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2 Site Internet du congrès : Accès exposants : Login : sfnrsponsor Mot de passe : exposant Agence Organisatrice: divine [id] : Adresse : 17 rue venture Marseille Contact : Stéphanie Meyer Tel : +33(0) Cel. :+33(0)

3 Lieu du Congrès NOVOTEL PARIS TOUR EIFFEL**** 61, quai de Grenelle Paris Tel (+33)1/ Fax (+33)1/ Métro : Ligne 6 Station Bir Hakeim ou Ligne 10 station Charles Michels Lieu d exposition Centre de Conférence Niveau 3, salon Trocadéro. Horaires d ouverture de l exposition Jeudi 3 avril 2014 de 8h00 à 19h00 Vendredi 4 avril 2014 de 8h00 à 19h00 Samedi 5 avril 2014 de 8h00 à 12h45 Stands Les stands ne sont pas équipés de murs, de moquette ni de panneau signalétique. Une table d environ 1,20m x 60cm (table d étudiant) non nappée, ainsi que deux chaises vous seront fournies. Prises électriques non fournies. Merci de préciser vos demandes supplémentaires à 3

4 Pour les sociétés qui construisent leur stand, merci de nous adresser votre demande par mail et nous envoyer votre projet pour validation avant le 10 mars MONTAGE Installation des stands à partir de 20H30 le mercredi 2 avril ou à partir de 7h00 le jeudi 3 avril DEMONTAGE Le samedi 5 avril 2014 partir de 13H00. (Merci d informer vos standistes et prestataires éventuels) AUCUN matériel ne pourra rester jusqu au lundi 7 avril 2014 sans notice préalable, pour toute demande merci d envoyer un mail à afin valider avec l hôtel. Rien ne doit être laissé sur place après votre départ. RESPONSABILITE divine [id] décline toute responsabilité concernant le matériel laissé sur les stands sans surveillance pendant le congrès (de jour comme de nuit). Nous vous recommandons de prendre une assurance. Il n y a pas de veilleur de nuit. Livraison du matériel Adresse de livraison : NOVOTEL PARIS TOUR EIFFEL**** 8, rue Gaston Caillavet Entrée perpendiculaire au Quai de Grenelle PARIS Il est impératif d indiquer sur vos colis : - Nom de l événement : 41 ème congrès de la SFNR - Nom de votre société + le numéro de votre stand - Date de la manifestation : 3 au 5 avril A l attention de Marion BOUTRY / Service Commercial - Logistique Le livreur/coursier doit déposer les colis au NIVEAU 3 de l établissement et non le laisser sur le quai de livraison. Demander à joindre les Event Manager si besoin. Horaires de livraison : 7h à 15h le 31 Mars, 1 er et 2 avril. Les stands construits peuvent être livrés vers 20H00 pour une installation à suivre. Dimensions des portes principales : Largeur 2m / Hauteur : 2,20m En cas de besoin ou d urgence, pour les détails de livraison, merci de contacter : Stéphanie Meyer qui transmettra à l hôtel. 4

5 IMPORTANT : Merci de nous indiquer avant le 25 MARS 2014 la quantité de matériel que vous souhaitez vous faire livrer pour des questions de stockage. Les livraisons doivent se faire le lundi 31 mars, Mardi 1 er ou le mercredi 2 avril entre 7H00 et 15H00. Aucune livraison ne sera acceptée avant cette date. Si vous souhaitez tout de même envoyer des colis avant cette date ou souhaitez stocker des colis après, les frais de stockage seront de 500. Hall d exposition Un plan de l exposition est mis à jour et disponible en ligne sur section Exposants, avec le login : sfnrsponsor et le mot de passe : exposant Badges Les badges pour vos équipes sont nominatifs et seront remis à l accueil du congrès. Le port du badge est obligatoire à l intérieur de l espace congrès. Badges inclus dans les packages (sauf package spéciaux): Major Sponsor : 15 badges (10 médecins, 5 industriels) : 3 badges industriels adge industriel Insertions Sacoches OU Mise à disposition Insertions Sacoches (IS) : Quantités : 450 Mise à Disposition pour la table «Congrès Futurs» (MAD): Quantités : 100 Adresse à indiquer sur l étiquette : NOVOTEL PARIS TOUR EIFFEL**** 8, rue Gaston Caillavet Entrée perpendiculaire au Quai de Grenelle PARIS IMPORTANT : Indiquer sur le/les colis - Nom de l événement : 41 ème congrès de la SFNR - Nom de votre société et impérativement si c est pour une insertion sacoche ou une mise à disposition. Sans cette indication, nous ne pourrons récupérer votre colis et insérer vos documents! - Date de la manifestation : 3 au 5 avril A l attention de Marion BOUTRY / Service Commercial - Logistique 5

