REUNION # 2 RESEAU SPOC-BENIN

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1 REUNION # 2 RESEAU SPOC-BENIN Date: Vendredi 24 février 2012 Lieu: Représentation, Cotonou Thème principal de la réunion: Médiatisation des évènements & Relations presse Participants : Anke Leflere (FAFA MC), Cyrille Chabi (FAIA), Cyrille Sotondji (PAFIRIZ), Deborah De Baeremaeker (AIMS), Laure Speecke (AIMAEP), Florence Penson (PARZS AD), Hanne Geuens (remplaçante de Amadou Dieng,FAFA AD), Harika Ronse (RESBEN), Marc Dokoui (PAPDC), Olivier Dossa (PARZS MC), Victorien Randriamahonina (AIMAEP). Les SPOC ont préparé et envoyé en amont: Plan de communication (avec budget) Fiche info actualisée du projet Documents distribués pendant la réunion: Fiche conseil "Ecrire pour être lu" Article "La Nation" (exemple de storytelling) "Storytelling, réenchantez votre communication!" par Sébastien Durand Guidelines CTB "Rédiger pour Guidelines CTB "Communiquer avec les médias" Mémo de Comex sur l'introduction des pages projets sur le site web de la CTB Mémo de Comex sur la politique de la CTB en matière de médias sociaux Déroulé de la réunion (voir planning en annexe): Tour de table, présentation des SPOC, identification de leurs attentes et de leurs éventuelles craintes concernant la journée. Retour sur les thématiques des Bulletins pour 2012 et précisions sur les contributions mutuelles. Communication & Bulletin: possibilité de communiquer sur les doutes et les défis qui entourent un projet aussi. Faire le choix de la transparence. Essayer au maximum de donner la parole aux personnes impliquées (bénéficiaires, collaborateurs) = "storytelling". Redévelopper les exemples de "Avant/Après". Besoin de vulgariser l'information, de prendre du recul = "Ecrire pour être lu". Communiquer sur les résultats. Alimenter la base de contacts en journalistes. Résultats et conclusions de l'enquête de satisfaction du "Clin d'œil" 48 personnes sur les 150 collaborateurs bénino-belges ont répondu. Soit 1/3. C'est un peu décevant, mais les commentaires apportés servent de pistes de correction de la version actuelle. 1

2 Présentation Powerpoint Parmi les propositions, nous pouvons retenir: l'inclusion des anniversaires (après consultation avec les collaborateurs des projets par les SPOC), privilégier des articles factuels et synthétisés (éviter les longueurs), toujours définir les acronymes en début d'article, concours des meilleures photos, inclure des rubriques "témoignages de bénéficiaires", donner des nouvelles du siège, articles sur les thèmes transversaux (corruption, environnement, harcèlement, ), astuces informatiques, valoriser les bonnes pratiques des collègues, inclure une citation par semaine d'un collaborateur en lien avec l'esprit du PACTES - afin de développer l'esprit d'appartenance et d'équipe, inclure davantage de documentation en lien avec les projets (via des liens vers l'intranet), insérer des nouvelles sur l'actualité béninoise (pas de revue de presse mais articles qui semblent le plus intéressant selon les secteurs repris en quelques lignes), reprendre le début de l'article lorsque l'on clique sur l'onglet "en savoir plus ", etc. En ce qui concerne l'intranet, moins de la moitié du personnel le consulte régulièrement (au moins une fois par mois). 28% se rendent sur l'intranet une fois par semestre et un autre 28% ignore son existence. Il est donc très important de re-sensibiliser les collègues à son utilisation (formation par Toon, sensibilisation par SPOC, liens d'articles sur l'intranet via le Clin d'œil, ). Retour sur les plans de communication et identification d'une activité prioritaire de visibilité/ de communication par projet Merci à tous les participants d'avoir suivi le jeu et permis à la CTB Bénin d'être une représentation disposant d'un plan de communication pour chacun de ses projets et qui a inscrit le plan de communication général dans son plan d'action pays pour l'année AIMAEP: Team-building et activités sociales. Besoin de partager davantage les documents. Deux évènements programmés: le lancement du Plan de Relance du Secteur Agricole (PSRSA) et de l'abssa (Agence Béninoise pour la Sécurité Sanitaire des Aliments). Echange entre les délégations du Bénin et du Burundi. Favoriser l'échange de documents au sein du projet et du Ministère AIMS: Plan qui doit se compléter avec celui du projet PARZS. Au niveau interne: plus de communication par le biais de réunions d'équipes, l'usage de l'intranet (du projet), les actions de team-building (barbecue). Au niveau externe: communication sur les résultats, dirigée vers les partenaires institutionnels et stratégiques, l'ambassade et le bureau de coopération. Développer la newsletter AIMS pour le Ministère. Réaliser un documentaire sur les activités (Ministère gère ce projet). Réaliser le documentaire sur les activités du projet FAFA AD: Communication externe surtout, vis-à-vis des autres partenaires techniques et financiers et des bénéficiaires. Emissions radio considérées comme bon outil de promotion des Micro- Interventions Projets (MIP) et un bon vecteur pour toucher les bénéficiaires. Journée des femmes et foire de maraîchage FAFA MC: refaire un plan de communication plus spécifique à l'année 2012 seulement FAIA: communiquer avec les bénéficiaires (OP et communes) et les structures décentralisées de FAIA. 2

