LE TABLEUR EXCEL 2010

Transcription

1 LE TABLEUR EXCEL 2010

2 Table des matières Table des matières...1 I. II. Excel2010 : Pourquoi faire?...3 L'interface d'excel III. IV. 2. V VI. VII. VIII. Eléments de l'interface Excel:...4 Les boîtes de dialogue...7 Le menu fichier et le ruban d'excel Le retour du menu fichier :...9 Le ruban...14 Le ruban Accueil :...14 Le ruban Insertion :...15 Le ruban Mise en page :...16 Le ruban Formules...16 Le ruban Données...16 Le ruban Révision...16 Le ruban Affichage :...16 La barre d'outils Accès rapide...18 Les menus contextuels (clics-droits)...20 Options d'affichage...24 IX. 10. a) b) c) d) e) f) g) 11. Les différentes options d'affichage...24 Figer les volets...24 Fractionner l'écran...26 Utilisation du Zoom...27 Masquer et afficher des lignes ou colonnes...28 Affichage plein écran...29 Ouvrir plusieurs fenêtres d'un même classeur...29 Réorganiser les fenêtres...30 Aperçu des sauts de page...31 Manipuler les données

3 Copier des données...33 Comment copier des formules:...34 X. Les fichiers d'excel = Classeurs h) i) j) k) XI. 15. l) 16. XII. XIII XIV. XV. XVI. XVII. Comment gérer les fichiers (classeurs) Excel...38 Créer un nouveau classeur...38 Enregistrer un classeur...38 Ouvrir un classeur existant...39 Fermer un classeur:...40 Les Formules dans Excel Comment créer des formules simples...41 Les Messages d erreur...42 Exemple de formule (à réaliser) :...43 Exercice pour réaliser une facture simple...44 Filtrer et trier un fichier client...58 Filtrer...58 Trier (ou classer)...60 Trier...60 Sous total...86 Les feuilles...88 Tableaux croisés dynamiques...92 CALCULS ET SYNTHÈSES

4 I. Excel2010 : Pourquoi faire? Excel est depuis maintenant de nombreuses années le tableur prépondérant dans le monde de l entreprise, mais aussi chez les particuliers. La force de cet outil, c est non seulement la richesse de ses fonctionnalités mais aussi l accès possible à des calculs complexes, à des représentations graphiques sophistiquées, sans que vous ayez à disposer de connaissances techniques très poussées. Si vous êtes déjà utilisateur d une version plus ancienne de Microsoft Excel, cette nouvelle édition va représenter un changement considérable. Alors que la version 2007 de la Suite bureautique a décontenancé les utilisateurs, Microsoft a rapidement dû revoir sa copie. En effet, la disparition des menus déroulants traditionnels au profit du fameux Ruban de fonctionnalités a littéralement perdu les inconditionnels d Office. Perte de repères et disparition d automatismes sont dramatiques surtout pour un logiciel qui s adresse en priorité à des professionnels en quête de productivité optimisée. Avec Excel 2010 (et plus globalement avec Office 2010), le Ruban ne disparaît pas pour autant. Mais il évolue considérablement. En effet, pour correspondre davantage aux besoins des utilisateurs, le Ruban est totalement personnalisable. Ceux qui ne s y sont jamais faits pourront donc le modeler selon leur utilisation et ceux qui l ont immédiatement adopté le rendront encore plus fonctionnel sans consentir d efforts démesurés. 3

5 II. L'interface d'excel 2010 La fenêtre d application d Excel est composée d une multitude d éléments, dont une partie relève de l interface Windows (boutons des fenêtres, barres de défilement) et l autre d Excel. Pour une prise en main rapide d Excel 2010 il est utile de se familiariser avec son interface, qui comparée à d autres applications est assez riche en commandes et outils. 1. Eléments de l'interface Excel: Dans la partie supérieure de la fenêtre nous distinguons toute une série de boutons et d onglets qui servent d une part à la manipulation et la gestion de la fenêtre d application elle-même et de l autre part côté pour accéder aux différents outils d Excel. En haut à gauche de la fenêtre se situe la «Barre d outils d accès rapide» qui permet d accéder aux outils les plus courants et que chaque utilisateur peut configurer selon ses propres besoins. Nous verrons plus loin comment la personnaliser. 4

6 La zone de travail est composée de feuilles quadrillées avec des cellules identifiables par une référence déterminée par l intersection des colonnes et des lignes. La cellule sélectionnée est nommée cellule active, sa référence s affiche dans la zone nom et son contenu dans la barre de formule. Voici les éléments principaux qui composent la zone de travail : En dessous des rubans nous trouvons deux zones importantes de l interface d Excel, la Zone Nom et la barre de formule. 5

7 Ces deux zone sont importantes lors de la création des formules, la barre de formules permet de voir la formule et la zone nom indique la référence de la cellule active. La barre de formule peur être agrandie pour permettre le visionnement d une formule assez longue : 6

8 III. Les boîtes de dialogue Lorsque les commandes dans les menus sont suivies par des points, p. ex. ceci signifie qu'une boîte de dialogue s'affichera. (NB Les combinaisons des touches de raccourci CTRL+N, CTRL+O ont le même effet). Voici la boîte de dialogue qui s'affiche lorsqu'on clique sur la commande "Ouvrir": Les boîtes de dialogue peuvent être simples ou à onglets: Voici une boîte de dialogue simple: Voici une boîte de dialogue plus complexe avec des onglets: 7

9 Si la commande est suivie par un petit triangle, un sous-menu s'affichera. 8

10 IV. Le menu fichier et le ruban d'excel 2010 Pour travailler avec Excel nous pouvons utiliser un ensemble de commandes et d outils qui permettent de faire toutes sortes de manipulations, allant de simples mises en forme aux formules les plus complexes. Depuis la version Excel 2007 les menus déroulants ont été remplacés par des rubans et se distingue des versions précédentes par son interface plus intuitive et accessible. Excel 2010 contient les mêmes rubans et se distingue de la version 2007 seulement par la réintégration du menu Fichier. L'accès et la prise en main pour les nouveaux utilisateurs qui découvrent cette nouvelle mouture du célèbre tableur semble plus facile et intuitive, pour les utilisateurs habitués aux versions 2003 et antérieures ils devront changer leurs habitudes, mais pourrons rapidement appliquer leurs connaissances dans cette nouvelle version. Les nouveautés sont multiples et il faudra s'habituer à la nouvelle présentation, les rubans qui remplacent les anciennes barres d'outils et surtout l'absence des menus déroulants nécessitent une certaine habitude, mais pas de panique les menus contextuels (clics droits) sont toujours là et ont été améliorés. Pour la petite histoire le menu Fichier avait été remplacé par le bouton Office dans la version Excel Dans la version Excel 2007 l interface se présente de la manière suivante. Le bouton Office est en fait rien d autre que le menu fichier Voici l interface d Excel 2007 avec le ruban et le bouton Office: Voici donc le nouveau menu Fichier de la version Excel Le retour du menu fichier : 9

