Présentation Capture. Instance Nationale de Concertation

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1 Présentation Capture Instance Nationale de Concertation

2 Sommaire Chantier Arc en ciel : présentation générale Capture : présentation générale Objectifs, enjeux Lancement du projet Réflexions et construction du pilote, Conduite du changement Capture : Impacts et accompagnement métier Impacts métiers et évolution des conditions de travail Accompagnement Formation Premiers retours Modalités de déploiement 2

3 Arc en ciel - Présentation Générale Chantier multi processus et multi canal Dématérialise, distribue et archive les flux entrants Programme CAPTURE acquisition des flux Numérisation des courriers entrants services centraux Questionnaires cycliques Intégration des courriers reçus en agences retraite Multi canal (en attente des réflexions métier sur la coproduction) Programme GED Archivage circulation des flux, consultation et archivage des documents, données Mutualisation de la GED Définition de la politique d archivage définition du RNPJ Intégration de la GED dans le SI Mise en œuvre d un système d archivage électronique Programme CMF - Centre mutualisé des films Mise en production réalisée le 3 janvier 2013 Mission assurée par la CARSAT Nord Picardie 3

4 Arc en ciel enjeux clés Simplifier et sécuriser la circulation de documents par leur dématérialisation (de l acquisition à l archivage) Rationnaliser le poste de travail du technicien dans un environnement sans papier Permettre le déplacement de la charge de travail pour la réguler entre agences et favoriser le travail à distance Réaliser, au terme du déploiement, des gains de productivité sur les tâches à faible valeur ajoutée 4

5 CAPTURE Présentation générale

6 Gestion documentaire au cœur des métiers Branche Retraite Capture permet De mettre à disposition un socle technique visant à industrialiser et automatiser les flux entrants Reconnaître les typologies des plis réceptionnés, Les tracer dans la Gestion de la relation client, Conserver leurs images dans notre système d archivage Distribuer et informer les métiers de l arrivée des plis pour traitement Périmètre initial Courriers du processus Retraite au sens large 6

7 Gestion documentaire au cœur des métiers Branche Retraite Acteurs impactés Agents exerçant une activité de gestion documentaire Services courriers des caisses (réception, préparation et distribution) Services courriers des Directions métier (retraite, carrière, paiement) Service GED (archivage et post indexation) Techniciens instructeurs, contrôleurs (et managers) des Directions métier (retraite, carrière, paiement) Perspectives d évolution Questionnaires cycliques Autres processus 7

8 Gagner en efficience Dématérialisation - Objectifs et enjeux Recentrer les activités de gestion documentaire Professionnaliser les services courriers et GED, apporter d autres compétences Gagner en productivité sur le traitement des courriers de masse Recentrer les activités des techniciens en agences sur leur cœur de métier Réduire les activités à faible valeur ajoutée Uniformiser, rationnaliser les organisations Gérer d autres types de flux que le papier Poursuivre les échanges dématérialisés inter régimes Intégrer les flux issus de la coproduction (portail) Améliorer le service rendu aux assurés Tracer l intégralité des échanges, supprimer l acheminement des plis entre services Optimiser la relation client Réduire les délais de traitement, favoriser le partage d information Maitriser les risques Tracer et sécuriser la circulation de l information Concourir à un archivage optimisé des documents 8

9 CAPTURE Lancement projet

10 Un projet construit sur la base d échanges d experiences Expériences de la dématérialisation Branche Retraite Mise en place de solutions dématérialisées d archivage depuis 2000 Expérience de la solution de la Carsat Nord Picardie Benchmark auprès de partenaires et d entreprises ACOSS, CNAM, CAF, UCANSS, Régime Belge, Un pilote construit sur la base d ateliers, Associant titulaires métiers Permettant l identification des impacts organisationnels et emploi Et l élaboration d un kit d accompagnement au changement Vérification du fonctionnement de la solution avec 3 sites pilotes : Lille, Nantes et Montpellier Participation aux réflexions métier Réalisation des qualifications Évolution de la solutions en fonction des constats de terrain Direction de la maitrise d'ouvrage Capture - Communication 10

