Mise en place d un espace numérique de travail Quickplace

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1 Mise en place d un espace numérique de travail Quickplace Une fis l espace créé par le CRDP, il y a un certain nmbre de travaux à prévir avant de puvir l utiliser avec les étudiants. D une manière générale, l aide de Quickplace est cmplète. Ne pas hésiter, quand n se pse une questin, à cliquer sur «aide» u pur btenir une aide cmplète. En cas de prblème grave (cela peut arriver : blcage cmplet, impssibilité d accéder à une salle ), ne pas hésiter à cntacter rapidement l assistance du CRDP, qui apparaît dans la liste des membres (assistanceqp). Remarque imprtante cncernant les cntrôles Active X et les applets Java : Pur fnctinner de façn ptimale, les ENT Quickplace nécessitent leur utilisatin. Ils ne snt pas tujurs installés dans les établissements sclaires et il peut arriver que les prtectins mises en place par l administrateur réseau empêchent de le faire. Il faut dnc éventuellement btenir sn accrd et vir avec lui. Prcédure à suivre le cas échéant : 1) Installer sur les pstes la dernière versin d Internet Explrer (versin 7). D une manière générale, il vaut mieux utiliser Internet Explrer qu un autre (Mzilla Firefx par exemple) avec ces espaces. 2) Lrsqu n utilise ensuite l ENT, un message signale éventuellement (par exemple lrsqu n a ajuté un dcument en fichier jint lrs de la publicatin d une page) la nécessité d installer le cmpsant manquant. En accepter l installatin. Elle prend quelques secndes et ne pse pas de prblème à partir du mment ù n a sur le pste des drits suffisants. 3) Si n ne peut pas le faire, télécharger et installer Mzilla Firefx (téléchargeable librement sur le site de Mzilla, mais là encre, il faut dispser de drits suffisant sur le pste).

2 4) Si n ne peut installer ni les cntrôles Active X, ni Mzilla Firefx, se résudre à utiliser l espace sans (mais n n aura alrs qu un nmbre réduit de fnctinnalités) : a. Une fis cnnecté cmme administrateur, cliquer sur «Persnnaliser» puis sur «général» puis sur «mdifier paramètres généraux» (en bas à drite). On a accès alrs accès à un certain nmbre de pssibilités (vir plus bas). b. Tut en bas, cliquer sur «Désactiver Active X» et «Désactiver les applets Java». Valider. Le menu «Persnnaliser» : Menu imprtant car c est lui qui permet de décider des aspects généraux du site : On retruvera les mêmes sus-menus dans «ptins de la salle» dans les différents salns qu n va créer. Général : permet de mdifier la cnfiguratin générale : changer le nm de l espace, mdifier l rdre des menus, chargement d un lg, afficher u ne pas afficher un certain nmbre d éléments, règles de ntificatin des membres Décrer : chisir un mtif et éventuellement le mdifier. On peut décider d un style différent pur chaque salle de l ENT Masques : permet de créer un masque de saisie qui sera mis à dispsitin des auteurs, cntenant du texte, des champs On peut éventuellement lier ces masques à des prcessus d apprbatin (la page créée n est publiée qu après un prcessus d apprbatin qu n a défini préalablement : sumissin simple, apprbatin par une persnne u chaîne d apprbatin). Un masque créé dans une salle n apparaît pas dans les autres. Le menu Masques permet aussi dans une salle de limiter le type de page qui purra être créé par un auteur (vir plus lin la créatin de pages). Salles : permet de créer des salles. Dans chaque salle n peut évidemment en créer d autres. Dans une sectin de STS, n peut ainsi avir une architecture du type : Saln étudiants, avec à l intérieur des éléments cmmuns et deux salns (1 ère année / 2 ème année) u deux salns cmplètement séparés l un de l autre. Saln prfs