11 La première chose qui frappe les habitués d Excel 2007 lors du démarrage de la version 2010 est la réapparition du menu Fichier. Désormais le menu Fichier est de nouveau là, mais avec beaucoup de nouveautés que nous allons aborder plus loin. Le menu Fichier qui se présente sous une nouvelle forme, contient plusieurs nouveautés : La première qui saute aux yeux et la commande Informations La commande Informations nous donne toutes sortes d informations sur le fichier (classeur) ouvert ainsi que des commandes concernant des aspects de sécurité, de partage et de compatibilité 10

12 En cliquant sur Protéger le classeur vous pouvez modifier les propriétés concernant la sécurité et la confidentialité de votre classeur Nous allons aborder les options de sécurité et de confidentialité plus loin dans ce manuel. L option Vérifier la présence de problèmes vous aide à préparer votre document pour un partage avec d autres utilisateurs. 11

13 Finalement l option Gérer les versions, qui est une nouveauté dans Excel 2010, permet la récupération de fichiers non enregistrés. Dans ce cas une boîte de dialogue s affiche avec des classeurs non enregistrés et peuvent être récupérés. S il s agit d un fichier contenant des macros ou des liaisons avec d autres classeurs, ou d un fichier provenant d une version antérieure d Excel les deux options suivantes s affichent sous la commande Information du menu Fichier. 12

14 13

15 V. Le ruban Depuis la version 2007 le changement dans l'interface le plus frappant est l apparition des rubans qui ont remplacé les menus déroulants et les barres d'outils des versions précédentes d'excel. Cette nouveauté peut s'avérer un peu déroutante pour les habitués des versions d Excel antérieures à 2007, elle facilite par contre l'apprentissage pour les nouveaux utilisateurs, car l'interface est devenue beaucoup plus intuitive. Ces nouvelles "barres d'outils" sont facilement personnalisables selon les besoins de l'utilisateur. Le ruban se décline en plusieurs versions: Dans la version standard sept onglets permettent d'afficher un contenu différent du ruban composé de plusieurs barres d'outils groupées par thème. Des Onglets supplémentaires peuvent apparaitre lors de l installation dans Excel d outils complémentaires. Pour nous familiariser avec ces nouvelles barres d'outils les voici une par une. 3. Le ruban Accueil : Le ruban Accueil rassemble les commandes les plus fréquentes et utiles pour la saisie et mise en forme de tableaux. Des outils tels que la mise en forme conditionnelle et les commandes de gestion des données (recherche, trier, filtres) ainsi que des fonctions de calculs courantes (Somme, moyenne... ) ont aussi été ajoutées dans cette barre. Les commandes sont rassemblées en groupes: Pour chaque groupe on peut accéder à la boite de dialogue correspondante en cliquant sur le bouton d'extension situé en bas à droite du groupe. 14

16 Les boites de dialogues permettent comme dans les versions précédentes d'accéder à l'ensemble des commandes. Voici la boite de dialogue Format de cellule 4. Le ruban Insertion : 15

17 Il contient tous les objets pouvant être insérés dans une feuille Excel, ceci va de la simple image aux tableaux croisés dynamiques en passant par des nouveautés comme les SmartArt et des nouveaux graphiques. 5. Le ruban Mise en page : Tout ce qui concerne la mise en page et la mise en forme est regroupé sur un même ruban nommé Mise en page. 6. Le ruban Formules Le point fort d'excel reste la création de formules, donc une barre spécifiquement consacrée aux formules fait partie de l'interface. 7. Le ruban Données Tout ce qui touche à la gestion des données a été regroupé dans la barre d'outils "Données". On remarque la mise en valeur des options liées à la gestion des données externes. 8. Le ruban Révision Ce ruban contient les options de vérification, de langues, les commentaires et de la gestion de la confidentialité du document 9. Le ruban Affichage : 16

18 ** Toutes les options d affichage sont regroupées dans ce ruban. 17

19 VI. La barre d'outils Accès rapide La barre à outils Accès rapide peut être librement personnalisé pat l utilisateur afin d y afficher les outils qu il utilise le plus souvent. Pour personnaliser cette barre d outils cliquez sur le bouton fléché sur son extrémité droite. Plusieurs commandes courantes comme «Nouveau» ou «Ouvrir» peuvent être activées par un simple clic Pour ajouter les autres commandes à la barre cliquez sur la commande Autres commandes 18

20 La boîte de dialogue «Options Excel» s ouvre et il suffit de choisir les commandes voulues et de cliquer sur le bouton Ajouter 19

21 VII. Les menus contextuels (clics-droits) Pour se faciliter le travail vous pouvez à tout temps faire recours à des menus contextuels. Pour y accéder il suffit de pointer avec la souris sur la partie de l'écran sur laquelle vous aimeriez apporter des modifications et de cliquer en utilisant le bouton droit de la souris. Les menus contextuels de la version 2010 sont encore plus complets qu auparavant. Il y a huit menus contextuels, voici les zones contenant ces menus: 1. Menu contextuel pour la barre d outils d accès rapide 2. Menu contextuel pour les rubans 3. Menu contextuel pour les en-têtes de colonnes et lignes 4. Menu contextuel pour la cellule/sélection active. 5. Menu contextuel pour la barre de défilement des onglets (liste des feuilles) 6. Menu pour les onglets des feuilles (p. ex pour insérer ou supprimer une feuille) 7. Menu contextuel pour les fonctions dans la barre d'état 8: Menu pour les barres de défilement 20

22 1. Menu contextuel pour gérer la barre d outils d accès rapide 2. Menu contextuel pour les rubans 3. Menu contextuel pour les en-têtes de colonnes et lignes 4. Menu contextuel pour la cellule/sélection active. 21

23 5. Menu contextuel pour la barre de défilement de l'onglet (liste des feuilles) 6. Menu pour les onglets des feuilles (p. ex pour insérer ou supprimer une feuille) 22

24 7: Menu contextuel pour les fonctions dans la barre d'état: 8: Menu pour les barres de défilement 23