11 Périmètre du kit d accompagnement Chantier 1 : Pilotage Définir le cadrage du projet et les conditions de l accompagnement au changement Mesurer et suivre l avancement du projet et l atteinte des objectifs Anticiper les risques (actions préventives ou correctrices), Aider les utilisateurs à mieux vivre le changement Donner une vision consolidée à l équipe nationale Chantier 3 : Accompagner les équipes et les individus Analyser les écarts entre l existant et la cible au niveau RH (cartographie des activités et compétences), Impliquer les acteurs impactés, Définir et dimensionner l organisation cible au niveau ressources, Construire le plan d accompagnement et le plan de formation, Former les équipes et les individus Chantier 2 : Accompagner les impacts organisationnels Prendre en compte l évolution de l organisation des services, des procédures de travail, Analyser les écarts de pratique entre l existant et la cible, Identifier les impacts organisationnels, Analyser les écarts en terme de matériels, outils, poste de travail, agencement, Définir le plan d action opérationnel Chantier 4 : Communiquer Préparer les actions de communication Informer les «cibles du changement» sur le projet et ses objectifs Expliquer l impact de la mise en place de la solution sur le travail quotidien des acteurs Susciter l adhésion au projet Rassurer quant au déroulement du projet 11 11

12 CAPTURE Impacts et accompagnement métiers

13 Principaux impacts métier 1. Impacts métier techniciens courriers et GED. Une valorisation des agents des services courriers et GED Capture les identifie en tant que point d entrée unique dans l organisme et les met en relation directe et immédiate avec les services «clients» Positionnement stratégique dans la chaine de traitement des dossiers Retraite et dans la relation client un ensemble de tâches variées et valorisantes : garantir la qualité des images, l exhaustivité des traitements et la sécurisation des procédures. Un projet favorisant le décloisonnement : une coopération étroite avec les secteurs métiers pendant la préparation du projet régional, poursuivie après la mise en production 13

14 Principaux impacts métier 2. Impacts métier techniciens retraite. Des évolutions dans les pratiques individuelles des techniciens retraite Une suppression des activités de numérisation appréciée par les techniciens en agence Plus de temps pour traiter leurs dossiers Qualité du travail de numérisation et d identification des assurés en amont Une entraide entre agences facilitée Une modification des habitudes de travail individuelles liées à la liquidation sur écran Un renforcement du pilotage quotidien des portefeuilles 14

15 Accompagnement RH Les compétences mises en œuvre des agents concernés ont fait l objet d une analyse, lors des entretiens annuels, par leurs managers Et/ ou lors d entretiens spécifiques avec les secteurs RH Un cursus de formation spécifique Capture Formations spécifiques CNAV aux outils Capture Formation à l outil de numérisation Formation technique Espace de formation (disponible 3 semaines avant la production) Mise à disposition d une plate forme de formation CNPI À utiliser pour appréhender la numérisation, le typage et l indexation Se familiariser avec le périmètre de numérisation Restera à disposition même après la mise en production Des formations pour accompagner les pratiques Formation Nationale pour les techniciens GCP Formation D FI des techniciens retraite (module «piloter son activité») 15

16 CAPTURE Modalités de déploiement

17 Un déploiement adapté à chaque contexte Proposer une démarche commune mais adaptable Garantir la date de mise en production souhaitée par la région Proposer aux équipes projet des visites, vision production Poursuivre une communication régulière Une mise en production selon le périmètre et les échéances définis par la Carsat Des points de suivi post production 17

18 Mise en production Capture Sites pilotes Lille 15/1/13 Nantes 6/2/13 Montpellier 28/3/13 Mises en production 2013 Toulouse 5/6/13 Dijon 3/10/13 Nancy 7/11/13 Rouen 21/11/13 Lyon 5/12/13 Orléans 12/12/13 Mises en production 2014 Bordeaux 30/1/14 Strasbourg 7/2/14 Rennes 21/2/14 Clermont 20/3/14 - Limoges 27/3/14 Marseille 10/4/14-3 sites de Paris 2 ème semestre

19 Merci de votre attention

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