Congrès National d Anesthésie et de Réanimation / SFAR au 22 septembre 2012

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2 SOMMAIRE Bienvenue au Congrès SFAR 2012! page 3 1/ INFORMATIONS GÉNÉRALES ET CONDITIONS page Organisateur page Lieu, dates et horaires page Location de stand page Conditions générales de vente page 5 2/ RÈGLEMENT DE L EXPOSITION page Règles techniques page 7 a) Dates et horaires page 7 b) Livraisons page 7 c) Occupation des stands page 10 d) Hauteur des stands page 10 e) Charge au sol page 10 f) Stockage page 10 g) Installateur général officiel du congrès page 10 h) Prestataires extérieurs page 11 i) Guide de l exposition page 11 j) Badges exposants page Services complémentaires page 12 a) Électricité page 12 b) Téléphone, fax, internet page 12 c) Équipement informatique et audiovisuel page 12 d) Nettoyage page 12 e) Transport, manutention, livraison, stockage et formalités de douanes page 13 f) Sécurité page 13 g) Hôtes / Hôtesses page 13 h) Traiteurs page 13 i) Hébergement page 13 3/ VISUEL ET DESCRIPTIF DE VOTRE STAND D EXPOSITION page Surface nue page Stand équipé page 14 4/ PRESTATAIRES page Prestataires officiels du congrès page Prestataires non-officiels page 17 5/ SÉCURITÉ page Sécurité sur stand page Règles de sécurité incendie du Palais des Congrès de Paris page Le Palais se met au vert page 26 6/ PLANS page Plan d accès au Palais des Congrès de Paris page Plan de l exposition page 30 7/ CATALOGUES page Mobilier page Plantes page Équipement Informatique et Audiovisuel page 31 8/ FORMULAIRES page 32 9/ RÉCAPITULATIF DES FORMULAIRES DE RÉSERVATION page 63 SFAR 2012 / MCI 24 rue Chauchat Paris France 2

3 BIENVENUE AU CONGRES SFAR 2012! Cher Exposant, Ceci est VOTRE Dossier Technique pour le Congrès SFAR 2012, qui se tiendra du 19 au 22 septembre 2012 au Palais des Congrès de Paris. Il rassemble toutes les informations qui vous seront nécessaires pour que votre présence en tant qu exposant au Congrès SFAR 2012, soit un véritable succès. Il vous donne tous les détails concernant : les règles à respecter la location du matériel pour votre stand le choix de votre décoration Nous vous remercions de lire attentivement ce guide et de retourner les formulaires de commandes avant les dates limites indiquées, afin que votre dossier soit traité dans les meilleures conditions. Il est important que ce guide soit transmis à la personne en charge de la logistique de votre stand. N hésitez pas à nous contacter pour en recevoir d autres exemplaires. Nous vous souhaitons une bonne préparation de votre participation, et sommes à votre disposition pour vous y aider. Dans l attente de vous accueillir à Paris lors de ce congrès, Carine Karaïliev Responsable de Compte Virginie Sauvestre Léger Responsable Dpt Marketing & Partenariat 3

4 1/ INFORMATIONS GENERALES ET CONDITIONS Organisateur Le Comité d Organisation du Congrès SFAR 2012 a mandaté MCI pour la gestion de la logistique générale et pour l organisation de l exposition lors du Congrès SFAR MCI sera désigné comme «l organisateur» ci-dessous. Toute correspondance relative à l exposition doit être adressée à : Vos contacts : SFAR 2012 MCI Département Exposition 24 rue Chauchat Paris Tél : Fax : Dan Benhamou Président du Congrès Président de la SFAR Gilles Orliaguet Secrétaire Général du Congrès Carine Karaïliev Magali Lavillonnière Virginie Sauvestre Léger Charles Edgar Tallut Béatrice Picard Marion Verslype Magali Lavillonnière Florent Lachaut Coordination du Congrès Dept. Marketing & Partenariat Dept. Inscription et Hébergement Programme Scientifique Lieu, dates et horaires Le Congrès National d Anesthésie et de Réanimation SFAR 2012 se tiendra du Mercredi 19 au Samedi 22 Septembre 2012 au Palais des Congrès de Paris : 1.3 Location de stand PALAIS DES CONGRES DE PARIS 2, place de la Porte Maillot Paris - France Prix du stand Le coût de location d un stand est par mètre carré et a été fixé à : hors taxes par mètre carré pour la location d une surface nue (marquage au sol) hors taxes par mètre carré pour la location d un stand équipé. Caractéristiques d un stand équipé Les éléments inclus dans la location d un stand équipé sont les suivants : - moquette bleue - structure aluminium - panneaux modulaires - enseigne double face avec le nom de la société et le numéro de stand - 3 spots électriques par module de 9m² - un boîtier électrique de 3 kw 4

5 Veuillez vous référer à la page 14 pour plus de détails. Le prix de location de votre stand (surface nue ou stand équipé) comprend les éléments suivants : l usage de l emplacement ou du stand pendant la durée de l exposition et les périodes de montage et de démontage. les services d information et de coordination pendant les périodes de montage et de démontage et pendant la durée de l exposition. 5 badges exposants pour un stand de 9m², puis 2 badges par 3m² supplémentaires (détails page 11). la publication dans le programme final des coordonnées complètes et d un bref descriptif de votre société (détails page 11). Veuillez noter que : le nettoyage quotidien des espaces publics et de la zone d exposition est assuré, hormis celui des stands qui reste sous votre propre responsabilité (détails page 12). Le gardiennage des zones publiques de l exposition est assuré hormis celui des stands qui reste sous votre propre responsabilité (détails page 13). La hauteur maximale des stands est de 2,50 mètres. Hormis pour les stands 1 à 12 pour lesquels la hauteur maximale est de 2,40 mètres. Pour les partenaires SFAR, une hauteur maximale de 3 mètres peut être accordée, sur demande de dérogation écrite à : Conditions générales de vente Souscription Pour devenir sponsor ou réserver un emplacement d exposition, vous devez retourner (par fax, par mail ou courrier postal) au secrétariat du congrès SFAR 2012 / MCI France, le ou les formulaire(s) de réservation, dûment complété(s), daté(s) et signé(s). La signature du/ des formulaire(s) de réservation constitue un engagement ferme et oblige le souscripteur à l acceptation des conditions générales de vente et du règlement général de l exposition. A réception du/ des formulaire(s) de réservation, une facture du montant total dû sera établi et un acompte de 50 % devra être réglé à réception de la facture afin de garantir la réservation. Aucune réservation verbale ou téléphonique ne sera prise en compte. Le solde de la facture sera dû au plus tard le 25 mai Par ailleurs, le non règlement du solde de la facture à cette date entrainera l annulation immédiate de fait de droit à disposer des réservations demandées, sans remboursement de l acompte versé. L attribution des stands sera faite dans l ordre d arrivée des réservations (sauf priorités exceptionnelles accordées aux Partenaires officiels de la SFAR). Après attribution, aucune modification d emplacement ne pourra être effectuée sans l accord écrit des organisateurs. Tous les règlements doivent être reçus par l organisateur avant le début du congrès Aucun exposant/sponsor ne sera autorisé à commencer l installation ou à être listé comme exposant/sponsor dans les publications du congrès à ce que le paiement de la somme totale due ne soit réglé à l organisateur. Le plan de l exposition présenté dans ce document est un plan non-contractuel. Il est soumis à l acceptation de la Préfecture de Paris. MCI France se réserve le droit de modifier en fonction des aménagements éventuels de l infrastructure du Palais des Congrès de Paris et des agréments délivrés par la Préfecture, l importance et la disposition des surfaces réservées par l exposant. En cas de litige, seule la juridiction du Tribunal de Paris sera applicable. Acceptation des demandes de réservation L organisateur se réserve le droit de ne pas vendre de partenariat à toute firme, société ou organisation dont les activités ne seraient pas directement en rapport avec le thème général de la Manifestation, ou ne répondraient pas aux normes de rigueur souhaitées par le Comité d Organisation. Les candidatures seront soumises au Comité d Organisation qui statuera sur les demandes. Règlement des factures La Société Française d Anesthésie et Réanimation, maître d oeuvre du congrès, a mandaté MCI France pour l organisation du congrès et de l exposition du Congrès National d Anesthésie et de Réanimation SFAR Les règlements pourront être effectués par chèque, ou virement bancaire : - Par chèque à l ordre de SFAR MCI France et envoyés à : SFAR MCI France- 24 Rue Chauchat Paris France - Par virement bancaire à l ordre de SFAR MCI France Le Crédit Lyonnais - Direction Entreprise - 19 boulevard des Italiens PARIS Paris Code Banque : Code guichet : Numéro de Compte : S - Clé Rib : 16 - Par Carte de Crédit (VISA/MASTERCARD/EUROCARD). Dans ce cas, veuillez contacter le secrétariat qui vous fera parvenir un formulaire d autorisation de débit à remplir et à renvoyer. Dans le cas d un règlement pas virement bancaire, veuillez spécifier la raison de votre règlement et le numéro de facture correspondant. Annulation (Applicable au sponsoring, aux sessions sponsorisées et à l exposition) Toute annulation et/ou changement à votre réservation initiale devra être effectuée par courrier au Secrétariat du congrès et sera soumise aux conditions d annulation ci-dessous : 5

