Forward ou redirection...7

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2 Table des matières 1 Avant propos Qu'est-ce que le Webmail? Objet de ce manuel Le support La plate-forme de messagerie Les fonctionnalités et options du Webmail Messagerie Agenda Contacts Fichiers Quelques définitions Boîte et quota Compte et adresse Interface de connexion au Webmail Pro Spam... 7 Forward ou redirection...7 Filtres... 7 Notifications Introduction à l'usage du Webmail Établissement de la connexion et identification La langue du Webmail Les éléments du Webmail Messagerie Le Filtre Boîte de réception Alerte reception de nouveaux messages...10 Clic droit sur la boîte de réception...10 Détail du menu de la boîte de réception et des actions possibles...11 Fenêtre des messages...13 Fenêtre du message sélectionné Nouveau message Menu du nouveau message...16 Détail des actions possibles...17 Zone de texte...17 Options du nouveau message Messages envoyés Messages supprimés...21 Menu des messages supprimés Brouillons SPAM Menu du dossier SPAM Préférences «Messagerie»...24 Page 2 / 47

3 Paramétrer l'anti-spam:...25 Faire suivre vos messages...26 Être alerté de la réception de nouveaux s...27 Gérer vos filtres...29 Gérer les «indésirables»...32 Activer/Désactiver le répondeur automatique...33 Créer votre signature Agenda Vue d ensemble du module agenda Webmail Vue simplifiée pour ajouter un événement Vue détaillée pour ajouter un événement Vue de l'agenda avec les rendez vous inscrits Paramètre de l agenda Contacts Vue d ensemble du module Contact...44 Page 3 / 47

4 1 Avant propos 1.1 Qu'est-ce que le Webmail? Il s'agit d'un service Web consultable depuis tous les navigateurs Web du marché (Internet Explorer, Mozilla, Google Chrome, Opera,...).Il est cependant possible que certaines fonctionnalités ne soient pas disponible sur les navigateurs les plus récents. Le Webmail permet la gestion de sa boite aux lettres, de l'envoi de mail classique, au paramétrage en cas d'oubli de mot de passe, en passant par la gestion de son répondeur. Grâce au Webmail, chaque utilisateur peut ainsi paramétrer au mieux son espace de messagerie, et tous les services associés qui sont fournis avec les options que l'utilisateur (ou son entreprise) a souscrit. 1.2 Objet de ce manuel Ce manuel s'adresse aux clients professionnels et aux clients portails désirant administrer les boîtes s et les services associées à leur compte de messagerie. Afin que vous ne soyez pas dérouté par certains termes propres à la notion d' et la gestion plus générale des messages, un chapitre leur est consacré décrivant les définitions des termes employés, posant les bases pour la compréhension des fonctionnalités du Webmail. Ce manuel demeure un outil permettant de vous former à l'usage du Webmail en complément de l'aide disponible en ligne. 1.3 Le support Toutes les remarques, concernant ce manuel ou le mode de fonctionnement du Webmail, peuvent nous être adressées par mail. Page 4 / 47

5 2 La plate-forme de messagerie 2.1 Les fonctionnalités et options du Webmail Messagerie L'onglet sur lequel on accède par défaut lors de l'accès au Webmail, concerne la boite aux lettres elle-même, avec la boite de réception, et tout l'historique des messages reçus et envoyés depuis la création de la boite, sous réserve de toute interaction utilisateur Agenda Une fonction qui est très demandée dans le domaine de la messagerie, notamment en ce qui concerne les domaines privés, en entreprise, ou chaque utilisateur partage avec d'autres membres de sa société, les évènements auxquels il participe, tel les réunions, ses congés Contacts Liste qui contient la liste des correspondants que vous avez ajouté à votre répertoire, pour une utilisation plus rapide de leur coordonnées, pour la rédaction de mails par exemple, en utilisant l'auto-complétion Fichiers Une fonctionnalité importante qui permet d'uploader des fichiers pour les mettre à disposition d'utilisateurs, et ce en vous fournissant un lien de téléchargement à transmettre aux différents destinataires à qui vous souhaitez fournir le fichier. 2.2 Quelques définitions Boîte et quota Une boîte désigne l'espace physique affecté à un utilisateur pour le stockage de ses messages. Cet espace est limité en volume par une valeur dénommée quota maximum. La boîte est référencée par une adresse . NOTE Page 5 / 47

