Notice d'utilisation de GEPI

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1 Notice d'utilisation de GEPI 1. Avant -propos : G.E.P.I (Gestion des Eleves Par Internet) est dorénavant la nouvelle interface utilisée au lycée pour saisir, éditer les relevés de notes et les bulletins et gérer le cahier de textes. GEPI est un logiciel libre développé et amélioré par une communauté d'utilisateurs. Il est accessible depuis n'importe quel poste informatique à partir du site du lycée. Le principe repose sur une architecture réseau très simple ( serveur-client ) et sécurisée (protocole https). Chaque utilisateur dispose d'un identifiant (login) associé à un mot de passe. Pour pouvoir vous connecter à GEPI, il vous suffit de disposer d'une connexion internet (personnelle et/ou au lycée) et d'un navigateur internet récent (Mozilla Firefox, Netscape,...). Internet Explorer est à éviter. 1

2 2. Connexion au serveur : Pour accéder à l'interface, il suffit de vous connecter sur le site du lycée : (depuis chez vous) La page d'accueil du lycée apparaît et vous devez alors cliquer sur GEPI dans le menu de gauche Une demande d'acceptation de certificat apparaît : Sélectionner «Accepter ce certificat temporairement pour la durée de la session» puis valider en cliquant sur «OK». Il se peut toutefois que vous obteniez l'écran suivant : Cliquez alors ici... 2

3 Puis choisissez : "Ajouter une exception..." Cliquez sur "Obtenir un certificat" Puis "Confirmer l'exception de sécurité" Vous accédez à la page suivante : 3

4 4 possibilités s'offrent à vous. Il existe deux applications GEPI, une pour le lycée, l'autre pour le GRETA et dans les deux cas, l'accès peut se faire soit depuis le lycée, soit depuis l'extérieur. L'accès au cahier de texte pour consultation se fait en cliquant ici. L'identifiant et le mot de passe vous ont été communiqué en même temps que vos identifiant et mot de passe personnels. Pour vous connecter, saisissez votre identifiant qui est identique à celui utilisé sur le réseau pédagogique (la première lettre de votre prénom suivie par les 7 premières lettres de votre nom ) puis votre mot de passe (votre date de naissance au format AAAAMMJJ). Une fois ces informations fournies, cliquez sur le bouton "VALIDER". Après quelques instants une page d'accueil apparaît. Lors de la première connexion, GEPI vous demande de changer votre mot de passe. ATTENTION : votre mot de passe est strictement confidentiel. Choisissez-en un facile à retenir, mais non trivial (évitez toute date de naissance, nom d'animal familier, prénom, etc.), et contenant une combinaison lettre(s), chiffre(s), et caractère(s) non alphanumérique(s). Les fois suivantes, vous arriverez directement au menu général de l'application. Pour bien prendre connaissance des possibilités de l'application, n'hésitez pas à essayer tous les liens disponibles! 4

5 3. Menu général : A partir de l'icône «Gérer mon compte» située en haut à droite de l'écran, vous pouvez ajouter votre adresse de messagerie électronique, voir les classes et matières qui vous sont affectées, modifier votre mot de passe, et consulter l'historique de vos connexions sur GEPI. Pour quitter l'application, en toute sécurité, il suffit de cliquer sur l'icône «Déconnexion» située en haut à droite de l'écran. 5

6 Le menu général de GEPI se divise en 3 parties : SAISIE TROMBINOSCOPE VISUALISATION IMPRESSION La partie SAISIE vous permet de renseigner : le cahier de texte les notes (carnet de notes) les bulletins. La partie TROMBINOSCOPE permet de visualiser les photos des élèves de vos classes. La partie VISUALISATION IMPRESSION permet de : visualiser les équipes pédagogiques pour les classes dans lesquelles vous intervenez voir la fiche détaillée d'un élève d'une de vos classes imprimer au format PDF la liste des élèves de n'importe quelle classe exporter vos listes d'élèves sur tableur utiliser des outils graphiques visualiser et imprimer vos moyennes et appréciations des bulletins visualiser et imprimer la synthèse des moyennes de vos classes visualiser et imprimer un bulletin simplifié pour les classes dans lesquelles vous intervenez. 6

7 4. Cahier de texte : La page qui vous est proposée correspond à votre service (classes et matières). Vous devez sélectionner la matière associée à la classe, pour laquelle vous souhaitez renseigner le cahier de texte. Une fois, votre choix effectué, vous arrivez sur l'écran suivant : Matière et classe Pour afficher le travail à faire, cliquez ici : concernées Notices déjà créées. Pour en modifier une, il suffit de cliquer sur l'icône suivante. Ecran de saisie d'une nouvelle notice. La date de la notice correspond à la date en rouge dans le calendrier situé en haut à droite de l'écran. 7