6 - Avant le 23 mars 2012 : 25 % du montant total TTC dû sera non remboursable. - Du 23 mars au 25 mai 2012 : 50 % du montant total TTC dû non remboursable. - A compter du 25 mai 2012 : Aucun remboursement des sommes dues et versées. Une fois la réservation d un stand d exposition, et/ou de session(s) sponsorisée(s), et/ou de tout autre élément de sponsoring confirmé, toute réduction de surface d exposition ou autre option de partenariat est considérée comme une annulation et sera soumise à ces mêmes conditions d annulation. Une réduction d espace d exposition peut entrainer une modification de l emplacement de stand par l organisateur. Règlement sur site Les exposants sont invités à vérifier que toute action engagée dans le cadre du congrès est conforme à la législation française en vigueur en matière de sureté et sécurité. L organisateur prendra les mesures nécessaires en cas de non-respect du règlement. L organisateur se réserve le droit d interdire totalement ou en partie l ouverture d un stand qui pourrait porter préjudice à l organisation et à l image du congrès. La décision finale reviendra à l organisateur. Accès à l exposition L accès à l exposition est strictement réservé aux congressistes et exposants dûment inscrits au congrès. Pour participer aux sessions scientifiques, les membres des sociétés exposantes doivent s inscrire au congrès en tant que congressiste en s acquittant des droits d inscription. Occupation des stands Sauf autorisation délivrée au préalable et par écrit par l Organisateur, les exposants ne sont pas autorisés à partager, souslouer ou léguer leur stand à quelque autre société. Assurance Le signataire renonce à tout recours contre les organisateurs et propriétaires des lieux et s engage à souscrire les polices d assurance nécessaires pour tous les risques encourus par le matériel exposé (vol, dégâts, etc. ) ainsi que les responsabilités civiles couvrant le personnel fixe ou intérimaire de son entreprise présents au congrès. Dans aucun cas l exposant ne sera couvert par les assurances des organisateurs du congrès. Afin de confirmer les éléments cités ci-dessus, veuillez nous retourner le formulaire n 14 page 58, au plus tard le 06 juillet Force majeure En cas de force majeure, les dates du congrès et de l exposition pourront être modifiées ou celles-ci pourront être purement et simplement annulées. Dans cette dernière hypothèse, les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées seront réparties entre les exposants au prorata de leurs versements sans que des recours soient possibles à l encontre de l organisateur ou du réalisateur. Conditions d admission et de participation Les organismes désireux d exposer ou d organiser une session, acceptent sans réserve les dispositions du règlement intérieur, la réglementation du Palais des Congrès de Paris et les prescriptions au droit public applicables aux manifestations organisées en France. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles imposées par les circonstances ou dans l intérêt de la manifestation que l organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement. Toute dépense liée au non-respect du règlement ou des conditions générales, sera facturée à l exposant. MCI France se réserve le droit de modifier ou de compléter les conditions générales de ventes ou le règlement de l exposition mais l exposant/sponsor en sera informé. Règlementations sur la santé et la sécurité au travail L exposant doit veiller à ce que son prestataire et ses employés respectent la législation actuelle sur la santé et la sécurité au travail et que tout matériel exposé soit également conforme à cette législation. Sociétés tierces/ Agences MCI France ne communiquera qu avec les sociétés tierces clairement identifiées en tant que telles et mandatées par les exposants et sponsors participant au congrès. Les demandes reçues de sociétés tierces (telles que des agences de communication et de presse) ne précisant pas quel(s) exposant(s) elles représentent, ne seront pas prises en compte. Il est du devoir de l exposant / du sponsor, de transmettre, au secrétariat du congrès, les coordonnées complètes des sociétés tierces avec lesquelles ils travaillent. Conférences de presse Les conférences de presse organisées par l industrie ne peuvent avoir lieu qu aux horaires spécifiés par l organisation du congrès. L organisateur du congrès doit être informé des conférences de presse prévues et tous les journalistes doivent être officiellement inscrits au congrès pour participer à la conférence. Promotion sur site L exposant ou sponsor ne pourra distribuer de publicité que sur son stand d exposition ou dans la salle qu il aura réservée. En signant le formulaire correspondant au produit choisi (exposition, sessions sponsorisées, sponsoring, publicité ), l exposant ou le partenaire s engage à ne pas organiser d événement satellite ni de promouvoir une autre manifestation durant la tenue du congrès sans accord préalable de l organisateur et du comité d organisation. Les sociétés qui organiseraient tout type d évènements en dehors du Palais des Congrès de Paris mais durant les horaires d ouverture du congrès 2012 de la SFAR, verront leur participation automatiquement annulée sans remboursement. L organisateur se réserve aussi le droit de fermer le stand si la société participe aussi à l exposition du congrès. 6

7 Règlementations françaises concernant les expositions et le partenariat S agissant des expositions et du partenariat, l industrie pharmaceutique est soumise en France à certaines règlementations. Veuillez-vous rapprocher de votre service juridique pour plus d informations concernant les réglementations en vigueur. Les annonceurs sont invités à vérifier que leurs publicités sont conformes à la législation française en vigueur en matière de publicité de produits pharmaceutiques et de matériel médical. Pour quelque motif que ce soit, l organisateur ne prendra pas en compte d éventuelles réclamations faites après la clôture de la manifestation. Remboursement de la TVA française Conformément à la législation fiscale européenne, les organisateurs de congrès internationaux et les sociétés de services doivent facturer l ensemble des services au taux de TVA français en vigueur, à savoir 19,6 %. Les sociétés étrangères (ressortissantes de l UE ou hors UE) peuvent, sous certaines conditions, se faire rembourser la TVA versée. Important : les sociétés n appartenant pas à l UE ont l obligation de désigner un représentant fiscal en France pour déposer leur demande de remboursement de TVA. «Il est rappelé aux exposants que leur offre doit être en adéquation avec l ordre public et les lois en vigueur. A ce titre, il est formellement interdit d exposer des produits illicites ou provenant d activités illicites. Il est également interdit à toutes personnes non autorisées par la loi de proposer des prestations ou produits relevant d activités règlementées au sens de la loi. Les exposants qui enfreindraient ces dispositions pourront faire l objet de poursuites judiciaires sans préjudice des mesures que pourraient prendre l organisateur pour faire cesser le trouble» 2/ REGLEMENT DE L EXPOSITION 2.1 Règles Techniques a) Dates et horaires Les créneaux horaires de montage dépendent du type et de la superficie de votre stand. Pour le bon déroulement des livraisons et du montage, il est demandé aux exposants de respecter impérativement les horaires ci-dessous : LIVRAISONS ET MONTAGE DATES HORAIRES Surface nue 27 m² 18 m² Surface nue < 27 m² Lundi 17 septembre 2012 Mardi 18 septembre 2012 Lundi 17 septembre 2012 Mardi 18 septembre 2012 de 11h00 à 20h00 de 8h00 à 20h00 de 15h00 à 20h00 de 8h00 à 20h00 Surface nue < 18 m² Mardi 18 septembre 2012 de 8h00 à 20h00 Stand équipé Mardi 18 septembre 2012 de 10h00 à 20h00 L exposant ou un représentant de sa société devra superviser la livraison et la réception des colis pendant le montage. Les accusés de réception de marchandises ou matériel ne seront en aucun cas signés par un membre de l organisation ou du Palais des Congrès. EXPOSITION DATES HORAIRES Ouverture de l exposition Mercredi 19 septembre 2012 Jeudi 20 septembre 2012 Vendredi 21 septembre 2012 Samedi 22 septembre 2012 de 8h00 à 18h00 de 8h00 à 19h00 de 8h00 à 18h00 de 8h00 à 16h00 DEMONTAGE DATE Samedi 22 septembre 2012 HORAIRES de 16h00 à 22h00 b) Livraisons Il est demandé aux exposants de respecter les horaires de livraisons indiqués ci-dessus. Toute livraison effectuée avant le début du montage sera refusée. 7

8 Accès à la gare de livraison : Le stationnement de courte durée est autorisé en gare de livraison uniquement pendant les opérations de chargement et de déchargement. Le stationnement de nuit est formellement interdit. Accès Hauteur maximale autorisée : 4,20 mètres Largeur des rampes d accès : 3,50 mètres Pente : de 15% Déchargement La gare de livraison est dépourvue de quai de déchargement. Palais des Congrès de Paris Monte-charges : Les monte-charges sont accessibles uniquement pendant les périodes de montage et de démontage. Les montecharges suivants seront utilisables pendant le montage et démontage de l exposition : MC6 et MC7 Charge : 4 tonnes Hauteur : 2,10 mètres Profondeur : 2,60 mètres Largeur : 2,14 mètres MC8 et MC9 Charge : 11 tonnes Hauteur : 2,25 mètres Profondeur : 6,80 mètres Largeur : 2,60 mètres 8

9 Plan de la gare de livraison : MC 9 MC 7 Entrée de la gare de livraison Zone Noire Zone Verte Zone Bleue Zone Jaune MC 6 MC 8 Les colis devront être marqués de la façon suivante : SFAR 2012 / MCI/ Niveau 2 Hall Maillot N du stand : Société exposante : PALAIS DES CONGRES DE PARIS 2 place de la Porte Maillot Paris - France L exposant ou un responsable du stand devra superviser la livraison, l installation et la bonne reprise des livraisons et du matériel destinés au stand. Aucune note de livraison ne sera signée par les équipes de l organisation ou du Palais des Congrès. Dans le cas où un exposant n aurait pas libéré son stand à la fin des horaires de démontage, il s engage à payer les frais locatifs supplémentaires que le Palais des Congrès pourrait demander à l organisateur. Le Palais des Congrès pourra en outre prendre les mesures nécessaires pour libérer l emplacement. 9

10 PROTOCOLE de SECURITE Le protocole de sécurité du Palais des Congrès sera téléchargeable sur l interface exposant dont vous recevrez le code d accès en mai Il est de votre responsabilité de le transmettre à vos prestataires (standistes, décorateurs, transporteurs, ) pour qu ils le complètent et le présentent à l accueil de la gare de livraison du Palais des Congrès afin d assurer un trafic fluide dans la gare de livraison. c) Occupation des stands Sauf autorisation délivrée par écrit par l Organisateur, les exposants ne sont pas autorisés à partager, sous-louer ou léguer leur stand à quelque autre société. L aménagement individuel des stands est à la charge et sous la supervision de l exposant (même si l exposant fait appel à une société de décoration extérieure), et doit se conformer aux règles de fonctionnement et de sécurité énoncées dans ce document. Les exposants se doivent d avoir terminé leur installation le Mardi 18 Septembre 2012 à 20h00, pour une ouverture de l exposition au public le Mercredi 19 Septembre 2012 à 8h00. d) Hauteur des stands La hauteur maximum des stands est de 2,50 mètres*. * Hormis pour les stands 1 à 12 pour lesquels la hauteur maximale est de 2,40 mètres. * Les partenaires SFAR peuvent bénéficier d une hauteur maximale de 3 mètres, sur demande de dérogation à : e) Charge au sol La charge maximale admissible au sol dans les zones d exposition est de 500 kg/m². f) Stockage La possibilité de réserver une salle de stockage privée est fonction des disponibilités. Veuillez nous adresser une demande par à g) Installateur général officiel du congrès L installateur général officiel choisi par le comité d organisation et MCI est D&P Architecture de Communication (coordonnées page 15). Si vous avez réservé un stand équipé, cet installateur vous fournira votre structure, comme indiqué en page 14. Si vous avez réservé une surface nue, vous pouvez faire appel à l installateur général, ou à tout autre prestataire extérieur (paragraphe h page 11). Votre plan de stand devra être envoyé à D&P Architecture de Communication pour validation avant le 27 juillet D autres éléments tels que du mobilier, des plantes ou des spots électriques peuvent également être commandés auprès de D&P. Veuillez vous référer au catalogue directement accessible sur le site : et aux formulaires de commande situés aux pages 35, 36, 37 et