6 Le quota d'une boîte de messagerie est au minimum de 20Mo sans limitation de stockage maximum, celui-ci est définit en fonction des options de services souscrites. Espace de stockage: L'espace de stockage occupé est représenté par la couleur verte en haut à droite de votre interface webmail Compte et adresse Un compte désigne un identifiant unique pour toute la plate-forme de messagerie. Il est associé à une boîte . Ce compte peut servir à renseigner le champ Login lors de la relève de la boîte. Ce libellé est habituellement généré automatiquement par le BO à partir de l'adresse . Une adresse désigne la référence principale associée à une boîte lors de sa création. Elle se compose de deux parties séparées par le caractère (arobase). La première partie se nomme le «nom», la deuxième partie le «domaine». Une adresse s'écrit donc de la façon suivante : <nom>@<domaine> Interface de connexion au Webmail Pro Page 6 / 47

7 Connexion : - Adresse inscrivez votre adresse personnelle composé de «votrenom@domaine.com» - Mot de passe : Entrez le mot de passe correspondant au compte en question. Vous pouvez également choisir la langue de l interface Webmail. Une fois ces informations correctement renseignées, cliqué sur «se connecter». La rubrique «besoin d aide» permet de contacter par mail le support en cas de problèmes. Cet indicateur permet de connaître l état de fonctionnement de la plate-forme en temps réel Spam Un Spam désigne un mail indésirable, adressé par un client qui veut attirer l'attention du client sur un lien malveillant, qui peut entrainer sur la récupération de données«potentiellement dangereuses», la demande d'information personnelles, le tout de manière assez courtoise Forward ou redirection Un forward désigne une adresse vers laquelle le message est redirigé. Le message ne fait que transiter à travers la plate-forme et n'est donc pas stocké Filtres Un filtre désigne une suite de tests/actions appliqués à un message avant sa distribution dans la boîte d'un utilisateur Notifications Une notification est un message émis après la distribution réussie d'un message dans la boîte d'un utilisateur. Page 7 / 47

8 3 Introduction à l'usage du Webmail 3.1 Établissement de la connexion et identification Le Webmail se présente sous la forme d'un service Web consultable depuis un navigateur Internet. Cet outil vous permet d'agir en temps réel sur votre messagerie et sur les divers éléments qui y sont rattachés, comme les contacts, ou l'agenda. Une identification est nécessaire afin de pouvoir accéder aux différentes fonctions de la messagerie. Celle-ci se compose d'un login et d'un mot de passe qui vous ont été transmis lors de la souscription au contrat de fourniture du service. 3.2 La langue du Webmail L'interface du produit est disponible par défaut en français. Néanmoins pour les utilisateurs qui en auraient besoin, l'option choix de langue est disponible, avec le choix des principales langues européennes:l'anglais et l'allemand. NOTE L'utilisation du Webmail utilise du Javascript et des cookies. Veillez à autoriser ces fonctions sur votre navigateur. Page 8 / 47

9 4 Les éléments du Webmail 4.1 Messagerie L'onglet sur lequel on accède par défaut lors de l'accès au Webmail, concerne la boite aux lettres elle-même, avec notre boite de réception, et tout l'historique des messages reçus et envoyés depuis la création de la boite, sous réserve de toute interaction utilisateur Le Filtre Permet de filtrer les s pour une recherche plus aisée des s. Vous rentrer votre (ou vos) mot(s) clé(s) dans le champ «filtrer». Ce filtre peut être simplement supprimé en cliquant comme ci-dessous. Page 9 / 47

