25/11/ re partie Comprendre l assurance

Transcription

1 dans le secteur bénévole sans but lucratif 1 re partie Comprendre l assurance La nécessité d être assuré Les acteurs du secteur de l assurance Contracter de l assurance Compagnies d assurances Facteurs qui influencent les taux d assurance Magasiner les assurances VOTRE représentant d assurance 2 e partie Gestion des risques L essentiel du risque Détermination des risques Processus de gestion des risques Choix des franchises et des limites 1

2 Responsabilité créance contre l actif, ou obligations légales d une personne ou d un organisme, découlant de transactions ou d actions antérieures ou actuelles. Négligence manquement à une obligation de diligence qui se traduit par un préjudice ou un dommage à la personne ou à l entité envers laquelle on a l obligation. La négligence consiste habituellement à faire quelque chose qu une personne ordinaire, raisonnable et prudente ne ferait pas ou à ne pas faire ce qu une telle personne ferait compte tenu des circonstances, de la situation et des connaissances des parties concernées. Organismes sans but lucratif constitués en corporation Organismes sans but lucratif non constitués en corporation Assurance 101 : Assurance pour ce que vous avez, ou n avez pas, fait L assurance est une mise en commun d argent servant à payer les demandes d indemnisation de quelques personnes avec les fonds fournis par de nombreuses personnes. L assurance vous permet de combiner les risques de votre organisation aux risques de tous ceux qui contractent de l assurance. Les différents types d assurance protègent contre les différents types de pertes. 2

3 Questions courantes : Mon organisme sans but lucratif a-t-il vraiment besoin d assurance? Avons-nous besoin d assurance pour nos bénévoles? Protection offerte par la police d assurance individuelle d un bénévole Responsabilité d un organisme à l égard de ses bénévoles Protéger les bénévoles Quels types d assurance devrions-nous avoir? Assurance de la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants Assurance responsabilité civile générale Assurance automobile Autres??? Je suis membre bénévole d un conseil d administration. Qu est-ce que l assurance de la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants? Suis-je obligé d en avoir? Tous les organismes sans but lucratif sont régis par un organe directeur, par exemple un conseil d administration bénévole. Il arrive couramment que les membres du conseil, en leur qualité de dirigeants de l organisme, expriment des préoccupations concernant leur responsabilité personnelle à l égard des activités de l organisme. Les compagnies d assurances sont les organisations qui détiennent votre police et assument vos risques. Bien qu un grand nombre de compagnies d assurances se fassent compétition dans le marché commercial canadien, très peu d entre elles répondent aux besoins du secteur bénévole. Les agents d assurance sont les employés d une compagnie d assurances. Ils n offrent que les produits de cette compagnie. 3

4 Les courtiers d assurance sont des représentants commerciaux indépendants qui vendent les produits d un certain nombre de compagnies d assurances et reçoivent d elles des commissions. À titre de représentant de votre organisme, le courtier peut magasiner pour trouver la compagnie d assurances qui offre la police la mieux adaptée à vos besoins. Les experts d assurances sont des gens d affaires compétents et indépendants qui examinent, évaluent, négocient et règlent le montant des pertes associées à une demande d indemnisation. Ils accomplissent ces tâches au nom des compagnies d assurances publiques et privées qui ont besoin du savoir-faire d un expert autorisé et chevronné pour assurer le contact personnel avec leurs assurés. Facteurs non contrôlables partiellement ou entièrement indépendants de votre volonté Facteurs contrôlables les clients ont une certaine influence Informez votre représentant d assurance de vos principales activités. p. ex. : mesure de contrôle ou de prévention des pertes, politiques et procédures, protection physique, transferts par contrat, etc. Réservez du temps pour la discussion. Exigez des copies des demandes et conservez-les. 4

5 Posez des questions : avant, pendant et après. Renseignez-vous sur l expertise de votre agent ou courtier. Examinez la soumission de votre représentant d assurance avant qu il l envoie à la compagnie d assurances. Les propositions de prix ne sont pas toutes pareilles! Magasinez afin de trouver la meilleure garantie. Divulguez les pratiques de votre organisme en entier. Comparez. Contracter de l assurance n est pas un jeu où l on gagne ou perd. L important n est pas de trouver le tarif le plus bas, mais de contracter l assurance qui répond à vos besoins. Conseils pour travailler avec VOTRE courtier ou agent Nommez un cadre supérieur, un bénévole ou un membre du conseil pour travailler avec le courtier ou l agent. Une fois par année, invitez votre représentant d assurance à une réunion du conseil. Faites connaître les résultats de l exercice d évaluation des risques de votre organisme à votre courtier ou agent. Expliquez-lui en détail vos programmes et vos activités. 5

6 RISQUE Demande d indemnisation /perte Demande d indemnisation /paiement FLIP CHART??? Principles of Risk Management Avant la perte Prévention des pertes Analyse des risques Traitement des risques Politiques et procédures Ce que vous faites ici influence Après la perte Atténuation Gestion des médias Documentation Règlement Ce que vous faites ici influence Futur Continuité Crédibilité Réputation Survie Y parviendrez-vous? Assurances/coûts Temps 6

7 Risque Qu est-ce que le risque? Le risque, c est la possibilité que survienne une situation qui créerait une perte ou un événement. Presque tous les risques peuvent être évités ou atténués. L essentiel du risque La gestion des risques est une approche structurée utilisée pour déterminer les risques, créer un plan visant à réduire ou à éliminer ces risques, et mettre en œuvre ce plan. L assurance est l un des nombreux outils que votre organisme peut utiliser pour gérer ses risques et ses responsabilités. L essentiel du risque Pourquoi gérer les risques? Protéger les gens. Épargner les ressources : gens, revenus, propriété, immobilisations, temps. Limiter les frais d assurance. Améliorer l image de l organisme et sa perception par le public. Prévenir ou réduire la responsabilité légale. Recrutement et maintien en poste des bénévoles 7

