DEAUVILLE TOUQUES. Dossier technique Septembre VI e équinoxe de la. Société Française de Cancérologie Privée

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1 VI e équinoxe de la Société Française de Cancérologie Privée Dossier technique ORGANISATION G. AUCLERC, Président de la SFCP D.BONNARD, Secrétaire Gal Ph. JANORAY, Trésorier J.F. MORERE J.Ph. SPANO COMITÉ SCIENTIFIQUE E. ACHILLE, L. AIMARD, E. CHIRAT, Ph. DALIVOUST, A. DARUT-JOUVE, Ph. GOMEZ, J.L. GUILLET, F. HABIB, D. JAUBERT, H. LAUCHE, D. MANOUX, A. MATHIEU, H. RHLIOUCH, H. VIGNER, R. VILLET Septembre 2010

2 22-25 Septembre 2010 Organisation : la lettre d Apsara Informations pratiques hôtels repas et pauses Sponsoring Organiser un symposium Espace exposant paramètres techniques & tarifs plan des stands Rétro-planning Sommaire Devis Cancéro-congrès Contacter Apsara

3 Neuilly, le 09 Janvier 2010 Chère Madame, Cher Monsieur, 13 rue Montrosier Neuilly sur Seine Tél.: La SFCP a décidé d organiser son prochain Congrès National à - du 22 au 25 Septembre prochain. APSARA s est vue confier l organisation logistique de toutes les prestations qui auront lieu sur place. Dans ce but et depuis plusieurs mois, à votre intention, L Hôtel de l Amirauté de Touques et le Beach Hôtel de Trouville ont été retenus en exclusivité pour la SFCP durant ces 3 jours, ainsi que les fournisseurs externes, nécessaires à cette manifestation (standistes, prestataires audio visuels ) L unité de lieu a été recherchée afin de garantir la présence de tous les participants aux sessions scientifiques et de renforcer la convivialité attendue par les Congressistes. Comme précédemment, les possibilités de participation que vous pouvez envisager reposent sur les mêmes principes à savoir en cas de prise en charge d un symposium, l engagement d inviter au minimum 50 médecins et pharmaciens cancérologues + 3 orateurs congrès et en cas de la prise d un stand, l invitation de 10 médecins et pharmaciens cancérologues + 1 orateur congrès. Bien entendu, d autres types de participation sont toujours envisageables (inserts dans les sacoches, encarts publicitaires en pages de couvertures du livre des abstracts, sacoches, stylos, blocs, parapluies, etc ). Tout est intégré dans cette exclusivité et fait partie d un package éclaté selon les postes indiqués dans le devis du bureau d Organisation. Une équipe SFCP sera présente en permanence pour l encadrement du Congrès. Vous trouverez ici un dossier technique, logistique et financier vous permettant de choisir plus facilement la participation que vous aurez déterminée (symposium, stand, apéritif/débat, sacoches, invitations, subvention ) Un choix de prestations complémentaires sur place (stand, mobilier, sympo, transferts particuliers ou individuels.) vous sera proposé selon vos demandes. APSARA est l agence de la SFCP, les prestations autres que mentionnées dans le devis : transport A/R Deauville ainsi que la gestion de vos invités étant assurée par vos soins ou au travers de vos agences habituelles. Dans l attente de vos décisions, nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire. Nous vous prions d agréer, Chère Madame, Cher Monsieur, l expression de nos salutations distinguées. F.AUCLERC NB : Tous les dossiers techniques, avec ces informations, sont sur le site internet de la SFCP Pour éviter pertes de temps et d informations, merci de transmettre ce dossier aux différents services (et/ou agences) concernés. Afin de ne pénaliser aucune société, seules les réponses écrites seront traitées, et dans l ordre chronologique de réception. Les différentes demandes seront ensuite attribuées, dans le même souci d équité, au reçu des devis retournés signés et accompagnés du virement des 1ers arrhes. Apsara SARL au capital de Euros - 13 rue Montrosier Neuilly s/ Seine - SIRET APE 748 K TVA intracommunautaire Fr

4 22-25 Septembre 2010 TROUVILLE Caen gare Beach Hotel HÔTEL L AMIRAUTÉ*** LE LATITUDES BEACH Hôtel *** Disponibilité Totale congrès 200 chambres 100 chambres Situation géographique Quartier des hôtels Face à la mer (sur le port de Trouville) Trajet Hôtel/ Palais des Congrès Lieu du Congrès 20 mn à pied / 5 mn en voiture Caen Saint Arnoult D27 Hôtel de l'amirauté Lieu du congrès aéroport St Gatien D275 la Touques D278 Canapville Caen Paris Les Hôtels

5 Toute inscription implique obligatoirement la présence aux repas du Congrès : Compte tenu de l emploi du temps chargé du Congrès et afin d éviter dispersion et perte de temps (l hôtel de l Amirauté Lieu du Congrès étant quelque peu excentré des activités touristiques de Deauville) Septembre 2010 Déjeuner 45 HT x 3 (jeudi, vendredi, samedi) Dîner du Congrès le vendredi soir 24/09 50 HT PAUSE 8 HT x 5 5 pauses sont organisées dans le cadre du Congrès : - 2 pauses le jeudi - 2 pauses le vendredi - 1 pause le samedi Les sociétés désireuses de compléter ces pauses par des prestations traiteurs sont libres de s adresser à l agence organisatrice ou au traiteur de leur choix. Déjeuner Repas & pauses Dîner du Congrès

