Le Business Case sur la Gestion de Contenu d Entreprise

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1 Le Business Case sur la Gestion de Contenu d Entreprise Informations et Statistiques sur la Gestion du Contenu d Entreprise (ECM) et la Gestion des Documents (GED)

2 Sommaire Introduction... 3 Facteurs expliquant la Prolifération du Déploiement des ECM... 4 Amélioration de la Productivité et de l Efficacité... 6 Réduction des Coûts Opérationnels... 8 Impacts de la Perte de Données et Brèches dans la Sécurité de l Information Au Croisement de la Gestion des Données et de la Conformité Conclusion

3 Introduction La gestion de contenu d entreprise (ECM) couvre un vaste ensemble de systèmes, de stratégies et d outils, visant à améliorer les processus impliquant la saisie, la gestion, l enregistrement et la diffusion de l information. Les systèmes ECM peuvent inclure la gestion des documents (GED), la numérisation, les workflow, la gestion de la conformité réglementaire et le travail collaboratif. Ces outils aident les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d activité à mieux organiser leurs données structurées et non structurées, dans le but de mieux gérer et exploiter un volume de contenu sans cesse croissant. Contraintes par la nécessité de contrôler des quantités d informations croissantes de manière exponentielle, de nombreuses organisations cherchent à mettre de l ordre dans le chaos de leur contenu en tirant parti des solutions de gestion électronique de documents (GED) et de gestion de contenu d entreprise (ECM). Une solution d ECM efficace permet de réduire les délais, les coûts et la complexité de l enregistrement, de l identification et de la gestion des documents et des données tout au long de leur cycle de vie. Une solution d ECM efficace permet d améliorer les performances opérationnelles et d accéder au contenu important, ainsi que de répondre aux contraintes de qualité et de conformité aux réglementations. Nombre d analystes, d associations professionnelles de l industrie, de médias et d autres organisations, ont consacré un temps considérable à étudier comment les systèmes de GED et d ECM peuvent aider les entreprises à atteindre une plus grande efficacité opérationnelle, à améliorer leur productivité, et à les protéger contre la perte de données confidentielles. Ce document est une synthèse de ces recherches, mettant en avant des faits prouvant la rentabilité de la mise en place d une solution de GED ou d ECM. 3

4 Facteurs expliquant la Prolifération du Déploiement des ECM? Parce que les entreprises se battent pour mettre de l ordre dans le chaos qui résulte de l énorme quantité d information qu elles produisent, le marché de la gestion de contenu (ECM) est devenu l un des plus dynamiques dans le domaine des technologies de l information. Selon le Carré Magique du Gartner 2012, l ECM continue de confirmer sa valeur ajoutée et sa forte croissance, avec une hausse des revenus de plus de 11% par an, atteignant 4,3 milliards de dollars en Les faits en chiffres 11,4% Estimation du taux de croissance annuel de l ECM d ici (Source: Gartner 2011 ECM Magic Quadrant report) 9,6 MILLIARDS Investissements ECM prévus d ici (Source: TechNavio, 2012) PRIORITES MAJEURES DE L ECM AUJOURD HUI 1. Mise en œuvre de solutions de Record Management 2. Gestion des s 3. Intégration de référentiels multiples (Source: AIIM 2011 ECM Survey) Quelles sont les principales raisons pour lesquelles les organisations continuent d investir dans les technologies d ECM et de GED? Selon l enquête sur l ECM publiée par l AIIM en 2011, les principaux facteurs sont l amélioration de l efficacité et l optimisation des processus, suivis des obligations de conformité réglementaire et de la réduction des coûts. Quel est le facteur de décision principal dans votre organisation pour justifier vos projets et priorités de gestion des documents et des données. Améliorer l Efficacité Optimiser les Processus Assurer la Conformité Réduire les Coûts Maitriser les Risques Travail Collaboratif Amélioration du Service Client 0% 5% 10% 15% 20% 25% 4 Taux de Service Supérieur Avantage Compétitif

