JUILLET PARC DES EXPOSITIONS PARIS-NORD VILLEPINTE GUIDE DE L EXPOSANT

Transcription

1 GUIDE DE L EXPOSANT

2 SOMMAIRE A - CONTACTS...3 B - PLANNING GÉNÉRAL DU SALON...4 B.1 Planning durant la période de montage...4 B.2 Planning durant la période de salon...4 B.3 Planning durant le démontage...4 C - RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX...5 C.1 Pass Exposants...5 C.1.1 Les tickets exposants...5 C.1.2 Les Pass Exposants...5 C.1.3 Retraits des pass exposants...6 C.1.4 Horaires et accès...6 C.2 Le Point Exposants...6 C.3 Le Montage...6 C.3.1 Mise à disposition des emplacements...6 C.3.2 Consignes de sécurité lors du montage...6 C.3.3 Disponibilités des borniers de chantiers...7 C.3.4 Accès au Parking Exposant...7 C.3.5 Surveillance des stands...7 C.3.6 Evacuation des déchets...7 C.3.7 Restauration...7 C.4 Livraison des marchandises...7 C.4.1 Adresse de livraison...7 C.4.2 Consignes de livraison...7 C.4.3 Manutention et déplacement des marchandises...7 C.4.4 Circulation et stationnement...8 C.5 Période de démontage...8 C.5.1 Dates et horaires...8 C.5.2 Enlèvement de marchandises...8 C.5.3 Nettoyage des stands et des allées...8 D - LES STANDS...9 D.1 Construction des stands...9 D.1.1 Emplacement et dimensions des stands...9 D.1.2 Hauteur des stands...9 D.1.3 Structures et signalétiques élinguées...9 D.2 Validation des stands...9 D.3 La mise sous tension des borniers électriques...9 D.4 Livraison du stand et modification sur place...10 D.5 Respect du stand...10 D.5.1 Surélévation / Manchonnage...10 D.5.2 Modification...10 D.6 Approvisionnement des stands...10 D.7 Nettoyage des stands et des allées...10 D.8 Transfert de fonds...10 E - ANIMATION ET COMMUNICATION...11 E.1 Animation sur stand...11 E.1.1 Gestion du public...11 E.1.2 Pollution sonore...11 E.2 Distribution de prospectus...11 E.2.1 Cadre de la distribution et mise à disposition des prospectus..11 E.2.2 Lieux de distribution...11 E.2.3 Consignes lors de la distribution ou la mise à disposition de prospectus...11 E.2.4 Réserve de l Organisation...11 E.2.5 Stockage des prospectus...11 F - RÈGLEMENTS ET OBLIGATIONS DES EXPOSANTS...12 F.1 Règlement Général F.2 Règles de sécurité incendie dans les salons et expositions...14 F.3 Accessibilité des personnes handicapées au sein des salons F.4 Déclarations Légales et Obligations des Exposants F.4.1 Déclaration du personnel F.4.2 Déclaration et règlement des droits musicaux F.4.3 Exposants internationaux / Déclaration de la TVA F.4.4 Respect de la loi Evin F.4.5 Législation liée à la vente de boissons alcoolisées F.4.6 Législation liée à la vente de répliques d'armes F.4.7 Produits pirates et contrefaçons G - PRESTATAIRES...22 H - HÔTELS PARTENAIRES...24 I - ACCÈS...27 I.1 Par la route...27 I.2 RATP...28 I.3 SNCF...28 I.4 Aéroport...29 J - A PROXIMITÉ J.1 Restaurants...30 J.2 Centres Commerciaux

3 A - CONTACT Vous participez du 2 au 5 juillet prochain à un festival organisé par la société SEFA EVENT. Ce guide de l exposant a pour but de vous transmettre les conseils, détails techniques et règles nécessaires à votre présence lors du festival. Vous y trouverez également de nombreux contacts pouvant fournir tout type de matériel. Si vous avez une question, la réponse se trouve sûrement dans ce guide. Sinon toute l équipe du festival reste à votre écoute pour tenter d y répondre. L équipe Directeur Général Jean François Dufour Directrice Commerciale Sandrine Dufour Directeur Communication Thomas Sirdey Directeur d'exploitation Pascal Guiffant Responsable Comptes Clés Florent Dautriche Responsable Programmation Erika Borel Relations avec le Japon Fabrice Buon Responsable Technique et Logistique Aline Emo Vos interlocuteurs principaux durant le festival sont : FLORENT DAUTRICHE Responsable Comptes Clés fdautriche@sefa-event.com Tel : CAMILLE MURY-DECOUFLET Chargée de Clientèle cmurydecouflet@sefa-event.com Tel : Les membres de SEFA EVENT sont difficilement joignables par téléphone la semaine du salon et par conséquent, votre interlocuteur privilégié sera celui du Point Exposants. (cf. le paragraphe C.2) Société organisatrice du festival Le festival est organisé par SEFA EVENT, EURL au capital de RCS BOBIGNY. L adresse de la société est la suivante : SEFA EVENT 14, place Georges Pompidou Noisy Le Grand Tel : Fax :