6 22-25 Septembre 2010 Plusieurs actions de sponsoring sont possibles : Et après accord du Comité d organisation du Congrès Prise en charge des livres d abstracts - 4éme page de couverture - 2ème page de couverture - 3ème page de couverture - page intérieure Insertion dans les sacoches Prise en charge des sacoches Prise en charge des bloc-notes et stylos Clés USB Parapluies Déjeuner/Débat Apéritif/Débat Sponsoring

7 PROCESS général à tout symposium Septembre 2010 Le 1er programme du Congrès sera mis en ligne dans le courant de février Les industriels souhaitant l organisation d un symposium peuvent envoyer leur demande aussitôt en précisant l objet de leur communication. Le Comité Scientifique statuera sur la validité de leur demande et leur en confirmera la possibilité ainsi que le positonnement le mieux adapté dans le programme. Tous les symposia confirmés par le Comité Scientifique seront indiqués dans le programme final qui sera disponible sur le site internet ainsi que sur le programme final imprimé. La présentation et la promotion du symposium ne seront autorisées (sauf demande expresse préalable accordée par le Comité d organisation du Congrès) que dans l espace exposant. Les coûts liés aux intervenants, prestataires (techniciens spécifiques ou autres ) sont à la charge de la société sponsor. Une salle de Preview est mise à disposition au centre du Congrès. Les différents intervenants y ont accès à tout moment. Cependant il est hautement recommandé que les dernières vérifications de chacun interviennent au moins 1h avant leur intervention. Un technicien sera présent dans chaque salle de conférence. Conditions financières pour tout symposium Versement de 50% à signature du devis Versement de 50% -60 jours avant le début de l intervention Symposium Comme habituellement, un symposium peut être envisagé, dans le cadre du Congrès, après accord du Comité d Organisation et pour une durée de 60 minutes. Auditorium (600 places) TVA 19,6% Petite salle Tabarly (150 à 200 Places) TVA 19,6% Les industriels désirant organiser un symposium prennent en charge la responsabilité logistique et financière de leur opération ainsi que tous les frais inhérents de leurs orateurs intervenant pendant leur symposium. Leur symposium (et son intitulé) sera annoncé dans le programme et le montant demandé correspond à la location de la salle ainsi que le matériel de base : -Ecran -PC -Flèche laser -Table orateurs pour 2 à 4 personnes (avec 3 micros fixes) -1 pupître (avec 1 micro pupître) -2 micros HF -1 technicien -2 hôtesses pour passage des micros (questions/réponses) Après examen et accord du Comité scientifique du Congrès, les sociétés sponsors devront informer l Organisation du Congrès pour le matériel complémentaire qu elles souhaitent apporter dans le cadre de leur symposium

8 22-25 Septembre 2010 Les stands sont vendus en espace nu. Une structure de base commune à tous est comprise dans le prix indiqué, à savoir : 3 Cloisons 1 boîtier électrique correspondant à 1 kw 1 rail de 3 spots 1 enseigne 1 moquette (même couleur pour tous) L espace commercial se tiendra dans le lieu du Congrès et afin de répondre aux attentes de tous sera réparti entre les 2 pôles d attraction que sont Auditorium et Salle de session scientifique Tabarly. Cet espace (salle Marco Polo) sera le lieu de passage obligé entre les 2 salles. Pour tout souhait de stand nous vous remercions de renvoyer le formulaire dûment rempli et signé, par e mail et courrier à APSARA : francoise@apsara-events.com / 13 Rue Montrosier Neuilly S/Seine En n oubliant pas de préciser Nom de la personne responsable du dossier et ses coordonnées : Téléphone, fax, e mail Nom du service concerné (service Congrès, service relations manifestations, service marketing Oncologie ) Adresse postale Bon de commande ++++ ATTENTION : Si Le libellé doit différer entre le devis et l envoi de facture merci de nous indiquer les 2 informations Espace exposant AVEC PRECISION pour chaque cas.

9 TARIFS DES STANDS Septembre m² TVA 19,6% 9 m² TVA 19,6% 12 m² TVA 19,6% 18 m² TVA 19,6% 27 m² TVA 19,6% Table Avec 2 chaises TVA 19,6% Conditions financières pour les stands : Versement de 50% à signature du devis Versement de 50% 60 jours avant le début du Congrès Les industriels ont la possibilité de faire livrer leur matériel à l hôtel de l AMIRAUTE de Deauville-Touques 3 jours avant la manifestation soit dès le lundi matin 20/09/2010. Leur matériel et documents seront entreposés dans une salle réservée à cet effet (voir conditions et libellé précis dans le rétro planning). Le montage des stands pourrait commencer le mardi soir (en fonction du remplissage de l hôtel) et de toute façon dès le mercredi matin 22/09 à 07h Le démontage se fera à partir du samedi 25/09 à 12h30 et devra être terminé à 18h. Le matériel des stands doit être couvert par chaque utilisateur et donc par une assurance spécifique que l utilisateur aura contractée auprès de la compagnie d assurances de son choix. Le matériel complémentaire souhaité se fera selon les besoins exprimés et sera facturé après signature de devis spécifique à chaque entité. Espace exposant