5 Le Retour sur Investissement de l ECM Frost & Sullivan affirme que le marché mondial de l ECM est sur le point d atteindre près de 8 milliards de dollars d ici Pourquoi? En raison de sa capacité à réduire les coûts, à améliorer l efficacité opérationnelle, et à répondre aux exigences de conformité, tout cela en permettant en même temps un fort retour sur investissement. En effet, l augmentation de l efficacité et de la productivité, ainsi que la réduction des coûts d exploitation, compensent largement le coût d un système d ECM bien déployé. LES SOLUTIONS ECM RAPPORTENT 6,12 par DOLLAR INVESTI (Source: Nucleus Research, 2012) 42% des utilisateurs d ECM ont eu un retour sur investissement en moins de 12 mois sur leurs achats de numérisation et de capture. (Source: AIIM 2012 IW: The Paper Free Office) 57% DES UTILISATEURS ECM TEMOIGNENT D UN RETOUR SUR INVESTISSEMENT de 18 mois ou moins. (Source: AIIM 2012 IW: The Paper Free Office) PLUS DE 400% DE RETOUR SUR INVESTISSEMENT en moins de 5 ans pour les utilisateurs d ECM. (Source: IDC) S attaquer au chaos du contenu Le chaos du contenu résultant d une incapacité à gérer efficacement les données non structurées ( s, documents, etc...) est un problème critique pour de nombreuses organisations. L enquête ECM 2011 de l AIIM a également révélé que: 60% 56% 41% DES NOUVEAUX UTILISATEURS D ECM CITENT LE CHAOS DU CONTENU comme le facteur-clé de décision pour une telle solution. NE SONT PAS CONFIANTS dans le fait que «les s relatifs aux engagements et obligations pris par leurs employés sont enregistrés, complets et accessibles. NE SONT PAS CONVAINCUS que les informations (sauf les s) sont précises, accessibles et fiables. 5

6 Amélioration de la Productivité et de l Efficacité Dans une organisation, les documents peuvent être éparpillés : dans des classeurs, sur un bureau ou dans l ordinateur portable de quelqu un, dans un ou sur un serveur de fichiers. En conséquence, les employés peuvent perdre un temps considérable à chercher des documents mal classés ou des données perdues. Ne pouvant retrouver les données, ils perdent encore plus de temps à recréer l original perdu! Savoir retrouver un document dans sa version la plus récente peut faire gagner un temps et des moyens précieux à une organisation. La Chasse au Papier BROYEUR INDUSTRIEL Les employés passent de 20% à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents. (Source: Coopers and Lybrand) Les professionnels passent 50% de leur temps à rechercher des informations, et prennent en moyenne 18 minutes pour retrouver un document. (Source: Gartner) 15% DE TOUS LES DOCUMENTS PAPIERS SONT MAL CLASSÉS OU EGARÉS. (Source: Coopers and Lybrand) Les employés envoient au minimum 2 documents par jour par , avec une moyenne de 5 personnes pour leur relecture, ce qui CRÉE 10 NOUVEAUX DOCUMENTS PAR JOUR, SOUVENT STOCKÉS N IMPORTE OÙ. (Source: Harmon.ie, 2011) Les employés perdent un temps considérable à des tâches liées aux documents. Ce temps perdu coûte à l organisation par employé chaque année, et s élève à une perte de 21,3% de la productivité globale de l organisation. Pour une entreprise de 1000 personnes, cette perte de temps équivaudrait à l embauche de 213 nouveaux salariés. (Source: IDC and Adobe 2012) 70% 60% du temps des Cols Blancs est consacré au traitement des documents papiers. (Source: Coopers and Lybrand) 6 de la journée d un employé est consacré à travailler avec des documents, sous une forme ou une autre. (Source: Delphi)

