PRESTATIONS DE RESERVATION HOTELIERE DES

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1 PRESTATIONS DE RESERVATION HOTELIERE DES PERSONNELS INRIA (MARCHE N ) Informations générales sur le marché Vous n avez pas reçu vos identifiants Consulter les modalités de mise en œuvre Connaître son numéro d OM Documentation à destination du missionnaire Documentation à destination de l assistante Documentation à destination des gestionnaires missions (SAF) Modifier ou annuler une réservation

2 Informations générales sur le marché Le marché hébergement INRIA est un marché national qui permet d éviter l avance des frais d hébergement sur leurs fonds propres, pour tous les agents missionnaires, quels que soient leur qualité ou le type de mission qu ils effectuent. Il concerne uniquement les réservations en France métropolitaine. L offre du prestataire consiste à proposer à tous les missionnaires des prestations d hébergement en France métropolitaine dans la limite d un coût hors frais d agence de 90 euros TTC par nuitée (110 TTC pour les chambres doubles). SI LE MISSIONNAIRE PASSE PAR LE MARCHE NATIONAL D HEBERGEMENT : Aucune indemnité n est due à l agent, le prestataire étant directement payé par l INRIA. Ce dispositif permet également de rendre les prises en charge des prestations d hébergement compatibles avec la réalité des coûts, tant à Paris qu en province. En cas d impossibilité de la part du titulaire du marché d hébergement de fournir les prestations demandées (attestation fournie par le titulaire en charge des prestations d hébergement), le missionnaire peut être remboursé de ses frais d hébergement sur la base du montant réel des frais engagés (production de justificatifs), dans la limite d un plafond de 90 euros par nuitée. SI LE MISSIONNAIRE NE PASSE PAS PAR LE MARCHE NATIONAL D HEBERGEMENT : Il doit avancer les frais d hébergement et est indemnisé sur la base du taux forfaitaire maximal prévu par arrêté (soit 60 euros par nuitée selon l arrêté du 3 juillet 2006). Pour attester de la réalité des frais engagés et permettre ainsi le versement de l indemnité forfaitaire, le missionnaire doit présenter une facture d hébergement (à titre onéreux) à son nom au gestionnaire mission du SAF dont il dépend. Le marché hébergement INRIA est ouvert directement aux agents INRIA et aux hébergés. Les invités peuvent également bénéficier de ce marché, l outil en ligne permet de créer une réservation pour les invités. Il convient alors de se rapprocher de l assistante de votre projet/service.

3 LES PRE-REQUIS Les réservations on-line (via l outil) ne peuvent se faire pour le jour même (il convient dans ce cas de contacter le prestataire par mail ou téléphone). La réservation de chambres hôtelières ne peut se faire qu avec un numéro d OM (ordre de mission). Le missionnaire doit donc attendre d être en possession de ce numéro pour effectuer une réservation. Mise en place du service : Chaque agent reçoit une notification de création de compte chez CDS, elle contient un mot de passe provisoire qu il convient de modifier lors de la première connexion. Les mots de passe sont personnels et ne doivent pas être communiqués. Il convient de choisir un mot de passe différent de celui utilisé sur votre poste de travail INRIA. Le missionnaire doit se présenter à son hôtel avec la fiche de réservation transmise par CDS. Vous n avez pas reçu vos identifiants Rapprochez-vous des gestionnaires mission dont vous dépendez qui feront le nécessaire. En cas d urgence, vous pouvez néanmoins effectuer une réservation auprès du prestataire par téléphone ou par mail (voir coordonnées).