3 Eventuellement saln «entreprises partenaires» auquel aurnt accès les tuteurs des étudiants. Si n suhaite que chaque étudiant ait sn prpre espace privé (pur pallier par exemple l absence d un réseau en état de fnctinnement dans l établissement, n peut créer une salle qu n appellera par exemple «salles privées», à l intérieur de laquelle n purra créer autant de salles que d étudiants et de prfesseurs. De même, n peut prpser à un grupe d étudiants travaillant sur un prjet cmmun de leur uvrir une salle de ce type, à laquelle aurnt accès les seuls étudiants attachés à ce prjet, les prfesseurs les encadrant et éventuellement le tuteur. Cnseil : réfléchir en premier à la structure suhaitée et la créer avant d uvrir les cmptes des étudiants. Cela permettra ensuite de les affecter directement. On ne s intéressera pas (pur le mment) aux fnctins avancées. Dssiers : dans une salle, n peut créer des dssiers. Il y a 5 types de dssiers différents : Discussin : Pur les frums. Un lien «répndre» s ajute. Liste simple : A utiliser dans la plupart des cas Titre : Pur créer un dssier avec au plus 5 pages sus un bandeau cntenant un lien vers ces pages. Diaprama : Pur créer au plus 30 pages qui apparaitrnt cmme dans un diaprama Liste rdnnée : cmme une liste simple, mais rdnnée (différence pas évidente). Le menu «membres» : Permet d ajuter u de supprimer des membres. Un membre peut avir tris statuts : Lecteur : il ne peut que lire les infrmatins publiées, télécharger les dcuments mis à dispsitin. C est un statut a priri peu cmpatible avec la ntin d espace de travail cllabratif. A mn avis, il n est à utiliser que pur des étudiants n ayant pas jué le jeu et ayant utilisé leur statut d auteur dans un sens nn-cnfrme à l utilisatin suhaitée. Auteur : Il peut en plus rédiger des articles. Par cntre il ne peut mdifier la structure de l espace (créatin de dssiers u de salles). C est le statut en général des étudiants dans l espace général. Gestinnaire : il peut créer des salles, rganiser l espace général u la salle qu il gère. C est le statut des prfesseurs, qu n dnnera aux étudiants uniquement pur les salles persnnelles s il y a lieu. Si n veut créer des salles individuelles pur chaque étudiant, il est en effet indispensable de leur dnner sur cette partie de l espace un statut de gestinnaire car sinn, ils ne peuvent pas y créer de dssiers, d effectuer de mdificatins Pur créer de nuveaux membres : cliquer sur «membres» puis sur «ajuter/supprimer membres». On a alrs un écran qui prpse de chisir le statut. Il faut attribuer :

4 un identifiant : s il y a un réseau, utiliser l identifiant du réseau. Sinn, utiliser un identifiant simple, du type nm suivi de l initiale du prénm. un mt de passe : dans un premier temps, attribuer le même à chacun u leur identifiant cmme mt de passe. l adresse mel : indispensable pur qu ils puissent recevir ntificatin de leur inscriptin et des différentes publicatins. On peut créer un u plusieurs grupes permettant de rassembler des membres de l espace ayant une u plusieurs caractéristiques (ex : une classe, une demi-classe, un grupe travaillant sur un prjet spécifique ). Cela permettra ensuite, lrsqu n publie une page et qu n suhaite ntifier ce grupe spécifique de simplifier la prcédure (vir plus lin), Remarques imprtantes : 1) Lecteur [Annyme] : A n utiliser que si n veut avir une partie de l espace en accès public. Tute partie de l espace à laquelle aurait accès ce lecteur [annyme] deviendrait accessible à tut le mnde. 2) Il est très simple de mdifier leur statut. Il suffit d utiliser la démarche d ajut/suppressin. Si n veut par exemple transfrmer un auteur en lecteur, il suffit d utiliser la prcédure d ajut/suppressin. Cliquer sur «ajuter» dans la catégrie lecteurs. En bas de l écran figurent les membres actuels. Il suffit de ccher la case crrespndante et le tur est jué. 3) Une fis les différents membres créés, il faut impérativement les affecter aux salles auxquelles ils vnt puvir avir accès. Par défaut, un membre n a accès qu à l espace cmmun. C est un travail un peu fastidieux car il faut le faire pur chaque salle et ne pas ublier de le faire si n ajute de nuveaux membres. Cela se fait en cliquant sur le menu «Sécurité de la salle» en attribuant un statut de lecteur, auteur u gestinnaire.

5 Séances de travail avec les élèves et prise en main de l espace I) Mdifier sn prfil Lrsqu n crée les différents cmptes, n fait le minimum. Il est imprtant de mntrer en premier aux étudiants cmment mdifier leur prfil et leur dnner quelques cnsignes. Une fis identifié, dans la page d accueil, cliquer sur sn identifiant. On accède alrs à sn prfil et n peut changer sn mt de passe u mdifier sn prfil. Prpser aux élèves de changer leur mt de passe pur avir un mt de passe persnnalisé 1. Demander de cmpléter le prfil (mdifier). Faire impérativement ajuter le nm et le prénm, éventuellement le numér de téléphne. On peut également ajuter une u deux infrmatins cmplémentaires. II) Navigatin et utilisatin cmme lecteur Faire naviguer les étudiants dans les salles auxquelles ils aurnt accès, leur mntrer cmment accéder à une page, télécharger un dcument III) Créatin de Dssiers Dans une salle, n peut créer des dssiers. Il y a 5 types de dssiers différents : Discussin : pur les frums. Un lien «répndre» s ajute. Par défaut, un dssier discussin existe dans l espace créé. Liste simple : A utiliser dans la plupart des cas Titre : Pur créer un dssier avec au plus 5 pages sus un bandeau cntenant un lien vers ces pages. Diaprama : Pur créer au plus 30 pages qui apparaitrnt cmme dans un diaprama Liste rdnnée : cmme une liste simple, mais rdnnée (différence pas évidente). Expliquer la différence et leur faire créer des dssiers dans leurs salles persnnelles, éventuellement seln une architecture qu'n aura élabrée au préalable. IV Créatin de pages Demander aux étudiants de réaliser ce travail dans leurs espaces respectifs. Il sera évidemment pssible de faire supprimer ce qui est inutile ensuite. 1) Créer une page dans un dssier (page simple). a. Furnir un texte simple à saisir (ex : le CV, une lettre de mtivatin ) b. Utiliser les différentes pssibilités de mise en frme (gras, italique, suligné, culeurs, alignements, retraits). c. Insérer une image, un lien hypertexte, un texte graphique 1 Un rappel utile purra être fait sur le chix d un «bn» mt de passe.

