AUDIT PRECAUTIONS STANDARD

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1 AUDIT PRECAUTIONS STANDARD MANUEL INFORMATIQUE

2 GROUPE DE TRAVAIL GIARD Marine, praticien en hygiène hospitalière, CCLIN Sud-Est LAPRUGNE-GARCIA Elisabeth, cadre de santé en hygiène hospitalière, CCLIN Sud-Est CONCEPTION DE L OUTIL INFORMATIQUE RUSSELL Ian, CCLIN Sud-Est GROUPE DE RELECTURE Membres du GREPHH : MA Ertzscheid (CCLIN Ouest), C Laland (CCLIN Sud-Ouest), E Laprugne- Garcia (CCLIN Sud-Est), D Verjat-Trannoy (CCLIN Paris-Nord), N Vernier (CCLIN Est). ETABLISSEMENTS-TESTS Hôpitaux du Léman Hôpital local Andrevetan Centre Hospitalier Intercommunal Annemasse-Bonneville Hôpital MGEN Camille Blanc Hôpital la Tour CHU de Tours (ARLIN Centre du CCLIN Ouest) GROUPE DE VALIDATION Membres du GREPHH : Coordination : Pr Christian Rabaud (CCLIN Est), Danièle Landriu (CCLIN Paris-Nord) Membres du groupe : Pr Pascal Astagneau (CCLIN Paris-Nord), Dr Martine Aupée (CCLIN Ouest), Pr Jean-Michel Chabot (HAS), Valérie Drouvot / Dr Vanessa Van Rossem (Ministère de la santé et des sports), Dr Catherine Laland (CCLIN Sud-Ouest), Marie-Alix Ertzscheid (CCLIN Ouest), Pr. Jacques Fabry (CCLIN Sud-Est), Dr Marine Giard (CCLIN Sud-Est), Nathalie Jouzeau (CCLIN Est), Elizabeth Laprugne-Garcia (CCLIN Sud-Est), Pr Benoist Lejeune (CCLIN Ouest), Dr Loïc Simon (CCLIN Est), Dr Delphine Verjat-Trannoy (CCLIN Paris-Nord), Daniel Zaro-Goni (CCLIN Sud-Ouest) Le groupe de travail tient à remercier toutes les personnes qui ont participé aux phases de relecture, de test du protocole ou de l outil informatique. 2/27

3 SOMMAIRE 1. INTRODUCTION INSTALLATION DE L OUTIL INFORMATIQUE SUR VOTRE ORDINATEUR OUVERTURE DU FICHIER SAISIE a - SAISIE «FICHE ETABLISSEMENT» b - SAISIE «FICHE SERVICE» c - MODIFICATION «FICHE SERVICE» d - SUPPRESSION «FICHE SERVICE» e - SAISIE «FICHE AUTO-EVALUATION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES» f - MODIFICATION «FICHE AUTO-EVALUATION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES» g - SUPPRESSION «FICHE AUTO-EVALUATION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES» EDITION DES RESULTATS a - EDITION DU POSTER ET DU RAPPORT «ETABLISSEMENT» b - EDITION DU RAPPORT «SERVICE» c - EDITION DU RAPPORT «PRATIQUES PROFESSIONNELLES» SAUVEGARDE DES DONNEES EN CAS DE PARTICIPATION A UN AUDIT NATIONAL, ENVOI DES DONNEES AU CCLIN /27