4 Connaitre le numéro d Ordre de Mission (OM) 1- Utilisation de GFD Si votre assistante initialise la mission sur GFD, l attribution du n d OM est immédiate. Vous pouvez donc réaliser votre réservation hôtelière immédiatement. Néanmoins, il existe le délai d approbation du responsable hiérarchique ainsi que sa signature sur l ordre de mission provisoire. 2- Utilisation d IziGFD ( à privilégier) Lorsque vous initialisez votre mission sur IziGFD, vous devez attendre que celle-ci soit validée par votre responsable hiérarchique qui la transmettra au gestionnaire mission de votre SAF (via Workflow). Par ailleurs, votre mission est ainsi validée par votre responsable hiérarchique. Il faut vous rendre via l icône «missions en attente» sur l onglet «missions validées» La colonne «status» vous mentionne le numéro GFD de votre mission (5 chiffres)

5 Documentation à destination du missionnaire 1 - Il effectue sa réservation lui-même Le missionnaire se connecte directement sur le site https://inria.centraledeshotels.com. Une plaquette d utilisation a été spécialement éditée par notre prestataire CDS. Pour consulter ce document, cliquez ici. L outil est intuitif et reste simple d utilisation. Sachez que, dès lors que vous avez validé votre réservation, celle-ci ne pourra être annulée que par téléphone ou mail auprès de CDS (voir coordonnées). 2 - Il délègue sa réservation à son assistante Suivant les organisations internes des EPI/services, l assistante peut ou non effectuer les réservations au nom d un missionnaire. (Se rapprocher de votre assistante pour connaitre les possibilités). Le missionnaire n a aucune action à réaliser pour déléguer ses réservations. L assistante se connecte à l outil avec ses identifiants propres et effectue la réservation au nom du missionnaire déterminé. 3 - Consulter la plaquette Cliquez ici

6 Documentation à destination de l assistante 1- Comment réserver pour un missionnaire? Cette partie ne concerne que les assistantes qui procèdent aux réservations par délégation. L assistante se connecte avec ses propres identifiants et effectue la réservation au nom du missionnaire. Ainsi, elle sera en copie du mail de réservation envoyée par la Centrale des salles pour notamment procéder au suivi budgétaire de l EPI ou du service. La traçabilité sera ainsi assurée. La réservation se réalise donc dans les mêmes conditions que pour le missionnaire (choix du département, choix de l hôtel, date )

7 C est au niveau de la fiche de renseignement que l assistante va choisir l option «choisir le voyageur» pour effectuer la réservation au nom du missionnaire. Cette option est utilisable pour les agents déjà créés. L écran suivant apparait. Pour une recherche plus facile, vous pouvez saisir uniquement les premières lettres du nom de famille. Puis, choisir le nom dans la liste déroulante, et valider.

8 Le nom du missionnaire s affichera automatiquement dans les zones bleues qui ne sont pas ouvertes à une saisie directe. Vous pouvez choisir un bureau des missions différent au sein de la liste déroulante. Pensez toujours à indiquer le numéro de l OM. Son absence sera de toute façon bloquante pour la réservation. La réservation est finalisée Le message doit apparaitre. Il confirme la prise en compte de la demande. Un mail va être envoyé au missionnaire ET à l assistante. Votre demande a été prise en compte par CDS. Pour une pré-réservation sous 48H, nous interrogeons l hôtel et vous recevrez la confirmation de votre réservation par mail. Merci de votre confiance. Pour effectuer une nouvelle commande cliquez ici

9 2- Comment réserver pour un invité Il s agit, pour l assistante, d effectuer une réservation pour un invité. Suivre la même méthode que celle du missionnaire mais choisir le libellé «invité» Puis, renseigner les 3 champs demandés. Ensuite, suivre la procédure générale de réservation comme un missionnaire classique. L assistante recevra un mail de confirmation de réservation.

10 Documentation à destination des gestionnaires missions des SAF 1- Comment attribuer le profil «assistante» l espace L attribution du profil «assistante» s effectue via valideur qui vous offrira les accès nécessaires. Vous accédez au profil d une assistante par le «profils utilisateurs», puis cliquez sur «chercher» Renseigner le nom de famille puis cliquez sur «rechercher» Vous pouvez effectuer une recherche par profil et/ou par centre :

11 Cliquez sur «modifier» pour accéder à la gestion Choisissez le profil correspondant : «assistante» puis cliquez sur «modifier» 2- Comment attribuer un profil «gestionnaire missions» supplémentaire? Pour créer un gestionnaire missions au sein de votre SAF, vous devez contacter le Service Achats et Marchés du siège et communiquer les noms, prénoms et adresse mail de l agent.

