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2 Copyright 2012 Efacec Tous droits réservés Il est interdit de copier, reproduire, transmettre ou utiliser ce document sans l autorisation écrite préalable d Efacec Systèmes de Gestion S.A. Trademarks Tout ce qui est contenu dans ce document est la propriété d Efacec, étant l utilisation par autrui à son profit une violation des droits d auteur. Version 1.0. [ ] 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 1

3 Index 1 - Qu est-ce qu efasst? Caractéristiques de l Interface Comment accéder à l efasst? Comment m enregistrer sur efasst? Préregistre Création de l Útilisateur Remplissage des Formulaires du Préregistre Envoi du Document de Validation Authentification du Document de Validation Deuxième Phase de Registre Portefeuille Mise à jour de l'enregistrement des fournisseurs actuels Communicateur , Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 2

4 1 - Qu est-ce qu efasst? efasst est une application informatique qui sert de support à la politique de Supplier Relationship Management (SRM) du groupe Efacec, étant l outil de communication privilégié entre l entreprise et ses partenaires fournisseurs. efasst a pour objectif de faciliter les procédés de procurement, de négociation et d achat afin d augmenter et de dynamiser de possibles alliances stratégiques entre les différentes entreprises du Groupe Efacec et ses divers partenaires fournisseurs. Puisqu il s agit d une application corporative dont le domaine est mondial, elle possède un ensemble de caractéristiques qui a pour but de répondre aux différentes réalités de chaque pays. Nous mettons en valeur sa capacité multilingue pour une plus grande facilité d utilisation. Actuellement, l efasst permet votre registre dans notre banque de données de Potentiels Fournisseurs, étant en phase de développement d autres fonctionnalités qui seront disponibles brièvement. REMARQUE: L utilisation d efasst devra être réalisée intégralement par browser. Nous vous recommandons l utilisation d Internet Explorer 7.0. ou de versions supérieures, pour une résolution de 1024* , Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 3

5 2 - Caractéristiques de l Interface Fig. 1 Écran illustrant le registre sur efasst efasst possède les caractéristiques d interface qui suivent: 1. Barre Multilingue Dans ce domaine, vous pourrez sélectionner la langue dans laquelle vous voulez naviguer dans l application. 2. Barre d Aide À l aide des icônes Aide et FAQ s, vous pourrez obtenir des éclaircissements concernant des doutes qui pourraient surgir durant l utilisation d efasst et vous pourrez consulter ce document. Si vos doutes continuent, des contacts d appui à l efasst sont à votre disposition dans l icône Contacts. 3. Sortir Vous pourrez sortir d efasst chaque fois que vous le désirez à l aide du menu Sortir situé dans la partie supérieure de la fenêtre. Mais avants vous devrez enregistrer votre travail actuel. 4. Barre de Progression La barre de progression vous indique dans quelle étape du préregistre vous vous trouvez. Ceci vous permet de transmettre les étapes déjà effectuées et de connaître celles qu il faudra encore remplir pour que le Préregistre soit conclu. 5. Flèches de Navigation Utiliser les boutons et pour naviguer entre les étapes du registre. 6. Enregistrer Utiliser le bouton si vous vous voulez enregistrer l information introduite jusqu alors et sortir de l application. 7. Bouton Toutes les options Permet de sélectionner toutes les alternatives présentes dans le formulaire. 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 4

6 8. Bouton Nettoyer Sélection Permet d annuler la sélection réalisée antérieurement. 9. Rechercher Permet de rechercher un terme déterminé dans le formulaire où vous vous trouvez. 10. Information Obligatoire Le symbole * indique que le champ doit obligatoirement être rempli pour que vous puissiez passer à l étape suivante et continuer le registre. 3 - Comment accéder à l efasst? Vous pouvez accéder à l efasst de deux manières différentes: 1. Directement par le link: Fig. 2 - Portail du Fournisseur Efacec 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 5

7 2. Par le site officiel d Efacec à l aide du domaine Fournisseurs Fig. 3 Site Officiel d Efacec (Domain Fournisseurs) 4 - Comment m enregistrer sur efasst? Pour effectuer votre registre sur efasst, vous devrez suivre les étapes ci-dessous: Fig. 4 Étapes pour le Registre sur efasst Toutes les étapes inhérentes au registre sur efasst citées antérieurement n impliquent aucun lien contractuel avec Efacec, c est pourquoi, elles ne vous confèrent aucun droit ou exclusivité de consultation, de négociation ou d adjudication. 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 6

