PREPARATION DU SALON EUROMARITIME 2013 REUNION IPC N 1 DU 19 NOVEMBRE 2012

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1 PREPARATION DU SALON EUROMARITIME 2013 REUNION IPC N 1 DU 19 NOVEMBRE 2012 Présents BEYER Gilles CITEAU Pascal PERCHAIS Morgane PISTOLET Gwënaelle QUINIO Anne Laure THOMAS Sophie LE GALL ELECTRICITE MARINELEC TECHNOLOGIES BARILLEC BRETAGNE HYDRAULIQUE INTER POLE INTER POLE Entreprises non représentées : PAUMIER PIRIOU - SEMIM 1 - Le salon Dates du salon Euromaritime 2013 : du Mardi 5 au Jeudi 7 Février 2013 Hall d exposition : Hall 6 du Parc des Expositions de la Porte de Versailles à Paris Horaires visiteurs : de 9h00 à 18h Les entreprises exposantes avec l IPC 9 entreprises : Barillec, Bretagne Hydraulique, Inter Pole Naval, Le Gall Electricité, Marinelec Technologies, Paumier, Piriou, Semim et Semcar (à confirmer) + l IPC 3 - Plan du hall et emplacement Interprofession du Port de Concarneau Réunion Euromaritime du 19 novembre /6

2 4 - Le stand IPC Deux options ont été proposées pour le choix du stand, à savoir : - le choix du stand collectif IPC - le choix d un stand clef en main. a)- STAND COLLECTIF Le plan du stand collectif IPC proposé par le 26/10 a été modifié (orientation et changement au sein des exposants : ISI-FISH ne participant plus SEMIM nouvel inscrit). La configuration du stand collectif présentée le 19/11/2012 est la suivante Surface de 84m² Répartie sur deux ilots de 42 m² (6m x 7m) NB : le positionnement des entreprises au sein des deux ilots peut être susceptible de modifications. Eléments intégrés au stand La signalétique des entreprises Des portes documents Comptoirs (1.20 m ou de 0.60 m de long) avec rangement Interprofession du Port de Concarneau Réunion Euromaritime du 19 novembre /6

3 Infos Montage / Démontage L IPC propose deux solutions concernant les opérations de montage et démontage du stand : - soit chaque entreprise devra prévoir au minimum une personne pour le montage et le démontage. RAPPEL : MONTAGE : le dimanche 3/02/2013 toute la journée - AGENCEMENT : le lundi 4/02/2013 toute la journée DEMONTAGE : le jeudi 7/02/2013 après salon - soit il est possible d externaliser cette opération. Proposition de la société à l origine du stand : Philéogeleven (anciennement Euro Expo) : fourchette de prix entre et HT. NB : IMPERATIFS SALON : livraison du matériel avant lundi 4/02/2013, 12h00 et Démontage pour vendredi 8/02/2013, 12h00. b)- STAND CLEF EN MAIN Le plan du stand clef en main est également présenté à la réunion du 19/11/2012. Modifications à réaliser si choix de cette option : les dimensions seront remaniées de façon à disposer d un espace de 98m², soit 7m x 14m, et non plus 11m x 9m (dimensions similaires au stand collectif pour enregistrement de notre participation). Interprofession du Port de Concarneau Réunion Euromaritime du 19 novembre /6

4 Vues d ensemble stand clef en main Cf. descriptif document transmis le 26/10/12 «Euromaritime : propositionstand collectif» c)- COMPARATIF BUDGET STAND POUR LES DEUX SOLUTIONS STAND IPC STAND CLEF EN MAIN Surface de stand en m² (dont 1m² de réserve) Emplacement : 270 m² (surface nue) ou 511,62 m² (stand équipé) (dont frais de gestion semcar) , ,44 Moquette 9 au m² (dont frais de gestion semcar) 791,78 Montage / démontage (dont frais de gestion semcar) ,00 TOTAL HT (dont frais de gestion semcar) , ,44 DIFFERENTIEL ,41 d)- DÉCISION Les membres présents optent à l unanimité pour le choix du stand IPC, avec l option du montage/démontage de stands réalisée par une société extérieure. Cette décision sera portée à la connaissance des entreprises non représentées lors de la réunion, afin de valider ce choix et pouvoir valider définitivement la participation IPC. Interprofession du Port de Concarneau Réunion Euromaritime du 19 novembre /6

5 5 - Commandes, budget et refacturations «Frais de base» pour chaque entreprise «Frais optionnels» selon les besoins des entreprises L IPC centralisera les commandes suivantes : Coût estimatif HT Droits d inscription 250 / entreprise Emplacement 270 / m² Electricité / m² Moquette du stand 9 / m² Nettoyage du stand 9 / m² Transport du matériel sur Paris (camion complet à valider selon besoins) - 2/3 répartis entre toutes les entreprises (transport du stand et matériel commun) - 1/3 réparti entre entreprises qui chargent du matériel dans le camion Manutention du matériel sur le site 50 / entreprise Stockage des emballages vides sur site 2300 (base à valider selon matériel) - ¾ répartis entre toutes les entreprises (stockage caisses de stand) - ¼ réparti entre les entreprises qui stockent des emballages Avitaillement 120 par entreprise Montage / démontage 120 / m² (fourchette ) Location de mobilier - Ensemble 1 table + 4 chaises Tabouret 40 Location de plantes vertes selon plantes Location Hifi / vidéo - Plasma Sono 250 Chambres d hôtel Tarif à négocier (130 /nuit avec pdj en 2010) Lors de la réunion, l IPC a remis à chaque entreprise son budget prévisionnel, basé sur les commandes Les frais «optionnels» ainsi que le matériel seront à confirmer ultérieurement par chaque entreprise. => L IPC adressera aux entreprises un document à remplir pour les entreprises souhaitant faire venir du matériel au salon. Les refacturations passeront par la SEMCAR (l IPC ne pouvant refacturer avec TVA), avec une majoration de 5% pour les frais de gestion et divers. L IPC commandera également pour chaque entreprise les badges exposants et les cartons d invitation salon (gratuits). Hôtel : l IPC a d ores et déjà fait une pré-réservation sur une estimation à partir de la base de 2010 (70 nuitées au total). => L IPC adressera aux entreprises un coupon-réservation à remplir pour les entreprises souhaitant faire les réservations d hôtel auprès de l IPC. Interprofession du Port de Concarneau Réunion Euromaritime du 19 novembre /6

6 6 - Communication L IPC demandera à chaque entreprise de lui transmettre un texte descriptif de son activité (avec nouveautés présentées à Euromaritime ou actualités diverses), pour diffusion lors de la prochaine lettre électronique en janvier. => Articles à transmettre pour validation mi-décembre. Le Marin, partenaire de l événement, est chargé de réaliser le catalogue spécial Euromaritime, où chaque entreprise exposante sera représentée. Les journalistes chargés de la réalisation des articles devraient prendre rapidement contact avec les entreprises. 8 - Divers : Réception : La Ville de Concarneau a attribué à l IPC une subvention exceptionnelle de euros pour Or, le salon se tenant en 2013, la Ville doit valider le report de cette subvention sur l année Une fois son obtention validée, cette subvention permettra notamment d organiser sur le stand une réception, comme lors des précédentes éditions lors de Maritima. Concernant le jour de la réception, l IPC va auparavant se renseigner sur les éventuelles manifestations déjà programmées. Tous les échanges d informations se feront par . Suivant l avancement et selon les besoins, une prochaine réunion sera fixée avant Euromaritime afin de faire le point avant le salon. Interprofession du Port de Concarneau Réunion Euromaritime du 19 novembre /6

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