Les achats non stratégiques: Un gisement d'optimisations inexploitées

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1 Les achats non stratégiques: Un gisement d'optimisations inexploitées *connectedthinking 10 juin 2008 Slide 1

2 Maturité des entreprises sur les achats directs Les achats indirects : source d optimisations à exploiter Des exemples de démarches mises en œuvre Slide 2

3 Agenda L eprocurement dans la stratégie achats de PwC Perfect Commerce, un acteur technologique, spécialiste des achats indirects Achats non stratégiques : quelles démarches? Slide 3

4 Agenda L eprocurement dans la stratégie achats de PwC Perfect Commerce, un acteur technologique, spécialiste des achats indirects Achats non stratégiques : quelles démarches? Slide 4

5 L eprocurement dans la stratégie Achat de PwC Création de la Direction des Achats et de l Immobilier (DHAI) en 2006 Structuration de la Fonction Achats en mars 2007 Objectif majeur de la Fonction Achats : Piloter les achats de biens et services pour garantir le meilleur rapport Qualité Coût Délai Offrir des prestations complètes de qualité Maîtriser les coûts et redéployer efficacement nos dépenses Slide 5

6 Les achats indirects : Gisement d optimisations pour l entreprise Portefeuille Achat : 150M 25 bureaux 10 Effectifs Achats 4000 Collaborateurs EFFICACITE Augmenter la capacité d achat et obtenir de meilleurs tarifs via la consolidation des dépenses 100% DES DEPENSES DE PwC SONT DES ACHATS INDIRECTS EFFICIENCE Générer des gains métiers en mettant en œuvre de nouveaux processus, outils CONTRÔLE Maitriser ses risques en assurant la mise en conformité aux normes de contrôle interne Slide 6

7 Le projet eprocurement : Une initiative de conduite du changement supportée par une nouvelle technologie Mise en place d une fonction achat harmonisée et simplifiée supportée par de nouveaux processus et outils Définition et mise en œuvre d un système eprocurement commun : *ConnectedProcure Création d une codification unique des fournisseurs et des dépenses Construction d une cartographie des dépenses sur la base des Données commandes et factures Réduction de la Base fournisseur Avec des processus d optimisation continue Amélioration de la Conformité avec des processus d appro., et moins d achats sauvages Négociation de Contrat- Cadres pour les achats réalisés sur catalogues Slide 7

8 Objectifs et périmètre du projet *ConnectedProcure Le projet *ConnectedProcure doit permettre à la DHAI d atteindre les objectifs définis par la Direction Générale, à savoir : Mieux piloter les achats Maitriser les dépenses Garantir un retour sur investissement à moins de 3 ans Périmètre couvert Achat Approvisionnement Paiement Archivage Règlement Relance litige Facture Réception / livraison Accusé de Commande Commande Approbation Demande d'achat Gestion des catalogues Contractualisation Négociation Sourcing Slide 8

9 Démarche mise en œuvre sur le projet *ConnectedProcure Février-Mars 2007 Juin 2007 Décembre 2007 Réalisation d un Business Case Sélection de la solution Réalisation du pilote Observation du pilote Déploiement Choix de réaliser un business case en amont du projet afin de afin de valider les coûts engagés Choix de prendre une solution en mode ASP Démarrage du pilote en Juin 2007 Validation du business case Initiation du déploiement en Décembre 2007 Un business case revu mensuellement lors des comités de pilotage Slide 9

10 Leviers d optimisation et bénéfices identifiés (1/2) Mise en œuvre d un outil unique de gestion des commandes Simplification Uniformisation des processus Canalisation de l ensemble des demandes d achats Refus des factures ne comprenant pas de numéro de commande *ConnectedProcure Mise en œuvre de contrat-cadre Mise en place d un circuit d approbation électronique avec relance des approbateurs En moyenne 7 jours d approbation nécessaire pour les demandes d achats Un objectif de 2 jours pour les DA<1000 est envisagé Réduction des coûts de transaction Réduction des achats sauvages Réduction du temps de traitement Slide 10

11 Leviers d optimisation et bénéfices identifiés (2/2) Focus sur les achats stratégiques et les grands projets Réalisation des achats tactiques par les demandeurs Pilotage des achats en amont Meilleure efficience des acheteurs Développement du Supplier Relationship Management Segmentation des fournisseurs par catégories (fournisseurs préférentiels, fournisseurs référencés et fournisseurs acceptés) Pilotage des contrats et des fournisseurs Mise en œuvre de contrat-cadres Mise en place de tableaux de bord Engagements par rapport à l engagé Mise en œuvre de la cartographie des dépenses Orientation des décisions de sourcing Réduction de la base fournisseur Augmentation des remises fournisseurs Meilleur pilotage de la fonction Achats Slide 11

