Externalisation des services relatifs à la Technologie de l lnformatique Elaboration des progiciels d application

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1 Externaisation des services reatifs à a Technoogie de nformatique Eaboration des progicies d appication Première partie : Principes directeurs pour 1 étabissement des contrats Dekème partie : Liste récapituative Organisation des Nations Unies pour 1 Education, a Science et a Cuture

2 Observation : Nous comptons sur votre concoursvos suggestions pour améiorer efficacité et appicabiité des présents principes directeurs. Vous voudrez bien envoyer vos suggestions et vos questions à : Mme Carmen Sandri Beringeri Auditeur EDP (Eectronic Data Processing) Inspection générae des services (IOM) Siège de UNESCO - Paris, France Té1 : (33.1) Fax : (33.1) E-mai : Pubié en 1999 par Organisation des Nations Unies pour éducation, a science et a cuture 7, pace de Fontenoy Paris 07 SP France CAB-99fWSO 0 UNESCO 1999 Imprimé en France Principes directeurs et iste récapituative pour éaboration des progicies d nppiation ktabis par I hspection ghérae - UNESCO

3 TABLE DES MATIERES Première partie : Principes directeurs pour 1 étabissement des contrats Phase Questions Page Sensibiisation de a direction 5 1.(a)Remarques généraes concernant es causes du contrat 5 d un (de) contractant(s) 6 Trois grandes phases peuvent être distinguées dans éaboration 2.(a)Panification 2.(b)Eaboration proprement dite 2.(c)Mise en oeuvre et exécution Renseignements que e directeur du projet devra communiquer au contractant 9 Documentation que e contractant devra fournir à UNESCO 9 4.(a)Guide des caractéristiques du système 9 4.(b)Guide des opérations 10 4.(c)Guide de utiisateur 10 4.(d)Code source de tous es programmes 10 4.(e)Formation des utiisateurs 10 Observation : déquence en angage source et séquence résutante 5.(a)On distingue deux phases de programmations S.(b)Maintenance et actuaisation Poitique en matière de code source o.(a)progic commercia (prêt à empoi) o.(b)propri : progicie sur mesure Confidentiaité Rédaction du contrat Maintenance/améioration future du système Garantie de a quaité du ogicie Approbation du contrat Signature du contrat Principes directeurs et iste récapituative pour I &Wwntion des progicies d nppiation hbis par I hspection gcnhe - UNESCO

4 Deuxième partie : Liste récapituative Phase Questions Constitution du comité directeur et de équipe chargée du projet Sensibiisation/obigations de a direction Caractéristiques techniques du projet Anayse coûts-avantages Attributions et conditions de paiement Titres de propriété des ogicies Confidentiaité documentation : guide de utiisateur Documentation : guide des caractéristiques du système Documentation : guide des opérations Conditions et modaités d acceptation du système Maintenancektméioration du système Prescription reative au réseau Administrateur du réseau Formation du personne Garantie de a quaité des ogicies Approbation du contrat Page Principes directeurs et iste récapituative pour I hborntion des progicies d nppiation &nbis par I nspection génhe - UNESCO

5 Avant-propos 1. Qu est-ce que Ca technoogie de informatique 1 La technoogie de informatique, qui fait appe à différents dispositifs éectroniques, notamment des ordinateurs et des ogicies, est un instrument, un moyen d exécuter es tâches pus rapidement et de façon pus fiabe, et non une soution en soi. La technoogie appropriée est cee qui empoie un outi adapté à a nature du travai et qui permet d accompir ce travai simpement, sans gaspiage de temps, d argent, de ressources ou d efforts. La technoogie à ee seue ne rege aucun probéme. Ee doit être utiisée dans de -bonnes conditions d efficacité si on veut que es opérations soient exécutées correctement et en temps vouu. Pour donner des résutats satisfaisants, e recours à a technoogie de informatique doit impérativement être affaire de spéciaistes ; autrement dit, a programmation doit être confiée à des informaticiens. 2. Qu est-ce qu un programme informatique? C est un ensembe d instructions sous forme de codes prédéfinis qui a été écrit par un spéciaiste en informatique (un informaticien) pour effectuer des tâches spécifiques par ordinateur. Le programme informatique est aussi appeé &ware, 3. Qu est-ce qu un progicie d appication 1 C est un ensembe de programmes informatiques écrits par des spéciaistes de façon à permettre d accompir automatiquement des tâches spécifiques qui, sinon, seraient exécutées manueement. 4. Que signifie automatiser, informatiser es services dans un environnement de travai donné 1 En principe, toute tâche financière, administrative ou de caractère courant qui est effectuée par une ou pusieurs personnes se prête à automatisation, dès ors que institution posséde ou peut aisément se procurer es ressources et es équipements informatiques nécessaires. Les progicies accompissent e travai beaucoup pus vite et de façon pus exacte que n importe qui ne pourrait e faire manueement. Par aieurs, es tâches courantes, quoiqu indispensabes, n étant guère stimuantes (en raison de eur caractère répétitif), e transfert de exécution à ordinateur aisse à individu davantage de disponibiité pour penser, ui permettant ainsi d être pus créatif, pus innovant et, partant, pus productif. Principes directeurs et iste rdcapituative pour I ekboration des progicies d appücrrdion &bis par I Inspection gdnhe - UNESCO