11 h) Prestataires extérieurs Les règles ci-dessous sont destinées aux sociétés qui ont réservé une surface nue, et qui font appel à leurs propres standistes et prestataires : Veuillez informer l Organisateur et D&P en retournant le formulaire n 2 page 35 à D&P. Les prestataires extérieurs choisis devront être approuvés par D&P et l Organisateur. Les plans de stand doivent être envoyés à l installateur général D&P avant le 27 juillet 2012 pour validation. Les exposants utilisant les services de prestataires extérieurs sont invités à leur transmettre ce dossier technique. i) Guide de l exposition dans le programme final Un guide de l exposition sera inclus dans le programme final qui sera inséré dans la sacoche distribuée à toutes les personnes inscrites au congrès. Ce guide rassemblera les coordonnées complètes de chaque société ayant réservé un stand (nom de la société, adresse, téléphone, fax, contact, et site web), ainsi qu un bref descriptif des activités de la société (maximum 400 caractères). L insertion de ces informations est gratuite pour toutes les sociétés qui ont réservé un stand. Vous recevrez en mai 2012 un code personnel qui vous permettra d enregistrer ces informations directement sur le site internet du congrès. La date limite de saisie de vos coordonnées et descriptif est le mercredi 4 juillet Les informations reçues après cette date ne pourront plus être insérées dans le guide de l exposition. GAGNEZ EN VISIBILITE! Vous avez la possibilité de faire insérer le logo de votre société à côté de vos coordonnées et de votre descriptif. Le coût de cette insertion est de 500 HT. Veuillez compléter et nous retourner le formulaire n 17 page 61 ainsi que votre logo au format eps ou jpg haute définition avant le 4 juillet 2012 à j) Badges exposants Le nombre de badges exposants inclus dans la location de votre stand dépend de sa superficie, et est calculé comme suit : 5 badges exposants pour un stand de 9m², puis 2 badges par tranche de 3m² supplémentaires. Les badges commandés au-delà du quota correspondant à la superficie de votre stand seront facturés à hauteur de 10 HT par badge. Veuillez noter que les badges exposants ne donnent accès à aucune des salles de conférences, à l exception de la Cérémonie de la SFAR du vendredi 21 septembre 2012 à laquelle les exposants sont cordialement invités, dans la limite des places disponibles. Vous recevrez en mai 2012 par un code personnel qui vous permettra de passer votre commande de badges directement sur le site internet du congrès. 11

12 2.2 Services complémentaires a) Électricité Pour tout besoin d électricité, veuillez passer votre commande directement sur le site du Palais des Congrès en suivant la procédure ci-dessous : - Rendez-vous sur le site - Un code client vous sera demandé. Pour votre première commande, veuillez vous enregistrer afin de le recevoir par mail. Vous pourrez ensuite utiliser ce même code pour toutes vos commandes. - Sélectionnez ensuite le lieu de votre manifestation «Palais des Congrès de Paris» et le nom de l évènement «SFAR 2012». Puis suivez les instructions. (Votre commande devra être passée le 3 septembre 2012 au plus tard. Passé cette date, un surcoût de 10% sera appliqué sur le prix de chaque prestation commandée) RAPPEL : Si vous avez réservé un stand équipé, un boîtier électrique de 3 kw est déjà inclus dans la location de votre stand. Vous pouvez toutefois suivre la démarche ci-dessus si vous avez besoin d une puissance électrique supplémentaire. N hésitez pas à contacter le service exposant du Palais des Congrès pour toute information à ce sujet (coordonnées page 17). b) Téléphone, fax, internet Il n y a PAS de téléphone, fax ou connexion internet inclus dans la location de votre stand. Si vous souhaitez commander l un ou plusieurs de ces services, veuillez vous rendre directement sur le site internet du Palais des Congrès de Paris, qui vous propose différents types de téléphones, fax et accès internet. Veuillez suivre la procédure ci-dessous pour passer votre commande : - Rendez-vous sur le site - Un code client vous sera demandé. Si c est votre première commande, veuillez vous enregistrer afin de le recevoir par mail. Vous pourrez ensuite utiliser ce même code pour toutes vos commandes. - Sélectionnez ensuite le lieu de votre manifestation «Palais des Congrès de Paris» et le nom de l évènement «SFAR 2012». Puis suivez les instructions. (Votre commande devra être passée le 3 septembre 2012 au plus tard. Passé cette date, un surcoût de 10% sera appliqué sur le prix de chaque prestation commandée) c) Équipement informatique et audiovisuel Le prestataire officiel du congrès pour toute demande d équipement informatique et audiovisuel est la société LENI (coordonnées en page 17). Pour toute demande, veuillez vous reporter à la grille tarifaire page 38, et utiliser le formulaire n 7 page 41. d) Nettoyage Un nettoyage des allées et des espaces communs sera effectué tous les soirs, à la fermeture de l exposition. Si vous souhaitez un service de nettoyage individuel sur votre stand, (celui-ci n étant pas inclus dans le prix de location de votre stand, il reste à votre charge), veuillez donc le commander en ligne auprès du Palais des Congrès en suivant la procédure suivante : - Rendez-vous sur le site - Un code client vous sera demandé. Si c est votre première commande, veuillez vous enregistrer afin de le recevoir par mail. Vous pourrez ensuite utiliser ce même code pour toutes vos commandes. - Sélectionnez ensuite le lieu de votre manifestation «Palais des Congrès de Paris» et le nom de l évènement «SFAR 2012». Puis suivez les instructions. (Votre commande devra être passée le 3 septembre 2012 au plus tard. Passé cette date, un surcoût de 10% sera appliqué sur le prix de chaque prestation commandée) 12

13 e) Transport, manutention, livraison, stockage et formalités de douanes Le prestataire officiel du Congrès SFAR 2012 pour toute demande de transport, manutention, livraison et stockage est Clamageran (coordonnées page 17). Veuillez utiliser le formulaire n 15 page 59 pour passer votre commande, et le retourner directement à Clamageran avant le 3 septembre f) Sécurité Le prestataire officiel du Congrès SFAR 2012 pour toute demande de service de sécurité est la société Enyos Sécurité (coordonnées page 17). Veuillez utiliser le formulaire n 9 page 43 pour passer votre commande, et le retourner directement à Enyos Sécurité avant le 31 août g) Hôtes / Hôtesses Le prestataire officiel du Congrès SFAR 2012 pour toute demande d hôtesses est l agence City One (coordonnées page 17). Veuillez utiliser le formulaire n 8 page 42 pour passer votre commande, et le retourner directement à City One avant le 31 août h) Traiteurs Les traiteurs officiels du Congrès SFAR 2012 sont La Fayette Réceptions, Lenôtre, Fauchon et Riem Becker. Veuillez passer votre commande : - avant le 11 septembre 2012 pour Lenôtre - avant le 12 septembre 2012 pour Riem Becker - avant le 14 septembre 2012 pour La Fayette Réceptions et Fauchon i) Hébergement Des chambres ont été réservées dans des hôtels proches du Palais des Congrès. Les tarifs indiqués ci-dessous ont été négociés pour le congrès, ils sont par chambre et par nuit. Ils sont indiqués pour 2012 et confirmés par les hôtels, MCI ne pourra pas être tenu responsable si les hôteliers décident unilatéralement d augmenter leurs tarifs. Les prix ne peuvent être garantis que lorsque l acompte a été payé et le contrat signé. Liste des hôtels : Frais de réservation : 12 par dossier Veuillez envoyer votre demande en indiquant le nombre de chambres souhaitées et les dates à : avant le vendredi 20 juillet

14 3/ VISUEL ET DESCRIPTIF DE VOTRE STAND D EXPOSITION Surface nue Vous pouvez recevoir sur simple demande à le plan côté représentant la surface au sol de votre stand avec les dimensions exactes. Pour toute question supplémentaire sur cet espace, n hésitez pas à contacter l Organisateur ou l installateur général, D&P Architecture de Communication. Veuillez compléter et retourner à D&P le formulaire n 2 page 35 avant le 27 juillet 2012 avec le plan de votre stand pour validation Stand équipé Exemple de stand équipé de 9m² : La réservation d un stand équipé comprend les éléments suivants : Structure aluminium blanche (hauteur : 2,40 mètres) Panneaux cloisons érables (surface utile des panneaux : hauteur de 2,22 mètres, largeur de 0,95 mètres) Moquette bleue Enseigne double face avec le nom de votre société et le numéro de votre stand 3 spots électriques de 100 W par stand de 9m² 1 boîtier électrique de 3 kw Tout équipement complémentaire dont vous pourriez avoir besoin peut être commandé auprès de l installateur général du congrès, D&P Architecture et Communication. Veuillez vous référer aux catalogues et aux formulaires correspondants en fin de brochure. 14

15 4/ PRESTATAIRES 4.1 Prestataires officiels du congrès Vous trouverez ci-dessous la liste et les coordonnées des prestataires officiels pour le Congrès SFAR 2012 pour toute demande que vous pourriez avoir avant et pendant le congrès. Plan de prévention / Badges exposants / Guide de l exposition / Soirée, activités, transferts / lecteurs de badges SFAR 2012 / MCI Contact : Département Marketing & Partenariat 24 rue Chauchat Paris France Tél : Fax : Certificat Plan de prévention : formulaire n 1 page Lecteurs de badges : formulaire n 17 page 61. La commande de vos badges exposants et la soumission de vos coordonnées et descriptif d activité de votre société se fera en ligne sur la page web SFAR Hébergement SFAR 2012 / MCI Contact : Département Hébergement 24 rue Chauchat Paris France Tél : Fax : Veuillez envoyer votre demande par . Installation générale / Mobilier / Spots électriques et Équipements Complémentaires D&P Architecture de Communication Contact : Aïda FARHAT / Marie-Hélène RAMOS rue du Chemin Vert - ZA du Chemin Vert Le Perray-en-Yvelines - France Tél : Fax : Site web : Catalogues accessibles sur le site web : formulaires n 2, 3, 4 et 6 pages 35 à 37 et 40. Décoration florale Les jardins de Gally Ferme de Vauluceau Bailly-France Tél : Fax : Site web : Electricité / Téléphone / Fax / Internet / Nettoyage sur stand Palais des Congrès de Paris Contact : Angélique MARIE 2 place de la Porte Maillot Paris - France Tél : Fax : Vous pouvez commander ces services auprès du Palais des Congrès sur le lien suivant : (paragraphes a, b et d page 7 à 10). 15

