Logiciel de gestion complète des associations

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1 GdsAgora Pack Logiciel de gestion complète des associations CARACTERISTIQUES Logiciel sous Windows Fonctionne sous Windows XP, Vista, 7 et 8 Gestion des profils des utilisateurs Assistants de création de dossier, d'activité, d'évènement, d'adhérent, de sympathisant... Importation de vos adhérents sur 28 champs: Procédure simplifiée qui s'adapte à vos fichiers d'import. Personnalisation de vos activités par la définition par vos soins de dix rubriques. Exportation de toutes les données vers les tableurs OpenOffice et MS Excel, Word, PDF... Création de votre dossier par un assistant simplifié Transfert automatique des écritures dans le module Comptabilité (avec la version Pack ou Ventes) Gestion distincte des adhérents et des sympathisants de votre association Gestion des reçus fiscaux Gestion des dons Gestion des cotisations, des bons d'achats... Relances classiques ou par courriel Nombreuses éditions avec multiples sélections, états, étiquettes, cartes, trombinoscope Editions administratives: Convocation, pouvoir, feuille de présence... Gestion complète des prêts de vos matériels et multi-dépôt. Comptabilité simplifiée ou générale selon votre choix Multidevise Statistiques Agenda Sauvegarde intégrée 1 ERE ETAPE : CREEZ VOTRE DOSSIER DE GESTION Dans la 1 ère fenêtre d entrée du logiciel, cliquez sur le bouton Ajouter. L assistant de création de dossier se lance. Si vous possédez GdsCompta CS ou CG, il est impératif de créer votre dossier de comptabilité avant celui de la gestion.

2 1 ER ECRAN L'assistant installe, par défaut, votre dossier à l'emplacement suivant : «C:\GdsAgora\Mes dossiers». Pour l installer à un autre emplacement, cliquez à droite d Emplacement du dossier sur le bouton attaché. Dans l explorateur Windows, sélectionnez votre emplacement (ou répertoire). Saisissez le nom de votre association (ou son abréviation par ex.) en respectant les consignes de Windows sur les noms longs. Les noms ne doivent pas dépasser 255 caractères et ne doivent pas contenir les caractères suivants :. " / \ [ ] : ; =, Attention! Si vous gérez votre activité d achat/vente avec GdsGescom, la méthode de comptabilité est obligatoirement une comptabilité générale (avec GdsCompta CG). Si vous cochez Générale, sélectionnez dessous à l aide de l icône Dossier l emplacement de votre dossier de comptabilité. Si vous n avez pas créé de dossier en comptabilité avec GdsCompta, cliquez sur Annuler. Quittez le logiciel et lancez GdsCompta pour le créer. Cliquez sur Suivant. 2 EME ECRAN

3 Renseignez les champs principaux de votre dossier, à savoir le nom exact de votre association et son adresse complète, le nom du président. Indiquez le code de départ de création de l adhérent (par défaut 1). Indiquez le code de départ du sympathisant. Utilisez des codes de départ différents pour les codes de vos adhérents et de vos sympathisants afin d'éviter d'avoir des codes identiques dans vos traitements. Les codes de l adhérent et du sympathisant sont utilisés comme clé d accès pour leurs règlements. Saisissez les dates de votre exercice comptable et les dates de période de saisie des écritures (identiques ou entourant l'exercice). Si vous n utilisez pas le module comptabilité, laissez les dates proposées par défaut. 3 EME ECRAN Vos premiers pas dans GdsAgora sont effectués. Le dossier de votre association est créé. Terminer pour accéder à l'écran d'accueil de votre logiciel. 2 EME ETAPE : CREEZ VOTRE PREMIERE ACTIVITE A la 1ère entrée dans votre dossier, le logiciel vous demandera votre activité principale. L activité est nécessaire pour saisir les cotisations de votre association. En répondant par l affirmative, la fenêtre d Assistant de création d une activité s ouvre. Principaux champs à renseigner (ne laisser rien en blanc) : Intitulé de l activité Intitulé de la cotisation Montant de la cotisation Cliquez sur Terminer pour valider et fermer l assistant.

