Comment mettre en place une organisation adaptée pour faire vivre les solutions de gestion d information d entreprise?

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Sylvain Martel
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1 Groupe D&IM CONFERENCE INFORMATION MANAGEMENT PARIS, CENTRE D AFFAIRES PARIS-TROCADERO, 11 DECEMBRE 2008 Table ronde : Comment mettre en place une organisation adaptée pour faire vivre les solutions de gestion d information d entreprise? Jean-Marc OGIER, Vice Président TIC TICE et Système d'informations de l'université de la Rochelle / Responsable du Master ICONE Gérard GODART, ex-responsable documentation Sagem Fondateur de CONCEPT DOC

2 La démarche Constat Les "clashes" Les dysfonctionnements Le quotidien Analyse Les causes Le diagnostic Emergence d'un besoin : M ou Mme DOC Le D&IM Comprendre Construire Agir Conclusion

3 Les "clashes" Sujets sensibles sans détails Exemple 1 : Retard de livraison Centrale nucléaire (500 M$) Exemple 2 : Procès Aéronautique civile (qq. 100M$) Exemple 3 : Externalisation Système d'arme Dans tous ces cas le problème est lié directement à la documentation

4 Les dysfonctionnements majeurs Archivage électronique des documents Valeur probante de l'archivage Choix des solutions Mail Rôle du mail Archivage des mails KM Peu de solutions au papi boum Confusion KM / GED Erreurs humaines

solutions Mail Rôle du mail Archivage des mails KM Peu

5 Le quotidien Les pertes de temps Allongement des temps consacrés aux documents Retard de livraison Les pertes d'énergie qui affectent la productivité Manque d'efficacité des gestions documentaires Manque d'efficacité des processus Les pertes de documents avec des conséquences Economiques Judiciaires Industrielles Les coûts réels Coûts cachés d'un SI non satisfaisant Coûts cachés d'une externalisation mal maîtrisée La sécurité et l'intelligence économique Les excès de sécurité par manque de confiance Les failles de sécurité

avec des conséquences Economiques Judiciaires Industrielles Les coûts réels Coûts cachés d'un SI non satisfaisant Coûts cachés

6 Les causes Le management N'a pas pris conscience de la dimension du problème Confond Informations & Documents avec informatique Les DSI Peu de compétences documentaires Choix de solutions à la mode (effet panurge) La peur du libre : prise de risque Les éditeurs Solutions fermées qui gênent l'urbanisation des SI Les acteurs Sous pression Supposés tout connaître, tout faire Le contexte L'arrivée du document numérique L'importance croissante du juridique Le fond culturel Les fonctions liées à la documentation sont peu valorisées

Solutions fermées qui gênent l'urbanisation des SI Les acteurs Sous pression Supposés tout connaître, tout faire Le contexte

7 Diagnostic Mauvaise identification des besoins Besoin du management Besoin du terrain Besoin des clients Plaquage d'outils sans analyse profonde du besoin Mauvaise compréhension des phénomènes Mauvaise identification des compétences et erreurs de casting Spécifications du système d'information Personnels dédiés aux D&I Mauvaise appréhension du droit et de son application Besoin d'urbanisation du système d'information

identification des compétences et erreurs de casting Spécifications du système d'information Personnels

8 Groupe D&IM Composition Professionnels de l APROGED Professionnels d XPlor Utilisateurs de l industrie et de l'université Alexis BLUM, consultant Aude de MONTGOLFIER, Consultante Bureau van DIJK Cyrille de TURENNE, D&IM AREVA Gérard GODART, Consultant CONCEPT DOC Jean-Marc OGIER, Vice Président TIC TICE Université de La Rochelle Jean-Pierre LIBERT, Consultant Philippe BLOT-LEFEVRE, Risk Manager de l Information Sous la direction de Jean-Pierre BLANGER, D. Développement RICOH Constat Manque d interlocuteur Document dans l entreprise Objectif Définir l interlocuteur D&IM

OGIER, Vice Président TIC TICE Université de La Rochelle Jean-Pierre LIBERT, Consultant Philippe BLOT-LEFEVRE, Risk Manager de l Information

9 Emergence d'un besoin Nouvelle fonction : le D&IM Périmètre Informations Documents Positionnement Participe au comité de direction Mission Maîtrise d'ouvrage de l'information et de la documentation Rôle horizontal mais central et fédérateur Apporter une cohérence aux différentes actions Assistance à maîtrise d'œuvre Informatique Externalisation documentaire Objectifs Disponibilité des informations et des documents, et de leur droit d usage, au bon moment au bon endroit, Garantir les fonds documentaires Responsabiliser les acteurs Analyser les risques Garantir la valeur probante au niveau nécessaire Profil En cours de définition

d'œuvre Informatique Externalisation documentaire Objectifs Disponibilité des informations et des documents, et de leur droit d usage, au bon moment au bon

10 Le rôle du D&IM : comprendre Analyser la situation Les dysfonctionnements Les flux Les processus Les besoins L'existant (organisation, juridique, SI, outils) Organiser la veille Juridique et contractuelle Normative Technique

L'existant (organisation, juridique, SI, outils)

11 Le rôle du D&IM : construire Fédérer un réseau interne De correspondants pour actions Des compétences de tous les métiers concernés D&I dans l'entreprise Bâtir et proposer Une politique documentaire Une politique d'archivage Une cohérence des documents et des informations du SI La responsabilisation des acteurs Créer le fonds documentaire D&IM Le référentiel Les processus Les guides exprimant les bonnes pratiques

politique d'archivage Une cohérence des documents et des informations du SI La responsabilisation des

12 Le rôle du D&IM : agir Participer à toute action comprenant un volet documentaire : Aider à la décision gouvernance L'urbanisation du Système d'information Les contrats, les commandes Les projets La sécurité, la confiance Les formations Suivre les processus Contrôler des indicateurs Organiser les audits Formation Définir les formations nécessaires Promouvoir les actions D&IM

projets La sécurité, la confiance Les formations Suivre les processus Contrôler des

13 Conclusions Comment mettre en place une organisation adaptée pour faire vivre les solutions de gestion d information d entreprise? Une partie de la réponse est dans la fonction D&IM Pourquoi mettre en place un(e) D&IM dans votre entreprise? Faites une analyse de risque! Faites une analyse des coûts!

Une partie de la réponse est dans la fonction D&IM Pourquoi mettre en

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