7 Calculer le coût de la Chasse au Papier Déterminer les coûts engendrés par les données non organisées est simple: Calculez le temps que les employés passent à rechercher des documents, et multipliez ce chiffre par leur salaire. Par exemple, Les utilisateurs perdent en moyenne 30 minutes par jour (16 jours par an) à la recherche de documents. Cela fait par employé par an en perte de productivité (sur la base de 30/heure). (Source: Harmon.ie, 2011) En facilitant la recherche, l identification, le traitement et l enregistrement des documents depuis n importe où dans l entreprise, les solutions de GED et d ECM améliorent le travail collaboratif des employés et accélèrent les prises de décision. Une solution efficace pour effectuer des recherches dans tout le contenu interne disponible dans l entreprise, avec des capacités de recherche Web, pourrait améliorer la productivité du personnel en moyenne de 30%. (Source: AIIM 2012 Capitalizing on Content) L AMÉLIORATION DE L EFFICACITÉ du fait de fournir aux collaborateurs l accès à distance aux informations de la société est estimée entre 20% et 25%. (Source: AIIM 2012 Capitalizing on Content) Accéder à des données et des correspondances clients à jour peut augmenter significativement le niveau de service clients, de 33% selon le personnel en contact direct avec les clients, et de plus de 25% selon plus de la moitié (57%) du personnel. (Source: AIIM 2012 Capitalizing on Content) 18% D AUGMENTATION DE LA PRODUCTIVITÉ ET DE L IMPLICATION DES EMPLOYÉS grâce à l utilisation d une solution ECM. (Source: AIIM 2012 Capitalizing on Content) 7

8 Réduction des Coûts Opérationnels Les coûts liés à la création, au classement, à la recherche, à l identification, à l impression et à la copie de fichiers, augmentent aujourd hui à un rythme phénoménal. Cela entraine des coûts considérables en raison de la manipulation des documents papiers, de leur gestion, de leur stockage, et de l infrastructure nécessaire. L impression et la photocopie ne disparaissent pas complètement dans un environnement sans papier, mais lorsque le papier n est plus le principal moyen de stockage et de distribution, une organisation imprime et photocopie beaucoup moins. Cela fait beaucoup de papier! CHAQUE JOUR 1 MILLIARD de PHOTOCOPIES SONT EFFECTUÉES (Source: Forrester) UN DOCUMENT EST GÉNÉRALEMENT COPIÉ 19 fois (Source: Coopers and Lybrand) 90% de la mémoire des entreprises existe sous forme de papier. (Source: Coopers and Lybrand) 8 25% UN EMPLOYÉ UTILISE 59 KG DE PAPIER PAR AN (Source: InfoTrends) Taux de croissance annuel de la quantité de papier produite en moyenne par une entreprise. (Source: Gartner 2011 ECM Magic Quadrant report) PLUS DE 4,000 MILLIARDS DE DOCUMENTS PAPIER AUX USA et un taux de croissance de 22%, soit 880 milliards de documents papier par an. (Source: Coopers and Lybrand)

9 Un Dollar économisé est un Dollar gagné Les postes où la réduction des coûts opérationnels est possible sont les bureaux, les salles d archives, les serveurs, le papier, les armoires, les copies et les fournitures de classement. Ces réductions peuvent engendrer une réduction significative des coûts, principale motivation économique pour la mise en place d une solution ECM. 41,2% (Source: C est la place que vous pourriez économiser sur vos serveurs de fichiers pour le contenu non structuré, en utilisant une solution de gestion de contenu efficace, et en particulier, une solution qui enregistre chaque document en un seul et unique exemplaire. AIIM 2012 Capitalizing on Content) ON PEUT REDUIRE L ESPACE OCCUPÉ SUR LES SERVEURS DE 30% A 50% si chaque document ou pièce jointe n est stocké qu une seule fois. (Source: AIIM 2012 Capitalizing on Content) Les personnes interrogées estiment que généralement, PASSER VERS UNE CULTURE DE CLASSEMENT UNIQUEMENT ÉLECTRONIQUE réduirait la place de bureaux allouée au stockage physique de dossiers de 14,5% à 5,9%, soit une réduction de 60%. Si cela était extrapolé à l ensemble des espaces et services de bureau, cela représenterait une économie de 8,6%. (Source: AIIM 2012 Capitalizing on Content) 9