4 1. INTRODUCTION L outil d évaluation des précautions standard a été élaboré par un groupe de travail du CCLIN Sud-Est et validé par le GREPHH. Il a pour objectif d aider les établissements à évaluer les ressources disponibles pour l application des précautions standard, la formation et les attitudes du personnel concernant les précautions standard. A partir de ce bilan, votre établissement pourra mettre en place les améliorations nécessaires à partir des indications proposées dans le rapport automatisé. L application auditps est mise à disposition pour saisir les fiches d'évaluation et obtenir, de façon automatisée, l analyse de vos résultats. Cette application fonctionne avec le tableur Excel et n est pas compatible avec Open Office. La saisie informatique sur une application Excel est réalisée à l aide de plusieurs feuilles. Pour naviguer entre les différentes feuilles, cliquez sur les onglets en bas de l écran ou sur les liens qui se trouvent sur les feuilles. 2. INSTALLATION DE L OUTIL INFORMATIQUE SUR VOTRE ORDINATEUR Nommez un répertoire où vous allez installer l outil informatique (par exemple c:/audit_ps/). Le fichier peut être installé dans n'importe quel répertoire de votre disque dur ou d'un serveur de réseau. Ouvrez le site Internet du GREPHH ou des CCLIN. Cliquez sur le lien pour télécharger l application (pas de saisie en ligne directe). Une fenêtre s ouvre et vous propose d ouvrir ou d enregistrer le fichier. Choisissez «Enregistrer». Une fenêtre s ouvre en vous proposant «Enregistrer sous..». Enregistrez le fichier sur votre ordinateur dans le répertoire souhaité. 4/27

5 3. OUVERTURE DU FICHIER A l'ouverture du fichier, le message suivant apparaît : Vous pouvez commencer la saisie des données. Cliquez sur «Activer les macros» NB: Une macro se définit comme une succession de tâches programmées pour s'exécuter automatiquement. Si vous obtenez le message suivant : L'application ne pourra pas fonctionner normalement, vous pourrez saisir vos données mais vous ne pourrez pas éditer vos résultats. Vous devez effectuer la procédure ci-dessous : Fermez (sans enregistrer) le fichier, sans fermer Excel (menu «Fichier» puis «Fermer»). Allez dans le menu «Outils» puis «Macro» puis «Sécurité». Le message suivant apparaît : 5/27

6 Cochez la case correspondant au «niveau de sécurité moyen» puis cliquez sur OK. Ouvrez à nouveau le fichier en allant dans le menu «Fichier» puis «Ouvrir». Une fois les macros activées, vous arrivez sur la feuille Excel «Avertissement». 6/27

7 4. SAISIE Pour effectuer la saisie informatique : les données des fiches «Etablissement», «Service» et «Autoévaluation des pratiques professionnelles» doivent être codées et validées. La saisie est obligatoire pour tous les critères. Elle consiste en la saisie de chiffres (pas de menu déroulant). L outil s ouvre sur la feuille Excel «Avertissement», à lire avant de commencer la saisie. Pour commencer la saisie, cliquez sur l onglet «Menu» situé en bas de l écran ou sur le lien «MENU» sur la feuille Excel. Vous devez obligatoirement saisir en premier la fiche établissement, puis les fiches services et enfin les fiches auto-évaluation des pratiques professionnelles. 7/27

8 La feuille Excel «Menu» propose un menu principal. La saisie informatique démarre sur la feuille Excel «Fiche Etablissement». Cliquez sur l onglet «Fiche Etablissement» situé en bas de l écran ou sur le lien sur la feuille Excel. Après la feuille Excel «Fiche Etablissement», la saisie informatique continue avec la feuille Excel «Fiche Service» puis la feuille Excel «Fiche Pratiques Professionnelles». Vous pouvez accéder aux feuilles Excel correspondantes depuis le menu principal. 8/27

9 4a SAISIE «FICHE ETABLISSEMENT» Saisissez : la date de réalisation de l audit, le nom de l établissement, le code du CCLIN de rattachement (1 à 5) cf. aide au remplissage le code de l établissement (attribué par le CCLIN en cas d enquête multicentrique), le nombre total de services dans l établissement (1 à 99), les données codées correspondant à chaque question de la fiche «Etablissement». Chaque cellule vert pâle doit impérativement être remplie, sinon la saisie des fiches «Services» et «Auto-évaluation des pratiques professionnelles» ne pourra pas être effectuée. L outil comprend une validation des données saisies dans chaque cellule, pour éviter les erreurs de saisie, et une vérification automatique de l absence de cases vides. Une fois la saisie de la «Fiche Etablissement» terminée, le message «non saisie» est remplacée par «saisie». Cliquez sur l onglet «Fiche Service» en bas de l écran ou sur le lien sur la feuille Excel «Menu» pour continuer à accéder à la saisie des fiches «Service». 9/27

