2005 : quelques règles d organisation au LAUP

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1 2005 : quelques règles d organisation au LAUP Entre novembre et décembre 2004, des membres du CA ont rencontré individuellement chacune des salariées afin de faire le point sur leur activité et leur statut particuliers au sein de l association. Nous avons passé en revue leur implication, leurs joies, leurs déceptions, les problèmes rencontrés, les améliorations réalisées ou souhaitables, leurs coups de gueule et leurs envies. De ces bilans, il s agit maintenant de faire des perspectives pour l année à venir. Ou comment (encore) mieux organiser la vie au local et la répartition du travail entre les militantes salariées, bénévoles et membres du CA 1. Vie du LAUP et réunions 1.1. Présence des salariées Bon à savoir : Claire arrive tôt le matin et quitte le LAUP peu avant 16h : envoyez-lui vos tracts à maquetter avant! Eric est absent le mercredi, joignable par téléphone en cas d urgence seulement. Les absences des unes et des autres (rdv à l extérieur, congés, livraisons) sont affichées à côté du bureau de Claire Accueil Il arrive fréquemment que des personnes extérieures à l association sonnent à la porte du LAUP : il peut s agir de fournisseurs (La Poste, Autographe, Reprotechnique, une livraison de tshirts ), de personnes usageres d AUP, ou plus rarement de policieres (dans ce dernier cas, il faut cacher Richard avant d ouvrir). Il incombe à toute militante présente au local d aller ouvrir. Ouvrir la porte, cela signifie aussi prendre en charge la requête de la personne jusqu au bout : l écouter, la réorienter le cas échéant, et mettre un mot dans la boîte aux lettres de son interlocuteurtrice habituelle. Attention : le mercredi est un jour particulièrement chargé pour le local, car c est le jour des permanences Droits sociaux et EtrangerEs (à partir de 14h30). Tous les bureaux sont généralement occupés, et il est préférable de venir un autre jour si vous comptez travailler sur l un des ordinateurs du LAUP. Les permanences du mercredi sont assurées par : - DS : Frédéric, Eric, Anne - EtrangerEs : Antonin, Rachida, Stéphanie

2 1.3. Répondeur Régis se charge d enregistrer le message d accueil, et éventuellement de le modifier s il faut y mettre des infos particulières (annonce d une AG par ex.) et de relever les messages, d y répondre s il le peut ou de re-contacter la personne pour avoir plus de détails si nécessaire. Après ce tri en amont, il transmet les messages restants aux personnes compétentes Téléphone Là encore, ce n est pas le rôle unique des salariées. Toute personne présente peut décrocher et tâcher de répondre aux sollicitations extérieures, c est une bonne manière de se familiariser avec la vie de l association. En outre, le fait que certaines décrochent plus vite que leur ombre ne doit pas amener les autres à laisser sonner Sollicitations par s Régis se charge de relever les messages de la boîte fichiers@actupparis.org, d y répondre s il le peut ou de re-contacter la personne pour avoir plus de détails si nécessaire. Après ce tri en amont, il transmet les messages restants aux personnes compétentes. Richard fait la même chose avec la boîte actup@actupparis.org RDS (Réunion des salariées) Il est impératif que toutes les salariées soient présentes pour faire le planning des présences. En cas de problème pour assister à la RDS, il faut absolument que les salariées envoient un message sur la liste le vendredi avant 17h pour annoncer leur agenda des 15 jours suivants CC (Comité de coordination) Il est nécessaire que toutes les salariées et toutes les responsables de commissions ou de groupes soient présentes, car c est le lieu où s échange l information. La lecture du compte-rendu ne suffit pas pour organiser un mailing, fixer une date pour le maquettage d un tract, réserver une salle pour une réunion ou planifier l écriture, la relecture et la mise en page d un CP! En cas de problème pour assister au CC, vous devez absolument vous assurer que quelqu une pourra faire votre point à votre place, puis récupérer les infos vous concernant (vous et la commission dont vous êtes responsable). 2. Gestion du LAUP 2.1. Approvisionnement en petit matériel En l absence de gouvernante du LAUP, Jacky et Hervé se chargent de centraliser les commandes de petites fournitures (papeterie, produits d entretien et autres) : il suffit de leur envoyer un à l une des adresses suivantes : financement@actupparis.org comptabilite@actupparis.org C est également leur rôle de trouver quelqu une pour faire les achats ainsi listés et de le/la rembourser sur factures.