25 VIII. Options d'affichage Lorsque les tableaux dépassent la taille de l'écran, il est souvent utile de modifier l'affichage d'une feuille à l'écran. Il existe plusieurs options d'affichage, qui permettent, soit l'affichage de plusieurs parties éloignées d'une même feuille, soit l'affichage simultané de plusieurs feuilles situées dans différents classeurs. 10. Les différentes options d'affichage Figer les volets Fractionner l'écran Utilisation du Zoom Masquer et afficher des lignes ou colonnes Affichage plein écran Ouvrir plusieurs fenêtres d'un même classeur Réorganiser les fenêtres Aperçu des sauts de page a) Figer les volets Lors de la consultation d'un grand tableau qui dépasse les limites de l écran il est utile de garder à l'écran les libellés d'un tableau, par exemple dans une liste d'adresses nous aimerions garder en vue les titres de chaque colonne pour savoir à tout temps à quelle colonne correspond telle ou telle donnée (s'agit-il du Nom ou du prénom, du téléphone privé ou professionnel etc.). Pour ceci nous allons faire appel à l'option Figer les volets qui se trouve dans le ruban Affichage 24

26 Avant d'appliquer cette commande nous devons d'abord indiquer à partir de quelle ligne ou colonne Excel devra figer les volets. Pour figer plusieurs lignes ou colonnes, par exemple les trois premières colonnes d une feuille il faudra sélectionner la cellule D2. Pour figer que la première ligne ou colonne d'une feuille il suffit de cliquer sur les options respectives : Et voici le résultat après avoir figé la première ligne de la feuille, nous pouvons faire défiler verticalement les adresses tout en gardant en vue les libellés des colonnes du tableau. 25

27 Pour libérer les volets il suffit évidemment de retourner dans le menu Fenêtre. b) Fractionner l'écran Dans certaines situations il s'avère nécessaire de pouvoir afficher différents parties des feuilles et de pouvoir faire défiler horizontalement et verticalement les différentes parties de l'affichage. Pour ceci nous allons utiliser l'option Fractionner qui se trouve également dans le ruban Affichage. 26

28 Le résultat est similaire à Figer les volets, seulement qu'il est possible de faire défiler toutes les parties fractionnées. Les différentes parties fractionnées ont des barres de défilement indépendantes. Pour désactiver le fractionnement, vous l'avez deviné : cliquer à nouveau sur le bouton Fractionner ou faire un double clic sur les barres de fractionnement c) Utilisation du Zoom Une autre possibilité pour faciliter la lecture à l'écran est offerte par l'option Zoom dans le menu Affichage. Ceci équivaut à éloigner ou rapprocher le contenu de la feuille à l'écran. (NB : Ceci n'influence pas la mise en page pour l'impression. Nous avons deux manières pour "zoomer" les feuilles, les voici: 1. Avec les commandes Zoom du ruban Affichage 2. Avec la barre de zoom situé en bas à droite sur la barre d état 27

29 d) Masquer et afficher des lignes ou colonnes Il est possible de masquer des lignes ou des colonnes entières. Ceci permet d'occulter le contenu de celles-ci sans devoir les supprimer. Une ligne ou colonne masquée a simplement une largeur ou hauteur égale à zéro. La lettre de la colonne ou le numéro de la ligne masquée n'est plus affichée dans les en-têtes de ligne ou colonnes. Pour masquer une ou plusieurs colonnes, vous devez les sélectionner et ensuite à l'aide d un clic droit sur l en-tête de colonne ou de ligne choisir la commande Masquer. Pour faire afficher une colonne ou une ligne il faut sélectionner les colonnes adjacentes et cliquer sur la commande Afficher dans le menu contextuel de la colonne ou ligne. Par exemple pour faire afficher la colonne G qui est masquée dans l'exemple suivant, il faut d'abord sélectionner les deux colonnes F et H. Ensuite: 28

30 La colonne G réapparaît: e) Affichage plein écran Pour exploiter la totalité de l'écran il est possible de passer en mode Plein écran, ceci fait disparaître la barre d'état et les barres d'outils. Pour désactiver l'option Plein écran il suffit de cliquer sur le bouton qui s'affiche automatiquement sur l'écran ou avec l'aide de la touche Esc (Echap). f) Ouvrir plusieurs fenêtres d'un même classeur Pour consulter de manière simultanée plusieurs feuilles d un même classeur il faudra ouvrir le même document dans une nouvelle fenêtre. Pour cela procédez de la manière suivante : 1. Cliquez sur Nouvelle Fenêtre dans le ruban Affichage 29

31 Ceci ouvre une deuxième fois le même document. Un numéro s affiche après le nom du document dans la barre des titres Le même classeur est ainsi ouvert deux fois ce qui nous permet d'afficher dans deux fenêtres différentes la même feuille de calcul ou des feuilles différents du même classeur. g) Réorganiser les fenêtres Pour les afficher simultanément à l'écran nous devons utiliser l'option Réorganiser tout du ruban Affichage. Ce qui ouvre la boîte de dialogue Réorganiser : 30

32 La commande Réorganiser, permet d'afficher les différentes fenêtres en 4 modes différents : Mosaïque, Horizontal, Vertical et Cascade Voici un exemple de réorganisation en Mosaïque : 11. Aperçu des sauts de page La commande Aperçu des sauts de page dans le ruban Affichage permet de visualiser directement sur l'écran la pagination de la feuille de calcul et d'apporter des modifications avec l'aide de la souris en déplaçant sur l'écran même les sauts de page représentés par des traits bleus. 31

33 Voici l'affichage à l'écran: Avec le bouton Mise en Page le document s affiche à l écran tel qu il sera imprimé : 32

34 IX. Manipuler les données Copier des données Copier des formules Déplacer des données Effacer des données Supprimer des données (cellules) 12. Copier des données Pour copier des données d'un endroit à un autre (sur la même feuille, sur une autre feuille ou dans un autre classeur), il faut d'abord sélectionner la ou les cellules à copier et de choisir le bouton Copier dans le ruban Accueil. Pour coller les cellules copiées vous devez d'abord sélectionner une cellule de destination et ensuite cliquer sur la commande coller du menu édition ou sur le bouton. Exemple de copie : D'abord vous devez sélectionner les cellules à copier : Cliquez ensuite sur l'icône copier ou faites un clic droit sur la plage sélectionnée. Pour coller les cellules copiées vous devez d'abord sélectionner la cellule à partir de laquelle vous aimeriez coller les données. 33

35 Cliquez ensuite sur l'icône Coller Une nouveauté dans la version 2010 c est la possibilité de pouvoir copier et coller des plages de données en tant qu image. En cliquant sur la petite flèche du bouton vous vous pouvez copier comme image Voici un exemple : 13. Comment copier des formules: En principe on copie et on déplace les formules de la même façon que les données (Copier et coller), cependant le fait de copier et de coller une formule avec la commande Coller permet de copier la formule avec les références qu'elle contient. De ce fait en copiant une formule sur un autre emplacement, où les références de la formule indiquent vers des cellules vides ou contenant du texte ou des données erronées, les résultats seront faux ou nul, ou un message d'erreur s affiche. 34

