Aider les PME à choisir les meilleures technologies numériques pour faciliter leur croissance

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1 Activités d apprentissage concernant l adoption de technologies numériques Programme d aide à la recherche industrielle Programme pilote d adoption des technologies numériques Le Centre de productique intégrée du Québec (CPIQ) Aider les PME à choisir les meilleures technologies numériques pour faciliter leur croissance Étude de cas Mars 2014 Industrial Research Assistance Program

2 Introduction Parmi les centres collégiaux de transfert de technologie (CCTT) du Réseau Trans-tech, le Centre de productique intégrée du Québec (CPIQ) fait figure de pionnier. Mis sur pied par le Cégep de Sherbrooke en 1986, le CPIQ a développé en 25 ans une expertise de pointe pour aider les entreprises manufacturières à hausser leur productivité grâce à l intégration de technologies numériques en conception, en production, en maintenance et en gestion. Si l intégration de progiciels de gestion intégrée (PGI, mieux connus sous l acronyme anglais ERP Enterprise Resource Planning) constitue l un de ses points forts, le Centre possède également une vaste connaissance des technologies numériques de gestion de la production assistée par ordinateur (GPAO). «Les PME sont devenues très conscientes de la valeur ajoutée du partage d information en temps réel entre la production, la comptabilité, les ventes et le service après-vente, explique Gilles Charron, directeur général du CPIQ. Fonctionner en silo nuit à la flexibilité de l entreprise, accroit les temps de réponse et réduit sa compétitivité. Les technologies numériques améliorent les performances à toutes les étapes en rendant l information constamment accessible en temps réel.» Le CPIQ réunit une équipe d environ 15 professionnels aguerris en services-conseils reliés à tous les aspects de l informatisation de la production manufacturière. Le Centre organise aussi chaque année Gilles Charron et Charles Carrière du CPIQ des séminaires techniques et les 7 Techno afin de mieux faire connaître les avantages des technologies numériques dans les processus de fabrication et d affaires des PME. Le PPATN a donné une forte impulsion au CPIQ Le lancement en novembre 2011 du Programme pilote d adoption des technologies numériques (PPATN) delivered by le Programme d aide à la recherche industrielle du Conseil national de recherches du Canada (PARI-CNRC) a rapidement suscité une forte demande au CPIQ, et tout particulièrement en services conseils reliés aux PGI. «Nous avons connu une véritable croissance exponentielle, déclare Gilles Charron. Nous sommes passés d une douzaine de mandats d études de faisabilité par année à environ 80 dans une grande variété de secteurs d activité : fabrication métallique, plastiques et composites, agroalimentaire, transformation du bois, etc.» La majorité des demandes est venue de petites et moyennes entreprises (PME) de 50 à 100 employés actives non seulement en Estrie, en Montérégie et au Bas Saint-Laurent, mais aussi en Chaudière- Appalaches et en Mauricie. Le CPIQ s est ajusté en embauchant deux consultants et en augmentant 2 Aider les PME à choisir les meilleures technologies numériques pour faciliter leur croissance