12 3- L historique des réservations L écran suivant montre les réservations en attente qui sont la réplique des réservations validées. En effet, l INRIA a choisi de ne pas faire intervenir les gestionnaires missions des SAF sur les validations. De ce fait, les réservations sont validées tacitement. Le bouton «voir» vous permet de visualiser le listing des réservations effectuées. En cliquant sur le numéro de la réservation, vous pouvez accéder sur le détail de la réservation.

13 4- Extraction de données Le module «extractions de données» vous permet d obtenir des états par date principalement.

14 Modifier ou annuler une réservation Toute modification ou annulation s effectue en off-line, c est-à-dire en contactant directement CDS soit par téléphone soit par mail. Le missionnaire peut contacter directement le prestataire. Voici les coordonnées : Adresse Tél : Dans le cas d une annulation dans un délai supérieur à 24h, il n y a pas de facturation. Cependant, pour toute annulation dans un délai inférieur à 24h, CDS ne garantit pas la gratuité mais s engage à négocier avec l hôtelier.

15 NOTE Modalités de déploiement du marché de «Prestations de réservation Hôtelière des Personnels INRIA» 1- Identification des profils 2- Processus de réservation hôtelière 1 - Identification des profils L attribution des profils se fait en cascade selon les modalités suivantes : Le «super administrateur» attribue le profil «Gestionnaires SAFs/Bureaux des missions» aux aux gestionnaires missions. Ces derniers attribuent le profil «Assistante». Par défaut, les personnes ont le profil «Missionnaire». Quatre profils sont définis : 1- «MISSIONNAIRE» : Ce profil permet d effectuer des réservations pour soi même. Cependant, ce profil ne permet pas d interagir sur les réservations d une autre personne. La population ayant accès à ce profil est composée du personnel payé par l INRIA et les hébergés. 2- «ASSISTANTE» : Ce profil permet d effectuer des réservations pour d autres personnes à condition que ces dernières appartiennent au même centre de recherche. Ce profil est attribué par les «Gestionnaires SAFs/Bureaux des missions» en utilisant l outil en ligne. 3- «GESTIONNAIRES SAFS/BUREAUX DES MISSIONS» : Ce profil permet d attribuer le profil «Assistante». Il a tous les droits sur les missions de son propre centre de recherche uniquement. Ce profil a accès au reporting des missions de son propre centre de recherche. 4- «SUPER ADMINISTRATEUR» : Il a tous les droits à l échelle nationale. Il permet d attribuer les profils «Gestionnaires SAFs/Bureaux des missions». Points particuliers : MISSIONNAIRE

16 Un missionnaire est la personne pour qui la chambre d hôtel est réservée. Par défaut, le demandeur (missionnaire) ne peut effectuer que des réservations le concernant (pour lui-même). Il est : - Soit identifié dans la base fournie par l INRIA au titulaire - Soit invité. Dans ce cas ses attributs sont renseignés dans l outil au moment de la réservation par l assistante GESTIONNAIRES SAFS/BUREAUX DES MISSIONS Il n est pas avisé par mail pour chaque réservation effectuée. En revanche, les informations lui sont directement disponibles sur le site (via son identifiant). Le titulaire envoie un mail d alerte aux «gestionnaires SAFs/bureaux des missions» dans les hypothèses suivantes : - pour toute réservation qui excède 30 jours - lorsque le nombre de réservations pour un missionnaire excède 10 missions par mois MODIFICATION ET ANNULATION DIVERSES - Les modifications/annulations ne peuvent pas se faire avec l outil online. Elles se font uniquement par mode off line (mail ou téléphone) jusqu à 24 heures à l avance (les coordonnées vous seront transmises ultérieurement et sera accessible par le missionnaire). - Une liste déroulante donnera la possibilité à la personne qui effectue la réservation de modifier le bureau des missions d affectation de la mission. 2 Processus de réservation hôtelière Une réservation est obligatoirement liée à un ordre de mission identifié par son numéro d ordre (n OM) délivré par GFD. Une réservation ne peut pas être associée à plusieurs ordres de mission. En conséquence il n est pas possible de faire une réservation groupée pour plusieurs personnes. Un champ donnera la possibilité à la personne qui effectue la réservation de modifier le rattachement de la mission à un bureau des missions. Missionnaire ou Assistante - Etape 3 Réservation avec n OM - Etape 4 - Confirmation de réservation Centrale des Salles Gestionnaires SAFs / Bureau des missions Etapes 1-2 Etape 1 - Demande de mission Le demandeur (missionnaire ou assistante) effectue une demande de mission par GFD ou izigfd Etape 2 - Obtention du N OM Si l ordre de mission est fait par GFD, le numéro de l ordre de mission est immédiatement disponible Si l ordre de mission est fait par izigfd, il faut attendre - La validation de la mission dans izigfd par le responsable hiérarchique - Le transfert de la mission entre izigfd et GFD (maximum 4 heures)