3 2.2. Entretien petit et moyen œuvre du LAUP Ampoules à changer, serrure abîmée, plomberie à refaire, devis de fenêtres à commander, négociations avec le propriétaire À force de considérer que ces tâches sont de la responsabilité de toutes et de chacune, on a tendance à les laisser en plan, à les remettre au jour où une nouveauelle gouvernante sera nommée, ou à compter tacitement sur la compta. Jacky et Hervé en sont officiellement responsables, puisqu ils sont de toute façon les interlocuteurs principaux de nos prestataires et du proprio et qu ils règlent in fine les factures. Mais, pour la mise en œuvre, ils appellent en renfort des militantes. Récemment, Christophe Petit s est proposé pour les devis concernant la plomberie et les fenêtres Gestion du parc informatique et technique Commandes de matériel (après vote en CC) : Les salariées directement concernées par l achat d un PC, d une imprimante, d un scanner ou d un hub se chargent euxelles-mêmes de la commande. Pour les achats de matériel à usage collectif, on répartit les responsabilités en CC. Entretien du matériel collectif (imprimantes, fax, téléphones, photocopieur) : en cas de panne, c est le premier qui y est qui s y colle! 3. Outils de communication d AUP 3.1. Les fichiers À ce jour, AUP gère 3 fichiers de contacts : Le Fichier (FileMaker) C est le fichier général de l association, qui concentre tous nos contacts, à la fois sympathisantes, abonnées, donateurtrices et politiques. Il est géré par un salarié, Régis, et son architecture doit être repensée : ce pourrait être l un des chantiers de Régis et Eve sont chargés d organiser cette refonte : reprendre le projet de nouvelle architecture élaboré en 2003, rédiger un argumentaire pour obtenir des financements, organiser la recherche de financements, demander des devis à des prestataires FileMaker, etc. Il faut réfléchir aux différents niveaux d accès réservés : administrateur/trice, consultation seulement (par exemple pour que le pôle financements puisse retrouver facilement la liste des gros donateurs/trices), mise à jour partielle (par exemple pour que Hervé puisse modifier les listes diffusion Poste et diffusion manuelle des publications). Avant comme après sa refonte, ce fichier doit être régulièrement mis à jour, afin d éviter au maximum les doublons et les inexactitudes, qui sont encore assez nombreux. Cela repose sur notre vigilance à toutes, et notamment sur la réactivité des responsables de commissions : il incombe à chacune de transmettre au plus vite à Régis les modifications ou ajouts nécessaires (ex : changement d interlocuteur/trice dans un labo ou un ministère, changement d adresse d une militante, création d un nouvel organisme, changement d affectation d un médecin).

4 Pour cela, deux outils sont à la disposition de toutes : - Un Cahier de mises à jour sera prochainement accroché à côté du tableau de présence (ou bien dans la boîte aux lettres de Régis?) : il sera utilisé par Hervé au retour de ses tournées de livraisons, et devra être sorti à chaque mailing (coller les étiquettes correspondant aux adresses qui ne sont plus valables et inscrire à côté les nouvelles coordonnées). - Un petit mail à fichiers@actupparis.org peut aussi faire l affaire Le fichier médias (FileMaker) Il est géré par Eric, qui fait lui-même les mises à jour nécessaires en fonction de ses contacts dans les différents organes de presse. Reste à savoir si on l intègre au fichier général après la refonte (avec un accès réservé) Le fichier APHP (Excel) Il est géré par Fabrice et Hervé et sert à la diffusion de Protocoles et des invitations aux RéPIs. Il pourrait également être rattaché au fichier général. Sa mise à jour pose problème car c est un énorme chantier : une unique màj annuelle serait à la fois monstrueuse et peu efficace, car les médecins et les services changent un peu tout le temps. Une idée pour 2005 qu Hervé et Fabrice vont essayer de mettre en œuvre dès que possible : bloquer deux journées par mois, au cours desquelles des militantes recrutées en RH feraient une vérification systématique d une partie du fichier. Cela suppose de découper le fichier en 12 parties et de faire un appel mensuel en RH Les mailings Il existe quatre types de mailings à AUP : - Protocoles - RéPIs - Action - Appels à dons et autres Hervé est responsable des trois premiers : cela signifie qu il doit s assurer que tout est en place pour qu ils aient lieu dans les meilleures conditions, mais pas qu il doive s en charger lui-même. Ses tâches sont les suivantes : - Annoncer en CC le calendrier des mailings à venir (une prévision à 1 mois serait idéale). - Demander à Régis d envoyer le bon fichier à Reprotechnique pour l impression des étiquettes (sauf pour l APHP), de commander les structures à La Poste et de signer avec eux le contrat correspondant. - Commander des fournitures si nécessaire (enveloppes, papier kraft, ficelle). - Faire un appel en RH pour recruter une responsable du mailing : c est ensuite à cette personne de s assurer qu elle aura le nombre de personnes nécessaires, de faire un arbre téléphonique s il le faut etc. Fabrice s était proposé pour mettre en forme un petit «guide du mailing» d une ou deux pages, à destination des responsables de mailing.