3 son personnel de quatre professionnels en quatre mois et en recourant à deux consultants pigistes. Le résultat est impressionnant : le CPIQ a été en mesure de réaliser environ 150 pré-diagnostics et 75 études de faisabilité en dix-huit mois. «Le pré-diagnostic et l étude de faisabilité sont deux étapes incontournables à toute adoption réussie de technologies numériques, fait valoir Charles Carrière, chargé de projets en GPAO. Mais la première étape ne conduit pas nécessairement à la seconde, car chaque entreprise a sa problématique propre. Toutefois, nous avons eu la chance d échanger en profondeur avec plus de 150 entrepreneurs sur les technologies numériques disponibles, ce qui a été grandement apprécié.» Les installations du CPIQ à Sherbrooke Les nombreux projets réalisés dans le cadre du PPATN ont amené le CPIQ à standardiser ses processus d analyse et de recommandations. «Nous voulions être en mesure de répondre aux besoins de toutes les PME qui faisaient appel à nous, précise Gilles Charron. Le PPATN nous a conduits à élargir notre bassin de clientèle vers de plus petites entreprises, dont plusieurs n avaient jamais rencontré d intervenants en technologies numériques. Nous avons pu les orienter à considérer l adoption de solutions numériques afin de régler certains problèmes. Près du quart des mandats effectués l ont été pour des PME ayant un chiffre d affaires de moins de trois millions de dollars.» Le CPIQ a aussi bonifié son offre de services en ajoutant le coaching à la coordination de mandats d implantation. L une des difficultés récurrentes en implantation de technologies numériques, c est que les PME peinent à maintenir le rythme du projet au milieu de leurs activités courantes et à soutenir la collaboration avec le fournisseur de technologie. Lorsque les délais s étirent et que l entreprise donne la priorité aux problèmes ponctuels qu elle estime plus urgents, elle risque de perdre de vue ses objectifs à long terme. Dès la rencontre de démarrage, le CPIQ insiste pour que soit adopté un échéancier précis comprenant plusieurs étapes où la PME doit réagir rapidement. Arrimer la gestion intégrée en fonction de l ensemble des besoins de l entreprise On estime qu en général, deux échecs sur trois en implantation de technologies numériques proviennent d une étude de besoins manquante ou qui ne couvre pas l ensemble des processus à informatiser. «Même si les PME sont mieux renseignées sur les processus de gestion intégrée de la production, elles sont dirigées d abord et avant tout vers des développeurs ou des distributeurs qui connaissent beaucoup plus leurs produits que les pratiques d affaires numériques qui pourraient aider les entreprises à être plus efficientes», affirme Gilles Charron. Aider les PME à choisir les meilleures technologies numériques pour faciliter leur croissance 3

4 Les PME manufacturières veulent généralement se doter de PGI afin d être plus souples et améliorer leur performance organisationnelle, notamment en écourtant les délais entre les commandes et la mise en production. Mais elles ont de la difficulté à choisir le progiciel dont elles ont besoin. «Étonnamment, de nombreuses PME ignorent souvent combien leur coûte exactement la fabrication de leurs produits, poursuit Gilles Charron. Ce manque de connaissance de leur prix de revient complique le choix d une technologie numérique, car l entreprise ne peut évaluer précisément son retour sur investissement.» L intervention du CPIQ permet à ses PME clientes de mieux gérer leurs attentes par rapport à la technologie et d élargir leur approche afin de ne pas régler les problèmes à la pièce. Une approche intégrée constitue une solution qui sera parfois plus coûteuse à court terme, mais plus rentable à moyen et long terme, car elle pourra évoluer en même temps que l entreprise. «Il n est pas rare que des fournisseurs de technologie nous réfèrent certains de leurs clients perplexes parce que ces derniers ne savent pas précisément ce qu ils peuvent ou veulent améliorer avec de nouvelles technologies numériques, commente Charles Carrière. Souvent, il nous arrive d intervenir pour corriger d anciens choix technologiques qui n ont pas donné les résultats escomptés.» Le cas de Composites VCI L importance de bien définir ses besoins Composites VCI, une entreprise de 120 employés qui fabrique des composantes en matériaux composites entrant dans l assemblage de produits industriels et commerciaux, cherchait depuis quelques années à informatiser une partie de ses activités. En raison de la complexité des pièces à produire et des demandes très diversifiées de ses clients, Composites VCI se décide en 2012 en faveur d un système de planification des ressources de production (MRP Materials Requirements Planning) Les installations de Composites VCI à Saint-Lin dans Laurentides-Lanaudière pour réduire les erreurs dans le processus de production et améliorer l ordonnancement de la production. Composites VCI s adresse à Hamid Ould Brahim, son conseiller en technologie industrielle (CTI) du PARI-CNRC afin d obtenir une subvention pour l implantation de son MRP. Celui-ci suggère plutôt de prendre du recul et de procéder à une étude plus poussée des besoins de l entreprise avec l aide du CPIQ. 4 Aider les PME à choisir les meilleures technologies numériques pour faciliter leur croissance