16 Équipement audiovisuel et informatique Leni Contact : Francine Brossard 94 bis rue Marceau Montreuil Cedex 08 Tél : Fax : Grille tarifaire page 38 et formulaire n 7 page 41. Transport, manutention, livraison, stockage, formalités de douanes Clamageran Foirexpo Contact : Lucien Lawson Overseas Exhibitions -Intern.Trade shows Parc des expositions, Paris Expo Paris Tél : / Fax : Port : Formulaire n 15 page 59. Traiteurs a. La Fayette Réceptions Contact : Soraya BESNARD 3 place du Général Koenig Paris - France Tél : Fax : b. Lenôtre c. Fauchon Contact : Stéphanie LAUDE Contact : Emmanuel BRUN 40 Rue Pierre Curie BP rue du moulin des bruyères Plaisir COURBEVOIE Tél : Fax : Tél : Fax : d. Riem Becker Contact : Cindy Deschamps 128 bis avenue Jean Jaurès Parc d activités Mûre Ivry-sur Seine Tél : Fax : Hôtesse City One Formulaire n 8 page 42. Contact : Lisa D EPIRO 144 boulevard Pereire Paris France Tél : Portable : Fax : Sécurité a. Formulaire n 10 page b. Formulaire n 11 page c. Formulaire n 12 page d. Formulaire n 13 page Formulaire n 9 page 43. Enyos Sécurité Contact : Stanislas de la BAUME 5 rue des Frères Lumières - ZI des Ebisoires Plaisir - France Tél : Fax :

17 4.2 Prestataires non officiels Un prestataire non officiel est toute société ou personne qui n est pas employée de votre société, qui ne fait pas partie des prestataires officiels du congrès, et qui fournira un service à votre société pendant ce congrès. Si vous utilisez les services d un prestataire extérieur (standiste ou décorateur par exemple), nous vous remercions d en informer l installateur général en retournant le formulaire n 2 page 35. Important : Il est de votre responsabilité de veiller à ce que vos prestataires respectent les règles de sécurité et de fonctionnement du congrès. L organisateur décline toute responsabilité dans le cas où l accès à l exposition du prestataire extérieur serait difficile ou impossible. 17

18 5/ SECURITE 5.1 Sécurité sur stand Un service de sécurité général est assuré par l Organisateur tout au long du congrès. Cependant, il est recommandé aux exposants : - de ne pas laisser leur stand sans surveillance tant que des participants circulent dans les allées pendant les horaires d ouverture de l exposition. - d être présent sur leur stand pendant le montage et le démontage de l exposition. Les exposants devront quitter leur stand tous les soirs à la fermeture de l exposition. Une surveillance de l exposition, des salles de conférence et de l accueil sera ensuite assurée toute la nuit. Les gardiens assureront une surveillance générale de l exposition, leur service n inclut pas une surveillance individuelle des stands. Si vous souhaitez commander un service de surveillance individuel sur votre stand, veuillez utiliser le formulaire n 9 page 43. L Organisateur décline toute responsabilité quant aux risques de vols, pertes et dommages qui pourraient survenir. Tous les exposants et leurs équipes devront porter le badge officiel du congrès qui leur sera remis à l accueil exposants. Pour des raisons de sécurité, aucune livraison ne pourra avoir lieu sur les stands pendant les horaires d ouverture de l exposition. 5.2 Règles de sécurité incendie du Palais des Congrès de Paris 1. Généralités 2. Aménagement des stands 3. Électricité 4. Stands fermés Salles aménagées dans les halls 5. Niveau de surélévation 6. Gaz liquéfié 7. Matériels en fonctionnement moteurs thermiques ou à combustion 8. Liquides inflammables 9. Substances radioactives Rayons X 10. Lasers 11. Moyens de secours 12. Consignes d exploitation 13. Accessibilité des handicapés 1. GENERALITES1 - GÉNÉRALITÉS Les règles de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public sont fixées par l'arrêté du 25 juin 1980 (dispositions générales). L'Arrêté du 18 novembre 1987 donne les dispositions particulières applicables dans les salles d'expositions. Le texte ci-après est constitué d'extraits de cette réglementation, afin d'en faciliter la compréhension. La Commission de Sécurité est très sévère en ce qui concerne la réalisation des stands (stabilité, matériaux de construction et de décoration, installation électrique, etc.). Les décisions prises par elle lors de sa visite, qui a lieu la veille ou le matin de l'ouverture de la manifestation, sont immédiatement exécutoires. Lors du passage de cette commission, l'installation des stands doit être terminée. L'exposant (ou son représentant) doit obligatoirement être présent sur le stand et être en mesure de fournir les procès-verbaux de réaction au feu de tous les matériaux utilisés. Le non respect de cette règle peut entraîner la dépose des matériaux ou l'interdiction d'ouverture du stand au public. Tout projet important doit être soumis à l'approbation du Chargé de Sécurité du salon. Les plans et les renseignements techniques doivent être transmis à cet effet à l'organisateur au moins un mois avant l'ouverture du salon. Pendant la période de montage, le Chargé de Sécurité veille à l'application des mesures de sécurité rappelées ciaprès. 18

19 D'autre part, tous renseignements concernant la sécurité incendie peuvent être obtenus en contactant la direction de la sécurité du Palais des Congrès au 33 (0) Fax : 33 (0) AMÉNAGEMENT DES STANDS 2. AMENAGEMENTS DES STANDS CLASSEMENT AU FEU DES MATÉRIAUX (Arrêté du 30 juin 1983) Les matériaux sont classés en 5 catégories : M0, M1, M2, M3 et M4. M0 correspond à un matériau incombustible OSSATURE ET CLOISONNEMENT DES STANDS - GROS MOBILIER Sont autorisés pour la construction de l'ossature et du cloisonnement des stands et pour la construction du gros mobilier (caisse, comptoir, présentoir, écran séparatif, etc.), tous les matériaux M0, M1, M2 ou M3 (1). CLASSEMENT CONVENTIONNEL DES MATÉRIAUX À BASE DE BOIS (Arrêté du 30 juin 1983) Sont considérés comme correspondant aux caractéristiques des matériaux de catégorie M3 :. le bois massif non résineux d'épaisseur supérieure ou égales à 14 mm,. le bois massif résineux d'épaisseur supérieure ou égales à 18 mm,. les panneaux dérivés du bois (contreplaqués, lattés, fibres, particules) d'épaisseurs supérieures ou égales à 18 mm. ATTENTION : Il est absolument interdit de disposer quelque aménagement que ce soit au-dessus des allées (structure ou bandeau signalétiques, passerelle, etc.) MATÉRIAUX DE REVÊTEMENT Revêtements muraux Les revêtements muraux (textiles naturels ou plastiques) doivent être en matériaux M0, M1 ou M2 (1). Ils peuvent alors être tendus ou fixés par agrafes. Les revêtements divers (tissus, papiers, films plastiques) de très faible épaisseur (1mm maximum) peuvent être utilisés collés pleins sur des supports en matériaux M0, M1, M2 ou M3. Par contre, les papiers gaufrés et en relief doivent être collés pleins sur des matériaux M0 uniquement. Les matériaux exposés peuvent être présentés sur les stands sans exigence de réaction au feu. Toutefois, si ces matériaux sont utilisés pour la décoration des cloisons ou des faux plafonds et s'ils représentent plus de 20% de la surface totale de ces éléments, les dispositions des paragraphes précédents leur sont applicables. Cependant, ces dispositions ne s'appliquent pas aux salons et stands spécifiques de la décoration intérieure dans lesquels sont présentés des textiles et des revêtements muraux Rideaux - tentures voilages Les rideaux, tentures et voilages peuvent être flottants s'ils sont M0, M1 ou M2 (1). Ils sont cependant interdits sur les portes d'entrée et de sortie des stands, mais autorisés sur les portes de cabines Peintures et vernis Les peintures et vernis sont formellement interdits s'ils sont réputés inflammables (nitrocellulosiques ou glycérophtaliques par exemple) Revêtements de sol, de podiums, d'estrades, de gradins Les revêtements de sol doivent être en matériaux M4 et solidement fixés. Les revêtements, horizontaux ou non, des podiums, estrades ou gradins d'une hauteur supérieure à 0,30 mètre et d'une superficie totale supérieure à 20 m2, doivent être réalisés en matériaux M3. Si leur surface totale est inférieure ou égale à 20 m2, ces revêtements peuvent être réalisés en matériaux M4. ATTENTION : Pour les moquettes classées M3 ou M4 posées sur bois, tenir compte du mode de pose. Les procès- verbaux de réaction au feu doivent indiquer : "Valable en pose tendue sur tout support M3" ÉLÉMENTS DE DÉCORATION Éléments flottants Les éléments de décoration ou d'habillage flottants (panneaux publicitaires de surface supérieure à 0,50 m2, guirlandes, objets légers de décoration, etc.) doivent être réalisés en matériaux M0 ou M1. L'emploi d'enseignes ou panneaux publicitaires en lettres blanches sur fond vert est absolument interdit, ces couleurs étant exclusivement réservées à l'indication des sorties et sorties de secours Décorations florales Les décorations florales en matériaux de synthèse doivent être limitées. Dans le cas contraire, ces décorations doivent être réalisées en matériaux M2. Ces dispositions ne s'appliquent pas aux salons et stands spécifiques des activités florales. NOTA : Pour les plantes naturelles, utiliser de préférence le terreau à la tourbe qui doit être maintenue humide en permanence. (1) ou rendus tels par ignifugation 19

