PROGRAMME DE TRANSPORT. Guide pour remplir la formule de remboursement des frais d essence

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1 PROGRAMME DE TRANSPORT Guide pour remplir la formule de remboursement des frais d essence Pour aider les chauffeurs à soumettre leurs formules de remboursement des frais d essence, ce guide fournit : Une liste de contrôle pour remplir la formule de remboursement des frais d essence Des réponses aux questions fréquentes à propos de la formule Un exemple d une formule bien remplie utilisant des taux de remboursement différents Liste de contrôle pour remplir la formule Pour garantir un paiement rapide de votre demande de remboursement des frais d essence, veuillez vous assurer de remplir ce qui suit sur la formule. Il est recommandé d utiliser la version électronique (format Excel), car tous les totaux sont calculés automatiquement lorsque vous entrez les données. En général, vous pouvez écrire dans les espaces blancs. Les cases de couleur sont généralement protégées parce qu elles contiennent des formules ou de l information que vous n avez pas besoin de modifier. Fournissez votre nom complet et votre adresse postale (# de rue et nom, ville, province et code postal). Ceci est nécessaire même si vous avez déjà soumis des formules avec la même adresse, et ce, afin de s assurer que le paiement soit envoyé au bon chauffeur et de posséder l information pour le reçu. Écrivez le nom et l adresse de votre unité (si ce n est pas déjà fait). Si votre adresse est nouvelle, ou si c est la première fois que vous soumettez une formule, cochez la case pour indiquer une nouvelle adresse. Pour chaque voyage, indiquez la date, le nom du client, la destination allerretour et le nombre de kilomètres parcourus. Avant d écrire le kilométrage, consultez la page Web de la Société canadienne du cancer Centre d information pour le chauffeur pour connaître le plus récent taux de remboursement Transportation.aspx?sc_lang=fr-ca Déterminez les taux qui s appliquent aux dates de vos voyages. Si le même taux s applique à tous vos voyages, remplissez seulement la colonne «KM parcouru (au taux 1)». Si le taux a changé pendant la période de vos voyages, utilisez la deuxième colonne «KM parcouru (au taux 2 s il y a lieu)» pour écrire ces voyages. (Pour plus de détails, consultez l exemple en Appendice A.) Si vous entrez l information électroniquement, le nombre de kilomètres s additionne automatiquement au bas de la page 1. Si vous l écrivez sur une copie papier, additionnez tous les kilomètres et écrivez le total dans la case A. Guide pour remplir la formule de remboursement des frais d essence Page 1

2 Dans la case B, écrivez les taux de remboursement applicables (si le taux n a pas changé pendant la période de vos voyages, écrivez seulement un taux dans la case «Taux 1»). Le remboursement se calcule automatiquement sur la formule électronique. Autrement, calculez le remboursement et écrivez-le dans la case C (et D si applicable). Stationnement et autres dépenses : Si vous avez des dépenses dans le cadre du voyage, écrivez une description de la dépense, le montant en dollars et joignez tous les reçus originaux. Calculez votre total du remboursement admissible (case F calcul automatique sur formule électronique). Si vous désirez donner tout ou une partie de votre remboursement à la Société, veuillez écrire le montant dans la case G. (N ajustez pas le taux de remboursement, écrivez simplement un total représentant votre don.) Les reçus aux fins de l impôt seront émis pour les dons annuels cumulatifs de 20 $ ou plus, ou sur demande. Calculez le reste de votre remboursement (case F moins case G). Ceci est le montant qui vous sera remis après approbation par le bureau de votre unité. Signez et datez la formule avant de la soumettre au bureau de votre unité pour révision et approbation. Selon la date à laquelle l unité reçoit votre formule, veuillez allouer 3-5 semaines pour que votre demande soit traitée et votre chèque posté. Ceci comprend assez de temps pour l étude de la formule et les questions possibles ou l obtention d information manquante. Vous pouvez aider à réduire cette période en vous assurant de fournir toute l information requise et en soumettant tous les reçus originaux. Si vous choisissez le TEF (transfert électronique de fonds) comme méthode de paiement, ceci diminuera la période d attente pour recevoir votre paiement. Si vous avez des questions, prière de communiquer avec le bureau de votre unité. Consultez aussi la section Foire aux questions de ce guide. À noter : Nous continuerons à accepter les demandes faites en utilisant les anciennes versions de cette formule jusqu au 31 janvier Cependant, en raison des changements apportés au programme, il est nécessaire d utiliser les nouvelles formules. Après le 31 janvier, toutes les demandes reçues sur des anciennes formules seront renvoyées pour être soumises de nouveau en utilisant la bonne formule. Si vous avez besoin de copies de la nouvelle formule, communiquez avec le bureau de votre unité ou téléchargez-la à partir du Centre d information pour le chauffeur : Transportation.aspx?sc_lang=fr-ca Guide pour remplir la formule de remboursement des frais d essence Page 2