3 Assurer lancement du projet (conférence de presse, matériel de communication, etc.) PAFIRIZ: double communication (celle du projet + celle du CCR-B). Etablir contrats avec radios locales, en lien avec unions régionales. Animer des émissions thématiques. Projet de documentaire qui va suivre le projet durant les six mois à venir. "Bataille médiatique" attendue lors du renouvellement de l'assemblée Générale élective du CCR-B. Publication trimestrielle de la revue "Echos rizicoles". Plaidoyer sur l'interprofession riz. Visites de terrain pour la réalisation du documentaire et rencontre multi-acteurs (producteurs et promoteurs) dans le cadre interprofession. PAPDC: Rédiger les expériences de capitalisation avec AIMAEP. Former des petits groupes de 2-3 pour rédiger expériences et les mettre ensemble. Site internet de l'association Nationale des Communes du Bénin (ANCB). En cours de réalisation d'un documentaire avec sept interviews, qui sera diffusé sur 2 chaînes de TV nationale (ORTB et Canal 3) Accompagner la réalisation des Bulletins de mars et de juillet-août. PARZS: Porter les efforts de PARZS AD sur la communication interne, qui représente un vrai risque pour le projet. Mettre en place une activité de team-building permettant d'améliorer les problèmes interpersonnels et la communication de manière générale. Journées des relais communautaires. Team-building (PARZS AD) et Photos "Avant/Après" de reconstitution des centres de santé (PARZS MC) Stratégie d'information et conseils d'écriture Une bonne stratégie d'information doit définir des objectifs et des cibles de communication. Retour sur les priorités de la CTB en matière de communication. Cadre de la stratégie de communication de la CTB: - analyser les parties prenantes de la CTB et développer une politique d'influence auprès d'elles - développer une approche de mise en valeur (interne et externe) des succès collectifs. Objectifs de communication de la CTB: - REDEVABILITE = communiquer sur les résultats des activités + rendre l'information disponible et transparente public concerné: contribuables belges + population et société civile des pays partenaires - INFLUENCE = communiquer sur l'expertise de la CTB public concerné: décideurs (belges et des pays partenaires) + secteur de la coopération (PTF) - ENGAGEMENT = mobiliser les collègues autour des valeurs communes + faire de chaque collègue un ambassadeur de la CTB public concerné: personnel de la CTB Activité de groupe: 5 groupes de 2 personnes. Répondre, pour chaque cible: quelle est la composition de la cible? Quel type d'information souhaite-ton faire passer à cette cible? Quels sont les meilleurs moyens/outils pour atteindre cette cible? (voir annexe 2). Puis, faire le même exercice ensemble, mais concernant une autre cible: la presse. 3