6 Les livraisons doivent se faire le mardi 1 avril 2014 de 7h à 15h ou le mercredi 2 avril 2014 de 7h à 12h. Aucune livraison ne sera acceptée avant cette date. Tout document arrivé après 12h le 2 avril ne pourra pas être inséré dans les sacoches. Merci de nous confirmer si vous avez des documents à insérer avant le 25 Mars 2014 à (pour cela : reportez-vous à votre bon de commande). Newsletters Vous devez nous fournir un pdf haute définition, ou un html, de 600 pixels de large Objet : Il est impératif de nous indiquer l objet de votre newsletter (ex : invitation, présence sur le congrès ). Date : Vous devez nous indiquer 1 ou 2 dates auxquelles vous souhaitez que nous envoyions la newsletter sur la base. Si vous souhaitez envoyer votre newsletter avant le congrès nous avons besoin de recevoir les éléments au plus tard le 5 mars Les fichiers doivent être transmis à Publicité sur programme final Selon votre package vous bénéficiez d une page entière ou d une demi page. Merci de vous référer à votre bon de commande. Pour la page entière: Vous devez nous fournir exclusivement un pdf haute définition 300 dpi avec repère de découpe. Format 210 l x 297 H mm + 5 mm de chaque côté de fonds perdus PDF HD avec repères de découpe Pour la demi-page: Vous devez nous fournir exclusivement un pdf haute définition 300 dpi avec repère de découpe. Format A5 210 l x 148 H mm + 5 mm de chaque côté de fonds perdus PDF HD avec repères de découpe Deadline : 5 mars 2014 Les fichiers doivent être transmis à 6

7 Dates importantes 3 MARS : Validation des projets de stands 4 MARS : Réservations hôtelières 5 MARS : Newsletter & Publicité pour le programme 13 MARS : Impression du programme final 25 MARS : Pré-inscriptions au congrès Changement de nom pour les badges Confirmation des quantité matériel stand Confirmation d envoi insertion sacoche 28 MARS : Changement de nom pour les chambres. Hébergements Pour toute réservation hôtelière de groupe vous pouvez contacter Michèle Caboste au , ou par à Divine [id] a fait des réservations à des tarifs préférentiels dans les hôtels suivants : Novotel Paris Tour Eiffel ****(205 en B&B single/ Double : 220 B&B) Hôtel de l exposition Tour Eiffel*** (155 en B&B single / Double : 165 B&B) Ibis Cambronne*** (150 en B&B en single / Double : 160 B&B) Art Hôtel Tour Eiffel*** (140 en B&B single / Double : 150 B&B) Conditions de réservation et d annulation : Une nuit d acompte par chambre réservée est exigée à la confirmation. Le solde des nuitées doit être réglé au plus tard un mois avant la manifestation soit le 3 mars Sous peine d annulation des contingents par les hôtels. Les changements de noms sont possibles jusqu à moins 7 jours. Les annulations partielles sont possibles jusqu à moins 30 jours de la manifestation, avec une retenue de 10% de frais administratifs ; Au-delà les frais d annulation sont de 100%. Les annulations totales sont possibles jusqu à moins 60 jours de la manifestation, avec une retenue de e 10% de frais administratifs. Au-delà, seules les annulations partielles sont possibles, jusqu à moins 30 jours avec 10% de frais administratifs. Liste des inscrits La liste des participants présents vous sera remise à l issue du congrès avec les statistiques. 7

8 FICHE SIGNALETIQUE DE VOTRE STAND A remplir et retourner par fax à : Divine [id] Stéphanie Meyer Fax : Avant le 10 MARS 2013 ENSEIGNE DE VOTRE STAND : Ce sera également votre nom sur le programme final. Merci de compléter la grille ci-dessous (1 lettre par case). Badges : Inscrire le nom des personnes présentes sur votre stand qui ont besoin d un badge. Référez-vous à la page 4 du présent document où votre facture afin de savoir combien de badges gratuits vous avez PRENOM NOM DE FAMILLE FONCTION PAYS Tampon de la société Date et Signature 8

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