4 B - PLANNING GÉNÉRAL DU SALON B.1 Planning durant la période de montage Samedi 27 juin 8h 9h 10h 11h Samedi Standistes 27 juin 8h 9h 10h 11h Standistes Samedi 27 juin Dimanche 28 juin 8h 8h 9h 9h 10h 10h 11h 11h 12h 12h 13h 13h 14h 14h 16h 16h h 18h 19h 19h 20h 20h 21h 21h Standistes Dimanche Standistes 28 juin 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h 21h Standistes Dimanche Lundi juin juin 8h 8h 9h 9h 10h 10h 11h 11h 12h 12h 13h 13h 14h 14h 16h 16h h 18h 19h 19h 20h 20h 21h 21h Standistes Lundi Standistes 29 juin 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h 21h Standistes Mardi Lundi juin juin 8h 8h 9h 9h 10h 10h 11h 11h 12h 12h 13h 13h 14h 14h 16h 16h h 18h 19h 19h 20h 20h Standistes Mardi Standistes 30 juin 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h Stands équipés nus Mercredi > 1er à 18m² juillet Stands équipés Stands équipés Stands > à 18m² nus 18m² Stands équipés Stands équipés 18m² jusqu'à > à 18m² 10m² Stands équipés Jeunes Stands équipés jusqu'à Créateurs 10m² 18m² Jeunes Stands Créateurs Amateurs équipés jusqu'à 10m² Amateurs Stands Jeunes Contenu Créateurs 100 m² Stands Contenu < 100 m² B.2 Planning durant la période de salon Jeudi 2 juillet Visiteurs Accès Halls Visiteurs Accès Exposants Jeudi 2 juillet Halls Livraisons Exposants Visiteurs Accès Approvisionnement Livraisons Halls Approvisionnement Exposants Livraisons Vendredi Approvisionnement 3 juillet Vendredi 3 juillet Visiteurs Accès Halls Visiteurs Accès Exposants Vendredi 3 juillet Halls Livraisons Exposants Visiteurs Accès Approvisionnement Livraisons Halls Approvisionnement Exposants Livraisons Samedi Approvisionnement 4 juillet Samedi 4 juillet Visiteurs Accès Halls Visiteurs Accès Exposants Samedi 4 juillet Halls Livraisons Exposants Visiteurs Accès Approvisionnement Livraisons Halls Approvisionnement Exposants B.3 Planning durant le démontage 0h MONTAGE 12h 13h 14h 16h 12h MONTAGE 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h 21h Standistes Mercredi Mardi 30 1er juin juillet 8h 8h 9h 9h 10h 10h 11h 11h 12h 12h 13h 13h 14h 14h 16h 16h h 18h 19h 19h 20h 20h 21h 21h Standistes Mercredi Stands 1er juillet nus 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h 21h Stands Contenu 100 m² Stands Contenu Amateurs < 100 m² Stands Contenu < 100 m² Stands Contenu 100 m² SALON 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h 21h 8h 9h 10h 11h 12hSALON 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h 21h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 8h 9h 10h 11h 12h 16h 1 18h Livraisons Dimanche Approvisionnement 5 juillet 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h 21h Dimanche 5 juillet Visiteurs Accès 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h 21h Halls Visiteurs Accès Exposants DEMONTAGE Dimanche 5 juillet 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h 21h Halls Livraisons Exposants DEMONTAGE Visiteurs Accès Approvisionnement Livraisons Halls Approvisionnement Exposants DEMONTAGE DEMONTAGE Lundi 6 juillet 1h 2h 3h 4h 5h 6h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h Standistes Lundi 6 juillet 0h 1h 2h 3h 4h DEMONTAGE 5h 6h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h Standistes Lundi 6 juillet 0h 1h 2h 3h 4h 5h 6h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h Standistes Jeudi 2 juillet Livraisons Approvisionnement 8h 9h 10h 11h 12h 12h 13h 13h 14h 14h 14h 16h 1 16h 1 18h 16h 1 18h 19h 19h 20h 20h 21h 21h 21h 18h 19h 20h 21h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 16h 1 18h 19h 20h 21h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 8h 9h 10h 11h MONTAGE SALON 8h 9h 10h 11h 12h 13h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 13h DEMONTAGE 14h 14h 14h 14h 1 18h 19h 20h 21h 16h 1 18h 16h 1 18h 16h 1 18h 19h 19h 19h 19h 20h 20h 20h 20h 21h 21h 21h 21h 21h 21h...24h...24h...24h 4

5 C - RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX C.1 Pass exposants C.1.1 Le ticket exposant Ce ticket vous permettra de retirer vos Pass Exposants à l un des Accueils Exposants du festival. SEFA EVENT Ne peut être revendu. EXPOSANTS EXHIBITORS 4 JOURS / 4 DAYS Ce ticket vous permet de retirer votre Pass Exposant à l un des ACCUEILS EXPOSANTS aux jours et horaires au dos. Jeudi Thursday This ticket allows you to pick up your Exhibitor Pass at one of the EXHIBITORS RECEPTIONS at days and times mentionned on the back. Vendredi Friday Samedi Saturday Dimanche Sunday Jeudi Thursday Vendredi Friday Samedi Saturday 7:30-8:30 Dimanche Sunday 7:30-8:30 7:30-8:30 7:30-8:30 AA11AA11AA11AA11AA11A SEFA EVENT Ne peut être revendu. EXPOSANTS EXHIBITORS WEEKEND Ce ticket vous permet de retirer votre Pass Exposant à l un des ACCUEILS EXPOSANTS aux jours et horaires au dos. This ticket allows you to pick up your Exhibitor Pass at one of the EXHIBITORS RECEPTIONS at days and times mentionned on the back. Samedi Saturday Dimanche Sunday Selon l option que vous avez choisie en remplissant votre dossier d inscription, ce ticket vous sera, soit envoyé par courrier suivi environ 15 jours avant le festival, soit remis en main propre pendant le montage du festival. NB : Sauf demande spéciale, les exposants Amateurs et Jeunes Créateurs résidant en France Métropolitaine, recevront d office leurs documents par courrier. Dans le cadre de la remise en main propre, le RESPONSABLE DE STAND notifié