10 4.1.2 Boîte de réception Permet d'accéder à sa boîte de réception, de lire et de répondre à un ou plusieurs destinataires, de faire suivre un , etc. Alerte reception de nouveaux messages Lors de la réception de nouveaux messages, un message s'affiche en bas à droite de l'écran pour le signaler. Clic droit sur la boîte de réception Nouveau dossier: créer un nouveau dossier sous l'arborescence existante. Page 10 / 47

11 Supprimer: Supprime le dossier de l'arborescence. Compacter le dossier boite de réception: Actualise votre boîte de réception. Rafraichir l'arbre: Une fois connecté sur le Webmail, alors que vous regardez vos mails, il est normal que vous vouliez vérifier si de nouveaux mails sont arrivés dans votre boite aux lettres depuis votre connexion. Pour cela, 2 moyens sont possibles: Un rafraichissement d'un dossier en particulier Le rafraichissement de l'ensemble de la boite mail. Pour le premier cas, il suffit de recliquer dans l'arbre à gauche sur le dossier souhaité, et les nouveaux messages apparaitront. Pour rafraichir l'ensemble de la boite mail, cliquer droit sur un des dossiers puis comme indiqué ici, cliquer sur Rafraichir l'arbre. Détail du menu de la boîte de réception et des actions possibles Nouveau: Permet de créer un nouvel , d'ajouter un nouveau contact ou de créer un événement. Répondre: Redirige automatiquement vers une page pour répondre au destinataire de l' sélectionné. Il est possible de modifier l' lors de ce procédé. Répondre à tous: Redirige automatiquement sur une page pour répondre à tous les Page 11 / 47

12 destinataires de l' sélectionné. Il est possible de modifier l' lors de ce procédé. Faire suivre: Redirige automatiquement sur une page pour transmettre l' sélectionné au destinataire choisi. Il est possible de modifier l' lors de ce procédé. Supprimer: Supprime le (ou les) s sélectionné(s). Action: Rassemble différentes fonctionnalités: Répondre, répondre à tous, faire suivre, supprimer, Marque comme lu: Le message n'est plus surligné en gras et il n'y a plus l'icône «message non-lu»: Marquer comme non-lu: surligne le message en gras et intègre l'icône «message nonlu»: Impression du mail: Une pop-up va s'ouvrir avec un aperçu du message à imprimer, et la fenêtre de choix du périphérique à utiliser pour imprimer le mail. Il ne vous reste plus qu'à confirmer ce choix, et votre mail sera sur papier, sans coupure, et de manière lisible. Afficher la source: Affiche le code source de l' sélectionné Page 12 / 47

13 Compacter le dossier: Actualise votre boîte de réception. Fenêtre des messages Fenêtre des messages: Fenêtre principale de la boîte de réception où sont affichés les s reçus. Sélection de messages: Permet de sélectionner un (ou plusieurs) message(s). Icône «message non-lu» Icône pour les messages auxquels vous avez répondu Icône «pièce jointe» Cette icône permet de sélectionner tout les s. Icône de la barre d'outil qui trie les mails en fonction de leur statut «lu» ou «non-lu» lorsque qu'on clique dessus. Icône de la barre d'outil qui trie les mails par rapport aux nombres de pièces jointes Page 13 / 47

14 attachées au message lorsque qu'on clique dessus. Flèches du menu: Avec la petite flèche à côté de «Date, Sujet, Expéditeur, Destinataire, Copie ou Taille» ou via un clic droit, on peut choisir de trier ses mails par ordre croissant ou décroissant. Dans la partie «Colonnes», on peut choisir les onglets à afficher (Date, Sujet, Expéditeur, Destinataire, Copie, Taille) dans la «fenêtre des messages». Fenêtre du message sélectionné Fenêtre du message sélectionné: Affichage du message sélectionné. Icône paramètres du message: Indications sur le message (Sujet, Expéditeur, Date, Destinataire). Icône taille d'affichage: Permet d'afficher le message sur une page entière ou de scinder la vue entre la liste des messages et la vue du message. Icône Précédent/Suivant: Permet d'accéder à l' précédent ou à l' suivant. Page 14 / 47