6 d. Attacher un u plusieurs fichiers e. Vir la différence entre «publier» et «publier sus» : pssibilité de ntifier des lecteurs, de limiter les lecteurs, de ranger la page dans un endrit spécifique) Remarque : pssibilité aussi de créer sn dcument avec un traitement de textes (Wrd, Open Office ) et de faire un cpier cller sur la page vierge dans l espace de travail. Tus les éléments de mise en frme (gras, culeurs, liens hypertextes snt cnservés. 2) Page imprtée (issue d un fichier wrd, excel.). Permet de faire afficher le cntenu d un fichier déjà créé avec un de ces utils. 3) Page Wrd, Excel, Pwerpint : permet de créer en direct un fichier Wrd, Excel u un diaprama Pwerpint. 4) Faire créer des pages imprtées : permet d imprter simultanément plusieurs fichier wrd, excel, pwerpint, html, JPEG u gif et de les afficher dans autant de pages. 5) Page de lien, par exemple vers le site lapste.net pur avir un lien direct vers la messagerie Remarque : lrs de la créatin d une page, il est pssible de demander une ntificatin qui cnsiste à faire envyer un message par le rbt, annnçant la publicatin et furnissant un lien d accès direct (à cnditin, bien sûr, d avir sn identifiant et sn mt de passe). La ntificatin peut se faire à un u plusieurs membres de l ENT, à un grupe spécifiquement défini (si n en a défini auparavant, vir dans la rubrique «membres». Cette ntificatin n est évidemment pssible que pur les membres ayant furni une adresse valable. V) Mdificatin / révisin de pages La mdificatin n est pssible que pur le créateur de cette page. Une fis mdifiée, la nuvelle page est publiée à la place de la précédente. La mdificatin fait disparaître l ancienne page. Permet entre autres de crriger des fautes de frappe, de mettre à jur un dcument sans qu il sit besin d en cnserver une cpie de la versin antérieure. La révisin de pages permet à tute persnne ayant un statut d auteur de mdifier une page créée par un autre. Lrs de la publicatin, la nuvelle versin apparaît avec la mentin du n de révisin et de l auteur de la révisin. La (u les) versin(s) antérieure(s) n est pas supprimée. Le mde «révisin» est dnc l util à privilégier dans une ptique de travail cllabratif. VI) Agenda Par défaut, un agenda est créé dans chaque salle. On peut chisir dans l nglet «Général» du menu «Persnnaliser» pur la page d accueil u «Optins de la salle» pur les salles créées de le faire apparaître u pas. Si cet agenda est dans une salle qui n est pas individuelle, l agenda est partagé entre tus les membres de cette salle. La créatin d une page d agenda ressemble à la créatin d une page simple. On peut attacher un u plusieurs fichiers à cette page. On peut également limiter les lecteurs, ce qui

7 permet éventuellement d affecter le rendez-vus à une seule persnne. On peut ntifier ce rendez-vus grâce à un message électrnique. Pur entrainer les étudiants, n peut là aussi leur demander de créer des pages d agenda qun supprimera ensuite. VII Tâches Par défaut, un dssier «Tâches» est créé dans chaque salle. On peut chisir dans l nglet «Général» du menu «Persnnaliser» pur la page d accueil u «Optins de la salle» pur les salles créées de le faire apparaître u pas. On peut créer une page de tâches avec les ptins suivantes : Tâche incmplète u terminée Tâche affectée à une persnne (allcataire). Une date de début Une date d échéance qui peut être u nn une date butir et est éventuellement ajutée à l agenda. Une pririté (haute, myenne u basse). L affichage de l ensemble des tâches peut se faire sit sus la frme d une liste, sit sus une frme prche d un diagramme de Gantt.

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