6 5. Dans un environnement de travai te que UNESCO, que faut-i automatiser? Dans ensembe de Organisation, de nombreuses opérations qui sont actueement exécutées en totaité ou en partie manueement pourraient être traitées par ordinateur. C est e cas, par exempe, pour es dépacements des fonctionnaires et es demandes de remboursement de frais de voyage, es demandes de congé du personne, a diffision des mémorandums administratifs, a circuation interne des documents, toutes es tâches courantes exécutées par es secteurs et es divisions, a vérification des contrats de tout type, es activités financières des bureaux hors Siège, enregistrement du courrier, archivage, etc. Cette iste n est pas exhaustive. 6. Quee est a marche à suivre? Pour informatiser des modes opératoires, i faut que quatre ééments cés soient réunis : (a) La voonté manifestée par encadrement d appuyer informatisation. (b) Les ressources budgétaires nécessaires au projet. (c) L informaticien qui concevra e projet. (d) Les utiisateurs finas, qui indiqueront à informaticien ques sont eurs besoins précis et ce qu is attendent de ordinateur. 7. Qui doit procéder à automatisation? C est e travai de informaticien. Ceui-ci doit appiquer es moyens technoogiques en s attachant avant tout à apporter des soutions aux utiisateurs. L informatisation réussie est cee qui rend e maniement des outis facie du point de vue de utiisateur (conviviaité), tout en permettant d éiminer ou de imiter es activités redondantes, d améiorer a quaité des services et de simpifier a pupart des tâches administratives. Si informaticien fait partie du personne de Organisation, e ogicie peut être éaboré sur pace ; autrement, ce service sera confié à un tiers (e contractant) moyennant un prix convenu. Une fois informaticien choisi, unité doit mettre en pace un Comité directeur comprenant : (a) (b) (c) Des utiisateurs finas, parmi esques un haut fonctionnaire connaissant bien es modes opératoires à informatiser et qui fera office de Directeur du projet. L informaticien. L auditeur de technoogie en informatique qui formuera des conseis et veiera à ce que es vérifications nécessaires soient incuses dans e système. Principes directeurs et 11% récapiîuative pour ehboration des progicies d appication dtabis par I nspection gdnérae - UNESCO

7 Dans un premier temps, informaticien devra interroger e pus grand nombre possibe d utiisateurs finas afin de déterminer avec précision comment es tâches manuees sont exécutées, ques sont es besoins rées des utiisateurs, ques sont es modes opératoires indispensabes qu i faut informatiser et ceux qui sont superfus. En outre, i importe égaement (pour efficacité de informatisation) d étabir si es modes opératoires destinés à être informatisés comportent des interfaces avec d autres ééments déjà informatisés, ou susceptibes de être. Suivant a nature des taches à informatiser, e spéciaiste pourra être appeé à consuter e Manue de UNESCO. C est à ce stade que auditeur de Technoogie en Informatique intervient, pour s assurer que es modes opératoires informatisés sont conformes aux dispositions du Manue de UNESCO. 8. Que est e rôe de I Auditeur de Technoogie en Informatique? L auditeur de Technoogie en Informatique participe à toutes es phases de a mise au point du système d appication, c est-à-dire avant éaboration proprement dite, afin de s assurer que e système offrira es garanties vouues, en formuant à intention de a direction du projet des recommandations ou des avis sur es soutions aux probèmes, en particuier cees qui concernent a conception et a mise en oeuvre des vérifications internes. I appartient à auditeur de s assurer que e dispositif de contrôes, financiers et autres, prévu par a direction est adéquat et permet effectivement de ramener à des niveaux acceptabes es risques auxques est exposée Organisation. En outre, auditeur doit confirmer a fiabiité et intégrité de informatique, efficacité de exécution du programme et cee des mécanismes de prévention des fraudes, ainsi que a conformité aux poitiques, pans, procédures, règes et règements, de façon à garantir que e système fonctionnera correctement dès e départ. Principes directeurs et iste rdcq~ituht.ive pour ~ k~bomtion &?s progicies d appticetion ttabis per inspection gdn&ae - UNESCO

8 Première partie : Principes directeurs pour 1 étabissement des contrats L objectif visé est de mettre en umière es principaux facteurs dont UNESCO devra tenir compte ors de étabissement d un contrat concu avec des consutants extérieurs (outsourcing) pour éaboration des progicies d appication et d assurer ainsi obtention de systèmes efficaces et fiabes. 1. Sensibii&on de a directioe I r 149 Bemacws generaes concernant es causes du contra Les utiisateurs finaux* ont besoin d un guti ogicie* aui améiore et accéère Z accompissement de eurs tâches dans de bonnes condtons.. d I economie et d k&?. Cet outi devra garantir intégrité, a fiabiité et a confidentiaité de information qu i traite ainsi que a continuité du service qu i fournit. I ne faut pas oubier que es vérifications internes prévues dans e contrat devront être suffisantes pour assurer intégrité du système, c est-à-dire protéger information que ce dernier produira. La modification d un progicie est pus facie au stade de éaboration qu à ceui de exécution où ee peut être irréaisabe concrètement ou financièrement. Toutes prescriptions techniques nouvees formuées après a signature du contrat obigeront à revoir ensembe du texte car a synergie des échees prévue par e I.. contrat origina pourra s en trouver atérée. Ainsi, tous es modes ooeratoz Tes et condtrons de vec d I \ autres svstemes parties intégrantes de a tâche* à automatiser devront être bien définis par es utiisateurs et dûment stipués dans e contrat de façon à éviter : des dépenses suppémentaires non inscrites au budget initiaement approuvé pour éaboration d un projet (progicie d appication) en raison de prescriptions techniques ma comprises ; un arrêt des prestations fournies par e contractant ;.. obtention d un système ne correspondant pas aux besoins r&zs des utruateurs et, partant, déjà périmé ors de a ivraison ; es difficutés de compréhension, d utiisation et/ou de maintenance ; d autres maentendus entre UNESCO et e contractant. * Utiisateurs finaux : membres du personne qui se servent effectivement de a technoogie de information pour s acquitter de eurs tâches. Outi ogicie : ensembe de programmes (système) conçu pour accompir automatiquement au moyen d un ordinateur des tâches (administratives, financières, scientifiques ou autres) qui sinon seraient exécutées manueement. Tâche : par exempe étabissement des états de paie, tenue des comptes créditeurs, programme de participation, programme de voyages du personne, systèmes intégrés de gestion, etc. IC Observation : Ces principes directeurs ne sont pas appicabes en cas d achat d un progicie d appication commercia (prêt à empoi) qui ne nécessite pas de modifications. Principes directeurs et iste r6capituative pour IWnborrtion des progicies d nppintion Ctnbis pnr I hspection ghérae -UNESCO