15 Si vous avez une pièce jointe à votre fichier, une icône «pièce jointe» apparaît en haut à droite de la fenêtre du message sélectionné: En cliquant dessus, un menu défilant s'ouvre, permettant de télécharger et d'enregistrer la pièce jointe sur votre ordinateur ou d'ouvrir la pièce jointe via un lien en ligne. Page 15 / 47

16 4.1.3 Nouveau message Module de base du Webmail, il permet d'envoyer un nouveau mail, à un ou plusieurs destinataires. Menu du nouveau message Pour : Zone destinée à/aux destinataire(s) du mail. Il est nécessaire d'y avoir au moins 1 destinataire. L'auto-complétion, ou saisie automatique est active, pour qu'en fonction des caractères tapés, une liste déroulante apparaisse avec les contacts commençant par la chaine tapée. Copie : Zone de destinataires secondaires du mail, qui doivent être informé du transfert du mail, mais seulement à titre informatif, l'original n'étant pas pas réellement destiné à eux. Page 16 / 47

17 Copie cachée: Zone de copie cachée, c'est à dire que l'on ajoute des destinataires en copie, mais qu'on ne veut pas que les autres destinataires voient à qui le mail à été envoyé. Sujet : Titre du mail, première information que verra le destinataire, et qui lui indiquera une idée du contenu qui l'attends. Attention aux Sujet contenant SPAM qui peuvent être filtré par un grand nombre d'utilisateurs, alors que le mail relaterait à propos du spam. Détail des actions possibles Envoyer le message: Valide le message, en vérifiant que tous les champs nécessaire sont remplis, et démarre le transit du message sur la plateforme. Enregistrer le message: Sauvegarde le message tel quel, dans un dossier «Brouillons», réutilisable plus tard, pour apporter des modifications ou finaliser le message avant son envoi. Retour: Retourne à la boîte de réception Zone de texte Page 17 / 47

18 Zone de texte: dans lequel est contenu le message lui-même. C'est une version en HTML, dans laquelle les fonctionnalités de mise en page du texte, et d'insertion d'objets sont disponibles. Ajouter un destinataire: Ajoute une ligne «Pour» sous les zones destinées aux destinataires. Ajouter une pièce jointe : Fonction pour ajouter une pièce-jointe, à choisir sur votre ordinateur, en cliquant sur parcourir. Celle-ci sera directement téléchargeable par le destinataire du mail. *En tant que lien:permet d'ajouter une pièce jointe au mail, mais en fournissant seulement un lien de téléchargement au destinataire. L'avantage, est la taille du fichier qui peut aller jusqu'à 100Mo. C'est un service d'hébergement accessible via la rubrique «Mes Fichiers» *Charger: Valide le fichier sélectionné pour la pièce jointe, et commence son téléchargement, afin de l'associer au mail. Ajouter une pièce jointe (depuis votre espace en ligne): Permet d'ajouter en pièce jointe, un fichier déjà hébergé dans «Mes fichiers». Options du nouveau message Priorité : Permet d'afficher un indicateur pour le destinataire, qui indiquera selon le client de messagerie utilisé, si le message est prioritaire ou non. Demander un accusé de réception: Option qui va demander au destinataire de retourner automatiquement un accusé de réception, confirmant la bonne réception Page 18 / 47

19 du mail. Enregistrer le mail dans le dossier «envoyé»: Cette option permet de garder une trace du message envoyé, une fois l'envoi réalisé, sinon, aucune preuve d'envoi du mail en cours ne sera disponible après l'envoi effectué. Page 19 / 47

