BVRlight Exportation des données depuis e-list & importation dans BVRlight. Date: 19. Février 2010 Industriestrasse 25

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1 Bienvenue Version: 1.2 SA Date: 19. Février 2010 Industriestrasse 25 Langue: Français 8604 Volketswil Copyright 2010 SA www. Numéro de support , gratuit les 2 premières minutes, puis CHF 2.50/minute L assistance technique est joignable du lundi au vendredi, de 8h30 à 11h30 et de 13h30 à 16h30. Copyright 2010 SA Page 1 de 9

2 1 Introduction Si vous avez travaillé dans le passé avec BVR e-list et que vous souhaitez reprendre votre adresse client dans BVRlight, nous vous montrons ici comment le faire pas à pas. Pré-requis Adresses dans e-list Microsoft Excel pour l exportation Les coûts 1 de l importation sont versés et la réception du paiement a été confirmée. Restrictions pour l importation Le sexe est toujours défini sur masculin et doit si nécessaire être modifié sur féminin après l importation (le sexe n est pas disponible dans BVR e-list). La formule d appel doit être complétée après l importation (n est pas disponible dans BVR e-list). Le code de TVA MWST-Code doit être défini pour chaque client après l importation, si vous disposez d un numéro de TVA (le code de TVA n est pas disponible dans BVR e-list). Les champs trop longs seront raccourcis sans commentaire. Les conditions de paiement doivent être complétées après l importation (ne peuvent pas être exportées depuis BVR e-list). Les clients qui sont déjà saisis dans BVRlight sont écrasés lors de l importation si le numéro de client est identique! 1 L importation des données ne fait pas partie de la solution BVRlight gratuite. Cette fonction est payante et doit d abord être configurée. Copyright 2010 SA Page 2 de 9

3 2 Exportation des adresses depuis BVR e-list Démarrer BVR e-list. Double-cliquer sur un débiteur. Cliquer sur. Copyright 2010 SA Page 3 de 9

4 Cliquer sur un autre débiteur. CTRL a (pour que toutes les adresses soient sélectionnées). Copyright 2010 SA Page 4 de 9

5 Attribuer un nom de fichier, par exemple Adresses-e-list.DBF Les données sont exportées et Excel s ouvre. Remarque: si un message d erreur s affiche qui vous dit qu Excel n a pas été trouvé, alors qu Excel est installé sur votre système, vous pouvez aussi ouvrir le fichier enregistré (Adresses-e-list.DBF) manuellement en démarrant d abord Excel et en ouvrant ensuite le fichier (Adresses-e-list.DBF). Copyright 2010 SA Page 5 de 9

6 Contrôler les adresses exportées. Supprimer si nécessaire les adresses à double. Remarque: l importation ne détecte pas les adresses à double. Vous devez supprimer les adresses à double soit avant l importation dans le fichier Excel soit après l. Pour éviter que des clients existants ne soient écrasés lors de l importation, il faut veiller à ce que le numéro de client (UID) dans le fichier Excel soit différent du numéro de client des adresses déjà saisies. Copyright 2010 SA Page 6 de 9

7 Enregistrer le fichier sous Définir le type de fichier (les données seront enregistrées) Quitter Excel. (un enregistrement n est plus nécessaire ici) Copyright 2010 SA Page 7 de 9

8 3 Importation dans BVRlight Après que les données ont été exportées avec succès depuis BVR e-list, vous devez encore les importer dans BVRlight. Remarque: avant l importation, vous devez vous assurer que les données déjà saisies dans BVRlight ne contiennent pas de double numéro de client. Vous allez voir ici comment cela fonctionne. Importation e-list (sélectionner dans le menu à gauche) (et sélectionner le fichier à importer) Vous obtenez une liste contenant les adresses à importer et avez encore la possibilité de contrôler les adresses. Après l importation, vous recevez la confirmation qui vous indique quelles adresses ont été ajoutées. Si certains numéros de clients existaient déjà les adresses seront actualisées. Copyright 2010 SA Page 8 de 9

9 3.1 Mise au net des données Comme BVRlight permet de saisir plus de données sur les clients que BVR e-list, il faut encore mettre au net les données importées dans BVRlight. Formule d appel (recommandé) Titre (optionnel) Profession (optionnel) Corriger le sexe, car par défaut toutes les données sont définies sur masculin lors de l importation (recommandé). Indiquer le code de TVA, si vous avez un numéro de TVA (impératif). Conditions de paiement net (recommandé) Date d arrivée (optionnel) (si vous voulez encore mettre à jours manuellement d anciennes factures, veillez à ce que la date d arrivée soit antérieure à la date de la facture. Date de retrait (seulement requise si le client n achète plus chez vous) Remarques (optionnel) Tél. (optionnel) Fax (optionnel) Mobile (optionnel) (optionnel) Copyright 2010 SA Page 9 de 9