8 4.1 - Préregistre Le Préregistre se divise en deux étapes: 1. Création de l Utilisateur 2. Remplissage des Formulaires du Préregistre Création de l Útilisateur Le premier pas du Préregistre est la Création de l Utilisateur, ce qui vous fournira votre mot de passe d accès à l efasst. Pour cela, vous devrez cliquer sur Débuter Préregistre (1) sur le Portail du Fournisseur Efacec, comme illustrer dans la figure suivante. Suite à cette action, l écran suivant apparaîtra: Fig. 5 - Débuter Préregistre Fig. 6 Création de l Utilisateur Après avoir enregistré l information, l Utilisateur et le Mot de Passe d accès au Domaine Privé d efasst vous seront communiqués par , Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 7

9 Remplissage des Formulaires du Préregistre Après la Création de l Utilisateur, vous devrez continuer la procédure de Préregistre. Pour cela, vous devrez effectuer les actions qui suivent (selon l exemple de la figure qui suit): 1. Accéder au site efasst (link: 2. Introduire l Utilisateur et le Mot de Passe dans le Domaine Privé d efasst 3. Appuyer sur le bouton Me Connecter Fig. 7 Accès au Domaine Privé d efasst REMARQUE: L espace Utilisateur ne fait pas la différence entre les majuscules et les minuscules; ce qui n est pas le cas du Mot de Passe, c est pourquoi vous devez l introduire correctement. Si vous introduisez incorrectement les données, un message d erreur apparaîtra et, dans ce cas, vous devrez recommencer cette opération d authentification. Si vous avez oublié votre Mot de Passe, vous pourrez le récupérer à l aide de l option Mot de Passe oublié? (Fig. 7), en remplissant toutes les informations requises. Après l authentification de votre Utilisateur dans le Domaine Privé, vous devrez remplir les formulaires présents dans lesquels il vous sera demandé: 1. Les Données Générales de l Entreprise; 2. Les Données du Domaine d Approvisionnement; 3. Les Données Générales de la Qualité, de l Environnement et de la Sécurité; 4. Les Données des Principaux Interlocuteurs avec Efacec (voir exemple suivant). Pour une meilleure compréhension du pré-enregistrement des données, suivez l exemple suivant: 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 8

10 Exemple de Remplissage du Préregistre d efasst: Je voudrais faire le registre d une entreprise d installation et de maintenance d air conditionné dont le marché est fixé en Suisse et je désirerais fournir tous les secteurs Efacec. Face à cet exemple, vous devrez: 1. Remplir les Données Générales de l Entreprise (où vous devrez indiquer les informations concernant l Identification de votre Entreprise, les Contacts Généraux et l Adresse); 2. Remplir la(les) position(s) que vous occupez dans la chaîne d approvisionnement; Choix justifié du fait qu il s agit d un installateur et d un concepteur de systèmes d Air Conditionné (fabriqués par d autres entreprises) Fig. 8 - Position dans la Chaîne d Approvisionnement (Exemple) 3. Indiquez les produits que vous désirez vendre à Efacec Choix justifié du fait que l une des activités est la commercialisation, installation et l intégration de systèmes d Air Conditionné (projet clés-en-main) Fig. 9 - Ce que vous désirez fournir à Efacec? (Exemple) 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 9

11 Choix justifié par le fait que l une des activités est la maintenance et la réparation de systèmes d Air Conditionné. 4. Indiquer les pays où vous pourrez fournir; Fig Ce que vous désirez fournir à Efacec? 2 (Exemple) Choix justifié par le fait que le principal marché de l entreprise est fixé en Suisse. Fig Quelles sont les Zones Géographiques où vous désirez fournir? (Exemple) 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 10

12 5. Remplir les segments du marché où vous pourrez fournir; Choix justifié par le fait que l entreprise élabore les projets et installe des systèmes spécifiques pour le segment de marché des centrales thermiques à l exception des Centrales Nucléaires. Fig Quels sont les segments du marché auxquels vos produits/services se destinent? (Exemple) 6. Indiquer les Unités de Marché d Efacec que vous désirez fournir; Choix justifié par le fait que l entreprise désire fournir toutes les Unités de Marché Efacec. Fig Quelles sont les Unités Efacec que vous désirez fournir? (Exemple) 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 11

13 7. Remplir les Entreprises Associées au cas où des entreprises de votre groupe sont déjà des fournisseurs Efacec. Vous pourrez, également, indiquer des Clients de Référence et introduire des annexes sous le format permis (ex: catalogues, présentation institutionnelle, entre autres); Fig Entreprises Associées fournisseurs Efacec, Clients de Référence et Annexes (Exemple) 8. Remplir les données générales de la Qualité, de l Environnement et de la Sécurité (nous vous recommandons d inclure tous les certificats que vous possédez); 9. Remplir le Contact Principal et les alternatifs entre votre entreprise et le secteur des Achats et de Procurement d Efacec; 10. Conclure le Préregistre en acceptant les Termes d Utilisation. Après avoir rempli ces données, vous pourrez toujours les visualiser et les revoir, chaque fois que vous le jugerez nécessaire, à l aide du menu Portfolio (voir Chapitre 5) Envoi du Document de Validation Après avoir conclu le Préregistre, un modèle d un Document de Validation est créé avec les données antérieurement introduites et il sera mis à disposition sur efasst. 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 12

