PRODUCTION DES FEUILLETS FISCAUX

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1 DOFIN PRODUCTION DES FEUILLETS FISCAUX 2006 Équipe Dofin TOUS DROITS RÉSERVÉS SPSA/GRICS 2007 Société GRICS Janvier 2007

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3 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION PHASE PRÉPARATOIRE PRODUCTION DES FEUILLETS FISCAUX SUR SUPPORT MAGNÉTIQUE Vérification auprès des ministères MODIFICATIONS LÉGALES APPORTÉES AUX FEUILLETS FISCAUX MODIFICATIONS GÉNÉRALES AUX FORMULAIRES DES FEUILLETS FISCAUX Impression des feuillets Relevés 1 sur des formulaires Impression des T4A sur des formulaires Numéro et Année des formulaires MODIFICATIONS PARTICULIÈRES POUR REVENU QUÉBEC Numérotation des relevés Code (case O) PARAMÈTRES VÉRIFICATION DE L ONGLET DES FEUILLETS FISCAUX EMPLACEMENT DES FICHIERS GÉNÉRATION DES FEUILLETS FISCAUX FOURNISSEURS FEUILLETS FISCAUX GÉNÉRATION SÉLECTION DES POSTES COMPTABLES DISTINCTION ENTRE UN INDIVIDU ET UNE ENTREPRISE IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX SPÉCIFICATIONS SUR CERTAINES CASES Traitement de la raison sociale Adresse du bénéficiaire PRÉALABLE À L IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX PRÉPARATION DE L IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX Configuration des imprimantes Configurer les travaux Tests d impression PROCÉDURE D IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX Pour un bon fonctionnement de l impression Onglet Critères de sélection Onglet Critères d impression Onglets RL-1, T4A... 26

4 5.5.4 Onglet Envoi magnétique IMPRESSION PAPIER DES RELEVÉS GÉNÉRÉS GÉNÉRATION ET TRANSMISSION DES FICHIERS XML GÉNÉRATION DES FICHIERS XML Fichiers produits pour l envoi magnétique Installation de l «ANALYSEUR ET SDK MSXML 4.0 SP2» Programme l «ANALYSEUR ET SDK MSXML 4.0 SP2» inexistant TRANSMISSION DES FICHIERS XML Formulaires ED-400 et T Formulaire ED Formulaire T Listes «Transmission Magnétique» Transmission magnétique des Relevés Transmission magnétique des T4A Envoi postal Envoi par internet CONCLUSION... 41

5 Introduction INTRODUCTION Le présent document fournit aux utilisateurs du système Dofin, les informations nécessaires à la production et l'impression des feuillets fiscaux pour l'année Feuillets fiscaux

6 Paramètres 1. PHASE PRÉPARATOIRE 1.1 PRODUCTION DES FEUILLETS FISCAUX SUR SUPPORT MAGNÉTIQUE Vérification auprès des ministères Assurez-vous d avoir en main les numéros suivants avant de générer les fichiers magnétiques : Numéro Contact Provincial Numéro du préparateur; si vous avez déjà obtenu un numéro de préparateur pour la production de relevé 1 du logiciel de paie, vous devrez utiliser ce même numéro pour Dofin. Intervalle de numéros magnétiques; voir section plus bas 1 (866) Équipe EDI et de l Acquisition des Données Électroniques. Fédéral Numéro du transmetteur Numéro d entreprise 1 (800) Si vous avez déjà obtenu ces deux numéros pour la production de relevé 1 du logiciel de Paie, vous devrez utiliser les mêmes. N.B. Ces numéros ne sont pas nécessaires dans le cas où les feuillets seront imprimés uniquement sur papier. Ils sont obligatoires uniquement pour la création des fichiers magnétiques. 2 Feuillets fiscaux

7 Modifications légales apportées aux feuillets fiscaux 2. MODIFICATIONS LÉGALES APPORTÉES AUX FEUILLETS FISCAUX Afin de respecter les modifications formulées par Revenu Québec et Revenu Canada, des ajustements à la production des Feuillets fiscaux ont été apportés. 2.1 MODIFICATIONS GÉNÉRALES AUX FORMULAIRES DES FEUILLETS FISCAUX Impression des feuillets Relevés 1 sur des formulaires 2006 Veuillez prendre note que les formulaires officiels destinés à Revenu Québec (Relevé 1), qui ont été distribués aux employeurs, sont de l année Impression des T4A sur des formulaires 2006 Veuillez prendre note que les formulaires officiels destinés à Revenu Canada (T4A), qui ont été distribués aux employeurs, sont de l année Numéro et Année des formulaires Voici un tableau résumant les formulaires à utiliser pour la déclaration de revenus de l année 2006 : Feuillets Numéro de formulaire Année Relevé 1 RL-1.L ( ) 2006 T4A T4A (06) 2006 Feuillets fiscaux