4 Le fait d'avoir différentes cibles nous rappelle que nous ne communiquons pas de la même manière selon le destinataire auquel on s'adresse. Cela explique aussi notre manière d'écrire. Plus on précise la cible, mieux on peut l'atteindre (en adaptant nos techniques de communication). Nous écrivons, dans le cadre de nos fonctions de SPOC, pour être lus. Distribuer conseils «écrire pour être lu». Répondre aux 7 questions. Keep it short & simple. Nous écrivons aussi pour témoigner et justifier nos actions. D où l intérêt du Storytelling. Commentaire récurrent de mettre en avant les bénéficiaires. On en parle très peu, que ce soit dans Bulletin (un peu moins maintenant) ou Clin d œil. L idée, c est de «réenchanter la communication». De replacer l humain au centre de nos histoires. D autant plus important que nous nous trouvons dans une situation de crise identitaire, où l individualisme prend le pas, et où nous nous sentons de plus en plus anonyme. Le fait que nous vivions dans un monde où tout va très vite, et encore plus dans le champ de l information, fait que nous sommes noyés par les informations. D où le besoin de retrouver du «Sens». La première chose à faire, est d'identifier un individu (pas un collectif, par une organisation paysanne c est l individu qui représente son groupe, en devient le porte-parole). Lui donner un nom, une histoire propre. Prendre l'article de «La Nation» comme exemple. Proposer à chacun d écrire quelques lignes, sur un bénéficiaire du projet. Voir pour cela le schéma actanciel de Sébastien Durand. Relations presse : conseils pour la constitution et la rédaction de communiqué et de dossier de presse. Objectif d une communiqué et dossier de presse : qu on parle de notre projet! Qu il y ait une couverture médiatique. Brainstorming : En quoi les deux diffèrent-ils? (faire 2 colonnes) Le communiqué peut-être repris, tel quel. Il facilite le travail du journaliste en ce qu il réduit l information au maximum, pour aller à l essentiel. Il tient sur 1 seule page. Le dossier doit être plus complet. D ailleurs, il doit aussi inclure le communiqué de presse. C est l étape d après, celle qui rentre davantage dans les détails et permet de donner une meilleure vue d ensemble d un projet et de ses réalisations. Il comporte plusieurs pages. Faire schémas avec différentes pages, et ce qu elles doivent contenir. D abord le communiqué. Donner le modèle de communiqué de la CTB (canevas). Ensuite, le chemin de fer du dossier. Montrer comment on peut améliorer un communiqué. Exemple de Lydia en Algérie avec l importance de hiérarchiser et prioriser l info. Optique de la communication axée sur les résultats à travers le cas du communiqué et dossier de presse d'adefih. 4

5 Relations presse : l exemple des bonnes pratiques de FAFA MC dans la mise en place d accords avec la presse locale + questions-réponses Présentation Powerpoint de Anke. Accords existent avec 10 journaux et 5 radios, dans les langues locales. Il existe un "processus-type" (avec soumission d'un bon de commande, prix fixes établis pour les prestations, matériel de com. restitué à la fin, ). Utilité d'établir un agenda et de fractionner les montants en fonction des rapports d'activité soumis par les médias. Idée d'animer un temps de radio hebdomadaire (30 min. par exemple). Le besoin de bien préparer ce type d'émission et leur intérêt. Présentation des guidelines pour "Communiquer avec les médias" et évaluer la couverture médiatique Montrer Classeur de la revue de presse Evoquer le peu de visibilité de la CTB, notamment par rapport autres PTF. Contexte particulier des médias béninois: comment faire quand on «doit» payer les journalistes? Idée est que SPOC RESBEN puisse concentrer les relations presse, quand visibilité plus globale, mais aussi informée quand plus petites actions. Parce que, sinon, les pratiques restent diffuses et disséminées, il n y a pas de valorisation à partir des bonnes expériences (par ex : les documentaires. On pourrait élaborer un «modèle de déroulé de docus» à soumettre, avoir liste de prestataires, etc.) Evoquer revue de presse en pdf à télécharger sur clin d œil. Lui préférer l'introduction de quelques articles d'actualité nationale quand les projets le jugent nécessaire. Proposition des actions de communication appropriées selon les évènements de visibilité identifiés en début de matinée Pour la représentation: présentation du programme de la Journée de la Femme (témoignages avec les Sœurs Salésiennes et tour de questions-réponses), étude de cas PAPDC et lancement FAIA. Nouveau site web CTB et introduction des pages projets Volonté de Comex de mettre en place un nouveau site web, que l'on pourra plus facilement alimenter. Distribuer feuille de consignes sur la mise en ligne. 5

6 Conclusion, commentaires et appréciations: La tenue de la réunion et la participation de tous a été saluée par l'ensemble du groupe. Beaucoup d'attentes en début de journée se concentraient sur le souhait de travailler ensemble, de ne pas cloisonner la communication, mais de réussir, tout au contraire, à partager au maximum nos expériences et nos pratiques en matière de communication. Le besoin d'intégrer la SPOC RESBEN aux différentes activités des projets a aussi été rappelé. Nous espérons pouvoir continuer sur cette lancée, notamment grâce à la tenue de 3 autres réunions en 2012 et à la mise à disposition sur l'intranet des documents utilisés au cours de cette première réunion. Le programme de la journée était cependant très dense, et il pourrait être allégé lors des prochaines rencontres (celles-ci pourraient même, de l'avis des participants, se tenir sur deux journées consécutives). Il faudrait aussi pouvoir disposer de plus d'exemples concrets. Une amélioration possible serait de charger chaque participant de l'animation d'un point précis de la réunion, en prenant exemple sur l'expérience de son propre projet. Mais, de manière générale, le sentiment a été celui d'être en train de créer des liens relationnels et professionnels très bénéfiques à la bonne réalisation de nos missions. 6