dans votre dossier d inscription doit se présenter le mercredi 1 er juillet au Point Exposants situé à l intérieur du festival. Il devra être muni d une pièce d identité (CNI ou passeport) afin de pouvoir retirer contre signature les éléments attribués à votre stand. Aucune dérogation ne sera acceptée. Les documents non retirés le 1 er juillet seront ensuite disponibles à l Accueil Exposant situé au niveau de la galerie d accueil (Porte 3). A nouveau, seul le Responsable de Stand muni d une pièce d identité pourra retirer les documents. C.1.2 Les Pass Exposants! Les tickets ne vous seront remis que si le solde du stand a été réglé. Toute personne se présentant sans son ticket ne sera pas autorisée à entrer, sauf si elle achète un nouveau badge au tarif de 75 HT (90 TTC) à régler immédiatement (une facture sera délivrée après le festival). CHAQUE JOUR, SUR PRÉSENTATION DU TICKET EXPOSANT À L UN DES ACCUEILS EXPOSANTS, nous vous remettrons un Pass qui vous permettra de circuler librement dans l enceinte du festival pour la journée ainsi que de sortir ou d entrer à volonté par les portes prévues à cet effet. Ces Pass devront être portés de façon bien visible et permanente par l ensemble des membres de votre équipe durant leur présence sur le festival.! Une personne = un Pass, un responsable de stand ne peut pas retirer les Pass de tout son staff. Toute fraude sera immédiatement sanctionnée soit par le règlement immédiat d un Pass Exposant au prix majoré de 50%, soit par l expulsion de la personne concernée. 5

6 C.1.3 Retraits des Pass Exposants Pour tous les jours d ouverture au public, chaque personne présente sur votre stand pourra se présenter aux horaires notifiés ci-dessous (ainsi que sur les tickets), à l un des Accueils Exposants : Jeudi 2 juillet de 030 à 8h30 Vendredi 3 juillet de 030 à 08h30 Samedi 4 juillet de 030 à 08h30 Dimanche 5 juillet de 030 à 08h30 Les Accueils Exposants auxquels vous pourrez retirer les Pass Exposants se trouveront : A la porte 3, située au niveau de la galerie d accueil A la porte J6 du hall 5A, située à la hauteur du Parking Exposant Pe4a A la porte M17 du hall 6, située à la hauteur du Parking Exposant Pe6b C.1.4 Horaires et Accès Les Pass Exposants permettent à leur possesseur, d accéder à la surface d exposition du festival aux horaires suivants : Jeudi 2 juillet de 030 à 19h00 Vendredi 3 juillet de 030 à 19h00 Samedi 4 juillet de 030 à 19h00 Dimanche 5 juillet de 030 à 24h00 C.2 Le Point Exposants Pour toute commande ou pour tout problème rencontré durant le festival, n hésitez pas à vous rendre au Point Exposants, où une personne de SEFA EVENT sera là en permanence pour vous renseigner ou vous mettre en contact avec votre contact habituel. A ce titre, nous vous rappelons que les membres de SEFA EVENT sont difficilement joignables par téléphone la semaine du salon et par conséquent, votre interlocuteur privilégié sera celui du Point Exposants. Afin d organiser le festival, l équipe de SEFA EVENT est renforcée par la venue de nombreux saisonniers. Ces derniers ne sont malheureusement pas au fait de tous les détails du festival. Aussi, pour toute question spécifique aux exposants, seuls les contacts permanents de SEFA EVENT (cf page 3) pourront vous apporter des réponses fiables. C.3 Le Montage Les exposants sont responsables de leurs prestataires et de leur attitude envers l'organistateur. Tout le monde est sur le salon pour travailler et cela commence par le respect d'autrui et des règles. C.3.1 Mise à disposition des emplacements Les halls seront accessibles aux exposants et à leurs installateurs selon les dates et horaires fixés paragraphe B page 4 de ce guide. Pour les stands équipés, la livraison finale des stands sera effectuée le mercredi 1er juillet à 10h. Avant cette échéance, il est normal que des éléments puissent manquer à votre stand. Néanmoins, si vous arrivez avant et qu'il vous manque des éléments sur le stand, n'hésitez pas à le signaler au Point Exposants. C.3.2 Consignes de sécurité lors du montage Durant la période de montage, les équipes de décorateurs et d installateurs doivent être équipées des équipements de protection nécessaires à assurer leur sécurité (gants, chaussures de chantier, lunettes de protection, casques). De plus, tout appareil de découpe ou de ponçage devra être équipé de systèmes d aspiration et de sacs de rétention des poussières. 6

