Administration portuaire de Halifax

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1 Administration portuaire de Halifax POLITIQUE SUR LES CONFLITS D INTÉRÊTS, LE CODE DE CONDUITE ET L APRÈS-MANDAT 1. La présente politique peut être citée sous le titre Politique de l Administration portuaire de Halifax sur les conflits d intérêts, le code de conduite et l aprèsmandat. Aux fins de la présente politique, Le terme «APH» désigne l Administration portuaire de Halifax; Le terme «employé 1» désigne tout employé salarié ou contractuel de l'administration portuaire de Halifax (sauf ses administrateurs et les membres de la direction soumis au code de conduite décrit dans l annexe E des lettres patentes de l APH). PRÉAMBULE 2. L'existence d'un cadre éthique solide définissant la façon dont l APH exerce ses activités est un élément essentiel de son succès. Le respect de l éthique va bien au-delà du simple respect de la loi; cela signifie insister sur l intégrité dans tous les aspects de ses activités. BUT 3. La présente politique a pour but de préserver et de renforcer la confiance du public dans l intégrité des employés de l APH et de fournir à ces employés des lignes directrices sur les principes, normes et responsabilités applicables dans l exercice de leurs fonctions; (c) (d) Tout en encourageant les personnes qui possèdent l'expérience et les compétences recherchées à postuler et à accepter un emploi à l APH; Tout en facilitant les échanges entre les secteurs privé et public; En établissant des règles de conduite claires sur les conflits d'intérêts et le comportement des employés de l APH; En réduisant au minimum la possibilité d un éventuel conflit entre les intérêts personnels et les fonctions officielles des employés de l APH; 1 Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte. 1

2 (e) En encourageant les employés à faire preuve de vigilance et de bon jugement, à solliciter les conseils des cadres supérieurs, du personnel de supervision ou des Ressources humaines en cas dans le doute en ce qui concerne le comportement ou la marche à suivre appropriés. PRINCIPES 4. Chaque employé doit se conformer aux principes suivants : (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Il doit exercer ses fonctions officielles et organiser ses affaires personnelles de façon à préserver et à renforcer la confiance du public dans l intégrité, l objectivité et l impartialité de l APH; Il doit avoir une conduite si irréprochable qu'elle puisse résister à l'examen public le plus minutieux; pour s'acquitter de cette obligation, il ne doit pas se contenter d observer la loi; Il ne doit pas conserver d'intérêts personnels autres que ceux autorisés par le présent code et qui sont décrits dans la section 5, sur lesquels les décisions ou les activités de l APH auxquelles il participe pourraient avoir une influence quelconque; Dès sa nomination, il doit organiser ses affaires personnelles de manière à éviter les conflits d'intérêts réels, potentiels ou apparents; l'intérêt de l APH doit toujours prévaloir dans les cas où les intérêts de l employé entrent en conflit avec ses fonctions officielles; Mis à part les cadeaux, les marques d'hospitalité et les autres avantages d'une valeur minime, il est interdit à tout employé, dans l'exercice de ses fonctions, de solliciter ou d'accepter le transfert de valeurs économiques, sauf s'il s'agit de transferts résultant d'un contrat exécutoire ou d'un droit de propriété de l employé; Il ne doit jamais outrepasser ses fonctions officielles pour venir en aide à des personnes, physiques ou morales, dans ses rapports avec l APH, si cela peut occasionner un traitement de faveur; Il est interdit à tout employé d'utiliser à son propre avantage ou de bénéficier des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions officielles qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public; Il est interdit à tout employé d'utiliser directement ou indirectement les biens de l APH, y compris les biens loués, ou d'en permettre l'usage à des fins autres que les activités officiellement approuvées; Il doit signer une attestation qu'il a lu et compris la présente politique et qu'il s'engage à la respecter; Il doit s engager à respecter toutes les lois et tous les règlements qui lui sont applicables; 2

3 (k) (m) Il doit protéger et tenir confidentielle toute information classifiée ou privilégiée; Il doit s efforcer de maintenir un très haut niveau de qualité dans tous les aspects de son travail; le degré élevé de confiance accordée par l APH est étroitement lié au maintien d un niveau de performance exceptionnelle et d un comportement exemplaire. BIENS EXEMPTÉS 5. Les intérêts personnels exemptés du principe énoncé au point 4(c) comprennent : (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) Le domicile principal ou secondaire et les propriétés agricoles réservés à l'usage personnel, présent et futur, de l'employé ou de sa famille; Les articles ménagers et les effets personnels; Les œuvres d'art, les antiquités et les objets de collection; Les automobiles et autres moyens de transport personnels; L encaisse ou les versements en espèces; Les obligations d'épargne du Canada et les autres titres à valeur fixe émis ou garantis par un ordre de gouvernement au Canada ou par des organismes de celui-ci; Les régimes enregistrés d'épargne-retraite; Les régimes enregistrés d'épargne-logement; Les investissements dans des sociétés d'investissement à capital variable; Les certificats de placements garantis et les instruments financiers du même genre; Les rentes et les polices d assurance-vie; (1) Les droits à pension; (m) (n) Les créances à recouvrer d'un ancien employeur, client ou associé; Les prêts personnels consentis par l employé aux membres de sa famille immédiate et les petits prêts personnels consentis à d'autres personnes. 3

