Initiative Return to care Cahier des charges et profil d un(e) coopérant(e)s pour lancer la réforme du programme Katana, Sud-Kivu

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1 Initiative Return to care Cahier des charges et profil d un(e) coopérant(e)s pour lancer la réforme du programme Katana, Sud-Kivu 20 juin 2008 Introduction Return to care (RTC) est une initiative spécifique de l ONG Louvain Coopération au Développement (LD) et de la Faculté de Médecine de l UCL. Elle a pour but d inciter les cadres médicaux des pays du Sud à rester dans leur pays ou à y retourner en améliorant leurs perspectives professionnelles et leurs conditions de vie. Concrètement, il s agit de rendre les hôpitaux et leur environnement humain attractifs pour qu à leur tour les professionnels médicaux donnent aux populations des soins de qualité à des prix abordables, s engagent à transmettre leur savoir et à former des équipes locales. Return to Care travaille donc sur l attractivité de systèmes locaux de santé. Depuis le milieu de l année 2007, le programme RTC a proposé son appui au Programme Katana (PK), dans la Province du Sud-Kivu, en RDC. Le PK est un ensemble de bâtiments (hôpital, logements, écoles, ) et de services (garage, savonnerie, centrale électrique, ), situé dans une concession de 92 hectares et centré sur l hôpital de référence de Katana, situé à 45 km de Bukavu, au bord du lac Kivu. Cet ensemble fête cette année ses 80 ans. Il fut remis parl asbl Fondation Médicale de l Université de Louvain en Afrique Centrale (FOMULAC) à l Archidiocèse de Bukavu en 2004 Un appui de RTC a été proposé et accepté par son Comité de Pilotage en décembre L idée est d apporter un soutien au maintien de la cohésion entre les différents éléments de la concession. Pendant de très nombreuses années, l ensemble Fomulac Katana était historiquement très attractif pour les médecins, ne fut ce, par exemple, par l enseignement qui y était possible pour leurs enfants ou par la présence d électricité et d eau en permanence. La situation économique et sécuritaire ainsi qu une démultiplication de l offre de soins dans la région changent la donne et menacent l équilibre du «programme» en cours sur la concession. 1

2 Perspectives du programme Katana En mars 2008, un atelier a rassemblé les responsables des différentes entités de la concession (hôpital, service technique, écoles, ordres religieux, unités de production, ) autour de l Archevêché de Bukavu, propriétaire des lieux. Le Bureau Diocésain des Œuvres Médicales (BDOM) et Louvain Coopération au Développement (LD) ont été associés à cet atelier pour son organisation. Au terme de cet atelier, il y eut un accord consensuel sur la nécessité d inscrire toutes les actions dans un plan stratégique du PK. Un travail préalable d analyse, de redressement comptable et de valorisation du patrimoine a lui aussi été déclaré nécessaire. La mission que s est donnée le PK est large et se place explicitement dans un cadre chrétien : «La mission du PK est de contribuer au développement intégral de la population de Katana et de ses environs en assurant, de manière durable, des soins de santé et des services de qualité pour tous par le témoignage de l amour du Christ et du prochain.» Il y a donc à Katana un objectif général de l ordre de l humain et du spirituel. D un point de vue plus opérationnel, il faut cependant se focaliser sur le cœur de cette concession : l hôpital. Celui-ci a des difficultés de fonctionnement (son budget est de l ordre de USD par an), le nombre de ses lits diminue d année en année (des 700 lits dans les années 60, il en reste 220 effectifs aujourd hui) et la permanence d un nombre suffisant de médecins expérimentés est devenue un problème. En mars 2008, une mission de RTC / LD 1 assistait à l atelier de programmation du futur projet d appui au programme Katana. Un document d identification fut élaboré par le PK en janvier, sous la coordination de LD-Bukavu 2. L atelier a principalement approfondi les aspects institutionnels et les aspects généraux (perspectives d autofinancement, synergies, complémentarités) du futur du PK. Il restait, au sortir de cette importante concertation, à formuler un véritable projet d appui et en préalable, lui choisir un objectif. 1 Dr Vincent Litt (8 21 mars 2008) 2 Dr Belma Malanda 2