10 Impacts de la Perte de Données et Brèches dans la Sécurité de l Information Sans une solution efficace d ECM ou de GED, les organisations dépensent énormément de temps, d efforts et d argent dans la recherche des documents perdus ou mal classés. Il en résulte souvent une moindre capacité de décision, en raison d informations obsolètes, incomplètes ou erronées. Le Coût engendré par la Perte d Informations est Significatif 59% des CADRES DISENT PASSER A COTÉ D INFORMATIONS IMPORTANTES presque tous les jours car ils n arrivent pas à les trouver. (Source: Accenture) EN MOYENNE, LES ENTREPRISES CLASSENT MAL JUSQU À 20% DE LEURS DOSSIERS - ET LES PERDENT (Source: ARMA International) UNE ENTREPRISE-TYPE DE 1000 SALARIÉS PERD ENTRE 2,5 MILLIONS ET 3,5 MILLIONS PAR AN à rechercher des informations qui n existent pas, à ne pas trouver des informations qui existent, ou à recréer des informations qui ne sont jamais retrouvées. (Source: IDC) Pour rechercher les documents égarés, les sociétés doivent dépenser environ 6 FOIS LA VALEUR DU DOCUMENT ORIGINAL (Source: Coopers & Lybrand) 2013 LES CADRES PASSENT EN MOYENNE 6 SEMAINES PAR AN À RECHERCHER DES DOCUMENTS PERDUS (Source: Esselte) Les entreprises ayant besoin de produire à nouveau les documents perdus payent 11 FOIS LE COÛT DU DOCUMENT ORIGINAL (Source: Coopers & Lybrand) 10

11 Vos Informations sont-elles en Sécurité? Les failles de sécurité concernant le contenu confidentiel peuvent provenir de l intérieur et de l extérieur d une organisation. En raison de leur nature intentionnellement insidieuse, les attaques malveillantes sont plus difficiles à détecter, les enquêtes sont plus approfondies, et les accidents sont plus difficiles à prévenir et à réparer. confidential POUR 60% DES PLUS GRANDES ORGANISATIONS, L IMPACT POTENTIEL DE LA FUITE D INFORMATIONS CONFIDENTIELLES serait fort, et pour 13% d entre elles, ce serait même «désastreux». (Source: AIIM Capitalizing on Content: A Compelling ROI for Change) LE COÛT MOYEN D UNE ATTAQUE DE DONNÉES AUX USA A AUGMENTÉ D ENVIRON 7,2 MILLIONS (Source: Ponemon Institute, 2011) En 2010, Les attaques malveillantes ont été à l origine de 31% des violations de données. Cela représente une hausse de 24% en 2009 et 12% en (Source: Ponemon Institute, 2011) 11

12 Au Croisement de la Gestion des Données et de la Conformité Le domaine de la conformité est de plus en plus compliqué et complexe chaque année. L obligation pour les entreprises de se conformer aux règlementations et aux normes de leur secteur d activité a conduit à une prise de conscience grandissante de la nécessité absolue de pouvoir compter sur des données fiables, dématérialisées et facilement accessibles. Les Exigences de la Réglementation PLUS DE 90% des personnes interrogées citent la conformité aux exigences réglementaires comme la principale motivation de leur entreprise pour la mise en place d un système de gestion de contenu. (Source: Information Management Compliance Survey, IDC and ARMA) 65% INDIQUENT QUE L AMÉLIORATION DE L EFFICACITÉ lors des audits et des procédures juridiques est la principale raison pour laquelle leur organisation a mis, ou va mettre en place une solution de gestion de contenu. (Source: Information Management Compliance Survey, IDC and ARMA) IL Y A PLUS de lois fédérales, locales et industrielles, de normes et de réglementations, qui dictent combien de temps on doit conserver des archives papiers et numériques. (Source: Cadence Group, 2011) 12 Selon l AIIM, la conformité est l un des facteurs majeurs de mise en place de solutions d ECM et de gestion documentaire. Quel est le facteur de décision principal dans votre organisation pour justifier vos projets et priorités de gestion des documents et des données. Améliorer l Efficacité Optimiser les Processus Assurer la Conformité Réduire les Coûts Maitriser les Risques Travail Collaboratif Amélioration du Service Client Taux de Service Supérieur Avantage Compétitif 0% 5% 10% 15% 20% 25%