4 3 EME ETAPE : AJOUTER UN ADHERENT Pour accéder au tableau des adhérents, cliquez dans le menu Données/Adhérents. Dans le menu ruban du tableau des adhérents, cliquez sur Ajouter. La fenêtre d ajout s ouvre. Un assistant vous guide pour entrer les principales informations de l adhérent. Le code de l adhérent est automatiquement inscrit suivant le paramétrage de la fenêtre Préférences (1 par défaut à la création de votre dossier). Si vous désirez saisir votre propre code, saisissez-le en place de celui proposé. Le code d'un adhérent doit être unique. Aussi après vérification, le logiciel vous préviendra du doublon éventuel et vous devrez alors impérativement saisir un code libre avant de poursuivre votre création. Saisissez son nom et son prénom, ses coordonnées. Suivant les paramétrages des Préférences ( Général), la famille et la fonction par défaut sont renseignées. Vous pouvez en sélectionner une famille ou une fonction différente. Vous pouvez aussi ajouter une famille ou une fonction manquante afin de l utiliser de suite. Vous pouvez également inscrire le nouvel adhérent en sélectionnant l activité dans la liste déroulante et sa cotisation. L enregistrement d une cotisation ajoutera une opération dans le compte de l adhérent. Si vous ne voulez pas inscrire le nouvel adhérent, cochez sur Pas pour l instant. Cliquez sur Valider et ouvrir sa fiche. Vous ouvrez la fiche de l adhérent.

5 4 EME ETAPE : DECOUVRIR LA FICHE ADHERENT La fenêtre se divise en deux parties : La partie supérieure ou entête affiche le code de l adhérent, ses nom et prénom... La partie centrale ou corps comprend un classeur à onglets pour la gestion de l adhérent. Les boutons situés à droite des listes déroulantes ouvrent une fenêtre pour ajouter un élément. Cliquez sur l onglet Compte.

6 La table affiche les opérations passées sur le compte de l adhérent par ordre décroissant sur la date. La 1 ère colonne indique le type d opération. La colonne V cochée indique que l opération est validée et qu elle ne peut plus être ni modifiée, ni supprimée. La colonne RF cochée indique un règlement avec reçu fiscal. Le ruban situé sur l onglet Compte contient la catégorie Opérations avec les boutons suivants : Cotisation : Saisie d une cotisation ou d un tarif attaché à l activité de l adhérent (voir description de la fenêtre au chapitre suivant). Don : Saisie d un don de l adhérent. Frais: Saisie des frais additionnels à l activité de l adhérent (au débit du compte). Remb. : Saisie d une opération au crédit du compte de l adhérent.

7 Catégorie Régler : Saisie des règlements de cotisations. Catégorie Modifier : Modifie l opération sélectionnée. Catégorie Supprimer : Supprime l opération sélectionnée. Catégorie Présenter : Tri par défaut : Tri sur la date, le type d opération et le numéro de règlement. Nb d opérations. Catégorie Editer Extrait de compte : Imprime l'extrait du compte. Renseignez la période (par défaut, dates de l exercice) et choisissez la sortie d édition. Reçu paiement: Imprime un reçu à partir de la ligne de l opération sélectionnée de règlement. Reçu fiscal: Imprime le reçu fiscal (format enveloppe C5 à fenêtre) à partir du règlement sélectionné et coché comme don (voir paramétrage onglet Reçu fiscaux de la fenêtre Préférences). Suivant votre paramétrage (Reçu fiscaux de la fenêtre Préférences), le reçu fiscal sera suivi d une lettre de remerciement. L éditeur de courrier sera appelé et affichera la lettre de remerciement par défaut. Si aucune lettre n a été choisie, cliquez sur Ouvrir et sélectionnez dans le répertoire Modèles\Reçus fiscaux, le modèle de lettre de remerciement. Relance: Envoi d une relance (voir description de la fenêtre au chapitre Relances). 5 EME ETAPE : ENREGISTRER UN REGLEMENT ADHERENT L opération d adhésion à l activité de votre nouvel adhérent s affiche dans son compte. Pour enregistrer son règlement, cliquez dans le ruban sur Régler.