17 Etape 3 - Réservation 1 ) Le demandeur (missionnaire ou assistant(e) pour les invités) effectue une réservation sur le site du prestataire, en se connectant sur le site de la centrale des salles, par le biais de : - son nom login - son mot de passe 2 ) le demandeur (missionnaire ou assistante) renseigne l information suivante : a) la réservation est effectuée pour son compte b) la réservation est effectuée pour le compte d une autre personne (missionnaire par délégation ou invité) a) lorsque la réservation est effectuée pour son compte, le système récupère ces attributs automatiquement, il ne lui reste plus qu à fournir les informations suivantes : numéro de l ordre de mission informations de réservation (hôtel, dates, chambre ) le SAF/ Bureau des missions dont dépend la mission. Par défaut, le SAF/Bureau des missions proposé correspond au site de localisation du missionnaire. Cependant, l outil doit offrir la possibilité de corriger le SAF/Bureau des missions d affectation de la mission et offrir à cet effet un champ (ou une liste déroulante). b) la réservation est effectuée pour le compte d une autre personne. Dans ce cas, il fournit les informations suivantes : nom login du missionnaire (le système récupère alors ces attributs automatiquement) OU le nom, prénom du missionnaire (lorsque le missionnaire n a pas de compte, il faut alors saisir les informations le concernant manuellement.) numéro de l ordre de mission informations de réservation (hôtel, dates, chambre ) le SAF/Bureau des missions dont dépend la mission. Par défaut, le SAF/Bureau des missions proposé correspond au site de localisation du missionnaire. Cependant, l outil offre la possibilité de corriger le SAF/Bureau des missions d affectation de la mission. La réservation on-line ne prévoit pas l envoi d un bon de commande. Etape 4 - Confirmation Une confirmation est envoyée par courriel au : Demandeur et Au missionnaire (si différent du demandeur) Le SAF/Bureau des missions peut visualiser sur le site, à tout moment, l ensemble des réservations de son périmètre (il peut alors vérifier que la réservation n est pas erronée et peut en demander l annulation). Les gestionnaires ont le droit de modifier ou supprimer une réservation. Les modifications/annulations se font offline (par mail ou téléphone) jusqu à 24 heures avant par le missionnaire ou l assistante.

18 Etape 5 - Facturation La facture est envoyée sous forme papier au bureau des missions correspondant à la réservation. Elle contient les mentions légales obligatoires et notamment les informations de facturation suivantes : - l adresse du SAF/Bureau des missions destinataire, - la référence du présent marché, - le n OM, - le nom et prénom du missionnaire - le nom ou raison sociale du titulaire, le numéro de SIREN ou SIRET du titulaire - la référence d inscription et répertoire du commerce ou des métiers du titulaire - le numéro de TVA de l INRIA : FR la date de la facture - le prix unitaire hors taxes, - le taux de remise exceptionnelle, - le taux ou le montant de la TVA, - le montant en TTC, - le numéro du compte bancaire ou postal.

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