36 Pour copier seulement les résultats provenant de formules sur un autre emplacement, vous devrez utiliser la commande Collage spécial, qui vous permet de choisir ce que vous aimeriez coller. Voyons ceci à l'aide d'un exemple. Sur le tableau suivant, vous aimeriez seulement copier les totaux sur une autre feuille. Pour faire ceci vous allez d'abord sélectionner les cellules contenant les totaux et les copier (p. ex. Edition copier) Ensuite sélectionnez un autre emplacement dans la même feuille ou dans une autre et refaites un clic droit. Dans le menu contextuel qui s ouvre de nouvelles icônes apparaissent permettant de coller les données de différentes manières. 35

37 En cliquant par exemple sur l icône Excel colle le résultat en tant que valeur. La formule n'aura pas été reproduite. (Il va de soi qu'il n'y a plus de liens entre ces totaux et ceux se trouvant dans le tableau d'origine) 36

38 X. Les fichiers d'excel = Classeurs 37

39 Lorsque vous créez un nouveau fichier, Excel ouvre un document composé de plusieurs feuilles de calcul. Pour cette raison on dénomme les fichiers Excel Classeurs. A partir de la version 2007 le nombre de lignes et colonnes est passé à 1'048'576 lignes pour colonnes! Vous pouvez enregistrer un classeur en lui donnant un nom qui peut être composé de maximum 255 caractères. 14. Comment gérer les fichiers (classeurs) Excel Dans ce chapitre nous allons voir comment créer un nouveau classeur Excel et comment l enregistrer. Vous allez aussi apprendre à ouvrir des fichiers existants, à les renommer et à les supprimer. h) Créer un nouveau classeur La commande Fichier/Nouveau... permet de créer un nouveau classeur avec un nom provisoire ex Classeur1.xls. Vous pouvez aussi choisir parmi d'autres modèles de classeurs proposés par Excel. i) Enregistrer un classeur La commande Fichier/enregistrer sous... permet d'enregistrer le classeur sur le disque dur (p. ex. lecteur C:) ou sur un des emplacements proposés. Cette commande ouvre la boîte de dialogue suivante: 38

40 Afin de mieux pouvoir gérer vos documents il est préférable de donner un nom plus significatif à votre classeur (ex. comptabilité 2010.xlsx[1]) et indiquer dans quel lecteur il doit être enregistré. j) Ouvrir un classeur existant Pour revenir sur un classeur enregistré au préalable il suffit de l'appeler avec la commande Fichier/Ouvrir... ou de cliquer directement sur le bouton La boîte de dialogue suivante apparaît: 39

41 Il suffit d'un double-clic sur le classeur désiré pour l'ouvrir (Si le classeur ne figure pas sur la liste vous pouvez le chercher en ouvrant les autres lecteurs ou dossiers ou en tapant son nom dans la zone Nom de fichier) k) Fermer un classeur: Pour fermer un classeur il suffit de cliquer une fois sur le bouton commande Fichier/Fermer. de la fenêtre courante ou d'utiliser la (Ne confondez pas les boutons de la fenêtre d'application avec ceux de la fenêtre du classeur Exercices pratiques Exercice 1 : Créez un nouveau classeur Excel et enregistrez-le dans votre dossier personnel en lui donnant le nom «Mon premier classeur Excel» Exercice 2 : Fermez le classeur et ouvrez-le à nouveau, ensuite enregistrez-le sous le nom «Mon deuxième classeur Excel» pour en faire une copie. [1] L extension xlsx s ajoute automatiquement, elle indique le type de fichier enregistré. 40

42 XI. Les Formules dans Excel 2010 Les formules constituent l'élément clé dans l'utilisation d'un tableur. Pour une utilisation optimale d'excel il faut respecter quelques règles de base: Depuis la version 2007 le formules ont leur propre ruban qui contient toutes les options et fonctions relatives aux calculs de tous genres: Mais avant d'explorer ce ruban, voici un bref rappel de comment créer des formules simples dans excel, 15. Comment créer des formules simples Pour effectuer des formules correctement veuillez suivre les 5 points 1. Sélectionnez la cellule qui doit recevoir le résultat (Formule) 2. Pour indiquer à Excel qu'il s'agit d'une formule il faut commencer la saisie par le signe = ou +. Voici des exemples typiques de formules : =(D3+D4) ; =SOMME(D2:D6) ; =(D6/5) Dans une formule vous pouvez utiliser des références de cellules ou des constantes (chiffres). L'utilisation de références rend les formules dynamiques, c. à d. le résultat se met à jour automatiquement dès qu'on change le contenu des cellules représentées dans la formule. L'utilisation de références permet aussi la recopie de formules pour le calcul d'autres données Pour éviter des erreurs dans les résultats il faut respecter quelques règles mathématiques : La priorité des opérations dans la formule : Excel calcule les opérations dans l'ordre de priorité suivant : a) les opérations entre parenthèses b) Calculs exponentiels c) Les multiplications et les divisions d) Les additions et les soustractions Pour illustrer ces règles de priorité voici un exemple : 1200 Personnes achètent des billets pour le cinéma à 15. Pour chaque billet il faut additionner une taxe de Quelle est la recette totale? 41

43 Voici la formule correcte: =(15+1.5)*1200 Exemple illustré : La formule se trouve dans la cellule B8. Pour que le calcul soit correct il faut placer l'addition des cellules B5 et B6 (prix + Taxe) entre parenthèses. Excel calcule ainsi d'abord le contenu de la parenthèse et multiplie le résultat avec la cellule B4 (nombre de personnes). 4. Valider la formule avec la touche "Enter" ou le bouton 5. Vérifier si les bonnes cellules et opérateurs ont été utilisés. l) Les Messages d erreur Certaines erreurs dans les formules peuvent engendrer des messages d'erreur. Voici la liste des messages et leurs explications: FRANCAIS #VALEUR! #NOM? #DIV/0 #REF #N/A ANGLAIS #VALUE! #NAME? #DIV/0 #REF #N/A EXPLICATION Dans la formule il y a une valeur non numérique (ex texte) La formule contient un nom qu'excel ne connaît pas Division par zéro Une référence dans la formule a été supprimée La valeur demandée (chiffre ou texte) n'est pas disponible 42