20 4.1.4 Messages envoyés Le dossier «envoyés»: Cette option permet de garder une trace des messages envoyés, une fois l'envoi réalisé. L'interface et les possibilités sont les mêmes que pour la boîte de réception: vous pouvez créer un nouvel , répondre, répondre à tous, faire suivre, supprimer ou d'autres «actions» (cf: La boîte de réception). Page 20 / 47

21 4.1.5 Messages supprimés Le dossier «envoyés»: Ce dossier permet de garder une trace des messages supprimés, une fois la suppression réalisée. Menu des messages supprimés Vous pouvez créer un nouvel , répondre à celui sélectionné, supprimer définitivement le message ou «purger le dossier» pour supprimer tout les s supprimés définitivement, ou d'autres «actions» (cf: La boîte de réception). Restaurer un (ou plusieurs) (s) supprimé(s): A l'aide du «glisser/déposer» ou «Drag'n Drop». 1/ Sélectionner l' (ou les) (s) à restaurer 2/ Maintenir le clic gauche de la souris et faire glisser le(s) message(s) 3/ Un message s'affiche lors du déplacement du(des) message(s) 4/ Déposer le(s) message(s) dans le dossier souhaité (Boîte de réception, Envoyés, etc) Page 21 / 47

22 4.1.6 Brouillons Le dossier «brouillons»: Ce dossier conserve les messages sauvegardés tel quels, ceux-ci sont réutilisables pour apporter des modifications ou finaliser le message avant son envoi. Vous pouvez créer un nouvel , répondre à celui sélectionné, faire suivre, supprimer le message ou «reprendre le mail en édition» pour continuer la rédaction de celui-ci ou d'autres «actions» (cf: La boîte de réception). Page 22 / 47

23 4.1.7 SPAM Un Spam désigne un mail indésirable, adressé par un client qui veut attirer l'attention du client sur un lien malveillant, qui peut entrainer sur la récupération de données «potentiellement dangereuses», la demande d'information personnelles, le tout de manière assez courtoise. Le dossier SPAM: Pour créer le dossier SPAM, aller à: Préférences/ Paramétrer l'antispam/ Distribuer le message dans un dossier à créer/ Dossier: SPAM (inscrire SPAM dans le champ libre): La création d'un dossier SPAM tel que ci-contre se fera alors automatiquement avec les propriétés décrites ci-dessous. Les mails sélectionnés en tant que Spam sont automatiquement déplacés dans ce dossier pour que lors de la prochaine réception d'un mail en provenance de cet expéditeur, le tri dans le catégorie Spam soit automatiquement fait. Menu du dossier SPAM Vous pouvez créer un nouvel , répondre à celui sélectionné, supprimer le message ou «purger le dossier» pour supprimer tout les spams définitivement, ou d'autres «actions» (cf: La boîte de réception). Page 23 / 47

24 4.1.8 Préférences «Messagerie» Module de base du Webmail, il permet de modifier les préférences de la messagerie, telles que l'anti-spam, la création d'une signature, l'activation du répondeur automatique etc. Accès aux préférences:l'icône située en haut à droite de l'interface permet d'accéder aux préférences. L'onglet messagerie permet de modifier les caractéristiques de celle-ci. Page 24 / 47

25 Quitter les préférences: Situé en haut à droite de l'interface, permet de quitter les préférences. Paramétrer l'anti-spam: L'anti-spam n'est pas activé par défaut, il faut l'activer en cliquant sur «oui» dans «antispam activé». Actions possibles Les actions à réalisés sur les Spams sont ensuite répertoriées dans le menu déroulant: Distribuer le message dans le dossier existant: Envoi les messages détectés comme Spams dans le dossier sélectionné en dessous. Distribuer le message dans un nouveau dossier à créer: Envoi les messages détectés comme Spams dans un dossier à créer en dessous. Supprimer: Supprime les messages détectés comme Spams. Ajouter au début du sujet du mail le texte: Ajoute au début du sujet du mail le «texte à ajouter». Ne rien faire (ajouter simple les entêtes de Spam): ne fait aucune action sur les Spams, ajoute une entête Spam sur le mail dans la boîte de réception. Page 25 / 47