8 Paramètres 2.2 MODIFICATIONS PARTICULIÈRES POUR REVENU QUÉBEC Numérotation des relevés Vous devez obtenir de Revenu Québec une série de numéros à utiliser pour identifier les relevés 1. Le logiciel de Paie permet aussi d imprimer des relevés 1, mais il est très important d utiliser une série de numéros distincts de ceux du logiciel de Paie. Si l intervalle de numéros obtenu pour la paie est suffisamment grand pour générer les relevés 1 de Dofin, vous pourrez alors partitionner la série en deux ; une séquence de numéros pour la Paie et une autre pour Dofin. Sinon, vous devrez faire une nouvelle demande pour obtenir une autre série de numéros uniquement pour Dofin. (voir section pour savoir qui contacter) Code (case O) L emplacement du Code (case O) a été déplacé vers la droite pour permettre l ajout de deux nouvelles cases qui sont : V- Nourriture et logement et W- Véhicule à moteur. 4 Feuillets fiscaux

9 Paramètres 3. PARAMÈTRES 3.1 VÉRIFICATION DE L ONGLET DES FEUILLETS FISCAUX Tous les paramètres nécessaires à la génération des feuillets fiscaux sur support magnétique se retrouvent dans un seul et même onglet. Vous trouverez cet onglet au menu Outils Paramètres, Feuillets fiscaux. Veuillez vérifier l exactitude des informations contenues dans cette fenêtre. S il vous manque certaines informations, vous pouvez vous adresser aux différents organismes concernés (veuillez vous reporter à la section «1.1.1 VÉRIFICATION AUPRÈS DES MINISTÈRES» du présent document pour obtenir les coordonnés). N.B. : Ces informations doivent être complétées uniquement pour la création des fichiers magnétiques. Pour l impression papier des feuillets, ces informations ne sont pas utilisées. Feuillets fiscaux

10 Production Génération des feuillets fiscaux «Paramètres pour Revenu Québec» Numéro Masque de saisie Le paramètre suivant est facultatif pour la génération des Feuillets provinciaux dans un fichier : Numéro d entreprise (10N) NNNNNNNNNN 2 Les paramètres suivants sont obligatoires pour la génération des Feuillets provinciaux dans un fichier : Numéro du préparateur Numéro d ident. de l employeur NPNNNNNN 2 (NP est une partie fixe) NNNNNNNNNNRSNNNN 2 (RS est une partie fixe) C est ce numéro qui figure habituellement sur le formulaire RLZ-1.S Numéros de série pour la génération des fichiers en vue de l envoi aux gouvernements Relevé Premier numéro Dernier numéro 1 (8N) NNNNNNNN 2 (8N) NNNNNNNN 2 Dans une série, le dernier numéro doit toujours être plus grand que le premier numéro. 6 Feuillets fiscaux

11 Paramètres «Paramètres pour Revenu Canada» Numéro Masque de saisie Le paramètre suivant est facultatif pour la génération des Feuillets fédéraux dans un fichier : Nom de la personne responsable (30X) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1 Les paramètres suivants sont obligatoires pour la génération des Feuillets fédéraux dans un fichier : Numéro d entreprise taux plein NNNNNNNNNRPNNNN 2 (RP est une partie fixe) Numéro du transmetteur MMNNNNNN 2 (MM est une partie fixe) «Personnes-ressources pour l envoi magnétique» Informatique Comptabilité Oblig. / Facult. Nom (30X) 1 (30X) 1 Obligatoire Téléphone (NNN) NNN-NNNN (NNN) NNN-NNNN Obligatoire Poste NNNNN NNNNN Facultatif Corresp. (A/F) Inscrire «F» pour français Inscrire «A» pour anglais Inscrire «F» pour français Inscrire «A» pour anglais Obligatoire (Un ou l autre) 3.2 EMPLACEMENT DES FICHIERS Vérifier que, dans la section «Emplacement des fichiers», un emplacement est inscrit au niveau de l option «Envoi magnétique». C est à cet endroit que seront créés les fichiers XML pour l envoi aux gouvernements. 1 Le symbole X représente un caractère numérique, alphabétique ou tout autre caractère spécial tel : (,. ; - _ etc.). 2 Le symbole N représente un caractère numérique uniquement. Feuillets fiscaux

12 Impression des feuillets fiscaux 4. GÉNÉRATION DES FEUILLETS FISCAUX La production, Feuillets fiscaux Génération, exploite les cumulatifs fiscaux de chaque dossier afin d établir le montant à inscrire pour chacune des cases des différents feuillets. Les informations ainsi déterminées, sont conservées dans une table SQL : (FIN_FOUR_FISC). Le contenu de cette table ne peut être visualisé ni modifié. Demandez toujours une simulation du traitement dans un premier temps, vous pourrez ainsi connaître, via les listes, quels seront les fournisseurs traités et les différents montants en cause. De plus, si des rejets sont détectés, une liste en fera état. La mise à jour devrait être lancée uniquement lorsque toutes les listes auront été vérifiées. À ce stade, aucun feuillet n est encore imprimé. C est la production, Impression graphique du menu Fournisseurs (Feuillets fiscaux, qui permettra d effectuer cette étape. Il faut donc retenir que les fournisseurs générés ou amendés lors de l étape de la génération formeront l ensemble des dossiers à traiter lors de l étape de l impression. Voici un tableau résumant le processus servant à produire les feuillets fiscaux : Étapes Section dans Dofin Traitement effectué 1. Calcul des montants correspondants aux sélections de l utilisateur et génération des dossiers en vue de l impression des différents feuillets. Production Feuillets fiscaux Génération Mise à jour de la table SQL suivante : FIN_FOUR_FISC 2. Impression et création des fichiers à envoyer aux différents gouvernements. Productions Feuillets fiscaux Impression graphique Impression des feuillets fiscaux sur les formulaires officiels. Génération des fichiers à envoyer aux différents ministères. 8 Feuillets fiscaux