10 4b SAISIE «FICHE SERVICE» Vous allez saisir les fiches «Service». Cliquer sur le bouton «Saisir une nouvelle fiche». 10/27

11 Le formulaire «FICHE SERVICE : saisir une nouvelle fiche» s affiche. Saisissez : le code service (nombre maximum recommandé de caractères = 10), les réponses correspondant à chaque question de la fiche service. Remarques : - le code Etablissement est automatiquement associé aux résultats du service, - la spécialité de chaque service n est pas demandée (pas d analyse prévue par spécialité), - une réponse en NA est prévue pour les sous-questions. 11/27

12 A tout moment, vous pouvez «Effacer» pour enlever les réponses déjà saisies et recommencer. Vous pouvez également «Quitter» pour quitter le formulaire et revenir sur la feuille Excel «Fiche Service». Cliquez sur «Valider» ; l application vérifiera qu il n y a pas de données manquantes ou incohérentes. Le code service ne peut plus être modifié après l enregistrement : il faut être vigilant à la façon dont il est saisi. A l enregistrement des données, un numéro de fiche saisie vous sera fourni : il doit être reporté sur la fiche «Service» papier. Après validation, les données saisies apparaissent sur la feuille Excel «Fiche Service». Cliquez sur l onglet «Fiche Pratiques Professionnelles» en bas de l écran ou sur le lien sur la feuille Excel «Menu» pour accéder à la saisie des fiches «auto-évaluation des pratiques professionnelles». 4c MODIFICATION «FICHE SERVICE» Vous allez modifier une fiche «Service». Cliquer sur le bouton «Modifier une fiche». 12/27

13 Le formulaire «FICHE SERVICE : modifier une fiche» s affiche. Sélectionner le n de fiche «Service» à modifier. Cliquer le bouton «Afficher les données de la fiche». A tout moment, vous pouvez «Effacer» pour enlever les réponses déjà saisies et recommencer (excepté le code service). Vous pouvez également «Quitter» pour quitter le formulaire et revenir sur la feuille «Fiche Service». Cliquer sur «Valider» ; l application vérifiera de nouveau qu il n y a pas de données manquantes ou incohérentes. A l enregistrement des données, un message vous confirmera l enregistrement sur le n de fiche «Service» concerné. Cliquez sur l onglet «Fiche Pratiques Professionnelles» en bas de l écran ou sur le lien sur la feuille Excel «Menu» pour accéder à la saisie des fiches «auto-évaluation des pratiques professionnelles». 13/27

14 4d SUPPRESSION «FICHE SERVICE» Vous allez supprimer une fiche «Service». Pour supprimer une fiche, vous devez au préalable sélectionner la ligne du service concerné. Cliquer sur le bouton «Supprimer une fiche». Le service ne peut pas être supprimé si des fiches auto-évaluation des pratiques professionnelles ont été saisies pour ce service. Une confirmation de suppression de la fiche service vous sera demandée. Cliquez sur l onglet «Fiche Pratiques Professionnelles» en bas de l écran ou sur le lien sur la feuille Excel «Menu» pour accéder à la saisie des fiches auto-évaluation des pratiques professionnelles. 14/27

15 4e SAISIE «FICHE AUTO-EVALUATION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES» Vous allez saisir les fiches «Auto-évaluation des pratiques professionnelles». Cliquer sur le bouton «Saisir une nouvelle fiche». 15/27