8 Dans la fenêtre de saisie, un tableau reprend les opérations non réglées. Sélectionnez l'opération réglée en cochant la case de la première colonne. L intitulé du règlement est automatiquement saisi, suivant le paramétrage par défaut (voir Préférences/Général). La date est celle du jour. Pour finaliser la saisie, sélectionnez le mode de règlement dans la liste déroulante. Un bouton situé à droite permet d ajouter un nouveau type de règlement. Sinon c'est le mode de règlement par défaut indiqué dans la fiche de l adhérent qui sera pris en compte. Pour un règlement par chèque bancaire, entrez la référence du chèque et l'établissement bancaire. Gestion du tiers payeur : Si le chèque bancaire est à un nom différent, saisissez dans le champ Tiers payeur son nom. Il apparaitra en lieu et place de l adhérent sur l édition de la remise en banque des règlements. Le N de règlement est généré automatiquement. Vous pouvez le remplacer par votre propre compteur qui sera incrémenté à chaque nouveau règlement. Le N de règlement sert à lier le règlement avec la ou les cotisations. Cochez la case Reçu fiscal pour enregistrer le règlement comme un don. Le N RF est affiché. Il est modifiable. Vos règlements seront comptabilisés par la remise en banque (voir menu Traitements/Remise). 6 EME ETAPE : EFFECTUER UNE REMISE EN BANQUE La remise en banque ou en caisse des règlements valide les opérations de type règlement du compte de chaque adhérent concerné et : Pour la comptabilité simplifiée, génère directement les écritures dans le journal de comptabilité concernée.

9 Pour la comptabilité générale, génère un fichier d export des écritures qui sera importé dès l ouverture du logiciel de comptabilité. Indiquez le compte de dépôt (BQ1 par exemple pour la banque). Sélectionnez le mode paiement, la date d échéance (date du jour par défaut), la date de remise et la référence de bordereau de remise. Réf. bordereau : La référence de bordereau est très utile pour le rapprochement bancaire. Dans le cas d une remise détaillée, elle permet de regrouper clairement les règlements. C est un champ alphanumérique qui sera conservé en mémoire et incrémenté de 1 à chaque nouvelle remise validée. Si vous laissez la référence de bordereau à blanc, elle aura comme valeur par défaut 1. Remise détaillée en comptabilité : Si cochée, le logiciel génèrera autant d écritures que de règlements. Sinon, une seule écriture intitulée «Remise du JJ/MM/AAAA», sera créée. Impression remise : envoie l impression en aperçu de la remise. Le tableau affiche les règlements qui répondent aux critères définis. La 1 ère colonne intitulée M (pour Marque) se coche et se décoche par simple clic. Tous les règlements cochés sont sélectionnés pour la remise. Valider votre remise par le bouton de la catégorie Valider. Avant de confirmer la remise et si l Impression remise est cochée, votre remise sera éditée à l écran. Une copie au format PDF sera générée et visible dans l historique des remises. Suite à l impression de la remise, le logiciel vous demandera de confirmer la remise. Si vous répondez Non, aucune opération ne sera validée. Si vous répondez oui, votre remise sera définitive. Si la Remise détaillée en comptabilité est cochée, le logiciel génèrera autant d écritures que de règlements. Sinon, une seule écriture intitulée «Remise du JJ/MM/AAAA», sera créée. Ce paramétrage est renseigné dans la fenêtre Préférences, onglet Général.

10 7 EME ETAPE : PREPARER VOTRE COMPTABILITE SIMPLIFIEE Si vous avez choisi GdsCompta CS, la comptabilité en dépenses recettes pour gérer votre association, consultez le document intitulé Présentation de GdsCompta CS, accessible à partir de la fenêtre d entrée. 8 EME ETAPE : PREPARER VOTRE COMPTABILITE GENERALE Si vous avez choisi la comptabilité générale pour gérer votre association, consultez le document intitulé Présentation de GdsCompta CG, accessible à partir de la fenêtre d entrée. GdsAgora comporte bien d autres fonctions. Nous vous invitons à les découvrir au fur et à mesure de vos besoins.

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