13 Génération des feuillets fiscaux 4.1 FOURNISSEURS FEUILLETS FISCAUX GÉNÉRATION Voici une description des différentes informations à fournir pour le déclenchement de la production : Année fiscale Montant minimum Intervalle de fournisseurs Type de liste Par défaut, l année fiscale courante est indiquée dans cette case. Montant minimum qui détermine si les informations d un dossier doivent être extraites. Montant négatif non permis. Intervalle par numéro de fournisseur. L inscription d un intervalle ne peut être combinée avec l utilisation du filtre. Une seule des deux options peut servir à restreindre les fournisseurs. Sans intervalle et sans filtre, tous les dossiers de fournisseurs seront traités, ce qui équivaut à vider la table SQL et à la générer de nouveau. Lorsqu un intervalle ou un filtre est inscrit, seuls les fournisseurs sélectionnés seront traités, la table n est pas vidée. Rapport sommaire : total par fournisseur Rapport détaillé : toutes les transactions de dépense Ordre d impression Par numéro de dossier (numéro de fournisseur) Par raison sociale Options d impression - Inclure les écritures de journal : ces transactions iront sur la liste des rejets - Fournisseurs sans feuillet : transactions pour des fournisseurs dont la case feuillet n est pas cochée, iront sur la liste des rejets - Fournisseurs avec feuillets : transactions sur d autres postes que les postes sélectionnés, iront sur la liste des rejets Traitement Simulation : Permet la génération des montants et des listes pour consultation sans conserver aucune information. Devrait toujours être déclenchée avant la mise à jour. Mise à jour : Permet la génération des montants dans la table SQL pour une impression ultérieure ainsi que des listes reflétant les résultats obtenus. Feuillets fiscaux

14 Impression des feuillets fiscaux 4.2 SÉLECTION DES POSTES COMPTABLES À l aide de la plaquette «Sélection», il est possible d effectuer la sélection des postes comptables soit pour l organisme au complet, par objet de dépense, etc. 4.3 DISTINCTION ENTRE UN INDIVIDU ET UNE ENTREPRISE. Dorénavant, la présence d un numéro d assurance sociale valide déterminera qu il s agit d un individu tandis que la présence d un numéro de TPS et de TVQ valides, déterminera qu il s agit d une entreprise. L un ou l autre sera donc exigé pour tous les fournisseurs qui feront partie de la génération des feuillets fiscaux. Dans le cas contraire, ils se retrouveront sur la liste des rejets. 10 Feuillets fiscaux

15 Impression des feuillets fiscaux 5. IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX 5.1 SPÉCIFICATIONS SUR CERTAINES CASES Traitement de la raison sociale. Si un numéro d assurance sociale valide est présent au dossier du fournisseur, le nom et le prénom seront extraits de la raison sociale. Le début de celle-ci représente le nom jusqu au premier séparateur (blanc ou virgule), suivi du prénom. Dans les autres cas, (cas d une entreprise) la raison sociale est traitée dans son ensemble Adresse du bénéficiaire La fenêtre Identification et coordonnées, du dossier du bénéficiaire, fournit à la production des Feuillets fiscaux, l'adresse du bénéficiaire pour lequel il y a émission d'un feuillet. Afin de respecter les demandes de Revenu Québec et de Revenu Canada, nous vous demandons d'utiliser un standard en ce qui concerne l'adresse du bénéficiaire. Le fichier produit pour Revenu Canada doit contenir le code de province (2 positions) ainsi que le code de pays (3 positions) du bénéficiaire. De son côté, le fichier produit pour Revenu Québec doit contenir la province de résidence (2 positions) du bénéficiaire. La production des Feuillets fiscaux doit donc être en mesure de reconnaître ces informations à l'intérieur de l'adresse du bénéficiaire. Vous trouverez à l adresse Internet ci-dessous, la liste des codes de pays. Si vous consultez le site de Revenu Canada, celui-ci vous référera à «l'organisation internationale de normalisation (ISO) 3166». Le lien cidessous vous conduira directement à une page vous donnant une liste des codes : Voici donc de quelle manière l adresse doit être inscrite pour que celle-ci soit conforme : Tout d abord, il est important de savoir que si le code de Province et le code de Pays sont absents de la dernière ligne d adresse, les informations seront tout de même générées sur les feuillets respectifs : Pour Revenu Québec, le code de province (QC) sera généré automatiquement. Pour Revenu Canada, le code de province (QC) et le code de pays (CAN) seront générés automatiquement. Feuillets fiscaux