16 Le formulaire «FICHE AUTO-EVALUATION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES : saisir une nouvelle fiche» s affiche. Saisissez ou choisissez dans le menu déroulant : le code service, la fonction de la personne évaluée, les réponses correspondant à chaque question de la fiche auto-évaluation. A tout moment, vous pouvez «Effacer» pour enlever les réponses déjà saisies et recommencer. Vous pouvez également «Quitter» pour quitter le formulaire et revenir sur la feuille Excel «Fiche Pratiques Professionnelles». Cliquez sur «Valider» ; l application vérifiera qu il n y a pas de données manquantes ou incohérentes. A l enregistrement des données, un numéro de fiche saisie vous sera fourni : il doit être reporté sur la fiche papier auto-évaluation des pratiques professionnelles. Une fois que la saisie de tous les personnels évalués de l établissement est terminée, retournez à la feuille «Menu». 16/27

17 4f MODIFICATION «FICHE AUTO-EVALUATION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES» Vous allez modifier une fiche «Auto-évaluation des pratiques professionnelles». Cliquer sur le bouton «Modifier une fiche». Le formulaire «FICHE AUTO-EVALUATION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES : modifier une fiche» s affiche. 17/27

18 Sélectionner le n de fiche auto-évaluation des pra tiques professionnelles à modifier. Cliquer le bouton pour «Afficher les données de la fiche». A tout moment, vous pouvez «Effacer» pour enlever les réponses déjà saisies et recommencer (excepté le code service). Vous pouvez également «Quitter» pour quitter le formulaire et revenir à la feuille Excel «Fiche Pratiques Professionnelles». Cliquer sur «Valider» ; l application vérifiera de nouveau qu il n y a pas de données manquantes ou incohérentes. A l enregistrement des données, un message vous confirmera l enregistrement sur le n de fiche auto-évaluation concernée. Une fois que la saisie de tous les personnels évalués de l établissement est terminée, retournez à la feuille «Menu». 4g SUPPRESSION «FICHE AUTO-EVALUATION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES» Vous allez supprimer une fiche «Auto-évaluation des pratiques professionnelles». Pour supprimer une fiche, vous devez au préalable sélectionner la ligne du professionnel concerné. Cliquer sur le bouton «Supprimer une fiche». Une confirmation de suppression de la fiche auto-évaluation vous sera demandée. 18/27

19 5. EDITION DES RESULTATS Un poster et trois types de rapports peuvent être édités : - Le poster résume l ensemble des résultats de l établissement («fiche Etablissement», ensemble des «fiches Service», et ensemble des «fiches Auto-évaluation des pratiques professionnelles» saisies pour l établissement). Il n existe pas de poster par service ni par catégorie professionnelle. - Le «rapport Etablissement» édite de façon plus détaillée que le poster, l ensemble des résultats de l établissement («fiche Etablissement», ensemble des «fiches Service», et ensemble des «fiches Auto-évaluation des pratiques professionnelles» saisies pour l établissement). Il propose également des points à améliorer en fonction des résultats de la «fiche Etablissement». - Le «rapport Service» édite les résultats de l ensemble d un service («fiche Service» et ensemble des «fiches Auto-évaluation des pratiques professionnelles» saisies pour ce service), ainsi que des points à améliorer en fonction des données. Chaque «rapport Service» produit «écrase» le «rapport Service» produit antérieurement. Il faudra donc, à l édition de chaque «rapport Service», enregistrer ce rapport dans un répertoire de l ordinateur avant d éditer le «rapport Service» suivant. - Le «rapport Pratiques Professionnelles» édite les résultats des «fiches Auto-évaluation des pratiques professionnelles». Deux choix peuvent être réalisés à l édition du «rapport Pratiques Professionnels» : le service concerné (ou l ensemble des services évalués de l établissement) et la catégorie professionnelle (ou l ensemble des catégories professionnelles). Différentes combinaisons «service-catégorie professionnelle» sont possibles. Attention, comme pour le «rapport Service», l édition d un «rapport Pratiques Professionnelles» «écrase» le «rapport Pratiques Professionnelles» produit antérieurement. Il faudra donc, à l édition de chaque «rapport Pratiques Professionnelles», enregistrer ce rapport dans un répertoire de l ordinateur avant d éditer le «rapport Pratiques Professionnelles» suivant. Les 4 types de rapports possibles sont les suivants : 1 service 1 catégorie professionnelle. 1 service toutes les catégories professionnelles rapport service ciblé sur les pratiques professionnelles. Tous les services 1 catégorie professionnelle. Tous les services toutes les catégories professionnelles rapport établissement ciblé sur les pratiques professionnelles. 19/27