9 .(b) &gggement d un [de : L éaboration d un nouveau système exige beaucoup de temps, d efforts et d argent. L intérêt bien compris de UNESCO veut que es fonctionnaires veient à ce que des ogicies adéquats soient mis au point, à ce que utiisation des actifs de Organisation soit contrôée et à ce que e système permettre d atteindre es buts visés. Si ampeur du projet exige, i est souhaitabe de procéder d abord à une étude de faisabiité préiminaire. Cette étude peut être réaisée dans e cadre de Organisation par des fonctionnaires compétents en technoogie de information (ce qui ne nécessitera pas étabissement d un contrat écrit) ou par un bureau de consutants externes digne de confiance (e ayant une expérience avérée en matière de gestion des entreprises et des connaissances techniques dans e domaine de a technoogie de information. Les objectifs de cette étude préiminaire seront es suivants : (a) recommander/indiquer un progicie disponibe sur e marché qui permette d accompir es tâches vouues, ou sinon, (b) étabir un pan directeur pour e projet à éaborer ; w soumettre une estimation précise du coût tota du projet ; w veier à ce que des ressources et des crédits suffisants soient dégagés pour éaborer et mettre en oeuvre e projet ; Ce) obtenir engagement et approbation de a direction. Si es auteurs de étude ne sont pas en mesure d éaborer e projet, is devront pouvoir proposer une entreprise spéciaisée (e çontractant technig&, qui sera chargée de ensembe du projet (panification des ogicies, équipement et autres composantes du système seon qu i conviendra) et dont is dirigeront es travaux. Les contrac&& peuvent être choisis en fonction de eur aptitude à s acquitter de eur mission, en raison d aiances commerciaes stratégiques ou pour des motifs d ordre technique. Par aieurs, es entrepreneurs doivent être engagés conformément aux dispositions reatives au choix des contractants et aux appes d offies du point 1025 du Manue de VNESCO intitué Choix des fournisseurs et des contractants. I incombera aux auteurs de étude de faisabiité : (f) (g) de coaborer avec e gontractant techniaue en vue de diriger et de contrôer ses activités. Is devront notamment définir en accord avec ui es responsabiités, suivre et évauer es prestations fournies et vérifier es résutats obtenus ; de veier à ce que a panification, e suivi et a supervision des activités soient assurés de façon appropriée et à ce que e produit ogicie ivré par e contractant techniaw rempisse es critères d acceptation convenus au départ. Pendant cette phase, i est fondamenta d agir et d estimer es coûts avec a pus grande rigueur. 11 faudra donc disposer à cet effet d une documentation d appui appropriée qui indique dans es moindres détais comment procéder à de tees estimations. L ensembe des activités menées par e (es) contractant(s) devront être contrôées par es membres d un comité directeur. Principes directeurs et iste rkcnpituative pour I rboration des progicies d appiation étabis par I nspection génhrae - UNESCO

10 2. I. ohases oeuvent être distuuées dans 1 eaboratton. 2.(a) a panification Z.(b) éaboration proprement dite 2.(c) a mise en oeuvre et exécution. 2.(a) PaniJication on com es activites..i suivi.. Création d un comité directeur dont fera (feront) partie un (des) fonctionnaires(s) de UNESCO connaissant es modes opératoires à informatiser ainsi que e contractant, et dont es attributions seront es suivantes : étabir et coordonner e programme de travai ; confirmer que es crédits et es ressources vouues peuvent être dégagés pour éaboration et a mise en oeuvre du projet ; contrôer es activités administratives et techniques du contractant ; s assurer que interprétation et a mise en oeuvre par e contractant des dispositions administratives/financières et techniques sont conformes aux prescriptions ; s assurer que es obigations sont rempies ; s assurer que toutes es questions pertinentes sont régées en temps opportun ; prévoir es dispositifs requis pour contrôer es modifications apportées au contrat et veier à ce que es modaités d exécution du contrat par e contractant soient respectées et à ce que es autres obigations soient rempies conformément aux procédures dûment étabies ; fixer es étapes de éaboration du système et confirmer qu i a été procédé aux essais, aux vérifications et agréments vouus ; suivre et superviser éaboration du projet en généra ; rédiger des rapports périodiques sur état d avancement des travaux. Participation de auditeur en technoogie informatique aux travaux du comité directeur en quaité d observateur. Désignation d un directeur du projet - L UNESCO devra désigner comme directeur du projet un haut fonctionnaire (connaissant parfaitement es modes opératoires à informatiser) qui sera chargé de négocier es causes du contrat avec e contractant et de suivre et évauer es prestations fournies et es résutats obtenus. Cette personne fera partie du comité directeur. Réaisation d une étude en vue de déterminer si un nouveau système doit être éaboré ou si Organisation doit acheter un progicie disponibe sur e marché. En cas d achat d un progicie, a rédaction d un te contrat ne sera pas nécessaire. F Examen des méthodes de travai actuees Anayse coûts/avantages. I sera procédé à une étude financière approfondie pour quantifier e coût de éaboration et de expoitation du nouveau système, es économies ou es dépenses suppémentaires qu i entraînera et a rentabiité du capita investi. Principes directeurs et iste rhzapituiative pour i kiaboration des progiciies d appiiation habiis par I Inspectioa ghéraie - UNESCO

