GUIDE METHODOLOGIQUE d'élaboration des Contrats de télémédecine

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1 GUIDE METHODOLOGIQUE d'élaboration des Contrats de télémédecine Document validé Version du 5 avril 2012

2 Sommaire INTRODUCTION... 3 ENJEUX ET FINALITES DU «CONTRAT TELEMEDECINE»... 4 Quels sont les objectifs poursuivis par la contractualisation?... 4 Quelles sont les activités concernées?... 4 Quel est le contenu du contrat et la nature des engagements?... 5 A quel moment et pour quelle durée le contra test-il signé?... 5 LA DEMARCHE DE NEGOCIATION DU CONTRAT... 6 A propos des activités de télémédecine en cours... 6 La démarche de négociation pour les nouveaux projets de télémédecine (non mis en œuvre au 21 avril 2012)... 6 Désignation d'un coordonateur de projet... 6 La démarche de négociation... 7 Les signataires du contrat... 7 Elaboration de la convention entre les acteurs Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 2

3 Introduction Le décret du 19 octobre 2010 précise la définition et les conditions de mise en œuvre de la télémédecine. Il prévoit notamment que toute activité de télémédecine doit donner lieu à la formalisation des engagements des acteurs à deux niveaux : > un contrat entre l ARS et les acteurs concourant à une activité ; > une convention organisant les relations entre les acteurs de télémédecine et les conditions dans lesquelles ceux-ci mettent en œuvre les exigences règlementaires. Ces deux dispositifs sont conçus de manière complémentaire mais poursuivent des objectifs différents. La télémédecine «La télémédecine est une forme de pratique médicale à distance utilisant les technologies de l'information et de la communication. Elle met en rapport, entre eux ou avec un patient, un ou plusieurs professionnels de santé, parmi lesquels figure nécessairement un professionnel médical et, le cas échéant, d'autres professionnels apportant leurs soins au patient...» (Loi HPST : Art 78 ; CSP : Art. L ). Le décret précise que les organismes et les professionnels de santé qui organisent ou exercent une activité de télémédecine disposent d un délai de dix-huit mois à compter de la date de publication du décret pour se mettre en conformité avec ces dispositions. Ainsi, à compter du 21 avril 2012, les conditions d exercice d une activité de télémédecine font l objet : > Soit d un programme national défini par arrêté, > Soit d une inscription dans l un des contrats pluriannuels d objectifs et de moyens (CPOM) ou l un des contrats ayant pour objet d améliorer la qualité et la coordination des soins (CAQCS), tels qu ils sont respectivement mentionnées aux articles L , L et L du code de la santé publique et aux articles L et L du code de l action sociale et des familles > Soit d un contrat particulier signé par le directeur général de l agence régionale de santé et le professionnel de santé libéral ou, le cas échéant, tout organisme concourant à cette activité. Toute activité de télémédecine devra s'inscrire dans les orientations du Projet Régional de Santé et notamment du programme régional des systèmes d'information et de déploiement de la télémédecine (PRSIT). Le contrat de télémédecine comporte des finalités et caractéristiques propres. A ce titre, il est ainsi négocié et signé de manière indépendante des autres contrats existants pour les établissements et structures (CPOM,CAQCS par exemple) et les professionnels de santé (CAPI, CAQCS). Les contrats de télémédecine sont cependant identifiés à l'annexe "Intégration des engagements contractuels" des CPOM. La signature du contrat ne signifie pas un engagement de soutien financier de la part de l ARS. Elle ne signifie pas non plus l octroi d une autorisation au sens du régime juridique relatif aux activités de soins Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 3