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21 5a EDITION DU POSTER ET DU RAPPORT «ETABLISSEMENT» Sur la feuille Excel «Menu», cliquez sur le lien «Poster et rapport établissement» pour obtenir le poster et le rapport établissement. POSTER ETABLISSEMENT (2 pages) Le poster résume l ensemble des résultats de l établissement («fiche Etablissement», ensemble des «fiches Service», et ensemble des «fiches Auto-évaluation des pratiques professionnelles» saisies pour l établissement). Le poster est protégé, à l'exception de la case jaune, dans laquelle vous devez noter vos commentaires et axes d'amélioration. Cette case est à remplir obligatoirement, sans quoi vous ne pourrez pas imprimer le poster. Le poster peut être imprimé en 2 pages A4 au format paysage. 21/27

22 RAPPORT ETABLISSEMENT (6 pages) Le «rapport Etablissement» édite, de façon plus détaillée que le poster, l ensemble des résultats de l établissement («fiche Etablissement», ensemble des «fiches Service») et l ensemble des «fiches Auto-évaluation des pratiques professionnelles» saisies pour l établissement. Il propose également des points à améliorer en fonction des résultats de la «fiche Etablissement». Le rapport est protégé (pas de modifications directes possibles). Le rapport comporte : 1 page pour les résultats de la «fiche Etablissement» et les actions correctrices à mettre en œuvre, 1 page pour les résultats de l ensemble des «fiches Service», 4 pages pour les résultats de l ensemble des «fiches Auto-évaluation des pratiques professionnelles» saisies pour l établissement. 22/27

23 5b EDITION DU RAPPORT «SERVICE» Sur la feuille Excel «Menu», cliquez sur le lien «Rapport service» pour obtenir le rapport d un service. Une fenêtre apparaît, dans laquelle vous devez rentrer le code service concerné tel qu il a été saisi. Le «rapport Service» édite les résultats d une «fiche Service», ainsi que des points à améliorer en fonction des données. 23/27

24 Chaque «rapport Service» produit «écrase» le «rapport Service» produit antérieurement. Il faudra donc, à l édition de chaque «rapport Service», enregistrer ce rapport dans un répertoire de l ordinateur avant d éditer le «rapport Service» suivant (Cf. paragraphe 6 «Sauvegarde des données»). Le rapport est protégé (pas de modifications directes possibles). Le rapport comporte : 1 page pour les résultats de la «fiche Service» et les actions correctrices à mettre en œuvre, 4 pages pour les résultats de l ensemble des «fiches Auto-évaluation des pratiques professionnelles» saisies pour le service concerné. 24/27