16 Impression des feuillets fiscaux Par contre, pour un bénéficiaire résidant hors du Canada, il est très important d utiliser la bonne disposition : La ville et (l'état ou province) doivent être séparés par : Deux espaces ou une virgule ou une parenthèse ouverte. (L'État ou province) et le pays doivent être séparés par : Un espace. Le tableau ci-dessous résume les différentes possibilités. Vous remarquerez que si la disposition et la nomenclature de la Province et du Pays ne sont pas conformes aux informations fournies à la page précédente, le code de province est toujours (QC) et le code de pays est toujours (CAN) : Tel qu inscrit sur la ligne2 Province (2 posit.) Pays (3 posit.) Résultat sur feuillets Provinciaux Fédéraux Résidents canadiens Montréal QC QC CAN Montréal QC QC QC QC CAN Montréal QC CAN QC CAN QC QC CAN Montréal Québec Canada QC QC CAN Montréal (Qc) CA QC QC CAN Résidents autres Miami Floride Etats-Unis QC QC CAN Miami, Floride, USA QC QC CAN Miami, Floride FL USA FL USA FL FL USA 12 Feuillets fiscaux

17 Impression des feuillets fiscaux 5.3 PRÉALABLE À L IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX L exécution de la production Feuillets fiscaux - Génération est le préalable à l impression de ceux-ci. 5.4 PRÉPARATION DE L IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX Configuration des imprimantes Si vous utilisez déjà l impression graphique, cette étape sera probablement inutile pour vous. Dans le cas contraire, nous vous invitons à effectuer la configuration des imprimantes via le menu Outils (Impression graphique Configuration des imprimantes). Nous avons défini quelques imprimantes dites «logiques». Il suffit d attacher à chacune de ces imprimantes «logique» une imprimante physique accompagnée de certains paramètres. Vous devez sélectionner un type d imprimante à l aide de la liste déroulante et cliquez ensuite sur la plaquette «Imprimante» pour sélectionner l imprimante physique et ses paramètres d impression. Voici les types d imprimantes nécessaires pour l impression des feuillets fiscaux : Type d imprimante Papier Orientation Imprimante par défaut Votre choix Votre choix Imprimante lettre portrait Lettre Portrait Imprimante légal portrait Légal Portrait Feuillets fiscaux

18 Impression des feuillets fiscaux Configurer les travaux Il faut maintenant configurer les rapports d impression pour chaque formulaire utilisé pour l impression des feuillets fiscaux. Voici la liste des formulaires ainsi qu une brève description : Formulaire Type d imprimante Description Relevé 1 Imprimante lettre portrait Ce formulaire permet à tout employeur (ou payeur) de déclarer les sommes versées à titre d honoraires et contrats. T4A Imprimante légal portrait Ce formulaire permet à tout employeur d émettre un état du revenu d honoraires et contrats. Liste de contrôle Imprimante lettre portrait Rapport sur lequel apparaissent : Les paramètres sélectionnés pour l impression, Les messages d anomalies, Les totaux. Liste de contrôle envoi magnétique Imprimante lettre portrait Rapport donnant de l information pour l envoi des fichiers aux gouvernements. Vous pourrez vous baser sur ces rapports pour compléter les formulaires ED- 400 ou le T Feuillets fiscaux

19 Impression des feuillets fiscaux Pour effectuer la configuration des travaux, vous devez utiliser la fenêtre «Configuration des travaux» du menu Outils Impression graphique. Lorsque vous sélectionnez cette option du menu, le message 3 suivant s affichera : Si vous choisissez de répondre «Oui», ceci vous permettra de modifier la configuration par défaut, et ce, pour tous les utilisateurs. Si vous choisissez de répondre «Non», vous modifierez alors la configuration uniquement pour votre profil à vous. Vous devez ensuite cliquer sur le choix «Fournisseurs Impression des feuillets fiscaux» de la fenêtre «Configuration des travaux» et cliquer sur la plaquette «Modifier». 3 Ce message s affichera uniquement si vous êtes défini administrateur de production au niveau du profil de sécurité. Feuillets fiscaux

20 Impression des feuillets fiscaux Dans la fenêtre «Configuration Productions Impression de», cliquez sur l onglet «Rapport». Dans le menu déroulant «Rapport :», vous retrouverez tous les rapports utiles à l impression des feuillets fiscaux et des listes de contrôle. Vous devez configurer chacun de ces rapports et listes en sélectionnant le bon Format, le bon Type d imprimante et en cochant les options «Formulaire et Garder». Assurez-vous que la case «Imprimer» n est pas cochée. Notez que cette configuration est très importante pour l impression. Voici les explications des cases «Garder» et «Formulaire» : La case «Garder» permet de conserver les différentes impressions et de les visualiser via le menu Outils Impression graphique Gestion des rapports Il est également possible de faire l impression des feuillets à partir de là. Cette option sera très pratique lors de l impression en mode réel. Voyez, si on devait faire un parallèle avec l ancienne méthode d impression des feuillets fiscaux, disons que ceci remplace l utilisation de fichiers au format texte. Avec l option «Garder», vous n aurez plus à imprimer les feuillets fiscaux dans un fichier en utilisant des fichiers de configurations «.cfg». 16 Feuillets fiscaux

