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1 GED MARKETING I. Présentation du produit... 2 II. Page principale de l application... 3 L arbre... 3 Le menu... 4 La fenêtre de navigation... 4 III. La recherche de documents... 4 Rechercher tous les documents... 4 Rechercher suivant certains critères... 5 IV. Recherche par mots clés... 6 V. Ajout d un document...7 Vérification des champs...7 Saisir une date... 8 Joindre un fichier... 8 Sélectionner les sous-catégories... 9 VI. Lire un document La modification La suppression Envoyer un Archiver un document Lecture d un fichier VII. Gestion des catégories et des sous-catégories er Tableau ème tableau VIII. Documentation technique IX. Fichiers php utilisés Connexion.php Config.php Fonctions.php Ajoudoc.php Ajoutdoc_fonc.php Categories.php Categories_fonc.php Liredocument.php Supprimer.php Archivage.php Recherche.php Resultats.php Recherche_mc.php Resultats_mc.php Page 1 sur 18

2 I. Présentation du produit Cet outil a été développé afin de répondre à un besoin : classer des documents provenant de différentes sources. La GED permet de classer tout type de document (Excel, Word, PDF, images ). La GED est composée de documents qui sont composés aux-mêmes de fichiers électroniques. Chaque document est référencé suivant une catégorie et une sous catégorie. Les informations concernant chaque document sont : Le nom (champ obligatoire), La source (champ obligatoire), Le numéro de la source, La date de parution (champ obligatoire), La date d archivage (champ obligatoire), L archivage, Un commentaire (limité à 255 caractères), Un identifiant permettant de définir l article. L identifiant est par défaut un entier, non géré par l utilisateur. En effet, lors de l ajout d un nouveau document, un identifiant unique est généré par l ordinateur, L adresse où se trouve le fichier (champ obligatoire), Des mots-clés (champs obligatoires). Les fichiers associés à un document ont pour nom : Nom d origine + _identifiant du document + extension d origine. Ainsi, le fichier «Force de vente.doc» associé au document d identifiant 115 aura pour nom : «Force de vente_115.doc». Page 2 sur 18

3 II. Page principale de l application La page principale est formée de 3 sous-fenêtres : 1. L arbre, 2. Le menu, 3. La fenêtre de navigation. L arbre Il permet de lister les documents. L arbre est généré lors des recherches. Les documents correspondant aux critères de recherche sont listés dans l arbre. Cet arbre affiche les documents suivant les catégories et les sous-catégories auxquelles ils appartiennent. Lors d une recherche par mots clés, les documents sont listés suivant le nombre de mots que l on retrouve (1, 2 ou 3 mots). Page 3 sur 18

4 Le menu Il permet de naviguer entre les différents choix que propose l application. La fenêtre de navigation C est dans cette fenêtre que les différents éléments de l application vont s afficher (ajout de documents, recherches, lecture de documents ). III. La recherche de documents Rechercher tous les documents Tout d abord, si vous cliquez sur le bouton rechercher sans saisir ou modifier de critères, l application va lister tous les documents non archivés. Pour afficher l ensemble des documents, cliquez sur «Rechercher aussi dans les documents archivés» puis cliquez sur «Rechercher». Page 4 sur 18

5 Rechercher suivant certains critères Pour rechercher suivants une catégorie, il faut en sélectionner une dans le menu déroulant associé. En fonction de votre choix, les sous-catégories associées à la catégorie sont disponibles dans le second menu déroulant. Pour avoir des recherches performantes, il faut ne faut pas saisir de caractères spéciaux dans les champs comme des, ; : Les résultats sont disponibles dans l arbre. Notez que le nombre de documents trouvés est affiché une fois la recherche terminée. Si des documents appartiennent à plusieurs souscatégories, des redondances peuvent alors exister. L arbre s affiche par défaut non développé pour des raisons de visualisation. Vous pouvez néanmoins le développer après la recherche en cliquant sur la case «Développer l arbre». Page 5 sur 18