25 5c EDITION DU RAPPORT «PRATIQUES PROFESSIONNELLES» Le «rapport Pratiques Professionnelles» édite les résultats des «fiches Auto-évaluation des pratiques professionnelles». Deux choix peuvent être réalisés à l édition du «rapport Pratiques Professionnelles» : le service concerné (ou l ensemble des services évalués de l établissement) et la catégorie professionnelle (ou l ensemble des catégories professionnelles). Toutes les combinaisons «service-catégorie professionnelle» sont possibles. Mode opératoire Trois étapes sont nécessaires à l édition du «rapport Pratiques Professionnelles» : - sur la feuille Excel «Menu», cliquez sur le lien «Rapport Pratiques Professionnelles» pour obtenir un rapport à partir des «fiches Auto-évaluation des pratiques professionnelles» - une fenêtre apparaît, dans laquelle vous devez saisir le code service pour lequel vous voulez produire un «rapport Pratiques Professionnelles» : rentrer le code service tel qu il a été saisi, ou «T» pour «tous les services». Cliquez sur OK. - une seconde fenêtre apparaît, dans laquelle vous devez saisir le code de la fonction des professionnels pour lesquels vous voulez produire un «rapport Pratiques Professionnelles», ou le code «12» pour produire les résultats de l ensemble des professionnels du service choisi : 1 = médecin, chirurgien et interne 2 = Infirmier et IDE spécialisé 3 = Sage-Femme 4 = Kinésithérapeute 5 = Manipulateur en électroradiologie 6 = Aide-Soignant / auxiliaire de puériculture 7 = Agent Hospitalier 8 = Ambulancier 9 = Brancardier 10 = Etudiant et externe en médecine 11 = Autre 12 = toutes catégories 25/27

26 Attention, comme pour le «rapport Service», l édition d un «rapport Pratiques Professionnelles» «écrase» le «rapport Pratiques Professionnelles» produit antérieurement. Il faudra donc, à l édition de chaque «rapport Pratiques Professionnelles», enregistrer ce rapport dans un répertoire de l ordinateur avant d éditer le «rapport Pratiques Professionnelles» suivant (Cf. paragraphe 6 «Sauvegarde des données»). Le rapport est protégé (pas de modifications directes possibles). Le rapport comporte 4 pages. 6. SAUVEGARDE DES DONNEES A la saisie des données Il est fortement recommandé de sauvegarder régulièrement les données saisies: - en cliquant sur l image «Disquette» - ou en allant dans le menu «Fichier», puis en cliquant sur «Enregistrer», - ou en tapant simultanément sur les touches Ctrl et S de votre clavier, 26/27

27 - ou, lorsque vous quittez l application, si vous avez effectué des modifications, une fenêtre apparaît et vous demande si vous voulez enregistrer les modifications : cliquer sur Oui. A la production du poster et des rapports Le poster et les rapports produits peuvent être sauvegardés sous forme non modifiable (format pdf) en effectuant les étapes suivantes : - dans le menu «Fichier» cliquez sur «Imprimer», - choisissez l imprimante «PDFCreator» et cliquez sur «OK», - cliquez sur «Save», choisissez le répertoire dans lequel vous souhaitez sauvegarder le fichier, renommez le fichier, cliquez sur «Enregistrer», - vous pourrez retrouver le fichier pdf dans le répertoire où vous l avez enregistré et l imprimer dans un second temps. Cette démarche nécessite d avoir installé préalablement «PDF creator». 7. EN CAS DE PARTICIPATION A UN AUDIT NATIONAL, ENVOI DES DONNEES AU CCLIN D APPARTENANCE Un seul fichier par établissement avec l ensemble des données est à renvoyer (une compression sera éventuellement nécessaire en cas de fichier de taille importante). Pour préparer le fichier d envoi au CCLIN, se placer sur l onglet «Menu» et cliquer sur le bouton «Exportation données CCLIN». Un fichier est créé automatiquement. Par défaut, le nom de ce fichier est «PS-code CCLIN-code établissement». Enregistrer ce fichier sur votre ordinateur avant envoi par messagerie au CCLIN. Les données saisies permettent une fusion nationale des données. Si vous avez une question ou si vous rencontrez un problème technique, vous pouvez appeler votre CCLIN au numéro de téléphone suivant : CCLIN Est : CCLIN Ouest : CCLIN Paris-Nord : CCLIN Sud-Est : CCLIN Sud-Ouest : /27