11 241) Eaboration proprement dite I. ration pronrement dite coworte es actytes.. I su ivanta : Equipe chargée du projet - II est constitué un groupe formé du directeur du projet ainsi que des principaux utiisateurs finas et du contractant auque i incombera de concevoir e nouveau système. Schéma théorique - Des indications sur e dérouement des opérations et d autres renseignements montrant comment e nouveau système fonctionnera sont mises au point par e contractant en coaboration avec équipe chargée du projet. Traitement par ordinateur - Une description graphique détaiée montrant comment es modes opératoires seront traités par ordinateur est étabie par e contractant en coaboration avec e directeur du projet. Résutats - Les images écrans ou es états imprimés qui devront être produits par e système sontprécisés par e contractant en accord avec e directeur du projet. Equipement - L équipement requis pour assurer expoitation du système devra être déterminé par e contractant. L équipement prévu doit être utiisé dans de bonnes conditions d effkacité et de productivité. I sera nécessaire de réaiser une étude financière pour achat d un équipement nouveau (en tant que de besoin) ou une étude de viabiité pour utiisation des matéries existants (e cas échéant). ZZ importe de ne pas négiger e, déveoppement futur du système et de e prendre en compte, c est-àdire d évauer a masse d informations que e système sera appeé à traiter en début d expoitation puis au bout de deux, trois et cinq ans. Le contractant devra s assurer que a configuration de équipement (mémoire RAM, capacité du disque dur, ressources en technoogie de réseau) sera suffisante pour faire face au voume d informations à prendre en charge. Z.(c) Mise en oeuvre et exècution La mise en oeuvre et exécution du projet consiste dans es activités suivantes : Fichiers de données - Une réca$gation par rubrique dé ce que chaque fichier de données comprendra et des vaeurs que chaque rubrique pourra comporter est étabie par e contractant et examinée par équipe chargée du projet. Précisions sur a conception du système - Le descriptif technique des programmes contenus dans e système est étabi par e contractant. Déveoppement du système - Les modues de programme et autres outis ogicies de soutien nécessaires pour exécuter e progicie d appication sont codés et testés. Les utiisateurs finas désignés, e directeur du projet et auditeur EDP seront associés aux différents niveaux d essai. DéJinition des modes de gestion - Le contractant indique par écrit es modaités de fonctionnement et de gestion du système dans des guides qui traitent respectivement des opérations, de utiisation et des caractéristiques du système. I faut donc préyqir a formatio> des opérateurs du système (personne technique quaifié) et des utiisateurs finas. Fonctionnement et maintenance - Les procédures de contrôe des modifications sont définies par écrit et mises en oeuvre de façon à surveier et évauer tout changement apporté utérieurement au système et à maintenir intégrité de ce dernier. Essais de réception du système - Les utiisateurs et auditeur EDP procèdent aux essais de réception du système seon des caendriers préaabement arrêtés et convenus. En cas de remaniement d un progicie d appication existant, information est transférée de ancien au nouveau système. Principes directeurs et iste récapituative pour IWaboration des progiciies d appiiation kabiis par i hspection ghérne - UNESCO

12 3. Renseignements que e directeur du projet devra communiquer au contractant : Descriptif du projet : Objectifs à atteindre. Services à fournir. Mesure dans aquee e projet se rattache à d autres activités informatisées (e cas échéant). Ce point est très important car information traitée peut devoir être intégrée à d autres progicies d appication. Degré de confidentiaité et de sécurité du traitement de information, y compris interdiction de accès de certaines fonctions aux personnes non habiitées (par exempe, indications des oersonnes morzsees., et non m., à créer, mettre à jour et agréer certaines catégories d information). 4. Documentation que e contractant devra fournir à UNESCO 4.(a) Guide des caractéristiques du système contenant : Une description compète de ensembe du progicie d appication, de ses buts, de ses objectifs et des prestations qu i peut fournir ; Une description ou un schéma de expoitation informatisée, y compris es procédures pas à pas requises pour décencher e traitement ; Une description des outis ogicies de soutien permettant de passer es programmes (par exempe, Windows, UNIX, NOVELL, ORACLE, SAP, C++, et autres) ; Une description de équipement nécessaire à cette fin ; Une description de tous es fichiers de données utiisés (y compris du contenu de toutes es rubriques sans exception) ; Une description de chaque modue de programme, y compris usage auque i est destiné, e cacu des formues qu i contient et es décisions ogiques ; Une description de entrée (papier, écran, ou fichier de données sur support magnétique),,de a circuation des données pendant e cyce de traitement et de a sortie (papier, écran ou fichier de données) ; Des prescriptions concernant a préparation et introduction des données à traiter ; Des prescriptions reatives à chaque sortie (par exempe, format et fréquence) ; Les instructions détaiées nécessaires pour émettre, préparer, traiter et recevoir une demande appicabe à a base de données ; Une énumération des codes détecteurs d erreur ou des situations d erreur pouvant découer du système et des mesures correctives à prendre par utiisateur ; Des indications concernant a création d un fichier d archives (s i y a ieu) ; Une description des tâches et attributions de administrateur chargé de a sécurité du système (administrateur du mot de passe). Principes directeurs et iste réeapituiative pour éaboration dea progiciies d appiiation étabis par I Inspection générae - UNESCO

13 4.(b) Guide des ooée Une description du cadre d expoitation (y compris a topoogie de réseau orsque cette technique est appiquée) ; Les instructions concernant a mise en pace des ogicies ; Un schéma montrant es entrées, es sorties, es fichiers de données et ordre de succession des opérations ; Un inventaire de tous es programmes compris dans e système : Un inventaire de chaque fichier permanent qui est consuté, créé ou mis à jour par e système ; Une énumération des différents passages possibes et un résumé des raisons d être de chaque passage ; Une description de ensembe du cyce d exécution ; Une description des procédures de secours, par exempe : en cas d arrêt d un programme, manière de e réexécuter (procédures de reance et de reprise pour chaque passage) ; Des indications concernant a sauvegarde et a période de vaidité des fichiers. 4.(c) Guid;e. Des instructions généraes sur a manière d expoiter e système ; Un exposé succinct de usage auque chaque modue de programme est destiné et des instructions sur a manière d accéder aux différents modues et de es traiter ; Une description du contenu de image écran et des instructions sur a manière d y introduire information et indication du caractère des rubriques (numérique, aphabétique ou aphanumérique) ; Des instructions concernant a procédure de vaidation des rubriques (s i y a ieu) ; Des indications concernant utiisation du mot de passe (s i y a ieu). 4.(d) Code source de tous es mwgrammes. Tous es modues de code source (éaborés par e contractant) doivent être dûment remis à Organisation qui a financé éaboration du progicie considéré Format1 on des utdzsateu r. s. La documentation fournie s accompagnera d une formation appropriée qui sera dispensée par e contractant après que e progicie d appication aura été mis au point et sera prêt à être exécuté dans un cadre d utiisation. Le directeur du projet devra veier à ce que tous es utiisateurs finas apprennent à se servir correctement du système. Principes directeurs et iste rhapituiative pour IWaboration des progiciies d appiiation ktabiis par i nspection ghkae -UNESCO _ _._- - ~_._-.-.--~._ _- _._ ^..-