44 16. Exemple de formule (à réaliser) : En B1 mettez la valeur 2 En A2 mettez la valeur 15 En D1 mettez la valeur 3 En C3, réalisez la formule suivante : 43

45 XII. Exercice pour réaliser une facture simple La réalisation d une facture simple permet de comprendre aisément l intérêt et le fonctionnement d Excel. (Remarque : cette facture sera donc simple et n intégrera pas plusieurs taux de TVA et autrescomplexités inutiles pour une première approche) Résultat final : Tapez l entête : Tapez l adresse du client : 1 Cet exercice n est qu une illustration pédagogique pour apprendre le fonctionnement Excel. Cet exercice étant réalisé dans un temps limité, il ne s agira pas d une vraie facture avec les diverses mentions obligatoires. 44

46 Tapez l entête du corps de facture : Tapez la première ligne de facture : (ne pas mettre de décimales au prix unitaire, elles seront mises ultérieurement). Réaliser la première formule et validez : (à l aide de la souris) Remarque : nous remplirons les autres lignes ultérieurement. Nous allons tout d abord préparer les formules pour les lignes suivantes. 45

47 Recopiez la formule vers le bas, jusqu à la ligne 16 : Ne pas s occuper du symbole qui est apparu en bas à droite : 46

48 Réalisez le total hors taxes : Se placer en dessous des lignes de montant, en ligne 17 : Faire un clic sur le bouton Somme automatique en haut à droite1 : La somme est proposée de la ligne 11 à la ligne 16, Validez 1 Ce symbole s appelle Sigma (lettre Grecque) signifie «somme» en mathématique. 47

49 Le montant total hors taxes apparaît : Nous allons ajouter les libellés des trois cellules : Puis nous réalisons la formule de la TVA : Puis la formule du TTC : 48

50 Certaines lignes sont vides, mais la structure de la facture est prête : Sélectionnez les cellules de E11 jusqu à F19 : (Cliquez au milieu de la cellule E11 et en maintenant le clic glissez jusqu à F19, comme indiqué ci-dessous) Et cliquez sur les Bouton du format monétaire : 49

51 Les montants sont arrondis et les décimales apparaissent. (Désélectionnez en cliquant sur une cellule quelconque) 50

52 Remplissez les autres lignes de votre facture : Votre facture est pratiquement achevée dans sa structure et dans son contenu. Nous allons ajouter quelques attributs esthétiques. Un cadre pour l adresse du client, pour le corps de facture, des caractères gras pour les entêtes, un surlignage : Remarque : on peut également ajouter diverses mentions obligatoires si l on réalise une vraie facture : Numéro de facture, Date, N Siret etc 51

53 Exercice pour réaliser une balance carrée Résultat final : Remplir le tableau comme indiqué ci-dessous : (Ne pas remplir le contenu de la ligne Total, ni la colonne Total) Faire la somme de la colonne B (Rayon H) Se placer en B6, et cliquez sur le Bouton Somme automatique Vérifiez la proposition et validez avec la touche Entrée : 52

54 Faire la somme de la Ligne 2 (Vendeur 1) Se placer en E6, et cliquez sur le Bouton Somme automatique Vérifiez la proposition et validez avec la touche Entrée : Recopiez le total de la colonne B vers la droite : Puis appliquez la même technique dans la colonne E (vers le bas) : Votre tableau est achevé dans sa structure.

55 Faites une modification dans les nombres, mettez 2000 (au lieu de 100) dans la cellule B1, pour constater que les totaux sont modifiés simultanément. Enregistrez votre document. Ajoutez quelques attributs : Réenregistrez ce document. 54

56 Transformer un document en modèle Ouvrez la facture que vous avez enregistrée précédemment Effacez toutes les valeurs spécifiques d un client (adresse, articles ) conservez les formules. Puis enregistrez en choisissant comme type Modèle Excel Bouton Office, enregistrer sous (Placez votre modèle de préférence sur le bureau.) 55

57 Exercice pour réaliser un fichier client simple Résultat final : Saisir les entêtes et les deux premières lignes 56

58 Mettez la première ligne en caractère gras Sélectionnez la ligne (en cliquant sur le numéro 1 de l entête de ligne) Puis cliquez sur le bouton Gras Notez que si l on descend dans le fichier pour voir les autres noms de clients, les entêtes disparaissent 57

59 XIII. Filtrer et trier un fichier client 17. Filtrer Sélectionnez les titres (mais pas toute la ligne) Sur l Onglet accueil, Bouton Trier et Filtrer, Filtrer Des Bouton avec flèche sont apparus en regard de chaque titre Sur le bouton Catégorie, désélectionnez les Grossistes et validez le bouton OK 58

60 Votre liste de clients ne fait figurer que les détaillants Notez que les numéros de lignes sont devenus bleus pour indiquer ce filtrage (ainsi qu un dessin sur la flèche de la catégorie). Effacer le filtrage : Il est bien entendu possible des filtrages sur d autres critères : Ville, code postal 59

61 18. Trier (ou classer) Se placer sur le critère Montant et trier du plus grand au plus petit Notez que les montants les plus importants sont les premiers (Remarque : une petite flèche sur la flèche du critère matérialise le tri) Faites un tri sur le nom : Le tri a remplacé le tri précédent. Ce fichier client pourra servir à divers autres usages (publipostage3 par exemple). 19. Trier 60

62 Sur un tableau avec des entêtes de colonnes, Ne pas sélectionner de colonnes, Onglet Données, Trier. Exercice : mettre en œuvre les tris Ouvrir le document Exercice... (même document qu exercice précédent) Mettre en œuvre un tri sur le nom. Même exercice avec une colonne sélectionnée Attention : choisir étendre la sélection 61

63 Exercice plan de trésorerie 4 Commencez le tableau suivant : Faites le total des charges Remarque : attention lors de la validation le total s arrête si des lignes vides apparaissent, il faut donc sélectionner avec la souris et étendre la sélection proposée. Puis validez avec la touche Entrée. 4 Cet exercice a un but pédagogique, mais ne constitue pas un vrai plan de trésorerie, qui peut dans certains cas être plus complexe. 62

64 En B2 notez le mois concerné Et validez Excel reconnaitra qu il s agit d une date et convertira Recopiez les mois sur la droite jusqu en juin. Recopier les charges Loyer Déplacement ou Copie (avec touche Ctrl) Electricité On copie les 100 en mars, mai et juillet Téléphone, on déplace les 80 en février et on copie en avril et juin Mettre le montant de l assurance en mai 63

65 Recopier les achats et le total des charges Ajouter les ventes estimées Faire La différence Et recopier sur la droite 64