21 Impression des feuillets fiscaux Par exemple, en double-cliquant sur la ligne «Formulaires - Relevé 1», une image avec tous les feuillets relevés 1 des dossiers que vous avez sélectionnés lors de l impression apparaîtra. Vous pourrez ensuite imprimer le nombre de feuillets que vous désirez. Vous pourrez même effectuer l impression avec une imprimante PDF pour garder une copie des feuillets. Feuillets fiscaux

22 Impression des feuillets fiscaux Une image pour chacun des feuillets vous est fournie. Cette image ne peut être utilisée pour une impression officielle, mais elle est très utile pour visualiser le résultat. La case «Formulaire» permet donc d imprimer ou non l image d un feuillet. Pour que le formulaire de test ne s imprime pas avec les données, il faut que la case «Formulaire» soit cochée. Voici un exemple avec le Relevé 1 : Si la case «Formulaire» n est pas cochée, l impression papier sera exactement comme l image ci-haut. Les données et l image s imprimeront. Si la case «Formulaire» est cochée, l impression papier sera exactement comme l image ci-haut. Seules les données s imprimeront. 18 Feuillets fiscaux

23 Impression des feuillets fiscaux Tests d impression Normalement, aucun ajustement ne devrait être nécessaire avec l impression graphique. Par contre, puisque certaines caractéristiques, différentes d une imprimante à l autre, peuvent influencer l impression, vous devez effectuer certains tests. Voici comment procéder : 1) Ouvrez la fenêtre «Impression des feuillets fiscaux» du menu Fournisseurs Feuillets fiscaux Impression graphique. 2) Cochez le mode de traitement «Test d impression» de l onglet «Critères de sélection». 3) Sélectionnez ensuite les différents feuillets que vous désirez tester dans l onglet «Critères d impression». 4) Tous les rapports et formulaires générés, le seront avec des X pour les champs ou cases alphanumériques ou avec des 9 pour les champs ou les cases numériques. 5) Lorsque toutes les informations nécessaires à l impression auront été sélectionnées ou saisies, cliquez sur la plaquette «Démarrer». 6) La fenêtre «Options Impression des feuillets fiscaux» s affiche. Vérifiez chacun des rapports pour vous assurer d utiliser le bon format d impression. Aucun changement ne devrait être nécessaire si la «Configuration des Travaux» et la «Configuration des Imprimantes» ont préalablement été effectuées. Cliquez sur la plaquette «Démarrer». Feuillets fiscaux

24 Impression des feuillets fiscaux 7) Il est possible que le message ci-dessous s affiche. Dans ce cas, veuillez vérifier, en cliquant sur la plaquette «Imprimante», que la taille et l orientation du papier sont correctement définies. Si les configurations sont adéquates et que vous obtenez tout de même ce message, veuillez simplement répondre «Oui» à la question. L impression s effectuera sans problème. Notez que ce message peut apparaître pour n importe quels des formats d impression. Le Relevé 1 a été choisi à titre d exemple. 8) Lorsque le traitement est terminé, via la fenêtre «Gestion des rapports» du menu Outils Impression graphique Gestion des rapports, sélectionnez le ou les rapports (s) que vous désirez visualiser. 9) Insérez vos formulaires officiels dans l imprimante et demandez l impression à l aide de l icône représentant une imprimante dans la barre d outils. 10) Vérifiez que toutes les données de simulations, c est-à-dire les «X» et les «9», sont bien alignées avec vos feuillets. Si tout est correct, vous êtes prêt à procéder à l impression finale. 11) Dans le cas où des ajustements seraient nécessaires, vous trouverez les différents formats d impression au menu Outils Impression graphique Formats d impression Fournisseurs Impression des feuillets fiscaux. Par exemple, si l impression des «Relevé1 et T4A» est trop haute ou trop basse, vous devez modifier la hauteur de la dimension de la section «Section en-tête». Si l impression est trop à gauche ou trop à droite, vous devez modifier la position «X» de la section «Relevé1» après avoir sélectionné tous les champs «(Ctrl-A)». Vous devez aussi faire les mêmes ajustements pour la section «T4A». Après avoir terminé tous vos ajustements, vous devez recommencer vos tests d alignement. Pour le point 11, vous pouvez consulter l expert en impression graphique de votre organisation. La méthode d impression graphique est la même pour tous les systèmes GRICS (Exemple : GPI). 20 Feuillets fiscaux

25 Impression des feuillets fiscaux 12) Aussi, pour s assurer que l ensemble des dossiers à traiter ne comporte pas de rejets, il peut être intéressant de lancer la production en «simulation» surtout pour ceux qui opteront pour l envoi magnétique. Lorsque cette option est activée, des validations supplémentaires sont faites, ce qui augmente les probabilités de rejets. Voici donc comment s y prendre pour déclencher un traitement préliminaire : - Tant que le premier fichier magnétique n a pas été envoyé (fichier original), il est possible de lancer la production plusieurs fois sans compromettre l intégrité des numéros magnétiques. - Il faut, bien sûr, éviter de faire imprimer les feuillets (option gardée). - Entre chaque impression, il faut détruire les fichiers magnétiques créés ainsi que les rapports gardés. - À partir de la seconde impression, il vous faudra absolument répondre «oui» à la question suivante, à défaut de quoi le traitement s arrêtera. Feuillets fiscaux