26 Enregistrer: permet de sauvegarder les préférences mises à jour. Annuler: Annule les préférences choisies. Faire suivre vos messages Faire suivre vos messages: Permet de renvoyer tous les messages arrivant sur votre boîte vers une autre adresse . Case à cocher «activé» : pour activer le Forward. Champ libre: Compléter avec l'adresse Forward (l'adresse désirée) Page 26 / 47

27 Être alerté de la réception de nouveaux s Être alerté de la réception de nouveaux s: Cette option permet d'être prévenu de l'arrivée de nouveaux messages sur une autre adresse tout en le conservant dans votre boîte de réception. Possibilité de créer jusqu'à deux notifications différentes (deux adresses différentes). Lorsque la case «Activé» de la première notification est cochée, une deuxième s'affiche alors instantanément pour permettre d 'ajouter une autre adresse si besoin est. Case à cocher «activé» : Pour activer la notification Champ libre: Compléter avec l'adresse l'adresse désirée Notification simple: Le contenu de la notification sera basic «Vous avez reçu un message». Notification courte: Vous recevez les informations essentielles sur le message reçu: Expéditeur, Sujet Message complet: Le message complet est envoyé sur votre adresse de Page 27 / 47

28 messagerie (mais il reste conservé sur vos 2 adresses). Enregistrer: permet de sauvegarder les préférences mises à jour. Annuler: Annule les préférences choisies. Page 28 / 47

29 Gérer vos filtres Gérer vos filtres: Permet la création de filtres et donc d'optimiser la gestion des . Créer un filtre: 1/Tester l'en-tête: Le moteur de recherche va rechercher tout les messages «De» (nom de l'expéditeur) ou «A» (nom du destinataire) ou encore grâce au «sujet» du message en fonction du critère choisi. 2/Condition: Le moteur de recherche va appliquer l'action que choisie dans le menu déroulant (Contient/ Ne contient pas/ Commence par/ etc) sur le critère indiqué en dessous. Page 29 / 47

30 3/ Action: Choisir l'action que doit exécuter le programme lors de la réception des mails filtrés selon les critères choisis. Il y a plusieurs actions possibles: Transférer: Permet de renvoyer tous les messages filtrés selon les critères choisis vers une autre adresse à spécifier. Notifier: Cette option permet d'être prévenu de l'arrivée des nouveaux messages filtrés selon les critères choisis vers une autre adresse à spécifier. Ranger dans: Cette option permet de rediriger les messages filtrés selon les critères choisis vers un dossier répertorié dans le menu déroulant qui s'ouvre en cliquant sur la flèche. Supprimer : Supprime les messages filtrés selon les critères choisis. Page 30 / 47

31 Une fois les critères déterminés, les filtres s'affichent dans la fenêtre comme ci-dessous: Fenêtre des filtres Permet de créer, de modifier ou de supprimer les filtres. Clic droit sur un filtre: Apparition des fonctions pour supprimer, modifier ou éditer le filtre. Édition d'un nouveau filtre: Créer un nouveau filtre avec les critères vides à remplir. Suppression du filtre: supprime le filtre. Édition du filtre: Édite le filtre en cours Édition du filtre: Il apparaît un onglet en dessous de la fenêtre des filtres, il est alors possible de choisir la priorité des filtres avec le champ «Prio», et d'activer le filtre ou non avec le champ «Actif». Barre de navigation des filtres Page 31 / 47