3 Foire aux questions 1. Pourquoi avons-nous une nouvelle formule? Étant donné le changement récent dans la façon de déterminer les taux de remboursement, il est nécessaire de fournir une nouvelle formule qui répond aux changements. 2. J ai déjà des copies imprimées de l ancienne formule. Est-ce que je peux encore les utiliser? Pendant la période de transition, nous continuerons à accepter les demandes faites en utilisant les anciennes versions de cette formule jusqu au 31 janvier Cependant, en raison des changements apportés au programme, il est nécessaire d utiliser les nouvelles formules. Après le 31 janvier, toutes les demandes reçues sur des anciennes formules seront renvoyées pour être soumises de nouveau en utilisant la bonne formule. Si vous avez besoin de copies de la nouvelle formule, communiquez avec le bureau de votre unité ou téléchargez-la à partir du Centre d information pour le chauffeur : Transportation.aspx?sc_lang=fr-ca 3. J ai ouvert le document comme fichier joint mais je ne peux rien changer dans Excel. La feuille de calcul électronique est compatible avec les versions 2003 à 2010 d Excel. Si vous avez une version plus récente d Excel, le fichier joint peut être protégé et vous empêcher d entrer des données jusqu à ce que vous cliquiez sur le bouton jaune au haut de l écran «Enable Editing» (voir image ci-dessous). Ceci devrait vous permettre d écrire votre information et le nombre de page devrait aussi être juste. 4. J ai essayé d écrire de l information sur la feuille de calcul mais je ne peux pas utiliser certaines cellules et/ou je vois un message me disant que les cases sont protégées par un mot de passe ou à lecture seulement. Toutes les cases de la formule où les chauffeurs doivent entrer de l information sont disponibles dans Excel. Certaines sections de la formule sont protégées parce qu elles contiennent des formules et/ou ne devraient pas être modifiées. (Dans le passé, certaines formules étaient modifiées sans approbation et cela a entraîné une utilisation incorrecte.) En général, vous pouvez entrer de l information dans les cellules non colorées. Vous ne devriez rien écrire dans les cases qui contiennent les totaux car ceux-ci seront calculés automatiquement. Guide pour remplir la formule de remboursement des frais d essence Page 3

4 5. La formule ne contient pas assez de rangées pour écrire tous mes voyages. Puis-je ajouter d autres rangées? Veuillez ne pas ajouter de rangées. Utilisez plutôt une deuxième formule pour écrire vos données. Si vous le désirez, vous pouvez additionner tous vos voyages sur une des formules plutôt que de les calculer sur deux formules différentes. 6. J ai écrit toute mon information mais la formule s imprime sur plus de 2 pages. Que dois-je faire? La feuille de calcul est conçue pour s imprimer sur 2 pages seulement, mais le format d impression varie d un ordinateur à l autre et la quantité de données que vous entrez peut affecter le format. Si nécessaire, allez à la fonction Mise en page et assurez-vous de sélectionner 1 page largeur et 2 pages hauteur. Vous pouvez aussi réduire la largeur des colonnes mais ceci pourrait réduire la visibilité de votre texte. 7. Je voudrais changer la largeur ou la hauteur des colonnes et des rangées. Puis-je le faire? Oui, vous le pouvez cette fonction n est pas protégée. Vous pouvez changer la largeur ou la hauteur des colonnes et des rangées comme dans tout autre document Excel. Cependant, cela pourrait affecter le format du document imprimé. 8. J ai payé pour le stationnement pendant un de mes voyages. Où dois-je écrire cette dépense? Les dépenses de stationnement sont maintenant incluses à la page 2 de la formule ainsi que toute autre dépense. Veuillez inclure tous les reçus originaux avec la formule. 9. La police est difficile à lire lorsque j ouvre le fichier Excel. Puis-je obtenir un fichier avec une police plus grosse? Lorsque vous regardez le document à l écran, vous pouvez modifier l affichage (présentement à 100 %) afin que le texte soit plus gros en choisissant un pourcentage plus élevé. Ou bien vous pouvez changer la police vous-même (seulement dans les sections où vous écrivez votre information), mais encore une fois, cela affectera l impression de la formule. Si cela ne répond pas encore à vos besoins, veuillez communiquer avec le bureau de votre unité pour savoir s il existe une autre solution. 10. Je ne veux pas imprimer en couleur. Puis-je obtenir une formule en noir et blanc? Les formules sont en couleur pour faciliter la distinction entre les différentes sections de la formule, pour les gens qui utilisent la version électronique. Vous n êtes pas obligé de l imprimer en couleur. Choisissez simplement noir et blanc Guide pour remplir la formule de remboursement des frais d essence Page 4

