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1 Décembre 2014 ÉDITO L année 2014 touche à sa fin. C est le moment pour les entreprises de faire le bilan. C est aussi l occasion pour elles de mettre le cap vers de nouvelles ambitions à l orée d une nouvelle année. Une telle projection ne saurait se concevoir sans prendre en compte les changements qui interviendront au 1er janvier prochain. Le projet de loi de financement de la sécurité sociale pour 2015 s inscrit dans cette perspective. Vous trouverez dans cette newsletter quelques-unes des nouvelles mesures dont il est porteur. La fin de l année doit également être l occasion pour l entreprise de traduire en réalisations, les bonnes intentions nourries durant les douze derniers mois. Cette démarche passe selon nous par une mise au diapason de la politique sociale de l entreprise. Pour relever le défi, l ambition doit mobiliser les énergies autour des sujets majeurs. Nous en abordons quelques-uns dans ce numéro : le management de l absentéisme, la gestion des déclarations d accident du travail, l optimisation des IJSS etc J espère que vous y trouverez un début de réponse à vos préoccupations. Bonne lecture et excellentes fêtes de fin d année! Dominique THOMANN Directrice Associée ALMA CG Performances RH La loi de financement rectificative de la sécurité sociale pour 2014 modifie les modalités de calcul de la réduction Fillon. Coefficient de réduction Rémunération des temps de pause Majoration 10% Ces aménagements réduiront la réduction Fillon pour certains secteurs d activité, notamment l industrie et la grande distribution. Augmentation de ce coefficient afin d aboutir à «zéro charge» pour les salariés rémunérés au niveau du SMIC. Suppression de la neutralisation de la rémunération des temps de pause tels que l habillage, le déshabillage, la douche Suppression de cette majoration dont bénéficient certains secteurs d activité notamment les sociétés d intérim et les entreprises adhérentes à une caisse de congés payés. La formule de calcul devrait être précisée par voie de décret publié prochainement. ACTUALITÉ RH Nouveautés de la LFSS Cet article introduit une nouvelle disposition dans le Code de la sécurité sociale. Il permet au cotisant de conclure une transaction avec le directeur de l URSSAF dans les cas suivants : Principales mesures qui entrent en vigueur en 2015 L année 2015 sera une année particulièrement riche en changements pour les services des ressources humaines. Majorations de retard et pénalités. Difficultés particulières d évaluation des cotisations ou contributions relatives aux avantages en nature, en argent et aux frais professionnels. Redressements calculés par extrapolation ou par fixation forfaitaire. En effet, un certain nombre de réformes législatives et réglementaires prises en 2014, dans le cadre de la loi de financement rectificative de la sécurité sociale 2014 mais également de la loi de financement de la sécurité sociale 2015, vont entrer en vigueur en Cet article modifie l article L du Code de la sécurité sociale. Il permet de traduire dans la loi la solution apportée par la Cour de cassation en matière de prescription des cotisations accident du travail / maladie professionnelle. Encore plus d informations sur l article 27 dans le «ZoOM» page 5

2 DOSSIER SPÉCIAL Pourquoi envisager la gestion 360 des absences en entreprise? Dans un contexte économique en transformation, les services RH sont en recherche de rationalisation et de gisements d efficacité, à tout niveau. Un sujet stratégique pour les RH Dépendant des process en place et du pilotage des indicateurs pertinents Nécessitant une coordination globale entre les origines de l absence et les coûts associés L outsourcing RH pour la gestion des IJSS Management de l absentéisme L absentéisme n est pas une fatalité et il est important de s attaquer aux causes racines du problème pour pouvoir le traiter. L absentéisme et ses motifs sont très variables d une entreprise à l autre car ils dépendent du climat social propre à chaque organisation. Seule une mesure très fine de l absentéisme (cartographie chiffrée) complétée par un enrichissement qualitatif issu d entretiens ciblés peuvent permettre de bien cerner le phénomène afin de déterminer des actions pertinentes à mettre en œuvre. De plus, l entreprise demande souvent aux managers de réaliser des entretiens de retour sans les avoir beaucoup accompagnés sur ce sujet. Ainsi, la formation des managers à l entretien de retour au travail est une base à ne pas négliger pour que cet outil soit efficace et prenne tout son sens. L outsourcing RH pour la gestion des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) et des Déclarations d Accident du Travail (DAT) Face aux actions répétitives pour les gestionnaires RH, mais nécessaires à la bonne gestion des absences, les entreprises prennent conscience des avantages que procure l externalisation de la gestion des absences. Elle permet en effet de dégager des moyens, du temps et de l énergie pour les activités plus stratégiques du service. Depuis la réception de l arrêt de travail du collaborateur jusqu au rapprochement des IJSS, la gestion administrative des absences est très consommatrice de temps. Les entreprises qui subrogent les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) doivent également consacrer du temps à la relance des IJSS en attente de règlement par les CPAM. En effet, sans rapprochement précis des IJSS et sans relances des Caisses, l entreprise peut perdre jusqu à 30% des IJSS qui ne lui seront jamais restituées. La Cour des comptes a d ailleurs précisé dans un rapport de 2012 que : la réglementation relative aux IJSS se caractérise par son extrême complexité la part d interprétation laissée aux techniciens qui liquident les indemnités journalières est un facteur d inégalités entre assurés les délais de paiement des indemnités journalières sont insatisfaisants et peuvent être considérablement longs L externalisation de la gestion des IJSS permet d augmenter les résultats et la valeur ajoutée pour l entreprise en confiant ces actions à des spécialistes : les IJSS sont récupérées plus vite et tous les montants optimisés. Par ailleurs, sachant que les IJSS sont prescrites au bout de 24 mois et un trimestre, les entreprises n hésitent plus désormais à faire des opérations de «rattrapage» des IJSS non perçues sur le passé. Là aussi, l externalisation de cette action peut permettre de gagner considérablement en temps et en efficacité de traitement.