7 C.3.3 Disponibilités des borniers de chantiers Durant la période de montage, quelques borniers électriques dits "de chantier" seront disponibles sur le site. Les borniers en question seront utilisables afin d alimenter les outils électriques nécessaires au montage des stands.! Les borniers de chantier ne seront pas nécessairement proches de votre stand, prévoyez des rallonges. Pour avoir la certitude que vous ayez constamment de l électricité durant le montage, nous vous conseillons de commander auprès du service exposants de Paris Nord Villepinte, un bornier de chantier privatif. (cf coordonées communiquées au paragraphe G. de ce document) C.3.4 Accès au Parking Exposant Durant le montage, vous pourrez accéder librement au parking Exposants jusqu au mercredi 1 er juillet inclus. C.3.5 Surveillance des stands Le festival disposera d un service de sécurité. Néanmoins, ce dernier ne peut pas surveiller chaque stand individuellement. Aussi, nous vous conseillons vivement de ne pas laisser vos stands, votre matériel ou vos produits sans surveillance. C.3.6 Evacuation des déchets Les exposants ont l obligation d évacuer leurs déchets (carton, palette, plastique ) présents sur leur stand et dans les allées environnantes. C.3.7 Restauration Un bar où vous pourrez trouver sandwich, boisson, café... devrait être accessible dans chaque hall à partir du mercredi 1 er juillet. Pour les jours précédents, nous conseillons à vos équipes et à vos prestataires de prévoir leur nourriture ou de se déplacer au centre commercial de Paris-Nord 2. C.4 Livraison des marchandises C.4.1 Adresse de livraison Parc des Expositions de Paris Nord Villepinte ZAC Paris-Nord 2 Votre n hall + stand Villepinte Pour toute livraison effectuée par un transporteur, merci de préciser votre nom et numéro de stand. C.4.2 Consignes de livraison LES EXPOSANTS SONT SEULS RESPONSABLES DE LA LIVRAISON DE LEUR MATÉRIEL ET DE LEURS PRODUITS SUR LE FESTIVAL. A ce titre, nous vous rappelons les consignes de base : Soyez présents sur le site lors de la livraison de votre transporteur. Limitation de vitesse : 30km/h Assurez-vous que votre transporteur ait votre numéro de téléphone portable ou celui de la personne chargée de la réception marchandise sur votre stand. Les organisateurs n accepteront pas de marchandises de la part d un transporteur et n assureront pas la surveillance d éventuels colis laissés sur le site. L exposant et son transporteur sont seuls responsables des colis selon les accords et contrats les liant. C.4.3 Manutention et déplacement des marchandises Le hall d exposition étant interdit à la circulation, nous vous conseillons de vous munir de transpalettes et de diables pour transporter vos marchandises du parking de livraison à votre stand.! Le hall d exposition du festival est interdit à la circulation, aucun véhicule ne pourra y accéder. 7

8 C.4.4 Circulation et stationnement La circulation dans le Parc d Expositions de Paris Nord Villepinte est régie par le code de la route ainsi que par les règles suivantes : Limitation de vitesse : 30km/h Tout véhicule stationné sur un emplacement non prévu sera l objet d une demande d enlèvement L accès aux parkings Pe4a et Pe6b sera autorisé, durant les jours d ouverture au public, aux véhicules munis du ticket de stationnement exposant. Ces tickets se composent d une carte magnétique (qui vous servira à actionner les barrières automatiques d entrée) et d un laissez-passer (qui doit être apposé en permanence sous votre pare-brise). Vous pouvez commander vos cartes de stationnement exposant auprès du service exposant du Parc d Expositions de Paris-Nord Villepinte. Leur catalogue est téléchargeable sur C.5 Période de Démontage! Le démontage et le mouvement de marchandise dans l enceinte du festival sont formellement interdits durant l ouverture au public. C.5.1 Dates et horaires Le démontage est régi par le planning suivant : - le dimanche 5 juillet de 18h à minuit - Le lundi 6 juillet jusqu'à 14h pour les standistes uniquement. Aucun démontage ne sera possible le lundi 6 juillet après 14h00. Tout votre matériel devra être évacué du hall pour cet horaire. C.5.2 Enlèvement de marchandises Toutes les palettes devront être chargées avant 14h00. Le dimanche soir, si vous laissez de la marchandise dans les halls, celle-ci devra impérativement être mise sur palette filmée et clairement identifiée. En aucun cas, l organisateur ne pourra être tenu responsable en cas de vol ou de détérioration. Durant la période de démontage, nous vous rappelons que de nombreux véhicules de manutention circulent dans les halls d expositions. Afin d éviter toute erreur d enlèvement, nous vous conseillons d étiqueter très visiblement vos palettes de marchandises et vos éléments de stand. Aucun véhicule de transport n est autorisé dans le hall d exposition. C.5.3 Nettoyage des stands et des allées Les exposants ont la charge de nettoyer leur stand et les allées les encadrant de tout déchet. Les allées doivent être libres de cartons, palettes, prospectus et de tout autre déchet ou matériel encombrant. Tous les matériels et décors devront être impérativement enlevés des halls aux dates et horaires prévus. Dans le cas contraire, toutes les installations et structures de décoration seront déposées et mises en décharge par l'organisateur, par les entreprises désignées par lui, aux frais, risques et périls de l'exposant. Les emballages seront toujours considérés comme vides et aucune réclamation ne sera admise pour pertes ou vol des objets, outils, accessoires, qui pourraient se trouver à l'intérieur.! En cas de surcharge de déchets sur un stand, l Organisateur se réserve le droit de facturer à l exposant le surplus. 8