26 Impression des feuillets fiscaux 5.5 PROCÉDURE D IMPRESSION DES FEUILLETS FISCAUX Si les étapes ci-dessous ont été effectuées, vous êtes maintenant prêt à procéder à l impression des feuillets fiscaux. Génération des feuillets fiscaux effectuée en final. Effectuer les tests d impression et ajuster les formats d impression, si nécessaire. Corriger les anomalies signalées sur le rapport de production, si nécessaire. La production, Feuillets fiscaux Impression graphique, permet l impression des feuillets fiscaux sur des formulaires officiels et crée, si l option est sélectionnée, des fichiers au format XML destinés à Revenu Québec et Revenu Canada. La création des fichiers effectue l attribution de numéros magnétiques pour les relevés 1 destinés à Revenu Québec. 22 Feuillets fiscaux

27 Impression des feuillets fiscaux Pour un bon fonctionnement de l impression S il s avérait que vous éprouviez un problème lors de l impression en final des feuillets fiscaux, il sera très facile de remédier à la situation si vous utilisez la procédure décrite dans cette section. Il est donc très important d avoir effectué les configurations des sections et Ce qui rendra l impression des feuillets fiscaux plus agréable et plus simple, c est l option «Garder». Si un problème devait survenir, que ce soit un arrêt manuel de la production, un arrêt inattendu ou même une panne de l ordinateur, il vous sera toujours possible de reprendre tout depuis le début puisque rien n est imprimé directement à l imprimante. Voici donc les trois étapes que vous devrez effectuer si un problème survenait : 1. Détruire les fichiers XML qui auront été créés. 2. Détruire les rapports de productions qui se retrouvent dans la fenêtre «Gestion des rapports» du menu Outils Impression graphique Gestion des rapports 3. Reprendre l impression et confirmer que vous voulez générer à nouveau le fichier XML même s il a déjà été produit, si la question vous est posée. Ainsi, les feuillets et les fichiers auront les mêmes informations. Voici donc en détail les explications sur les différents paramètres de la production «Impression des feuillets fiscaux». Assurez-vous de vérifier chaque onglet et la valeur de chaque paramètre avant de déclencher l impression. Feuillets fiscaux

28 Impression des feuillets fiscaux Onglet Critères de sélection Voici un tableau expliquant les principales options de l onglet «Critères de sélection» : Options Description Impression : (Pour l impression en réel) Imprime les formulaires et met à jour les numéros séquentiels s il y a lieu. Met à jour le numéro magnétique si l envoi est demandé dans la table FIN_FOUR_FISC. Lorsque l envoi magnétique est demandé, tous les fournisseurs générés ou modifiés par l étape de génération des feuillets fiscaux seront traités. Traitement Reprise d impression Effectue une impression sans aucune mise à jour dans la table, normalement c est l option à choisir pour imprimer à nouveau des feuillets qui ont déjà été imprimés. L envoi magnétique ne peut être jumelé à cette option. Test d impression : (Pour les tests d impression) Imprime un seul formulaire avec des X dans les champs alphanumériques et des 9 dans les champs numériques Année fiscale Intervalle des fournisseurs et/ou filtre Par défaut, on propose la première partie de l exercice financier en cours. Utilisé uniquement pour l option reprise d impression ou pour l impression sans envoi magnétique. 24 Feuillets fiscaux

29 Impression des feuillets fiscaux Onglet Critères d impression Voici un tableau expliquant les options de l onglet «Critères d impression». Options Description Feuillets à imprimer Sélectionner les deux types de feuillets à imprimer Ordre d impression Ordre dans lequel les relevés seront imprimés Sommaire à imprimer Page supplémentaire imprimée à la toute fin des feuillets sélectionnés. Le nombre de feuillets traités ainsi que le montant total des feuillets imprimés y apparaissent. Impression du rapport de production Sous-titre du rapport de production Généralement, on le fait imprimer, ce document contient différentes listes; paramètres sélectionnés, Totaux pour les relevés 1 et les T4A, liste des anomalies si nécessaire et compteurs de la production. Permet de faire imprimer une mention particulière au niveau du sous-titre du rapport de production Feuillets fiscaux

30 Impression des feuillets fiscaux Onglets RL-1, T4A Voici un tableau expliquant les options des onglets «RL-1, T4A» : Options Description T4A Pour le T4A, le taux plein sera automatiquement sélectionné. Copie Pour effectuer l impression des différents feuillets, vous devez sélectionner copie bénéficiaire et/ou employeur. Régulier : Veuillez choisir cette option, s il s agit de la première impression. Type feuillets Copie : Pour les feuillets fiscaux qui doivent être émis à nouveau, par exemple parce que les employés les ont perdus, il faut sélectionner l option Copie. Sur les feuillets imprimés, la mention «COPIE» sera alors indiquée. Normalement, dans ces cas, l option «reprise d impression» est la plus logique. Amendé : Si vous désirez émettre des feuillets amendés, vous devez choisir l option Amendé. Sur les feuillets imprimés, la mention «*MODIFIE*» sera alors indiquée. De plus, seuls les feuillets dont le montant a été modifié depuis l émission des feuillets originaux seront imprimés avec cette mention. 26 Feuillets fiscaux