4 CADEAUX, MARQUES D HOSPITALITÉ ET AUTRES AVANTAGES Avant d'accepter un cadeau, une marque d'hospitalité ou tout autre avantage qui leur est offert, on encourage les employés à s interroger sur le motif de cette offre afin de s'assurer que celle-ci est faite dans un esprit de courtoisie professionnelle et non pour créer un sentiment d'obligation envers l'autre partie.est De manière générale, il est interdit aux employés d accepter un cadeau ou tout autre bénéfice offert dans le but d exercer une influence, ou qui pourrait raisonnablement être perçu comme une influence sur toute décision prise dans l exercice de leurs fonctions. L'acceptation de cadeaux fréquents provenant d'une même source est interdite, même quand ceux-ci n ont qu une valeur nominale. En cas de doute sur ce qui est acceptable ou non, les employés doivent demander conseil à leur superviseur immédiat ou à un gestionnaire avant d accepter ou proposer un cadeau ou un divertissement Les employés ne peuvent accepter un cadeau, une marque d'hospitalité ou tout autre avantage qui risque d'avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur leur discernement ou leur objectivité dans l'exercice de leurs fonctions officielles. L'acceptation par les employés de cadeaux occasionnels, de marques d hospitalité ou d'autres avantages qui leur sont offerts en raison d'activités liées à leurs fonctions officielles n'est permise que si de tels cadeaux, marques d hospitalité ou avantages : Ont une valeur et sont offerts à une fréquence jugées convenables au regard des normes commerciales, sociales et en matière d hospitalité qui prévalent dans le milieu des affaires; Sont de nature telle que l APH pourrait offrir un cadeau similaire et le fait à l occasion; (c) Ne sont pas de nature à laisser planer des doutes quant à l objectivité ou à l impartialité de l employé; (d) Ne risquent pas de compromettre l intégrité de l APH; (e) Dans l éventualité qu ils soient rendus public, leur acceptation ne pourrait raisonnablement compromettre la réputation de l employé ni celle de l employeur. 4

5 REFUS D ACCORDER DES TRAITEMENTS DE FAVEUR 6. Il est interdit aux employés d'accorder un traitement de faveur à des parents ou amis, ou à des groupes ou organismes, relativement à des questions pour lesquelles eux-mêmes, leurs parents ou amis ont des intérêts; Les employés veilleront à éviter toute obligation ou apparence d'obligation envers une personne ou une organisation qui pourrait bénéficier d'une considération particulière de leur part. VIOLATIONS À LA POLITIQUE 7. Tous les employés sont encouragés d agir de bonne foi et de signaler toute pratique, par un employé ou un agent contractuel de l APH, qui semble aller à l encontre de la présente politique. Tous les signalements d'infractions seront pris au sérieux et pourraient entrainer des sanctions disciplinaires. En outre, si une contravention à l une des dispositions de cette politique constitue une violation de la loi, elle peut donner lieu à une poursuite au civil ou au criminel. L APH a mis en place une procédure pour faciliter le signalement de : Tout cas constaté ou soupçonné de violation de la politique; Toute préoccupation concernant des pratiques de comptabilité ou de vérification douteuses; Toute situation où vous avez le sentiment d être contraint à enfreindre la loi ou votre responsabilité professionnelle; Tout autre manquement ou infraction à des exigences prévues par la loi ou un règlement. Les employés peuvent porter la question à l attention de leur supérieur immédiat, ou à celle d un cadre supérieur, y compris le chef de la direction. Il peut arriver cependant qu un employé ne souhaite pas signaler une infraction à la politique à son superviseur immédiat ni à celle d un cadre supérieur ou du chef de la direction. Dans de telles circonstances, l employé peut rapporter l infraction ou le manquement au président du conseil d administration. Tous les rapports seront traités promptement et sous le sceau de la confidentialité. Aucune mesure de représailles ne sera prise contre un employé qui signale de bonne foi des écarts présumés ou un comportement apparemment contraire à l éthique, qui s informe 5

6 au sujet d un tel comportement ou qui demande des conseils sur la façon de traiter un acte qu il soupçonne d être contraire au règlement ou à la politique. Si vous avez connaissance d une violation présumée vous devez la signaler immédiatement, quelle qu en soit la nature. Votre identité sera tenue confidentielle au cours des discussions de suivi ou des enquêtes dans la mesure permise par la loi. En revanche, le fait de présenter un rapport malveillant avec l'intention de nuire constitue une violation de la présente politique. 6

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