20 233 Mobilier Aucune exigence n'est demandée pour le mobilier courant (chaise, table, bureau, etc.). Par contre, les casiers, comptoirs, rayonnages, etc, doivent être réalisés en matériaux M3 (1) VÉLUMS - PLAFONDS FAUX PLAFONDS Les stands possédant un plafond, un faux plafond ou un vélum plein doivent avoir une surface couverte inférieure à 300 m2. Si la surface couverte est supérieure à 50 m2, des moyens d'extinction appropriés, servis en permanence par au moins un agent de sécurité, doivent être prévus pendant la présence du public. La surface de plafonds et faux plafonds pleins y compris les niveaux en surélévation doit être au plus, égale à 10% de la surface du niveau concerné ou de la salle. 241 Vélums Les vélums sont autorisés dans les conditions suivantes : - dans les établissements défendus par un réseau d'extinction automatique à eau, les vélums doivent être en matériaux M0, M1 ou M2 (1), - dans les établissements non défendus par un réseau d'extinction automatique à eau, ils doivent être en matériaux M0 ou M1. Ils doivent en outre être pourvus d'un système d'accrochage efficace pour empêcher leur chute éventuelle et être supportés par un réseau croisé de fils de fer de manière à former des mailles de 1 m2 maximum. Dans tous les cas, la suspente et la fixation des plafonds et faux plafonds doivent être en matériaux de catégorie M0. Lorsque des matériaux d'isolation sont placés dans le plénum des plafonds et faux plafonds, ils doivent être en matériaux M Plafonds et faux plafonds Les plafonds et faux plafonds doivent être en matériaux M0 ou M1. Toutefois il est admis que 25% de la surface totale de ces plafonds et faux plafonds soient M2. Sont compris dans ce pourcentage les luminaires et leurs accessoires. D'autre part, si les éléments constitutifs des plafonds et faux plafonds sont ajourés ou à résille, ils peuvent être M2 lorsque la surface des pleins est inférieure à 50% de la surface totale des ces plafonds et faux plafonds. 25 IGNIFUGATION La garantie de classement de réaction au feu des matériaux employés dans les halls d'exposition doit être fournie sur demande du chargé de sécurité, sous forme de labels, procès-verbaux ou certificats. Des revêtements et matériaux satisfaisant aux exigences de la sécurité sont en vente chez les commerçants spécialisés qui doivent fournir les certificats correspondant au classement du matériau. Pour obtenir la liste de ces commerçants, s'adresser au GROUPEMENT NON FEU, 37-39, rue de Neuilly, BP 249, CLICHY (Tél. : 33 (0) ). L'ignifugation peut conférer la qualité M2 à des matériaux qui, à l'état normal, sont moyennement ou facilement inflammables. Elle peut se faire par pulvérisation d'un liquide spécial, par application au pinceau d'une peinture ou d'un vernis spécial, ou par trempage dans un bain spécial. Les travaux d'ignifugation peuvent être exécutés soit par les décorateurs, qui doivent être en mesure de fournir tous renseignements concernant le traitement du matériau, soit par un applicateur agréé, qui délivre à l'exposant un certificat d'un modèle homologué sur lequel sont portés : la nature, la surface et la couleur du revêtement traité, le produit utilisé, la date de l'opération, le cachet et la signature de l'opérateur. Les coordonnées des applicateurs agréés peuvent être obtenues auprès du GROUPEMENT TECHNIQUE FRANCAIS DE L'IGNIFUGATION, 10, rue du Débarcadère, PARIS (Tél : 33 (0) ). NOTA : L'ignifugation ne peut être pratiquée que sur des panneaux en bois ou sur des tissus naturels ou comportant une forte proportion de fibres naturelles. Elle est impossible sur les tissus synthétiques et plastiques. TRÈS IMPORTANT : Les procès-verbaux d'origine étrangère ne peuvent être pris en considération. Seuls les procès-verbaux émanant de laboratoires agréés français sont acceptés. 3. ELECTRICITELE CTRICITÉ 31 - INSTALLATIONS ÉLECTRIQUES L'installation électrique de chaque stand doit être protégée à son origine contre les surintensités et contre les défauts à la terre. Toutes les masses métalliques doivent être interconnectées et reliées à la prise de terre du tableau électrique du stand. Les connexions électriques doivent être disposées à l'intérieur de boîtes de dérivation. Les dispositifs de coupure électrique doivent être accessibles en permanence au personnel du stand MATÉRIELS ÉLECTRIQUES Canalisations électriques Il ne doit être fait usage que de canalisation ne propageant pas la flamme. Ces canalisations sont constituées: - soit de câbles de catégorie C2 - soit par des conducteurs isolés posés dans des conduits non propagateurs de la flamme ou de profilés non propagateurs de la flamme. Toutes les canalisations doivent comporter un conducteur de protection relié au réseau général de protection par l intermédiaire de la borne de terre du tableau électrique du stand. 20

21 322 - Appareils électriques Les appareils électriques de classe 0 (2) doivent être protégés par des dispositifs à courant différentiel nominal au plus égal à 30 MA. Les appareils électriques de classe I (2) doivent être reliés au conducteur de protection de la canalisation les alimentant. Parmi les appareils électriques de classe II (2), ceux portant le signe sont conseillés Prises multiples et adaptateurs Les prises multiples et adaptateurs sont interdits. Seuls les boîtiers de connexions sont autorisés Lampes à halogène (norme EN 60598) Les luminaires des stands comportant des lampes à halogène doivent : - être placés à une hauteur de 2,25 mètres au minimum, - être éloignés de tous matériaux inflammables (au moins à 0,50 mètre des bois et autres matériaux de décoration), - être fixés solidement, - être équipés d'écran de sécurité (verre ou grillage à mailles fines) assurant la protection contre les effets dus à l'explosion éventuelle de la lampe Enseignes lumineuses à haute tension Les enseignes lumineuses à haute tension situées à portée du public ou du personnel travaillant sur le stand doivent être protégées, et en particulier les électrodes, par un écran en matériau M3 au moins. La commande de coupure doit être signalée, et les transformateurs placés en un endroit ne pouvant ne procurer aucun danger pour les personnes. Signaler éventuellement leur présence par une pancarte "Danger, haute tension" Puissance électrique installée Dans les stands où la puissance électrique mise en œuvre est supérieure à 100 kwa, un plan et une notice explicative concernant l isolement des armoires électriques ou du local technique devront être adressés au Palais des Congrès de Paris (Direction de la Sécurité Logistique 2, Place de la Porte Maillot Paris) pour avis. 4. STAND FERMES SALLES AMENAGEES DANS LES HALLS 41 - STANDS FERMÉS Il arrive parfois que les exposants préfèrent s'isoler dans des stands fermés. Ces stands doivent avoir des issues directes sur les circulations. Leur nombre et leur largeur sont fonction de la superficie du stand, à savoir : - moins de 20 m2 : 1 issue de 0,90 m - de 20 à 50 m2 : 2 issues, l'une de 0,90 m, l'autre de 0,60 m - de 50 à 100 m2 : soit 2 issues de 0,90 m, soit 2 issues, l'une de 1,40 m, l'autre de 0,60 m - de 100 à 200 m2 : soit 2 issues, l'une de 1,40 m, l'autre de 0,90 m, soit 3 issues de 0,90 m - de 200 à 300 m2 : 2 issues de 1,40 m - de 300 à 400 m2 : 2 issues, l'une de 1,80 m, l'autre de 1,40 m. Les issues doivent être judicieusement réparties et si possible opposées. Ne peuvent compter dans le nombre de sorties et d'unités de passage que les portes ou batteries de portes dont les montants extérieurs les plus rapprochés sont distants de 5 mètres au moins. Chaque issue doit être signalée par la mention "Sortie" en lettres blanches nettement visibles sur fond vert. Si le stand est fermé par des portes, celles-ci doivent s'ouvrir dans le sens de la sortie, sans système de condamnation et sans débattre sur l'allée de circulation du public SALLES AMÉNAGÉES DANS LES HALLS Indépendamment des surfaces réservées à l'exposition, il peut être aménagé des salles de réunion, de restaurant, de cinéma, de présentation avec estrade ou gradins, etc. Les tribunes et gradins comportant des places debout doivent avoir une résistance au sol de 600 kilos par m2. Les tribunes et gradins avec sièges doivent avoir une résistance au sol de 400 kilos au m2. Les marches de desserte des places de gradins peuvent avoir une hauteur de 0,10 mètre au minimum et de 0,20 mètre au maximum avec un giron de 0,20 mètre au moins. Dans ce cas, les volées des marches sont limitées à 10 et l'alignement du nez des marches ne doit pas dépasser 45. Chaque cas étant particulier, un plan détaillé doit être soumis au chargé de sécurité qui définira les mesures à appliquer. 5. NIVEAU DE SURELEVATION Les structures du Palais des Congrès de Paris ne permettent pas la construction de stands surélevés. 6 - GAZ LIQUÉFIÉ 6. GAZ LIQUEFIE 61 GÉNÉRALITÉS Les bouteilles de gaz, butane ou propane, sont autorisés à raison d'une bouteille de 13 kilos au plus pour 10 m2 de stand, avec un maximum de six par stand. Les précautions suivantes sont à prendre : Il doit exister un vide de 5 mètres entre deux bouteilles, à moins qu'elles ne soient séparées par un écran rigide et incombustible d un centimètre d'épaisseur. Aucune bouteille, vide ou pleine, ne doit séjourner à l'intérieur du hall d'exposition si elle n'est pas raccordée à une canalisation en service. Les bouteilles peuvent être reliées à l'appareil d'utilisation par un tuyau souple conforme aux normes. 21

