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1 TYPO3 et la GED TYPO3 Summer University 2010 Annecy 30/06/2010 photogl - Fotolia.com

2 S U P P L I E R S C U S T O M E R S Technologies de l information Ex Société de 800 personnes DELINS DELFOR DELJIT DESADV AVIEXP INVOIC? 5.0 ERP used by? all sites worldwide Production plan management Fullfilment management Inventory management Delivery management Linked with Fuji NXT SMD lines? Product Data Management?(Gammes et nomenclature) SMT Lines? Assembly Line Engineering (instructions de travail)? GMAO DELFOR INVRPT DESADV INVOIC? Quality Work Flow Management Failure Analysis Request Return Material Acceptance?? Production Traceability System Component Tracking Process Control Finish Goods Tracking

3 Qu est-ce que la GED? Quelle solution pour quel besoin? Mais que fait TYPO3?

4 Plan de la Conférence Qu est-ce que la GED? Définitions et acronymes : le point Informations structurées et non structurées Les normes Cycle de vie d un document Quelle solution pour quel besoin? Cartographie des solutions Alfresco / Nuxeo / SharePoint / etc. Périmètre réel Mais que fait TYPO3? Interfacer TYPO3 Le DAM Les développements spécifiques Projet DUPONT : deux sites de démo Les risques d une solution inappropriée Ce que l on peut envisager avec FLOW3

5 Qu est-ce que la GED? Leah-Anne Thompson - Fotolia.com

6 Définition et périmètre de la GED Definitions et acronymes GED (Gestion Electronique de Documents) GEIDE (Gestion Electronique d Information et de Document Existant) CRM Customer Relationship Management (Gestion de la Relation Client) ERP (Enterprise Resource Planning ) ECM (Enterprise Content Management) CMS (Content Management System) EIP (Enterprise Information Portal) DAM (Digital Asset Management) ETC (Et Caetera )

7 Définition et périmètre de la GED Information structurée et non structurée

8 Définition et périmètre de la GED Information structurée et non structurée On considère qu'une information est structurée si elle est utilisable directement par un ordinateur pour effectuer un calcul (opérations arythmétiques, comparaisons, etc.). Ce calcul fournissant un résultat utilisable par l'ordinateur ou son opérateur. Le but du traitement de l'information non-structurée est de rendre des données (textes, images, sons) calculables. Ainsi, ce n'est pas la nature de l'information mais son "utilisabilité" qui définie une donnée comme étant structurée ou non.

9 Définition et périmètre de la GED Les normes de la GED aldegonde le compte - Fotolia.com

10 Définition et périmètre de la GED Les normes de la GED APROGED / FNTC Groupe de normalisation Choix des thèmes Élaboration des projets AFNOR / CN 171 Représentation Secrétariat Contrat AFNOR ISO / TC 171 Suivi Vote Officialisation

11 Définition et périmètre de la GED 3 Rapports techniques : guides méthodologique pour le Design et le Management ISO Gestion des enregistrements Normes de stratégie ISO Valeur légale des documents numériques Les normes de la GED ISO Accès des données à long terme ISO/DTR Choisir et mettre en œuvre Un système de GED Conception et exploitation des systèmes Normes de conception et d exploitation NF Z Conception et exploitation des Systèmes d archivage électronique Standard sur les composantes techniques ISO PDF/A 1 ISO Formats d échange ISO/IEC Échange de données ISO de données Sur disque optique Normes technologiques Organisation des données sur les supports à grande capacité (DVD) ISO/WD Gestion des informations stockées sur média optique

12 Définition et périmètre de la GED Les normes de la GED 3 Rapports techniques : guides méthodologique pour le Design et le Management ISO Gestion des enregistrements ISO Valeur légale des documents numériques ISO Accès des données à long terme Conception et exploitation des systèmes ISO/DTR Choisir et mettre en œuvre Un système de GED NF Z Conception et exploitation des Systèmes d archivage électronique Standard sur les composantes techniques ISO PDF/A 1 ISO ISO Organisation des données sur les supports à grande capacité (DVD) Formats d échange de données ISO/IEC Échange de données Sur disque optique ISO/WD Gestion des informations stockées sur média optique

13 Définition et périmètre de la GED Cycle de vie d un document CREATION : Création Enregistrement Classement Indexation GESTION : Sécurité et droits Administration Variation Evolution DIFFUSION : Mode d accès Conditionnement Transmission CONSERVATION : Prouver Mémoriser Comprendre Communiquer

14 Quelle solution pour quel besoin? Leah-Anne Thompson - Fotolia.com

15 Quelle solution pour quel besoin?

16 Différentes solutions connues du marché Cartographie Etude serdalab : Ged et gestion de contenu : marché, besoins et tendances en

