Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Title - Sujet SERVICES DE SOUTIEN DU PARC AUTO. Solicitation No. - N de l'invitation E60HP-11FMSS

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1 Public Works and Government Services Canada RETURN BIDS TO: RETOURNER LES SOUMISSIONS À: Bid Receiving - PWGSC / Réception des soumissions - TPSGC 11 Laurier St. / 11, rue Laurier Place du Portage, Phase III Core 0A1 / Noyau 0A1 Gatineau, Québec K1A 0S5 Bid Fax: (819) Revision to a Request for a Standing Offer Révision à une demande d'offre à commandes National Master Standing Offer (NMSO) Offre à commandes principale et nationale (OCPN) The referenced document is hereby revised; unless otherwise indicated, all other terms and conditions of the Offer remain the same. Ce document est par la présente révisé; sauf indication contraire, les modalités de l'offre demeurent les mêmes. Comments - Commentaires Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 1 1 Title - Sujet SERVICES DE SOUTIEN DU PARC AUTO Solicitation No. - N de l'invitation Date /B Client Reference No. - N de référence du client Amendment No. - N modif. 003 File No. - N de dossier CCC No./N CCC - FMS No./N VME hp913. GETS Reference No. - N de référence de SEAG PW-$$HP Date of Original Request for Standing Offer Date de la demande de l'offre à commandes originale Solicitation Closes - L'invitation prend fin Time Zone Fuseau horaire at - à 02:00 PM Eastern Standard on - le Time EST Address Enquiries to: - Adresser toutes questions à: Buyer Id - Id de l'acheteur Seguin, Jean-Luc R. hp913 Telephone No. - N de téléphone FAX No. - N de FAX (819) ( ) (819) Delivery Required - Livraison exigée Destination - of Goods, Services, and Construction: Destination - des biens, services et construction: Vendor/Firm Name and Address Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur Security - Sécurité This revision does not change the security requirements of the Offer. Cette révision ne change pas les besoins en matière de sécurité de la présente offre. Instructions: See Herein Instructions: Voir aux présentes Issuing Office - Bureau de distribution Vehicles & Industrial Products Division 11 Laurier St./11, rue Laurier 7A2, Place du Portage, Phase III Gatineau, Québec K1A 0S5 Acknowledgement copy required Accusé de réception requis Signature Yes - Oui The Offeror hereby acknowledges this revision to its Offer. Le proposant constate, par la présente, cette révision à son offre. Date No - Non Name and title of person authorized to sign on behalf of offeror. (type or print) Nom et titre de la personne autorisée à signer au nom du proposant. (taper ou écrire en caractères d'imprimerie) For the Minister - Pour le Ministre Canada Page 1 of - de 7

2 /B 003 hp913 hp913 Cette modification à la demande d offre à commandes est émise pour les raisons suivantes: 1. Répondre à des questions d un soumissionnaire; Question no 4: À la section 1.2 Évaluation financière qui indique que les rabais sur le carburant doivent être déduits du prix total. Est-ce que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s'attend à ce que les rabais demeurent inchangés tout au long du contrat (5+2 années)? Les fournisseurs de carburant conservent le droit de modifier les rabais au moyen d'un avis écrit de résiliation de 30 jours. On ne prévoit pas que les rabais demeureront inchangés au cours de la durée de l'offre à commandes. Les offrants sont tenus d'indiquer les rabais actuels négociés avec les soumissionnaires. Réponse no 4: On ne s'attend pas à ce que les rabais demeurent inchangés au cours de la durée de l'oc. L'offrant doit indiquer les rabais actuels qui ont été négociés avec le fournisseur en date de clôture de la demande d'oc qui s'appliqueraient à une offre à commandes subséquente. Les rabais seront ensuite déduits, afin de calculer le prix global. Le prix global sera utilisé dans la méthode de sélection, conformément à la demande d'offres à commande. À la demande du Canada, l'offrant devra justifier les rabais de fournisseur de carburant au moment de la date de clôture de la demande d'oc avec une lettre provenant de chaque fournisseur de carburant indiqué dans l'annexe B. Question no 5: 4.3- Ce ne sont pas tous les fournisseurs de carburant et de services de maintenance qui fournissent des restrictions relatives aux achats par l'entremise de leur code de produit. Le cas échéant, l'offrant retenu pourra-t-il retirer le fournisseur du réseau jusqu'à ce qu'il réponde aux exigences minimales? Dans la négative, que propose TPSGC? Réponse no 5: Oui, afin de se conformer, l'offrant retenu pourra retirer le fournisseur du réseau jusqu'à ce qu'il réponde aux exigences minimales. Question no 6: Limite plus élevée de carte (page 11) : Veuillez décrire les services et les endroits pour lesquels le gouvernement prévoit que la limite plus élevée de carte de $ sera utilisée. Cette carte sera-t-elle utilisée uniquement pour l'achat de carburant et de services de maintenance seulement ou pourrait-elle être utilisée pour toute sorte d'achats? En raison des Page 2 of - de 7