14 5. Observation : -ence en anpape, I. S.(a) On deux Dhases de orommatwm : : I est d abord formué un modueame séquence en angage source (codage initia d un programme par ewammw dans un angage de programmation comme Basic, C++, COBOL, et autres). Le programme ainsi codé est traduit en angage par un ogicie de soutien interne, ce qui permet d obtenir e moduekode Q&&. C est cette seconde version qui est remise à utiisateur fina à des fins d exécution ou de traitement... 5.(b) Errintenance d actuatsatwn Les modifications d ordre généra sont apportées aux modues sources, qui doivent donc retenir toute attention et être confiés à un haut fonctionnaire responsabe du progicie d appication. Toutefois, seus es modues Q&& devront être mis en pace ou à disposition des utiisateurs finas dans es ordinateurs de ces derniers. Les modues., sources seront ainsi. à abri des modiflçations non autorzsees que pourraient effectuer intentionneement ou par inadvertance toute personne ayant accès à ces modues (à a source) Poitique en matrere de code source Nombre de contractants ou de vendeurs de programmes d appication ne fournissent à acheteur (concessionnaire ou cient) que a version en angage machine, exécutabe du ogicie acheté (version L acheteur ne peut donc modifier cette appication ni pour améiorer ni pour remédier aux probèmes qui peuvent se poser utérieurement. Si e vendeur ou e contractant cessent eur activité ou se révèent incapabes de s acquitter de eurs obigations (tees qu ees sont stipuées dans e contrat) ou disparaissent du marché pour toute autre raison, acheteur risque de se retrouver prisonnier d un progicie sans pouvoir e modifier ni résoudre es probèmes éventues. I n a aors aucun recours et se retrouve donc avec un système rendu improductif sinon obso&. Cette absence de fiabiité devient -obé. Principes directeurs et iste rkcapituiative pour i &iaboration des progiciies d appiiation &abiis par i hspection gcncraie -UNESCO

15 CO devra tenir comdte de ce au1. surt *. 6.(a) Progicie commercia (prêt à 1 empoi) Si outi ogicie est un progicie commercia, c est-à-dire vendu au pubic, a question peut être régée en passant avec e vendeur un contrat prévoyant qu un exempaire du code source sera déposé auprès d un tiers indépendant. Le programme ne sera déboqué pour acheteur que orsqu i aura été étabi que e vendeur a manqué à ses obigations en matière de maintenance ou s est soustrait d une autre manière à appication des causes du contrat signé. De tees précautions ne s imposent néanmoins que si e vendeur n est pas très connu sur e marché. 11 arrive qu une petite entreprise de services et d ingénierie en informatique soit rachetée par une autre société ou cesse toute activité, auque cas obtention du code source peut devenir impossibe s agissant des entreprises/produits bien étabis, du niveau de MicrosoftR, OraceR, IBMR ou JavaTM, par exempe, i ne devrait pas être nécessaire de prendre des dispositions particuières pour assurer accessibiité du code source. 6.(b) Propriété : progicie sur mesure Si UNESCO paie (une entreprise ou un particuier) pour éaborer un progicie, i devra. être bien spécifié dans e contrat qu ee est a seue twomxéta ire de ensembe du système, y compris ses, modues de seguence en ame source (parce a u ee a financé son éaboration). En fait, a totaité du travai accompi par e contractant en vertu d un contrat devient a propriété excusive de Organisation. Ce travai engobe es modues de programmes ainsi que a documentation. Le contractant n aura aucun droit à cet égard à moins que I UNESCO ne manque aux obigations découant du contrat, auque cas e progicie fera retour au contractant. 7. Con-fidentiaité Le contractant devra accepter de garder secrètes toutes informations appartenant ou se rapportant à UNESCO. Les membres de son personne qui auront accès à ce genre de données devront s engager par écrit à en préserver a confidentiaité. Tout manquement à cet engagement sera considéré comme une rupture de contrat. Le contrat devra préciser si e contractant peut ou non utiiser e nom de UNESCO ou son embème dans son matérie pubicitaire ou dans es propositions écrites qu i fera à ses cients potenties ou réguiers. Principes directeurs et iste mkapituiative pour IWaboration des progiciies d appiiation étabis par I Inspection gtnhraie - UNESCO