6 IV. Recherche par mots clés Chaque document est défini par des mots clés dont le nombre n est pas limité. Néanmoins, la recherche se limite à 3 mots clés, ce qui est bien suffisant. Dans chaque zone de texte, saisissez un seul mot clé. Vous pouvez ne saisir que 1 ou 2 ou les 3 mots clés. Il n y a pas d obligation, mais les résultats sont beaucoup plus pointus. En effet, les résultats sont classés suivant le nombre de mots clés rencontrés. Exemple, vous avez un saisi ces 3 mots clés : Nutella, Kinder, Ferrero. L application va classer les documents suivant le nombre de mots clés rencontrés. Ainsi, les documents n ayant qu 1 mot clé parmi les 3 seront regroupés dans le dossier 1 mot, les documents n ayant que 2 mots clés parmi les 3 seront regroupés dans le dossier 2 mots, les documents ayant les 3 mots clés seront regroupés dans le dossier 3 mots. Page 6 sur 18

7 Note : si vous voulez rechercher dans les documents archivés, cochez la case intitulée «Rechercher dans les documents archivés». Pour plus d informations sur les documents archivés, consultez la partie «Lire un document». V. Ajout d un document Par cette fenêtre vous pouvez ajouter de nouveaux documents ou modifier des documents existants. Vérification des champs Pour ajouter un document, certains champs sont obligatoires. Une alerte vous informera si vous avez oublié un champ. On retrouve notamment le nom du document, la date de parution, la sous-catégorie Pour la modification, les champs nécessaires sont déjà remplis. Néanmoins, une vérification est faite. Page 7 sur 18

8 Saisir une date Pour les deux champs date, il faut respecter le formalisme français jj-mm-aaaa, avec les tirets. Pour vous éviter toute erreur de syntaxe, deux calendriers sont proposés à l extrémité droite de chaque champ date. Lorsque vous cliquez sur une image, une fenêtre s ouvre et affiche un calendrier. Cliquez sur une date pour l écrire dans le champ prévu. Joindre un fichier Pour joindre des fichiers à un document, cliquez sur le bouton «Parcourir». une boite de dialogue s ouvre en vous demandant de choisir le fichier à envoyer. Une fois que vous avez trouvé votre fichier, cliquez sur le bouton «ouvrir» de cette fenêtre. L adresse du fichier s affiche dans le champ texte situé à coté du bouton parcourir. Cliquez sur le lien «Joindre» pour joindre le fichier au document. Le document est alors chargé sur le serveur de l application et le nom du fichier s affiche dans le menu «Fichiers sélectionnés». Note : Il ne faut pas que les noms de fichiers contiennent des espaces ou encore des caractères spéciaux. Page 8 sur 18

9 Note 2 : la taille limite des fichiers à joindre est de 1MO. Pour supprimer un fichier, sélectionnez-le dans le menu et cliquez sur le lien «Supprimer». Le fichier est alors supprimé. Aucune confirmation de suppression n est demandée. Sélectionner les sous-catégories Pour référencer un document suivant les catégories et les sous-catégories, vous devez utiliser le menu déroulant n affichant que les sous-catégories. En effet, pour des raisons de visualisation, seules les sous-catégories sont affichées. Or une sous-catégorie dépend que d une seule catégorie. Si votre document appartient à plusieurs sous-catégories, vous pouvez sélectionner plusieurs éléments du menu déroulant en gardant la touche ctrl enfoncée lorsque vous cliquez sur un élément. Page 9 sur 18

10 VI. Lire un document Lorsque vous cliquez sur un élément de l arbre, les informations associées s affichent dans la fenêtre de navigation. Cette fenêtre est facile d utilisation. Les informations sont claires et précises. Les options sont faciles d accès. Dans un premier temps, les options disponibles s affichent dans un menu. Ces options sont : La modification, La suppression, L envoie d un , L archivage. Page 10 sur 18

11 La modification Lorsque vous cliquez sur ce lien, la page d ajout de modification s affiche avec les informations liées au document. Vous pouvez modifier n importe quelle information sur le document, changer de catégories ou de sous-catégories, ajouter ou supprimer des fichiers. La suppression Vous pouvez supprimer un document de la base de données et les fichiers associés. Une confirmation est demandée pour valider la suppression. Envoyer un Si vous cliquez sur ce lien, le logiciel de messagerie par défaut s ouvre avec une fenêtre «nouveau message» contenant les adresses à partir desquelles se trouvent les fichiers associés au document. Les adresses des personnes à contacter, les objets et le message sont saisis par l utilisateur. Archiver un document L archivage d un document est nécessaire pour : Faciliter les recherches, Alléger le serveur en espace de stockage. Pour faciliter l exploitation des résultats, vous avez la possibilité d archiver des documents et de rechercher parmi les documents non archivés. Pour alléger le serveur, les fichiers associés au document archivé sont stockés dans un dossier archivage. Ce dossier est régulièrement transféré sur un cd-rom. Si vous essayez de visualiser les fichiers associés à un document archivé, une page s ouvre en vous indiquant que le fichier n est plus disponible. Page 11 sur 18