3 /B 003 hp913 hp913 capacités d'achat international, aux fins de la sécurité, il faudrait utiliser un protocole différent pour ce qui est de la responsabilité pour toutes les cartes de crédit de parc automobile à la limite élevée. Les protocoles de sécurité requièrent l'établissement d'une limite quotidienne (dollars et nombre de transactions). Est-ce acceptable pour TPSGC? Réponse no 6: Cette carte servira à l'achat de carburant et de services de maintenance, ainsi que pour les services liés aux aéronefs (droits d'atterrissage, frais de hangar, frais de décollage, ou d'autres frais liés à l'entretien d'un aéronef qui décolle ou qui atterrit à un aéroport). Les cartes doivent pouvoir être utilisées à l'international pour les fins opérationnelles. Cette carte devrait pouvoir être utilisée avec tous les fournisseurs pour que les clients puissent se ravitailler en carburant à des endroits reculés (hélicoptères ou véhicules terrestres) où les stations de ravitaillement peuvent correspondre à un code fournisseur qui ne fournit pas de carburant ou à un petit aéroport. Les limites quotidiennes sont acceptables, mais elles devront fonctionner selon les limites de transaction maximales décrites dans la présente. Question no 7: 4.7 Étant donné que le fournisseur retenu assumera l'entière responsabilité, le gouvernement fédéral peut-il fournir le montant des transactions frauduleuses des trois dernières années? Réponse no 7: Le montant des transactions frauduleuses des trois dernières années aurait été lié à la technologie des cartes de parc automobile et l'infrastructure globale du fournisseur de PSV. Beaucoup de changements ont été apportés au cours des dernières années à la technologie des cartes de parc automobile (dossiers positifs par rapport à négatifs, carte à NIP, etc.). Fournir ces données ne permettrait pas de dresser un portait exact pour l'avenir. Nous nous attendons également à ce que toutes entreprises qui fournissent des cartes pour parc automobile aient un modèle de risques en place pour anticiper et/ou prévoir les transactions frauduleuses sur leurs cartes. Question no 8: 4.8 L'offrant retenu devra également envoyer, à ses frais, de nouvelles cartes et des cartes de remplacement par messager ou courrier recommandé contre signature. TPSGC peut-il confirmer le nombre d'endroits/d'emplacements pour lesquels cet élément s'applique annuellement? Page 3 of - de 7

4 /B 003 hp913 hp913 Réponse no 8: Conformément à l'annexe A - Paragraphe 1 - Contexte, il y a environ cartes pour parc automobile en circulation qui sont distribuées environ à l'échelle de 65 ministères/organismes. Tous les organismes et les ministères sont répartis dans l'ensemble du pays. Nous prévoyons environ à demandes de nouvelles cartes annuellement selon le nombre de véhicules neufs nouvellement achetés. Ce nombre ne comprend pas les demandes de nouvelles cartes pour l'annulation ou le renouvellement. Question no 9: 5.9 Listes des fournisseurs de produits et services pour véhicules (PSV) (page 16 de 53) : Fournir des rabais sur un site Web constitue un problème pour la majorité des fournisseurs. Un fournisseur devrait-il refuser de publier sa structure de rabais sur un site Web? L'offrant retenu pourra-t-il supprimer le fournisseur du réseau jusqu'à ce qu'il réponde aux exigences? Dans la négative, que propose TPSGC? Réponse no 9: En fait, le Canada demande, au minimum, à ce que les structures de rabais soient offertes aux employés du gouvernement du Canada par l'entremise d'un site sécurisé où ils doivent se connecter. Par conséquent, ce site ne serait pas accessible au grand public. Question no 10: 5.10 Escomptes et rabais (page 17 de 53) : " Tous les rabais " à la pompe " doivent être crédités directement sur le relevé de carte de parc automobile" Veuillez fournir des explications sur la clause. Est-ce que TPSGC demande que le rabais sur le carburant apparaisse sur le reçu fourni au conducteur? Tous les fournisseurs de carburant ne sont pas en mesure d'imprimer le reçu indiquant le rabais. Par conséquent, ce crédit est appliqué par la suite. Dans l'affirmative, l'offrant retenu pourra-t-il retirer le fournisseur du réseau jusqu'à ce qu'il réponde aux exigences minimales? Dans la négative, qu'est-ce que TPSGC propose? Réponse no 10: Lorsque des rabais à la pompe sont applicables et que le fournisseur de carburant est en mesure de le faire, ces rabais doivent être crédités directement sur le relevé de carte de parc automobile. Les rabais de carburants appliqués après le fait ne sont pas considérées comme un remboursement "à la pompe". Lorsque c'est possible, tous les rabais doivent être appliqués directement aux transactions actuelles et notés sur le relevé de carte. Page 4 of - de 7