66 On peut également ajouter des prélèvements et un solde de fin de mois et un solde de début de chaque mois correspondant au solde du mois précédent Ajout prélèvement de 1000 Ajout du solde de début de mois Pour ajouter une ligne, sélectionnez la ligne 2, puis faites un clic droit et Insertion Indiquez le solde de début de janvier Remarque : lors de la validation, le montant apparait sous la forme d une date 65

67 En effet, la ligne que l on vient d ajouter a le même format que la ligne précédente. Et il est prévu des dates dans les colonnes B, C, D, E, F, G, H Pour remettre un format standard (qui n est pas une date) Faites une sélection de la ligne, Puis un clic droit, Format de cellule, Choisissez standard Et l on verra apparaitre le montant 66

68 Indiquez le solde de fin en ajoutant le solde de début, la différence moins les prélèvements Recopiez le solde de fin pour mettre à jour les formules Pour le début de février le solde sera égal au solde de fin janvier Recopiez le solde de début pour mettre à jour les formules 67

69 Résultat Diminuez la taille visuelle en utilisant le zoom de la souris. Molette souris et touche Ctrl Etablissez votre tableau jusqu en décembre (par une recopie et/ou modification) Appliquez quelques modifications pour rendre vos prévisions plus réalistes. Les achats à 1500 en mars, avril, mai, Les ventes à 3500 en mars, avril, mai Notez les changements dans votre tableau 68

70 Faire un graphique Sélectionnez la ligne de solde de fin de mois Onglet Insertion, colonnes Pour déplacer le graphique, cliquez sur le graphique (dans l espace blanc) et déplacer le 69

71 Pour changez les dimensions du graphique, cliquez sur le graphique (dans un coin de préférence) et faites un clic avec maintien pour réduire ou agrandir Résultat : 70

72 Onglet affichage : Utilisez le zoom à 80 % Ajoutez une colonne Total en colonne N Puis faites le total du loyer (Onglet Accueil, bouton Somme ) Recopiez la somme vers le bas 71

73 (Remarque : ne pas prendre les soldes de début et fin de mois) Faites une sélection multiple avec les libellé et le contenu de la colonne Total : Sélectionnez les libellé des charges de loyer jusqu à achats Appuyez sur la touche Ctrl en la maintenant appuyée Puis cliquez sur les montants de la colonne Total que vous avez créé juste avant (en regard des libellés) Les deux espaces correspondants sont sélectionnés Cliquez sur Onglet Insertion, Secteur Vous avez ainsi créé un nouveau graphique Disposez vos graphiques de façon à voir le contenu du tableau 72

74 Votre tableau est quasiment achevé. On peut ajouter d autres graphiques ou des attributs de couleur etc Il s agit d un tableau prévisionnel que nous avons créé au mois de janvier pour prévoir la gestion de l année à venir. 73

75 Arrivé à fin janvier, nous allons renseigner le mois à l aide des valeurs réellement constatées sur les factures Indiquez les valeurs réelles : Electricité 113, Achats marchandises 1324, Ventes 2345, Prélèvements 1242 Constatez que les valeurs des formules ont changés ainsi que les graphiques. Sélectionnez les éléments de janvier Pour matérialiser le fait que janvier concerne des éléments réalisés (et non plus prévisionnels) sélectionnez les valeurs de janvier et appliquez une couleur jaune (par exemple) 74

76 Pour février Indiquez les valeurs réelles : Téléphone 112, Achats marchandises 1245, Ventes 2243, Prélèvements 1348 Il s agit d un cas peu optimiste qui vous permet de constater que dès la fin du mois de février on perçoit déjà des difficultés de trésorerie pour les mois à venir D où des décisions diverses : changement dans les achats, réduction des prélèvements, campagne de publicité, emprunt de trésorerie auprès de la banque etc 75

77 Exercice de Caisse Sur un classeur vide remplir comme ci-dessous : Sélectionnez les deux lignes et les élargir Sélectionnez les 3 cellules B1, C1, D1 Faites un clic droit et choisir les options comme indiqué cidessous. (Éventuellement tester chaque option indépendamment la première fois) 76

78 Sélectionnez les cellules de F1 jusqu à N1 faire un clic droit et choisir les options comme indiqué ci-dessous (même cas que précédemment). Sélectionnez E1, E2 Même cas avec en plus la case «Renvoyer à la ligne automatiquement» 77

79 Sélectionnez O1, O2 et faites comme le cas précédent. Choisissez B2, C2, D2 Clic droit Format de cellule Centrez seulement Verticalement et Horizontalement Faites de même pour F2 à N2 78

80 Votre feuille devrait se présenter comme ci-dessous : Sélectionnez les cellules du mode de paiement comme ci-dessous Faites un clic droit, Format de cellule, Onglet Bordure Choisissez Contour et Intérieur Cliquez sur l onglet Remplissage 79

81 Sur l onglet Remplissage choisissez une couleur jaune Et validez avec OK Pour les types de ventes procéder de la même façon avec une couleur bleue claire Sélectionnez les cellules A1, A2 Clic droit Format de cellule, Onglet Alignement Puis Onglet Remplissage 80

82 Choisissez une couleur Vert Clair Puis Onglet Remplissage, Mettez une bordure Contour Et validez Pour reproduire cette mise en forme, sélectionnez la zone N Vente (Normalement, elle encore sélectionnée) Cliquez sur «Reproduire la mise en forme» Puis faites un clic avec maintien sur les cellules P1, P2 81

83 La mise en forme de ce tableau est achevée Sélectionnez la cellule B3, Figez les volets (Onglet Affichage, Figer les volets) Saisissez la première vente Faites un total du Montant de paiement Plusieurs modes de paiement peuvent être ajoutés. Il convient donc de faire la somme de B3 à D3 De la même façon, faites la somme des types de ventes de F3 à N3 Réalisez le solde pour permettre de vérifier que la somme des diverses ventes est égale à la somme des paiements. En temps normal le solde devrait être de zéro. Nous allons mettre en œuvre une mise en forme conditionnelle pour afficher le solde en rouge s il est différent de zéro. 82

84 Sélectionnez la cellule du solde, puis mise en forme conditionnelle... Cliquez sur Format Choisissez Rouge Validez et testez (mettez 45 dans D3 par exemple) 83

85 Reproduisez E3 jusqu en E22 Reproduisez O3 et P3 jusqu en O22 et P22 Indiquez 2 dans A4, puis remplissez le numéro de ventes comme ci-dessous, Jusqu en A22 Faites une sommes dans B23 Puis recopiez la jusqu en P23 Masquez les colonnes E et O Sélectionnez la colonne, clic droit, Masquer 84