31 Impression des feuillets fiscaux Onglet Envoi magnétique Pour les Relevé 1, T4A, vous pouvez demander l envoi par support magnétique. Cette option entraîne la génération de fichiers contenant les informations des feuillets que vous pourrez faire parvenir à Revenu Québec et Revenu Canada sur un support magnétique ainsi que la mise à jour des Informations administratives et légales (Numéros magnétiques - Feuillets fiscaux) au dossier de chaque bénéficiaire. Options Envoi des feuillets sur support magnétique Description Veuillez choisir parmi les différents feuillets disponibles, ceux pour lesquels vous désirez générer un fichier. Fichier original : Option à utiliser lors de la première génération. Fichier de remplacement : Type d envoi pour Revenu Québec Remplacement du fichier au complet. Fichier modifié : Ne contient que les relevés amendés. À l onglet Relevé 1 et T4A, le type de feuillet amendé devrait logiquement être sélectionné. Type d envoi pour Revenu Canada Fichier original : Option à utiliser lors de la première génération. Fichier de remplacement : Remplacement du fichier au complet. Feuillets fiscaux

32 Impression des feuillets fiscaux 5.6 IMPRESSION PAPIER DES RELEVÉS GÉNÉRÉS Lorsque l impression s est bien terminée, il ne vous reste plus qu à imprimer les feuillets sur les formulaires officiels. Pour procéder, vous devez ouvrir la fenêtre «Gestion des rapports» du menu Outils Impression graphique Gestion des rapports Double-cliquez sur la ligne correspondant aux formulaires que vous désirez imprimer. Une image avec tous les feuillets des dossiers que vous avez sélectionnés lors de l impression apparaîtra. Utilisez l icône représentant une imprimante, située dans la barre d outils, pour démarrer l impression. Il vous sera possible d imprimer tous les relevés ou bien de procéder par lots. Pour procéder par lots, sélectionnez l option «Pages» et inscrivez un nombre dans le champ de saisie «De» et un autre dans le «à». Comme sur l image cidessous, vous pouvez inscrire de 1 à 150, ensuite de 151 à 300 et ainsi de suite. 28 Feuillets fiscaux

33 Génération et transmission des fichiers XML 6. GÉNÉRATION ET TRANSMISSION DES FICHIERS XML 6.1 GÉNÉRATION DES FICHIERS XML Revenu Canada et Revenu Québec ont décidé d aller dans la même direction. La production des fichiers pour les T4A et les Relevés 1 se fera donc au format XML. De plus, Revenu Québec exige de produire les feuillets fiscaux dans un fichier XML pour tous les organismes qui en émettent plus de Fichiers produits pour l envoi magnétique Les fichiers générés pour l'envoi des feuillets fiscaux par support magnétique portent les noms suivants : Revenu Québec Format des noms de fichiers Exemple Relevé 1 AAXXXXXXYYY.XML XML AA XXXXXX YYY Année fiscale. 6 dernières positions du numéro du préparateur. Numéro séquentiel. 001 pour le 1 er fichier créé, 002 pour le 2 e fichier créé, etc. Revenu Canada Format des noms de fichiers Exemple T4A T4AAAAAYYY.XML T4A XML AAAA YYY Année fiscale 001, si fichier original. 002, si fichier de remplacement. Feuillets fiscaux

34 Génération et transmission des fichiers XML Installation de l «ANALYSEUR ET SDK MSXML 4.0 SP2» Si l ordinateur sur lequel l impression des Feuillets fiscaux sera effectuée possède les caractéristiques suivantes, l installation du programme «Analyseur et SDK MSXML 4.0 SP2» n est pas requise : Microsoft Windows XP Professionnel avec Service Pack 2 (et/ou) Microsoft Office 2003 avec Service Pack 1 Si ce n est pas le cas, il est possible de procéder manuellement à l installation du programme. Voici donc les étapes à effectuer : 1) Vous trouverez le programme d installation dans le répertoire INSTALL de votre installation des programmes de Dofin. Pour démarrer l installation, double-cliquez sur le fichier msxmlfra.msi pour une installation en Français ou sur le fichier msxml.msi pour une installation en Anglais. Cliquez sur la plaquette Suivant> de la fenêtre qui apparaît. 30 Feuillets fiscaux

35 Génération et transmission des fichiers XML 2) Sélectionnez l option «J accepte les termes du contrat de licence» et cliquez ensuite sur la plaquette Suivant >. 3) Saisissez le Nom d utilisateur ainsi que l Organisation et cliquez sur la plaquette Suivant >. Feuillets fiscaux

36 Génération et transmission des fichiers XML 4) Cliquez sur la plaquette représentant l option Installer. 5) L installation démarre : 32 Feuillets fiscaux