9 D - LES STANDS D.1.Construction des stands D.1.1 Emplacement et dimensions des stands L exposant doit impérativement respecter la surface et les dimensions qui lui ont été communiquées par l Organisateur lors de la validation de son inscription. Cette surface est représentée par un traçage au sol qui ne peut pas être modifié. Les structures du stand, sa signalétique ou les produits présentés ne doivent au aucun cas se situer à l extérieur de cette surface. Tout non respect entrainera la facturation immédiate de la surface non comprise au tarif majoré et à son règlement immédiat sous peine d'expulsion de l'exposant concerné. Sur place, pour toute question relative à l emplacement ou aux dimensions du stand, l exposant et/ou ses prestataires doivent se présenter au Point Exposants du festival. D.1.2 Hauteur des stands Afin que le visiteur puisse garder une visibilité sur la signalétique du salon et la signalétique de sécurité, des hauteurs maximum sont imposées. La hauteur des structures de stand sur le festival ne doit, en aucun cas, dépasser 5 mètres. Tout surélévation d'un stand pré-équipé est soumise à acceptation de l'organisateur, qui peut, si besoin, demander son retrait immédiat. D.1.3 Structures et signalétiques élinguées Concernant les structures élinguées, la hauteur maximum autorisée est de 7 mètres (structure comprise). Les structures et signalétiques élinguées doivent être situées dans la superficie du stand concerné. De fait, sauf dérogation particulière vue avec l'organisateur, aucune structure ne peut être située intégralement ou partiellement audessus d une allée du festival. Toute signalétique élinguée arrivant à moins de 2 mètres du sol doit être lestée.! Les stands doivent impérativement se conformer à la législation en vigueur. Les normes de sécurité obligatoires sont disponibles en page 14 et 15 de ce document. D.2 Validation des stands Les plans de tous les stands faisant appel à des décorateurs ou des installateurs, doivent être envoyés AVANT LE 28 MAI au chargé de sécurité du festival, au Responsable Technique et Logistique ainsi qu'au Responsable Administratif. ALAIN MOLARD Chargé de Sécurité cabinet.molard@free.fr Tel : Responsable Technique et Logistique logistique@sefa-event.com Responsable Administratif commercial@sefa-event.com D.3 La mise sous tension des borniers électriques L alimentation des borniers électriques n est pas continue durant le festival. Elle est régie selon le planning suivant : Mardi 1 er Juillet de 10h00 à 00 Mercredi 02 Juillet de 8h00 à 00 Jeudi 03 Juillet de 030 à 20h00 Si vous avez un besoin en électricité de façon continue! (présence d un réfrigérateur sur votre stand, par exemple), Vendredi 04 Juillet de 030 à 20h00 vous devrez optez pour un bornier dit «permanent». Celuici sera alors alimenté du mardi 1 er juillet à 10h jusqu au Samedi 05 Juillet de 030 à 20h00 Dimanche 06 Juillet de 030 à 20h00 dimanche 6 juillet 20h. 9

10 D.4 Livraison du stand et modification sur place Les stands seront livrés, conformes à votre commande, à partir du mercredi 1 er juillet, 10h00. Avant cette échéance, il est normal que des éléments puissent manquer à votre stand. D autre part, les modifications de structures commandées sur place, ne sont possibles que si : Les stocks sont disponibles. Le montant de la prestation est réglé sur place, au moment de la passation de la commande. Une fois la commande passée, elle sera traitée au plus vite avec une échéance de livraison fixée au mercredi 1 er juillet, 20h. D.5 Respect du stand D.5.1 Surélévation / Manchonnage Pour une question de sécurité, il est strictement interdit de surélever de quelque façon que ce soit son stand sans approbation écrite de l organisateur. Si vous prévoyez d'augmenter la hauteur de votre stand, il vous suffit de passer commande d'un manchonnage. (cf. dossier d'inscription ou catalogue SEFA) D.5.2 Modification Les exposants prennent leur stand en l état. Ils peuvent y apporter des modifications esthétiques sous réserve que cela ne détériore pas le matériel fourni. Il est notamment strictement interdit de punaiser, clouer, agrafer, visser quoique ce soit sur les cloisons ou d'accrocher des grilles sur les structures du stand. Toute détérioration de matériel sera facturée au prix d indemnisation du prestataire et d'un frais de traitement forfaitaire de 50. D.6 Approvisionnement des stands L utilisation de transpalettes