86 Protéger les cellules à ne pas saisir Pour protéger certaines cellules (celles qui contiennent des formules par exemple), il suffit d enlever le verrouillage des cellules pour lesquelles on souhaite permettre la saisie. Attention : il y a deux mécanismes Un choix pour verrouiller les cellules (elles sont toutes verrouillées au départ) Un choix pour activer la protection (elle ne l est pas au départ). Sélectionnez les cellules à saisir de B3 à D22 et de F3 à N22 Faites un clic droit sur l une des sélections. Déverrouillez les cellules. 85

87 Puis activez la protection Tapez un mot de passe Puis retapez-le pour valider Votre tableau de caisse est achevé, vous pouvez procéder à des essais XIV. Sous total Sur un tableau avec des entêtes de colonnes, (Ne pas avoir de colonne sélectionnée) 86

88 Onglet Données, Sous total Exercice : mettre en œuvre les sous totaux Ouvrir le document Exercice fichier client (même document qu exercice précédent) Faire un tri sur code postal Mettre en œuvre un sous total sur le montant à chaque changement de code postal. 87

89 XV. Les feuilles 1 - Ajout de feuille Bouton droit sur l onglet d une feuille 2 - Renommer une feuille Bouton droit sur l onglet d une feuille Renommer Double clic sur l onglet. Faire la touche entrée pour valider (ou un clic sur une cellule). 3 - Déplacer une feuille Sélectionner l onglet puis clic avec maintien. 4 - Dupliquer une feuille Sélectionner l onglet puis clic avec maintien (et touche CTRL). 5 - Supprimer une feuille Bouton droit sur l onglet d une feuille, puis Supprimer 6 - Sélectionner plusieurs feuilles Sélectionner le premier onglet, tenir la touche Majuscule, puis sélectionner le dernier onglet. Sélectionner le premier onglet, tenir la touche CTRL, puis sélectionner chacun des onglets 7 - Désélectionner une série de feuilles Sélectionner une autre feuille Si l ensemble des feuilles est sélectionné, cliquer sur l une d elles qui n est pas au premier plan. 8 - Modifier plusieurs feuilles Sélectionner les diverses feuilles (les onglets apparaissent modifications s appliqueront à toutes les feuilles sélectionnées. en blanc), les 88

90 Exercice sur plusieurs feuilles Ouvrir le document «Exercice feuille de base» Déplacement Options du Bouton droit Double clic pour renommer 89

91 Formule multi feuille : =, Onglet Janvier, B2, +, Onglet Février, B2, + Autre méthode (plus rapide, si l on a de nombreuses feuilles) : Se mettre sur la feuille Total, sur cellule B2, cliquer sur le bouton (Onglet Formule) cliquer sur l onglet Janvier, puis sur Majuscule, puis B2, puis sur l onglet Juin, valider, puis lâcher la majuscule Exercice achevé Gestion des onglets Gestion des couleurs d onglets (clic droit sur l Onglet) 90

92 Gestion des modifications sur plusieurs feuilles simultanément Si plusieurs onglets sont sélectionnés, les modifications sont appliquées à chacune des feuilles concernées. Exercice de modification de plusieurs feuilles : Sélectionner la feuille de janvier et celle de mars, mettre les caractères du titre en rouge Puis sélectionner la feuille de janvier et celle de février, mettre les caractères du titre en gras. Vérifier la feuille de janvier, celle de février et celle de mars. 91

93 XVI. Tableaux croisés dynamiques Un tableau croisé dynamique permet de réaliser rapidement des tableaux de synthèse sur des volumes de données importants. Grâce à ce type de tableau, vous aurez la possibilité de calculer des sous-totaux et agréger des données chiffrées. Les résultats du tableau pourront être modifiés en temps réel en créant des filtres par catégorie. Note : Un article présentant les tableaux croisés dynamiques sur Excel 2000 est également disponible sur notre site. Afin d'illustrer notre article, nous allons utiliser un fichier Excel représentant le stock d'une librairie. Ce fichier contient les champs suivants : Titre, Volume, Editeur, Auteur, Prix unitaire, Stock, Stockage et Total. Aperçu : Création du tableau croisé dynamique : Sélectionnez une cellule dans votre tableau source (A2 par exemple). Dans l'onglet Insertion, cliquez sur TblCroiséDynamique. 92

94 Aperçu : Note : le fait de sélectionner une cellule du tableau permet de remplir automatiquement le champ Tableau/Plage. Si la plage de données est incorrecte, vous pouvez la modifier en cliquant sur Choisissez l'emplacement de votre tableau croisé dynamique. Vous pouvez choisir entre : une nouvelle feuille de calcul une feuille de calcul existante. Aperçu : Dans notre exemple, nous allons créer un tableau croisé dynamique sur une nouvelle feuille de calcul. Cliquez sur OK pour continuer. Excel va afficher des onglets dédiés à la création et aux options de votre tableau croisé dynamique. Il affichera également un aperçu du tableau et une colonne permettant de sélectionner les champs à ajouter dans le tableau. Aperçu : 93

95 Aperçu du tableau : 94

96 Le tableau croisé dynamique va se construire automatiquement au fur et à mesure que vous ajouterez des champs. Aperçu de la liste de sélection des champs : 95

97 Si la liste des champs n'apparait plus sur votre écran, vous pouvez la faire réapparaitre en cliquant dans votre tableau croisé dynamique. Vous pouvez également afficher/masquer la liste en utilisant le bouton Liste des champs. Aperçu : Le panneau "Liste de champs de tableau croisé dynamique" contient deux sections : La section des champs qui contient les noms des champs que vous pouvez ajouter à la section Disposition; La section Disposition qui contient les zones Filtre de rapport, Étiquettes de colonnes, Étiquettes de lignes et Valeurs. 96

98 Pour placer un champ dans une zone spécifique de la section Disposition, vous avez deux possibilités : Faites un clic droit sur le nom du champ puis sélectionnez Ajouter au filtre de rapport, Ajouter aux étiquettes de lignes, Ajouter aux étiquettes de colonnes ou Ajouter aux valeurs; Faites un glisser-déposer d'un champ vers la zone de votre choix. Aperçu du glisser-déposer : Aperçu du menu contextuel : 97

99 Vous pouvez supprimer ou déplacer des champs d'une zone à une autre en utilisant également le menu contextuel (clic droit) on en faisant un glisser-déposer. Dans le cas d'une suppression, il suffit de déplacer un champ vers l'extérieur d'une zone. Aperçu : Recommandation : l'utilisation du glisser-déposer est plus simple pour concevoir et modifier votre tableau croisé dynamique. Votre tableau se mettra en page automatiquement en fonction de l'endroit où vous placerez vos champs. Voici une représentation graphique des différentes zones du tableau : 98