13 Une Gestion de l Information Efficace pour Réduire les Risques Opérationnels L automatisation joue un rôle important dans l atteinte des objectifs de gestion de l information, car le format électronique est désormais couramment accepté comme preuve légale. Même si elle n est pas exigée par une autorité externe, une gestion électronique de l information est primordiale pour maitriser les risques. 28% des personnes interrogées ont vu leur GESTION DES DONNÉES ET LEUR POLITIQUE DE SÉCURITÉ MISES EN CAUSE lors d un audit ces trois dernières années. (Source: AIIM s Plotting the Changes ) RÉDUIRE LES COÛTS DES AUDITS, dûs AUX LITIGES, AUX CONTRAVENTIONS ET AUX DOMMAGES DE 27% GRACE AUX TECHNOLOGIES DE GESTION DES DONNÉES (Source: AIIM s Plotting the Changes ) 1 ENTREPRISE SUR 25 A FAIT LA UNE de la presse en raison de mauvaises pratiques de gestion de l information. (Source: AIIM s Plotting the Changes ) 27% DES SOCIETES ONT SUBI UNE PERTE d affaires ou une perte d image dans le passé à la suite de mauvaises pratiques de gestion des données. (Source: AIIM s Plotting the Changes ) 13

14 Conclusion Les organisations font face à une pression croissante pour améliorer leur efficacité, optimiser leurs processus, se conformer à la complexité croissante des réglementations et réduire leurs coûts. En conséquence, élaborer un plan de mise en oeuvre d une solution ECM a non seulement pour avantage d évaluer les sujets abordés dans ce livre blanc, mais aussi de prendre la mesure des défis spécifiques pour votre organisation (trop de papier, trop de systèmes hétérogènes, processus manuels, incapacité à trouver l information, etc...). Sans une stratégie et une solution efficaces en place pour gérer vraiment les ressources vitales d informations, les organisations courent des risques d inefficacité opérationnelle, de brèches de sécurité, de pertes de données, de difficultés lors des audits, de problèmes juridiques, et une foule d autres conséquences néfastes. Les solutions de GED et d ECM efficaces permettent aux entreprises de relever ces défis tout en réduisant les risques, en améliorant le travail collaboratif et la prise de décision, et en permettant un fort retour sur investissement. A propos de M-Files Inc. Les solutions de gestion de contenu d entreprise M-Files (ECM) transforment la façon dont les entreprises gèrent, sécurisent et partagent l information, avec une approche inédite basée sur les Métadonnées. L approche innovante de M-Files permet d organiser et de traiter le contenu en fonction de son utilité, plutôt qu en fonction de l endroit où il est enregistré. Des milliers d entreprises dans plus de 100 pays utilisent M-Files sur site, en Cloud et dans des environnements hybrides, afin d améliorer leur productivité et leur qualité, et d assurer la conformité aux normes et règlementations de leur secteur, parmi lesquelles AstraZeneca, SAS et EADS. Pour plus d informations, visitez le site For more information please contact: STREAMDESIGN Distributeur des solutions M-Files en France avenue LEDRU ROLLIN PARIS Tel : Blog : M-Files Corporation Hatanpään valtatie 26, Tampere Finland Phone: Fax: M-Files Inc Quorum Drive, Suite 600, Dallas, TX Phone: Fax: by M-Files Corporation. M-Files is a registered trademark of M-Files Corporation. All other trademarks are property of their respective owners.

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