et de diables est interdite durant les heures d ouverture au public. A ce titre, l approvisionnement des stands doit s effectuer aux horaires suivants : Jeudi 2 juillet de 030 à 08h30 et de 18h00 à 19h00 Vendredi 3 juillet de 030 à 08h30 et de 18h00 à 19h00 Samedi 4 juillet de 030 à 08h30 et de 18h00 à 19h00 Dimanche 5 juillet de 030 à 08h30! Pour des raisons de sécurité liées à la gestion du public, l Organisateur se réserve le droit d ouvrir le salon avant l heure d ouverture (cf p.4) TOUS LES EXPOSANTS DOIVENT ÊTRE EN MESURE DE TENIR LEUR STAND À PARTIR DE 8H15 TOUS LES JOURS D'OUVERTURE D.7 Nettoyage des stands et des allées Les exposants ont la charge de nettoyer leur stand et les allées les encadrant de tous déchets. 30 minutes avant l ouverture, les allées doivent être libres de cartons, palettes, prospectus et de tout autre déchet ou matériel encombrant. D.8 Transfert de fonds Le festival générant d importantes ventes en espèces, nous ne saurions trop vous conseiller de faire appel à des transporteurs de fond professionnels pour garantir la sécurité de votre recette journalière. Nous vous conseillons de voir avec votre banque quelle solution sera la plus adaptée à vos besoins. 10

11 E ANIMATION ET COMMUNICATION E.1 Animation sur stand E.1.1 Gestion du public En cas d animation sur votre stand, il vous est demandé de gérer le public participant afin qu il ne génère pas de nuisance aux stands voisins, ni ne bloque les allées de circulation. Pour les dédicaces, des consignes particulières existent. Elles sont disponibles auprès de votre contact commercial. E.1.2 Pollution sonore Il est demandé à chaque exposant de surveiller et de limiter le niveau sonore émis par son stand. Pour l ensemble des participants du salon, le bruit est une gêne dès lors que le niveau sonore dépasse 80 décibels. Des membres du staff du festival circuleront dans les allées afin de limiter les abus. D autre part, nous vous rappelons que toute diffusion sonore doit faire l objet d une déclaration à la SACEM (plus d infos en page 16). E.2 Distribution de prospectus E.2.1 Cadre de la distribution et mise à disposition des prospectus Seuls les exposants ayant obtenu un badge de distribution de prospectus ou une autorisation auprès de l organisation peuvent distribuer ou mettre à disposition des prospectus lors du festival. Tout exposant n ayant pas obtenu de badge ou d autorisation ne pourra en aucun cas distribuer ou mettre à disposition des prospectus lors du festival. E.2.2 Lieux de distribution Pour les personnes disposant d une autorisation, la distribution ou la mise à disposition de prospectus est autorisée dans les zones désignées par l Organisation. Afin de ne pas gêner l entrée des visiteurs dans les halls, aucune distribution de prospectus ne sera possible devant les entrées principales du salon. La distribution ou la mise à disposition de prospectus est aussi formellement interdite dans l ensemble des parties extérieures du Parc des Expositions. Tout contrevenant sera verbalisé. E.2.3 Consignes lors de la distribution ou la mise à disposition de prospectus La distribution ou la mise à disposition de prospectus doit être réalisée dans le respect des visiteurs et des autres exposants du festival. Les personnes chargées de la distribution devront se conformer, immédiatement et sans condition, à toute consigne venant de l équipe organisatrice du festival. E.2.4 Réserve de l Organisation Si la distribution ou la mise à disposition de prospectus venait à provoquer une gêne quelconque les organisateurs se réservent le droit de déplacer les lieux de distribution concernés ou, au besoin, d interdire la distribution ou la mise à disposition de prospectus. E.2.5 Stockage des prospectus Aucune zone de stockage des prospectus et autres outils promotionnels n est prévue dans l enceinte du festival. 11

12 F - RÈGLEMENTS ET OBLIGATIONS DES EXPOSANTS F.1 Règlement Général (1/2) ARTICLE 1 - GÉNÉRALITÉS 1a) La participation au festival, ci-dessous désigné par le terme «Festival», organisé par SEFA EVENT, ci-après désigné par le terme «l Organisateur», est tributaire de l approbation et du respect sans condition du présent règlement. 1b) L exposant, ou son représentant dûment accrédité, s engage à respecter et à faire respecter les prescriptions du guide de l exposant qui lui sera remis. 1c) L exposant, ou son représentant dûment accrédité, est responsable, vis à vis de l Organisateur, de la non observation du cahier des charges imposé par le propriétaire ou le locataire principal des lieux mis à la disposition de l Organisateur du festival. La responsabilité de l Organisateur n est pas engagée lorsqu il fait application des stipulations du présent règlement général. 