22 Ces tuyaux doivent : - être renouvelés à la date limite d'utilisation, - être adaptés au diamètre des embouts de raccordement et munis de colliers de serrage, - ne pas excéder une longueur de 2 mètres, - être visitables sur toute leur longueur et pouvoir se débattre librement sans être bridés, - ne pas pouvoir être atteints par les flammes des brûleurs ou par des produits de combustion ALIMENTATION DES APPAREILS Si exceptionnellement une bouteille doit alimenter plusieurs appareils, la canalisation doit être en métal (cuivre ou acier). L'usage de brasure tendre pour les raccordements est interdit. Les bouteilles doivent toujours être placées debout et le robinet d'arrêt doit rester accessible en toutes circonstances. Tout espace clos servant à leur logement doit être muni, en parties haute et basse, d'orifices d'aération disposés de manière à ne pas être obstrués par une paroi, un meuble ou un appareil voisins INSTALLATION DES APPAREILS DE CUISSON Pour les offices et cuisines totalisant une puissance des appareils de cuisson et de réchauffage inférieure à 20 kw les règles suivantes sont à respecter : Le sol (ou la table) supportant les appareils de cuisson doit être constitué de matériaux incombustibles ou revêtu de matériaux M0. Les appareils de cuisson doivent être maintenus à une distance convenable de toute matière combustible et être installés de manière à prévenir tout danger d'incendie. Si ces appareils sont situés près d'une cloison, un revêtement M0 doit être prévu sur une hauteur d un mètre au droit de l'appareil. Des hottes doivent être installées au-dessus des appareils dégageant des émanations ou buées. Les compteurs électriques doivent être distants d un mètre au moins des points d'eau. Chaque aménagement doit : - être doté de consignes de sécurité (conduite à tenir en cas de feu, modalités d'appel des sapeurs-pompiers...) - être équipé d'un ou plusieurs extincteurs. 7. MATERIELS EN FONCTIONNEMENT MOTEURS THERMIQUES OU À COMBUSTION Chaque machine présentée en fonctionnement dans l'enceinte d'un salon doit faire l'objet d'une déclaration préalable, suivant le modèle donné en annexe, adressée à l'organisateur du salon au moins un mois avant l'ouverture de la manifestation. Seules les installations ayant fait l'objet d'une déclaration pourront être autorisées. Tous les matériels doivent être correctement stabilisés pour éviter tout risque de renversement. Toutes les mesures de protection doivent être intégralement réalisées lors du passage de la commission de sécurité. Une personne responsable doit être présente sur le stand lors de ce passage. Aucune machine ne pourra être mise en marche ou présentée en ordre de marche en dehors de la présence sur le stand d'une personne qualifiée. Toutes les présentations et démonstrations sont réalisées sous l'entière responsabilité de l'exposant. La fourniture de l'énergie électrique sera intégralement suspendue, aux frais de l'exposant concerné, sur tout stand sur lequel les machines en fonctionnement présenteraient des dangers pour le public et pour lesquels aucune mesure n'aura été prise pour les éliminer MATÉRIELS PRÉSENTÉS EN FONCTIONNEMENT À POSTE FIXE Les matériels présentés en fonctionnement à poste fixe doivent soit comporter des écrans ou carters fixes et bien adaptés, mettant hors d'atteinte du public toute partie dangereuse, soit être disposés de façon que les parties dangereuses soient tenues hors de portée du public et, à tout le moins, à une distance d'un mètre des allées de circulation MATÉRIELS PRÉSENTÉS EN ÉVOLUTION Lorsque des matériels sont présentés en évolution, une aire protégée doit être réservée de façon que le public ne puisse s'en approcher à moins d'un mètre, cette distance pouvant être augmentée compte tenu des caractéristiques des matériels présentés. Ces dispositions sont valables pour tous les stands, y compris ceux à l'air libre MATÉRIELS À VÉRINS HYDRAULIQUES Si des matériels à vérins hydrauliques sont exposés en position statique haute, les sécurités hydrauliques doivent être complétées par un dispositif mécanique s'opposant à tout reploiement intempestif MOTEURS THERMIQUES OU À COMBUSTION L'utilisation de moteurs thermiques ou à combustion doit faire l'objet d'une demande d'autorisation adressée à l'organisateur au moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation. Cette demande, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à la fiche de déclaration de machine ou appareil en fonctionnement), doit préciser la nature et la quantité journalière du combustible utilisé, et être accompagnée d'une notice technique de l'appareil et d'un plan d'implantation de l'appareil sur le stand. Aucun appareil de ce type ne pourra être mis en service si la demande d'autorisation n'a pas été effectuée en temps utile. ATTENTION : Dans tous les cas, les gaz de combustion doivent être évacués à l'extérieur des halls. 22

23 8. LIQUIDES INFLAMMABLES 81 GÉNÉRALITÉS L'emploi de liquides inflammables par stand est limité aux quantités suivantes : - 10 litres de liquides inflammables de 2ème catégorie pour 10 m2 de stand, avec un maximum de 80 litres, - 5 litres de liquides inflammables de 1ère catégorie. L'emploi de liquides particulièrement inflammables (sulfure de carbone, oxyde d'éthyle, etc.) est interdit. Les précautions suivantes sont à prévoir : - placer sous les bidons ou le réservoir un réceptacle pouvant contenir la totalité du combustible, - recharger l'appareil en dehors de la présence du public, - disposer à proximité des extincteurs appropriés au risque EXPOSITION DE VÉHICULES AUTOMOBILES À L INTERIEUR DES HALLS Les réservoirs des moteurs présentés à l'arrêt doivent être vidés ou munis de bouchons à clé. Les cosses des batteries d'accumulateurs doivent être protégées de façon à être inaccessibles PRÉSENTATION DE PRODUITS INFLAMMABLES Tous les récipients de liquides inflammables présentés sur les stands (boîtes de peinture, de vernis, flacons, bombes aérosols, etc.) doivent être vides à l'exception de quelques échantillons en quantité limitée utilisés pour des démonstrations GAZ COMPRIMÉS Les bouteilles d'air, d'azote et de gaz carbonique sont autorisées sans restriction. L'emploi de l'acétylène, de l'oxygène, de l'hydrogène ou d'un gaz présentant les mêmes risques doit faire l'objet d'une demande d'autorisation adressée à l'organisateur au moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation. Cette demande, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à la fiche de déclaration de machine ou appareil en fonctionnement), doit préciser la nature du gaz et la capacité de chaque bouteille et être accompagnée d'une notice technique de l'appareil et d'un plan d'implantation de l'appareil sur le stand. Aucun gaz de ce type ne pourra être utilisé si la demande d'autorisation n'a pas été effectuée en temps utile. ATTENTION : Aucun stockage de bouteilles vides ou pleines n'est toléré à l'intérieur des halls DISPOSITIFS ET ARTIFICES PYROTECHNIQUES Les effets pyrotechniques générateurs de détonations sonores, d'étincelles et de flammes sont formellement interdits. L'utilisation de générateurs de fumées pour créer des effets de brouillard ou lumineux doit faire l'objet d'une demande d'autorisation adressée à l'organisateur au moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation. Cette demande, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à la fiche de déclaration de machine ou appareil en fonctionnement), doit préciser la nature et la quantité journalière du gaz utilisé et être accompagnée d'une notice technique de l'appareil et d'un plan d'implantation de l'appareil sur le stand. Aucun appareil de ce type ne pourra être mis en service si la demande d'autorisation n'a pas été effectuée en temps utile. 9. SUBSTANCES RADIOACTIVES RAYONS X 91 - SUBSTANCES RADIOACTIVES L'autorisation de présenter des substances radioactives sur les stands d'exposition ne peut être accordée que pour des démonstrations d'appareils et lorsque les activités de ces substances sont inférieures à : - 37 kilobecquerels (1 microcurie) pour celles constituées ou contenant des radioéléments du groupe I (1), kilobecquerels (10 microcuries) pour celles constituées ou contenant des radioéléments du groupe II (1), kilobecquerels (100 microcuries) pour celles constituées ou contenant des radioéléments du groupe III (1). Des dérogations peuvent être accordées pour l'emploi de substances d'activité supérieures sous réserve que les mesures suivantes soient prises : - les substances radioactives doivent être efficacement protégées, - leur présence doit être signalée au moyen de schémas de base des rayonnements ionisants définis par la norme NF M , ainsi que leur nature et leur activité, - leur enlèvement par le public doit être rendu matériellement impossible soit par fixation sur un appareil d'utilisation nécessitant un démontage au moyen d'un outil, soit par éloignement, - elles doivent faire l'objet d'une surveillance permanente par un ou plusieurs exposants nommément désignés, - lorsque cette surveillance cesse, même en l'absence de public, les substances radioactives doivent être stockées dans un conteneur à l'épreuve du feu, portant de façon très apparente le signe conventionnel des rayonnements ionisants, - le débit d'équivalent de dose, en tout point du stand, doit rester inférieur à 7,5 microsievert par heure (0,75 millerad équivalent man par heure), 23

24 L'utilisation de substances radioactives doit faire l'objet d'une demande d'autorisation (ou de dérogation) adressée à l'organisateur au moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation. Cette demande, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à la fiche de déclaration de machine ou appareil en fonctionnement), doit préciser la nature et l'activité des substances et leur groupe d'appartenance, les nom et qualité des personnes chargées de leur surveillance, et être accompagnée d'une notice technique de l'appareil, d'un plan d'implantation de l'appareil sur le stand et d'un document établi et signé par l'installateur certifiant la conformité aux présentes dispositions. Aucun appareil de ce type ne pourra être mis en service si la demande d'autorisation n'a pas été effectuée en temps utile. ATTENTION : Les stands sur lesquels des substances radioactives sont présentées doivent être construits et décorés avec des matériaux M1. (1) Le classement des radioéléments, fonction de leur radio-toxicité relative, est celui défini par le décret n du 20 juin1966 relatif aux principes généraux de protection contre les rayonnements ionisants 92 - RAYONS X L'autorisation de présenter sur des stands d'exposition des appareils émetteurs de rayons X ne peut être accordée que s'ils respectent, ainsi que les accessoires, les règles fixées par la norme NF C En particulier, les dispositions suivantes doivent être prises : - éloignement des objets superflus au voisinage du générateur de rayons et de l'échantillon à examiner, - matérialisation et signalisation de la zone non accessible au public, - le débit d'exposition de rayonnement de fuite ne doit pas dépasser 0,258 microcoulomb par kilo et par heure (1 milli-rontgen par heure) à une distance de 0,10 m du foyer radiogène. L'utilisation d'appareils émetteurs de rayons X doit faire l'objet d'une demande d'autorisation adressée à l'organisateur au moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation. Cette demande, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à la fiche de déclaration de machine ou appareil en fonctionnement), doit être accompagnée d'une notice technique de l'appareil, d'un plan d'implantation de l'appareil sur le stand et d'un document établi et signé par l'installateur certifiant la conformité aux présentes dispositions Aucun appareil de ce type ne pourra être mis en service si la demande d'autorisation n'a pas été effectuée en temps utile. 10. LASERS0 LASER S L'emploi de lasers dans les salles d'exposition est autorisé sous réserve du respect des dispositions suivantes : - le public ne doit en aucun cas être soumis au faisceau direct ou réfléchi du laser, - l'appareil et ses équipements annexes doivent être solidement fixés à des éléments stables, - l'environnement de l'appareil et de l'espace balayé par le faisceau ne doit pas comporter d'éléments réfléchissants aux longueurs d'ondes considérées, - le boîtier contenant le laser et son dispositif de déviation optique éventuel doit être de la classe I ou II (conformément à la norme NF C ), - les exposants doivent s'assurer, lors des essais effectués en dehors de la présence du public, de l'absence de réaction des matériaux d'aménagement, de décoration et des équipements de protection contre l'incendie à l'énergie calorifique cédée par les faisceaux lumineux. - aucun rayon direct ou réfléchi ne doit être admis dans la zone de sécurité définie par le volume situé sous un plan horizontal distant de 2,60 mètres du sol ou du point le plus élevé accessible au public et délimitée latéralement par une bande interdite de 1,50 mètre de large, - un dispositif d'arrêt d'urgence du ou des lasers doit être installé à proximité du tableau électrique de commande, - des caches doivent être mis en place autour des dispositifs de déviation optique afin d'interdire tout rayon en dehors de la zone de balayage autorisée. Toute installation de laser doit faire l'objet d'une déclaration adressée à l'organisateur au moins 30 jours avant l'ouverture de la manifestation. Cette déclaration, rédigée sur papier libre (à joindre obligatoirement à la fiche de déclaration de machine ou appareil en fonctionnement), doit être accompagnée d'une notice technique de l'appareil, d'un plan d'implantation de l'appareil sur le stand et d'un document établi et signé par l'installateur, certifiant la conformité aux présentes dispositions. Aucun appareil de ce type ne pourra être mis en service si la déclaration n'a pas été effectuée en temps utile. 11. MOYENS DE SECOURS Les moyens de secours doivent rester visibles en permanence. L'accès aux différents moyens de secours (bouches et poteaux d'incendie, robinets d'incendie armés, postes téléphoniques, extincteurs, commandes de trappes d'évacuation de fumées, etc.) doit être constamment dégagé. Sur les stands qui sont équipés d'un robinet d'incendie armé, un passage d'un mètre au droit de l'appareil doit être laissé libre de tout matériel jusqu'à l'allée de circulation du public. La présence de panneaux ou tissus pour masquer l'appareil est absolument interdit. 24