3 Appui de RTC au PK, Précisions pour l année Objectif Vu l étendue assez large de la mission que se donne le PK, il est nécessaire, pour le programme RTC, qui se focalise principalement sur l attractivité des institutions de soins de santé, de se concentrer sur une mission plus précise. Pour les trois années à venir, RTC propose de contribuer à l objectif opérationnel suivant : Activités «Par une valorisation des productions et une gestion rationnelle des entités de la concession, le Programme Katana soutient de manière significative le plan de développement de l hôpital et des centres de santé de la zone de santé de Katana.» Pour cet objectif spécifique, Return to care peut apporter sa contribution conceptuelle, technique et financière aux aspects suivants : - mise en place opérationnelle de la Direction du PK, - accueil, conditions de travail et vie sociale des médecins. - analyse comptable, analyse et valorisation des biens des différents éléments de la concession, - élaboration d un plan stratégique et d un business plan - rationalisation des éléments de la concession en vue de leur contribution optimalisée au fonctionnement de l hôpital, - mise en place de procédures communes de gestion des différents éléments de la concession, Le projet RTC à Katana sera géré sous forme d un partenariat entre LD et le Programme Katana de l Archidiocèse de Bukavu. Dans le cadre de ce partenariat le programme RTC de LD au Kivu permettra : - de financer les missions d expertises externes de courte durée - de financer un assistant technique (statut à déterminer) durant un an - d installer la direction du programme - de rémunérer temporairement le directeur - de faire les investissements nécessaires pour augmenter les revenus de la concession et les mettre à disposition de l hôpital - de faire les premiers investissements nécessaires pour l accueil des médecins - de rationaliser la gestion des différentes entités Assistance technique Une assistance technique d une durée de un an est prévue au démarrage du processus de restructuration du programme. Le rôle essentiel de cette personne sera de mettre en place, de lancer et d accompagner la Direction du Programme Katana dans son rôle managérial, financier et de production. 3

4 Cahier des charges Fonctions et tâches Fonctions L assistant technique aura pour tâche essentielle d aider le partenaire local en charge du Programme Katana ainsi que la nouvelle direction une fois celleci installée par appui aux tâches suivantes Procédure de recrutement du directeur du PK et de son équipe de direction - Elaborer le cahier des charges et le profil de poste, en concertation avec les parties prenantes du PK. - Elaborer la procédure de recrutement - Participer au recrutement - Installer le nouveau directeur au terme de la procédure de recrutement Installation de la direction du PK - Choisir et équiper le bureau de la direction - Elaborer la version provisoire, mais opérationnelle, du «livre blanc» de la direction du PK : rôle, fonctions, organisation, organigramme, procédures, - Recruter les personnels du bureau de la direction du PK - Réaliser la passation avec l actuelle direction - Procéder à la gestion courante du PK Elaboration et mise en place des outils d analyse des entités de la concession - Elaborer les outils d analyse économique - Elaborer les outils d analyse financière - Elaborer les outils d analyse du fonctionnement - Diffuser les outils - Réaliser les travaux d analyse - Mobiliser les expertises complémentaires Mise en place de la gestion commune et les facturations internes - Mettre au point des procédures de gestion, de facturations internes, - Identifier les produits et recettes des différents services de la concession - Elaborer le système de facturation - Mobiliser les expertises complémentaires Elaboration du business-plan de la concession - Faire la synthèse des études des capacités de production - Lancer les études de marché - Lancer les études de rentabilité - Analyser les capacités d autofinancement 4

5 - Elaborer le plan stratégique de soutien à l hôpital par l optimalisation des unités de production. - Programmation de la mise en œuvre du business-plan - Rationaliser des éléments de la concession en vue de leur contribution optimalisée au fonctionnement de l hôpital, - Encadrer le travail des différentes directions du programme - Elaborer le budget RTC 2008 et Etablir les modalités de gestion de ce budget en accord avec les procédures LDAC - Profil - Licence en économie ou gestion ou équivalent - Expérience d au moins trois ans de gestion de projets de développement, - Expérience d au moins deux ans de gestion de projets de développement en poste dans un pays du Sud (l Afrique Centrale est un plus) - Compétences reconnues en analyses financières - Compétences reconnues en planification de projets de développement - Expérience de la gestion d une institution à caractère social. - Ouverture d esprit, flexibilité, capacité d adaptation Conditions - Contrat de type coopérant ONG ou statut équivalent d un an, période d essai de six mois - Logement assuré à Katana dans la maison de Louvain Développement, en milieu rural à 45 kms de Bukavu sur un site exceptionnel (eau, électricité) - Retour 2 fois l an Documents de référence - Rapport de l atelier à Katana, mars Document d identification, février Projet RTC Katana, DFT (1) avril Programme Katana, mai à décembre Rapport annuel Katana (Zone de santé) Rapport de mission Christian de Clippele Kivu janvier Rapport de mission Vincent Litt, Katana, mars 2008 (écrit en mai) 5

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