3 LA GESTION DES ABSENCES A 360 L outsourcing RH pour la gestion des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) et des Déclarations d Accident du Travail (DAT) Renseignement des collaborateurs Reporting régulier des actions et résultats Relations avec les CPAM Relances et recouvrement des IJSS Identification des écarts par arrêt Salarié Envoi des certificats d arrêt de travail à Veille et vérification des IJSS récupérées L outsourcing RH pour la gestion des DAT Saisie des arrêts & Information des managers Pour les accidents du travail: Établissement et envoi de la DAT Rédaction, validation par un avocat et envoi de réserves utiles Entreprise Attestations des salaires (jusqu à mai 2015) Entreprise Maintien de salaire et pré calcul des IJSS en paie En matière de gestion des risques professionnels, l externalisation peut devenir un levier déterminant d efficacité et de recentrage des acteurs opérationnels (services Ressources Humaines & Hygiène Sécurité Environnement), sur des missions à forte valeur ajoutée comme le déploiement, le suivi de la politique prévention et qualité de vie au travail de l entreprise. L étape de la déclaration des faits accidentels est désormais une étape clé, notamment en raison du délai très court de 2 mois qu ont les employeurs pour porter leur contestation auprès de la Commission de recours amiable. Cela impose une meilleure gestion en amont des déclarations d accidents du travail afin d éviter que tous les faits accidentels ne soient reconnus par la CPAM, et ce, alors même que le taux moyen national de prise en charge par les organismes sociaux est de 75% des faits accidentels déclarés. Or, on constate une forte disparité des pratiques au sein d une même entreprise en matière de déclaration d accident du travail lorsque les opérationnels qui interviennent sur cette étape, sont aux prises avec des contraintes terrain fortes et une organisation très décentralisée ou un grand nombre d établissements. De la même manière, il peut être utile d externaliser cette étape, lorsque la réorganisation d une entreprise en lien avec la conjoncture économique, impose aux services RH et HSE d assumer tou plus de tâches avec un effectif qui se réduit progressivement. L externalisation permet en effet non seulement de gagner du temps mais également de gagner en efficacité en phase déclarative par la mise en place d un processus sécurisé et l intervention d un tiers neutre qui est en mesure d apporter la garantie que 100% des faits accidentels portés à sa connaissance sont déclarés auprès des organismes sociaux, dans le délai impératif de 48h. L externalisation de la phase déclarative peut permettre en outre de bénéficier d un reporting fin sur la sinistralité de l entreprise et ainsi, mieux piloter les actions prioritaires de prévention à mettre en œuvre.