5 Claire s était proposée pour travailler sur les fichiers de diffusion des publications à compter de Régis, en tant que responsable du fichier, doit tout mettre en œuvre pour que les NPAI d un précédent mailing aient été intégrés dès le mailing suivant. Il est en outre responsable du mailing des reçus fiscaux aux mois de janvier et février Action Même si nous avons dû en réduire la fréquence depuis 2004, Action reste la vitrine d Act Up. La publication souffre pourtant d un manque d investissement de la part des militantes, et ce à plusieurs titres. Pour l élaboration du chemin de fer, d abord : il incombe aux commissions de s approprier Action, d être une force de propositions d articles, de dossiers, de sujets. Le risque, sinon, est qu Action devienne une collection des CP parus le mois précédent. Le chemin de fer est décidé en CC : Claire se charge d envoyer un mail aux responsables de commissions une semaine avant afin que ceux-ci viennent proposer leurs sujets ou, a minima, lui envoient leurs propositions avant le vendredi 16h. Pour la rédaction des textes, ensuite : il est impératif que toutes tiennent les délais fixés en CC. Claire se charge d envoyer un message de rappel aux rédacteurtrices dix jours avant la deadline. Pour la relecture et la coordination éditoriale, enfin : il faudrait renforcer le GRT, qui n est pour l instant composé que de Claire et Jean. Notre objectif est de pouvoir commencer les relectures dès réception des premiers textes, et d éviter ainsi que tout soit concentré sur la semaine de bouclage. On pourrait tenir deux réunions de comités de rédaction : une en amont, environ 6 semaines avant publication, qui réunirait toutes les rédacteurtrices afin de s assurer qu il n y a pas de doublon (ex : N/S et T&R sur des questions d éthique) ; puis une après réception des textes pour distribuer le travail de relecture. Claire viendra animer une discussion de RH début 2005 afin d impliquer plus de membres du groupe à l élaboration d Action. En ce qui concerne les pubs, Claire et Jean-Charles ont organisé une réunion en décembre Les CP Eric est chargé de leur relecture et de leur envoi aux médias. Trois choses doivent être soulignées : Les responsables de commissions souhaitant publier un CP doivent prévenir Eric dès que possible (rappel : il est absent le mercredi). Beaucoup de CP sont envoyés sans être suivis d une relance téléphonique : Eric fait de son mieux mais doit être aidé par les commissions qui ont émis le CP. Il serait intéressant de faire une sorte d audit des relations que les journalistes entretiennent avec nous, afin d améliorer notre stratégie médias. Pour cela, Eric envisage d une part de recruter des militantes en RH afin que ceux/celles-ci téléphonent à nos contacts et les interrogent sur leur usage de nos CP et de nos publications en général, et d autre part de rencontrer des journalistes d agence (leur faire visiter le LAUP, rappeler le reste de nos activités, etc). Enfin, il faudrait développer nos relations avec la presse communautaire : pour cela aussi, il faut prévoir un point de stratégie en RH.

6 3.5. Les tracts, pancartes et autres activités relatives à l action publique Claire est prête à s occuper en priorité du maquettage de tous les tracts lorsqu elle n est pas en bouclage (soit 2 semaines par mois). Pour cela, il faut la prévenir le plus tôt possible et lui envoyer le texte avant 14h car elle quitte le LAUP à 16h. Si Claire est en bouclage ou déjà partie, c est à la personne qui rédige le tract de trouver quelqu un pour le maquettage. Il est important de respecter la charte graphique d AUP : Claire a organisé pour cela une session de formation le 9 janvier Une autre sera organisée sous peu. Elle tient en outre à disposition dans son bureau le «livre de styles d AUP» (règles d écriture et d abréviations, polices et règles d imprimerie utilisées par l association) : il est important de le lire avant de publier un texte au nom d AUP, quel qu il soit (tracts, CP, comptes-rendus de RéPIs, articles pour Action, pancartes). Pour tout ce qui est en lien avec l action publique, il faut bien entendu se coordonner en amont avec la Vice-Présidente.