100 Mise en page du tableau : Les regroupements : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer certaines zones du tableau. Ainsi, vous pouvez afficher/masquer les boutons +/- permettant d'effectuer des groupements sur les étiquettes de lignes. Aperçu du bouton : Aperçu du tableau avec les boutons masqués : 99

101 Aperçu du tableau avec les boutons affichés : Ces boutons +/- permettent d'afficher ou de masquer le détail d'un groupe. Aperçu : Les en-têtes de champs : Vous pouvez afficher/masquer les en-têtes de champs dans votre tableau. 100

102 Aperçu du bouton : Aperçu du tableau avec les en-têtes de champs : Aperçu du tableau sans les en-têtes de champs : Modification des champs de valeurs : Vous pouvez afficher des calculs différents dans les champs de valeurs de votre tableau croisé dynamique. Sélectionnez un champ de valeur dans votre tableau et cliquez sur le bouton Paramètres de champs. Aperçu : Remarque : Vous pouvez accéder aux paramètres d'un champ en le sélectionnant dans la section Disposition, ou bien en faisant un clic droit sur le champ directement dans le tableau. Aperçu de la zone de Disposition : 101

103 Aperçu du menu contextuel : Avec les paramètres des champs de valeurs, vous pouvez : modifier le type de calcul utilisé pour synthétiser les données (1 : onglet Synthèse des valeurs par); effectuer des calculs sur les données (2 : onglet Afficher les valeurs); modifier le format des nombres (3 : bouton Format de nombre) afin, par exemple, d'utiliser les séparateurs de nombres pour afficher les résultats. Aperçu de la fenêtre : 102

104 Aperçu de notre tableau avec une synthèse par NB au lieu de SOMME : Remarque : Vous disposez d'un accès direct à ces choix de calculs grâce aux boutons disponibles dans l'onglet Options des Outils de tableau croisé dynamique. Aperçu des boutons : 103

105 Modification de la disposition des valeurs : Vous avez la possibilité de modifier l'affichage : des sous-totaux; des totaux généraux; de la disposition du rapport; des lignes vides. Ces modifications s'effectuent depuis l'onglet Création des Outils de tableau croisé dynamique (rubrique Disposition). Aperçu : Le bouton Sous-totaux propose les options suivantes : Ne pas afficher les sous-totaux; Afficher tous les sous-totaux au bas du groupe; Afficher tous les sous-totaux en haut du groupe. 104

106 Aperçu : Le bouton Totaux-généraux permet d'afficher ou de masquer les lignes de total. Les différentes configurations d'affichage sont : Désactivé pour les lignes et les colonnes; Activé pour les lignes et les colonnes; Activé pour les lignes uniquement; Activé pour les colonnes uniquement. Aperçu : Le bouton Disposition du rapport permet de modifier l'affichage du contenu du tableau. Vous pouvez : Afficher sous forme compactée; Afficher en mode Plan; Afficher sous forme tabulaire; Répéter toutes les étiquettes d'élément; Ne pas répéter les étiquettes d'élément. 105

107 Aperçu : Le bouton Lignes vides permet d'ajouter des lignes entre les groupes afin de faciliter la lecture du tableau. Vous pouvez : Insérer un saut de ligne après chaque élément; Supprimer le saut de ligne après chaque élément. Aperçu : Modification du style de tableau croisé dynamique : Vous avez la possibilité de modifier le style de votre tableau croisé dynamique. Excel vous propose de nombreux styles prédéfinis que vous pouvez sélectionner depuis l'onglet Création des Outils de tableau croisé dynamique. Vous pouvez avoir un aperçu du résultat en passant le curseur de votre souris sur un thème afin de modifier en temps réel votre tableau. Aperçu : 106

108 Utilisation du tableau : Votre tableau représente une synthèse de vos données. Il est nécessaire de le mettre à jour lorsque vos données sources sont modifiées. Actualisation des données d'un tableau croisé dynamique : En cas de modification de vos données sources, vous pouvez mettre à jour le tableau croisé dynamique en cliquant sur Actualiser. Aperçu : Remarque : Vous pouvez également actualiser le tableau en faisant un clic droit sur ce dernier. Aperçu : 107

109 Extraire des valeurs de votre tableau croisé dynamique : Votre tableau croisé dynamique effectue une synthèse de vos données sources en effectuant des regroupements. Vous avez la possibilité d'afficher le détail d'un champ (permet d'afficher les valeurs sources qui ont été regroupées). Exemple avec notre tableau de synthèse : Afin d'obtenir le détail, il suffit de faire un double-clic sur un champ (exemple avec la valeur ). Aperçu du détail : Filtrer les données du tableau croisé dynamique : Vous pouvez modifier les résultats du tableau croisé dynamique en utilisant les fonctions de filtrage. Les résultats de votre tableau seront modifiés en temps réel. Cliquez sur la flèche située à coté du champ que vous souhaitez filtrer. Aperçu : 108

110 Décochez les cases correspondant aux données que vous ne souhaitez pas voir apparaitre dans votre tableau (exemple : nous souhaitons obtenir la synthèse mais uniquement pour la salle A. Nous allons donc décocher Salle B afin de l'exclure du calcul). Aperçu : 109

111 Aperçu du résultat : 110

112 Remarque : Lorsqu'un filtre est placé sur le tableau, un icône spécifique apparait à côté du champ filtré. Pour supprimer un filtre, cliquez sur l'icône et cliquez sur Effacer le filtre (ou cochez les éléments qui avaient été décochés). 111

113 Aperçu : XVII. CALCULS ET SYNTHÈSES Par défaut, dans la zone Valeurs, Excel effectue la somme d un champ numérique et lui attribue le nom Somme de nom du champ. Avec un champ textuel, il calcule le nombre d éléments et le nomme Nombre de nom du champ. Pour modifier la synthèse : 1. Cliquez sur l une des cellules du champ, dans le tableau. 2. Dans le groupe Champs actif de l onglet Options, cliquez sur Paramètres de champs. 3. Dans l onglet Synthèse des valeurs par (voir Figure 4.16), sélectionnez une autre fonction et cliquez sur OK. 112

114 Figure 4.16 Il est possible d effectuer plusieurs synthèses sur les mêmes valeurs. Vous pouvez, par exemple, afficher la somme, la moyenne et le nombre des achats. Pour ce faire, glissez le champ des valeurs (Prix total dans notre exemple), autant de fois que nécessaire dans la zone Valeurs, puis remplacez la fonction de synthèse employée (voir Figure 4.17). Figure 4.17 Préparé par M. SAYOUTI 113