37 Génération et transmission des fichiers XML 6) L installation est maintenant terminée. Cliquez sur la plaquette Terminer Programme l «ANALYSEUR ET SDK MSXML 4.0 SP2» inexistant Lors de l impression, si le message ci-dessous s affiche, c est que le programme «Analyseur et SDK MSXML 4.0 SP2» n est pas installé sur le poste. En répondant Oui à la question «Voulez-vous continuer?», le système repérera le programme d installation et le démarrera automatiquement. Veuillez vous référer au point précédent pour connaître la procédure d installation. «L application n a pas détecté la présence du moteur XML nécessaire à cette production. L application peut faire l installation pour vous. Voulez-vous continuer?» Feuillets fiscaux

38 Génération et transmission des fichiers XML 6.2 TRANSMISSION DES FICHIERS XML Formulaires ED-400 et T619 Les organismes qui produiront leurs feuillets fiscaux sur support magnétique, doivent compléter les formulaires ED- 400 pour Revenu Québec et T619 pour Revenu Canada. Vous trouverez une copie de chacun de ces rapports aux sites web suivants : Formulaire ED-400 : Formulaire T619 : 34 Feuillets fiscaux

39 Génération et transmission des fichiers XML Formulaire ED-400 Feuillets fiscaux

40 Génération et transmission des fichiers XML Formulaire T Feuillets fiscaux

41 Génération et transmission des fichiers XML Listes «Transmission Magnétique» Afin de vous aider à compléter les formulaires ED-400 et T619, deux (2) listes sont produites lors de l impression des feuillets fiscaux : Description support d information Ministère du Revenu du Québec Transmission de supports magnétiques pour Revenu Canada Il est à noter que si le fichier magnétique produit est vide (et donc détruit), la liste de transmission magnétique n est pas imprimée Transmission magnétique des Relevés 1 Feuillets fiscaux

42 Génération et transmission des fichiers XML Transmission magnétique des T4A 38 Feuillets fiscaux

43 Génération et transmission des fichiers XML Envoi postal Si vous désirez utiliser l envoi postal, voici la marche à suivre : Sauvegarder vos fichiers générés par l impression des feuillets fiscaux sur un des supports de transmission indiqués dans le tableau ci-dessous. Support de transmission Détails Disquette L utilisation du format XML a pour effet d augmenter significativement la taille des fichiers. Il se peut donc que ce type de support ne convienne pas pour votre organisme. Dans, ce cas, veuillez utiliser l une des deux (2) options suivantes. CD-R, CD-RW DVD-R, DVD-RW Compléter un formulaire ED-400 pour chacun des fichiers destinés à Revenu Québec et compléter ensuite un formulaire T619 pour chacun des fichiers destinés à Revenu Canada. Mettre sous enveloppe le support de transmission contenant les fichiers destinés à Revenu Québec ainsi que le ou les formulaires ED-400. Faire la même chose pour Revenu Canada en insérant le support de transmission contenant les fichiers qui lui sont destinés ainsi que le ou les formulaires T619 dûment complétés et poster les enveloppes aux adresses suivantes : Revenu Québec Adresse Postale Revenu Canada Groupe de promotion de L EDI et d acquisition des données électroniques Direction générale du traitement et des technologies Revenu Québec 3800, rue de Marly Secteur Sainte-Foy (Québec) G1X 4A5 Équipe de traitement sur support magnétique Centre de technologie d Ottawa Agence des douanes et du revenu du Canada Pièce , chemin Heron Ottawa (Ontario) K1A 1A2 Feuillets fiscaux

44 Génération et transmission des fichiers XML Envoi par internet L envoi par Internet n est disponible que pour les feuillets provinciaux. Veuillez prendre note que si vous décidez de procéder par Internet, vous n aurez pas à compléter le formulaire papier ED-400. Des questions vous seront posées sur le site Internet, qui permettront de compléter un équivalent du formulaire papier ED-400. Pour procéder à l envoi de ces fichiers, veuillez accéder, via un navigateur Web, à l adresse Internet suivante : 1. Cliquez sur le lien «Accès à tous les services électroniques» 2. Dans la liste de choix qui apparaît, choisissez «Transmission de relevés par Internet». 3. Cliquez sur le bouton «Accès au service». (Avoir au préalable un mot de passe, un code d accès, le numéro du préparateur et les rapports de transmission. Les rapports de transmission auront été générés par l impression des feuillets fiscaux). 4. Entrez le nom de l'utilisateur et le mot de passe. 5. Complétez le formulaire qui s affiche à l écran, attention de sélectionner le bon type d envoi 6. Cliquez sur le bouton «Continuer». 7. Cliquez sur le bouton «Parcourir» pour sélectionner le fichier que vous désirez transmettre. 8. Cliquez sur le bouton «Transmettre». 9. Un numéro de référence s affichera, veuillez conserver ce numéro pour vos dossiers. 10. Recommencez ces étapes si vous avez un autre fichier à transmettre. 40 Feuillets fiscaux

45 Génération et transmission des fichiers XML CONCLUSION Ce document vous présentait de façon détaillée les dernières modifications apportées à la production des Feuillets fiscaux ainsi que la marche à suivre dans le système de gestion financière Dofin afin de produire les feuillets fiscaux sur support magnétique et sur imprimantes laser. Si vous désirez plus de précisions à ce sujet, veuillez contacter l'équipe d'implantation et de soutien qui se fera un plaisir de vous fournir toutes informations supplémentaires. Feuillets fiscaux

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