Etabli le : Par : Christelle Dijkstra Remplace la version du : Conduite : ETP directement subordonné-s Cf.

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Raymond Papineau
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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Christelle Dijkstra Remplace la version du : Motif d actualisation : Remplacement du titulaire du poste 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE CULTURE Service : Entité (division, secteur, établissement, office ) : COFOP N de poste : Intitulé du poste dans l entité : Administrateur/trice d'école N emploi-type : Libellé : Administrateur/trice d'école Chaîne : 350 Niveau : Mission générale du poste (description succincte) 1. Assumer les tâches administratives liées à la direction de l'école 2. Assurer la gestion des ressources humaines administratives 3. Gérer les dossiers administratifs de l'ensemble du personnel et des apprenti-e-s et préapprenti-e-s de l'école 4. Assumer la responsabilité de la gestion financière 5. Gérer les infrastructures et la logistique 4. Conduite : P directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : Les assistant/es en gestion comptable 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : Le directeur : décisions et règlements de problèmes administratifs divers Les secrétaires de la comptabilité : l'activité courante Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 6. Missions et activités 1. Assumer les tâches administratives liées à la direction de l'école 5% Participer au développement de la politique générale de l'établissement. Supervise et contrôle l'organisation générale des manifestations internes organisées par l'école et dans certains cas y participe Elaborer et assurer la mise à jour des procédures liées à son activité et veiller à leur application Participer aux séances formelles ainsi qu'aux Conférences des maîtres et aux Conseils de direction, selon les besoins Exécuter tout autre mandat confié par le/la directeur-trice 2. Assurer la gestion des ressources humaines administratives 30% Gérer l'ensemble des activités du personnel administratif en veillant à faire respecter les procédures et règles administratives en vigueur dans l'établissement, notamment : - la coordination du travail du personnel administratif, en collaboration avec les autres membres de la direction - la planification des vacances du personnel administratif de la comptabilité Assurer la sélection et l'engagement du nouveau personnel administratif, CAPP, UTT, ML et Forjad en collaboration avec les membres de la direction concernés et veiller à sa formation Conduire les entretiens d'appréciation du personnel administratif de la comptabilité. Proposer des plans de perfectionnement du personnel administratif, en collaboration avec les membres de la direction. Organiser une rencontre, au moins une fois par année et selon les besoins 3. Gérer les dossiers administratifs de l'ensemble du personnel et des apprenti-e-s et préapprenti-e-s de l'école 30% Etablir le dossier d'engagement des futurs collaborateurs pour l'établissement du contrat de travail Gestion courante des dossiers en fonction des évènements durant le cycle de vie du collaborateur au COFOP Contrôler les présences/absences du personnel du COFOP,CAPP, UTT Superviser le contrôle des présences / absences des apprenti-e-s et préapprentis Renseigner le personnel et les apprenti-e-s/préapprenti-e-s Etablir la correspondance liées aux diverses activités 4. Assumer la responsabilité de la gestion financière 30% Elaborer le budget, selon les procédures de la DGEP et assurer le bouclement annuel des comptes. Assurer le suivi de l'exploitation des ressources financières et présenter un état de situation trimestrielle au Conseil de direction (15 ateliers, 5 unités de préapprentissage, UTT, CAPP, Forjad et ML 2 ateliers) Contrôler l'ensemble des opérations comptables. Analyse de pièces comptables/imputation/ saisie/ contrôle. Contrôler la gestion financière de l'ensemble des ateliers et en référer, au moins trimestriellement à la direction. (Contrôle et prise en compte de devis) Répondre à toutes demandes en relation avec l'activité d'administrateur-trice (enquêtes, statistiques, etc.) 5. Gérer les infrastructures et la logistique 5% Assurer la liaison avec les services de l'etat de Vaud pour l'entretien et l'aménagement des locaux. Faire contrôler le Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 bon fonctionnement des installations techniques immobilières. Gestion des parkings Gérer les clés de tous les bâtiments et donner les accès aux personnes autorisées. Evaluer les besoins en locaux administratifs et techniques et planifier leur aménagement Elaborer et tenir à jour les inventaires des biens mobiliers et des marchandises de l'ensemble de l'école (l'inventaire informatique pédagogique est géré par le doyen pédagogique) Assurer l'approvisionnement et la distribution des fournitures de bureau et scolaires de l'ensemble de l'école ainsi que les commandes liées à l'activité de l'école Valider les commandes CADEV (livres, matériel de bureau, mobilier divers), les factures fournisseurs, les factures clients (envoi et encaissement), la caisse, le compte postal Répondante bureautique et applicatif pour les réseaux informatiques : Administratif : Récolter et traiter les besoins de l'école avec la collaboration du service informatique de l'etat de Vaud Pédagogique : Collaborer aux demandes du point de vue financier pour l'informatique pédagogique avec le doyen pédagogique (lien avec l'unité informatique de la DGEP pour l'aspect financier) 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre Certificat Fédéral de Capacité (CFC) d'employé-e de commerce avec diplôme HES d'économiste d'entreprise (ou jugé équivalent) ou brevet/maîtrise dans un domaine RH ou comptable Formation complémentaire Titre 8.3. Expérience professionnelle Domaine Nbre d années ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Connaissance et maîtrise des fonctionnement de l'etat dans les domaines des finances, du logiciel SAP et de la gestion de personnel Intérêt pour la formation professionnelle des jeunes en situation de difficultés Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

4 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Atteignabilité II par Securitas pour le système de sécurité sur le site du COFOP 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite : P directement subordonné-s ; le mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire ; les missions et activités ; les éventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Sur délégation de l autorité d engagement, il appartient au/à la responsable direct-e de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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