1d) Les modalités d organisation du festival, notamment la date d ouverture, sa durée, l emplacement où il se tiendra, les heures d ouverture et de fermeture, le prix des entrées, sont déterminées par l Organisateur et peuvent être modifiées à son initiative. ARTICLE 2 - ANNULATION 2a) Dans le cas où, pour des raisons majeures, imprévisibles ou économiques, le festival ne peut avoir lieu, les demandes d inscription sont annulées et les sommes disponibles, après paiement des dépenses engagées, sont réparties entre les exposants au prorata des sommes versées par chacun d eux. 2b) En cas d annulation de la part de l Organisateur, les exposants ne peuvent réclamer aucun dédommagement aux titres des dépenses engagées en vue de leur participation (frais de standistes, frais publicitaires...). ARTICLE 3 - PARTICIPATION 3a) L obtention d un stand doit être confirmée par écrit par l Organisateur. Celui-ci se réserve le droit de refuser une demande d admission sans avoir à motiver sa décision. En outre, les demandes ne sont prises en compte que dans la mesure de la place disponible. 3b) Sauf si l Organisateur refuse la participation demandée, l envoi d un dossier d inscription constitue un engagement ferme et irrévocable de payer l intégralité du prix de la location du stand et des frais annexes. 3c) Sauf autorisation écrite et préalable de l Organisateur, un exposant ne peut céder, sous-louer ou partager, à titre onéreux ou gratuit, tout ou partie de son stand dans l enceinte du festival. 3d) En cas de désistement signalé par l exposant, entre 90 jours et six mois avant l ouverture, par lettre recommandée avec AR (Accusé de Réception), l Organisateur conserve à titre d indemnité, en sus des frais de dossier, 50% du prix de l emplacement réservé. A moins de 90 jours de l ouverture, l exposant défaillant ne peut réclamer ni remboursement ni indemnité. 3e) En cas de non occupation du stand à l ouverture du festival pour une cause quelconque, l exposant est considéré comme démissionnaire et les sommes versées et/ou restant dues partiellement ou totalement, au titre de la location du stand, sont acquises à l Organisateur. L Organisateur peut disposer du stand de l exposant défaillant sans que ce dernier puisse réclamer ni remboursement ni indemnité, même si le stand est attribué à un autre exposant. ARTICLE 4 - PARTICIPATION FINANCIÈRE 4a) Le prix des stands est déterminé par l Organisateur et peut être révisé par l Organisateur en cas de modification des éléments qui le composent, notamment en cas de modification du prix des matériaux, de la main d œuvre, des transports et des services ainsi que des dispositions fiscales et sociales. 4b) Le paiement de la location du stand et des frais annexes se fait aux échéances et selon des modalités déterminées par l Organisateur et communiquées à l exposant dans le dossier d inscription au festival. Le fait pour un exposant de ne pas respecter les échéances et les modalités de paiement autorise l Organisateur à faire application des stipulations de l Article 3. 4c) En cas de refus de votre moyen de paiement par la banque, de non prise en charge des frais bancaires par vos soins ou d'un versement erroné, des frais de traitements d une valeur de 50 HT seront imputés à votre total dû. 4d) En cas de facture non soldée, le règlement complet du solde revu au tarif majoré sera imputé d'une pénalité de 20% et devra être réglé au plus tard durant la période d'installation du Festival. Dans le cas contraire, l'accès au stand sera interdit à l'exposant. ARTICLE 5 - ATTRIBUTION DES EMPLACEMENTS 5a) L Organisateur établit le plan du festival et effectue la répartition des emplacements librement, en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par l exposant, de la nature des produits et/ou services qu il présente et de la date d enregistrement du dossier d inscription. En cas d un nombre insuffisant d exposants, l Organisateur regroupera les stands et préviendra les exposants des éventuelles modifications d emplacement. 5b) L emplacement du stand attribué à un exposant lui est communiqué au moyen d un plan. Ce plan donne des cotes aussi précises que possible du stand. 5c) La responsabilité de l Organisateur n est pas engagée s il apparaît une différence entre les cotes indiquées et les tailles réelles du stand. Le plan indique le découpage général des îlots environnant l emplacement attribué. 5d) Ces indications, valables à date d établissement du plan, sont données à titre d information et sont susceptibles de modifications qui peuvent ne pas être portées à la connaissance de l exposant. 5e) L Organisateur ne peut en aucun cas réserver un emplacement, ni garantir celui-ci d une édition à l autre. De plus, la participation à des manifestations antérieures ne crée en faveur de l exposant aucun droit à un emplacement déterminé et ne lui confère aucune priorité dans l attribution des emplacements. ARTICLE 6 - AMÉNAGEMENT DES STANDS 6a) Toute modification de stand requise sur place par l exposant lui sera facturée en supplément directement par le prestataire concerné (déplacement de cloisons...). 