12 Lecture d un fichier Pour lire un fichier, vous pouvez cliquer sur le nom du fichier, une autre fenêtre s ouvre et affiche le contenu du fichier. Note : seuls les fichiers dont le contenu est affichable dans une page web s ouvre. Sinon, une boite de dialogue propose d enregistrer le fichier sur le disque dur. Il est également possible d enregistrer n importe quel fichier sur le disque dur. Faites un clic droit sur le nom de fichier et choisissez «enregistrer le cible sous» dans le menu déroulant. Page 12 sur 18

13 VII. Gestion des catégories et des sous-catégories La fenêtre de navigation est séparée suivant deux tableaux. Le premier tableau liste l ensemble des catégories et des sous-catégories disponibles et le second tableau permet d ajouter des catégories et des sous-catégories. 1 er Tableau Les champs textes de couleur de fond orange correspondent aux catégories et les champs textes de couleur de fond gris correspondent aux sous-catégories. Pour supprimer un élément, laissez le champ à supprimer vide (Effacez le contenu). Puis cliquez sur le lien Valider. La page se recharge et l élément à supprimer n existe plus. Note : Il est impossible de supprimer des catégories si au moins une sous-catégorie y est associée. Il est également impossible de supprimer une sous-catégorie si des documents y sont associés. Page 13 sur 18

14 2 ème tableau Ce tableau permet de d ajouter des catégories et des sous-catégories. Comme une souscatégorie est associée à une catégorie, vous devez en choisir une. Cliquez sur valider pour enregistrer les informations. Note : aucune vérification de doublons sur les noms n est effectuée. VIII. Documentation technique L application fonctionne à l aide de frames. Elle s appelle à partir du fichier index.php. Cette fenêtre contient 3 frames. 2 d entre elles sont fixes c est à dire non interpretées par le serveur php. Il s agit de fichiers html. Le premier fichier est menu.htm qui contient les différents liens permettant de naviguer entre les pages. Le second fichier est treeview.htm. Il contient les appels javascript gérant l affichage de l arbre. En effet, 3 fichiers javascript sont nécessaires pour afficher l arbre : FramesetNodes.js, ftiens4.js, ua.js. Le premier fichier est le plus important. C est à partir de celui-ci que les éléments de l arbre sont créés. Il contient en effet les différents nœuds, sous-nœuds, documents. De plus, les options liés à l arbre sont définies dans ce fichier. On retrouve notamment l option permettant de développer l arbre au chargement. Les autres fichiers contiennent les différentes fonctions nécessaires à l affichage. Le composant provient du site La frame principale contient affiche les fichiers php. Page 14 sur 18

15 IX. Fichiers php utilisés Connexion.php Page dans laquelle se trouvent les informations de connexion à la base de données comme le nom du serveur et le mot de passe. Config.php Ce fichier est nécessaire à la gestion des fichiers de l application. Il contient en effet, les différentes variables nécessaires au stockage, à l upload (taille maximale autorisée pour envoyer un fichier) Fonctions.php Ce fichier contient de nombreuses fonctions utiles à l application. On retrouve en effet les fonctions permettant de convertir les dates au format américain au format français et vice versa. On retrouve aussi la fonction permettant de rediriger une page Ajoudoc.php Cette page gère l ajout et la modification de documents. On notera la méthode utiliser pour stocker les valeurs renseignés par l utilisateur pour ne pas qu il les perde lors du rechargement de la page suite à la jointure d un fichier au document. De plus, certains champs doivent être renseignés obligatoirement. On trouve le nom, les dates, les sous-catégories D habitude, l utilisation de balises «select» avec du code Java Script est triviale. Mais dans le cas suivant, la vérification a posé problème à cause du nom de ce contrôle. Il s agit d un tableau déclaré ainsi «SousCategories[]» pour des raisons de traitement des informations. Or, aucun code en Java Script n a permis de vérifier si une valeur était saisie. Une astuce a donc été mise en place. Une variable de type «hidden» a la valeur 0 au chargement de la page. SI l utilisateur clique au moins sur une sous catégorie, cette valeur vaut 1. En suite, dans le code Java Script, on vérifie quelle est la valeur de cette variable. Cependant, cette page permet aussi de modifier un document existant. Ainsi, au chargement de la page, les sous catégories auxquelles il est associé sont sélectionnées. C est alors que la variable prend la valeur 1. Page 15 sur 18