4 Enjeux et finalités du «contrat télémédecine» Le dispositif de contractualisation doit assurer la qualité et l efficience des activités de télémédecine mises en œuvre et la mise en conformité de l activité de télémédecine avec les prescriptions fixées dans le décret du 19 octobre Il est un levier pour le développement des usages. Quels sont les objectifs poursuivis par la contractualisation? La contractualisation dans le champ de la télémédecine poursuit quatre principaux objectifs : > définir les modalités de l inscription de l activité dans la stratégie régionale relative à l organisation des soins (PRS) et plus précisément de son positionnement par rapport au programme régional de télémédecine (PRT) ; > organiser un point de rencontre entre l ARS et les acteurs de télémédecine pour s assurer de la conformité du projet avec les conditions définies dans le décret du 19 octobre 2010 ; > définir les conditions du développement de l activité (qualité et sécurité des soins, plus value médicale, soutenabilité économique, organisationnelle et technique, modalités de régulation de l activité) ; > suivre et évaluer l activité. Ainsi, le contrat assure la mise en conformité de l'activité de télémédecine avec les prescriptions fixées par les textes. Quelles sont les activités concernées? Tout projet de télémédecine doit faire l objet d un contrat dès lors qu il devient une activité effective (prise en charge de patients). Le «contrat télémédecine» s applique à toutes les activités de télémédecine : > la téléconsultation pour donner une consultation à distance aux patients, en présence éventuellement d un professionnel de santé et/ou d un psychologue > La télé expertise, pour permettre à un professionnel médical de solliciter l avis à distance d un ou plusieurs professionnels médicaux dont les compétences sont en lien avec la prise en charge d un patient ; > La télésurveillance médicale, pour permettre à un professionnel médical d interpréter à distance les données nécessaires au suivi médical d un patient et de prendre des décisions relatives à sa prise en charge. Dans ce cadre l enregistrement ou la transmission des données peuvent être automatisées ou réalisés par le patient lui-même ou un professionnel de santé ; > La téléassistance médicale, pour permettre à un professionnel médical d assister à distance un autre professionnel de santé au cours de la réalisation d un acte ; > La réponse médicale apportée dans le cadre de la régulation médicale mentionnée à l article L et au troisième alinéa de l article L Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 4

5 Quel est le contenu du contrat et la nature des engagements? Le contrat doit assurer une bonne visibilité des acteurs en définissant les modalités de déploiement de l'organisation de télémédecine et son insertion dans le projet régional de santé. A cette fin, les éléments suivants devront être fournis et précisés : > Les modalités d inscription dans le Projet Régional de Santé et notamment le Programme Régional des Systèmes d'information et de déploiement de la Télémédecine ; > La contribution de l activité à l évolution de l offre de soins territoriale ; > La description de l organisation mise en place ; > Les modalités de respect des dispositions du décret du 19 octobre 2010 ; > Les modalités de suivi et d évaluation de l activité. A quel moment et pour quelle durée le contrat est-il signé? Le contrat doit être signé avant que les patients ne soient pris en charge. Pour les activités déjà opérationnelles, la contractualisation devrait être effective à la date du 21 avril 2012 pour régulariser la situation au regard du décret. Il n'est pas prévu de durée spécifique des contrats télémédecine. Dans la majorité des cas, les contrats seront signés pour la durée effective du projet Régional de Santé. Dans certains cas et notamment pour les projets innovants et expérimentaux, la durée pourra être plus courte. La convention entre les acteurs Cette convention, complémentaire au contrat avec l'ars, organise les relations entre les acteurs et les conditions dans lesquelles ils mettent en œuvre les exigences précisées dans le contrat avec l'ars. Ainsi, la convention est une déclinaison opérationnelle de l activité de télémédecine qui décrit de manière précise la place prise par chacun des acteurs dans l organisation. La télémédecine nécessitant une bonne coordination entre plusieurs structures et/ou professionnels de santé, la convention définit les engagements pris individuellement par chacun des acteurs Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 5

6 La démarche de négociation du contrat A propos des activités de télémédecine en cours Les établissements et professionnels exerçant des activités de télémédecine complètent eux-mêmes le contrat type proposé et l envoi à l ARS dans les meilleurs délais, avant le 21 avril Dés réception de cette déclaration, la démarche de négociation s'engage. Les modalités de suivi de l activité sont précisées dans le contrat. Au minimum, une revue de projet sera organisée une fois par an sous la forme d une réunion dédiée ou de l envoi à l ARS d un rapport annuel d activité. Le rapport annuel comprend en priorité des informations relatives aux indicateurs d activité. L analyse de l activité par l ARS sera conduite en référence aux éléments figurant dans les annexes du contrat. Trois critères peuvent notamment faire l objet d une vérification sur la base du contenu du décret du 19 octobre 2010 : > L activité relève de la télémédecine, au sens des cinq actes visés dans le décret ; > L organisation proposée répond aux objectifs qualitatifs, quantitatifs et les modalités de fonctionnement dans lesquels doivent s inscrire les projets et les activités de télémédecine ; Vos interlocuteurs au sein de l'ars La démarche de négociation des contrats de télémédecine sont coordonnée, au sein de la Direction de la qualité et de l'efficience (DQE) par la cellule Système d'information partagée de santé (SIPS). Votre interlocuteur est : Chantal BOUDET - Responsable Cellule Système d'information partagée Direction de la qualité et de l'efficience Tél E.mail. ars-pdl-dqe-sip@ars.sante.fr > L activité est conforme à l ensemble des conditions d exercice décrites dans le décret du 19 octobre 2010, ou, le cas échéant, les acteurs s engagent expressément dans le contrat à mettre l organisation en conformité dans un délai déterminé. L ARS pourra demander des compléments d information si cela s avère nécessaire (la remise des conventions signées entre acteurs, l autorisation CNIL par exemple). La démarche de négociation pour les nouveaux projets de télémédecine (non mis en œuvre au 21 avril 2012) Désignation d'un coordonateur de projet Les organisations de télémédecine peuvent réunir un nombre important d acteurs. Afin de faciliter la démarche de contractualisation, la négociation du contrat avec l ARS est réalisée par un interlocuteur unique parmi les acteurs impliqués : le coordonnateur de projet. Pendant la durée des négociations du contrat de télémédecine, le rôle du coordonnateur de projet, auprès de l ARS, est de : > Représenter l ensemble des acteurs. > Coordonner les besoins des acteurs. > Etre le relais d information entre l ARS et les acteurs Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 6