16 8. Rédaction du contra 8.(a) La suppression des dépenses inuties est un objectif que vise tout secteur ou toute division (ou tout service commercia en généra). Une rédaction attentive du contrat concu avec e prestataire de services en informatique et en systèmes d information permet d atteindre cet objectif. Tout contrat tend à préciser es obigations et es droits de chacune des deux parties ; i s agit donc d abord d énoncer cairement et succinctement qui fera quoi, quand, où, comment, et à que prix. Le pus souvent un contrat correctement rédigé protège es deux parties des désaccords utérieurs en eur évitant es pertes de temps, es difficutés reationnees, voire es itiges. Lors de a passation d un marché avec une entreprise extérieure, i est indispensabe que es utiisateurs spécifient eurs besoins avec exactitude et précision et que es informaticiens (e contractant) fassent passer e génie ogicie avant a technoogie sous-jacente car a technoogie en soi ne régera aucun probème. C est, et de très oin, d abord insuffisante définition des exigences qu i faut incriminer orsqu un projet ne tient pas ses promesses. Les reations entre UNESCO et e contractant étant régies par a teneur du contrat concu, Organisation devra s attendre à recevoir strictement ce qui est stipué - ni pus ni moins. Pour que ces reations soient bonnes, i faut donc essentieement que es causes du contrat soient rédigées en termes cairs et ui offrent des garanties suffisantes. Si UNESCO ne précise pas dans e contrat que ce qu ee veut obtenir est ivrabe, en rège générae, es prestations demandées ne sont assurées, si ees e sont jamais, que moyennant un coût suppémentaire et à une date utérieure. L UNESCO devra aussi tenir compte de ce que es observations oraes, si justifiées soient-ees, n ont de vaeur aux yeux du contractant (et d un point de vue juridique) que si eur bien-fondé peut être démontré sans aucun doute possibe. Tout résutat attendu du contractant devra donc figurer par écrit dans e contrat. Les répercussions que peuvent avoir des prescriptions inadéquates et incompètes pendant toute a durée de vie d un progicie d appication sont a principae cause de maux très répandus : coûts éevés, résutats médiocres, maintenance perpétuee, utiisateurs mécontents. Mieux vaut mettre ici en garde es futurs utiisateurs : attention, I*. beaucoup de sous-trwent des em au & ne moas. Principes diwcteurs et iste récapituative pour IWaboration des progiciied d appiiation ktabiis par I Inspection génhraie - UNESCO

17 8.(b)L objectif visé peut être atteint au prix escompté en indiquant es modaités d exécution de chaque contrat de services. Les modaités d exécution font objet d une annexe au contrat entre Organisation et e fournisseur de services (e contractant). Pus ees seront détaiées, mieux e contrôe et a protection seront assurés. Ce document peut aussi avoir vaeur juridique en cas de itige. I devra comporter es titres suivants : descriptif du projet ; tâches et attributions de chaque partie ; déai d exécutipn : temps accordé pour a réaisation du projet ; date prévue pour e début et a fin du projet ; nombre d heures consacrées par semaine au projet ; 0 ressources nécessaires (matérie et ogicie) ; titres de propriété (désignation du propriétaire du produit) ; causes et conditions d acceptation ; 0 montant maximum à verser au contractant pénaités à appiquer au contractant dans e cas où es prestations fournies ne correspondraient pas aux prescriptions de Organisation. personne,chargée de déterminer acceptabiité du produit ivrabe ; causes et conditions de paiement. k(c)11 faut que es termes dans esques sont rédigées es modaités d exécutiorz ne prêtent pas à équivoque, afin d éviter tout maentendu. Ainsi, si e contractant produit un progicie d appication destiné à UNESCO, a cause reative aux titres de propriété devra &&gner cairement e propriétaire et 1 objet *, < de a propriete ap rès achèvement du aroi- 8.(d)En précisant es critères d acceptation du produit, on peut mettre accent sur a Quaité et Z obiectivité qui permettront de déterminer si es résutats sont conformes aux termes du contrat. g.(e)11 faudra aussi prévoir un &ai d acceptation, de façon à éviter es surpaiements. La cause reative au paiement maximum vise à protéger I Orwnisation contre es dépassements excessifs. 8.(f)La mise par écrit de ces détais obige e contractant à prévoir es ressources A nécessaires à avance et économ ise a e tout et a peine quentrame 1 1 adjonction - dune exe ou a modification du cor&& à une date utérieure. Ainsi, orsque e contractant est engagé pour éaborer un ogicie d appication mais n a pas es compétences vouues en technoogie des interfaces de réseau (LAN/WAN/INTRANET, et autres), &.s prescrintions écrites e contraindront à réféchir à avance à cette question importante et ui aisseront e temps de trouver un sous-traitant spéciaiste en a matière. Principes directeurs et iste rkapituiative pour éaboration des progiciies d appiation ktabis par i hspection générae - UNESCO

18 L utiisateur devra être correctement informé de a configuration du matérie proposé et des exigences de architecture de réseau ( configuration du matérie s entend des caractéristiques techniques de ordinateur, c est-à-dire son système d expoitation et sa capacité de mémoire). Cette information ui évitera de se retrouver avec un progicie d appication nécessitant un équipement pus puissant que ceui dont i peut disposer et, partant, face à des dépenses imprévues. Une architecture de réseau peut entraîner des dépenses d infrastructure insoupçonnées. La Jone dhaation I des serveu rs peut nécessiter acquisition de ignes et de routeurs suppémentaires. Leur pacement a une forte incidence sur a topoogie de réseau et es coûts. I faut donc penser à avance au goût de Z architecture de réseaq orsqu un progicie d appication à utiisateurs mutipes est envisagé. S.(g)Critères d acceptation du système La réception des travaux réaisés par e contractant (programmes) aura ieu dès que e contractant aura démontré à a satisfaction de 1 UNESCO que ensembe de programmes correspond aux prescriptions techniques spécifiées et que a documentation prévue par e contrat est disponibe. Observation : Le fait que e système (pour partie ou dans son entièreté) ne permette pas d effectuer correctement des traitements qui n ont pas été mentionnés ou qui ont été ma indiqués dans es modaités d exécution n empêchera pas acceptation. Autrement dit, si es prescriptions sont inadéquates ou incompètes et si, par conséquent, es programmes ne répondent pas à attente de 1 UNESCO, ce n est pas a faute du contractant. S.(h)Formation des utiisateurs Le contrat devra prévoir expressément que a formation des utiisateurs fmas sera assurée par e contractant. L UNESCO devra faire en sorte que e progicie d appication soit utiisé dans de bonnes conditions d économie et d efficacité. A cette fin, i faut que tous es utiisateurs comprennent bien comment e système fonctionne et soient suffkrnment formés à son expoitation. Les connaissances techniques et expérience sont indispensabes pour se servir convenabement d un système et seue une formatioq appropriée permet de es acquérir. I importe de ne pas oubier qu une documentation écrite compète étabie par e contractant est primordiae à cet égard. C est pourquoi auditeur EDP et équipe, chargée du projet devront revoir e guide des caractéristiaues du svstem, e guide des I.. pvérations et e guide de 1 utkateu r fournis par e contractant pour s assurer de a quaité de eur contenu, c est-à-dire veier à ce que es renseignements fournis soient cairs, transparents et compréhensibes de façon à ce que toutes es fonctions et toutes es options soient nettement indiquées. Principes directeurs et iste réenpituntive pour IWsborntion des progicies d appiation ktabis par I Inspection ghérae - UNESCO L --