5 «Nous avions écarté l option du PGI, car nous n étions pas sûrs que ce serait justifiable à court terme, avoue Sylvain Rivard. Nous ignorions aussi les possibilités qu offrent certains PGI disponibles sur le marché.» Le CPIQ réalise la cartographie des besoins de l entreprise et convainc Composites VCI des avantages d acquérir un PGI plutôt qu un MRP. À l automne 2012, l entreprise opte donc pour le PGI Orchestra, en raison de sa possibilité d ordonnancement à capacité finie, de ses options de personnalisation et du soutien qu elle peut obtenir de la firme Concepts Industriels 2000, la firme de Trois-Rivières qui a conçu ce progiciel. La première étape de l implantation du PGI, au printemps 2013, consiste en une formation théorique et technique de six semaines à l intention des employés qui se serviront du progiciel dans leur travail. Une deuxième formation, cette fois avec données réelles, complète la première étape. «La L ingénieur Sylvain Rivard, viceprésident Ingénierie chez Composites VCI principale difficulté rencontrée en cours de route a été d avoir sous-estimé la complexité des opérations et des produits que nous fabriquons, mentionne Sylvain Rivard. Nous avons dû revoir les budgets et les délais avec Concepts Industriels 2000 afin de nous assurer de pouvoir personnaliser Orchestra selon nos besoins.» L implantation, qui a pris environ 12 mois, s est terminée en décembre 2013 à la grande satisfaction de la direction de Composites VCI. «Nous faisons désormais la planification et la fabrication de tous les nouveaux produits avec Orchestra, fait valoir Sylvain Rivard. Comme nos cédules de production changent chaque semaine, Orchestra nous fait gagner chaque fois près de six heures de planification. Nous sommes maintenant plus rapides et avons réduit les possibilités d erreurs.» «Au départ, nous hésitions à implanter un PGI de peur que ce choix augmente les coûts et ralentisse l implantation de la gestion informatisée, explique Sylvain Rivard. Faire l exercice avec le CPIQ nous a permis de retenir une solution globale qui répond mieux à l ensemble de nos besoins.» L équipe d implantation du progiciel chez Composites VCI : de gauche à droite, Yves Berthiaume, Anthony Hadjedj, Sylvain Paquin et Olivier Deaudelin. Aider les PME à choisir les meilleures technologies numériques pour faciliter leur croissance 5

6 Six conseils pour réussir l implantation de technologies numériques Par sa popularité auprès des PME manufacturières, le PPATN a permis au CPIQ d élargir son bassin de clientèle, notamment auprès d entreprises avec un chiffre d affaires de moins de 5 M$ et de moins de 50 employés. Déjà bien au fait de la problématique de l implantation des technologies numériques, le CPIQ a raffiné sa perception. Quels sont ses conseils aux PME qui désirent informatiser leurs processus de fabrication et de gestion? 1. Connaissez vos besoins et prenez du recul. On n implante pas un PGI, par exemple, pour régler des problèmes ponctuels. En raison du potentiel de ce type de progiciel, il est nécessaire de prendre du recul afin de choisir une solution qui donne une valeur ajoutée à toutes les activités. «Un PGI touche au fonctionnement de tous les départements de l entreprise, explique Charles Carrière. La cartographie précise des besoins permet d identifier les fonctionnalités qui peuvent et doivent être améliorées afin d accroitre la souplesse et la productivité.» Cette connaissance permet aussi d avoir des attentes plus réalistes quant aux bénéfices escomptés et au retour sur investissement. 2. Le projet d implantation doit venir d en haut et devenir un véritable projet d entreprise. La direction de l entreprise doit soutenir entièrement le projet et faire en sorte que tous les employés se l approprient. L engagement du chef de l entreprise doit être inconditionnel et total. 3. L implantation est un moyen, et non une fin. Pour tirer le maximum d un PGI, la formation est l une des clés du succès. Il est primordial de tenir compte de la courbe d apprentissage des employés. Pour que l ensemble des utilisateurs s approprie le progiciel et y recourt de plus en plus, la formation doit se poursuivre au fil des ans si l on veut optimiser l investissement. Un PGI mal utilisé verra décroitre sa valeur ajoutée et sera peu à peu négligé ou abandonné par le personnel. 4. Ne sous-estimez pas les efforts nécessaires. Un projet à long terme, toujours plus difficile à réaliser qu un projet ponctuel, doit demeurer prioritaire si on veut le voir aboutir. Attention aux difficultés temporaires et aux aléas de la production qui peuvent faire dérailler le processus. Assurez-vous d avoir un chef de projet qui suit de près l évolution du projet. 6 Aider les PME à choisir les meilleures technologies numériques pour faciliter leur croissance