32 En cliquant sur la petite flèche à côté de «Actif» ou via un clic droit, on peut choisir de trier ses mails par ordre croissant ou décroissant. Dans la partie «Colonnes», on peut choisir les onglets à afficher (Prio, Actif, Description, Action, ld). Ou grouper les filtres pas le critères choisis ((Prio, Actif, Description, Action, ld). Gérer les «indésirables» Ce système de «Blacklist» permet de détruire les s en provenance des expéditeurs/ destinataires choisis indésirables. Page 32 / 47

33 Liste d' s «Blacklistés»: En double cliquant sur le tableau, on peut rentrer les s des expéditeurs/ destinataires indésirables. Pour annuler les adresses rentrées, cliquer sur l'icône: Activer/Désactiver le répondeur automatique Ce paramètre permet d'activer ou de désactiver le répondeur automatique lors de vos absence ou simplement lors de la réception du message. Le message pré-enregistré peut être modifié à tout moment. Votre répondeur est actif: Case à cocher pour activer le répondeur. Page 33 / 47

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35 Créer votre signature Permet de créer une signature personnalisée qui apparaîtra automatiquement à chaque nouvel Agenda Page 35 / 47

36 4.2.1 Vue d ensemble du module agenda Webmail. Liste des agendas des collaborateurs ou personnes que vous souhaitez voir afficher avec le vôtre. Vue d ensemble du mois en cours. Sélectionnez la vue de votre agenda: par jour, par semaine, par mois. Sélectionnez «Nouvel Événement» événement à votre agenda. pour ajouter Vue simplifiée pour ajouter un événement. Page 36 / 47 un

37 Nom: Nom de votre événement Accès: Public ou Privé Vue détaillée pour ajouter un événement. Description : champs pour remplir les informations relatives au rendez-vous. Lieu : Lieu du rendez-vous Date : Date de début : C'est le jour où débute votre événement, il peut être associé à une heure de début. Heure de début : L'heure de début de l'événement. La case à cocher «journée entière» vous permet de spécifier un événement «journée». Celui-ci apparaîtra donc en tête de liste de la journée et sans horaire. Dans le cas d'un événement étalé sur plusieurs jours, un pictogramme le précise. Accès : Priorité de l'événement. Il existe 3 niveaux de priorité à fixer en fonction du degré d'urgence de l'événement : basse, moyenne et haute Il existe 2 types d'accès à l'événement : Page 37 / 47

38 - Public - Confidentiel Le choix de l'accès est très important, dès lors que vous autorisez d'autres personnes à accéder à votre agenda. Si l'accès est de type public, les autres personnes verront le descriptif complet de l'événement, de type confidentiel, elles verront que la plage horaire est occupée, mais la description sera Privée. Participants : Lors de la création d'un événement, il est possible d'inviter d'autres personnes à ce rendez-vous. Cela peut s'effectuer de 3 manières différentes : - Saisie à la volée d'une adresse - Sélection d'une personne via ses contacts du webmail - Sélection d'une personne via l'annuaire LDAP d entreprise si vous en possédez un. Toutes les personnes inscrites recevront un pour les prévenir qu'elles viennent d'être invitées pour un rendez-vous. Le mail contient : -La date de rendez-vous -L'heure -La durée -Le nom des personnes qui sont invitées -La description abrégée -La description complète. Pour les personnes, parmi les invités qui utilisent notre système d'agenda, le rendez-vous sera automatiquement ajouté dans leur agenda comme «événement en attente». Ils pourront dès lors approuver ou rejeter votre événement. Par défaut, votre nom est toujours dans la liste des participants, mais vous pouvez vous enlever, en cliquant sur le bouton «retirer». Il est de même pour d éventuelles erreurs, vous pouvez supprimer des participants ajoutés par erreur. Notification : La notification vous permet de recevoir un rappel, par , de l'événement. Cette notification peut avoir lieu, plusieurs jours, heures ou minutes auparavant. Page 38 / 47