12 Leviers d optimisation et bénéfices obtenus Réduction de la base fournisseur Augmentation des remises fournisseurs Meilleure efficience des acheteurs Réduction des achats sauvages Fournitures de bureaux & Consommables IT (HA frais généraux) 1 fournisseur vs 15 Contrat cadre (mesure de la performance achats par taux d utilisation ) Gains: 15% Agence de communication (HA Marketing) ou prestations intellectuelles (HA IT) Segmentation des fournisseurs par domaines de compétences Définition des prix et des différentes remises Introduction de fiche profils Cadrage contractuel Gains: 15 à 30% Travaux (HA Immobilier) Centralisation des demandes Structuration du panel fournisseurs Création de catalogues par typologie d achats Mise en place de «Fournisseurs de rang 1» Gains: 35% Slide 12

13 Agenda L eprocurement dans la stratégie achats de PwC Perfect Commerce, un acteur technologique, spécialiste des achats indirects Achats non stratégiques : quelles démarches? Slide 13

14 PERFECT COMMERCE Créé en 1998 Core Business: Solutions Achat en mode SaaS Actionnaires Privés 180 employés CA 24 M$ D où venons nous 200 clients dont 101 Fortune 500 Slide 14

15 Les Solutions de Perfect Commerce The OSN Perfect PIM Perfect Procure Améliorez le contrôle de vos Achats Indirects Perfect Source Perfect Procurement BPO Perfect Sourcing BPO Slide 15

16 Clients européens France Slide 16

17 Nos Convictions 2eme Vague de l e-procurement: 100% de la dépense sous contrôle Services Métier Complémentaires a l ERP Sourcing: Les gains Immédiats On-Demand, On-Time, On-Budget Slide 17

18 Agenda L eprocurement dans la stratégie achats de PwC Perfect Commerce, un acteur technologique, spécialiste des achats indirects Achats non stratégiques : quelles démarches? Slide 18

19 Votre maîtrise des achats non stratégiques est-elle suffisante? Connaissez-vous vos volumes d approvisionnement pour les biens et les services indirects? Connaissez-vous la part du volume d approvisionnement sous la responsabilité de votre département (en et %)? Êtes-vous familier avec l ensemble des contrats à long terme de votre entreprise? Maitrisez vous les dates de reconduction tacite de vos contrats? Les termes des contrats actuels sont-ils conformes (niveau de conformité) à ceux définis par votre entreprise? Connaissez-vous le nombre de fournisseurs vous facturant? Votre entreprise rassemble-t-elle les volumes d achat d entités de zones géographiques et de secteurs d activités différents? L ensemble des achats sont-ils réalisés par l intermédiaire d un système de commande électronique? Avez-vous des contrôles mis en œuvre sur votre processus achat afin d éviter les risques de fraude ou de collusion? Oui Non Slide 19

20 Quelles sont les risques liés à une faible maitrise des achats non stratégiques? Risques Double-paiements fournisseurs Fraude liée à l absence de - Structure de contrôle interne - Gestion des accès Collusion fournisseur Non traçabilité de l information Absence de maitrise des processus d achats Non respect des politiques achats Non maitrise des conditions de paiement Absence de pilotage Causes La Direction des Achats est rarement impliquée Différentes sources de données (ERP, e-procurem., Pcards, etc.) Absence de formalisation des politiques d approvisionnement Faible intérêt porté par le management envers l approvisionnement Méthodes et processus d approvisionnement traditionnels Slide 20

21 Contrôle, efficacité et efficience : Trois axes de maîtrise de votre gestion des achats non stratégiques CONTRÔLE (Maîtrise des risques) EFFICACITE (Maîtrise des dépenses) EFFICIENCE (Maîtrise des processus) Slide 21

22 Exemples de démarches mises en œuvre par PwC chez ses clients 1. Identification des double-paiements fournisseurs 2. Renforcement des indicateurs des processus achats 3. Assistance à Maitrise d Ouvrage sur la mise en œuvre d outils eprocurement Business case Conduite du changement 4. Optimisation et maitrise des processus achats 5. Optimisation des dépenses Slide 22