25 12. CONSIGNES D EXPLOITATION12 Congrès National d Anesthésie et de Réanimation / SFAR 2012 Il est interdit de constituer dans les surfaces d'exposition, dans les stands et dans les dégagements, des dépôts de caisses, de bois, de paille, de carton, etc. Un nettoyage régulier (quotidien) doit débarrasser les locaux des poussières et des déchets de toutes natures. Tous les déchets et détritus provenant du nettoyage et du balayage doivent être enlevés chaque jour, avant l'heure d'ouverture au public, et transportés hors de l'établissement. 13. ACCESSIBILITE DES HANDICAPES - Loi n du 30 juin 75 modifiée, - Loi n du 13 juillet 91, - Décret n 9486 du 26 juin 1994 modifiée, - Décret du 8 mars 1995, - Guide technique pour l application des textes. Les stands disposant d un plancher d une hauteur de 20 mm doivent être aménagés de manière à faciliter l accès des handicapés. PLAN DE PREVENTION En tant qu exposant au Congrès SFAR 2012, vous pourrez télécharger le Plan de Prévention officiel du Palais des Congrès de Paris sur l interface exposant à l aide d un mot de passe qui vous sera envoyé en mai Celui-ci doit être respecté par votre société ainsi que par les prestataires auxquels vous ferez appel. Nous vous remercions de transférer ce document à chacun de vos prestataires (non officiels au congrès). Afin d accuser réception de ce plan de prévention, veuillez compléter, signer et nous retourner le formulaire n 1 page avant le 06 juillet

26 5.3 Le Palais se met au vert PROTEGEZ VOTRE ENVIRONNEMENT! 26

27 27

28 6/ PLANS Plan d accès au Palais des Congrès de Paris Idéalement localisé dans la partie ouest de la capitale, le Palais des Congrès est facilement accessible : - En voiture : parking Porte Maillot sous le Palais des Congrès. - En bus : ligne PC. - En métro : ligne 1, ou RER : ligne C 28

29 29

30 6.2 Plan de l exposition : Hall Maillot Niveau 2 (Plan non contractuel et sujet à modifications) 30

31 7/ CATALOGUES 7.1 Catalogue : D&P Architecture de Communication. Mobiliers, Fournitures supplémentaires. Veuillez s il vous plait commander en ligne sur le site : 7.2 Catalogue :Les Jardins de Gally : Documentation +Visuels des plantes Cliquer sur le lien suivant : 7.3 Équipement informatique et audiovisuel : Leni Descriptif ECRANS PLASMA ET LCD Coût HT Ecran Plasma 65 [165cm] 16/9 Full HD [1920 x 1080] Enceintes 1100 Ecran Plasma 50 [127cm] 16/9 Full HD [1920 x 1080] - Enceintes 420 Ecran Plasma 42 [105cm] 16/9 [1024 x 768] Enceintes 290 Ecran Plasma 32 [81cm] 16/9 [1366 x 768] Enceintes 212 Support pied Totem Support pied Totem 32 à 50 0 Fixation murale 0 Lecteur DVD loué avec un moniteur de 32 à 65 Portable Core 2 Duo 2GO DD 80Go- DVD- RW- WIFI- TFT 15 loué avec un écran OFFERT 156 CONFIGURATIONS PC ET MAC Station Core 2 Duo 2Go DD 250 Go DVD-RW LCD Portable Core 2 Duo 2Go DD 120 Go DVD-RW WiFi TFT imac 3.06GHz 4Go DD 500 Go LED imac 3.06GHz 4Go DD 1 To LED MacBook 2.26GHz 2Go DD 250Go LED ipad 32Go WiFi 156 Ecran LCD 22 informatique [55cm] 1680 x 1050 loué avec portable 74 Ecran LCD 24 informatique [60cm] 1920 x 1200 loué avec portable 94 Surcoût pour LCD de 20 à 24 loué seul 60 31

32 8/ FORMULAIRES N 1 : CERTIFICAT PLAN DE PREVENTION N N 2 : PRESTATAIRE NON OFFICIEL N 3 : ENSEIGNE N 4 : MOBILIER N 5 : PLANTES N 6 : EQUIPEMENTS COMPLEMENTAIRES N 7 : ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL ET INFORMATIQUE N 8 : HÔTES/HÔTESSES N 9 : SECURITE SUR STAND N 10 : TRAITEUR - LA FAYETTE RECEPTIONS N 11 : TRAITEUR - LENOTRE N 12 : TRAITEUR - FAUCHON N 13 : TRAITEUR - RIEM BECKER N 14 : ASSURANCE N 15 : TRANSPORT / MANUTENTION / LIVRAISON / STOCKAGE / FORMALITES DE DOUANES N 16 : LOGO DANS LE GUIDE DE L EXPOSITION DU PROGRAMME FINAL N 17 : COMMANDE DE LECTEUR DE BADGE A CODE-BARRES TOUS LES PARTICIPANTS PORTERONT DES BADGES ELECTRONIQUES Équipez-vous de lecteurs de badges sur votre stand! Collectez les coordonnées contenues dans les badges des congressistes qui visitent votre stand, puis récupérez une base de données. Pourquoi utiliser un lecteur de badges? Un suivi plus efficace de vos contacts Une meilleure évaluation du marché Un gain de temps de vos équipes commerciales pendant et après le congrès Pour passer commmande, utilisez le formulaire n 17 page 61 avant le 29 août 2012 RAPPEL : POUR COMMANDER UN BOITIER ELECTRIQUE, UNE LIGNE DE TELEPHONE, FAX OU UNE CONNEXION INTERNET, VEUILLEZ VOUS RENDRE SUR LE SITE INTERNET DU PALAIS DES CONGRES DE PARIS (DÉTAILS PAGE 12) 32

33 N 1 Pour tous les exposants CERTIFICAT PLAN DE PREVENTION N /2 Palais des Congrès de Paris À retourner avant le 06 JUILLET 2012 à : SFAR 2012 MCI Dept Marketing & Partenariat 24 rue Chauchat Paris Fax : SOCIETE : NUMERO DE STAND : CONTACT : ADRESSE : CODE POSTAL ET VILLE : PAYS : TÉLÉPHONE : FAX : Le plan de prévention sera téléchargeable sur l interface exposant à partir de mai 2012 Je soussigné(e) de la société exposant pendant le Congrès SFAR 2012, certifie que avoir lu toutes les instructions mentionnées dans le Plan de Prévention n concernant le montage et le démontage de l exposition, et m engage à les respecter. Je confirme que : Je n utiliserai les services d aucun prestataire extérieur mais seulement des prestataires officiels mentionnés dans le dossier technique exposant. Je signe ce certificat, le retourne au secrétariat du congrès (numéro de fax ) et garde une copie pour mon dossier. OU Je vais utiliser les services de prestataires extérieurs, différents de ceux mentionnés dans le dossier technique exposant, je les liste au dos de ce formulaire. Rappel pour les standistes extérieurs : Veuillez informer l Organisateur, MCI et l Installateur Officiel D&P en retournant le formulaire n 2 page 35 à D&P. Les prestataires extérieurs choisis devront être approuvés par D&P et l Organisateur. Les plans de stand doivent être envoyés à l installateur général D&P avant le 27 juillet 2012 pour validation. Les exposants utilisant les services de prestataires extérieurs doivent leur transmettre ce dossier technique ainsi qu une copie du plan de prévention du Palais des Congrès. 33

34 N 1 Pour tous les exposants CERTIFICAT PLAN DE PREVENTION N /2 Palais des Congrès de Paris À retourner avant le 06 JUILLET 2012 à : SFAR 2012 MCI Dept Marketing & Partenariat 24 rue Chauchat Paris Fax : NOM DU PRESTATAIRE CONTACT ADRESSE TELEPHONE BUREAU ET PORTABLE TÉL : PORTABLE : TÉL : PORTABLE : TÉL : PORTABLE : TÉL : PORTABLE : TÉL : PORTABLE : Je signe ci-dessous ce certificat, le retourne au secrétariat du congrès (numéro de fax ), et garde un exemplaire pour mon dossier. Tout manquement au respect du Plan de Prévention engagera votre responsabilité. DATE : SIGNATURE : TAMPON DE LA SOCIETE : 34

35 N 2 INSTALLATEUR / DÉCORATEUR Pour les surfaces nues À retourner avant le 27 juillet 2012 à : D&P Architecture de Communication Département Exposition rue du Chemin Vert Le-Perray-en-Yvelines Fax : Ce formulaire est destiné aux sociétés qui ont réservé une surface nue et qui font appel à un prestataire extérieur pour la construction de leur stand. SOCIETE EXPOSANTE SOCIETE :... NUMERO DE STAND :... Contact :... Adresse :... Code Postal :... Ville :... Pays :... Téléphone :... Portable :... fax : Date :... Signature : Tampon de la société : STANDISTE NON OFFICIEL SOCIETE :... NUMERO DE STAND :... Contact :... Adresse :... Code Postal :... Ville :... Pays :... Téléphone :... Portable :... fax : Date :... Signature : Tampon de la société : Nous acceptons et respectons les règles et conditions mentionnées dans le dossier technique exposant. Nous confirmons que nous utiliserons les services d un standiste non officiel. La structure de notre stand n excède pas 2,50 mètres. Nous envoyons ci-joint un plan détaillé de notre stand avec les dimensions exactes. L aménagement relatif de notre stand apparaît également sur le plan (mobilier, équipements). Date :... Signature : Tampon de la société : 35

36 N 3 ENSEIGNE Pour les stands équipés À retourner avant le 20 août 2012 à : D&P Architecture de Communication Département Exposition rue du Chemin Vert Le-Perray-en-Yvelines Fax : SOCIETE :... NUMERO DE STAND :... Contact :... Adresse :... Code Postal :... Ville :... Pays :... Téléphone :... Portable :... fax : Nous vous remercions de compléter le cadre ci-dessous pour nous permettre de fabriquer l enseigne incluse dans votre réservation de stand. Pour un souci de lisibilité, nous vous conseillons de ne pas dépasser 24 caractères d impression. Si le nom de votre société excède 24 lettres, les caractères seront de taille plus réduite. N hésitez pas à nous contacter pour toute question sur votre enseigne. Date :... Signature : Tampon de la société : 36