6b) Les stands ne comprennent aucune prestation technique. 6c) Les raccordements des stands aux réseaux d électricité, de téléphone, de distribution d eau ou autres sont faits aux frais des exposants qui en font la demande dans les délais requis et en fonction des possibilités techniques des locaux d exposition. Toute demande les concernant doit être adressée au Service Exposants du Parc des Expositions. 6d) L Organisateur peut communiquer aux exposants des renseignements concernant des prestataires de services qui interviennent à l occasion du festival. Ces renseignements sont donnés à titre indicatif, l Organisateur décline toute responsabilité en cas de litige entre les exposants et ces prestataires. 6e) Sauf autorisation écrite et préalable de l Organisateur, l exposant ne peut, sous quelque forme que ce soit, présenter des produits ou services ou faire de la publicité d une association, d une boutique ou d un quelconque partenaire non exposant sur le festival. ARTICLE 7 - MONTAGE ET DÉMONTAGE 7a) Les exposants sont tenus de se conformer aux instructions de l Organisateur relatives à la réglementation des entrées et des sorties des marchandises, notamment pour ce qui concerne la circulation des véhicules dans l enceinte du festival. 7b) Avant le début de la période d aménagement, aucun matériel ne peut être introduit dans l enceinte du festival. 7c) Les exposants, ou leurs commettants, pourvoiront au transport, à la réception, à l expédition de leurs colis ainsi qu à la reconnaissance de leur contenu. Si les exposants ou leurs agents ne sont pas présents pour recevoir leurs colis, l Organisateur pourra les faire entreposer ou réexpédier d office aux frais, risques et périls des exposants concernés. 7d) Les exposants, ou leurs commettants, doivent avoir terminé leur installation aux date et heure limites fixées par l organisateur, date et heure passées lesquelles aucun emballage, matériel, véhicule de transports, entrepreneurs extérieurs, ne pourront plus, sous quelque motif que ce soit et quelque dommageable que cela soit pour l exposant, accéder, être maintenus, ou se maintenir sur le site de la manifestation. 7e) Les exposants, ou leurs commettants, assument l entière responsabilité de toute intervention de leurs prestataires. Si une intervention entraînait un quelconque sinistre, les frais liés à ce sinistre seront intégralement refacturés à l'exposant concerné par l'organisateur. 7f) Tous les stands devront être complètement aménagés au plus tard à l heure d ouverture du premier jour du festival. 7g) La récupération de toute marchandise doit être faite le dimanche de la fermeture, avant minuit. Le non-respect par un exposant de la date limite d occupation des emplacements autorise l Organisateur à réclamer le paiement de pénalités de retard et de dommages-intérêts. Toute marchandise laissée le dimanche soir l'est au risque et péril de l'exposant, l'organisateur ne peut être tenu responsable de tout dommage ou vol survenu. ARTICLE 8 - ACCÈS AU FESTIVAL 8a) Nul ne peut être admis dans l enceinte du festival sans présenter un titre émis ou admis par l Organisateur. Ce dernier se réserve le droit d interdire l accès au festival ou d en expulser toute personne dont le comportement justifierait, selon lui, une telle action. 8b) Les badges fournis avec les stands sont valables pendant les heures d ouverture aux exposants de la manifestation, excepté les nocturnes, et sont remis à leurs titulaires dès leur arrivée sur le festival, après vérification de leur identité. Les badges non utilisés sont ni repris ni remboursés. 8c) Un badge peut avoir plusieurs titulaires dans la limite d une seule personne par jour ouvrable. Il est formellement interdit à deux personnes ou plus de partager un même badge durant la même journée. Toute personne prise en délit de fraude, se verra exclue du festival et son badge lui sera alors retiré. 8d) Les accréditations professionnelles (badge exposant, presse, pro ou VIP) ne permettent pas à leurs détenteurs d accéder à certaines activités ou événements spéciaux réservés exclusivement aux visiteurs munis de billets (notamment les dédicaces ayant pour système "1 er Arrivé = 1 er Servi"). 8e) Les invitations ne sont pas valables le samedi et sont utilisables comme des billets préventes (accès au festival via la file préventes-invitations, pas d accès via les entrées exposants!). Les invitations non utilisées ne sont ni reprises ni remboursées. 8f) La revente de badge exposant, d'accréditation ou d'invitation est formellement interdite. L Organisateur se réserve le droit d interdire l accès au festival ou d en expulser tout contrevenant à cet article. 12