19 9.MaintenanceYaméiorationfrrture du svsteme \ Tout progicie d appication devra à a ongue être mis à jour, modifié ou améioré, autrement dit devra, e moment venu, être modifié. L utiisateur doit donc négocierexaminer avec e contractant es conditions de fourniture du service correspondant. La maintenance d un progicie d appication ne peut être assurée que par un spéciaiste de son angage machine. L Organisation devra soit disposer d un fonctionnaire techniquement apte à accompir cette tâche soit négocierétabir un Contrat de maintenance avec e contractant. 10. Garantie de,&y&te.,.. du o& La compatibiité du produit ogicie avec es normes, es procédures, es prescriptions techniques appicabes est confirmée indépendamment par auditeur en technoogie de informatique. L auditeur devra travaier dès e début avec équipe chargée du projet en quaité d observateur pour éaborer des pans et des procédures de nature à ajouter de a quaité au progicie. L auditeur devra confirmer a fiabiité, a confidentiaité et intégrité du système. 11. A?-. Le contrat et es modaités d exécutiorr, une fois qu is auront été étabis, devront être envoyés à auditeur et/ou au DIT aux fins d une évauation technique avant es négociations avec e contractant, si e secteur concerné e juge nécessaire. 12. S&&ure du contra L Organisation devra signer e contrat seuement orsqu i aura été confirmé que es crédits nécessaires peuvent être dégagés pour a mise en oeuvre du projet (depuis son déveoppement jusqu ù sa mise en pzace compète) et qu i existe sur pace des fonctionnaires ayant es compétences requises pour suivre e projet. Principes directeurs et iste réeapiturtive pour I éaborrton des progicies d apprtion &abs par I hspection ghkrae - UNESCO

20 Deuxième partie : Liste récapituative Phase Questions Constitution du comité directeur et de équipe chargée du projet Sensibiisation/obigations de a direction Caractéristiques techniques du projet Anayse coûts-avantages Attributions et conditions de paiement Titres de propriété des ogicies Confidentiaité Documentation : manue de utiisateur Documentation : guide des caractéristiques du système Documentation : guide des opérations Conditions et modaités d acceptation du système Maintenance/Améioration du système Prescription reative au réseau Administrateur du réseau Formation du personne Garantie de a quaité des ogicies Approbation du contrat Page Principes directeurs et iste récapituative pour Maboration des progicies d appiation étabis par Hnspection ghérae - UNESCO _

21 Deuxième partie : Liste récapituative Liste récadituative f *. \ ), gouri r on roi.. de mtmes d in formatm et de tech noogie de 1 I. rnformatr on Lorsqu i sera décidé d informatiser ou de revoir un mode opératoire, a question devra être dûment examinée avec es fonctionnaires qui appiquent et un comité directeur ainsi qu une équipe chargée du projet devront être constitués en vue d assurer dans es conditions vouues a panification, éaboration et e suivi du projet par e Secrétariat avec e(s) contractant(s). La iste récapituative ci-après vise à faciiter surtout a rédaction des causes techniques des contrats mais toutes es rubriques ne sont pas à prendre systématiquement en considération et a iste ne doit pas non pus être considérée comme exhaustive. Question oui non sans objet Phase 1 : Constitution du comitb directeur et de équipe chargée du projet observations Note : L UNESCO devra constituer un comité directeur et désigner comme directeur du projet un utiisateur de haut niveau qui, avec es autres membres du comité directeur, aura pour tâche de suivre et d évauer es prestations fournies et es résutats obtenus par e contractant. Ce comité veiera à ce que e programme de travai soit dûment documenté, à ce que exécution des travaux donne satisfaction et à ce que e progicie éaboré par e contractant rempisse es critères de réception de utiisateur. (a) Le comité directeur a-t-i été constitué? (b) L équipe chargée du projet a-t-ee été formée? (c) L équipe chargée du projet compte-t-ee parmi ses membres au moins un utiisateur de haut niveau (qui connaisse bien e mode opératoire visé) et e contractant? (d) Un utiisateur fina a-t-i été désigné comme agent de iaison offkie (e directeur du projet) pour travaier avec e contractant? (e) Y-a-t-i un groupe d utiisateurs du système bien défini? (f) La LANGUE ou pus d une angue(angais, espagno, français, autre angue) de travai a-t-ee été spécifiée dans e contrat? Note : La unrrue de travai est a angue dans aquee a documentation reative au projet et ses écrans sont rédigées et à aquee appartiennent es mots non réservés (qui ne sont pas des codes) utiisés par e programmeur pour écrire es ogicies. Principes directeurs et iste rkrpituatve pour éaboration des progicies d appiation ktabis par I hspecton ghn&re - UNESCO

22 Question Phase 2 : SensibiisationIobigations de a direction (4 (b) Cc) (d (g) Ch) Ci) Deux parues (contractants) participent-ees à éaboration du nouveau système, autrement dit a direction a-t-ee chargé offkieement un v.. et un çontractant tech.t&.ug de cette éaboration? Le contractant principa (ou unique) a-t-i étabi un pan directeur? Le pan directeur a-t-i été approuvé par e comité directem? Le contractant principa a-t-i soumis une estimation précise du coût tota du projet? La direction a-t-ee approuvé e budget du système? Le contractant principa etiou e contractant technique ontis été choisis conformément aux dispositions du Manue de UNESCO reatives aux contrats et aux appes d affres? Tous es accords concus entre UNESCO et e contractant principa et e contractant technique sont-is dûment documentés et approuvés? La direction de UNESCO a-t-ee stipué dans e contrat que e(s) contractant(s) devra/devront présenter un rapport intérimaire écrit indiquant es travaux accompis au cours de a semaine écouée ou pendant un autre aps de temps convenu? La direction de UNESCO a-t-ee précisé que es rapports sur état d avancement des travaux devront aussi mentionner tout probème qui pourrait être de nature à compromettre e caendrier prévu? oui non sans objet Observations Principes directeurs et iste rhrpitustive pour I Crboration des progicies d appiation hbis par Phpection ghhe -UNESCO