5 ou gamme de gris comme options d impression sur votre ordinateur (Dossier Impression Propriétés). Les ordinateurs et les imprimantes varient alors il est impossible de fournir des instructions exactes. Appendice A Exemple de formule Veuillez trouver ci-joint un exemple de formule remplie qui fournira de l information supplémentaire sur la manière de la remplir. Dans ce scénario, Jane Smith a conduit deux clients, un le 30 octobre 2011 et un autre le 25 novembre Aux fins de l exemple seulement, le taux de remboursement change le 16 novembre 2011 et passe de 0,30 $ à 0,31 $ par kilomètre. Aussi dans ce scénario, Jane a une dépense de stationnement de 10 $ et a choisi de donner 18,40 $ de son remboursement à la Société. La formule ci-jointe montre comment Jane remplirait sa formule pour inclure toute cette information. Guide pour remplir la formule de remboursement des frais d essence Page 5

6 Insert Logo En vigueur le 15 juillet 2011 CHAUFFEUR BÉNÉVOLE REMBOURSEMENT DES FRAIS D'ESSENCE (Prière de soumettre cette formule de km parcourus même si vous choisissez de ne pas demander de remboursement.) * Ne pas utiliser cette formule pour soumission par COURRIEL. NOM DE L'UNITÉ, ADRESSE & TÉLÉPHONE (écrire ici ou estampiller) Unité de Toronto L'adresse postale complète du chauffeur est 55, av. St. Clair, bureau 500 requise afin de traiter le paiement. Toronto, ON M4V 2Y7 Si plus de lignes sont nécessaires, utilisez d'autres pages. NOM DU CHAUFFEUR ADRESSE MUNICIPALE 123, rue Principale VILLE, CODE POSTAL TÉLÉPHONE/COURRIEL Toronto, ON M5K 1J7 Prière de cocher cette case si votre adresse a changé (écrire nouvelle adresse ci-dessus) : Votre formule de demande doit être soumise au bureau de votre unité ou au responsable du transport pour autorisation avant paiement. Date (MM/JJ/AA) 10/30/11 11/25/11 John Smith Nom du client Jonathan Doe Jane Smith Accompagnateur ( ou un A) A De 345, chemin Perry (domicile du client) 2345, chemin Kingston, Scarborough DESTINATION À Hôpital Princess Margaret 200, av. University Clinique, St. Mike's Hospital /jane.smith@rogers.com KM parcouru (au Taux 1) Note KM parcouru (au Taux 2, s'il y a lieu) Note 1 60 Total des km (inscrivez STATIONNEMENT ou autres dépenses à la page 2) Note 1 : si le taux de remboursement a changé pendant la période, écrivez les KM dans des colonnes séparées, et les taux applicables à la page 2. Chauffeur bénévole - Remboursement des frais d'essence Suite au verso Dernière mise à jour : 14 septembre 2011 Page 1 de 2 F11 - en vigueur le 15 juillet 2011

7 Total des km (reporté de la page 1) (A) Note 1 - Taux de remboursement - Écrivez le(s) taux pour la période applicable, tel qu'indiqué sur le site Web de la SCC Taux 1 Taux 2 (si changé) $ 0.30 $ 0.31 (B) Remboursement admissible calculé : (A) x (B) $ $ (C) (D) STATIONNEMENT et AUTRES dépenses - s.v.p. fournir détails & explication. Attachez les reçus originaux. Stationnement- Hôpital Princess Margaret - 2 heures $ Sous-total des AUTRES dépenses $ (E) Total du remboursement admissible (C) + (D) + (E) $ (F) POSSIBILITÉS DE DONS : Votre don au programme de transport est grandement apprécié! Je choisis de déduire le montant indiqué de mon remboursement admissible, comme don à la Société canadienne du cancer (s.v.p. écrire le montant du don) : $ (G) Je demande que la portion don (G) des fonds auxquels j'ai droit en remboursement pour le transport des clients, et qui me seraient autrement transmis par chèque ou virement automatique, soit transférée à la Société canadienne du cancer, Division de l'ontario, sous forme de don. ( Note 2 ) Émettre mon chèque au montant de : (F) - (G) $ Veuillez signer ci-dessous pour certifier que l'information sur cette demande est correcte. Signature du chauffeur Date (MM/JJ/AA) Note 2 - Un seul reçu aux fins de l'impôt sera émis en février de l'année suivante, pour les dons cumulatifs de 20 $ ou plus (ou sur demande). Seuls les dons sur les formules reçues au 31 décembre seront inclus sur le reçu de cette année civile. À usage interne SEULEMENT Vérifié par : Approbation, administrateur de l'unité : Date (MM/JJ/AA): Finance : Unité # Inscription de la dépense (Remboursement moins le don) Inscription du don Compte # $ Don en nature du chauffeur - revenu (H) $ Compte # $ - Don en nature du chauffeur - Dépense $ TVH recouvrable (total du chèque (I) x.08018) $ 4.81 Date reçu : Total du chèque (I) $ Autorisation finance : Dernière mise à jour : 14 septembre 2011 Page 2 de 2 F11 - en vigueur le 15 juillet 2011