver vos hébergements facilement et à des tarifs négociés. Pour accéder à la plateforme de réservation hôtelière, cliquez sur le lien ci-dessous et identifiez-vous avec le mot de passe : + Lien : resa.arlesevents.com + Mot de passe : HYDRO

11 Inscriptions visiteurs Inscription des visiteurs Les Rencontres France Hydro Electricité sont un évènement professionnel accessible sur inscription préalable uniquement. Aucune inscription ne pourra être prise sur place pour des questions d organisation. Le tarif d inscription aux Rencontres France Hydro Electricité s élève à : TTC pour les adhérents au syndicat TTC pour les non adhérents Pré-inscriptions en ligne : Bulletins de participation également téléchargeable sur le site internet de France Hydro Electricité : Faire connaitre votre présence aux Rencontres France Hydro Electricité Téléchargez le logo des Rencontres France Hydro Electricité pour communiquer sur votre présence sur l évènement sur votre site internet ou en signature de vos s. Lien de renvoi vers le site internet 11

12 Programme de l évènement et exposants inscrits Programme des 10èmes Rencontres et des ateliers des exposants Cliquez sur les images pour consulter les programmes Exposants inscrits La liste des 75 exposants inscrits et leurs numéros de stand est disponible ici. Les fiches détaillées des exposants sont disponibles ici. 12

13 Plan de la zone d exposition : Hall Chabaud La liste des 75 exposants inscrits et leurs numéros de stand est disponible ici.