17 Différentes solutions connues du marché Les fonctionnalités attendues Digitalpress - Fotolia.com

18 Différentes solutions connues du marché Les fonctionnalités attendues Gestion des droits et Workflow Catégorisation ou Rubriquage Indexation et métadonnées Moteur de recherche avancé Versioning et Historique Interfacage avec les solutions bureautiques en place Archivage légale

19 Différentes solutions connues du marché Alfresco

20 Différentes solutions connues du marché Alfresco Points forts l'interface Alfresco Share permet d'accéder à des "sites" partagés pour le travail collaboratif archivage des s par glisser déposer Points faibles Système nécessitant un apprentissage et une maîtrise de la mise en oeuvre Souscription annuelle obligatoire compatible avec le protocole SharePoint Services

21 Différentes solutions connues du marché Nuxeo

22 Différentes solutions connues du marché Nuxeo Points forts Capable de gérer des volumétries importantes de données Gratuité des licences, pas d'abonnement obligatoire Points faibles Système nécessitant un apprentissage et une maîtrise de la mise en oeuvre Moins complet en fonctionnalités collaboratives compatible avec le protocole SharePoint Services

23 Différentes solutions connues du marché SharePoint

24 Différentes solutions connues du marché SharePoint Points forts permet aux utilisateurs de travailler à distance en ayant accès aux documents de l entreprise et en ayant la possibilité de déposer et de compléter des documents. Points faibles Archivage légale Mode hébergeur difficile à mettre en œuvre (amélioré v2010) très forte intégration avec la suite Office 2003 Prise en main rapide par les utilisateurs

25 Différentes solutions connues du marché Périmètre réel

26 Et TYPO3 dans tout cela? Leah-Anne Thompson - Fotolia.com

27 Et TYPO3 dans tout cela? Interfacer TYPO3 avec une autre solution

28 Et TYPO3 dans tout cela? Le DAM (Digital Asset Management)

29 Et TYPO3 dans tout cela? Les développements spécifiques Cahier des charges et besoins : Besoin d un outil? Besoin d une fonctionnalité? Solution globale VS solution spécifique La démonstration par l exemple : QMS (Quality Management System) Gestion des Formations

30 Projet DUPONT Cahier des Charges La Société DUPONT est une entreprise qui propose une offre de prestations techniques à forte valeur ajoutée : Audit Formation Réalisation de sites web En complément de son site internet dédié à une cible de clients, elle souhaite mettre à la disposition de ses salariés deux outils de type gestion documentaire : QMS (la mise à disposition de l ensemble des documents relatifs au sytème qualité de l entreprise) Gestion des Formations (un outil permettant d assurer la complétude d un dossier de formation avant facturation finale au client)

31 Projet DUPONT QMS - Spécifications Utilisateurs et rôles : Tous les salariés de l entreprise doivent avoir accès à l ensemble des documents Le responsable Qualité est l unique administrateur/rédacteur de ce système Fonctionalités : Affichage des documents sous forme arborescente Typage des documents en Système / Process / Procédure / Instruction / Enregistrement Format PDF uniquement / les enregistrements sont eux téléchargeable en tant que modèle sous d autres formats Particularités : Pas de dossier ou d espace, uniquement des documents arborescents Charte graphique et ergonomie personnalisée

32 Projet DUPONT QMS - Démo

33 Projet DUPONT Gestion des formations - Spécifications Utilisateurs et rôles : Les commerciaux, les formateurs, le responsable des Formations et la comptable Les profils des utilisateurs donnent des droits rédactionnels différents, le responsable est celui qui a un maximum de droits, la comptable ne peut que visualiser les documents Fonctionalités : Workflow de validation sur la complétude d un dossier Un formation est un dossier composé d une liste spécifique de documents Format PDF uniquement Un bouton historique doit permettre au responsable de revenir en arrière sur les différentes actions d édition Particularités : Charte graphique et ergonomie personnalisée

34 Projet DUPONT Gestion des formations - Démo

35 Projet DUPONT Les coulisses

36 Projet DUPONT Les coulisses

37 Projet DUPONT Les coulisses Mode plan de QMS Fe-editing personnalisé Tables pour la gestion des formations Navigateur universel pour les listings Typage des pages QMS (champ supplémentaire) Skinning des formulaires

38 Les risques d une solution inappropriée STOCKAGE EXCESSIF Ulrich Thimm - Fotolia.com

39 Les risques d une solution inappropriée OUTIL INADAPTE = OUTIL NON ADOPTE Zeno - Fotolia.com

40 Ce que l on peut imaginer avec FLOW3 Solution Globale Solutions spécifiques

41 Sources et liens GED-collaboratif-content.asp

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