23 Question oui non sans Observations objet Phase 3 : Caractbristiques techniques du projet Note : Le mandat du (des) contractant(s) devra être défini et panifié conformément à des règes dûment étabies. :a> L utiisateur a-t-i spécifié par écrit au(x) contractant(s) es objectifs à atteindre? :b) Avant de mettre par écrit ces objectifs, e directeur du projet a-t-i rencontré une ou pusieurs fois tous es utiisateurs en vue d examiner avec eux et de confirmer eurs besoins rées eu égard au service qui doit être mis sur pied? :c) S agissant de interdiction de accès à cebes fonchons.. I aux oersonnes non h9bhtees e directeur du projet a-t-i précisé au(x) contractant(s) quee information (e cas échéant) doit être traitée différemment des données généraes par e système de façon à ce qu une personne déterminée ne puisse créer, mettre à jour, modifier et supprimer cette information? cd) A-t-i été précisé au(x) contractant(s) que e système devra permettre aux seus utiisateurs autorisés d accéder aux informations contenues dans ordinateur? [e) A-t-i été étabi une iste des exigences pratiques qui puisse être e fondement d une entente entre es utiisateurs et es concepteurs du système? Phase 4 : Anayse coûts-avantages (a) Le directeur du projet a-t-i procédé à une anayse coûtsavantages? (b) Si oui, y a t-i tenu compte des &!Denses insoypconnéa comme es dépenses afférentes au câbage (s i y a ieu), à achat de matéries comme es serveurs et éventueement à I UPS (aimentation éectrique non interruptibe), à a formation du personne, à a maintenance technique du système, aux moyens de sauvegarde, au ieu d instaation de équipement (étages ou bâtiments différents), aux ogicies de soutien? Principes directeurs et iste rhpituative pour éaboration des progicies d appiation Ctobis par YInspection ghhe - UNESCO

24 Question oui non SiUS Observations objet hase 5 : Attributions et conditions de paiement Yote : Avant a rédaction du contrat, UNESCO devra s assurer Lue des ressources et des crédits suffisants sont disponibes pou inancer ensembe de et de a mise en oeuvre du nojet a) Le contrat spécifie-t-i bien es attributions et es tâches de chacune des parties (UNESCO et contractants)? b) Le contrat spécifie-t-i bien es attributions du comité directeur? c) Le prix des services a-t-i été officieement furé? d). Le EBIx est-i été indiqué -es ou hors m? e) Les conditions et modaités de paiement sont-ees bien spécifiées? t) Des crédits sont-is disponibes pour financer a totaité de éaboration et de a mise en oeuvre du projet - y compr&.. nt et e ogwe de SO-. 3. :g) A-t-i été prévu des pénaités appicabes au(x) contractant(s) dans e cas où a prestation fourme ne satisferait pas aux exigences de UNESCO? :h) A-t-i été prévu des pénaités appicabes au(x) contractant(s) dans e cas où ce(s) derniers renoncerai( au projet avant d avoir rempi son mandat? :i) La &J& totae d éaboration et d exécution du projet a-t-ee été bien spécifiée? Combien de temps faudra-t-i pour éaborer e projet? Combien de temps faudra-t-i pour mettre au point e projet? Combien de temps faudra-t-i pour exécuter entièrement e projet? (j) Les dates estimatives du début et de a fin des travaux ontees été futées? (k) Des indications ont-ees été données sur a mise au point? (1) Le contrat contient-i une cause prévoyant e cas où UNESCO souhaiterait apporter des modifications techniques au projet - QU cours de 1, eaboratzon - ou. modifier es causes et condrnons du contrat? Principes directeurs et iste récapituative pour 1 6aboration des progicies d appiation Ctabs par I hspection gcncrae - UNESCO

25 r Question oui non sans Observations objet Phase 6 : Titres de propriété des ogicies Vote : Lorsque UNESCO financera éaboration d un ogicie xarticuier, e contrat devra spécifier que Organisation est e seu rropriétaire du code source et des modues objets correspondants insi que de a documentation pertinente. Sinon, e(s) :ontractant(s) sera/seront seus habiités à effectuer a naintenance/es modificationsies mises à jour utérieures étant donné que e programme source pour éaboration duque KJNESCO aura payé eur appartiendra. :a) Le contrat spécifie-t-i que UNESCO est e seu propriétaire du code source et des modues objets correspondants ainsi que de a documentation produits par e(s) contractant(s)? [b) Le contrat spécifie-t-i que e(s) contractant(s) n est/ne sont pas autorisés à utiiser tout ou partie du système sans autorisation écrite de UNESCO? Phase 7 : Confidentiaité (a) Le contrat spécifie-t-i que e(s) contractant(s) devra/devront garder secrète toute information confidentiee appartenant ou se rapportant à UNESCO? (b) (c) (d) Le contrat précise-t-i que e fait de ne pas garder une information secrète sera considéré comme une rupture de contrat? Les membres du personne du/des contractant(s) qui ont accès aux données de UNESCO ont-is signé un texte par eque is s engagent à préserver a confidentiaité de ces données? Le contrat précise-t-i si e(s) contractant(s) peutipeuvent ou non utiiser e nom et/ou embème de UNESCO dans son/eur matérie pubicitaire ou dans es propositions écrites qu i(s) fera/feront à ses/eurs cients potenties ou réguiers? Principes directeurs et iste rkapituative pour IWaboration des progicies d nppintion htabis par I hspection génhae - UNESCO

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