5 /B 003 hp913 hp913 Question no 11: 6.1 Transactions en ligne (page 19 de 53 ) : Afin de lutter contre la fraude, nous n'offrons pas la possibilité aux clients de modifier les limites financières sur les cartes pour parc automobile à partir du système de gestion du parc automobile. Nous pouvons toutefois changer les limites selon les demandes des ministères. Veuillez confirmer que cette pratique est acceptable pour TPSGC? Réponse no 11: Cette pratique est acceptable. Nous supprimerons cette exigence afin de modifier la limite financière des cartes pour parc automobile émises par l'entremise du système d'information sur la gestion du parc automobile. Question no12: Est-il possible de fournir plus de détails sur les protocoles et les solutions pour les comptes clients? Quelles mesures peuvent être prises par le soumissionnaire retenu pour les factures en retard de 30 / 60 / 90 jours et plus relativement aux conditions de paiement? Réponse no 12: Les 2010C Conditions générales - services (complexité moyenne), articles 12 et 13 énumèrent les obligations du Canada par rapport au paiements et aux comptes en souffrance. Question no 13: Est-il possible de fournir les comptes débiteurs en retard de 30 / 60 / 90 jours et plus du gouvernement du Canada des trois dernières années? Réponse no 13: En raison du volume de ministères et de la multitude de scénarios impliquant les comptes payables, telles que la facturation abusive et les erreurs de facturation, il n'est pas possible de fournir ces données dans une quantité de temps réaliste et avec le niveau de précision désiré. Le Canada a établi les termes de comptes fournisseurs décrites dans 2010C Conditions générales - services (complexité moyenne), les paragraphes 12 et 13. Question no 14: S'il y a un différend sur une transaction, est-ce qu'un médiateur officiel prendra part au dossier? Quels sont les recours du fournisseur? Page 5 of - de 7

6 /B 003 hp913 hp913 Réponse no 14: Il n'y a aucun médiateur officiel pour les montants contestés. Conditions générales - services (complexité moyenne), paragraphe 12, porte sur le processus pour les montants contestés. Cependant, le Canada va inclure une clause pour règlement extrajudiciaire pour montants contestés dans la demande d'oc. 2. Pour apporter les changements suivants: À la partie 4 - Procécures d évaluation et méthode de sélection, Paragraphe 1.2.1; Supprimer: Aux fins de l évaluation des escomptes sur le carburant, le coût du carburant sera établi à 1,25 $ le litre. Tous les escomptes doivent être exprimés en pourcentage ou en cents par litre. L évaluation sera effectuée en fonction d un volume litres de carburant (par an) par fournisseur, réparti entre les fournisseurs de carburant désignés au tableau intitulé «Escomptes des fournisseurs de carburant» à la partie 1 de l Annexe B. Insérer: Aux fins de l évaluation des escomptes sur le carburant indiqués à la partie 1 de l Annexe B, le coût du carburant sera établi à 1,25 $ le litre. L évaluation sera effectuée en fonction d un volume litres de carburant (par an) par fournisseur, réparti entre les fournisseurs de carburant désignés au tableau intitulé «Escomptes des fournisseurs de carburant» à la partie 1 de l Annexe B. Tous les escomptes doivent être exprimés en pourcentage ou en cents par litre. L'offrant doit indiquer les rabais actuels qui ont été négociés avec le fournisseur en date de clôture de la demande d'oc qui s'appliqueraient à une offre à commandes subséquente. À la demande du Canada, l'offrant devra justifier les rabais de fournisseur de carburant indiqués à la partie 1 de l Annexe B au moment de la date de clôture de la demande d'oc avec une lettre provenant de chaque fournisseur de carburant indiqué à l'annexe B. À la partie 7 - Offre à commandes et clauses du contrat subséquent, section B - Clauses du contrat subséquent, paragraphe 4 - Paiement; Insérer: 4.2 règlement extrajudiciaire pour montants contestés En cas de différend découlant des termes de paiement du présent contrat seulement, les parties doivent tenter de régler le différend par négociation au niveau des agent contractuelle ou responsable de l offre à commandes. En cas d impasse les négations doivent être tenu au niveau du Directeur ou équivalent avant de recourir à l'action judiciaire. Tous les renseignements échangés pendant les discussions ou toute procédure ultérieure de règlement Page 6 of - de 7

7 /B 003 hp913 hp913 du différend, ne pouvant être connus autrement, sont considérés comme étant communiqués «sous toute réserve» pour les fins de négociations en vue d'une entente, et doivent être considérés comme confidentiels par les parties et leurs représentants, sauf disposition contraire de la loi. À l Annexe A - Énoncé des travaux, paragraphe 4.6.3; Supprimer: Cette carte ne doit pas avoir de limites de transactions quotidiennes. Insérer: Toutes limites quotidiennes devront fonctionner selon les limites de transaction maximales décrites dans la présente pour les limite plus élevée de carte pour parc automobile et capacité plus importante par transaction. À l Annexe A - Énoncé des travaux, paragraphe 6.1.6; Supprimer: d) modification de la limite financière des cartes de parc automobile émises; TOUT AUTRES TERMES ET CONDITIONS DEMEURENT INCHANGÉS Page 7 of - de 7

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