23 1 L identification des double-paiements fournisseurs (1/2) Conception d une d solution (de type data-mining mining) ) permettant d accompagner d nos clients dans l aml amélioration du processus de règlements r fournisseurs Exemples de trop payés s fournisseurs identifiés s récemment r par PwC :! "! #!$ %!& %! Les trop-payés sont évalués en moyenne à 1 des dépenses fournisseurs Slide 23

24 1 L identification des double-paiements fournisseurs (2/2) SOURCES DE TROP-PAYES Doubles paiements non détectés (adresses différentes pour un même fournisseur ; complexité de l organisation des fournisseurs suite à fusion/acquisition ; délai et qualité des apurements d anomalie ; gestion des relances ; double circuit de facturation classique, et EDI) Anomalie dans la gestion des avoirs Anomalie dans l application des conditions d achat (Remise ou escompte dû et non appliqué, accords complexes avec les fournisseurs) Anomalies dans la mise en œuvre des procédures de validation de factures Dispositif de pilotage achat/fournisseur incomplet Anomalie dans la gestion des acomptes pour les investissements lourds Slide 24

25 2 Renforcer les indicateurs de qualité des processus de gestion pour rationaliser à bon escient et simplifier (,*!- ' ( *.' * ( ) * + ( ( )* Slide 25

26 Optimisation de gestion des achats indirects Démarches PwC 3 Assistance à Maitrise d Ouvrage sur la mise en œuvre d outils eprocurement (1/2) La réelle problématique du e-procurement réside dans les coûts projet et les coûts récurrents GAINS DU BUSINESS CASE COUTS DU BUSINESS CASE Sources de gains Vecteur Contribution du projet Coûts projet Coûts récurrents Négocier Productivité Taux de respect des contrats Acheteur Trafic dans l outil Marginal (négociation dans le cadre du projet eproc.) Majeur (conduite du changement) Conception (Variantes entre les BU) Intégration (Nombre d interfaces, Niveau d intégration) Contenu (Mutualisation) Déploiement (Nb utilisateurs, Nb sites) Coûts de la place de marché Maintenance des interfaces Mise à jour du contenu Support utilisateur Slide 26

27 3 Assistance à Maitrise d Ouvrage sur la mise en œuvre d outils eprocurement (2/2) IMPORTANCE DE LA CONDUITE DU CHANGEMENT Adapter les organisations Communiquer auprès des acteurs impliqués CONTENU FONCTIONNALITES Assister lors du démarrage Former les utilisateurs UTILISATEURS Évaluer la solution et son acceptation Slide 27

28 4 Optimisation et maîtrise des processus achats APPROCHE PwC Facteurs clés de succès Réalisation d un diagnostic sur les trois axes suivants : Processus : Evaluation des performances et des contrôles liés aux processus couverts Organisation et RH : Evaluation du modèle organisationnel, de la répartition des tâches et du dimensionnement de la fonction achat Systèmes d information : Couverture fonctionnelle, sécurité informatique Evaluation des performances et des opportunités Etre pragmatique : Identifier rapidement des quick wins Proposer des actions d amélioration à courte et moyenne échéance Considérer les principaux impacts associés à leur mise en œuvre Impliquer les «clients et partenaires» internes Mobiliser des consultants PwC très expérimentés Slide 28

29 Optimisation de gestion des achats indirects Démarches PwC 5 L optimisation des dépenses Les bénéfices attendus Fréquemment, des économies de 5 à 15% des volumes d approvisionnement analysés peuvent être réalisées. Les coûts associés à une optimisation des dépenses représentent souvent 1/5 e, voire parfois 1/10 e des économies réalisées. Plusieurs axes peuvent être envisagés afin de concrétiser les synergies et les potentiels d économies Slide 29

30 Nous vous remercions de votre attention CONTRÔLE (Maîtrise des risques) EFFICACITE (Maîtrise des dépenses) EFFICIENCE (Maîtrise des processus) Slide 30

31 Pour en savoir plus Contacts PwC : Xavier Maitrier (xavier.maitrier@fr.pwc.com) Nicolas Desombre (nicolas.desombre@fr.pwc.com) Anne Lachèze (anne.lacheze@fr.pwc.com) Notre site internet : Contact Perfect Commerce: Martial Gérardin (martial.gerardin@perfect.com) Slide 31

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33 2008 PricewaterhouseCoopers LLP. All rights reserved. "PricewaterhouseCoopers" refers to PricewaterhouseCoopers LLP (a Delaware limited liability partnership) or, as the context requires, other member firms of PricewaterhouseCoopers International Ltd., each of which is a separate and independent legal entity. *connectedthinking is a trademark of PricewaterhouseCoopers LLP. Slide 33