8 Détermination des risques Dressez une liste de vos risques potentiels. Examinez vos pertes antérieures. Demandez les commentaires de vos employés et de vos bénévoles. Passez en revue les plaintes et les suggestions de vos clients. Consultez des experts de l extérieur. Représentant d assurance Autres associations Publications/documentation Expert-conseil / gestionnaire du risque Détermination des risques Que doit-on examiner? L utilisation de vos locaux ou de votre propriété Vos activités et votre fonctionnement assurés par les actions des autres : gestionnaires, employés, bénévoles, membres du conseil Vos politiques et procédures, la sélection et l embauche de vos employés et bénévoles, vos méthodes de formation et de supervision Détermination des risques Risques humains Malhonnêteté des employés Diffamation d autrui Congédiement injustifié Abus d un client Harcèlement sexuel Dangers Préjudices (employés ou bénévoles) Dommage matériel Incendie Incendie Glissements, trébuchements et chutes Accidents de la route Vol/cambriolage par des étrangers 8

9 Processus de gestion du risque Qu est-ce qui peut mal tourner? Comment souvent? (fréquence) Quel est le niveau de risque? (gravité) Quelles sont les options? Prévenir Atténuer/réduire Accepter le risque Transférer Politiques et procédures Des politiques écrites, suivies à la lettre, peuvent s avérer une excellente protection. Précisez qui est responsable de la politique, son objectif, sa date de création et ses dates de révision. Mettez les cadres supérieurs, les employés et les bénévoles au courant de la politique. Décrivez les mesures à prendre, par qui, à quelle fréquence et à quel endroit, ainsi que les autres détails de la situation. Établissez la marche à suivre pour régler les problèmes. Tenez des dossiers. Soyez constant et assurez un respect strict de la politique. Conseils pour la sélection des bénévoles et des employés : 1. Déterminez les risques associés au poste. 2. Rédigez une description de travail claire. 3. Établissez un processus de recrutement officiel. 4. Utilisez un formulaire de demande. 5. Faites passer des entrevues. 6. Faites le suivi auprès des références. 7. Demandez une vérification du casier judiciaire et d autres vérifications, le cas échéant. 8. Offrez une séance d orientation et de formation. 9. Supervisez et évaluez. 10. Faites un suivi auprès des participants. 9

10 Investissez des ressources dans la gestion des risques. Il faut les examiner chaque année. L argent que vous dépensez pour la prévention vous procurera des économies à long terme. Classez vos risques en ordre de priorité afin de déterminer le meilleur endroit où investir vos fonds de prévention des pertes. Traitement des accidents Remplissez des formulaires de rapport d accident. Signalez l accident à votre représentant d assurance. Protégez les preuves physiques (photos) et les lieux de l accident. Adaptez votre formulaire de rapport d accident à votre situation. Faites un examen de l accident. Conservez vos anciennes polices et vos anciens certificats. Considérez vos anciennes polices d assurance et vos anciens certificats d assurance comme des éléments d actif. Ce sont des preuves de garantie et ils indiquent les modalités et les limites de votre garantie à l époque. Il est possible de reculer dans le temps pour trouver la compagnie qui vous assurait au moment de la perte. Sans ces documents, vous n avez aucune preuve de garantie. 10

11 Attention aux transferts de risques aux organismes sans but lucratif dans les contrats. Vérifiez les exigences en matière d assurance Accords de non-responsabilité et d indemnisation Demandez toujours un examen juridique Demandez les conseils de votre courtier ou agent Formation et éducation Offrez des possibilités d éducation permanente aux formateurs et aux stagiaires Conférences Séminaires Publications Formation sur la sélection Conseils et formation pour vos activités quotidiennes Formation en cours d emploi et formation sur place Formation relative aux politiques et procédures pour tous les employés et bénévoles Formation sur la marche à suivre pour remplir une formule de rapport d accident Choix des franchises et des limites La franchise est le montant que le client paie lorsqu il présente une demande d indemnisation. o En règle générale, plus la franchise est élevée, plus la prime est basse N assurez pas les pertes que vous pouvez prévoir ou que vous êtes en mesure de payer Trouvez un équilibre entre les économies de tarifs et le coût des demandes d indemnisation 11

12 Choix des franchises et des limites La limite, c est le montant maximal que versera la compagnie d assurances pour la garantie offerte. Polices d assurance responsabilité, assurance vol et détournements, assurance des pertes d exploitation et autres garanties Déterminez vos pertes potentielles. Déterminez ce que vous avez à protéger ou à perdre ainsi que vos obligations contractuelles. Faites des comparaisons avec vos homologues et l industrie. Obtenez les conseils de votre représentant d assurance. Sommaire La gestion des risques est une fonction de gestion fondamentale La gestion des risques, c est le juste milieu entre embaucher un expert et devenir un expert La gestion des risques exige un investissement en temps et en ressources Munis d information et d outils, tous les organismes peuvent bénéficier des avantages de la gestion des risques Ressources en matière de gestion des risques SOCSBL - cliquez sur «Organismes sans but lucratif» Défenseur en matière d'assurances - ( ) Bureau d assurance du Canada cliquez sur «Assurance entreprise» Aperçu de la gestion des risques et de l assurance Outils et modèles pratiques et faciles à utiliser Volunteer Alberta - cliquez sur «Risk Management» (en anglais seulement) cliquez sur «Gestion du risque» Courtiers d assurances nouveau-brunswick Cooperators - «Garde-collectivité» Bénévoles Canada (en anglais seulement) 12

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