10 Septembre espace détente (bar) accès pyramide BAR i point info statue 2 stands 2x3m = 6m2 stands 3x3m = 9m2 stands 4x3m = 12m point accueil a stands 6x3m = 18m2 stands (4x3m)+(2x3m) = 18m2 Stands ENTRÉE

11 Possibilité d envoi du matériel à l avance par vos transitaires à l hôtel du Congrès HOTEL de L AMIRAUTE avec sur chaque colis spécification, bien en évidence : Expéditeur : Laboratoires X, Mme Y Destinataire : Congrès SFCP Mars 09 Hôtel de l AMIRAUTE Route de Paris Doc Sympo Ou Doc Stand ou Doc sacoche Congrès ou Doc salle plénière Ces documentations seront stockées dès leur arrivée. Ce rétroplanning a été élaboré dans le but de faciliter la gestion de votre dossier et d en assurer le suivi dans les meilleures conditions, merci de communiquer ce dossier technique à tous vos services (et/ou agences) concernés. 15 Janvier 2010 Présentation sur site 20 Avril 2010 Décision des laboratoires pour stands et symposia Choix des hôtels et éventuellement prestations complémentaires Définition de choix d accompagnateur spécifique sur place Finalisation des devis (selon choix chaque laboratoire) Envoi catalogue standiste (mobilier) Demande prestation traiteur, audio visuel spécifique symposium, standiste (mobilier ) 20 Mai 2010 Retour des devis acceptés et signés et bons de commande avec virement des acomptes (selon indication des devis SFCP) Envoi de la 1ère liste des orateurs choisis. Envoi coordonnées hôtel (mais déjà dans dossier technique sur le site) Envoi des devis prestataires (stands, matériel, prestations spécifiques stands) Envoi devis traiteurs stands Septembre Juin ère liste des médecins invités + Orateurs /laboratoires Finalisation des commandes (Traiteur et stand) 20 Juillet 2010 Versements des derniers règlements (SFCP et Hôtels) et confirmation des médecins invités Rétro-planning Date limite pour le choix des orateurs pris en charge par les laboratoires-liste actualisée

12 Cancéro Congrès DEVIS: Référence Bureau d organisation pour Congrès SFCP VIème Equinoxe Deauville Sept 2010 possibilité de télécharger sur le devis Excel pour LABORATOIRE ou inscription INDIVIDUELLE Prix HT Unitaire Nombre Prix Total HT TVA Montant TVA Prix Total TTC CancéroCongrès - SFCP Docteur Ph.JANORAY 28 rue de Brosses DIJON RELEVÉ D IDENTITÉ BANCAIRE HSBC France titulaire du compte Cancéro-Congrès SARL chez Dr Janoray 28 bd de Brosses Dijon RIB - identifiant de Compte National code banque : code guichet : numéro de compte : clé rib : 58 IBAN - identifiant international FR code bic : CCFRFRPP domiciliation : HSBC FR DIJON Inscriptions Inscriptions Congrès prix réduit (jusqu au 30/04/10) 650,00 19,60% Inscriptions Congrès staff (si quota médecins atteint avec un maximum de 4 staffs) 150,00 19,60% Inscriptions Congrès tardive (après le 30/04/10 ) 700,00 19,60% Total inscriptions SYMPOSIUM et STAND Symposium salle plénière (auditorium) ,00 19,60% Symposium salle Tabarly ,00 19,60% Stand 9 m2 (espace nu) 7 000,00 19,60% Stand 12 m2 (espace nu) ,00 19,60% Stand 18 m2 (espace nu) ,00 19,60% Stand 27 m² (espace nu) ,00 19,60% Hôtel de l AMIRAUTE Chambre single, petit déjeuner inclus 3 nuits 426,45 19,60% BEACH HOTEL chambre single petit déjeuner inclus 3 nuits 363,45 19,60% REPAS 3 déjeuners (jeudi, vendredi, samedi) 45,00 19,60% 1 dîner Congrès le vendredi soir 50,00 19,60% 5 pauses 8,00 19,60% Montant Total Ce prix ne comprend pas : les prestations non mentionnées Conditions de paiement : 40% à signature du devis le transport 30% au 15 Mai 2010 les différentes prestations sur stand Solde au 15 Juillet 2010 Conditions d annulation (selon les prestataires) Signature Laboratoire ou Individuel Signature Cancéro Congrès toute reservation et tout courrier sont à renvoyer par e mail et courrier à APSARA francoise@apsara-events.com / 13 Rue Montrosier Neuilly S/Seine

13 22-25 Septembre 2010 pour tout renseignement et confirmation concernant la SFCP & Cancéro-Congrès, s adresser à : a ar p a s 13 rue Montrosier Neuilly sur Seine Tél.: francoise@apsara-events.com contacts