16 Ajoutdoc_fonc.php Ce fichier insère ou modifie les documents dont les informations sont envoyées par la page Ajoutdoc.php. Categories.php Cette page liste l ensemble des catégories et sous catégories disponibles dans l application. Le traitement des informations choisies par l utilisateur est réalisé dans la page categories_fonc.php. La page réalise deux requêtes pour associer les sous catégories aux catégories. Les catégories et les sous catégories sont listées dans des champs textes mais aucun identifiant associé n est présent. Deux tableaux sont donc utilisés pour associer chaque identifiant à un champ texte. Lors de la mise à jour des champs, une boucle sur ces tableaux permets donc de définir le champ texte à modifier. Les tableaux ont été définis en variables de session. Categories_fonc.php Cette page récupère les informations de la page categories.php et les traite. La page met à jour toutes les catégories et les sous catégories à partir des champs textes. Si un champ texte est vide, ceci signifie que la catégorie ou la sous catégorie est à supprimer. Pour éviter toute erreur dans l avenir, des requêtes sont employées pour vérifier que rien ne lie les éléments à supprimer. Liredocument.php Cette page doit être appelée avec un identifiant (liredocument.php?id=12 par exemple). En effet, elle récupère les informations associées à chaque document et les affiche à l écran. Elle affiche de plus certaines options. L envoie d informations par se réalise à l aide la fonction «mailto :?body=». La variable «body» correspond au corps de texte de l . Il faut pouvoir aussi supprimer un document. Le lien java script appelle la page supprimer.php. Pour modifier un élément, un lien vers la page ajoutdoc.php avec l identifiant du document est généré. Pour archiver un document, la page archivage.php est appelée. Page 16 sur 18

17 Supprimer.php Par cette page, on modifie les éléments associés au document c est à dire son enregistrement dans la table documents, les enregistrements liant le document aux sous catégories dans la table _souscategories, les enregistrements dans la table fichiers. De plus, elle supprime les fichiers électroniques stockés sur le serveur. Archivage.php Lorsque l utilisateur souhaite archiver un document, ceci copie les fichiers associés dans le répertoire archivage, puis modifie les renseignements concernant chaque fichier pour éviter les erreurs lors de la suppression de documents ou encore lors de leur affichage. Recherche.php Cette page génère une page pour rechercher des documents. Elle utilise deux calendriers. Voir le site pour la documentation et l utilisation des calendriers (Si la source n est plus accessible, le code est tout de même commenté). On notera tout de même que les fonctions java script appelant les éléments constituant des calendriers doivent se situer après les champs textes qui recevront ces dates. Les sous catégories sont affichées en fonction de la catégorie choisie. La page est alors rechargée et une requête récupère donc ces informations. Lorsque la page se recharge, il ne faut pas perdre les informations saisies. Ainsi, un code en Java Script permet de recharger la page en utilisant la méthode post. On réalise alors une vérification du type if($request_method== 'POST') pour affecter les valeurs des champs saisis à un tableau. Puis, les champs recevront les valeurs de ce tableau. Resultats.php Cette page gère les informations transmises par la page rechercher.php. Tout d abord, elle vérifie quels sont les champs vides afin de générer une requête unique correspondant aux critères désirés. Puis la requête est exécutée et la page créer le fichier FrameSetNodes.js qui contient l ensemble des nœuds et sous-nœuds listant les résultats. Page 17 sur 18

18 Recherche_mc.php Cette page correspond à la recherche par mots clés. Elle affiche 3 champs textes qui ne devront contenir qu un seul mot clé chacun. Resultats_mc.php Cette fenêtre traite les mots clés saisis par l utilisateur et génère le fichier FrameSetNodes.js correspondant aux résultats trouvés. L astuce permettant de trier les résultats suivant leur précision consiste à enregistrer dans un tableau à deux dimensions les résultats. On enregistre alors l identifiant de chaque document, le nombre de mots rencontrés (1, 2 ou 3) et enfin les mots rencontrés. Page 18 sur 18

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