4 LA GESTION DES ABSENCES A 360 Performance économique : les coûts liés à l absence Outre la récupération plus conséquente et plus rapide des IJSS, il est essentiel d optimiser les coûts de paie et de charges sociales engendrées par les absences pour incapacité temporaire. Cela concerne les calculs de paie pour garantir aux salariés absents un pourcentage de leur rémunération de présence, selon les dispositions conventionnelles. Il convient à l entreprise de bien définir le salaire de présence visé : le salaire brut, le net perçu, ou le salaire net déduction faite des cotisations salariales sur les IJSS Par ailleurs, il est fréquent qu un régime de prévoyance vienne prendre le relais du complément employeur, voire même le remplacer à partir d un certain délai. Cette modification de la nature de l indemnité a des conséquences sur son traitement social et sur les cotisations supportées par l employeur et le salarié. S agissant d éléments de rémunération, l employeur se doit d être vigilant sur les règles et calculs appliqués pour ne pas se trouver ni en situation de risque prud homal ni en situation de gaspillage. Concernant les coûts liés aux absences pour accident du travail ou maladie professionnelle, l entreprise les observe en détail car ceux-ci déterminent le taux de la cotisation patronale pour accident du travail. Au regard de la tarification AT, calculée sur la base de coûts moyens, ce point est d autant plus déterminant que les tranches sont relativement peu nombreuses ; aujourd hui, un accident du travail occasionnant 151 d arrêts de travail, donnera lieu à l imputation du même coût qu un accident du travail générant 300 d arrêt de travail. De manière complémentaire, le basculement d une tranche à une autre induit la démultiplication du coût pris en compte dans le calcul du taux de cotisation AT. Ainsi, dans l exemple suivant issu du secteur de la métallurgie, on constate que le coût d un accident du travail générant 91 d arrêt est deux fois plus élevé que le coût d un accident ayant occasionné 89 d arrêt de travail. Incapacité Temporaire (IT) Aujourd hui encore plus qu hier, il est essentiel pour les entreprises de faire vérifier par des experts habilités, les éléments de calcul de leur taux de cotisation. En effet, il est tou compliqué pour un employeur d agir seul sur ces vérifications spécifiques CTN A Métallurgie IT1 IT2 IT3 IT4 IT5 IT6 0 à 3 4 à à à à 150 plus de Pour en savoir plus sur les missions Outsourcing RH, écrivez à performancesrh@almacg.com ZoOM SUR RAPPORT SUR LA SINISTRALITÉ A C C I D E N T D U T R A V A I L E T M A L A D IES P R O F E S S I O N NELLES e n , enregistré par le Sénat le 5 novembre 2014 et réalisé dans le cadre de la LFSS ,1% Sinistralité générale (AT, MP, Trajet) entre 2012 et 2013 Baisse due à un recul important du nombre et de la fréquence des accidents du travail (AT). Les efforts de prévention au sein des entreprises en sont à l origine. Pas de baisse pour les accidents de trajet et les maladies professionnelles (MP) qui représentent respectivement 12% et 6% du total des sinistres. L effort de prévention sur ces sujets doit être poursuivi. 68,5 % des AT survenus en 2013 ont entrainé un arrêt de travail Le nombre d AT avec arrêt de travail est en baisse de 22,4% depuis 2007 mais il reste important rapporté au nombre d AT au total AT avec arrêt / AT. BTP = - 37% Métallurgie = - 34% Industrie = - 32% de la chimie, du caoutchouc et de la plasturgie TOP 3 des secteurs ayant la baisse la plus importante du nombre d AT avec arrêt. L accroissement des efforts de prévention réalisés par les entreprises dans ces secteurs paye. Les employeurs prennent conscience de plus en plus de l intérêt, à la fois économique et humain, de mettre en œuvre une politique de prévention des risques professionnels.

5 ZoOM SUR 27 L E S C O T I S A T I O N S A T / M P I N D U M E N T VERSEES Un article qui va simplifier la gestion administrative des entreprises Cette article est la traduction dans la Loi de la solution retenue par la Cour de cassation dans son arrêt du 10 juillet 2014 «Lorsque l obligation de remboursement des cotisations naît d une décision rectificative d une Caisse d assurance retraite et de la santé au travail en matière de cotisations AT/MP, la demande de remboursement des cotisations peut porter sur l ensemble de la période au titre de la laquelle les taux sont rectifiés.» Décision administrative Décision juridictionnelle CARSAT Rectification du taux de cotisation AT/MP URSSAF Récupération des cotisations indument versées D E L A I D E 3 A N S PRESCRIPTION Cette disposition met fin à une situation complexe à laquelle étaient confrontées les entreprises depuis plusieurs années. Pour rappel, les entreprises devaient multiplier les recours conservatoires pour éviter de se voir opposer la prescription, surtout depuis un arrêt de la Cour de cassation du 24 janvier L article 27 constitue une bonne réforme pour l ensemble des acteurs intervenants sur ce sujet. D une part, pour les organismes sociaux qui dénonçaient l afflux des contestations, d autre part pour les entreprises qui ont besoin de simplicité et de stabilité pour investir, innover et embaucher. En effet, l article 27 du PLFSS précise que la réforme ne s applique qu aux «recours formés devant la caisse primaire d assurance maladie et de la santé au travail à compter du 1er janvier 2015». Cependant cette précision ne change rien à la situation des entreprises. En effet, pour les recours formés avant le 1er janvier 2015, c est la solution retenue par la Cour de cassation, identique à celle prévue par l article 27, qui s appliquera. RDV avec nos experts RH Nos consultants animeront un atelier sur la QVT le 13 janvier 2015 lors du Salon BEST à Paris

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