14 1. Appuyer sur la tâche Introduire Document de Validation sur l agenda d efasst Fig Tâche "Introduire Document de Validation" 2. Ouvrir et télécharger le Modèle du Document de Validation Fig. 16 Link pour le Modèle du Document de Validation Lors de cette phase, vous devrez télécharger le Modèle du Document de Validation que vous devrez postérieurement envoyer à Efacec, marqué d un cachet et signé par un représentant légal de l entreprise. L envoi à Efacec peut être fait par lettre, fax ou aux Contacts indiqués sur le Document de Validation. Vous pourrez également le faire par upload sur efasst en suivant les pas ci-dessous: 1. L accès aux Document de Validation Fig. 17 Document de Validation 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 13

15 2. Parcourir et télécharger le document dans la zone suivante Fig. 18 Introduction du Document de Validation Authentification du Document de Validation Après l envoi du Document de Validation, Efacec procèdera à son authentification. Si le document répond aux exigences définies, votre état dans notre banque de données de Potentiels Fournisseurs sera modifié Deuxième Phase de Registre En cas d intérêt de la part d Efacec, il vous sera demandé de compléter le registre par une deuxième phase. Cette étape est obligatoire pour pouvoir émettre les Ordres d Achat et elle rassemble les informations spécifiques et particulières concernant votre entreprise. Lors de la Deuxième Phase de Registre, vous devrez remplir des données concernant: 1. Les Données Spécifiques de l Approvisionnement; 2. Les Données Financières; 3. Un Questionnaire plus détaillé de Qualité, Environnement et Sécurité. Fig. 19 Deuxième Phase de Registre (Données Spécifiques de l Approvisionnement) 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 14

16 5 - Portefeuille Après le registre, vous pourrez visualiser toute l information introduite à l aide du menu Portfolio. L information est présentée dans un séparateur dont l utilisation est facile et intuitive. Fig Portefeuille Il est important que vous actualisiez les données du Portfolio, chaque fois que l information introduite lors du registre est l objet d une modification, pour que l information présente dans l application soit la plus correcte possible. Après le registre, les données seront dans un mode non-éditable par l utilisateur. Pour éditer le contenu d un formulaire déterminé, vous devrez sélectionner le séparateur en question et cliquer sur le bouton Mise à jour de l'enregistrement des fournisseurs actuels Si vous êtes déjà un fournisseur d Efacec (avant l application du Portail du Fournisseur Efacec) vos données ont été pré-remplies, en tenant compte des informations disponibles actuellement dans notre système. Dans ce cas, vous devez compléter les données existantes via le menu "Portefeuille". Pour cela, suivez les étapes suivantes: 1. Introduire l Utilisateur et le Mot de Passe dans le Domaine Privé d efasst 1.1. Dans le champ "Utilisateur" vous devez introduire votre code partenaire Efacec (commencé par PXXXXXXXX) 1.2. Si vous n'avez pas un mot de passe pour accéder aux systèmes Efacec (dans le domaine Fournisseur) vous devez utiliser le "Mot de passe oublié?" option Remplissez les informations demandées Le Mot de Passe d accès au Domaine Privé d efasst vous sera communiqués par Compléter / Modifier vos données via le "Portefeuille" lien. Vos données seront de lecture (non éditable), pour avoir accès pour remplir ou modifier, sélectionnez l'onglet souhaité et cliquez sur le bouton. 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 15

17 6 - Communicateur efasst possède une fonctionnalité désignée par Communicateur qui a pour objectif l échange de messages entre les utilisateurs d efasst, pour que toutes les communications puissent être enregistrées dans le système. À l aide de ce menu, vous pourrez: 1. Visualiser tous les messages envoyés par efasst; Fig. 21 Messages en cours En double-cliquant sur le message, il sera présenté le détail du message sélectionné (comme montré dans l'image ci-dessous). Fig. 22 Détails du message 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 16

19 4. Marquer les messages comme traités. Fig. 25 Marquer les messages comme traités 5. Avant le message Fig. 26 Avant le message 2012, Portugal - Efacec Sistemas de Gestão S.A. Tous droits réservés. 18

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