7 Par ailleurs, le coordonnateur peut jouer le rôle de pilote du conventionnement en mobilisant l ensemble des acteurs et en animant la rédaction de la (des) convention(s). Il peut également être étendu au pilotage du déploiement de l activité de télémédecine : assurer le suivi du contrat (suivi des indicateurs, évolutions des parties prenantes ) et rendre compte à l ARS du déploiement de l activité sur les territoires. La démarche de négociation L ARS fournit un contrat type que les acteurs de l activité de télémédecine doivent remplir (v0) et adresser à la direction de la qualité et de l efficience. Des échanges permettront d'élaborer le contrat. Dans cette perspective, des éléments complémentaires pourront éventuellement être demandés. Les modalités de suivi de l activité de télémédecine seront discutées et arrêtées : indicateurs, fréquence et format des revues, durée du contrat, etc. A l issue de ces échanges, le contrat finalisé sera remis au demandeur afin qu il recueille les signatures de chaque acteur impliqué dans l activité de télémédecine. Il devra alors retourner 3 exemplaires originaux à l ARS pour signature. Les signataires du contrat Le contrat télémédecine est signé par la Directrice Générale de l ARS avec, selon le cas : > le coordonnateur seul à condition que celui-ci dispose d un mandat explicite en ce sens de la part de l ensemble des parties au contrat, ou > chaque acteur impliqué dans l activité de télémédecine : le représentant légal des établissements de santé et médico-sociaux ou des autres organismes impliqués ; chaque professionnel libéral impliqué. A noter que les contrats sont signés par les responsables de l organisation de l activité de télémédecine, non par les prestataires de services techniques et informatiques. Ces derniers sont liés au projet via des contrats de prestations distincts. S agissant des établissements de santé, un avis préalable du conseil de surveillance et de la commission médicale d établissement peut être sollicité sans que cela revête un caractère réglementaire Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 7

8 Elaboration de la convention entre les acteurs La convention organise les relations entre les acteurs de télémédecine et les conditions dans lesquelles ils mettent en œuvre les exigences mentionnées dans le contrat. Elle fait donc suite à la signature du contrat. La durée de la convention peut être plus longue que la durée du contrat. Une clause spécifique dans la convention doit permettre de prévoir une mise à jour de la convention suite au nouveau contrat. Préalablement, les acteurs se réuniront pour : > déterminer, en fonction de la complexité de l activité, l organisation de la (des) convention(s) ; > le cas échéant mandater le coordonnateur de projet comme pilote de la rédaction de la (des) convention(s). L élaboration de la convention est placée sous la responsabilité des acteurs eux-mêmes et ne requiert pas l intervention de l ARS. En revanche une transmission des documents à l ARS peut être souhaitable afin d apporter les précisions nécessaires sur les modalités de déclinaison du contrat. Lorsque l organisation de l activité est simple, il est recommandé de signer une convention unique entre l ensemble des acteurs de l activité, qui traitera à la fois des aspects organisationnels médicaux et techniques. Dans ce cas, le rôle du coordonnateur de projet, mandaté dans le contrat de télémédecine, est d organiser les négociations entre les différents acteurs et de piloter la rédaction puis la signature de la convention entre les parties prenantes. Lorsque la structure de l activité et des acteurs impliqués est complexe, il peut être utile de rédiger deux conventions distinctes : > Une première portant sur l organisation des soins entre les acteurs «métier». > Une seconde portant sur l organisation «technique» des soins. En effet, la convention technique peut ne pas impliquer les mêmes acteurs que la première. Elle peut également être réalisée dans le cadre d un dispositif dépassant le cadre de la télémédecine (par exemple, un PACS régional peut être déployé comme une infrastructure commune et être utilisé par différentes activités de télémédecine) Agence Régionale de Santé - Pays de la Loire Page 8