37 N 4 LOCATION DE MOBILIER Pour tous les stands À retourner avant le 20 août 2012 à : D&P Architecture de Communication Département Exposition rue du Chemin Vert Le-Perray-en-Yvelines Fax : SOCIETE :... NUMERO DE STAND :... Contact :... Adresse :... Code Postal :... Ville :... Pays :... Téléphone :... Portable :... fax : TVA INTRACOMMUNAUTAIRE : CATALOGUE DISPONIBLE SUR INTERNET : Réf. Désignation Qté PU HT Total HT *Forfait Transport / Installation Obligatoire 0 -> > > > > > > > > > ** 15 jours avant le congrès, une majoration de 20% sera appliquée à votre commande. Total HT Forfait T/I* 15j avant +20%** Total Net TVA 19.6% Total TTC Règlement à la commande, par chèque ou par virement : Banque : Société Générale Le Perray-en-Yvelines IBAN : FR BIC : SOGEFRPP Merci d y indiquer le nom de la manifestation. Votre commande ne sera prise en compte qu après réception de votre règlement! Date :... Signature : Tampon de la société : 37

38 N 5 LOCATION DE DÉCORATION FLORALE 1/2 Pour tous les stands À retourner avant le 20 août 2012 à : Les Jardins de Gally Ferme de Vauluceau Bailly Fax : SOCIETE :... NUMERO DE STAND :... Contact :... Adresse :... Code Postal :... Ville :... Pays :... Téléphone :... Portable :... fax : TVA INTRACOMMUNAUTAIRE : 38

39 N 5 LOCATION DE DÉCORATION FLORALE 2/2 Pour tous les stands À retourner avant le 20 août 2012 à : Les Jardins de Gally Ferme de Vauluceau Bailly Fax :

40 N 6 ÉQUIPEMENTS COMPLÉMENTAIRES Pour tous les stands À retourner avant le 20 août 2012 à : D&P Architecture de Communication Département Exposition rue du Chemin Vert Le-Perray-en-Yvelines Fax : SOCIETE :... NUMERO DE STAND :... Contact :... Adresse :... Code Postal :... Ville :... Pays :... Téléphone :... Portable :... fax : TVA INTRACOMMUNAUTAIRE : Désignation Qté PU HT Total HT Spot supplémentaire 100W 41,00 Spot à tige 100W 40,00 Prise de courant triplette 45,00 Rail de 3 spots 100W 83,00 Cloison (LxH : 1m x 2,40m) 80,00 Porte pleine fermant à clef 130,00 Etagère blanche fixée sur cloison, P= 30cm 30,00 Moquette aiguilletée, 1m², couleur : 10,00 Chaînettes 4,00 Patafix (80 pastilles en gomme adhésive) 8,00 Total HT 15j avant +20%** Total Net TVA 19.6% Règlement à la commande, par chèque ou par virement : Banque : Société Générale Le Perray-en-Yvelines IBAN : FR BIC : SOGEFRPP Merci d y indiquer le nom de la manifestation. Total TTC Votre commande ne sera prise en compte qu après réception de votre règlement! Date :... Signature : Tampon de la société : 40

41 N 7 Pour tous les exposants EQUIPEMENT AUDIOVISUEL ET INFORMATIQUE À retourner avant le 03 SEPTEMBRE 2012 à : LENI 94 bis rue Marceau Montreuil Cedex 08 Tel : Fax : SOCIETE : NUMERO DE STAND : CONTACT : ADRESSE : CODE POSTAL ET VILLE : PAYS : TÉLÉPHONE : FAX : TVA INTRACOMMUNAUTAIRE : Voir catalogue page 31 - Plus de matériel est proposé sur notre bon de commande en ligne: - Equipement Quantité Prix unitaire Montant HT Montant total HT TVA 19.6% MONTANT TOTAL TTC Les tarifs tiennent compte de la livraison, de l installation et de la reprise. PAIEMENT PAR VIREMENT BANCAIRE : Banque : Société Générale - Code Banque : Code Guichet : N de compte : IBAN : FR BIC : SOGEFRPP PAIEMENT PAR CARTE BANCAIRE : CREDIT CARD: J autorise LENI à débiter la carte de crédit dont le numéro est mentionné ci-dessous pour un montant TTC de : correspondant à ma commande EUROCARD MASTER CARD VISA AMERICAN EXPRESS N : / _/ _ / _/ _/ / _/ _/ _ / _/ / _ / _/ _/ _/ / _/ _/ _/ _/ Nom du titulaire de la carte :.... Nom du titulaire de la carte, date et signature: Date d expiration: / CVC N / _/ _/ _ / DATE : SIGNATURE : TAMPON DE LA SOCIETE : 41

42 N 8 HOTES / HOTESSES Pour tous les exposants À retourner avant le 07 SEPTEMBRE 2012 à : CITY ONE EVENTS Lisa D Epiro 144 boulevard Pereire Paris Fax : SOCIETE : NUMERO DE STAND : CONTACT : ADRESSE : CODE POSTAL ET VILLE : PAYS : TÉLÉPHONE : FAX : TVA INTRACOMMUNAUTAIRE : TARIFS Personnel Vacation Forfait par vacation Horaires Nombre de jours Hôtesses/Hôtes/Barman ½ journée (4h) 138 Journée (8h) 212 Chef hôtesse ½ journée (4h) 215 Journée (8h) 305 Manutentionnaire naire ½ journée (4h) 123 Journée (8h) 187 Hôtesse Accueil Aéroport 1 hôtesse pour groupe de Maximum 3h pax max par accueil Conciergerie Devis spécifique sur demande : informations sur Total HT TVA 19.6% Total TTC Effectifs Total HT Heure supplémentaire HT: Hôtesse: 35, chef hôtesse : 60, manutention : 30, Accueil aéroport : 100 Nos forfaits journées comprennent 1h de pause et un forfait repas Nos forfaits aéroports comprennent les frais de déplacement, de parking et accès sous douanes (badges). Merci de retourner ce bon de commande Avant le : / / A : Lisa D epiro Date, signature et tampon de l exposant Tèl: Mob : Fax:

43 N 9 SECURITE SUR STAND Pour tous les exposants À retourner avant le 31 août 2012 à : ENYOS SECURITE Stanislas de la BAUME 5 rue des Frères Lumière Z.I des Ebisoires Plaisir Fax : SOCIETE : NUMERO DE STAND : CONTACT : ADRESSE : CODE POSTAL ET VILLE : PAYS : TELEPHONE : FAX : TVA INTRACOMMUNAUTAIRE : Nous souhaitons commander un service de sécurité comme suit : NOMBRE D AGENTS DE SECURITE SERVICE A FOURNIR PRIX PAR HEURE NOMBRE D HEURES MONTANT TOTAL HT 31,00 MONTANT TOTAL HT TVA 19,6 % MONTANT TOTAL TTC Un acompte de 70% est dû à réception de facture, et doit être réglé par virement bancaire. Je joins une copie du virement en bancaire à : ENYOS SECURITE CIC SAINT QUENTIN ENTREPRISES : 164 avenue Joseph Kessel Voisins le Bretonneux France Code banque : Code agence : N de compte : Clé : 29 IBAN : FR BIC : CMCIFRPP. DATE : SIGNATURE : TAMPON DE LA SOCIETE : 43

44 N 10 LA FAYETTE RECEPTIONS 1/4 Pour tous les exposants À retourner avant le 14 SEPTEMBRE 2012 à : LA FAYETTE RECEPTIONS Soraya BESNARD 3, place du Général Koenig Paris France Tel : Fax : SOCIETE : NUMERO DE STAND : CONTACT : ADRESSE : CODE POSTAL ET VILLE : PAYS : TELEPHONE : FAX : TVA INTRACOMMUNAUTAIRE : 44

45 N 10 LA FAYETTE RECEPTIONS 2/4 Pour tous les exposants À retourner avant le 14 SEPTEMBRE 2012 à : LA FAYETTE RECEPTIONS Soraya BESNARD 3, place du Général Koenig Paris France Tel : Fax :

46 N 10 LA FAYETTE RECEPTIONS 3/4 Pour tous les exposants À retourner avant le 14 SEPTEMBRE 2012 à : LA FAYETTE RECEPTIONS Soraya BESNARD 3, place du Général Koenig Paris France Tel : Fax :

47 N 10 LA FAYETTE RECEPTIONS 4/4 Pour tous les exposants À retourner avant le 14 SEPTEMBRE 2012 à : LA FAYETTE RECEPTIONS Soraya BESNARD 3, place du Général Koenig Paris France Tel : Fax :

48 N 11 LENOTRE 1/2 Pour tous les exposants À retourner avant le 11 SEPTEMBRE 2012 à : LENOTRE Stéphanie LAUDE Fax : SOCIETE : NUMERO DE STAND : CONTACT : ADRESSE : CODE POSTAL ET VILLE : PAYS : TELEPHONE : FAX : Date de livraison : Jour Date Heure de livraison (plage horaire de 2h) : entre :.. h.. et :..h Petit déjeuner Désignation Qté HT TTC Assortiment de 10 mini viennoiseries Cake aux fruits Cake Petit Prince Cake au Citron Kouglofs ( 8 personnes) Brioche de Menton ( 8 personnes) Financier individuel Madeleine individuelle Brownie individuel Coockie individuel Matériel jetable et autres Désignation Qté HT TTC Flutes à champagne (par 10) Gobelets blancs (par 25) Tasses à café (par 25) Cuillères à café (par 25) Glace à rafraîchir (100 cubes) Cave Désignation Qté HT TTC Café (thermos de 1L) Eau chaude (thermos de 1L) Thé Lenôtre Earl Grey ( 25 sachets) Lait UHT litre Citron jaune pièce Champagne Brut Lenôtre 75 cl Jus d orange Tropicana pur jus (1l ) Jus pamplemousse Tropicana pur jus (1 l) Jus d orange frais pressé (1 litre) Jus de pamplemousse frais pressé (1l) Jus de Nectar de Pêche de Vigne (1l) Jus de Nectar de Poire d Eté (1 l) Jus de Pomme (1 l) Coca Cola 1.5 L Coca Cola light 1.5 L Vittel 1L (bouteille plastique) San Pellegrino 1L (bouteille plastique) Eau de source 1.5 L

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