8 5. Saisie des notes : Pour saisir vos notes, après avoir cliqué sur «Carnet de notes : saisie des notes», vous accédez à un écran dans lequel vous devez choisir la classe et la matière concernées. Puis sur l'écran suivant, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous voulez saisir des notes. En principe, seule la période en cours est active, les autres sont closes. Chaque saisie de notes doit faire l'objet d'une création d'évaluation. Un petit conseil : n'attendez pas la fin des périodes pour saisir vos notes, faites-le au fur et à mesure des devoirs. Pour créer une évaluation, il faut cliquer sur le lien «créer une évaluation» en haut de l'écran. Vous accédez alors à la page suivante : De nombreux paramètres sont réglables (nom, description, coefficient, statut de l'évaluation, date de l'évaluation, affichage sur le relevé de notes). Vous devez donner un nom à votre évaluation dans la zone «nom court», le reste n'est pas obligatoire. Après avoir renseigné les différents champs, n'oubliez pas de valider en cliquant sur «ENREGISTRER» ou «ENREGISTRER ET SAISIR DANS LA FOULEE». Si vous avez choisi de cliquer sur «ENREGISTRER ET SAISIR DANS LA FOULEE», vous accédez directement à l'écran de saisie des notes, sinon vous revenez sur l'écran suivant dans lequel se trouve le récapitulatif pour la période de l'ensemble des évaluations. Tant que la période n'est pas close, vous pouvez apporter des modifications sur vos évaluations et notes. 8

9 Une vue d'ensemble des notes de tous les devoirs de la période se fait ici. La saisie des notes ainsi que le paramétrage de chaque évaluation peut se faire ici. La saisie des notes se fait dans l'écran suivant : La colonne «Commentaires» n'a rien d'obligatoire. Elle vous permet de noter une remarque particulière ou une information importante pour un élève et un devoir, et ainsi vous conservez un historique des commentaires fait à chaque élève. Une fois la saisie terminée, cliquez sur «Enregistrer». NB : L'interface permet aussi de rentrer les notes en effectuant un copier-coller directement à partir d'un tableur. ( Très utile lorsque l'on ne dispose pas d'une connexion internet à la maison...). GEPI permet aussi d'imprimer et d'enregistrer votre relevé de notes au format PDF. Pour cela il vous suffit de suivre le lien «Imprimer au format PDF». Vous pouvez également créer des boîtes (ou sous-matières) qui permettront d'organiser vos notes. Par exemple, en langue, vous pouvez créer une boite «Oral» et une «Ecrit», ou en maths «Algèbre» et «géométrie». 9

10 6. Les bulletins : La saisie des appréciations nécessite une manipulation préliminaire. En effet, avant de pouvoir saisir les appréciations dans les bulletins trimestriels, il vous faut faire la recopie des moyennes du relevé de notes dans le bulletin trimestriel. Cette opération est automatisée. Pour cela, il vous suffira sur l'écran d'accueil de saisie de suivre le lien «Bulletin : saisie des moyennes et des appréciations par matière». ou bien depuis le carnet de notes, après avoir choisi la matière et la classe. Cette opération peut paraître inutile et contraignante, car si vous l'oubliez, les moyennes n'apparaitront pas dans les bulletins. L'intérêt de cette manipulation vous permet de pouvoir modifier une moyenne sans avoir à modifier vos notes. Un exemple, un de vos élèves obtient une moyenne de 9,8 et vous estimez qu'il mérite 10, vous pouvez alors modifier sans difficulté. La première étape consiste à recopier les moyennes du relevé de notes en utilisant le bouton «Recopier». Cette opération est obligatoire et permet de pouvoir modifier une moyenne si vous estimez cela nécessaire. 10

11 Attention : La recopie ne suffit pas, il faut ensuite cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour sauvegarder les moyennes dans le bulletin. Après avoir valider l'enregistrement, un message de confirmation apparaît. Vous pouvez à présent saisir vos appréciations dans le bulletin...(le copier-coller fonctionne très bien!!!), pour cela suivez le lien «Saisir les appréciations». Saisissez vos appréciations et surtout n'oubliez pas de valider en cliquant sur «Enregistrer». 11

12 7. Besoin d'aide : Vous pouvez contacter par messagerie, la personne chargée de l'administration de GEPI ou le professeur chef des travaux: ou Pour toute demande de modification, des formulaires sont à votre disposition au secrétariat du Proviseur, dans la salle des professeurs, ainsi que sur le site intranet du lycée (rubrique formulaires). Attention, ces formulaires ne sont accessibles que depuis un poste du lycée. Les demandes de modifications doivent impérativement être faites par écrit. Une fois renseignées et signées ces fiches doivent être transmises au secrétariat du Proviseur afin que les modifications soient réalisées le plus rapidement possible. 12

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