7 5. Ne négligez pas la résistance au changement. Les employés sont des êtres humains. La peur de l inconnu et la résistance au changement ne doivent pas vous surprendre. Identifiez les personnes les plus réfractaires et donnezvous une stratégie pour les convaincre, grâce entre autres à la transparence et à de bonnes communications internes. 6. Soyez proactifs. Communiquez. Un bon plan de communication qui suscite l intérêt envers l implantation de nouveaux processus aura un impact très positif. Vendez le projet pour que chacun y voie des avantages concrets à son travail et à sa situation dans l entreprise. Comment faciliter le transfert de technologies numériques auprès des PME? Pour un CCTT comme le CPIQ, l expérience du PPATN a contribué à générer une forte croissance et à améliorer ses services-conseils auprès de la PME. «L augmentation du nombre de nos mandats nous a amenés à perfectionner nos processus afin de pouvoir faire plus avec moins», fait valoir Gilles Charron. L une des principales embûches a été la coordination d un grand nombre de projets de consultations malgré les impondérables provenant des entreprises clientes du CPIQ. Le Centre en a profité pour analyser ses propres modes de fonctionnement en vue de réduire les temps d intervention sans nuire à la qualité des prestations de ses experts-conseils. La disponibilité des ressources du client demeure un sujet de préoccupation pour tout CCTT qui intervient auprès de la PME. Les conseillers du CPIQ ont contourné la difficulté en offrant un service de coaching et en mettant à contribution les CTI du PARI-CNRC pour soutenir les PME dans leur démarche d implantation. «Les PME québécoises sont prêtes à adopter non seulement des PGI, mais aussi un large éventail d autres technologies numériques, conclut Gilles Charron. Cela dit, le PGI n est pas LA panacée qui règle tous les problèmes. Toutefois, qu importent les besoins et les choix, la clé du succès réside dans l intégration de l ensemble des systèmes au sein de l entreprise, grâce notamment à l apport d équipes multidisciplinaires, comme celles que nous proposons au CPIQ.» Aider les PME à choisir les meilleures technologies numériques pour faciliter leur croissance 7

8 À propos du Programme pilote d adoption des technologies numériques (PPATN) Dans le cadre de la Stratégie sur l économie numérique du gouvernement du Canada, le PARI-CNRC réalise le Programme pilote d adoption des technologies numériques (PPATN). Le PPATN a été créé pour offrir des services de soutien de novembre 2011 à la fin mars Le PPATN représente un investissement important dans l économie canadienne dont l objectif est d augmenter la productivité des PME canadiennes dans tous les secteurs de l économie par l adoption des technologies numériques. Un élément important de ce programme pilote est l évaluation et la mesure des résultats de l adoption des technologies numériques sur la productivité des PME. Le PPATN fera usage de cette information et transfèrera les pratiques exemplaires et les leçons retenues à la communauté générale des PME afin d atteindre les buts suivants : Augmenter la vitesse d adoption des technologies numériques par les PME; Mieux comprendre le lien entre les technologies numériques et la productivité; Mieux faire connaître les avantages et l importance d adopter ces technologies. Cette information constituera un outil d une importance cruciale pour les sociétés qui adopteront éventuellement les technologies numériques et continuera à avoir des retombées sur la croissance potentielle de la productivité de l économie canadienne pendant longtemps. 8 Aider les PME à choisir les meilleures technologies numériques pour faciliter leur croissance