7 ANNEXE 1 : Planning indicatif de la réunion 10h00 11H15 11H40 13H00 14H30 15H30 15H30 16H00 16H00 16H30 16H30 17H00 17H00 17H30 17H30 18H00 Revoir les thématiques des Bulletins pour 2012 et préciser les contributions mutuelles Résultats et conclusions de l enquête de satisfaction du Clin d Oeil 11H15 11H45 Pause café Retour sur les plans de communication de chaque projet Identifier les évènements de visibilité des projets 13h00 14H30 Pause déjeuner - Restaurant «Mamma Mia» - Haie Vive Stratégie d'information et conseils d'écriture Relations presse : conseils pour la constitution et la rédaction de communiqué et de dossier de presse. Relations presse : l exemple des bonnes pratiques de FAFA MC dans la mise en place d accords avec la presse locale Présentation des guidelines pour "Communiquer avec les médias" et évaluer la couverture médiatique. Proposition des actions de communication appropriées selon les évènements de visibilité identifiés en début de matinée. Pour la Représentation : présentation du programme de la Journée de la Femme, étude de cas PAPDC et lancement FAIA Nouveau site web CTB et introduction des pages projets Tous les participants Tous les participants Harika Harika Anke + Autres participants Harika Tous les participants Harika (et les SPOC projets concernés) Tous les participants 7

8 ANNEXE 2 : Exercice de groupe sur les cibles de communication à la CTB Cibles Composition cible Message adressé Outils de com Collaborateurs CTB [Hanne et Laure] - responsables - personnel technique - personnel administratif - personnel d'appui - objectifs, activités, résultats des projets - information du personnel de la CTB - fonctionnement btcctb - information sectorielle - Clin d'œil et Bulletin - rencontres informelles (atelier bénino-belge) - rencontres sectorielles - intranet Décideurs (belges et béninois) [Cyrille S. et Victorien] Belges: - Direction Générale de la Coopération (DGD) - Parlement - Partis politiques Béninois: - Gouvernement - Ministère concerné -Assemblée nationale - stratégie/objectifs de développement du pays (OMD) - relayer la situation existante et la réalité du pays - réalisations - engagements - perspectives - rapports, études - visites entre chefs d'état, ministres, délégations - programme indicatif de coopération Contribuables belges [Florence et Olivier] - intéressés ou non par la coopération au développement - différences d'âge 1) Sensibilisation au développement (pourquoi besoin de l'argent?) état des lieux des problèmes 2) Axé sur les résultats (qu'est-ce qui a été fait avec argent?) - blog, site internet - documentaires sur l'impact des projets de dév sur les bénéficiaires - documents, fardes, dépliants projet, - exposé, "histoire de vie" Population & Société civile béninoise [Anke et Deborah] - ville vs village - niveau d'éducation & d'alphabétisation - communautés vs organisations (OP) - bénéficiaires directs vs population générale - hommes / femmes - ONG - interne vs externe - sensibilisation - info CTB - communication sur les résultats - langue - télévision - radio - internet - festival/foire - journaux - dépliants - panneaux, plaquettes - t-shirts 8

9 Partenaires techniques et financiers [Cyrille C. et Harika] - coop bilatérale: AFD, GIZ, Helvetia, USAID, Japon, Danemark, A.Saoudite, Pays-Bas - coop multilatérale: ONU (UNICEF, PNUD, FNUAP), BM, UE -ONG: Veco, Care, Plan, Iles de paix, Terre des hommes, Planet Finance - Think tank: IRD, INRAB -"nous devons travailler ensemble " = harmonisation de la politique d'intervention, répartition des tâches - "la CTB est un partenaire de confiance " = image de sérieux, intégrité, transparence, compétence. - CTB = chef de file secteur agriculture et expertise domaines santé et agriculture - réunions, tablesrondes, conférences - Bulletin - foires, salons - communiqués de presse - articles, visibilité médiatique - être élu délégué/porte-parole des PTF sur sujet donné 9

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