39 Répétition: Un événement peut se répéter dans le temps de différentes manières : Quotidienne Hebdomadaire Mensuelle (par jour) : tous les derniers mardi du mois Mensuelle (par date) : tous les 25 du mois Annuelle On peut également mettre une date de fin à ces répétitions. Pour les répétitions hebdomadaires, on peut faire des répétitions de jour : tous les lundi et mardi de chaque semaine. Un petit sigle est ajouté pour symboliser les événements récurrents. La fréquence pour une répétition doit être au moins à 1. Pour une répétition quotidienne - Fréquence 1 : tous les jours - Fréquence 2 : tous les 2 jours - Fréquence 4 : tous les 4 jours.. Astuce: pour ajouter rapidement un rendez-vous à votre agenda, il suffit de double cliquer sur une plage horaire de votre choix et d enregistrer votre rendez-vous. rendez-vous. Vue de l'agenda avec les rendez vous inscrits. Page 39 / 47

40 Récapitulatif des agendas visibles en plus du vôtre avec une couleur pour chaque agenda. Astuce: pour ajouter un rendez-vous avec une plage horaire, sélectionnez avec votre souris la plage horaire définit (case grisées sur le Webmail ). La vue simplifié d'ajout d'événement s'ouvre automatiquement. Page 40 / 47

41 4.2.2 Paramètre de l agenda. Rendez-vous dans l onglet préférences en haut à droite du Webmail. Sélectionnez l onglet Agenda. Une fenêtre apparaît pour configurer les options de votre agenda. Ces paramètres sont composés de 3 modules expliqués ci dessous. Le premier module «personnalisation» vous permet de configurer les options suivantes: Page 41 / 47

42 la plage horaire et les jours d une journée et semaine type. Votre vue préférée. Les accès par défaut des événements. L'affichage du weekend dans votre semaine. L'affichage du mini agenda dans le module ( la vue d'ensemble du mois en cours). Le second module «partages» vous permet d'ajouter et configurer les droits d accès (lecture, écriture) de votre agenda par les autres utilisateurs. Le dernier module permet de gérer l affichage des calendriers qui vous sont accessibles. Les agendas cochés des autres collaborateurs s'afficheront avec le vôtre. Cliquez sur la flèche pour accédez a un menu déroulant vous permettant de : Trier vos contacts par ordre croissant et décroissant. Gérer l'affichage des colonnes ( affichage -libellé-visibilité). Grouper par . Page 42 / 47

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44 4.3 Contacts Vue d ensemble du module Contact Sélectionnez Nouveau contact. Page 44 / 47

45 Cette fenêtre vous permet de renseigner les informations relatives à votre contact. Cette fenêtre classe les informations en 3 parties : - Général: Nom, prénom, téléphone, -Professionnel: Bureau, standard société, Fax -Privé: Adresse, code postal, Région Le menu vous permet de : Sauvegarder: enregistrer les informations en ayant toujours le contact en visuel. Sauvegarder et fermer: enregistrer les informations et fermer la fenêtre. Retour: Permet de retourner à la vue générale du module contact. Une fois enregistrés vos contacts apparaissent sous cette forme. En cliquant une fois sur votre contact, les boutons «envoyer message» et «supprimer» apparaissent. Page 45 / 47

46 Un double-clic sur un contact ouvre la fenêtre ci-dessus et permet de modifier les informations relatives au contact. Une fois les modifications terminées, vous pouvez sauvegarder vos paramètres et revenir à votre liste de contacts. Un clic droit sur un contact permet un accès à 3 fonctions: -Nouveau contact. -Supprimer ce contact. -Envoyer un message. Page 46 / 47

47 La fonction annuaire d entreprise vous permet de recenser l ensemble des personnes ayant le même nom de domaine ( par Vous avez la possibilité de trier les rubriques Nom ; Prénom ; Société ; Téléphone mobile ; Téléphone ; ; Ville, suivant : - Un ordre croissant. - Un ordre décroissant. Vous pouvez également choisir les rubriques à afficher dans la barre d informations ( Nom, Prénom, société ). Page 47 / 47